https://virtual.itca.edu.

sv/Mediadores/ads/12_herramientas_para_el_anlisis_y_modelad
o_de_sistemas.html

https://es.scribd.com/doc/82644239/Fundamentos-de-Analisis-de-Sistemas

NOTA:

 Entregar guías.
 Evaluación: prueba escrita.

1.2 Roles del análista de sistemas

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el

examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción de información, con el
propósito de mejorar los procesos de una organización. Muchas mejoras incluyen un mayor apoyo a las
funciones de negocios a través del uso de sistemas de información computarizados. Esta definición pone
énfasis en un enfoque sistemático y metódico para analizar y en consecuencia mejorar lo que sucede en
el contexto específico creado por un negocio.

Nuestra definición de analista de sistemas es amplia. El analista debe tener la capacidad de trabajar con
todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadoras. El analista desempeña diversos
roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo. Los tres roles principales del analista de sistemas
son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio.

1.1.3 Técnicas para búsqueda de información

Una técnica es un método que aplica herramientas y reglas específicas para completar una o más fases
del ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
Las técnicas de recolección de datos permiten la obtención sistemática de información acerca de los
objetos de estudio (personas, objetos y fenómenos) y de su entorno.

Las técnicas para la recolección de la información deben ser estudiadas por el analista ya que cada una
de éstas presenta características especiales.

Por lo tanto, se debe elegir la técnica más adecuada para cada situación. Estas técnicas pueden usarse
de manera combinada para lograr mejores resultados.

LA ENTREVISTA

Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que
utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los
entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y
procedimientos informales.

Antes de que alguien entreviste a otra persona, primero debe entrevistarse así mismo. Debe de conocer
sus prejuicios y como afectarán estos sus percepciones. Su educación, intelecto, formación, emociones y
marco ético, actúan como filtros poderosos de lo que va a oír en sus entrevistas.

Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes de hacerlas. Visualizar por qué se van a hacer,
qué se va a preguntar y qué es lo que considera que hará que esta entrevista tenga éxito. Asimismo, debe
pensar cómo logrará que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entreviste.

Ante todo, hay que buscar las opiniones de la persona, las cuales podrían ser más importantes y
reveladoras que los hechos.

Por ejemplo, imagine que le pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente estableció
una tienda en línea, cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante transacciones en la
Web cada semana.

Ella responde: "Entre 20 y 25 por semana". Cuando usted revisa las transacciones y descubre que el
promedio es de tan sólo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietaria está
exagerando los hechos y el problema.

En cambio, imagine que le pregunta a la propietaria, cuáles son sus principales preocupaciones y que ella
responde: "En mi opinión, son demasiado altas las devoluciones de productos comprados a través de la
Web". Al buscar opiniones más que hechos, usted descubre un problema clave que la propietaria desea
solucionar.

Además de las opiniones, usted debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados. Recuerde que
éstos conocen la organización mucho mejor que usted. Al escuchar los sentimientos de los entrevistados,
usted puede entender la cultura de la organización de una manera más completa.
Trate de averiguar lo más que pueda acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas.
Éste quizá sea el único método de recopilación de datos efectivo para determinar las metas de la
organización.

En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted.
Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe mantener el
control de la entrevista. También necesita vender el sistema ofreciéndole la información necesaria a su
entrevistado. Esto lo puede conseguir planificando la entrevista antes de realizarla, de tal manera que la
conducción de la misma sea algo natural para usted.

REDACCIÓN DEL INFORME DE LA ENTREVISTA

Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de análisis de los datos de ésta apenas comienza.
Necesita captar la esencia de la entrevista a través de un informe escrito. Es indispensable que escriba
dicho informe lo más pronto posible después de la entrevista. Este paso es otra forma de asegurar la
calidad de los datos de la entrevista. Cuanto más tiempo espere para hacer el informe de su entrevista,
más dudosa será la calidad de sus datos.

Después de este resumen inicial, entre en mayor detalle, registre los puntos principales de la entrevista y
sus propias opiniones. Repase el informe de la entrevista con el entrevistado en una reunión de
seguimiento. Este paso le ayuda a clarificar lo que el entrevistado pretendía y le permite a éste saber que
usted está bastante interesado en tomarse el tiempo necesario para entender sus puntos de vista y
percepciones.

EL CUESTIONARIO

El uso de cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de
sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de muchas personas
importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.
Las actitudes consisten en lo que las personas de la organización dicen que quieren (en un nuevo
sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente piensan que es verdad; el
comportamiento es lo que los miembros de la organización hacen, y las características son propiedades
de las personas o cosas.

Es posible cuantificar las respuestas conseguidas a través de cuestionarios (también conocidos como
encuestas) que usan preguntas cerradas. Si usted encuesta personas a través de correo electrónico o la
Web, puede utilizar software para convertir las respuestas electrónicas directamente a tablas de datos
para análisis mediante una aplicación de hoja de cálculo o paquetes de software estadísticos. Las
respuestas a cuestionarios que utilizan preguntas abiertas se analizan e interpretan de otras maneras. La
redacción que utilice el analista de sistemas influye en las respuestas a preguntas sobre actitudes y
creencias.

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS

Encuestados La decisión sobre quién recibirá el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de
establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo. El muestreo, ayuda al analista de
sistemas a determinar la clase de representación que se necesita y el tipo de encuestados que deben
recibir el cuestionario.

Los destinatarios a menudo son escogidos como representativos debido a su jerarquía, tiempo de servicio
en la compañía, deberes, o interés especial en el sistema actual o propuesto.

Asegúrese de incluir suficientes encuestados para conseguir una muestra razonable en caso de que
algunos cuestionarios no sean devueltos o algunas hojas de respuestas sean completadas
incorrectamente y tengan que desecharse.
Métodos para aplicar el cuestionario el analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el
cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre
las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes:

1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.

2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados.
3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen
en una caja colocada en algún punto central.
4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha
límite, instrucciones y enviarles sobres con envío pre pagado para que devuelvan los
cuestionarios llenos.
5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.

Cada uno de estos cinco métodos tiene ventajas y desventajas. El más común es permitir que los
encuestados llenen el cuestionario por sí mismos en el momento que lo prefieran.

Las tasas de respuesta con este método son un poco más bajas que con los demás métodos, porque la
gente olvida el formulario, lo pierde o lo ignora intencionalmente. No obstante, la contestación del
cuestionario por parte de los encuestados en el momento que lo prefieran les permite sentir que su
anonimato está garantizado y dar como resultado respuestas menos cautelosas que las de otros
encuestados. Las encuestas por correo electrónico y la Web entran en la categoría de cuestionarios
resueltos por los usuarios en el momento que lo prefieran.

La aplicación electrónica del cuestionario, vía el correo electrónico o colocado en la Web, constituye una
manera de llegar rápidamente a los usuarios actuales del sistema. Los costos de duplicación son
mínimos. Además, el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden
recopilar automáticamente y almacenar por medios electrónicos.

Algunos tipos de software permiten al encuestado empezar a responder una encuesta, guardar sus
respuestas y regresar a terminarlas si tuvo que interrumpir el proceso. Es posible enviar recordatorios a
los encuestados, a través de correo electrónico, de manera fácil y económica, al igual que notificaciones
al analista con la fecha en que el encuestado haya abierto el mensaje de correo electrónico. Algunos tipos
de software ya convierten los datos del correo electrónico en tablas de datos que se utilizan en software
de hoja de cálculo o de análisis estadístico.

Los estudios muestran que los encuestados tienen disposición para responder preguntas a través de
Internet sobre temas muy delicados. Así, preguntas que sería muy difícil plantear en persona acerca de
problemas de sistemas, podrían responderse fácilmente a través de una encuesta en la Web.

LA OBSERVACIÓN

OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL TOMADOR DE DECISIONES

La observación del tomador de decisiones y su entorno físico son métodos no intrusivos importantes para
el analista de sistemas. Al observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse
una idea de lo que realmente se hace, no sólo de lo que se documenta o explica. Además, al observar al
tomador de decisiones, el analista trata de ver personalmente las relaciones que existen entre el tomador
de decisiones y los demás miembros de la organización.

 OBSERVACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TOMADOR DE DECISIONES

El analista de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios interactivos para entender adecuadamente

la manera en que los tomadores de decisiones describen su trabajo. Sin embargo, la observación
permite al analista ver personalmente la manera en que una persona recopila, procesa, comparte y
usa la información para realizar su trabajo.

Aunque es posible usar cuadros y flechas para describir y documentar la manera en que estos toman
decisiones, ante todo estamos describiendo a personas y sus actividades. Por lo tanto, sugerimos que los
analistas de sistemas usen un método más humanístico para describir lo que hacen ellos. Este método se
conoce como el guión del analista. En esta técnica el "actor" es el tomador de decisiones quien es
observado "actuando" o tomando decisiones.

Al crear el guión el actor se pone en la columna izquierda y todas sus acciones en la columna derecha.
Todas las actividades se registran con verbos conjugados, de manera que un tomador de decisiones se
podría describir como "hablando", "tomando muestras", "correspondiendo" y "decidiendo".

El guión es un método organizado y sistemático que exige al analista entender y estructurar la acción
asumida por cada uno de los tomadores de decisiones que haya observado. Con el tiempo, este método
ayudará al analista de sistemas a determinar qué información necesitan las personas observadas para
tomar las decisiones más importantes o frecuentes. Por ejemplo, en el caso del gerente de aseguramiento
de la calidad del guión, es claro que aunque este tomador de decisiones forma parte de la gerencia de
nivel medio, necesita una gran cantidad de información externa para realizar las actividades propias de
este trabajo específico.

 OBSERVACIÓN DEL ENTORNO FISICO

La observación de las actividades de los tomadores de decisiones es sólo una forma de evaluar sus
requerimientos de información. La observación del entorno físico en el cual se desempeñan los tomadores
de decisiones también pone de manifiesto muchos de sus requerimientos de información. Con mucha
frecuencia, dicha observación implica examinar sistemáticamente las oficinas de los tomadores de
decisiones, ya que éstas constituyen su principal lugar de trabajo. Los tomadores de decisiones influyen
en, y a su vez reciben influencia de, sus entornos físicos.

REVISIÓN DE REGISTROS

El término registros se refiere a los manuales escritos sobre políticas, regulaciones y procedimientos de
operaciones estándar que la mayoría de las empresas mantienen como guía para gerentes y empleados.

Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existentes, o
sistemas de información que entran dentro del área de investigación, también proporcionan una visión
sobre la forma en la que el negocio debería conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y
restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de datos) y
características de diseño (controles y verificaciones del procesamiento).

Los documentos pueden servir para determinar cómo se realizan los procesos, comparar los
procedimientos reales con los planeados, se puede además, muestrear algunos de los documentos para
encontrar porcentajes de error, catalogar cuáles documentos se usan y cuáles no.

Los analistas deben buscar las formas y documentos que desconoce la mayoría; aquellas que los
individuos elaboran para su propio uso, pero que no son parte de los procedimientos preestablecidos.

REVISIÓN DE DOCUMENTOS.

Los documentos son una rica fuente de datos que el analista debe revisar cuidadosamente.

Los tipos de documentos que existen son:

 Documentos cuantitativos
 Documentos cualitativos

Los documentos cuantitativos tienen un propósito y lectores específicos hacia los cuales se dirigen.

Los tipos de documentos cuantitativos son:

 Informes corporativos
 Informes que soportan la toma de decisiones
 Informes de desempeño
  Registros

Los documentos cualitativos no siguen lineamientos preestablecidos, pero su análisis se vuelve

fundamental para comprender cómo los integrantes de la organización están involucrados en el proceso
organizacional.

Tipos de documentos cualitativos:

 Memorándums
 Avisos de tableros
 Avisos en áreas de trabajo
 Manuales de políticas.

FORMULARIOS PARA CAPTURA DE DATOS.

Antes de ponerse a cambiar el flujo de información de la organización, se necesita ser capaz de

comprender el sistema tal como se muestra actualmente. Los miembros del equipo tal vez quieran
recolectar y catalogar una copia en blanco de cada formulario (oficial o no oficial) que se encuentre en
uso. (Algunos negocios tienen una persona que ya está encargada de la administración de los formularios
y que podrá ser la primera fuente para los formularios que están en uso).

Los formularios en blanco, junto con sus instrucciones para ser llenadas y distribuidas, pueden ser
comparadas con los formularios que han sido llenados para ver si cualquier concepto de datos es
permanentemente dejado en blanco en los formularios, si las personas a quienes van dirigidos los
formularios los reciben y si siguen procedimientos estándares para el uso, almacenamiento y eliminación
de dichos formularios.

Para comprender mejor el flujo de información, haga lo siguiente:

Recolecte ejemplos de todos los formularios en uso.

Observe el tipo de formularios, principalmente la forma, si están a mano, en papel, cómo es la impresión,
etc.

Revise de los formularios si:

 el formulario está lleno completamente

 algunos nunca han sido usados
 las copias son distribuidas a todas las personas adecuadas
 hay información innecesaria
 hay demasiada gente que los recibe
 hay cuellos de botella en el procesamiento de los formularios
 hay duplicación de trabajo, lo cual sucede a veces debido a que los empleados no están
enterados de que la información ya se encuentra en existencia o en otro formulario que ellos no
reciben.
 A los empleados les falta comprensión de la interrelación del flujo de información (esto quiere
decir, que no saben que la salida de su trabajo, sirve como entrada para otras personas).

ARCHIVOS EXISTENTES.

Muchos de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos, que usted necesitará no estarán en curso
actual. En vez de ello estarán guardados en archivos de algún tipo.
Algún material se guarda debido a reglamentaciones gubernamentales, otro debido a prácticas de
contabilidad y otro debido a que el negocio lo ha solicitado anteriormente y que produzca información
histórica.

Algunos datos archivados que pueden ser de interés para el analista de sistemas son los que incluyen
registros actuariales, presupuestos y reportes de ventas.

Una característica común que comparten todos los datos archivados es que puede o no influenciar el
contenido, pero como resultado los datos archivados son una fuente de información de relativo bajo costo.
También que no hay cambio abierto de los datos, debido a que su productor no está consciente de que
está siendo estudiado.

Una desventaja del uso de datos archivados es que el analista puede tener incertidumbre acerca de su
significado si solamente existe un subconjunto limitado de los datos originalmente creados. Otra
desventaja del uso de datos archivados es que los registros que sobreviven pueden no ser los más
importantes o significativos.