TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL
LOTERÍA DEL CAUCA
ANALISIS INCIAL
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 6
DISEÑO METODOLÓGICO .......................................................................................................... 7
MARCO JURIDICO ........................................................................................................................ 8
1. ESTUDIO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO - IDENTIFICACIÓN ACTUAL DEL
ESPACIO Y CONDICIONES DE LA DOCUMENTACIÓN. ..................................................... 9
1.1 Condiciones locativas del Archivo Histórico .......................................................................... 12
1.2 Organización del Archivo Histórico ....................................................................................... 12
1.3 Identificación de Tablas de Retención Documental ................................................................ 16
1.4 Recomendaciones Parciales .................................................................................................... 18
2. ANALISIS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL ............................................................................................................................. 19
2.1 Reconstrucción de la estructura orgánica de la Lotería del Cauca .................................... 19
2.1.1 Estructura Orgánica Lotería del Cauca año 2001 ............................................................. 19
 LISTA DE FOTOGRAFÍAS

Fotografía 1 Archivo Histórico Lotería del Cauca .............................................................................. 9

Fotografía 2 Cuarto Archivo Histórico Fotografía 3 Piso - Cuarto Archivo Histórico ........... 10
Fotografía 4 Techo Cuarto Archivo Fotografía 5 Techo Cuarto Archivo 2 ....................... 11
Fotografía 6 Corredor Entre cada Estante Fotografía 7 Estantes Archivo Histórico .................. 12
Fotografía 8 Organización Archivo Histórico ................................................................................... 13
Fotografía 9 Información Contable año 2005 ................................................................................... 13
Fotografía 10 Unidad Documental Fotografía 11 Unidad D. Deteriorada ....................... 14
Fotografía 12 Documentos Deteriorados Fotografía 13 Documentos Deteriorados Cara Frontal
........................................................................................................................................................... 15
Fotografía 14 Archivo Central Fotografía 15 Archivo de Gestión............................. 16
 LISTA DE GRAFICOS

Gráfico 1 Diseño Metodológico .......................................................................................................... 7

Grafico 2 Organigrama Lotería del Cauca Año 2001 ...................................................................... 19
Gráfico 3 Organigrama Lotería del Cauca 2008 ............................................................................... 20
 LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Medidas Cuarto de Archivo ................................................................................................. 10
Tabla 2 Organigrama Lotería del Cauca Año 2005 .......................................................................... 20
 INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación (AGN) establece según el acuerdo No. 002 de 23 de enero de 2004,
los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las
empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de los fondos acumulados y
la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

La Lotería del Cauca está regulada por los parámetros establecidos y lineamientos dispuestos en la
Ley 594 de 2000, Articulo 24, razón por la cual surge la necesidad de desarrollo de la gestión
documental al interior de la institución, creándose la necesidad de la elaboración y aplicación de las
Tablas de Valoración Documental; es competencia del comité de Archivo aprobar las Tablas de
Valoración Documental, siguiendo los parámetros y lineamientos archivísticos emanados por el
AGN, obedeciendo los principios metodológicos descritos en el Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 11
de 1996, Acuerdo 038 de 2002 y demás disposiciones que reglamentan la producción y conservación
de los documentos en las entidades públicas.

Con el fin de garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental y de acuerdo a
los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), se realizará una etapa preliminar
determinada por un estudio cualitativo y cuantitativo que permita la identificación de los elementos
generales del archivo, precisando aspectos como espacio físico y estado actual de la documentación.
Posteriormente se realizará el análisis y diagnóstico documental identificando los valores primarios
y/o secundarios de las unidades documentales; diligenciando los formatos establecidos por el AGN
como lo son el Inventario de documental, cuadro de clasificación y tomando como punto de partida
las Tablas de Retención Documental que fueron aprobadas como insumos necesarios para la posterior
elaboración de las Tablas de Valoración Documental. Además, es fundamental identificar cual es el
estado actual de las Tablas de Retención Documental determinando su nivel de aplicación en los
diferentes archivos de la entidad.

Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Lotería del Cauca es necesario
desarrollar el estudio cualitativo y cuantitativo que considera la identificación de la información
general del estado y ubicación del archivo o fondo que será objeto de valoración, siguiendo los
lineamientos establecidos en el manual elaborado por el AGN en materia de organización y
tratamiento de fondos documentales.
 DISEÑO METODOLÓGICO

La elaboración de las Tablas de Valoración Documental se basa en la identificación de la estructura

orgánico funcional de la Lotería del Cauca, permitiendo del diagnóstico, la investigación, plan de
acción y la propuesta de las Tablas de Valoración Documental.

A través del estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivístico y de conservación se identifica y

analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos frente a los diferentes factores
internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar.
Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental,
naturaleza y uso de la información.

La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar la situación real del Fondo
Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta física, Sistemas de Clasificación, Ordenación,
Consulta e instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación).
La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario se puede identificar a nivel documental el
estado físico, deterioro biológico y las unidades de conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos,
Libros, paquetes entre otros).

La propuesta comprende la evaluación inicial de los recursos documentales, el talento humano

encargando de la gestión documental y recursos locativos, este procedimiento permitirá reunir todos
los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al
fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en
cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico.

Gráfico 1 Diseño Metodológico

Estudio Cualitativo y Cuantitativo

Reconstrucción Estructura Organica

Valoración Documental

Inventario Documental & Cuadro de Clasificación Documental

Propuesta Elaboración de Tablas de Valoración Documental

Aplicación Tablas de Valoración Documental

 MARCO JURIDICO

Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales tal como lo
dispone la Constitución Política de Colombia en su Art. 8.
El gobierno nacional aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley 594, conocida como la Ley General
de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión
documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el
correcto ejercicio archivístico.
El AGN, de acuerdo con el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, tiene como función fijar políticas
y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia
adopta el Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Mediante el ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000) el AGN establece los lineamientos para los
edificios y locales destinados como sedes de archivos en las entidades públicas o empresas privadas
con funciones públicas que deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento,
medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los
acervos documentales.
1. ESTUDIO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO - IDENTIFICACIÓN ACTUAL
DEL ESPACIO Y CONDICIONES DE LA DOCUMENTACIÓN.

- Nombre del Fondo: Archivo Histórico de la Lotería del Cauca

- Ubicación: El Archivo histórico se encuentra almacenado en un cuarto subterráneo ubicado

en la Carrera 7 Norte No 1 N – 66 en la ciudad de Popayán departamento del Cauca.
2*26´44´N 76*36´21´W´1.80 km

- Fecha de creación: Decreto No 404 de 1974 Por medio del cual se constituye la Lotería del
Cauca como una empresa comercial del departamento del Cauca, entidad descentralizada y
dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. A partir
de esta fecha inician los procesos de producción y gestión documental propios de la actividad
de la entidad.

- Planta Física: El archivo se encuentra almacenado en un cuarto con las siguientes

dimensiones

Fotografía 1 Archivo Histórico Lotería del Cauca

La documentación correspondiente al Archivo Histórico se encuentra almacenada en un

cuarto subterráneo con 8,10 Metros de Ancho por 8,44 Metros de Largo y una Altura: 2´60
Mts
Tabla 1 Medidas Cuarto de Archivo

Medida
en
Metros
Ancho 8.1
Largo 8.44
Altura 2.60

Fotografía 2 Cuarto Archivo Histórico Fotografía 3 Piso - Cuarto Archivo Histórico

Es de conocimiento de la entidad que el espacio destinado para la organización del Archivo Historico
no es el adecuado, teniendo en cuenta que el piso solo cuenta con una capa de concreto y los estantes
metalicos estan ubicados sobre cuerpos cuadrados de madera , lo cual impide la adecuada movidiliad
de las personas que soliciten consultar la informacion que reposa en este archivo, ademas de que este
espacio tiene afectaciones en el techo como concecuencia de la humedad presente en este cuarto como
lo muestran las siguientes imágenes:
Fotografía 4 Techo Cuarto Archivo Fotografía 5 Techo Cuarto Archivo 2

Para lo cual se propone por parte del area Administrativa, Financiera y de Recursos Fisicos la
adecuación del cuarto de Archivo Historico , de acuerdo a los lineamientos establecidos por el AGN
generando las condiciones necesarias que garanticen la preservacion de los documentos y a su vez
permitan un proceso de consulta eficiente que beneficie a la entidad; en un nuevo cuarto con los pisos
adecuados para la movilidad y solucionando los problemas de humedad.
El Archivo histórico de acuerdo con la estructura orgánica de la Lotería del Cauca está a cargo del
área Administrativa, Financiera y de Recursos Físicos, quienes han desarrollado y establecido
diferentes actividades y programas enfocados en el manejo y gestión de la documentación en la
entidad, basados en los parámetros establecidos por el AGN y demás normas reglamentarias.
1.1 Condiciones locativas del Archivo Histórico

El Archivo Histórico cuenta con estantería metálica de 2,25M de altura y 5,50Mts de Largo con solo
60 cm (siendo 100cm el minino establecido) de espacio en los corredores entre cada estante, lo cual
dificulta la libre circulación entre cada estante en el momento en que se requiera consultar la
información que sobre este archivo reposa.
Fotografía 6 Corredor Entre cada Estante Fotografía 7 Estantes Archivo Histórico

1.2 Organización del Archivo Histórico

La información en el Archivo Histórico está organizada por módulos, separados por dependencias.
En cada módulo se encuentran ubicadas cajas de ref X-200 que contienen las unidades documentales,
estas cajas están organizadas de izquierda a derecha desde la fecha más antigua hasta las más reciente.
Revisando las unidades documentales se evidencia que, del total de la documentación almacenada en
el Archivo, un porcentaje representado por el 60% aprox. Corresponde a información contable
conservada desde la fecha de constitución de la Lotería del Cauca y el 40% restante corresponde a
información de las demás dependencias de la entidad desde la fecha en que fue constituida.
Fotografía 8 Organización Archivo Histórico

Fotografía 9 Información Contable año 2005

 Se evidencia una serie de cajas que contienen unidades documentales del área de
Contabilidad, esta información aparentemente por ausencia de espacio en el archivo fue
almacenada de la forma que muestra la imagen, lo cual dificulta la eficiente consulta de la
documentación en el momento de ser requerido.

Fotografía 10 Unidad Documental Fotografía 11 Unidad D. Deteriorada

La documentación está ubicada dentro de cajas Ref X-200, en unidades documentales (Carpetas)
algunas cuentan con foliación otras carecen de este lineamiento organizativo, además de que hay
unidades documentales que tienen más de 200 folios superando el límite permitido por el AGN según
el manual para la organización de fondos acumulados y el Acuerdo AGN No. 042 de 2002. Es
importante mencionar que algunos documentos presentan deterioro biológico aparentemente por
causa de la humedad en el espacio y/o presencia de alguna gotera como se muestran en las siguientes
imágenes:
Fotografía 12 Documentos Deteriorados Fotografía 13 Documentos Deteriorados Cara Frontal

No hay una clara identificación de los tres tipos de archivo establecidos según la normatividad, pero
los funcionarios manifiestan que se realizada una adecuada aplicación de las Tablas de Retención
Documental elaboradas y aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo. La entidad presenta
tres puntos diferentes donde se almacena la documentación producida y recibida de la siguiente
manera;
Fotografía 14 Archivo Central Fotografía 15 Archivo de Gestión

Es importante tener en cuenta que en cada uno de estos espacios la informacion no corresponde al
tipo de archivo señalado, en Archivo Central esta ubicada la documentacion referente a historias
laborales y expedientes de la organización desde el inicio de su actividad, ademas de documentos de
la dependencia del area Juridica, cabe resaltar que esta informacion esta organizada y clasificada de
acuerdo a las Tablas de Retención Documental. El Archivo de Gestión contiene información de cada
area sin algun criterio de organiación.

1.3 Identificación de Tablas de Retención Documental

Por medio del decreto No 552 de 9 de septiembre de 2005 el consejo departamental de archivo
aprobó las Tablas de Retención Documental presentadas por la Lotería del Cauca, a partir de la fecha
comienza un proceso de capacitación y acuerdos por medio del comité de archivo de la entidad para
iniciar la aplicación de las tablas según lo establecido por el AGN.
Según la circular 0010 de 2007 la entonces Jefe de Unidad Administrativa y de Recursos Físicos
SANDRA LORENA GARCIA RAMIREZ, establece la importancia de la aplicabilidad de las
Tablas de Retención Documental como instrumento que permitirá a la entidad darle un eficiente
manejo a la documentación, liberando los archivos de documentos que ya perdieron sus valores
tanto primarios como secundarios y documentos de apoyo que no representan valor histórico para la
entidad. En la circular orienta la organización de los archivos según la norma (Ley 594 de 2000) de
la siguiente manera:
 • Archivo de Gestión:

- La organización de los archivos de gestion debe basarse en la Tabla de Retencion

Documental.

- La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad.

- El documento con la fecha as antigua de producción será el primer documento que se

encontrará al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma.

- Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacion consulta y control.

- Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha informacion feneral sera; Fondo
(Loteria del Cauca ), Sección (Dependencia que produjo o produce los documentos);
Subsección(Dependendica o unidad de mayor gerarquia de la cual dependa la unidad
productora), Serie, Subserie , numero de folios.

• Archivo Central:

- La organización del Archivo Central debe basarse en la Tabla de Retención Documental.

- Se debe seleccionar la documentación para eliminación y realizar un listado especificando:

Codigo, serie, subserie, tipo documental, fechas extremas, justificando la elimiación; con el
fin de ser evaluado por el Comité de Archivo y posteriormente incluirlo en las Actas
correspondientes.

- Los documentos que se conserven deberán organizarse en carpetas en sus respectivas cajas,
las cuales deberán rotularse de la siguiente manera: Código de dependencia, Caja numero,
Sección (Nombre de la dependencia), serie documental, fechas extremas (fecha inicial y fecha
final).

Apartir del año 2005 posterior a la aprobación de las Tablas de Retención Documental se establece
dentro de la entidad su importania y comienza todo el proceso admnistrativo para su apropiación y
aplicación. Es importante precisar que posteriormente a las tablas del año 2005 para el año 2018 se
presentaron y aprobaron las nuevas Tablas de Retención Documental de La Loteria del Cauca y
actualmente sobre ellas esta regulada la gestión documental.
1.4 Recomendaciones Parciales

- Realizar un diagnóstico acerca de la aplicabilidad de las Tablas de Retención Documental en

cada une de las dependencias de la Lotería del Cauca (revisando el complimiento de las
actividades precisadas en la circular 0010 de 2007), teniendo en cuenta que las primeras
tablas fueron elaboradas y aprobadas en el año 2005 y las nuevas tablas fueron aprobadas en
el año 2018; por tal razón en cada una de las áreas deben haber claras nociones de gestión
documental y tratamiento de documentos siguiendo los parámetros establecidos en las Tablas
de Retención Documental, esto permitirá articular la posterior elaboracion de las Tablas de
Valoración Documental que son objeto del presente proyecto.

- Lograr la diferenciación de los 3 tipos de archivo según lo establecido por el AGN, quienes
clasifican los Archivos de Gestión , Archivo Central y Archivo Histórico , lo que permitirá
un mejor funcionamiento del Plan de Gestión Documental de la entidad, así mismo se podrá
realizar un adecuado proceso de transferencia y disposición final de los documentos,
garantizando que se conserven los documentos que contribuye efectivamente en el
desarrollo de la entidad y sirvan de evidencia en el desarrollo de las funciones a través de los
años.

- Revisar desde el área Administrativa, financiera y Recursos Físicos, la propuesta de

adecuación del espacio destinado para la conservación del Archivo Histórico siguiendo los
lineamientos del acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000) del AGN, 4así como también analizar
la posibilidad de adecuar el archivo en sus tres etapas de acuerdo con los lineamientos del
AGN (Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico) Organizados de acuerdo a
las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental)
 2. ANALISIS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL

Para elaborar las Tablas de Valoración Documental una vez establecidas las generalidades y el estado
actual del archivo por medio del estudio Cualitativo y Cuantitativo, se procederá a la reconstrucción
de la evolución orgánica de la entidad, para identificar los diferentes productores documentales en
cada uno de los periodos determinando las series y subseries utilizadas en cada uno de ellos.

2.1 Reconstrucción de la estructura orgánica de la Lotería del Cauca

Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental se debe iniciar con el proceso de
construcción de la estructura orgánica de la Lotería del Cauca, analizando los resoluciones y actos
administrativos que dieron lugar a las modificaciones en la estructura orgánica a través de los años,
así mimos son fundamental a partir del testimonio de funcionarios contrapone
Levantamiento de información histórica, organigramas, manuales de funciones, testimonios para
reconstruir la estructura orgánica para los periodos que serán objeto de elaboración de las Tablas de
Valoración Documental.

2.1.1 Estructura Orgánica Lotería del Cauca año 2001

Grafico 2 Organigrama Lotería del Cauca Año 2001

Gerencia

Subgerencia
Comercial

Oficina Unidad Unidad de Unidad de

Oficina Control
Oficina Juridica Recursos Administrativa , apuestas Divulgación y
Interno
Humanos Financiera y Permanentes Medios
Recursos
Fisicos
Tabla 2 Organigrama Lotería del Cauca Año 2005

ORGANIGRAMA 2005
DEPENDENCIA CODIGO
GERENCIA 10
SUBGERENCIA COMERCIAL 20
MERCADEO 21
PRESUPUESTO 22
CONTABILIDAD 23
TESORERIA 24
JURIDICA 30
UNIDAD RECURSOS HUMANOS 40
JEFATURA DE CONTROL INTERNO 50
UNIDAD ADMINISTRATIVA Y RECURSOS
FISICOS 60
SISTEMAS 61
ALMACEN E INVENTARIOS 62
DIVULGACIÓN Y MEDIOS 70

Gráfico 3 Organigrama Lotería del Cauca 2008

Gerencia

Subgerencia
Comercial

Oficina de Oficina de Talento Oficina Control Oficina asesora Unidad

Asesoria Juridica Humanos Interno de Planeación Administrativa ,
Financiera y
Recursos Fisicos