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UFCD: Circuito documental

na organização
Código: 0661
25 horas
Formadora: Luísa Moreira
Instituto de Emprego e Formação Profissional
ÁREA DE FORMAÇÃO
346 – Secretariado e trabalho administrativo

DESTINATÁRIOS
Ativos empregados com escolaridade mínima 4º ano e desempregados com formação igual ou superior ao 12º ano.

MODALIDADE DE FORMAÇÃO/ FORMA DE ORGANIZAÇÃO


Educação e Formação de Adultos

PROGRAMA
Tipologia da documentação interna e externa
Utilização de equipamento
Tratamento do correio recebido
Tratamento do correio expedido
Correio Eletrónico
Procedimentos de qualidade

EQUIPAMENTOS E MATERIAL DIDÁTICO


Computador (para o formador); Caneta; Papel; Quadro; Tela de Projeção; Videoprojector; Ligação à internet (para o
formador).
● Índice
● Documento ● 6
● Circuito Documental ● 7
● Tipos de correspondência ● 8
● Equipamento de apoio ● 9
● Verificação de correspondência ● 11
● Ordenador e datador ● 16
● Correspondência expedida ● 17
● Orçamento ● 18
● Correio eletrónico ● 21
● Conclusão ● 23
● Bibliografia ● 24
Objetivos:
üIdentificar os tipos de documentos existentes na organização,
quer internos, quer externos.
üAplicar as normas internas do tratamento do correio recebido
e do expedido.
üUtilizar adequadamente os equipamentos associados ao
circuito documental.
Conteúdos programáticos:
Tipologia da documentação interna e externa
• Correspondência recebida
• Correspondência expedida Tratamento do correio expedido
• Circuito da documentação interna • Verificação
Utilização de equipamento • Registo
• Fotocopiadora • Seleção
• Máquina de encadernar • Dobrar
• Scanner • Pesagem/Expedição
• Fax Correio Eletrónico
• Máquina de destruir papel • Tratamento (recebido/expedido/arquivo)
Tratamento do correio recebido Procedimentos de qualidade
• Separação • Normas internas do circuito de documentação
• Abertura • Níveis de acessibilidade à correspondência recebida
• Registo • Fichas de controlo dos procedimentos
• Distribuição
• Despacho
O que é um documento: é qualquer registo de informações, independentemente do formato ou suporte.

Diferentes tipos de Documentos


ü Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas
ü Guias de Remessa
ü Faturas
ü Notas de Crédito
ü Notas de Débito
ü Recibo Documentos comerciais
Catálogos
Orçamentos
Pedidos de orçamento.
Nas empresas destacamos os documentos
enviados: Documentos bancários
ü Clientes Extratos de Conta
ü Fornecedores Notas de despesas
ü Bancos Notas de transferência
ü Entidades Oficias Documentos de entidades oficias
ü Autoridade Tributária Notificações
ü Segurança Social Ofícios
ü Outros
O que é o Circuito Documental?

É o percurso efetuado pelos documentos até chegarem ao destino


final.

Existem 3 tipos de
correspondência:
Quais os tipo de
• Recebida;
correspondência
• Expedida;
existentes? • Interna.
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:

Ø Correspondência recebida – é verificada e separada em correspondência necessária, não necessária ou


dirigida à empresa. Depois é registada num livro próprio e enviada para a secção correspondente ou
eliminada (exemplo: carta de apresentação, etc.).
Ø
Ø Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização para o exterior, primeiro passa pelo
departamento logístico, é registada em livro próprio, selecionada e depois expedida (ex: orçamento).
Ø
Ø Correspondência interna – é a correspondência que circula no interior da empresa, devendo ser efetuado
um registo de saída com todos os pormenores (ex: memorandos, comunicados, ordens de serviços, etc.).
Esta correspondência deve ser colocada num local acessível, para que todos tomem conhecimento da
informação divulgada.
Ø
Equipamentos de apoio
Scanner

Fotocopiadora

Maquina para destruir papel


Maquina de encadernar
No que consiste o processo de verificação da correspondência?

A correspondência não
necessária não tem interesse
para a empresa, mas mesmo
A correspondência divide-se em
assim é filtrada, se for para o
três grupos:
Arquivo onde é guardada por um
1º Confirma-se se a 1)a que é dirigida a uma pessoa
curto período de tempo. Pode
correspondência é realmente em particular;
ainda ser destruída de imediato
toda destinada à empresa; 2)a confidencial; caso não apresente o mínimo
2º procede-se à separação da 3)a que é dirigida à empresa em interesse para a atividade da
mesma; geral. empresa.
Ao entrar na
empresa, a
correspondência
deve ser ordenada
e datada, desta

Ordenador e forma é mais fácil


Carimbo Datador Carimbo Resultante
Datador controlar e localizar
documentos. Os
datadores e
ordenadores
facilitam este
processo.
É o registo feito num livro próprio toda a
correspondência que sai da organização
para o exterior. O registo deve conter
No que consiste a correspondência
informações relativas ao destinatário, tais
expedida?
como: referência e tipo de documento
expedido, data da expedição, nome e
morada do destinatário e assunto resumido.
É um documento empresarial,
que faz o resumo dos serviços
Orçamento
e bens que se pretende
fornecer a outra empresa.
Correio Eletrónico:

VANTAGENS: é barato, rápido, ecológico e pode ser


enviado para vários destinatários, numa só vez.

DESVANTAGENS: falta de privacidade, possíveis casos de


fraude, pode contagiar o computador com vírus, existe
também a necessidade de imprimir os documentos
enviados, para comprovação do seu envio.
Bibliografia:
John A. Carey, 2008, Correspondência Comercial Eficaz, Atual Editora
Campos, Paula Campos, 2000, Guia de Correspondência Comercial, Plátano-Edições Técnicas

Sites consultados:
https://pt.scribd.com/doc/207513440/Manual-0661
FIM