VALIDEZ DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

OTORGADOS EN EL EXTRANJERO EN CHILE.

Nuestro Código Civil para dar efectos a instrumentos públicos

otorgados en el extranjero distinguió entre forma y autenticidad.
La forma, esto es, las solemnidades externas, se rige por la ley
del país en que fueron otorgados. La autenticidad, es decir, el
hecho de haber sido realmente otorgados y autorizados por las
personas y de la manera que en los tales instrumentos se
expresa, se prueba conforme a lo que establezca el Código de
Procedimiento Civil (art. 17 del Código Civil). El Código de
Procedimiento Civil, en su art. 345, acogió el sistema usual de
“cadena de firmas”, que es el trámite que hoy en día se utiliza
para la legalización de los documentos.

ESTO SE MODIFICO POR SER MUY ENGORROSO Y SE

SUSCRIBIO LA CONVENCION DE LA APOSTLLA, que
sustituye el sistema de cadena de firmas por una sola nota de
certificación añadida al documento que se denomina en francés
“apostille

La idea es que todos los países que ratifican o se adhieren a esta

Convención se comprometen a reconocer y a entregar esa única
certificación para documentos públicos, con un contenido
prestablecido de pocos pero esenciales datos, y que es emitida
por las autoridades que cada Estado define y comunica al
Ministerio de Relaciones Exteriores de Países Bajos (Holanda).

Sólo en agosto de 2012 el Congreso chileno, a propuesta del

Poder Ejecutivo, aprobó la Convención. Estando todavía
pendiente de ratificación, con fecha 2 de enero de 2014, se
publicó en el Diario Oficial la Ley Nº 20.711 por la cual se
establecen las normas necesarias para aplicar la Convención en
el sistema normativo interno

La ley no suprime el sistema de la legalización, ya que éste

seguirá ocupándose si el país extranjero no forma parte de la
Convención o cuando se trate de documentos que ésta no cubre.
El sistema de la apostilla se agrega como alternativa y por eso se
añade un art. 345 bis al Código de Procedimiento Civil.

La nueva norma dispone, en primer lugar, que los

instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte
de la Convención no deberán ser sometidos al
procedimiento de legalización, si respecto de éstos se
ha otorgado apostillas por la autoridad designada
por el Estado de que dimana dicho instrumento (art.
345 bis inc. 1º CPC). A su vez, una modificación al
Código Orgánico de Tribunales aclara que los
instrumentos apostillados no necesitan ser
protocolizados para adquirir el valor de instrumentos
públicos (art. 420 Nº 5 COT).

Si se trata de documentos privados que han sido objeto de

certificaciones oficiales, se establece que éstas podrán ser
legalizadas por el sistema tradicional o por medio de apostilla.
Pero en tales casos la legalización o apostilla sólo acreditará
la autenticidad de la certificación, pero no concederá al
instrumento el carácter de público (art. 345 bis inc. 2º
CPC).

Finalmente, se reitera lo dispuesto en la Convención (art. 1) de

que no podrá otorgarse apostillas respecto de documentos
expedidos por agentes diplomáticos o consulares o documentos
administrativos que se refieren directamente a una operación
mercantil o aduanera (art. 345 bis inc. 3º CPC).

La apostilla da fe de sí misma, ya que no requiere certificación

de ninguna especie para ser considerada auténtica (art. 420 Nº
5 COT). Entendemos que ello no empece a que pueda restarse
validez o eficacia a una apostilla que no haya sido otorgada por
la autoridad competente del país de que se trata o que haya sido
consignada sin cumplir con los requisitos formales exigidos por
la Convención. Igualmente, debe señalarse que la apostilla se
limita dar fe de “la autenticidad de la firma, la calidad en que el
signatario del documento haya actuado y, en su caso, la
identidad del sello o timbre del que el documento esté
revestido”(art. 3 de la Convención).

El resto de las disposiciones de la Ley Nº 20.711 se dedica a

modificar distintos cuerpos legales para indicar qué autoridades
estarán en Chile facultadas para colocar apostillas a
instrumentos públicos o privados chilenos que puedan
requerirse para hacerlos valer en el extranjero. Se encarga a un
Reglamento el funcionamiento de un registro de apostillas y
también la posibilidad de que dicha certificación se provea de
manera electrónica o digital (e-app).
Con todo, debe advertirse que la vigencia de la ley ha quedado
en suspenso hasta que entre a regir en el país la Convención
(artículo primero transitorio ley Nº 20.711).

Para efectos internacionales, es necesario que Chile deposite el

instrumento de adhesión a la Convención en el Ministerio de
Asuntos Exteriores de Holanda y que transcurra un plazo de 6
meses, dentro del cual los Estados miembros podrían formular
objeciones. Pasados 60 días desde el vencimiento de ese plazo,
la Convención rige con los Estados partes que no hayan
formulado objeciones (art. 12 de la Convención).

Pero para que entre en vigor en Chile se necesitará, además, que

el tratado sea promulgado por decreto supremo y publicado en
el Diario Oficial. Desde la fecha de la publicación del decreto
promulgatorio, comenzará a tener vigencia la Convención y la
ley Nº 20.711, que se ha dictado para implementarla.

Convención de la Apostilla
Artículo 345 bis CPC .- Los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de
la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos
Públicos Extranjeros, no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización,
si respecto de éstos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el
Estado de que dimana dicho instrumento.

Las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos

privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una
fecha y autenticaciones de firmas, podrán presentarse legalizadas o con
apostillas otorgadas, con arreglo al artículo precedente y a éste,
respectivamente. Pero en estos casos la legalización o apostilla sólo acreditará
la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de
público.

Según lo dispuesto por la Convención a que se refiere el inciso primero, no

podrán otorgarse apostillas respecto de los documentos expedidos por agentes
diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieren
directamente a una operación mercantil o aduanera.

ART. 420 N° 5 DEL COT: Art. 420. Una vez protocolizados, valdrán como
instrumentos públicos:

1. Los testamentos cerrados y abiertos en forma legal;

2. Los testamentos solemnes abiertos que se otorguen en

hojas sueltas, siempre que su protocolización se haya
efectuado a más tardar, dentro del primer día siguiente hábil
al de su otorgamiento;

3. Los testamentos menos solemnes o privilegiados que no

hayan sido autorizados por notario, previo decreto del
juez competente;

4. Las actas de ofertas de pago, y

5. Los instrumentos otorgados en el extranjero, las

transcripciones y las traducciones efectuadas por el intérprete
oficial o los peritos nombrados al efecto por el juez
competente y debidamente legalizadas, que sirvan para otorgar
escrituras en Chile.