1) Lista de Chequeo Guged

INISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
LISTA DE CHEQUEO, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
DEPENDENCIA PRODUCTORA:
NO OBSERVACIONES DE
ASPECTOS A VERIFICAR CUMPLE
CUMPLE LA UNIDAD
1. ARCHIVO DE GESTIÓN - Identificar las Tablas de Retención Documental de la dependencia. (Evidencia -

Tablas de Retención Documental).
Las TRD corresponden a la oficina productora.
Las TRD contienen la fecha de la última actualización.
Las TRD contienen el número de resolución de estructura

orgánica vigente.
Las TRD se encuentran debidamente firmadas por el presidente

del comité.
Las TRD se encuentran en medio electrónico en formato PDF.
2. ARCHIVO DE GESTIÓN – Producción de documentos digitalizados y electrónicos. (Evidencia -

Documento digitalizado o electrónico).
La dependencia genera documentos electrónicos.
Todos los documentos producidos por la dependencia según la

TRD, se encuentran radicados y/o enumerados según aplique.
Los documentos producidos por la dependencia según la TRD

se encuentran firmados
Los formatos de los documentos producidos se encuentran

acorde a los establecidos en la SVE.
No existen documentos electrónicos impresos.
No existen documentos de derechos de petición con más de 15

días hábiles sin responder o tramitar.
No existen documentos de consultas de información con más de

30 días hábiles sin responder o tramitar.
Se realiza los comentarios respectivos a los documentos que se

encuentran en trámite
El contenido del documento producido corresponde a la TRD de

la dependencia (indexación de las series y subseries)
3. ARCHIVO DE GESTIÓN – Apertura de carpetas con la serie o subserie respectiva. (Evidencia – Formato
diligenciado 1GD-PR-0008 Rótulo de identificación de carpeta).
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El formato de rótulo de identificación de carpeta está acorde a lo
establecido en la SVE.
La codificación del expediente o carpeta corresponde a la serie

o subserie documental establecida en la TRD de la
dependencia.
La documentación contenida en la carpeta corresponde al título

y serie del rótulo.
El rótulo de identificación de carpeta es legible y se encuentra

diligenciado en su totalidad.
El rótulo de identificación de carpeta se encuentra ubicado de

manera correcta (parte inferior derecha de manera horizontal en
el sentido vertical de la carpeta).
4. ARCHIVO DE GESTIÓN – Organización documental. (Evidencia – Expediente o carpeta aleatoria

clasificada u ordenada).
En la carpeta existe un solo tipo documental, serie o subserie

según las TRD de la dependencia.
Los documentos archivados u organizados se encuentran

archivados en cumplimiento al principio de procedencia y orden
original.
El expediente se encuentra foliado en la parte superior derecha

en sentido del texto con máximo 250 folios y el documento que
cuenta con información a doble cara y las letras R/V cuando
corresponda.
El expediente cuenta con la clasificación, depuración y

ordenación de los documentos.
La documentación está libre de ganchos, cintas, adhesivos y

demás elementos que permitan su deterioro.
5. ARCHIVO DE GESTIÓN – Descripción Documental. (Evidencia – Formatos diligenciados 1GD-FR-0007

Hoja de control, 1GD-FR-0009 Rótulo identificación caja).
Los documentos del expediente coinciden con lo diligenciado en

la hoja de control.
La hoja de control cuenta con la firma del responsable del

diligenciamiento de la misma.
Las cajas del archivo de gestión cuentan con el rótulo de

identificación y codificación según las TRD de la dependencia.
El rótulo de identificación de caja se encuentra correctamente

diligenciado.
El formato de hoja de control está acorde a lo establecido en la

SVE y corresponde al formato vigente para la fecha de
elaboración del mismo.
El formato rótulo de identificación de caja está acorde a lo

establecido en la SVE.
6. ARCHIVO DE GESTIÓN – Inventarios documentales. (Evidencia – 1DG-FR-0010 Formato único de
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inventario documental diligenciado “FUID”).
Existe inventario documental por cada vigencia.
El total de los expedientes se encuentran registrados en el

FUID.
El FUID se encuentra diligenciado en su totalidad con sus

respectivas firmas.
El FUID corresponde a la versión actualizada según la fecha de

elaboración.
7. ARCHIVO DE GESTIÓN – Ubicación física de las unidades de conservación. (Evidencia – Unidades de

conservación ubicadas en la respectiva estantería).
Existe estantería adecuada para ubicar las unidades de

conservación de la oficina productora.
Las cajas se encuentran identificadas con su respectivo rótulo
Las unidades de conservación se encuentran numeradas

consecutivamente por vigencias.
Las unidades de conservación se encuentran ubicadas de

acuerdo a las series o subseries documentales asignadas a la
dependencia.
Las unidades de conservación se encuentran en buen estado.
La documentación se encuentra archivada en unidades de

conservación autorizadas por la Institución (Yute, Propalcote)
8. ARCHIVO DE GESTIÓN – Seguimiento a los programas de conservación preventiva. (Evidencia –

Formato diligenciado 1GD-FR-0012 " Seguimiento a los programas de conservación preventiva para los
archivos de la Policía Nacional")
La oficina productora ejecuta las actividades del programa de

inspección y mantenimiento de instalaciones de archivo.

almacenamiento de documentos en el archivo de gestión
trimestralmente.

limpieza de áreas y documentos trimestralmente.

control de plagas trimestralmente.
El formato está acorde a lo establecido en la SVE.
GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL:
9. ARCHIVO CENTRAL – Transferencia primaria. (Evidencia – Formatos diligenciados 1DG-FR-0010

Formato único de inventario documental diligenciado, Tablas de retención documental).
Existe inventario documental.
Página 3 de 8
El total de los expedientes se encuentran registrados en el
FUID.
El FUID se encuentra en forma magnética que permita su

actualización constante.
El formato se encuentra correctamente diligenciado y firmado

por cada uno de los revisores.
Las observaciones existentes en los inventarios corresponden a

la información real contenida en el documentos físico.
Cuenta con el cronograma de transferencias primarias
10. ARCHIVO CENTRAL – Devolución de los documentos de la transferencia. (Evidencia – Formato

diligenciado formato 1DS-OF-0001 comunicación oficial).
Existe comunicación oficial donde se especifique los ajustes a

realizar.
Se estipuló los cinco (5) días hábiles para subsanar las

novedades realizadas.
Se presentó comunicación oficial y/o soporte electrónico con los

ajustes de las novedades.
El formato 1DS-OF-0001 comunicación oficial, cuenta con

número de radicado y firma respectiva.
La comunicación oficial corresponde a la versión vigente en la

fecha en que se elaboró.
11. ARCHIVO CENTRAL – Ubicar físicamente las unidades de conservación carpetas y cajas. (Evidencia –
Unidades de conservación ubicadas en la respectiva estantería).
La documentación se encuentra ubicada según la estructura

orgánica.
Las unidades de conservación se encuentran numeradas

consecutivamente.
Los acervos documentales están ubicados en la estantería.
12. ARCHIVO CENTRAL – Actualizar inventario documental. (Evidencia – Formatos 1DG-FR-0010 Formato
único de inventario documental diligenciado “FUID”, 1DS-AC-0001 Acta).
Existe el inventario documental, de acuerdo con el formato que

se encuentra en la versión actualizada en la SVE.
Los expedientes se encuentran registrados en su totalidad en el

formato único de inventario documental.
El formato se encuentra correctamente diligenciado y firmado

por cada uno de los revisores.
Existe el acta donde se relacione el inventario documental y las

novedades presentadas en la vigencia.
El inventario se encuentra en forma magnética para cada

vigencia.
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13. ARCHIVO CENTRAL – Remitir inventario documental. (Evidencia – Formato 1DS-OF-0001 comunicación
oficial).
Existe la comunicación oficial mediante la cual unidad remitió los

inventarios documentales a la Secretaría General.
El Asesor Jurídico aparece en la comunicación oficial como

revisor.
14. ARCHIVO CENTRAL – Clasificar las series y subseries. (Evidencia – Formato GD-FR-0011 Eliminación
documental).
La información propuesta para eliminación documental se validó

de acuerdo a los tiempos de retención, disposición final,
procedimiento establecidos en la TRD y valoración de la
información con valor secundario.
Existen proyectos de eliminación documental que hayan sido

presentados al Comité de Gestión Documental.
Se cuentan con actas de eliminación documental aprobadas por

el presidente del Comité de Gestión Documental
El formato de eliminación documental se encuentra diligenciado

correctamente.
El formato de eliminación documental se encuentra publicado o

se publicó en la página web, un periodo consecutivo de 30 días.
15. ARCHIVO CENTRAL – Seguimiento Gestor de Contenidos Policiales. (Evidencia – Formato diligenciado
1DT-FR-0015 Declaración de confidencialidad y compromiso con la seguridad de la información servidor
público, Reportes GECOP, 1DS-AC-0001 Acta)
Cuenta con los formatos de “Declaración de confidencialidad y

compromiso con la seguridad de la información servidor público”
de todos los funcionarios que tienen asignado usuarios GECOP.
Cuenta con los reportes quincenales de los documentos que

tiene cargada la unidad.
Ha realizado socializaciones de la implementación del Gestor de

Contenidos Policiales al interior de la unidad.
16. ARCHIVO CENTRAL – Seguimiento a los programas de conservación preventiva. (Evidencia – Formato
diligenciado 1GD-FR-0012 Seguimiento a los programas de conservación preventiva para los archivos de
la Policía Nacional)
El formato está acorde a lo establecido en la SVE.
El formato 1GD-FR-0012 se encuentra firmado por el jefe de

gestión documental de la unidad.

inspección y mantenimiento de instalaciones de archivo.

almacenamiento de documentos en el archivo de gestión
trimestralmente.

limpieza de áreas y documentos trimestralmente.
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control de plagas trimestralmente.
Existen las evidencias mencionadas en el formato 1GD-FR-

0012.
Las evidencias se encuentran firmadas por cada uno de sus

responsables mencionados en el formato de seguimiento.
17. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - Socialización de la Resolución No. 05289 del 30/11/2015
“Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”. (Evidencia – Formato
diligenciado 1DS-AC-0001 Acta)
Existen actas de socialización.
El acta contiene dentro de sus temas, la socialización del

programa de gestión documental.
El acta cuenta con el listado de asistentes y la firma de quien

presidió la socialización.
El acta cuenta con la correcta descripción de la serie y subserie,

y número de consecutivo.
El formato de acta está acorde a lo establecido en la SVE.
18. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - Conformación del Comité de Gestión Documental.

(Evidencia - Acto Administrativo).
Existe el acto administrativo que evidencie la conformación del

Comité de Gestión Documental.
El acto administrativo contiene los integrantes y funciones del

comité según lo dispuesto en el programa de gestión
documental.
El acto administrativo se encuentra actualizado con los

integrantes y funciones según lo dispuesto en el programa de
gestión documental.
El acto administrativo contiene la firma de señor Comandante de

Unidad como presidente del comité, o Subcomandante de
Unidad cuando se le haya delegado ésta función.
El acto administrativo se encuentra en el formato establecido en

la SVE.
19. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Ubicación edificaciones de archivo. (Evidencia – Registro

fotográfico o escrito).
El terreno no se encuentra en riesgo de humedad subterránea.
Las instalaciones no tienen problemas de inundación.
Las instalaciones de archivo se encuentran lejos de industrias

contaminantes.
Existe el espacio suficiente para albergar la documentación

acumulada y su natural incremento.
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20. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Aspectos estructurales edificaciones de archivo. (Evidencia –
Registro fotográfico o escrito).
Las placas y pisos están dimensionada para soportar la carga

documental.
La pintura no debe contar con desgastes mínimos de abrasión y

corrosión.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar sin desgaste

mínimo de abrasión y corrosión.
Las pinturas utilizadas no deberán poseer desprendimiento de

sustancias nocivas para la documentación.
Se utiliza estantería apropiada de 2.20 metros de alto.
21. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Capacidad de almacenamiento depósitos documentales.

(Evidencia – Registro fotográfico o escrito).
Los depósitos de almacenamiento se dimensionaron teniendo

en cuenta el volumen, manipulación, transporte y seguridad de
la documentación.
Se valoró el crecimiento natural de la documentación de la

unidad.
22. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Distribución de espacios edificaciones de archivo. (Evidencia –

Registro fotográfico o escrito).
Las áreas de custodia de documentos o depósitos

documentales cuentan con los elementos de seguridad y control
necesarios.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de

servicios, están fuera de las áreas de almacenamiento o
depósitos.
Existe aislamiento entre las áreas de depósito, custodia,

recepción, organización y tratamiento de los documentos.
El área de consulta cuenta con los elementos de seguridad

(guantes de nitrilo, gafas, bata, tapabocas y gorro), necesarios
para su funcionamiento.
Las áreas de depósitos de archivo cuentan con iluminación

adecuada.
23. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Áreas de depósito de archivo. (Evidencia – Registro fotográfico o
escrito).
Existe mobiliario y/o estantería adecuada.
La estantería se encuentra correctamente ubicada.
La estantería cuenta con espacios de circulación adecuados.
La estantería cuenta con un sistema de identificación visual.
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La documentación producida en los diferentes formatos, se
encuentra en las unidades de conservación que cumplen con el
diseño y material adecuado para su preservación.
24. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Temperatura y humedad, ventilación, iluminación, mantenimiento.

(Evidencia – Registros de medición).
Se cuenta con las planillas de medición de temperatura y

humedad relativa.
Cuenta con los equipos de medición de temperatura y humedad

relativa, aire acondicionado e intensidad de la luz.
Los equipos de medición de temperatura y humedad relativa, e

intensidad de la luz se encuentran calibrados.
Se utiliza filtros ultravioleta para evitar la incidencia de la luz

directa sobre documentación y contenedores.
Se cuenta con el cronograma de limpieza de la documentación y

estantes.
25. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Seguridad. (Evidencia – Registro fotográfico o escrito).

Cuenta con extintores de CO2, Solkaflan o Multipropósito según
el material custodiado.
Se cuenta con el número de extintores y especificaciones

técnicas acorde con las dimensiones de las instalaciones.
Cuentan con alarma, contra incendio y robo.
Se encuentra ubicada y visible la señalización de las rutas de

evacuación y rescate.
La unidad cuenta el plan de emergencias y evacuación, y el

simulacros respectivo.
26. CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS – Factores naturales. (Evidencia – Registro fotográfico o escrito).
No se siembran árboles muy cerca de las edificaciones de
archivo, estos se ubican por lo menos cinco (5) metros de las
paredes y ventanas.
No existe aglomeración de insectos por cercanía de arboles
Señalización sobre el no consumo de alimentos dentro de las

diferentes áreas de la edificación de archivo.
Las ventanas, puertas y respiraderos se mantienen cerrados en

la medida de lo posible, o cubiertos con telas o mallas para
impedir el ingreso de animales.
______________________________________________________
Jefe de Gestión Documental
(Firma)
Página 8 de 8

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INISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

LISTA DE CHEQUEO, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

1. ARCHIVO DE GESTIÓN - Identificar las Tablas de Retención Documental de la dependencia. (Evidencia -

Las TRD corresponden a la oficina productora.

Las TRD contienen la fecha de la última actualización.

Las TRD contienen el número de resolución de estructura

Las TRD se encuentran debidamente firmadas por el presidente

Las TRD se encuentran en medio electrónico en formato PDF.

2. ARCHIVO DE GESTIÓN – Producción de documentos digitalizados y electrónicos. (Evidencia -

La dependencia genera documentos electrónicos.

Todos los documentos producidos por la dependencia según la

Los documentos producidos por la dependencia según la TRD

Los formatos de los documentos producidos se encuentran

No existen documentos electrónicos impresos.

No existen documentos de derechos de petición con más de 15

No existen documentos de consultas de información con más de

Se realiza los comentarios respectivos a los documentos que se

El contenido del documento producido corresponde a la TRD de

La codificación del expediente o carpeta corresponde a la serie

La documentación contenida en la carpeta corresponde al título

El rótulo de identificación de carpeta es legible y se encuentra

El rótulo de identificación de carpeta se encuentra ubicado de

4. ARCHIVO DE GESTIÓN – Organización documental. (Evidencia – Expediente o carpeta aleatoria

En la carpeta existe un solo tipo documental, serie o subserie

Los documentos archivados u organizados se encuentran

El expediente se encuentra foliado en la parte superior derecha

El expediente cuenta con la clasificación, depuración y

La documentación está libre de ganchos, cintas, adhesivos y

5. ARCHIVO DE GESTIÓN – Descripción Documental. (Evidencia – Formatos diligenciados 1GD-FR-0007

Los documentos del expediente coinciden con lo diligenciado en

La hoja de control cuenta con la firma del responsable del

Las cajas del archivo de gestión cuentan con el rótulo de

El rótulo de identificación de caja se encuentra correctamente

El formato de hoja de control está acorde a lo establecido en la

El formato rótulo de identificación de caja está acorde a lo

6. ARCHIVO DE GESTIÓN – Inventarios documentales. (Evidencia – 1DG-FR-0010 Formato único de

Existe inventario documental por cada vigencia.

El total de los expedientes se encuentran registrados en el

El FUID se encuentra diligenciado en su totalidad con sus

El FUID corresponde a la versión actualizada según la fecha de

7. ARCHIVO DE GESTIÓN – Ubicación física de las unidades de conservación. (Evidencia – Unidades de

Existe estantería adecuada para ubicar las unidades de

Las cajas se encuentran identificadas con su respectivo rótulo

Las unidades de conservación se encuentran numeradas

Las unidades de conservación se encuentran ubicadas de

Las unidades de conservación se encuentran en buen estado.

La documentación se encuentra archivada en unidades de

8. ARCHIVO DE GESTIÓN – Seguimiento a los programas de conservación preventiva. (Evidencia –

La oficina productora ejecuta las actividades del programa de

La oficina productora ejecuta las actividades del programa de

La oficina productora ejecuta las actividades del programa de

La oficina productora ejecuta las actividades del programa de

El formato está acorde a lo establecido en la SVE.

GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL:

9. ARCHIVO CENTRAL – Transferencia primaria. (Evidencia – Formatos diligenciados 1DG-FR-0010

Existe inventario documental.

El FUID se encuentra en forma magnética que permita su

El formato se encuentra correctamente diligenciado y firmado

Las observaciones existentes en los inventarios corresponden a

Cuenta con el cronograma de transferencias primarias

10. ARCHIVO CENTRAL – Devolución de los documentos de la transferencia. (Evidencia – Formato

Existe comunicación oficial donde se especifique los ajustes a

Se estipuló los cinco (5) días hábiles para subsanar las