Universidad Peruana Unión

Facultad de Ingeniería
EAP Ingeniería de Sistemas

Caso de Análisis:
“Sistema de Ventas y Control de Inventario para el Programa CERTICOM”

La Universidad Peruana Unión a través de la Facultad de Ingeniería promueve el programa

CERTICOM.

El Programa CERTICOM tiene como objetivo certificar el curso de computación en el nivel

secundario de los colegios a nivel nacional.

La Facultad de Ingeniería requiere automatizar los procesos de ventas y control de inventario

de los productos del Programa CERTICOM.

Para que un colegio esté inscrito en el programa CERTICOM debe firmar un convenio marco
con la Facultad de Ingeniería, entonces se deberá registrar los datos del colegio, de los
administradores y del profesor de computación, asimismo registrar los años en cuales estará
vigente el convenio marco.

Para cada colegio se debe generar una cuenta.

Ventas de libros
Cada año el colegio realizará un pedido de libros, en los cuales detallará la cantidad de libros
solicitados por cada módulo.

Este pedido es recepcionado por el jefe de ventas y una vez que consulta el stock en el
almacén procede a enviarlo al Director del programa CERTICOM para su autorización.

Una vez que el pedido es autorizado se prepara los libros solicitados y se agregará un libro
mas por cada módulo solicitado el cual se entregará en forma gratuita para el docente del curso
de Computación del colegio.

Se debe generar un proforma indicando la cantidad de libros que se esta entregando y el

importe del pedido solicitado, el importe de cada pedido solicitado puede ser cancelado al
contado o al crédito, teniendo como plazo hasta el mes de Diciembre de ese año para su
cancelación, para ellos el software debe permitir la generación de cuotas.

El colegio durante el transcurso del año puede solicitar pedidos adicionales de libros, todos los
pedidos deben seguir los procesos descritos anteriormente, asimismo el colegio puede realizar
la devolución de libros, esta devolución no puede exceder el 20% del pedido inicial.

Por cada abono realizado por el colegio se debe generar una factura la cual debe ser emitida
por el área de contabilidad de la Universidad Peruana Unión, registrando en el sistema de
software el número de factura, el importe abonado, los datos del colegio, la fecha del depósito.
La factura generada deberá remitirse al colegio que realizó el abono.

El módulo de ventas deberá permitir ver reportes en tiempo real:

 Reporte de Estados de cuenta de los colegios
 Reportes de ingresos totales
 Reporte de libros entregados y devueltos
 Otros

Por política del programa el colegio no podrá solicitar libros si tiene deudas pendientes el año
anterior.
Logística

La Facultad de Ingeniería manda a producir libros a la Editorial Imprenta Unión (EIU), para lo
cual elabora una ficha de pedido interdepartamental, el cual deberá ser autorizado por el
director del Programa CERTICOM y por el decano.

Una vez que los libros llegan de la EIU debe registrarse el detalle de los libros entregados.

Por política del Programa CERTICOM, por cada módulo debe haber como stock mínimo 100
libros por cada módulo, al llegar a esta cantidad el sistema deberá enviar un mensaje al jefe de
almacén indicando esta situación.

El módulo logístico debe permitir generar reportes en tiempo real:

 Reporte de libros existente
 Reporte de libros por fechas y módulo
 Otros

Cada vez que sale o ingresa un libro del almacén se debe registrar una descripción detallada
del motivo.

Fuente: Director del Programa CERTICOM