PROPUESTA DE MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACION DEL AREA DE

FACTURACION EN LA EMPRESA GRUPO MEDICO ESPECIALISTA IPS S.A.S

Elaborado por:

YESICA VEGA ESPITIA

TRABAJO COMO REQUISITO PARCIAL PARA VALIDACIÓN DE ASIGNATURA DE

PRÁCTICA NIVEL TECNOLOGO
DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Docente:

MARLEYDIS HERREAR COHEN

CORPORACIÒN UNIFICADA NACIONAL EDUCACIÓN SUPERIOR

PROGRAMA ADMINISTACION DE LA SEGURIDAD SOCIAL

NIVEL TECNOLOGO

SINCELEJO –SUCRE

13/02/2019

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3

OBJETIVOS 4

RESEÑA HISTORICA 5

PORTAFOLIO DE SERVICIOS 6

ORGANIGRAMA 7

MISIÓN 8

VISIÓN 9

POLÍTICA DE CALIDAD 10

POLÍTICA SEGURIDAD DEL 10

PACIENTE

PRINCIPIOS CORPORATIVOS 11

DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 11

MATRIZ DOFA 12

ACCIÓN DE MEJORA 13

CONCLUSIÓN 15

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 1. INTRODUCCIÓN

Hoy en día el sector de la salud se encuentra atravesando por una serie de cambios por la

crisis económica, de la tal forma que ha cambiado de forma drástica la relación usuario –

prestador; estimulando la competencia entre otros nuevos actores. Tal cuestión, obliga a

las entidades prestadoras de la salud buscar continuamente la calidad en la prestación de

los servicios enfocada a la eficiencia y el control del costo médico derivado de servicios.

Uno de los principales obstáculos que enfrentan las organizaciones del sector de la salud

es la ausencia de métodos, procesos y procedimientos documentados y actualizados.

La facturación por venta de los servicios de salud es un proceso antiguo dentro del sector

de la salud, el proceso de facturación se puede definir como el conjunto de actividades que

permite liquidar la prestación de servicios de salud que genera la atención de un usuario en

una institución. Este proceso se basa fundamentalmente en recibir y producir información,

de la calidad de la misma depende la calidad de los informes generados. La mejora continua

de los procesos es una actividad que la organización debe desarrollar para logra mantenerse

competitivamente en el mercado a pesar delos cambios que en el entorno se pueda

presentar, es por esto que gracias al intercambio de conocimiento y experiencias entre

academia y empresa se hace posible la práctica empresarial.

Con el estudio se justifica que el centro de salud tenga evidencias suficientes para observar

que los recursos actuales con los que cuenta para su funcionamiento, puedan ser utilizados

de manera que puedan analizar la importancia que conlleva el área de FACTURACION

eficiente determinando las fallas y corregir de inmediato.

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 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar y ejecutar un plan de mejoramiento en el área de facturación, con el fin de mejorar los

procesos para la empresa GME

2.2 ESPECIFICOS.

1. Elaborar la descripción de la empresa GME

2. Realizar el diagnóstico en las área de facturación la empresa GME

3. Formular el plan de mejoramiento para la IPS grupo médico especialista GME

3. RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA

Nombre De La Compañía: IPS GRUPO MEDICO ESPECIALISTA S.A.S

Razón Social: IPS GRUPO MEDICO ESPECIALISTA S.A.S

Nombre Del Gerente: Jaqueline Antonia Gómez Pereira

Representante Legal: Erika teresa carrillo Díaz

NIT De La Empresa: 900990827-5

Número De Empleados: 22

Dirección De La Empres: CRA 19 N°63ª-65

Teléfonos: 2714304

E-mail: CALIDAD.GME@GMAIL.COM / CITAS@GMEIPS.COM

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Política Social

Ofrecer a sus usuarios una atención especializada que involucre a su familia y entorno social para

lograr su satisfacción en la prestación del servicio, además el grupo GME se ha dedicado a brindar

una atención segura, confiable y humana a toda la comunidad.

4. PORTAFOLIO DE SERVICIOS

La IPS grupo médico especialista ofrece servicios como pediatría, medicina interna, neurología,

dermatología, hematología, otorrinolaringología.

Nombre del el producto o el servicio:

Pediatría: La pediatría es la especialidad médica que estudia al niño y sus enfermedades, pediatría

estudia tanto al niño sano como al enfermo. Cronológicamente, la pediatría abarca desde el

nacimiento hasta la adolescencia. Dentro de ella se distinguen varios periodos: recién nacido,

neonato, lactante, preescolar, escolar, pre-adolescente y adolescente.

Medicina interna: Rama de la medicina que se especializa en prevenir, diagnosticar y tratar las

enfermedades de los adultos, sin usar procedimientos quirúrgicos. A menudo, el médico internista

es el profesional sanitario más importante para una persona y es posible que coordine el tratamiento

administrado por otros especialistas.

Neurología: Es la rama de la medicina encargada del estudio del sistema nervioso. Es un área del

conocimiento muy compleja ya que se trata del principal sistema encargado del control del

funcionamiento de los demás sistemas, además de las actividades relacionadas con el

procesamiento de la información y el relacionamiento con el entorno.

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Dermatología: rama de la medicina que se especializa en el diagnóstico, tratamiento y manejo de

las enfermedades y desórdenes de la piel, pelo, uñas y mucosas. De manera amplia la Dermatología

también se encarga de las enfermedades venéreas que se manifiestan en la piel.

Hematología: La hematología es una rama de la medicina que estudia la morfología de la sangre

y los tejidos que la producen. Permite generar diagnósticos y tratar enfermedades de la sangre y

sus componentes celulares. Cubre la composición celular y sérica de la sangre, el proceso de

coagulación, la formación de células sanguíneas, la síntesis de hemoglobina y todos los trastornos

relacionados.

Otorrinolaringología: el grupo médico especialista ofrece el servicio conocido como

otorrinolaringología a la rama de la medicina que se centra en el tratamiento y análisis de las

enfermedades que pueden afectar y/o desarrollarse en la zona del oído, la nariz y la laringe.

5. ORGANIGRAMA

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 6. MISION

GME IPS S.A.S es una institución prestadora de servicios de la salud ambulatoria y domiciliaria

enfocada en el usuario de manera integral procurando su bienestar físico y mental. Ofrecemos

atención con calidad y calidez humana, de manera oportuna y confiable, con recursos tecnológicos

adecuados y mediante la implementación de un sistema de gestión integral de la calidad que crea

cultura del trabajo en equipo, cuida del desarrollo personal y profesional del talento humano,

promueve la mejora continua y la satisfacción de nuestros clientes

7. VISION

Trabajamos unidos y organizadamente para lograr en el año 2020, ser reconocidos por nuestra

calidad, compromiso, ética y eficiencia en salud ambulatoria y domiciliaria, ampliando nuestra red

de prestación de servicios en la costa atlántica y zonas limítrofes.

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 8. POLÍTICAS DE CALIDAD

En Grupo Médico Especialista en córdoba IPS estamos comprometidos con brindar a nuestros

usuarios una atención oportuna en cada uno de los servicios prestados, contribuyendo de esa

manera en la mejora de calidad de vida, teniendo como prioridad los siguientes elementos:

 Respeto absoluto por cada uno de nuestros usuarios.

 Servicio prestado con profesionales de alta calidad y con talento humano.

 Utilización de medicina basada en evidencia demostrada científicamente.

 Sistema de mejoramiento continuo en la prestación de nuestros servicios,

incrementando la excelencia operativa percibida por nuestros clientes.

9. POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

GME IPS se compromete a trabajar en pro de la seguridad de nuestros usuarios mediante el

despliegue de metodologías científicamente probadas y la adopción de herramientas, barreras y

controles que minimicen la probabilidad de ocurrencia de eventos adversos durante el proceso de

atención fomentando en la organización una cultura de atención segura preventiva, no punitiva,

que favorezca al aprendizaje organizacional la atención humanizada y la mejora continua de

nuestros procesos de atención.

10. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

 Solidaridad: ayuda mutua para lograr un fin común.

 Respeto: actitud en el reconocimiento de sentimientos de la persona, valorando los

derechos, condición y circunstancia.

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  Equidad: prestación de servicios integrales con responsabilidad e igualdad, sin que

medien barreras culturales, sociales, geográficas.

 Responsabilidad: hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en cantidad

esperada y con la calidad deseada.

 Compromiso: ir más allá del simple deber, transcender la norma y lograr el DEBER

SER

11. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

El área de facturación de grupo médico especialista IPS ubicado en la segunda planta del edificio

ubicado en CRA 19 N°63ª-65 cuenta con una oficina, donde allí se realizan los procesos de

facturación de la sedes de los municipios de Sincelejo y Lorica, este proyecto se enfocara

principalmente en el área de facturación de dicha empresa, ya que esta es donde se realizó mi

asignación para el inicio de la pasantía, cabe resaltar que luego de trascurrido un tiempo dentro

de la institución, y realizar un análisis de tipo visual inicialmente, fueron evidentes unas serie de

no conformidades dentro de los procesos de facturación, dentro los problemas más evidentes se

encontró, que existían inconvenientes con la UPS del área, el cual presentaba fallas, esto sumado

a las fallas eléctricas constituían un inconveniente para el correcto funcionamiento, otro aspecto a

revisar fue el numero de personal, no se cuenta con el personal suficiente, es necesario un jefe de

facturación que asuma las responsabilidades concernientes, y permita organizar, dirigir, gestionar,

evaluar el proceso de facturación, también es necesario un ingeniero de sistemas para resolver

aspecto a nivel tecnológico tales como inconvenientes con el software, la red interna, conexiones

de internet entre otros, además que establezca los correspondientes mantenimientos a dichos

equipos tecnológicos, otros problemas que se presentan son por ejemplo, la duplicidad de algunas

facturas por parte del facturador, lo cual hace necesario que el facturador debe estar atento a las

9
 facturas que va generando para ir corrigiendo seguidamente, lo que resulta en una pérdida de

tiempo debido al doble trabajo y retrasos en él proceso, a nivel de infraestructura se observa que

la área se encuentra bastante estrecho lo que genera inconvenientes en la distribución del personal

y la organización de la documentación, estos son algunos de los problemas principales que se

presentan a nivel del área, a partir de esta observación se establece la necesidad de realizar un

análisis mas exhaustivo, con la finalidad de encontrar mas elementos que generaran problemas y

retrasos en los procesos de facturación y que afectara de manera directa las finanzas de la empresa,

para dicho análisis se utilizara una herramienta conocida como DOFA o Matriz DOFA en ella se

buscara establecer las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, que se presenta dicha

área y de esta forma determinar que problemas son necesarios atender de forma inmediata y aplicar

acciones de mejora que permitan que el funcionamiento a nivel del área de facturación se desarrolle

sin inconveniente alguno y las no conformidades ya no sean percibidas.

12. MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

 Amplia cobertura para prestación de sus servicios

 Tiempos de atención inadecuados.
 Mejorar las condiciones de tecnología adecuada y
 Falta de personal para labores de facturación
actualizada.
 Falta de direccionamiento por ausencia de
 Reubicación geográfica estratégica
jefe de facturación
 Diversificar el modelo de contratación
 Inestabilidad con las redes eléctricas.
 Ampliar el portafolio de servicios
 Ausencia de elementos tecnológicos tipo
 Aplicación sistemas de gestión integrados en calidad,
UPS que permitan el normal funcionamiento
salud y seguridad y salud en el trabajo y ambiental.
de los equipos.
 Ampliación de las instalaciones administrativas.

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 Ausencia de personal calificado para la  Capacitación continua del personal.
asistencia tecnológica del software.  Ampliar mercado laboral.
(Ingeniero de Sistemas)  Incursión en los modelos de mercadeo a través del
 Software de facturación obsoleto por falta de internet.
mantenimiento y actualización.
 El espacio locativo de facturación es muy
 reducido.
 Falta de monitoreo continuo de indicadores
en la gestión financiera.
 No se asignan los recursos necesarios para el
mejoramiento de la calidad.
 Demora en el recaudo de cartera.
 Falta consolidar un plan de mantenimiento
de infraestructura
 Reprocesos
 No hay señalización que permita ubicar el
área de facturación.
 Ausencia de manejo de redes sociales
 Ausencia de una página web.

FORTALEZAS AMENAZAS

 Personal con amplia experiencia en el Área

de facturación
 Conocimiento y experiencia en el sector
salud.
 Alta Disposición por parte del equipo de
trabajo.
 Ambiente favorable para el desarrollo del
trabajo.
 Experiencia de la empresa en el manejo de la
facturación
 Capacidad de adaptación a los cambios
 Motivación por parte del personal
 Cultura del trabajo en equipo
 Existe una estructura financiera adecuada.
 Gestión de la facturación, radicación y cobro
adecuada.
 Aparición de Glosas
 Mal diligenciamiento de los RIPS
 Retraso del pago por parte otras entidades
 Oferta de los competidores
 Normatividad cambiante
 Inseguridad de la red interna y de internet
 Inseguridades del Software
 Duplicidad o saltos en la numeración en las Facturas
 Incongruencias entre las facturas entre la IPS y la EPS
 Amenazas informáticas.
 Iliquidez por retrasos en los pagos.

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Luego de establecer cada uno de los aspectos que establece la matriz es necesario realizar un

análisis y establecer las correspondientes estrategias, es evidente que se observan una serie de

falencias a nivel de personal y tecnología, además de que a nivel de ciertos puntos en la gestión de

la facturación existen elementos que generan dificultades, los aspectos mas importantes a corregir

teniendo en cuenta lo anterior están relacionados a contratación de personal, establecimiento de

mantenimientos, compra u optimización de la tecnología, formulación de nuevos procedimientos

gestión documental, aplicación de sistemas de seguridad de información, estudios para mejorar la

oferta y escalar en el mercado, adecuación de infraestructura, no obstante hay aspectos positivos a

resaltar que permiten que el funcionamiento se desarrolle de la mejor manera, entre estos podemos

mencionar la experiencia del personal y la empresa en el sector salud y el manejo de recursos, el

ambiente laboral y la disposición del talento humano, la integración de la dirección en la mejora

de los procesos y la serie de oportunidades que se pueden presentar un mercado en expansión, un

personal dispuesto al aprendizaje continuo, la posibilidad de tener una mejor ubicación geográfica,

mejorar los tipos de contrato entre otros, en conclusión podemos decir que los problemas a mejorar

y al que se le deben aplicar acciones de mejoras podrían ser a corto plazo el tema de contratación

de personal, la actualización o compra del software, la mejora en los servicios tecnológicos.

Es importante establecer estrategias de tipo FO, entre ellas podemos tener que la empresa es:

 Abrir nuevas sedes a nivel rural y urbano con la finalidad de ampliar la cobertura ya que

la experiencia en el medio garantiza el éxito.

 Establecer modelos de contratos que permita atraer nuevos clientes, ya que el proceso de

gestión, radicación y recaudación de cartera en términos generales es pertinente y

garantiza el mantenimiento de la empresa.

 Aplicar un modelo de mercadeo y oferta del portafolio de servicios a partir de la creación

de pagina web propia y el desarrollo de una campaña por redes sociales.

 Ofrecer un portafolio mas amplio

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Además, encontramos las estrategias FA entre estas encontramos:

 Optimizar el Software con la finalidad de evitar errores en las facturas que generen glosas.

 Establecer mecanismos de pago que garanticen la entrada continua de recursos y mantenga

la liquidez de la empresa.

 Establecer mecanismos de control de seguridad informática para proteger la información.

 Capacitación constante del personal en el diligenciamiento y gestión de los RIPS.

 Establecer mecanismos de auditoria interna en el manejo de la documentación.

Estrategias DA:

 Mejorar las condiciones de infraestructura

 Realizar compra de elementos de tecnología

 Contratar el personal faltante del área de facturación

 Mejorar la oferta de los servicios

Estrategias DO:

 La aplicación de sistemas de gestión integrados permitirá mejorar los elementos de

señalización de la empresa.

 Una reubicación estratégica, mejoraría las condiciones de infraestructura al encontrar un

lugar mejor adecuado.

 La aplicación de herramientas sincrónicas y asincrónicas mejoraran la ubicación en el

mercado laboral.

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 13. ACCIONES DE MEJORA

ESTRATEGIAS ACTIVIDADES METAS RESPONSABLES TIEMPO

Mejor respuesta para los

Contratación de un 6 meses 06/01/2019 al
Adecuación de sede posibles errores Alberto López
ingeniero de sistemas 06/06/2019
presentados

Con el fin de prologar más

Ajustar área sistema
el normal funcionamiento
2 meses 02/01/2019 al
Cambio de ups del servidor ya que Alberto López
06/0/2019
depende del servidor así
funciona el host facturador.

Contratación de otro 3 meses

Mejorar los procesos Erika Carrillo
facturador 06/02/2019 a 06/05/2019
Adecuación de sede
Mejora de la toma de 6 meses
Contratación jefe Kathleen Díaz
decisiones 06/01/2019 a 06/06/2019
facturación

Optimizar el sistema que se 1 año

Cambio del sistema de
Ajustar área sistema maneja o compra de nuevo Jaqueline Gómez
facturación 06/01/2019 a 06//2020
software.

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 14. CONCLUSIÓN

Una vez analizados cada uno de los factores en la IPS grupo médico especialista, es posible

observar que presentan ciertas diferencias fundamentales. Cada una de las metodologías está

diseñada para cumplir un objetivo, trabajar en un sector u obtener un beneficio determinado.

El plan de mejoramiento planteado debe siempre especificar la importancia que tiene la acción

correctiva en términos de impacto en los indicadores. Hay tareas sencillas que se pueden realizar

y mejorar el puntaje en el resultado del diagnóstico sin tener incidencia sobre los verdaderos

problemas urgentes que deben resolver los emprendedores para salir adelante.

Es por ello que se ha determinado que, en el ámbito de servicios sociales, tanto por parte de la

administración como del sector privado, la calidad de las personas, es decir su formación, su

capacitación y el propio espíritu de responsabilidad y colaboración son en gran medida la calidad

del servicio.

Por tal razón algo muy importante actualmente es que las IPS se esfuerzan por conseguir la

acreditación de calidad de sus organizaciones, hecho que siendo muy positivo e importante no

es suficiente. La acreditación en calidad debe de coincidir con la satisfacción del usuario y

familiares del servicio que reciben.

Así mismo, desde la administración estamos obligados a establecer y posteriormente regular

estándares de calidad en servicios sociales para que la actividad en materia de bienestar social

sea tan objetivable como lo es en otros sectores.

15. ANEXOS

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16