Trabajo Administración Documental

Tutor: Angélica Maria Contreras Jauregui

Presentado por: Ana Maria Cabrera Ortiz

Saidy Yurany Chaparro Fernández
Angie Forero Eslava

Corporación Universitaria Remington

Ciencias Administrativas
Yopal-Casanare
2019
Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir
diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera
correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios
archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo
vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información
documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los
empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la
camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
RTA: organizar los archivos según la relación, clasificación alfabética y
cronológica de la documentación que se encuentran en cada uno de los puntos
de la empresa, de esta manera se hace fácil de encontrar, se pueden organizar
por consulta y poco frecuentes.
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
RTA: se originó por la falta de conocimiento del personal administrativo sobre la
gestión y el sistema documental, ya que los archivos o documentos varían según
su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla de retención documental
para una buena organización.
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
RTA: Se debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se
controla de una manera excelente la empresa origina productividad ya que el
ciclo vital del documento es la fase de vida que cumple que cumple dicho archivo
esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los
documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla
de retención documental para un sistema de gestión eficiente.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
RTA: De manera simultánea dentro de un archivo físico, teniendo en cuenta las
características con las que cuenta la documentación y si se cuenta con los
medios tecnológicos para consulta por parte del personal autorizado, se pueden
organizar cronológicamente o por tipo de consulta almacenarlo de manera
ordenada.
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
RTA: Organizando por un número de series y tipos documentales que
establecen un tiempo de conservación y permanencia en cada fase documental
para un fácil acceso a la información por medio de cada número de series y
sub series que la TRD presenta.
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
RTA: La importancia del uso de la tabla de retención documental es llevar un
control eficiente de los archivos, garantizar la conservación y orden en la gestión,
facilitando un adecuado acceso de personas públicas o privadas a diferentes
tipos de datos, también facilita la organización de los documentos y ayuda a la
producción y tramite documental.
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
RTA: Es reducir los problemas que hay en la empresa, y que saque la empresa
adelante en el área que fue contratado, organización archivística y papeles
archivados con los que cuenta la empresa es el trabajo diario y la organización
de cada área después de hacer diferentes tareas para conseguir los objetivos
propuestos en la empresa
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
empresa?
RTA: Si ya que esto está tomado gran fuerza en las empresas, ya que la
organización sea física o digital, es importante para no tener documentos que ya
no nos sirvan en nuestra empresa, o ya sean archivos de vital importancia y así
los podemos tenerlos a la mano