República Bolivariana de Venezuela

Ministerio Del Poder Popular para la Educación Superior

Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial

Extensión Puerto La Cruz – Anzoátegui

Profesora.:

Xiomara Marcano

Realizado por:

Alejandra Micet C.I.:27072570

Christian Fuentes C.I.:26632067

Anzoátegui, Abril 2019

 Índice

Introducción……………………………………………… 3

Definición de Microsoft Project…………………………..4

Origen……………………………………………………...4

Uso o aplicaciones……………………………………..…..5

Como elaborar un Proyecto……………………………...5,6

Calendario……………………………………………...…6

Ruta critica……………………………………………..…7

Diagrama de Gantt……………………………….………8

Tareas……………………………………………………..8,9

Precedencia………………………………………………..9,10

Ejemplo de un proyecto…………………………………10, 11,12

Conclusión…………………………………………………..13

2
 Introducción

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado

y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a
febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el
PMBoK del Project Management Institute.

3
Microsoft Project

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos y programas de

proyectos, diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores
de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2019 es la más reciente a
Enero de 2019) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en
el PMBoK del Project Management Institute.

Microsoft Project en sus versiones de escritorio para usuarios finales Project Professional y
Project Pro para Office 365, permite conectar con Microsoft Project Online y Project Server,
vinculando y adquiriendo bondades de administración centralizada del portafolio de proyectos y
otras grandes funcionalidades para administrar, proyectos, programas y portafolio

Origen

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos desarrollado y vendido

por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en
1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del
software en 1985 y produjo la versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión
4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La
primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un
dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de
dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido
etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido
en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones: Standard y Professional.

Una versión para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su desarrollo continuó hasta Project
4.0 para Mac en 1993. En 1994 Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las
aplicaciones Mac y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la creación de
la nueva unidad de negocio "Microsoft Macintosh" el año anterior. El MacBU no lanzó ninguna
versión actualizada para Project y la versión de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003,
2007, 2010, 2013, 2016 y 2019

4
Uso o aplicaciones

Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos,

utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse
del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular
costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel.

Es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del
director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas de Gantt. A
continuación, nombramos las más relevantes:

Ruta crítica

Control de proyecto

Diagrama de Gantt

Sobrecarga de recursos

Cálculo de costos

Resumen de Proyecto

Como elaborar un proyecto

Primeramente

1. Haga clic en la pestaña archivo, haga clic en nuevo y elija proyecto en blanco .
2. En la pestaña proyecto, en el grupo propiedades, haga clic en información del proyecto.
3. Programe el proyecto en el cuadro de diálogo información del proyecto:
 Para programar a partir de la fecha de inicio, haga clic en fecha de comienzo del
proyecto en el cuadro programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha de
inicio en el cuadro fecha de comienzo.
 Para programar desde la fecha de finalización, haga clic en fecha de finalIzación del
proyecto en el cuadro programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha de
finalización en el cuadro fecha de finalización.

Sugerencia: Programar a partir de la fecha de finalización si necesita averiguar cuánto tiempo

puede iniciar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para
programar a partir de la fecha de inicio en la que comienza el trabajo en el proyecto.

5
 4. Si está usando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados de
empresa en el proyecto. En la sección campos personalizados de empresa , haga clic en el
campo de valor de un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor.

Nota: Debe especificar valores para los campos personalizados de empresa requeridos ,
marcados con un asterisco (*), o no podrá guardar el proyecto.

Si los planes cambian, puede cambiar esta información inicial del proyecto en cualquier
momento en el cuadro de diálogo información del proyecto . Sin embargo, si ha aplicado datos
reales, como fechas reales de comienzo o finalización, a tareas, las tareas no se volverán a
programar en función de la información del proyecto actualizada. Además, si ha puesto
restricciones en las tareas, mover la fecha de inicio o finalización del proyecto no moverá
necesariamente todas las tareas en relación con la nueva fecha.

Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:

 Si desea guardar el proyecto como un proyecto empresarial, debe conectarse a Project

Server antes de crear el proyecto.
 Si crea y guarda el proyecto de forma local y después decide guardarlo en Project Server
más adelante, el proyecto se actualizará con la configuración de la plantilla de la
información global de la empresa. Es posible que el proyecto se haya actualizado con
diferentes vistas, tablas, campos y otros elementos. Además, se perderá el formato
incoherente con la plantilla global de empresa.

Calendario

Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de

proyecto, calendarios de tareas y calendarios de recursos.

Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos,
tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de
la organización. Especifican el horario laboral de cada día, los días laborables de la semana y las
excepciones, como los días festivos de la compañía. En Project se han configurado de forma
predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y Turno de noche.

Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario base como plantilla y,
después, se modifican para reflejar los días y horas laborables específicos de proyectos, recursos
o tareas individuales. Estos calendarios específicos son especialmente útiles para realizar un
seguimiento de excedencias, turnos de trabajo o tareas que se completan con equipamiento que
se usa por las noches y durante los fines de semana.

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Ruta crítica

Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para reconocer cuáles son
esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para estimar la duración total del
proyecto, para determinar el tiempo más corto posible de realización, sin tiempos de holgura, y
para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores muy válidos para una buena
planificación.

Se denomina ruta crítica a un método que se emplea para calcular los tiempos en
la planificación de un proyecto. Se trata de un algoritmo que busca optimizar los costos a partir
de la programación de las acciones.

El método de la ruta crítica, creado en la década de 1950, también se conoce como CPM por su
denominación en inglés: Critical Path Method. Puede entenderse a la ruta crítica como
una secuencia de elementos relacionados entre sí que indica cuál es el plazo en el cual se puede
desarrollar un proyecto. Esto quiere decir que, en el caso de que se produzca una demora en
algunos de los elementos, la totalidad de la ruta crítica (y, por lo tanto, la concreción del
proyecto), se verá demorada.

Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto que la ruta crítica o CPM se diferencia
claramente del método llamado PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos), porque
ella se basa en lo que son intervalos de terminanticos y este otro en tiempos probabilísticos.

Para desarrollar una ruta crítica, primero es imprescindible identificar la totalidad de las
acciones que forman parte del proyecto y establecer vínculos de precedencia. A partir de esta
identificación, se puede establecer el tiempo de cada actividad. Luego se debe desarrollar una red
que incluya todas estas actividades. Tras analizar la información con distintos cálculos,
finalmente se puede identificar la ruta crítica, que será un camino hacia la concreción del
proyecto.

Más exactamente podemos determinar que estas son las fases que deben componer y darle forma
a la planificación de cualquier proyecto mediante la técnica o método de la ruta crítica:
-En un primer momento, lo que se debe hacer es proceder a identificar todas y cada una de las
actividades que toman parte en el citado proyecto así como las relaciones entre ellas. Todo eso
sin pasar por alto tampoco las reglas de precedencia o las sucesiones.
-A continuación, es el momento de darle forma a lo que se conoce como diagrama de red, que
tendrá como elementos protagonistas los identificados en la etapa anterior.
-La tercera fase importante del CPM es el llamado cálculo de red, que se realiza en base a tres
elementos o indicadores muy importantes que se determinan para cada actividad o evento: el T1,
que es el tiempo más temprano para la realización de ese; el T2, que es el tiempo más tardío para
que se lleve a cabo el citado evento; y finalmente la H, que es el conocido como tiempo de
holgura y que básicamente es la diferencia que existe entre el T2 y el T1.
-A continuación y por último, habrá que acometer la elaboración del cronograma.

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Diagrama de Gantt:

Se muestra automáticamente. Como en cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas

representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. Se señalan con
barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. Se diferencian
por colores las actividades críticas de las que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas
de menor rango.

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un

período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas,
permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y,
además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario
general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo
concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea
que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo
fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede
asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y
personal requeridos.

Tareas

Hay 3 tipos de tarea en e Project:

Tarea: Descripción de un trabajo o desarrollo específico, se puede asignar equipo, estimar

esfuerzo o enlazar compras e ingresos.

Tarea resumen: Agrupación de tareas en bloques o grupos. El equipo y esfuerzo de las tareas
resumen será el agregado de las tareas que la componen. Las tareas resumen son tareas que están
compuestas de sub-tareas, de modo que según se estructuren las tareas resumen y sus sub-tareas
se irán definiendo niveles y la jerarquía de tareas. Puede haber tareas resumen que estén
formadas por sub-tareas resumen y de esta manera se podrán añadir tantos niveles de tareas
como deseen.

Hito: Punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para
supervisar el progreso del proyecto, suele depender de la fecha de fin de tareas predecesoras. Los
hitos tienen especial relevancia en el control del cumplimiento de los entregables del proyecto y

8
de la documentación resultante de cada tarea. Los hitos también pueden definir puntos concretos
importantes en el cronograma que no estén necesariamente relacionados con los entregables.

Al diseñar el proyecto han de indicarse de manera concreta y precisa las tareas programadas para
cumplir los entregables (que pueden estar definidos en el cronograma mediante hitos). Por tanto,
hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

 especificar y enumerar las tareas a realizar;

 distribuir el tiempo para el desarrollo de las tareas, indicado la fecha de inicio y de

finalización de cada una de ellas;

 secuenciar las tareas y definir las dependencias entre ellas

 indicar los recursos (humanos, materiales, técnicos o económicos) necesarios para cada
tarea.

Precedencias

El método del diagrama de precedencias (en inglés, Precedence Diagramming Method1 o

PDM) es una herramienta para la programación de actividades en la planeación de un proyecto.
Es un método de construcción de un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza
cajas, denominados nodos, para representar las actividades y los conecta con flechas que
muestran las dependencias.

Este método se caracteriza por el establecimiento de relaciones lógicas entre actividades:

 Final a Inicio (FS). Relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que haya concluido una actividad predecesora. Por ejemplo, la instalación del
sistema operativo de un PC (sucesora) no puede comenzar hasta que el hardware del PC
sea ensamblado (predecesora).

 Final a Final (FF). Relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede finalizar
hasta que haya concluido una actividad predecesora. Por ejemplo, es necesario terminar
de redactar un documento (predecesora) antes de que pueda finalizar su edición
(sucesora).

 Inicio a Inicio (SS). Relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que haya comenzado una actividad predecesora. Por ejemplo, nivelar el cemento
(sucesora) no puede comenzar antes de comenzar a verter los cimientos (predecesora).

9
  Inicio a Final (SF). Relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede finalizar
hasta que haya comenzado una actividad predecesora. Por ejemplo, un nuevo sistema de
cuentas a pagar (sucesora) tiene que comenzar antes de que el antiguo sistema de cuentas
a pagar pueda ser anulado (predecesora).

Ejemplo de un proyecto

Ejercicio A

El presidente de la cámara de comercio junto con la dirección regional de educación, cita a una
reunión a todos los promotores de las instituciones educativas para tratar temas de gestión y
desarrollar un proyecto para la capacitación en educación familiar a los pobladores con pocos
recursos económicos y que están al margen de una formación integral.

El conjunto de todas estas actividades/tareas darán inicio el 23 marzo del 2011

Lo mencionado se desarrollará de la siguiente manera:

Actividad/Tarea Duración

Creación de la lista de promotores a invitar a la reunión 1d

Preparación de oficios, sellos, firmas. 1d

Reparto de oficios y confirmación de asistencia 3d

Preparación de la sala para la reunión 0.5 d

Congregación de promotores 0.5 d

Trabajo del equipo formado/elaboración de temas a tratar 8d

Definición de todas las propuestas 1

Estructuración de la ejecución / cargos y responsabilidades 2

Aceptación de compromisos y fijación de fecha para inicio del proyecto. 1

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Las predecesoras para todas las tareas trabajarlas una detrás de otra.

Indicar:

Fecha Inicio :

Fecha Final :

Duración :

No olvidar que la forma de cómo se apliquen las predecesoras, determinan el tiempo y la gráfica
en el diagrama de Gantt.

Para ver la información que se le pide, puede hacerlo por el menú Proyecto/Información del
proyecto/botón Estadística.

Un proyecto ya realizado se representaría así

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12
 Conclusión

Project es un programa my útil para la planeación y organización de cualquier actividad si se

quiere hacer de forma eficiente, pues contiene las herramientas necesarias para la correcta
elaboración, seguimiento y finalización

Nos ayuda a administrar correctamente las fases y recursos desdetiempos, materiales, presupuest
os, personal, costos, generar reportes, representaciones gracias en el mínimo tiempo y por
supuesto con el mínimo esfuerzo, para esto Project debe estar siempre alimentado con datos
útiles y correctos

Es muy amigable su uso y esto representa la factibilidad para llevarlo a cabo dentro de cualquier
ámbito laboral, escolar, personal entre otros

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