5W1H

O 5W1H é mais uma sigla que se popularizou na linguagem empresarial. É na verdade um micro-
check-list.

O que é 5W1H:
É um documento de forma organizada para identificar as ações e a responsabilidade de cada um.
Para planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho

Para que surgiu:

O 5W1H surgiu como uma ferramenta da estratégia de qualidade total nas empresas
(principalmente na área de produção), cuja qual tem como prioridade, estabelecer um plano de
ação tático, para algo que não esteja indo tão bem quanto deveria, onde são definidas as ações,
muitas vezes a serem tomadas em um período “curto” de tempo, normalmente 1 ano.

Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?) e quando
(“When”?). Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o
responsável por cada ação (“Who”?). Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve
ainda esclarecer, os porquês (“Why”?) da realização de cada ação, como (“How”?) deverão ser
feitas, e onde (“Where”?) serão feitas.

Ação.
Origina-se das seis palavras em inglês:
WHAT – WHEN – WHO – WHY - WHERE – HOW.
Em português:
O QUE – QUANDO – QUEM – PORQUE – ONDE – COMO
 Sistema da qualidade

O objetivo:
O plano de ação 5W1H permite considerar todas as tarefas a serem executadas ou selecionadas
de forma cuidadosa e objetiva, assegurando sua implementação de forma organizada ou seja o
objetivo real seria dispor um cronograma de planejamento de execução dos trabalhos a serem
efetuados.

O que é um plano de ação:

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado.

Exemplo:
Você é um mecânico de manutenção e trabalha em uma empresa que executa serviços
terceirizados para indústrias.
Como sua empresa tem certificado ISO, você ao receber um chamado de emergência de uma
empresa local precisará preencher uma tabela de procedimentos do serviço, que ajudara no
controle da sua empresa.
Onde entrara a parte teórica de seu serviço, ou seja, o 5W1H.

Tabela do exemplo:

Perguntas Problemas Soluções

é o problema?
O quê vai ser feito? Qual a ação?
ocorre ?
Por quê foi definida esta solução?
(desde quando) ele ocorre?
Quando será feito?
ele se encontra?
Onde será implantada?
está envolvido?
Quem será o responsável?
surgiu o problema?
Como vai ser implementada?

Como fazer um plano de ação 5W1H:

Em muitas situações, no trabalho, ou até mesmo pessoais, nós realizamos diversos
planejamentos, montamos projetos, e executamos.
Na verdade para fazer um plano de ação 5W1H não é preciso nada de especial. O mais usual é
uma apresentação na forma de uma simples tabela com uma coluna para cada um dos “5W” e uma
para o “H”.
Sistema da qualidade

5W2H

O que é o 5W2H:
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas
com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como
um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em
qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade
deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma
tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo
qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e
competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a
serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na
transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso
ficar atento a essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H:

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em
inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas
representam:

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
 Sistema da qualidade

Como utilizar:
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação
e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. É preciso também
ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus
efeitos;

Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar
outras ações para eliminá-los;

É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos
aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Exemplo:
Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às 7 perguntas citadas acima
com clareza e objetividade.

Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Ela pode
ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre
seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o
5W2H perde a sua função. Esta ferramenta é uma das mais fáceis de ser implementada e traz
grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais.
 Sistema da qualidade

Questões

1) Para que surgiu o plano de ação 5W1H?

R: O 5W1H surgiu como uma ferramenta da estratégia de qualidade total nas empresas
(principalmente na área de produção), cuja qual tem como prioridade, estabelecer um plano de
ação tático, para algo que não esteja indo tão bem quanto deveria, onde são definidas as ações,
muitas vezes a serem tomadas em um período “curto” de tempo, normalmente 1 ano.

2) Escreva as seis perguntas básicas do plano de ação?

R: O QUE – QUANDO – QUEM – PORQUE – ONDE – COMO

3) Qual o objetivo de executar o plano de ação 5W1H ou 5W2H?

R: Permite considerar todas as tarefas a serem executadas ou selecionadas de forma cuidadosa e

objetiva, assegurando sua implementação de forma organizada, ou seja, o objetivo real seria dispor
um cronograma de planejamento de execução dos trabalhos a serem efetuados.
4) O que é um plano de ação e como desenvolver um?

R: É um documento de forma organizada para identificar as ações e a responsabilidade de cada

um. Para planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho

5) O que deve conter em um bom plano de ação?

R: Na verdade para fazer um plano de ação não é preciso nada de especial. O mais usual é uma
apresentação na forma de uma simples tabela com uma coluna para cada um dos “5W” e uma
para o “H”. É preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição
de soluções de determinados problemas que queira sanar.

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