UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES

MAESTRÍA EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PROYECTOS

TECNOLÓGICOS

FACTORES DE ÉXITO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS

GUIA 2: PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO TECNOLÓGICO

AUTORES

ÁLVARO FRANCISCO JAVIER SEDANO QUIMBAYO

CAROLINA CAMPOS HOYOS
JORGE ALEJANDRO HERRERA ROMERO
JOSÉ WILLIAM VEGA

TUTOR

Bogotá, D.C. Mayo 19 de 2019

 CONTENIDO

INTRODUCCION ......................................................................................................................... 4

1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 5

1.1 Información General .................................................................................................... 5

1.2 Justificación Del Proyecto ............................................................................................ 5

1.3 Descripción Del Proyecto............................................................................................. 5

1.4 Objetivos Del Proyecto ................................................................................................ 9

1.5 Criterio De Éxito .......................................................................................................... 9

1.6 Presupuesto Del Proyecto........................................................................................... 10

1.7 Entregables Del Proyecto ........................................................................................... 10

1.8 Criterios De Aceptación ............................................................................................. 10

1.9 Programa De Ejecución .............................................................................................. 11

1.10 Supuestos ................................................................................................................ 11

1.11 Restricciones ........................................................................................................... 12

1.12 Riesgos Principales ................................................................................................. 12

1.13 Requisitos de Aprobación....................................................................................... 14

1.14 Administrador del Proyecto .................................................................................... 14

1.15 Requisitos de Generación ....................................................................................... 15

1.16 Persona Designada .................................................................................................. 16

1.17 Firma y Fecha ......................................................................................................... 16

2. Cronograma Del Proyecto Utilizando La Herramienta Ms-Project. .............................. 17

3. Presupuesto del proyecto utilizando MS Project. .......................................................... 17

4. Lecciones aprendidas del Proyecto ................................................................................ 17

CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 18
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................... 19

Índice de tablas

Tabla 1: Matriz de Análisis ......................................................................................................... 12

Tabla 2: Matriz de Riesgos .......................................................................................................... 13
 INTRODUCCION

El propósito de este documento es diseñar un Acta de Constitución para un proyecto de

integración de datos del sistema de información del Ministerio de Educación Nacional, basado en
las habilidades y el aprendizaje obtenidos a lo largo de esta maestría.

El proyecto se realizara mediante una aplicación que integre el actual sistema de información
que existe en el Ministerio de Educación nacional, que permita a los usuarios cargar y acceder a la
información actualizada, manteniendo la coherencia e integridad de los datos, permitiendo agilizar
el manejo y el flujo de información en la organización y lograr minimizar la redundancia de datos
existe hoy en día.
 1. Acta De Constitución Del Proyecto

1.1 Información General

Fecha 19 Mayo 2019

Nombre Del Proyecto
 Álvaro Francisco Javier Sedano Quimbayo
Elaborado  Jorge Alejandro Herrera Romero
 José William Vega
Versión 001

1.2 Justificación Del Proyecto

Este proyecto se está realizando con el fin de brindar una solución a la redundancia de datos que se
está presentando en el Ministerio de Educación Nacional. Actualmente el ministerio cuenta con un
total de 140 aplicaciones, que soportan todos los procesos misionales de las oficinas del Despacho
del Ministerio, el Viceministerio de Educación Superior y el Viceministerio de Educación de
Preescolar Básica y Media, así como los procesos de apoyo liderados por la Secretaria General.

Los funcionarios que trabajan en el Ministerio de Educación no cuentan con información actualizada
para poder emitir algún requerimiento, esto ha generado varios inconvenientes en los datos
almacenados debido a que las actualizaciones de datos no siempre se hacen en todas las aplicaciones,
y en algunas de ellas la información puede estar errónea o incompleta

1.3 Descripción Del Proyecto

Para este proyecto tuvimos en cuenta los siguientes aspectos como punto de referencia el Ministerio
de Educación, por lo tanto, vamos a citar las fases en los siguientes niveles de detalle, teniendo en
cuenta la problemática inicial la redundancia de datos en todas las aplicaciones, 140 en total donde
como solución se plantea la integridad de la información.

 El análisis de los requisitos

para este requisito tuvimos en cuenta la especificación y rendimiento del Software, la interfaz de
este, en escaso se utilizó para el levantamiento de requerimientos el método de las entrevistas
donde se entrevistaron al CIO de la organización y los administradores que hacen parte del manejo
de este.

La mayoría de los usuarios de un sistema de bases de datos no están situados actualmente junto al
sistema de bases de datos, sino que se conectan a él a través de una red.

Se puede diferenciar entonces entre las máquinas cliente, en donde trabajan los usuarios remotos
de la base de datos, y las máquinas servidor, en las que se ejecuta el sistema de bases de datos.
Las aplicaciones de bases de datos se dividen usualmente en dos o tres partes, en una arquitectura
de dos capas, la aplicación se divide en un componente que reside en la máquina cliente, que llama
a la funcionalidad del sistema de bases de datos en la máquina servidor mediante instrucciones del
lenguaje de consultas, los estándares de interfaces de programas de aplicación cómo usan para la
interacción entre el cliente y el servidor.

Cliente - Usuario + Aplicación + Red - Sistema de base de datos

Usuario - Cliente de Aplicaciones - Red - Servidor de aplicaciones - Sistema de base de datos.

 El diseño de la arquitectura

Este componente citaremos los siguientes elementos, las bases de datos están en MSQL-SERVER-
unificadas y consultadas en ORACLE SUPPORT Permiten la implementación dinámicamente de
las aplicaciones en la infraestructura más adecuada, en tiempo de ejecución, este aspecto elástico de
la informática en nube permite a las aplicaciones escalar y ampliarse sin necesidad de realizar
actualizaciones.
El modelo de arquitectura propuesto en el Ministerio de Educación permite establecer el principio
de independencia de los datos, esta independencia puede ser lógica y física por independencia lógica
se entiende que los cambios en el esquema lógico no deben afectar a los esquemas externos que no
utilicen los datos modificados, por independencia física se entiende que el esquema lógico no se vea
afectado por cambios realizados en el esquema interno, correspondientes a modos de acceso, etc.

Las redes de computadores permiten separar tareas en un esquema de clientes y servidores, el

procesamiento paralelo dentro del computador permite acelerar algunas de las tareas de la base de
datos, así como la posibilidad de ejecutar más transacciones por segundo, las consultas se pueden
paralelizar permitiendo así que una consulta se pueda ejecutar por más de un procesador al mismo
tiempo, esta característica ha llevado al estudio de las bases de datos paralelas.

 La programación

Para este caso se debe unificar una única consulta de información de las diferentes bases de datos
en un aplicativo donde toda la información puede ser modificada y consultada por los diferentes
administradores con permisos previos para la misma. Existen varias formas de enlace quiero citar
una de ellas es bajo la sentencia query, join.

 Las pruebas
Es importante hacer validaciones con lo que nos conlleva a citar los siguientes elementos en el
desarrollo del proyecto como son las pruebas de Pentestinga las bases de datos integradas donde
obtendremos la consulta única en un solo aplicativo.

Mapeo de datos en una base de datos: Se debe asegurar que sin importar la parte visual front-end
que se encuentre la aplicación, todas las operaciones deben de funcionar correctamente.

Propiedades en una base de datos y unificación de estas: Las propiedades de una base de datos
se refieren a la atomicidad consistencia aislamiento y durabilidad, las pruebas adecuadas de estas
cuatro propiedades en una base de datos se debe realizar durante la actividad de pruebas

Asegurar la integridad de la información: Ten en cuenta que los diferentes módulos de una
aplicación pantallas, es decir, o formularios usan los mismos datos de diferentes vistas y realizan
todas las operaciones sobre los datos que obtienen, en ese caso, que sea seguro que el último estado
de los datos se refleja en todas partes, el sistema debe mostrar los valores actualizados y más
recientes o el estado de dichos datos compartidos en todos los formularios y las vistas, a esto se
llama la integridad de datos.

o Crear tus propias consultas

o probar las tablas de las bases de datos y que todas las bases sean compatibles con los
ambientes y la aplicación principal.
o obtener algunas consultas del desarrollador

La base de datos en la unificación es la parte central y crítica de casi todas las aplicaciones de
software por lo tanto la prueba en una base de datos de una aplicación requiere gran atención, buenos
conocimientos de SQL- Oracle y sentencias genéricas de Linux, el conocimiento adecuado de la
estructura de la base de datos y la capacitación adecuada.

 La documentación
Quiero citar los manuales instructivos entre otros donde podemos tener un paso paso de los
diferentes detalles de la estructura de los aplicativos y su arquitectura.

 Evaluación
Pare este caso podemos citar los siguientes los fallos que se suelen presentar suelen presentar.
Errores de diseño.
o Materiales de construcción no adecuados.
o Mecanismos o piezas mal ensambladas.
o Problemas con contactos eléctricos
como solución se plantea hacer pruebas tanto del Software como del Hardware para minimizar este
tipo de riesgos.

 El Mantenimiento
La compañía posee un contrato de un nivel de severidad crítico con disponibilidad 365 -724 con
soporte donde la disponibilidad del servicio no puede ser mayor a 2 horas, incluyendo las ventanas
programadas por el CIO y cualquier otro evento que genere indisponibilidad y la continuidad de la
operación.
o Lista de fallos detectados en el sistema
o Lista de mejoras solucionadas por los usuarios
o traza detallada de los cambios realizados en el sistema
o actas de las revisiones regulares del sistema y aceptación de los niveles de soporte

1.4 Objetivos Del Proyecto

 Diseñar un sistema de integración de datos que permita consolidar la información del

Ministerio de Educación de forma estructural en una única aplicación.
 Facilitar que la información sea fusionada por los usuarios del Ministerio, donde al momento
de requerir de información pueda estar seguro de que la fuente de información sea confiable,
consistente y está actualizada en tiempo real.
 El desarrollo de este proyecto debe satisfacer los requerimientos que realizaron los
interesados del proyecto.

1.5 Criterio De Éxito

El sistema de integración de datos optimizara muchas actividades manuales que son realizadas por
los usuarios en sus labores diarias, entre ellas; la generación de reportes en las aplicaciones, realizar
la transformación de la información manualmente y la carga por archivos planos en otras
aplicaciones para poder continuar con las actividades que soportan los procesos.

El Sistema de Información permitirá adaptarse rápidamente a los cambios de gobierno del ámbito
Nacional o a nivel Ministerial, cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo y al Plan Estratégico
Institucional del Ministerio de Educación, para evitar la adquisición de nuevas herramientas como
parte de la solución las necesidades y que pongan en riesgo la integridad de los datos.
 1.6 Presupuesto Del Proyecto

El presupuesto para el presente proyecto es de $ (000000).

1.7 Entregables Del Proyecto

Para este caso como terminación del proyecto se va a entregar una aplicación donde se realizan
consultas de información del personal de alumnos, docentes, del Ministerio de Educación donde
está la información consolidada e integrada de las diferentes bases de datos en una aplicación de
consultas.
 Capacitación al personal de administradores
 Módulo de Usuarios
 Módulo de Consultas
 Módulo de Reportes

1.8 Criterios De Aceptación

Citaremos de forma cuantitativa los siguientes entregables del proyecto.

 Se realizarán Capacitaciones durante 20 días 2 horas diarias al personal de administradores
donde se entregará un manual y un video en audio de la funcionalidad del aplicativo y sus
diferentes enlaces en caso de algún incidente.
 Módulo de usuarios debe permitir hacer consultas de forma simultánea y hasta 100000
transacciones por segundo
 Módulo consultas, los usuarios podrán hacer consultas sin degradación en el tiempo de
respuesta final.
 Módulo de reportes, estar disponible para generar N de reportes cuando se requiera con las
especificaciones consultadas en las bases de datos que tengan un vínculo con las mismas.
 No se incluye desarrollo de Software
 1.9 Programa De Ejecución

Para este punto tendremos en cuenta los análisis de requisitos se realiza en 1 fase teniendo en cuenta
los siguientes tiempos de aceptación.
 Características
 ANS acuerdos de niveles de servicio enero 12 de 2019
 Inicio del Proyecto Enero 19 de 2019
 Seguimiento al proyecto febrero 15 de 2019
 Análisis de los requisitos abril 20 de 2019
 Diseño de la arquitectura junio 25 de 2019
 pruebas de la aplicación agosto 25 de 2019
 afinamiento de posibles errores septiembre 01 de 2019
 Reunión con las partes interesadas Noviembre 19 de 2019
 Programación entrega Enero 20 de 2020

1.10 Supuestos

En este caso vamos a citar las suposiciones de la ejecución del proyecto donde tendremos en cuenta
los siguientes factores para el éxito de este.

 Participación del 60% personal de Ingenieros de infraestructura en el desarrollo del proyecto.

 La base de datos de las diferentes dependencias debe ser amigables y compatibles con la
nueva aplicación implementada para no generar error al correr los procesos.
 El personal de ingenieros administradores incluyendo al CIO hagan acompañamiento hasta
el final del proyecto incluyendo comités de seguimiento de este.
 El personal de ingenieros involucrados en el desarrollo del proyecto debe tener el
conocimiento técnico para los roles asignados.
 1.11 Restricciones

 El presupuesto no podrá exceder al 10% del monto aprobado. Cualquier adicional al presupuesto
inicial deberá ser aprobado por la Gerencia General para lo cual se presentará un documento con el
sustento de la ampliación.
 El proyecto deberá desarrollarse exclusivamente con la participación de Colaboradores de la
Empresa, pues en primer lugar se cuenta con personal capacitado en diseño e implementación de
sistemas de integración y en segundo lugar existe un presupuesto limitado para el desarrollo del
mismo.
 Aunque para el desarrollo del proyecto se cuenta con un tiempo definido y con un alcance que
establece los interesados, se puede ajustar de acuerdo al criterio del líder del proyecto, siempre y
cuando sea debidamente justificado
 Debe garantizarse la integridad y confidencialidad de la información de la empresa que puede verse
afectada al dar acceso al público en general.
 No se hará ninguna inversión en equipos ni infraestructura tecnológica para el desarrollo del proyecto
ni durante la operación del producto.
 El sistema de integración debe ser usado por los usuarios del Ministerio durante un mes para su
aprobación.

1.12 Riesgos Principales

Tabla 1: Matriz de Análisis

 Fuente: Elaboración Propia
Tabla 2: Matriz de Riesgos

RIESGO PLAN DE MITIGACION PROBABILIDAD IMPACTO PXI

Que por diversos Dentro de las reuniones de seguimiento, cada

motivos uno o varios analista expondrá la estructura
de los y área bajo su responsabilidad para que todos estén 10 % 20% 2%
Ejecutores abandone eventualmente en
el proyecto capacidad de sustituir a algún miembro del equipo
Por ser una empresa No existe; Es una dinámica de las empresas
gubernamental se gubernamentales
puede presentar
cambios al interior de 20 % 40 % 4%
la Organización, que
obliguen a redefinir el
modelo
Desconocimiento por Apoyarse en el área de Tecnología, quienes
parte de los usuarios conocen al detalle las estructuras
del Ministerio internas e información contenida en las Bases de
que interactúan con Datos
los sistemas de
información, 30 % 10 % 3%
de las funciones y
especificaciones que
puede o no
manejar dichos
sistemas de
información
Los Usuarios pueden El área de Comunicaciones debe comunicaciones
percibir que el debe hacer un proceso de divulgación de los
modelo de costos objetivos del proyecto y de los beneficios que
pondrá en evidencia busca, para sensibilizar a los usuarios del 30 % 40 % 12 %
sus Ministerio y convertirlos en aliados del Proyecto
labores y en riesgo su
permanencia en la
Empresa
Problemas Técnicos Instalar un repositorio de código, datos y
como fallas en los documentos, con los niveles de seguridad
equipos de cómputo, adecuados, política de permisos 30% 20% 6%
pérdida de y Backus definidas.
información, cortes
de energía, etc.
Los problemas de El líder del grupo debe dar participación a los
comunicación dentro miembros del grupo en cada reunión, con el fin de
del grupo, pueden conocer los diferentes puntos de vista de cada
provocar una baja en persona y que se establezca un diálogo sano y
la productividad e amigable. Los acuerdos y responsabilidades
incumplimiento de las deben ser comunicadas a todos los integrantes del 10% 10% 1%
tareas del proyecto y grupo, con el fin de evitar malos entendidos. Si el
por ende de los líder detecta que un integrante del grupo tiene
objetivos del grupo. alguna dificultad o existe alguna rivalidad, se
debe hablar con cada persona y tratar de resolver
los conflictos en el menor tiempo posible.
Fuente: Elaboración propia
 1.13Requisitos de Aprobación.

Se realiza una descripción de la aprobación enfocado en los requisitos necesarios para el mismo. A
continuación, citaremos algunos puntuales.

 El CIO de la organización será el autorizado para aprobar un cambio del cronograma por
medio de un RFC.
 El director de TI será el único autorizado para aprobar un 5% más del presupuesto inicial en
caso de ser necesario con previa justificación.
 El gerente del proyecto está autorizado con previa consulta al CIO de hacer compras no
mayores a 500.000 cuando así lo considere.
 En caso de cambios en tiempo de aprobación y el desarrollo de este, el único autorizado será
el director de TI.
 En caso de no obtener resultados satisfactorios del proyecto el director de TI conjunto con
los ingenieros administradores será el encargado de declarar la no aceptación de la
terminación del proyecto.

1.14 Administrador del Proyecto

La administración del proyecto estará a cargo del Ingeniero Álvaro Francisco Javier Sedano
Quimbayo Quien asumirá las siguientes funciones.

 Sera el responsable en asegurar que el alcance del trabajo se termine con calidad, dentro del
presupuesto y a tiempo para que el cliente quede satisfecho, su responsabilidad principal es
proporcionar liderazgo en la planeación, organización y control del esfuerzo del trabajo para
lograr el objetivo establecido.
 Revisar el plan con el cliente a fin de obtener su respaldo de información de administración
de proyecto que puede ser manual o computarizado con el propósito de comparar con el
avance real con el avance planeado
  Asignar responsabilidades y delegar autoridad en personas específicas o contratistas para
las distintas tareas en el entendido que serán responsables con la parte del proyecto que les
asignó.
 Designara líderes para conformar grupos de trabajo si es necesario para la ejecución del
proyecto, teniendo en cuenta el entorno en donde la persona se sienta motivada para trabajar
en conjunto como un equipo del proyecto.
 Implementar sistemas de información de administración de proyectos diseñado para dar un
seguimiento del avance real y compararlo con lo planeado.
 Tener autoridad de decisión frente a los problemas que se presenten en el desarrollo del
proyecto, actuando con anticipación para lograr resolverlos.
 Desempeña el papel de liderazgo en la planeación, organización y control del proyecto,
involucrando al equipo del proyecto en estas funciones para hacer que se comprometan con
la terminación exitosa del proyecto.

1.15 Requisitos de Generación

Haremos la descripción por una tabla de cómo realizamos la revisión de los avances del proyecto.

Frecuencia de revisión de Avances.

Periodo Cliente Gerente del

Proyecto

Se realizará comités de reunión cada 8 días todos Ministerio de Carolina Campos

Jueves a las 2 pm Educación Hoyos
 1.16 Persona Designada

La persona encargada del proyecto por parte del patrocinador es la ingeniera Carolina Campos
Hoyos quien trabaja actualmente en el Ministerio como ¿?? Y quien será la vocería entre el CIO del
Ministerio de Educación y el personal de ingenieros que hacen parte del desarrollo del proyecto.
Como parte de sus funciones esta:

1.17 Firma y Fecha

Las firmas de las siguientes personas formalizan la aprobación del acta de constitución del proyecto
de integración de datos en el Ministerio de Educación. El administrador del proyecto tiene la
autoridad para proceder con el proyecto de acuerdo con lo definido en este documento.

Fecha
Posición/ Titulo Nombre Firma
DD/MM/AAAA
Cliente o Patrocinador
Administrador del Proyecto Carolina Campos Hoyos
Álvaro Francisco Javier Sedano
Quimbayo
Elaborado
Jorge Alejandro Herrera Romero
José William Vega
2. Cronograma Del Proyecto Utilizando La Herramienta Ms-Project.
3. Presupuesto del proyecto utilizando MS Project.
4. Lecciones aprendidas del Proyecto
 CONCLUSIONES

Al desarrollar un proyecto debemos tener muy claro las intenciones y necesidades de los
interesados que están involucrados, por tal motivo es de vital importancia conocer el muy bien Acta
de constitución del Proyecto, que es un documento donde podemos plasmar información relevante
para el éxito del proyecto, el cual debe ser emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto con
el fin de establecer formalmente la existencia de un proyecto, estableciendo así al gerente de
proyectos facultades para asignar recursos y actividades.

También es importante resaltar que en el acta de constitución del proyecto nos permite detallar
cada uno de los aspectos fundamentales de todo el proyecto y es aquí donde definimos los objetivos,
establecemos entregables, delimitamos el alcance, definimos las posiciones (Stakeholder),
asignamos responsabilidades, definimos planes financieros, de recursos y de calidad, y se tienen en
cuenta consideraciones como riesgos y restricciones.

Para concluir, con la generación del acta de constitución se tiene un registro formal de la
iniciación, límites y terminación del proyecto siendo de gran importancia para el éxito del mismo,
ya que si se hace de forma deficiente la redacción de este documento, será motivo para el aumento
de riesgos y hasta fracaso del proyecto que se va a llevar a cabo.
 BIBLIOGRAFIA

MANAGEMENT, E. M. (s.f.). Como hacer una Acta de Constitución del Proyecto. Obtenido de
https://uv-mdap.com/blog/como-hacer-una-acta-de-constitucion/

Moreno Monsalve N. A. Sánchez Ayala L. M., y. V. (2018). Introducción a la Gerencia de

Proyectos.