CUARTA FASE: Control

Es uno de los elementos más importantes del proceso administrativo, ya que nos permite estar
pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se están dando y se van a dar, dentro
de la estructura interna y externa de la empresa.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

a) Equilibrio: a cada grupo de delegación se le debe proporcionar el grado de control

correspondiente. Deben establecerse mecanismos suficientes para que el delego de
autoridad o de responsabilidad se cumpla con responsabilidad.

b) De los Objetivos: el control existe en función de los objetivos, es un medio para

alcanzarlos.

c) De la Oportunidad: el control debe ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes que se
efectúe el error para poder tomar decisiones con antelación. En caso contrario, carece
de validez.

d) De las Desviaciones: se deben analizar con detalladamente para que sea posible
averiguar las causas que las originaron y así tomar las medidas necesarias para
evitarlas a futuro.

e) De Excepción: debe aplicarse, a las actividades excepcionales o representativas a fin

de reducir costos y tiempo.

f) De la Función Controlada: la persona o la función que realiza el control no debe estar

involucrada a controlar.

Importancia del control

El control es función de todos los administradores. Algunos, sobre todo de niveles inferiores,
olvidan que la responsabilidad recae sobre todos por igual. Por lo tanto, tienen la
responsabilidad de ejecutar planes. El control es una función administrativa esencial de
cualquier nivel. De esta manera podemos establecer los siguientes aspectos:

 Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los
propósitos.
 Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
 Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad
administrativa.
 Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si
los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

AÉREAS ESTRATEGIAS DEL CONTROL

El desempeño clave o las áreas claves de resultado son aquellos elementos de la unidad o la
empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.
Estas involucran las principales actividades de la empresa. Algunas son áreas como
producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Son utilizadas para definir
normas y sistemas de control más detallados. Todas las actividades de una empresa están bajo
alguna forma de control o monitoreo.

1) Aéreas de Producción

Empresa industrial: se fabrican los productos.

Empresa prestadora de servicios: donde se prestan los servicios.

 Control de Calidad: corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de

los productos o servicios en cada sección.

 Control de producción: el objetivo es programar, coordinar e implantar todas

las medidas para lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas e
indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas.

 Control de Costos: verificar los costos de producción tanto de materia prima

como de mano de obra.

 Control de los Tiempos de Producción: para eliminar desperdicios de tiempo o

esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

 Control de Inventarios: de materias primas, partes y herramientas, productos

subensamblados como terminados.

 Control de Operaciones Productivas: productivos: fijación de rutas, programas

y abastecimientos.

 Control de Desperdicios: se refiere a la fijación de sus mínimos tolerables y

deseables.

 Control de Mantenimiento y Conservación: tiempos de maquinas paradas,

costos, etc.

2) Área Comercial: se encarga de vender o comercializar los productos o servicios.

 Control de Ventas: acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de

las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio con
el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.
Principales controles:

 por volumen total de las mismas ventas

 tipos de artículos vendidos
 volumen de ventas estacionales
 clientes
 territorios
 vendedores
 utilidades producidas
 costos de los diversos tipos de ventas
  Control de Propaganda: para acompañar la propaganda contratada por la
empresa y verificar su resultado en las ventas.

 Control de Costos: para verificar continuamente los costos de ventas, así como
las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, etc.

3) Área Financiera: se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación,

los pagos, el flujo de caja, entre otros.

 Control Presupuestario: es el control de las previsiones de los gastos

financieros para verificar cualquier desvío en los gastos.

 Control de los costos: control global de los gastos incurridos por la empresa
(producción, ventas, administrativos, financieros, intereses, amortizaciones,
préstamos o financiamiento externos)

4) Área de Recursos Humanos: administra al personal.

 Controles de Asistencia y Retrasos: es el control del expediente que verifica

los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos y la son
justificadas.

 Control de vacaciones: señala cuando un funcionario debe entrar en

vacaciones y la cantidad de días.

 Control de salarios: verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos

colectivos, entre otros.

CONTROL GERENCIAL Y OPERATIVO

1) Control Gerencial: es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa

(gerente general) consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y
utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos.

Características:

 Focalizar La Acción A Los Programas O Las Unidades Organizacionales

 La información debe comparar lo planeado con lo realizado
 Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.
 Es periódico, programado, rítmico
 Debe ser integro.

2) El control Operativo: es responsabilidad de los gerentes de nivel medio como aquellos

que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el
proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas especificas sean
realizadas con efectividad.

EL PROCESO DEL CONTROL

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo,
procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción de la
empresa. Existen 3 pasos:

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: se encuentran incluidos todos los

estándares o unidades de medición que se establezcan en la planificación y por lo
tanto la cantidad de unidades a producir, a vender, requerimientos de calidad, etc. Es
preciso establecer normas especiales. Las normas son criterios de desempeño- el
establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren
alcanzar los administradores de la organización.
2) Medición del desempeño o resultado obtenido: debe realizarse idealmente con
fundamento en lo previsto a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de
que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. El administrador previsor
puede predecir probables incumplimientos de normas o desviaciones de las mismas.
Esta fase consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y objetivos
se estén logrando como lo planificado.
3) Ejecución de las acciones correlativas: es necesaria si el desempeño no cumple con los
niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas
pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la
empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
 Rediseñando los planes o modificando las metas
 Corregirse ejerciendo la función de organización reasignando o aclarando deberes y
tareas
 Haciendo uso del cesamiento del empleado
 Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este
curso.

TIPOS DE CONTROL

En el momento de aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional:

Los controles preventivos son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan

para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o de que
esté en marcha con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones
y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.

Estos controles garantizan que antes de comenzar la acción ya se ha hecho el presupuesto de:

 Recursos humanos
 Materiales
 Financieros

1- Control preventivo: es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte

integrante de sus propios sistemas de control interno. Es interno ya que los
 administradores de cada empresa son responsables de asegurar que este control esté
integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el
personal interno responsable de realizar dicha labor.
2- Los controles concurrentes: se realizan mientras se desarrolla la actividad. La forma
más conocida es la supervisión directa. Un supervisor observa las actividades de los
trabajadores y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan.
En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al
operador una respuesta inmediata si comete un error.
3- Los controles posteriores: son los llevados a cabo después de la acción. Se determinan
las causas de cualquier desviación del plan original y los resultados se aplican a
actividades futuras similares.

TÉCNICAS DE CONTROL

Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una
empresa:

1- Las técnicas presupuestales: los planes, programas y objetivos se encuentran

plasmados en términos cuantitativos medibles que facilitan la comparación entre lo
realizado y lo planificado.
2- Las técnicas no presupuestales: son recursos adicionales de control que se emplean
frecuentemente en cualquier empresa.
3- Técnicas modernas de control: podemos encontrar la técnica de revisión y evaluación
de programas
4- El punto de equilibrio: situación en la cual las ventas totales de una empresa igualan
los costos totales de la misma. Este análisis permite contar con datos precisos para
maximizar las utilidades.