Entidad seleccionada Contraloría Municipal de Villavicencio

Que hace

La Contraloría Municipal de Villavicencio según lo establecido en el artículo 272 de

la Constitución Política y de acuerdo a la Ley 136 de 1994 en su artículo 165
establece las siguientes funciones generales y deberes:

1. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y
determinar el grado de eficacia y eficiencia con que hayan obrado éstos,
conforme a la reglamentación que expide el Contralor General de la
República.
2. Llevar un registro de la deuda pública del distrito o municipio de sus
entidades descentralizadas conforme a la reglamentación que expida la
Contraloría General de la República.
3. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los servidores públicos de orden
municipal y a toda persona o entidad pública o privada que administre
fondos y bienes de la respectiva entidad territorial.
4. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las
sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la
jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma, todo ello
conforme al régimen legal de responsabilidad fiscal.
5. Aprobar los planes de cuentas de las entidades sometidas a su control y
vigilancia y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno
en las mismas. Los planes de cuentas deberán ceñirse a la reglamentación
que expida el Contralor General de la República.
6. Presentar anualmente al Concejo un informe sobre el estado de las
finanzas de la entidad territorial, a nivel central y descentralizado,
acompañado de su concepto sobre el manejo dado a los bienes y fondos
públicos.
7. Proveer mediante los procedimientos de la carrera administrativa, los
empleos de su dependencia y reglamentar los permisos y licencias de
conformidad con la ley.
8. Realizar cualquier examen de auditoría, incluido el de los equipos de
cómputo o procesamiento electrónico de datos respecto de los cuales podrá
determinar la confiabilidad y suficiencia de los controles establecidos,
examinar las condiciones del ambiente de procesamiento y adecuado
diseño del soporte lógico.
9. Realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que se requieren para el
cumplimiento de sus funciones.
10. Evaluar la ejecución de las obras públicas que se adelanten en el territorio
del distrito o municipio.
11. Auditar y conceptuar sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados
financieros y la contabilidad del municipio.
 12. Elaborar el proyecto de prespupuesto de la Contraloría y presentarlo al
alcalde, dentro de los términos establecidos en esta Ley, para ser
incorporadas al proyecto de presupuesto anual de rentas y gastos. El
alcalde no podrá modificarlo. Solo podrá hacerlo el Concejo por iniciativa
propia. Una vez aprobado el presupuesto no podrá ser objeto de traslados
por decisión del alcalde. Los resultados de indagaciones preliminares
adelantadas por las contralorías distritales o municipales, tendrán valor
probatorio ante la Fiscalia General de la Nación y los jueces competentes.

Porque lo hace

Se registran dos periodos de existencia de la Contraloría; el primero, de 1971 a 1985

en el cual funcionó como Departamento Municipal de la Contraloría, creado
mediante el Acuerdo 023 de 1971, cuya función era la vigilancia fiscal y financiera
de todas las entidades del municipio de Villavicencio. Los contralores de este
periodo fueron: Alcides Velásquez Osorio, Pedro López Fonseca, Doris Mendoza y
Carmen Tulia Castañeda Barreto. El segundo periodo a partir de 1986, donde
mediante Acuerdo 038 del 6 de junio de 1986, se creó la Contraloría Municipal de
Villavicencio, en aplicación de la Ley 11 de 1986 que generó el proceso de
descentralización del país, especialmente desde los municipios.

Misión: vigilar y controlar la gestión fiscal de los recursos públicos y determinar

los responsables fiscales en el municipio de Villavicencio en el marco de los
principios constitucionales y legales, a través de un talento humano competente,
ético y transparente, así como el fortalecimiento de la participación ciudadana,
logrando la prevención de la corrupción y el resarcimiento oportuno del daño.

Visión: para 2019, la Contraloría Municipal de Villavicencio será reconocida a

nivel regional como un ente de control, modelo a seguir por sus altos estándares
de calidad, que mediante el ejercicio eficaz, eficiente y efectivo del control fiscal
contribuye al desarrollo social, económico y ambiental del municipio.

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO EN LA CONTRALORÍA

MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO -CMV
Durante los últimos años, la administración del riesgo se ha convertido en un pilar
estratégico en el desarrollo organizacional, en términos de la gestión pública se
hace evidente desde la Ley 87 de 1993 que en el artículo 2 establece como
Objetivos de control interno en el literal (a) Proteger los recursos de la
organización, buscando su adecuada administración ante los posibles riegos que
los afectan y en el literal (f) Definir y aplicar las medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de los objetivos; más adelante el Decreto 943 de 2014,
establece de manera concreta la existencia de Políticas de Administración del
Riesgo y; finalmente el Decreto 1083 de 2015, define la Administración de Riesgos
como parte integral del fortalecimiento del Sistema de Control interno en las
Entidades públicas, para lo cual se establecerán y aplicaran políticas de
administración del riesgo.
1.1. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO EN
LA CMV
“La Contraloría Municipal de Villavicencio se compromete con el establecimiento
de los mecanismos conducentes a identificar, analizar, valorar, administrar,
controlar, monitorear y actualizar los riesgos que se presenten en cumplimiento de
su Misión y sus objetivos institucionales. En este sentido, la toma de decisiones
con respecto al manejo del riesgo está orientadas a la atención inmediata de los
riesgos ubicados en la zona de riesgo extrema y alta a través de acciones
concretas conducentes a reducir, evitar, transferir o compartir el riesgo”.
1.2. OBJETIVO
El objetivo de la política de administración del riesgo en la Contraloría Municipal de
Villavicencio es orientar la toma de decisiones respecto al tratamiento de los
riesgos y minimizar la gravedad de sus consecuencias o de disminuir la frecuencia
de su posible materialización, con el fin de garantizar el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
1.3. ALCANCE
La administración de los riesgos tiene connotación estratégica y se fundamenta en
la operación por procesos. Por tal razón, la identificación, análisis y valoración de
los riesgos se realiza para todos los procesos de la Contraloría Municipal de
Villavicencio, con base en el objetivo de cada uno de ellos; también se incluyen los
riesgos de corrupción.
Con respecto al mapa de riesgos institucional se incluirán los riesgos de los
procesos misionales, los que se encuentren en las zonas extrema y alta y los
riesgos de corrupción.
1.4. METODOLOGÍA
Los parámetros metodológicos para administrar los riesgos en la Contraloría
Municipal de Villavicencio son:
a. Se aplican las orientaciones metodológicas que sobre la materia imparte el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en conjunto con la NTC
ISO 31001 en lo que se considere. Para el caso de riesgos de corrupción, se tendrán
en cuenta los lineamientos que en su materia sean expedidos por la entidad
competente.
b. En la identificación de los riesgos, los líderes de cada proceso incluyen los
riesgos de corrupción de los que trata el
Art. 73 de la Ley 1474 de 2011, en caso de que le sea aplicable.
c. El Profesional Especializado con funciones de planeación de la entidad,
consolida la información entregada por los
líderes de cada proceso y construirá el mapa de riesgos institucional, el cual
debe incluir los riesgos de corrupción
de los que trata el Art. 73 de la Ley 1474 de 2011 y debe estar publicado en la
página web a más tardar el 31 de
enero de cada año.
d. Cada líder de proceso en conjunto con sus facilitadores deben monitorear
y revisar periódicamente el mapa de
riesgos y actualizarlo en caso de ser necesario. El resultado de este monitoreo
(autocontrol) debe quedar
registrado en el mapa de riesgos y debe quedar un acta como evidencia.
e. Las evidencias del monitoreo (autocontrol) debe ser enviada al profesional
especializado con funciones
de planeación, en las siguientes fechas.
o Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. El seguimiento debe surtirse
dentro de los diez (10) primeros
días hábiles del mes de mayo.
o Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. El seguimiento debe
surtirse dentro de los diez (10)
primeros días hábiles del mes de septiembre.
o Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. El seguimiento debe
surtirse dentro de los diez (10)
primeros días hábiles del mes de enero. Este seguimiento incluye la
actualización del mapa de riesgos.
Es necesario aclarar que, si bien se ha definido la anterior como periodicidad
mínima para revisar los riesgos
identificados, esta revisión puede darse antes de los plazos establecidos
teniendo en cuenta los cambios que se
presentan al interior de las CMV o en su entorno, tales como cambios
normativos, de gobierno, etc.
1.5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Son roles y responsabilidades de la administración de riesgos:
o Comité Di rect ivo Insti tucional de Desarrollo Administrativo: Aprobar la
Política de Administración del
Riesgo de la CMV.
o Contralor (a) Municipal: Proporcionar los recursos necesarios para el
cumplimiento de la política de
administración del riesgo, con sujeción a las prioridades establecidas, a la
disponibilidad de recursos y al
presupuesto asignado.
o Líderes de procesos: (Pr imera l ínea de defensa) , en conjunto con los
facilitadores, su rol principal:
diseñar, implementar y monitorear los controles y gestionar de manera directa
en el día a día los riesgos de
la entidad. Así mismo, orientar el desarrollo e implementación de políticas y
procedimientos internos y
asegurar que sean compatibles con las metas y objetivos de la entidad y
emprender las acciones de
mejoramiento para su logro. Este debe hacerse en coordinación con su equipo
de trabajo y/o facilitadores
(esta actividad incluye la implementación de las acciones de tratamiento
propuestas para cada riesgo).
o Profesional especializado con funciones de planeación: (Se g u n d a l í n e
a d e d e f e n s a ) , Su
r ol principal es la monitorear la gestión de riesgo y control ejecutada por la
primera línea de defensa,
complementando su trabajo.
o Profesional universitario con funciones de calidad asesora y acompaña a
los líderes de los procesos en
la elaboración, actualización, monitoreo y seguimiento de los mapas de
riesgo por proceso, una vez se
• cumpla esta actividad, el Profesional Especializado con funciones de
Planeación consolida el mapa de riesgo institucional, así como el de corrupción.

• o Profesional especializado con funciones de Control Interno: (Tercera línea

de defensa), El rol principal: proporcionar un aseguramiento basado en el más alto
nivel de independencia y objetividad sobre la efectividad del S.C.I. El alcance de
este aseguramiento, a través de la auditoría interna cubre todos los componentes
del S.C.I.

• o Funcionarios y contratistas: Administrar los riesgos a nivel de los

procedimientos y tareas que ejecuten en cada proceso, informando al líder del
proceso sobre las desviaciones que se presenten de los mismos, proponiendo
medidas para su tratamiento. En este sentido, los servidores públicos la
Contraloría Municipal de Villavicencio, son responsables de la mitigación de los
riesgos y de velar por la eficacia de los controles integrados en los procesos,
actividades y tareas a su cargo.
1.6. NIVEL DE ACEPTACIÓN DEL RIESGO
Teniendo en cuenta que el nivel de valoración del riesgo es bajo, se asumen los
riesgos de los siguientes procesos:
Proceso de Responsabilidad Fiscal
• a- Riesgo Falta de notificaciones
• b- Riesgo Omisión en el trámite del periodo probatorio

Proceso de Jurisdicción Coactiva

• a- Omitir el Seguimiento de bienes

La forma para manejar estos riesgos se estableció en los respectivos mapas de

riesgos de los procesos cuyas actividades están encaminadas a realizar revisión
periódicamente de los procesos y hacer el respectivo seguimiento y autocontrol al
proceso.
1.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Amenazas:
Causa potencial de un incidente no deseado, el cuál puede ocasionar daño a un
sistema o a una organización.
Causa:
Todos aquellos factores internos y externos que solos o en combinación con otros,
pueden producir la materialización de un riesgo.
Control:
Medida que modifica al riesgo (Procesos, políticas, dispositivos, prácticas u otras
acciones)
Consecuencia:
Los efectos o situaciones resultantes de la materialización del riesgo que impactan
en el proceso, la entidad, sus grupos de valor y demás partes interesadas.

Impacto:
Se entiende como las consecuencias que puede ocasionar a la organización la
materialización del riesgo.
Mapa de Riesgos:
Documento con la información resultante de la gestión del riesgo
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano:
Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser
implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y
municipal.
Probabilidad:
Se entiende por probabilidad la posibilidad de ocurrencia de un riesgo.
Riesgo de Corrupción:
Posibilidad de que, por acción u omisión, se use el poder para desviar la gestión
de lo público hacia un beneficio privado.
Riesgo de Gestión:
Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre el
cumplimiento de los objetivos. Se expresa en términos de probabilidad y
consecuencias
Riesgo Inherente:
Es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección
para modificar su probabilidad o impacto.
Riesgo Residual:
Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento del riesgo.
1.8 INCUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA
El incumplimiento de esta política puede darse por acción o por omisión. De la
materialización de ellas se derivan las medidas de carácter administrativo o
disciplinario necesarias que garanticen la normalización de la situación, subsanen
el evento sucedido o eliminen la causa raíz del problema identificado.
1.9 REGISTRO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Para garantizar la trazabilidad, la CMV mantendrá registros asociados a los
siguientes temas: Monitoreo, ajustes, capacitación, mejora, metodologías usadas,
sensibilización y divulgación.

Son claros los objetivos, fines y alcances de la Planeación/planificación en

las Organizaciones públicas que ustedes conocen.

La planificación estratégica se formula a partir de un análisis crítico de las razones

de interés público que determinan la existencia de la organización. Estas pueden
ser muy variadas pero lo más importante es que no sean formuladas de manera
ambigua. Si éste fuese el caso, se requiere precisar dichas razones con las
autoridades políticas y sobre todo definir que se espera de la institución, cómo va a
evaluarse su rendimiento y cuáles son los límites y atribuciones de los actos de
gobierno que debe realizar. Este es el momento, además de aplicar la matriz FODA
(fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Se trata de hacer un balance
entre la misión que se ha encomendado a la organización; los medios que se le han
entregado para cumplirla; las expectativas de quienes manejan el poder político,
sea en el gobierno o en la oposición; y lo que esperan los ciudadanos y sus
organizaciones que deben "apropiarse" de los resultados de su gestión. En este
sentido, en la preparación del Plan Estratégico, se debe tener en cuenta y evaluar
los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos, que afectan o que
pueden afectar a la organización y a cada una de sus unidades de gestión,
estableciendo, por ende, las acciones que se deberán realizar y las medidas a tomar
para contrarrestar las eventuales externalidades negativas de los referidos factores.

Las instituciones públicas surgen, viven y mueren por la ley. Tienen un "ciclo de
vida" que depende del tiempo-histórico y del espacio en que actúan. Su gestión se
nutre de las inquietudes de quienes gobiernan; del descontento de los ciudadanos;
de la oposición de los partidos que no están en el gobierno; y de las organizaciones
que hacen "accountability social", que son tanto las asociaciones civiles como los
medios de comunicación. Estos ejercen un papel gravitante en la formación de la
opinión pública y en la fiscalización de la gestión de las razones de interés público.

Con la implementación del control interno mediante la ley 87 de 1993 todas las
entidades públicas están obligadas a trabajar con calidad, y por ende a tener claro
la misión, metas y visión esto hace parte de la planeación estratégica dentro de la
administración pública, así mismo en la actualidad teorías como como lo son: i)
nueva gobernanza pública, ii) neoinstitucionalismo, iii) nueva gestión pública.

La nueva gobernanza busca la eficiencia en el uso de los recursos públicos, este es

un tema de vital importancia para los diferentes gobiernos ya que las necesidades
son ilimitadas y el erario limitado, las contralorías territoriales no son ajenas a este
sentir de la administración pública, ya que se busca siempre optimizar el uso de los
recursos, ser más eficientes y realizar una gestión más eficaz ante la sociedad civil,
es por esto que el término de nueva gobernanza toma cada día más validez ya que
esta busca que las entidades públicas sean más eficientes, eficaces y efectivas para
cumplir sus funciones.

Sobre la nueva gobernanza Aguilar (2014) la define como:

“… la gobernanza nueva es más bien un proceso en construcción que
progresivamente acredita su viabilidad y efectividad, y va conquistando la confianza
de la clase política y de los sectores empresariales, profesionales y populares”

El neoinstitucionalismo se fundamenta más en el razonamiento deductivo y se

expresa en dos grandes lineamientos: en la manera de participación de los actores
privados en un medio ambiente que se convierte en el objeto de análisis económico
y en el cambio institucional en función de los resultados que los diferentes
ambientes tienen en el ejercicio económico y en el progreso de las instituciones
basada en el fortalecimiento de conceptos mentales compartidos.

El neoinstitucionalismo tiene como principal objetivo estudiar los rasgos de las

estructuras institucionales económicas que culminan con el progreso de las
comunidades.

Una de las posturas más importantes de la nueva ideología es que las instituciones
deben funcionar en un entorno de interdependencia en el medio ambiente donde
operan, esto para evitar que sea influenciada por la política y fuerzas sociales ajenas
a la funcionalidad de las mismas, de la misma manera la interdependencia en que
operan los actores, tal y como lo plantea Vargas (2008). Por otro lado, pero no
menos importante existe también la necesidad de una consolidación de una nueva
política económica.
El neoinstitucionalismo surgió de la crítica a la rigidez analítica de la economía
neoclásica. No se preocupa tanto por la formalización matemática de los modelos
económicos, pero sí por las técnicas de cuantificación y medición de las variables
que importan para el desempeño económico. No presuponen la armonía y
consistencia analítica, por el contrario, enfatiza los conflictos y contradicciones de
la economía. Las instituciones son el marco de referencia bajo el cual se llevan a
cabo las actividades económicas, por tanto, éstas son las estructuras que permiten
o intentan resolver los conflictos y contradicciones económicas, operando como los
mecanismos de control social que limitan las acciones maximizadoras de los
individuos. (Jimenez Gómez, Roberto, 2009, pág. 66)

Teniendo en cuenta todo lo anterior, donde abarca en neoinstitucionalismo, el

significado del mismo, el concepto y pensamiento de grandes autores que abordan
el tema, el neoinstitucionalismo se puede relacionar directamente con el trabajo
investigativo, ya que el control fiscal por parte de la contralorías ha visto desdibujada
su imagen y percepción ante la comunicación y la misma institucionalidad por la
baja efectividad en sus procesos, la influencia política sobre los resultados que
debería dar las Contralorías y la misma ejecución de los recursos de funcionamiento
de estas Instituciones.

La nueva gestión pública busca que la administración pública sea tan competitiva
como las empresas del sector privado, sin que este concepto lleva a sacrificar el
bienestar social por la búsqueda de utilidades, es decir que se deben tener en
cuenta los costos y beneficios al momento de realizar la gestión pública por parte
del gobierno, esto quiere decir que la nueva gestión pública tiene en cuenta el
concepto de “precios sombra ”, en este sentido se ha planteado lo siguiente:

La meta de la Nueva Gestión Pública es la de modificar la administración pública de

tal manera que aún no sea una empresa, pero que se vuelva más empresarial. La
administración pública, como prestador de servicios para los ciudadanos, no podrá
librarse de la responsabilidad de prestar servicios eficientes y efectivos dentro de la
economía, sin embargo, tampoco mostrará una orientación hacia la generación de
utilidades, como es la obligación indispensable de una empresa que quiere
mantenerse competitiva dentro del mercado (Schröder, 2000, pág. 8) .