Mejora de los procesos de negocio

Racionalización de tareas para mejorar la eficiencia

Probablemente usas docenas de procesos de negocios todos los días.

Por ejemplo, puede seguir los mismos pasos cada vez que genere un informe, resuelva una queja
del cliente, póngase en contacto con un nuevo cliente o fabrique un nuevo producto.

Es probable que también hayas encontrado los resultados de procesos ineficientes. Clientes
descontentos, estresados.

Colegas, plazos no cumplidos y mayores costos son solo algunos de los problemas disfuncionales

Los procesos pueden crear.

Por eso es tan importante mejorar los procesos cuando no están funcionando bien. En este artículo,

Veremos cómo puedes hacer esto.

Acerca de los procesos de negocio

Los procesos pueden ser formales o informales. Los procesos formales, también conocidos como
procedimientos, son documentados, y tiene pasos bien establecidos.

Por ejemplo, puede tener procedimientos para recibir y enviar facturas, o para establecer

Relaciones con nuevos clientes. Los procesos formales son particularmente importantes cuando
existen razones legales, financieras o relacionadas con la seguridad para seguir pasos particulares.

Es más probable que los procesos informales sean aquellos que usted mismo ha creado, y usted no
puede

Los he escrito. Por ejemplo, puede tener su propio conjunto de pasos para anotar una reunión

Acciones, realizando estudios de mercado, o comunicando nuevos leads.

La importancia de procesos eficientes

Estos diferentes tipos de procesos tienen una cosa en común: todos están diseñados para simplificar

La forma en que usted y su equipo trabajan.

Cuando todos siguen un conjunto de pasos bien probado, hay menos errores y retrasos, hay menos

Esfuerzo duplicado, y el personal y los clientes se sienten más satisfechos.

Los procesos que no funcionan pueden llevar a numerosos problemas.

Por ejemplo:

Los clientes pueden quejarse de la mala calidad del producto o mal servicio.

Los colegas se sienten frustrados.

 El trabajo puede ser duplicado, o no hecho.

Incremento de costos.

Se desperdician recursos.

Se pueden desarrollar cuellos de botella, lo que hace que usted pierda los plazos.

Mejorar los procesos de su equipo

Cuando encuentre algunos de los problemas mencionados anteriormente, puede ser el momento
de revisar y

Actualizar el proceso relevante. Siga estos pasos para hacer esto:

Paso 1: mapear el proceso

Una vez que haya decidido qué proceso desea mejorar, documente cada paso utilizando un
Diagrama de flujo

Agregar a mi plan de aprendizaje personal o un diagrama de carril de natación Agregar a mi plan de

aprendizaje personal.

Estas herramientas muestran los pasos en el proceso visualmente. (Los diagramas de carriles de
natación son un poco más complejos de diagramas de flujo, pero son excelentes para procesos que
involucran a varias personas o grupos.)

Es importante explorar cada fase en detalle, ya que algunos procesos pueden contener pasos
secundarios que no eres consciente de Consulte a las personas que utilizan el proceso regularmente
para asegurarse de que no pasar por alto cualquier cosa importante.

Paso 2: Analizar el proceso

Use su diagrama de flujo o diagrama de carril de natación para investigar los problemas dentro del
proceso. Considerar las siguientes preguntas:

¿Dónde se frustran los miembros del equipo o los clientes?

¿Cuál de estos pasos crea un cuello de botella Agregar a mi plan de aprendizaje personal?

¿Dónde suben y / o bajan los costos?

¿Cuál de estos pasos requiere más tiempo o causa más retrasos?

Primer uso del Análisis de causa raíz Agregar a Mi plan de aprendizaje personal, Análisis de causa y
efecto Agregar a

Mi plan de aprendizaje personal, o Los 5 porqués Agregar a mi plan de aprendizaje personal para
rastrear el problema a sus orígenes. Después de todo, si solo solucionas los síntomas, los problemas
continuarán.
Hable con las personas que están afectadas por el proceso. ¿Qué piensan ellos que está mal con
eso? Y

¿Qué sugerencias tienen para mejorarlo?

Paso 3: Rediseñar el proceso

Ahora va a rediseñar el proceso para eliminar los problemas que ha identificado.

Es mejor trabajar con las personas que están directamente involucradas en el proceso. Sus ideas
pueden revela nuevos enfoques y, también, es más probable que participen en el cambio si han
estado involucrados en una

Etapa temprana.

Primero, asegúrese de que todos entiendan lo que se supone que debe hacer el proceso. Entonces,
explora cómo puede abordar los problemas que identificó en el paso 2 (Lluvia de ideas Agregar a Mi
aprendizaje personal

El plan puede ayudar aquí. Anote las ideas de cambio de todos, independientemente de los costos
involucrados.

Luego, reduzca su lista de posibles soluciones considerando cómo se traducirían las ideas de su
equipo a un contexto de la vida real.

Comience por llevar a cabo un análisis de impacto Agregar a mi plan de aprendizaje personal para
comprender completamente

Efectos de las ideas de tu equipo. Luego, lleve a cabo un Análisis de riesgos Agregar a mi plan de
aprendizaje personal y un modo de falla y un análisis de efectos Agregar a mi plan de aprendizaje
personal para detectar posibles riesgos y

Puntos de fallo dentro de su proceso rediseñado. Dependiendo del enfoque de su organización,

puede

También quiero considerar el Mapeo de la experiencia del cliente Agregar a Mi plan de aprendizaje
personal en este escenario.

Estas pruebas le ayudarán a comprender las consecuencias completas de cada idea propuesta y le
permitirán

Usted debe tomar la decisión correcta para todos.

Una vez que usted y su equipo acuerden un proceso, cree nuevos diagramas para documentar cada
paso.

Paso 4: Adquirir recursos

Ahora necesita asegurar los recursos que necesita para implementar el nuevo proceso. Listar todo
que tendrás que hacer esto.
Esto podría incluir orientación de los gerentes superiores o de colegas en otros departamentos, tales
como como IT o HR. Comuníquese con cada uno de estos grupos y asegúrese de que entiendan
cómo

Este nuevo proceso beneficiará a la organización en su conjunto. Es posible que necesite preparar
un caso de negocio

Agregue a mi plan de aprendizaje personal para demostrar esto.

Paso 5: Implementar y comunicar el cambio

Es probable que mejorar el proceso de su negocio implique cambiar sistemas, equipos o sistemas
existentes.

procesos Por ejemplo, es posible que necesite adquirir un nuevo software, contratar a un nuevo
miembro del equipo o organizar la formación de colegas.

El desarrollo de su nuevo proceso podría ser un proyecto en sí mismo, así que planifique y administre
esto con cuidado.

Asigne tiempo para lidiar con problemas de dentición, y considere ejecutar un piloto primero, para
verificar problemas potenciales.

Tenga en cuenta que el cambio no siempre es fácil. Las personas pueden ser resistentes a ella,
especialmente cuando

Implica un proceso que han estado usando durante algún tiempo. Puedes usar herramientas como
el cambio

Agregar a mi plan de aprendizaje personal y el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter Agregar a mi

personal

Plan de aprendizaje para ayudar a superar la resistencia al cambio.

Paso 6: Revisar el proceso

Pocas cosas funcionan perfectamente, desde el principio. Así que, después de lanzar el nuevo
proceso, de cerca monitorear cómo van las cosas en las semanas y meses que siguen, para asegurar
que el proceso sea realizando a las expectativas. Este monitoreo también le permitirá solucionar
problemas a medida que ocurren.

Convierta en una prioridad preguntar a las personas involucradas en el nuevo proceso cómo está
funcionando y qué pasa si cualquiera - frustraciones que están experimentando.

Adopte estrategias de mejora continua como Kaizen Agregar a mi plan de aprendizaje personal.
Pequeña

Las mejoras realizadas regularmente asegurarán que el proceso se mantenga relevante y eficiente.

Puntos clave
Un proceso de negocio es un conjunto de pasos o tareas que usted y su equipo utilizan
repetidamente para crear un producto o servicio, alcanzar un objetivo específico o proporcionar
valor a un cliente o proveedor. Cuando

Los procesos funcionan bien, pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad y la

capacidad del cliente. satisfacción.

Sin embargo, los procesos que no funcionan pueden causar frustración, retrasos y pérdidas
financieras.

Para mejorar un proceso de negocio, siga estos pasos.

Procesos de mapa.

Analizar el proceso.

Rediseñar el proceso.

Adquirir recursos.

Implementar y comunicar cambios.

Revisar el proceso.

Tenga en cuenta que necesitará mejorar la mayoría de los procesos en algún momento. Nuevas
metas, nuevas

La tecnología y los cambios en el entorno empresarial pueden hacer que los procesos establecidos
se volverse ineficiente o desactualizado