Las ventajas de celebrar contratos de trabajo por escrito

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18 de septiembre de 2015

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Por Rossanna Reid, abogada del Area Laboral de CASAHIERRO Abogados

El contrato de trabajo es el acuerdo voluntario entre trabajador y empleador, en virtud del

cual el primero se obliga a poner a disposición del segundo su propio trabajo, a cambio de
una remuneración.

En términos generales, el contrato de trabajo da origen a un vínculo laboral, el cual genera y

regula un conjunto de derechos y obligaciones para las partes, así como las condiciones
dentro de las cuales se desarrollará dicha relación laboral.

Ahora bien, en cuanto a la formalidad que debe tener el contrato de trabajo, tenemos por un
lado el contrato de trabajo a plazo indeterminado (no sujeto a plazo fijo), el cual puede
celebrarse por escrito o en forma verbal; y, por el otro lado, encontramos los contratos
sujetos a modalidad (a plazo determinado) y otros de carácter especial que se celebran en
los supuestos y con los requisitos legalmente establecidos, los cuales deben
necesariamente constar por escrito y ser registrados ante la Autoridad Administrativa de
Trabajo para adquirir validez legal.

De acuerdo con la legislación nacional, específicamente lo dispuesto por el artículo 4° del

Texto Único Ordenado de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por
Decreto Supremo N° 003-97-TR, en toda prestación personal de servicios remunerados y
subordinados, se presume la existencia de un contrato de trabajo a plazo indeterminado .

Ahora bien, es cierto que al contratar a un trabajador a plazo indeterminado nos olvidamos
de elaborar un contrato de trabajo y simplemente lo incorporamos en la planilla de la
Compañía; sin embargo, la experiencia nos demuestra que en la gran mayoría de casos los
más recomendable es plasmar las condiciones de este acuerdo verbal en el respectivo
contrato de trabajo.

A continuación, esbozaremos un breve detalle de aquellos puntos por los cuales resulta
conveniente para la Compañía celebrar contratos de trabajo indeterminados por escrito:

1. Al celebrar el contrato de trabajo por escrito el empleador debería utilizar este

documento como herramienta para supervisar y ejercer su poder de dirección; así
tenemos que el contrato de trabajo podrá contener de manera enunciativa mas no
limitativa las obligaciones y funciones específicas del trabajador, las mismas que
regirán el desempeño de sus labores para la Compañía.

El beneficio de consignar ello en este documento se presenta ante el incumplimiento de

obligaciones del trabajador, pues al establecerse por escrito sus deberes, en caso de
incumplimiento el trabajador incurriría en falta grave, la cual podrá ser sancionada por el

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empleador de manera verbal, escrita o incluso con el despido.

2. De la misma manera, el contrato de trabajo celebrado por escrito permite al

empleador consignar determinadas cláusulas especiales que regulen situaciones no
previstas o contempladas legalmente; tales como: acuerdos de confidenciales,
exclusividad, no competencia, no captación, entre otras.

En tal sentido, no solo es recomendable plasmar por escrito las especiales condiciones u
obligaciones generadas por cada vínculo laboral en particular, sino que además se debe
dejar constancia de las consecuencias legales, laborales e incluso penales que podría
acarrear su incumplimiento.

3. De otra parte, tenemos el caso del personal calificado como de dirección y confianza,
a quienes, por las especiales responsabilidades inherentes a su cargo, se les debe
comunicar por escrito que ocupan puestos de dirección y de confianza y que sus
cargos han sido calificados como tales.

Asimismo, continuando con los trabajadores de dirección y de confianza, tenemos que, si

bien la regla general es que el período de prueba de todo trabajador se extiende hasta tres
(3) meses posteriores al inicio del vínculo laboral, existen casos en que las partes pueden
pactar un término mayor en tanto las labores requieran de un período de capacitación o
adaptación o que por su naturaleza o grado de responsabilidad tal prolongación pueda
resultar justificada. Siendo así, la ampliación del período de prueba debe constar por
escrito y no podrá exceder, en conjunto con el período inicial, de seis (6) meses en el caso
de trabajadores calificados o de confianza y de un (1) año en el caso de personal de
dirección.

Por tanto, en los casos de contratación de personal de dirección y confianza en que el

empleador considere pertinente ampliar el período de prueba, es recomendable establecer
esta situación en el contrato de trabajo respectivo.

4. Otro punto importante a tener en consideración en determinados contratos de

trabajo es aquel relacionado a los trabajadores excluidos de la jornada máxima de
trabajo. Así, tenemos que se encuentran excluidos de la jornada máxima los
siguientes trabajadores: i) De dirección; ii) Los que no se encuentran sujetos a
fiscalización inmediata; iii) Aquellos que prestan servicios intermitentes de espera,
vigilancia o custodia; y, iv) De confianza, siempre que no estén sujetos a un control
efectivo del tiempo de trabajo.

Mientras que en el caso de los trabajadores de dirección la exoneración de la jornada

máxima es automática, en los demás casos es el empleador quien determinada ello, por lo
que consideramos será recomendable contemplar esta especial condición de trabajo en el
respectivo contrato, dejando expresamente consignado que a determinados trabajadores,
al estar excluidos de la jornada máxima no les corresponde el pago por trabajo en
sobretiempo.

5. Conforme dispone el artículo 35° de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ley N°

29783, forman parte de las responsabilidades del empleador dentro del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, expresamente, “Adjuntar al contrato de
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 trabajo la descripción de las recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo”.

En tal sentido, el empleador podrá cumplir con la obligación antes señalada incorporando
en el contrato una cláusula con dichas recomendaciones.

6. Otro punto a tener en cuenta es aquel relacionado a la obligación de todo aquel que
tenga una base de datos personales de contar con una autorización (verbal o escrita)
previa en caso de transferir o proporcionar dicha información a terceros.

Dentro de este contexto, tenemos que las planillas y cualquier otro medio por el cual el
empleador almacene información de sus trabajadores constituyen una Base de Datos, de
acuerdo con la definición contenida en la Ley de Protección de Datos Personales, Ley N°
29733, razón por la cual el empleador tiene la obligación de guardar confidencialidad
respecto de los mismos y sus antecedentes, debiendo en todo momento salvaguardar la
información en ella contenida.

En ese sentido, encontramos que el Reglamento de la referida norma, aprobado por

Decreto Supremo N° 003-2013-JUS, dispone que el titular del Banco de Datos (en el ámbito
laboral, el empleador), para poder dar tratamiento de los datos personales contenidos en
ella, deberá obtener previamente el consentimiento de la persona titular de dicha
información (el trabajador). En algunos casos este consentimiento podrá ser verbal; sin
embargo, existen determinados casos en los cuales será necesario que éste conste por
escrito.

Por lo expuesto, somos de la opinión que el hecho de incorporar esta autorización en los
contratos de trabajo constituye para el empleador una herramienta que podrá servir en el
fututo, como medio probatorio de haber contado previamente con el consentimiento del
trabajador para transferir o tratar su información contenida en la Base de Datos, dentro de
los parámetros establecidos en la Ley y el Reglamento.

7. Por último, existen casos en los cuales la Compañía otorga, a algunos trabajadores,
determinados beneficios, los cuales, para efectos de la sustentación del gasto en
materia tributaria, deben encontrarse acreditados (para cumplir con el principio de
fehaciencia).

En tal sentido, resulta recomendable que, en los contratos de trabajo se establezca

claramente el pago de los beneficios adicionales a los que se hará acreedor el trabajador
bajo determinadas circunstancias; tales como: vivienda, gratificaciones extraordinarias,
bonificaciones, comisiones, entre otros.

Finalmente, podemos agregar que lo expuesto en el presente artículo será de utilidad para
toda Compañía, pues por un lado estará cumpliendo con las obligaciones legales de
consignar determinadas situaciones por escrito, generará mayor seguridad en cuanto a las
condiciones de trabajo y de otra parte reducirá la cantidad de papeles incorporados en el
file personal de cada trabajador.

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