MARCO TEÓRICO

Con el propósito de desarrollar un marco teórico de la propuesta de un plan de mejora

para la planeación presupuestal de la empresa distribuidora GUIVAL de la ciudad de Cali, es de

gran ventaja tratar temas organizacionales ya que de esta manera se ahondara en el conocimiento

de la organización, de igual manera se trataran temas que permitan concentrar temas que ayuden

al plan de la mejora de la planeación presupuestal de la empresa distribuidora GUIVAL

asistiendo en el cómodo entendimiento del control interno orientado al efectivo y sus

equivalentes, con el designio de que se pueda establecer un modelo que se pueda incorporarse en

las diferentes áreas de la empresa que le permita alcanzar sus objetivos organizacionales de una

manera más eficiente.

DEFINICIÓN PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan que integra todos los departamentos de una entidad con el fin de

obtener un objetivo en común, se caracteriza por su expresión financiera con respecto a los

recursos que maneja una entidad, ya que se convierte en un instrumento de gestión que anticipa el

conocimiento de múltiples situaciones que puedan generarse en un determinado periodo

facilitando diferentes alternativas a la dirección para la toma de decisiones.

Según (Burbano Ruiz, 1995) El presupuesto es la estimación programada, de manera

sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un

periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de

los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la

adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.

 FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

La función principal de un presupuesto es poder dar información de manera oportuna a la

organización, con la finalidad de mantener controlada las finanzas de la empresa, mas sin

embargo la utilidad con la que son elaborados depende principalmente de la organización y los

fines con que son elaborados, entre las funciones que mas se destacan se puede destacar:

a) Ser una herramienta analítica, precisa y oportuna.

b) Tener la capacidad para predecir el desempeño.

c) Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

d) Advertir sobre las desviaciones respecto a los pronósticos.

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

En todas las entidades según su estructura organizacional se manejan diferentes tipos de

presupuesto, mas sin embargo cada uno de estos no pierde sus características desde su visión

endógena ya que presenta tres tipos de comportamientos como los menciona González Cristóbal

Del Río en su libro el presupuesto donde referencia tres tipos de comportamiento:

Según (Gonzalez, 2009) define que las características de un presupuesto son las

siguientes:

1. DE FORMULACIÓN

1.1 ADAPTACIÓN A LA EMPRESA

La formulación de los presupuestos debe ir en función directa con las

 Características de la misma. Debiendo adaptarse a la finalidad de la misma en todo y cada

uno de sus aspectos.

1.1.2 PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, COORDINANCIÓN,

DIRECCIÓN Y CONTROL DE FUNCIONES

Para formular un presupuesto se debe partir de un plan preconcebido, dicha planeación no

resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en

que se presenta una situación favorable o desfavorable, para lograrlo es imprescindible coordinar

y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo.

2. DE PRESENTACIÓN

2.1 DE A CUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES Y

ECONÓMICAS

Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración tienen como

requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas

(período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración

contable, para efectos de comparación.

3. DE APLICACIÓN

3.1 ELASTICIDAD Y CRITERIO

Los presupuestos deben ser aplicados con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar

cambios los cuales pueden estar sujetos a las constantes fluctuaciones del mercado, la fuerte
presión a que actualmente se ven sometidos las empresas debido a la competencia, a las

variaciones de las ventas y la producción y el ciclo económico.

4. CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO

En los presupuestos es muy común encontrar diferentes tipos de denominaciones como

los menciona Cristóbal Gonzales del Rio, donde llega a la conclusión que estas denominaciones

solo son formas de llamar las particularidades que se presentan en los presupuestos.

Según (Soto, 2011) Los presupuestos se clasifican según diferentes características, estas

son:

4.1 SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

a) Presupuestos rígidos: son aquellos que están establecidos para que no

varíen en la realidad; los controles que determina la administración no se pueden ajustar

fácilmente, pues requieren una reunión directiva y una nueva planeación para realizar

algún cambio, este tiempo para ajustar un presupuesto, puede ser determinante en alguna

negociación, lo cual puede ser aburridor y extenuante.

b) Presupuestos flexibles: es un presupuesto que tiene en cuenta diferentes

variables que se pueden presentar en el proceso, por lo tanto, se puede ajustar a la

necesidad del administrador de presentarse alguna posible negociación o desarrollo de un

nuevo proyecto.

4.2 SEGÚN EL TIEMPO

a) Presupuesto a corto plazo: este es un presupuesto que se realiza en períodos

menores a o iguales a un (1) año.

 b) Presupuestos a mediano plazo: se realiza en períodos menores o iguales a

tres (3) años y mayores a un (1) año.

c) Presupuesto a largo plazo: son presupuestos que se realizan en períodos

mayores a tres años, generalmente se preparan a cinco años.

4.3 SEGÚN EL ÁREA

Teniendo en cuenta que los presupuestos presentan diferente clasificación según el área

que se emplea en las diferentes entidades para efectos de esta estructuración plantearemos los

siguientes:

a) Presupuesto de área de administración: analiza los recursos que consume y

produce los departamentos de dirección y administración como contabilidad, gerencia,

tesorería, recurso huma no, cartera, recepción y demás departamentos que hacen parte de

la dirección de la empresa.

b) Presupuesto de área de ventas: analiza los recursos que consume y produce

de los departamentos de ventas, almacenes, distribución, publicidad y atención al cliente.

c) Presupuesto de Compras: es el presupuesto que prevé las compras de

materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente

se hacen en unidades y costos.

4.4 SEGÚN EL SECTOR DE APLICACIÓN

a) Presupuestos públicos: son los presupuestos de consumo de recursos (gasto

público) y producción de ingresos que desarrolla el Estado, para el desarrollo de

programas y manejo de establecimientos que apoyan las necesidades sociales de un país.

 b) Presupuestos privados: son los presupuestos que desarrolla las empresas

privadas y la producción de utilidades podrá ser repartida entre los accionistas.

4.5 SEGÚN SU IMPORTANCIA

a) Presupuestos generales: es el presupuesto que muestra todo el proceso

productivo de una empresa en un período determinado.

b) Presupuestos de proyectos: es el presupuesto de un negocio o proyecto

determinado que tiene la empresa, como elaboración de un nuevo producto, compra de

nueva tecnología, inversión en publicidad y demás inversiones en algo determinado de la

empresa.

c) Presupuestos auxiliares: este presupuesto muestra por separado cada

actividad de la empresa.

DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE PRESUPUESTARIO

Un sistema presupuestal es un conjunto de herramientas que se complementa con el

objetivo de integrar herramientas que van orientadas a las entidades con el propósito de brindar

información eficaz, con la intención de optimizar los recursos que posee una organización, de

acuerdo con las competencias que la misma desea implementar en determinado momento.

Un sistema presupuestal al ser un ser un conjunto ordenado de normas, instrumentos

técnicos que van dirigidos a la aprobación de diferentes recursos el cual ayuda a una organización

a optimizar sus recursos de manera eficaz.

 Según (ROSENBERG, 1999 ) Un sistema es un conjunto de métodos, procedimientos o

técnicas relacionadas con objeto de formar un todo organizado.

ELEMENTOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL

El sistema presupuestal integra diferentes elementos los cuales van orientados a la

construstrución del mismo ya que al estar integrados logran construir un sistema.

Según (Burbano Ruiz, Presupuestos: Enfoque de gestión, planeación y control de

recursos, 2005) La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se

comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la administración misa, o

sea, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación,

dirección y control.

La planeación y el control como funciones de la gestión administrativa se materializan en

el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la

dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los

objetivos

Esto elementos integrados permiten que los presupuestos reposen con bases sólidas en una

compañía de teniendo en cuenta que dicha integración en de gran vitalidad para esta herramienta

de gestión es de gran interés ahondar en su estructura endógena.

Según Jerry M. Rosenberg en el diccionario de administración y finanzas define:

a) Planeación

Actividad organizacional que requiere establecer recurso prestablecido de acciones,

empezando con la determinación de metas.

 b) Organización

Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a

cabo las políticas empresariales o, más precisamente, los programas que tales políticas inspiran.

c) Coordinación

Funciones de dirección que compren un grupo de actividades entre las que cabe señalar

las de planificación, dirección y control.

d) Dirección

Función desempeñada por una persona o grupo encargado del estudio, análisis, toma de

decisiones y ejecución de acciones, en beneficio de la organización para la cual trabajan.

e) Control

Proceso que ejecutan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos

y las fuerzas de la organización, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas

que han repartido se ejecutan de acuerdo con lo requerimiento, planes o programas de la

organización. Formulación continua de planes, evaluaciones, métodos de organización,

reglamentaciones, sanciones, análisis, verificaciones y sincronización.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE PRESUPUESTARIO

La preparación de un presupuesto como herramienta de que ayude a la organización a

planificar y controlar se debe tener en cuenta una serie de etapas que permitan su eficiente

estructuración.
 Según (Ruiz, Presupuestos, enfoque moderno de planeación y control de recursos, 3ª

edición, 2005) Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de

planeamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se

tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.

a) Pre iniciación

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las

tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas,

costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en

el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la

dirección y se estudia el comportamiento de la presa. Este diagnóstico contribuir a sentar los

fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar

decisiones en los campos siguientes:

 Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o

diferenciación.

 Selección de las opciones de crecimiento: intensivo, integrado o

diversificado.

b) Elaboración

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se

ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos

presupuestales; se procede según las pautas siguientes:

  En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los

volúmenes a comercializar previstos y de los precios.

 Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura,

según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan

sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el

presupuesto de la nómica en todos los órdenes administrativos y operativos

c) Ejecución

La define como la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar

los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si

sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,

financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas

propuestas.

d) Control: monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada

una de las actividades empresariales, puede afirmase que su concurso seria parcial al no

incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa

con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se

enfrentan los pronósticos con la realidad.

e) Evaluación

Al culminar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe

crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento

de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar las
fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de

acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento

materializado en presupuestos.

Según (Ruiz J. E., 2011) define que el procedimiento para elaborar un presupuesto

comprende desde la investigación de los mercados hasta la presentación de los estados

financieros proyectados.

QUE ES CONTROL

Se entiende por control un mecanismo de prevención que adopta la administración con el

propósito de proveer y corregir deviaciones o incongruencia en el curso de la formulación y

ejecución de las acciones que propone una empresa.

Según (Stoner, 1996) es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se

ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más generalizado que la

planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de

planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en

tomar las medidas correctivas que se requieren.

QUE ES CONTROL INTERNO

El control interno se entiende como el proceso que integra una serie de acciónese que se

ejecutando en una administración buscando el desarrollo de una entidad. Con el sentido de

ahondar más desde un sentido endógeno del concepto del control interno algunos autores lo

definen como:
 Según (ROSENBERG, DICCIONARIO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, 1999)

métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y

veracidad de la información y la salvaguarda del patrimonio.

Según (Gaitan, 2006) control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o

concejo administrativo de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del

personal diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la

empresa.