Manual de Procesos Y Procedimientos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo
Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

Código: PRGDOC12-02 Versión: 002
Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 1 de 17
Verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes de utilizar el
documento.
1. OBJETIVO: Suministrar al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y

Pensiones FONCEP las pautas necesarias para una adecuada gestión de la
documentación producida y recibida por la Entidad en desarrollo de sus funciones,
Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo de

los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos, de acuerdo a las normas
legales y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo
de Bogotá.
Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series,

subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los
documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el
trámite que los produjo, con el fin de recuperar su orden original.
2. ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos en las áreas y oficinas para la

apertura de las unidades documentales guiados por los parámetros archivísticos
establecidos (aplicando los principios de Orden Original y Procedencia), y finaliza con la
conformación del mismo.
3. INSUMOS
 Tablas de Retención Documental.

 Formato de préstamo de documentos.
 Formato único de Inventario.
4. NORMATIVIDAD
NORMA DESCRIPCIÓN
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
Ley 594 de 14 de Julio 2000 otras disposiciones.”
Artículo 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación
Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Elaboró
Contenido del SIG
Responsable Grupo de Gestión
Profesional Universitario Jefe de Planeación
Documental y Archivo
Grupo de Gestión Documental y Archivo Oficina Asesora de Planeación
Grupo de Gestión Documental y Archivo
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. El usuario al momento
de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

NORMA DESCRIPCIÓN
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como
la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos.
Ley 734 de 2002 “Por el cual se expide el Código Disciplinario Único.”
“Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de
Acuerdo 011 de 1996
documentos”
Acuerdo 38 de Septiembre “Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos
2002. 594 de 2000.”
“Por el cual se establecen pautas para la administración de las
Acuerdo 060 de 2001 comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
“Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes
Acuerdo 06 de 2011
pensionales.”
“Por el cual se establecen los criterios para la Organización de los
Acuerdo 042 de 2002. Archivos de Gestión de las Entidades Públicas y las Privadas que
cumplen funciones públicas. “
“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la
Acuerdo 05 de 2013 clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas”.
Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
Decreto 2609 de 2012 artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en
materia de Gestión Documental.
Código de Procedimiento Civil. El documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio
Articulo 251 de su cargo o con su intervención.
Código penal. Título IX, articulo Establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u
292 ocultamiento de documento público.
Circular 004 de 2003 Organización de las Historias Laborales
Circular 46 de 2004 Definición de Criterios técnicos de la Serie Contratos.
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.”
Artículo 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación
Ley 594 de 14 de Julio 2000
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como
la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos.
5. DOCUMENTOS, FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS.
TIPO CODIGO DOCUMENTO SOPORTE

Elaboró
Contenido del SIG

Físico o
Formato FTGAD07-24 Formato Préstamo de Expedientes
Magnético
Físico o
Formato FTGAD07-01 Formato Único de Inventario Documental
Magnético
Físico o
Manual MNGAD07-01. Manual de Gestión Documental
Magnético
6. DEFINICIONES1
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

para su almacenamiento y preservación.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el

fin de conocer la información que contienen.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de
un mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en
los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de
1
Acuerdo 027 de 2006.

Elaboró
Contenido del SIG

cada unidad documental”.
Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Elaboró
Contenido del SIG

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su

lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Director, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Responsables de Área.
Acuerdo 042 de 2002, Artículo 3: “…..El respectivo Jefe de la oficina será el

responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo
de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo Servidor Público.
Aplicando la Ley 594 de 2000, en su Articulo 16, el Director del FONCEP, Subdirector
Administrativo y Financiero, y/o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía a
cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad, y fidelidad de la información de los documentos de archivo y
serán responsables de su organización y conservación así como la prestación de los
servicios archivísticos.
Comité Interno de Archivo
Responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de

decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Elaboró
Contenido del SIG

Responsable Gestión Documental
Coordina y verifica que las actividades realizadas por los técnicos cumplan con el
procedimiento establecido y apliquen los criterios y normas archivísticas
correspondientes.
Técnico Operativo
Realiza las actividades correspondientes al procedimiento de creación actualización y

préstamo de expedientes.
Todos los Funcionarios.
Según Acuerdo 038 de 2002, Artículo 1, El Servidor Público será responsable de la

adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que
se deriven del ejercicio de sus funciones.
Ley 734 de 2002, establece como deberes de todo servidor público el de “ custodiar y
cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función,
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”
8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 Para la Organización de los Archivos de Gestión, se debe aplicar la Tabla de

Retención Documental. (TRD)
 El Archivo General de la Nación (AGN) y el Archivo de Bogotá (AB), son los

Organismos del Estado encargados de regular las políticas y lineamientos para la
gestión documental, por tal motivo el FONCEP se debe regir por la normatividad
vigente emitida por éstos.

Elaboró
Contenido del SIG

 Una vez organizados los documentos en los Archivos de Gestión y cumplido su

tiempo de Retención de acuerdo a la TRD, se deben transferir al Archivo Central,
siguiendo el procedimiento establecido para tal fin.
 Las Unidades Documentales deben estar organizadas por series y subseries

documentales según la TRD, desde la creación del documento en los Archivos de
Gestión, sin esperar a organizar estas unidades documentales hasta las
transferencias al Archivo Central.
 Para el préstamo de unidades documentales entre dependencias, se debe tener la

carpeta organizada y foliada.
 Su respectiva foliación debe ser consecutiva y legible, Tener en cuenta no enumerar

los folios que se encuentren en blanco.
 A la hora de marcar las carpetas debe tener en cuenta las series y subseries.

Elaboró
Contenido del SIG

9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TIPO DE AREA CARGO PUNTO DE

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
Documentación
Generar y/o Generar y/o Recibir la documentación Todas las Todos los
producida de
1. Recibir producida en ejercicio de las funciones de Dependencias funcionarios del
cada
Documentos. cada dependencia del Foncep. del Foncep Foncep
dependencia.
Los documentos Si, continúe en la Actividad No. 2
corresponden a la
TRD? Si NO, continúe con la Actividad No. 12
Identificar las series y/o subseries de la Todas las Todos los Tabla de
Identificar las
2. documentación recibida, teniendo en Dependencias funcionarios del Retención
Series y Subseries.
cuenta la Tabla de Retención Documental del Foncep Foncep Documental
Con base en las Tablas de Retención Todas las Todos los Tabla de
Clasificar La
3. Documental se agrupan los documentos Dependencias funcionarios del Retención
Información.
en series y subseries. del Foncep Foncep Documental
Aplicar medidas de Retirar de la documentación material Todas las Todos los

4. conservación metálico, desdoblar pliegues, remplazar Dependencias funcionarios del
Preventiva. unidades de conservación del Foncep Foncep
Los documentos a incorporar deben estar Todas las Todos los

Ordenar los Expediente
5. ordenados cronológicamente teniendo en Dependencias funcionarios del
Documentos. Solicitado
cuenta el principio de orden original. del Foncep Foncep
Elaboró Revisión y Aprobación Técnica o de Contenido Revisión y Aprobación Metodológica del SIG
Profesional Universitario Responsable Grupo de Gestión Documental y Archivo Jefe de Planeación
Grupo de Gestión Documental y Archivo Grupo de Gestión Documental y Archivo Oficina Asesora de Planeación
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial
publicada en la Intranet

Se deben separar las copias o duplicados

Realizar Todas las Todos los
idénticos, documentos en blanco, los
6. Depuración de Dependencias funcionarios del
documentos que se encuentren en papel
duplicidad. del Foncep Foncep
químico se les deben sacar fotocopia.
Al incorporar los documentos al interior de
Todas las Todos los
Perforar y Archivar la carpeta se deben alinear y perforar a
7. Dependencias funcionarios del Expediente
la Documentación tamaño oficio independientemente del
del Foncep Foncep
tamaño del papel.
 La numeración debe ser consecutiva,
sin omitir o repetir número.
 No utilizar suplementos como a, b, c, o
bis.
 Se debe escribir el número legible en
Todas las Todos los
Foliar la la esquina superior derecha de la cara
8. Dependencias funcionarios del Expediente
Documentación. recta del folio en el mismo sentido del
del Foncep Foncep
texto del documento.
 No se debe alterar membretes, sellos,
textos, o numeraciones originales..
 No se deben numerar folios que se
encuentren en blanco
Marcar las carpetas teniendo en cuenta las

series y subseries establecidas en la Tabla Todas las
Rotulación de las de Retención Documental, se debe Dependencias Todos los Tabla de
9. Unidades registrar el nombre de la sección y/o del Foncep funcionarios del Retención
documentales. subsección, Código, Serie y/o Subseries, Foncep Documental
Código, Asunto, Fecha inicial, fecha final,
Retención y Disposición Final.
publicada en la Intranet.

Las carpetas se deben almacenar de Todas las Todos los

Almacenar la
10. manera organizada en las cajas Dependencias funcionarios del
documentación.
establecidas para éstas. del Foncep Foncep
Marcar las cajas utilizando el rótulo
establecido y en el que se debe registrar
Todas las Todos los
Rotulación de las El No de caja, el No de carpetas que
11. Dependencias funcionarios del
Cajas. contiene, Sección y/o subsección, Código,
del Foncep Foncep
Serie y/o Subseries, código, Fecha inicial y
fecha final.
FIN FIN DEL PROCEDIMIENTO
Incorporar a las
carpetas de Todas las Todos los
Se incorporan a las carpetas de apoyo o
12. carácter Dependencias funcionarios del
de carácter informativo.
informativo o de del Foncep Foncep
apoyo.
FIN FIN DEL PROCEDIMIENTO
10. DIAGRAMA DE FLUJO


11. RELACIÓN DE TIEMPOS
TIEMPO
No. POR ACTIVIDAD Y/O PRODUCTO INSTITUCIONAL
LEY
(Lineamientos Internos)
1. Generar y/o Recibir Documentos. - -
2. Identificar las Series y Subseries. - -
3. Clasificar La Información. - -
Aplicar medidas de
4. conservación - -
Preventiva.
5. Ordenar los Documentos. - -
Realizar Depuración de
6. - -
duplicidad.
Perforar y Archivar la
7. - -
Documentación
8. Foliar la Documentación. - -
Rotulación de las Unidades

9. - -
documentales.
10. Almacenar la documentación. - -
11. Rotulación de las Cajas. - -
Incorporar a las carpetas de

12. - -
carácter informativo o de apoyo.

Elaboró
Contenido del SIG

12. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
INFORMACIÓN A
RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN
PUBLICAR
ORFEO
Grupo de Gestión Archivo Central
Base de Datos Diario
Documental Originales físicos en
carpeta TRD
13. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

001 Abril de 2009 Adopción del Procedimiento
Cambio de código por creación de nuevo proceso cumpliendo
los lineamientos del Instructivo INDE01-01.
Cambio de nombre Procedimiento organización de
documentos por “Procedimiento Organización de Unidades
Documentales.”
Se actualiza el encabezado y cambio de Logo, cuya forma
está identificada con los colores del Logo del plan de
desarrollo Distrital “BOGOTA HUMANA”.
a. Se incluye el pie de página con los campos Elaboró,
Revisión y Aprobación técnica (responsable de proceso) y
Revisión y Aprobación Metodológica (Jefe Oficina Asesora
de Planeación).
b. Cambio de Objetivo.
c. Se incluye el numeral Normatividad.
002 Mayo de 2014
d. Se Incluye el numeral de Políticas de Operación del
Procedimiento.
e. Se establecen los Insumos de este procedimiento.
f. Identificación de responsables y Autoridades.
g. Productos y/o información secundaria.
h. Nuevas Definiciones.
i. Los aspectos relevantes forman parte de los lineamientos o
políticas de operación.
j. La descripción de actividades, presenta una nueva.
metodología, por medio de un cuadro lógico.
k. Modificación en la descripción de actividades.
l. Cambio en el Diagrama de Flujo.
m. Se incluye un nuevo Ítem, 11. Relación de Tiempos,
ayudándonos a optimizar los tiempos en cada actividad, y a

Elaboró
Contenido del SIG

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

hacer más eficiente el procedimiento.
n. El cuadro de control de Cambios se establece al final del
Procedimiento.
o. Anexos.
ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental
14. ANEXOS
ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental

Elaboró
Contenido del SIG

ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental.

Elaboró
Contenido del SIG

INSTRUCTIVO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
1. ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe colocar el nombre de la Entidad. OFICINA

PRODUCTORA: Nombre de la Oficina Asesora, Subdirección, Área Responsable o
Grupo Funcional.
2. CODIGO: Se registran los números que identifican a la Oficina Productora, Serie y

Subserie.
3. SERIE, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Se registran los nombres

asignados a cada una de las Unidades documentales producidas por la Oficina
productora resultantes del ejercicio de sus funciones.
4. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Van consignados los Códigos del

Proceso y Procedimiento establecidos en el Manual de Calidad.
5. RETENCION: Plazo en el que deben permanecer los documentos en el Archivo de

Gestión o en el Archivo Central.
6. ARCHIVO DE GESTION: Etapa en la que se encuentra la documentación de

consulta frecuente de las Oficinas Productoras.
7. ARCHIVO CENTRAL: Etapa en la que se encuentran los documentos que son

transferidos del Archivo de Gestión y cuya consulta es menos frecuente.
8. DISPOSICIÓN FINAL: Es la última etapa del Ciclo Vital donde se establece si la

documentación se elimina, se selecciona cierto porcentaje, se microfilma o digitaliza o si
se conserva permanentemente.
9. CONSERVACION TOTAL2: “Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Entidad
Productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo,
2
Archivo de Bogotá, Tablas De Retención Documental Para Las Entidades Distritales: Guía Para La Elaboración, Presentación
Aprobación Aplicación seguimiento

Elaboró
Contenido del SIG

son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la tecnología.
10. ELIMINACIÓN3: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de
relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
11. SELECCIÓN4: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la
cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la
selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos,
entre otros.
12. MEDIO TECNOLÓGICO5: En esta columna se indican los soportes electrónicos o

magnéticos con las que se conservarán las series o subseries documentales.
13. PROCEDIMIENTOS6: En esta columna se debe consignar los procesos aplicados

en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
3
IBIDEM
4
IBIDEM
5
IBIDEM
6
IBIDEM

Elaboró
Contenido del SIG

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

1. OBJETIVO: Suministrar al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y

Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo de

Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series,

2. ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos en las áreas y oficinas para la

 Tablas de Retención Documental.

Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

5. DOCUMENTOS, FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS.

TIPO CODIGO DOCUMENTO SOPORTE

Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

Foliar: Acción de numerar hojas.

Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

cada unidad documental”.

Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su

Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

Director, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Responsables de Área.

Acuerdo 042 de 2002, Artículo 3: “…..El respectivo Jefe de la oficina será el

Comité Interno de Archivo

Responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de

Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

Responsable Gestión Documental

Realiza las actividades correspondientes al procedimiento de creación actualización y

Todos los Funcionarios.

Según Acuerdo 038 de 2002, Artículo 1, El Servidor Público será responsable de la

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 Para la Organización de los Archivos de Gestión, se debe aplicar la Tabla de

 El Archivo General de la Nación (AGN) y el Archivo de Bogotá (AB), son los

Revisión y Aprobación Técnica o de Revisión y Aprobación Metodológica

Área Responsable: Grupo de Gestión Documental y Archivo

Procedimiento: Organización de Unidades Documentales

 Una vez organizados los documentos en los Archivos de Gestión y cumplido su

 Las Unidades Documentales deben estar organizadas por series y subseries

 Para el préstamo de unidades documentales entre dependencias, se debe tener la