Proyecto Final de Diseño de sistemas, Proyecto de sistema

informático de Compras
Introducción

La misión fundamental de la logística empresarial es colocar las licitaciones a los

proveedores a través de carteles en el momento preciso y contando con las condiciones de
adjudicación.
Pensando en esto, nace la inquietud de diseñar un sistema que realice las compras a través de un
esquema predeterminado utilizando una logística de un prototipo que permita definir las
características de modo general.
En esta parte se aplicaran los conocimientos adquiridos en los cursos de análisis y diseño de
sistemas desde la aclaración, evaluación y definición de los requerimientos hasta a correcta
documentación de manera de que su interpretación sea sencilla para cualquier usuario final.

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Objetivo General

Diseñar un sistema que facilite las compras por internet utilizando un plan anual
operativo, presupuestos, solicitudes, carteles, proveedores y adjudicaciones para diferentes
empresas que participen de las compras.

Objetivos específicos
 Valorar la necesidad o problemática del propietario del producto.
 Valorar los requerimientos del proyecto para un plan táctico y estratégico.
 Generar la documentación necesaria para un correcto control y seguimiento del sistema
de compras.

Alcances

 El sistema de se diseña con el fin d planificar la distribución de las compras.

 El sistema le permite a los servicios crear un plan anual operativo de presupuesto anual.
 El sistema permite la gestión de las diferentes licitaciones a los cuales los proveedores
tienen acceso.
 El sistema se enfoca en la adjudicación de los carteles a los proveedores que ganan las
licitaciones.

Limitaciones
 Es un trámite de muchos pasos pueden haber apelaciones al final de cada proceso.
 El sistema no permite hacer compras urgentes .

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Necesidad de propietario

La necesidad de la empresa que ejecuta las compras se ha maximizado a tal grado

que se tiene que requerir e incorporar una plataforma tecnológica que minimice los
tiempos y ayude a la aclaración de los problemas, la gerencia está dispuesta a
utilizar una partida presupuestaria para minimizar esta problemática.

A los inicios de la empresa, las compras se realizaban de forma manual con

expedientes, archivos y demás; ocupando gran cantidad de espacio en
infraestructura, la misma empieza a crecer y al requerir más espacio físico para
mantener las compras viejas archivadas debido a que se debe guardar por ley al
menos 10 años y a futuro se necesitará mucho espacio físico para mantener lo que
solicita la ley en cuanto a los tramites por compra directa e indirecta que genera la
empresa.

Los gerentes de la empresa al ver un aumento de las ventas se plantean la

necesidad de ir incorporando nuevas plataformas informáticas en la organización.
Dado que sale más barato implantar plataformas tecnológicas.

Como parte del análisis para robustecer el plan estratégico y potencializar el plan
táctico se genera la necesidad de crear un departamento más, el cual va a trabajar
de la mano con la gerencia y de los demás trabajadores, se crea el servicio
informático el cual llevará a cabo los proyectos de sistematización de la empresa a
nivel general.

Al crearse el departamento de informática nacen nuevas necesidades producto de

la automatización al sistematizar los servicios de la empresa.

Por lo antes mencionado, se crea la necesidad de adquirir un sistema de licitaciones

el cual va a hacer implementado a través del departamento informática, los analistas
encargados, realizarán las modificaciones correspondientes para que este proyecto

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se dé de la mejor forma. Realizando los requerimientos, trabajando arduamente con
las partes antes mencionadas se hace el trabajo de campo.

Estudio Factibilidad

Técnico
El estudio facilidad técnico demostró que el proyecto puede ser realizable con la
infraestructura actual de la empresa, aunado a esto se tiene la capacidad en
conocimiento técnico por parte del nuevo departamento de informática para
desarrollar el proyecto de licitaciones.
Con respecto a la infraestructura, se tiene contemplado:
- Utilizar el servidor de seguridad ya existente.
- El ancho de banda se va a tener que ampliar para poder proveer acceso externo
al sistema para las licitaciones, sin embargo es totalmente factible.
- Se utilizarán los servicios de DNS públicos y una dirección IP estática para el
acceso externo la aplicación.
- Se utilizarán certificados digitales públicos para poder proveer la seguridad y la
confianza necesaria hacia los usuarios del sistema.
- El departamento de informática se encargará de liderar el proyecto de
licitaciones y está en completa capacidad para desarrollarlo de manera
adecuada.
Financiero y económico:
Se realizó un estudio de mercado para poder establecer si la implementación de un
proyecto de esta magnitud se alinea presupuestariamente al plan táctico y verificar
los beneficios económicos que se tendrán a lo largo del año y en el transcurso de
5 años (plan estratégico).
El estudio financiero y económico aprobó el presupuesto para la implementación
del proyecto debido a los beneficios que esto traerá para la empresa.

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Requerimientos Técnicos
La empresa requiere la implementación de tecnología tales como:

Una red para interconectar las terminales y así compartan información, recursos y
servicios.

Se requiere de un Switch Cisco Catalyst serie 3850 se necesita de este dispositivo

de capa 2 que proporciona convergencia completa entre las redes cableadas e
inalámbricas en una plataforma única. Capacidad de controlador inalámbrico
integrado hasta 40G de capacidad inalámbrica por switch (modelos de 48 puertos).
Admite hasta 50 puntos de acceso y 2000 clientes inalámbricos en cada entidad de
switching

Se requiere un Router ASA de Cisco Serie 5500 debido a su flexibilidad, ya que

conforme el negocio crece y requiere cambios, se pueden agregar con facilidad
capacidades o actualizaciones de un dispositivo a otro. Por consiguiente se debe
determinar una seguridad avanzada en donde se aprovechen los últimos avances
en seguridad de contenidos, cifrado, autenticación de identidad, autorización y
prevención de intrusiones

Se requiere laptops para los siguientes colaboradores:

1 laptop para soporte técnico, 1 laptop para gerencia, 1 laptop para vendedores, 1
laptop para capacitaciones, que tendrá configurado una VPN en cada una de las
máquinas. En total 4 laptops.

Las laptops que se van a utilizar son Asus modelo X551CA color negra, a
continuación se detallan las especificaciones respectivas del dispositivo:

❖ Memoria RAM: 4 GB
❖ Sistema operativo Microsoft Windows 7 64bits
❖ Procesador Intel® Core i7
❖ Disco duro: 500 GB
❖ Intel HD Graphics 4000

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 ❖ Pantalla 15”
❖ Conectividad LAN 10/100, 802.11 b/g/n
❖ Cuenta con cámara de portátil
❖ Micrófono incorporado
❖ Batería 4 celdas Ion de litio
❖ Dimensiones; 380x251x30.9mm

Desktops: se requieren en total 8 desktops

7 para los agentes, los cuales están ubicados en la empresa. Estas computadoras
tendrán ciertos accesos denegados ya que pueden afectar el funcionamiento laboral
de los agentes, estos accesos son determinados por el gerente, y afectan
principalmente redes sociales, como por ejemplo Facebook, y algunos sitios de ocio,
como Youtube, entre otros.

1 desktop principal que la utilizara el gerente, habrá un único gerente en la empresa,

donde lleva el control de la administración de la empresa.
Las desktops a utilizar será Dell OptiPlex 3020 que cuenta con las siguientes
especificaciones:
● Cuarta generación del procesador Intel Core i7-4790K Processor (8M Cache,
up to 4.40 GHz)
● Windows 7 Professional, 64-bit, Español
● Disco Duro Seagate Desktop 1 TB Solid State Hybrid Drive SATA 6 GB with
NCQ 64 MB Cache 3.5 InchGráficos integrados Intel
● 1 año de ProSupport es un servicio en el sitio con respuesta rápida.

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Se requiere tres servidores, uno para aplicaciones, el cual se instalará el sistema de
licitaciones, uno para Ms Exchange e internet, el cual se conectará con los correos
electrónicos a través del Outlook, uno para bases de datos, el cual se guardará los
datos a través de SQL Server .Estos servidores gestionarán la mayor parte (o la
totalidad) de las funciones de lógica de negocio y de acceso a los datos de la
aplicación. Los principales beneficios de la aplicación de la tecnología de servidores
de aplicación son la centralización y la disminución de la complejidad en el
desarrollo de aplicaciones.
El servidor a utilizar será ProLiant 736661-S01 4U Micro Tower Server que cuenta
con las siguientes especificaciones:

● Procesador 3.30 GHz Intel StrongARM

● Memoria RAM 8 MB DDR3 SDRAM
● 2 Discos Duros WD RE 2 TB Enterprise Hard Drive: 3.5 Inch, 7200 RPM,
SATA III, 64 MB Cache
● Windows Server 2008

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 Presupuesto
Costo Equipo Técnico y artefactos
Precio
Cantidad Equipo Importante Unitario Total
Windows
server 2008 Licencias $699,34 $2098,02
3 R2 anuales
Windows Garantia 2
$122.49 $1102,41
9 2007 64 Bits años
Office
profesional Licencias $289,99 $2609,91
9 2013 anuales
Laptops Asus Garantia 3
$292,33 $4677,28
9 X551CA años
Desktop Dell
Garantia 3
5 escritorio $834,12 $4170,60
años
OptiPlex 3020
Velocidad
Data card 2 de 4 Mb $30,00 $480,00
16 Mb Por mes
Tripp Lite
UPS para 550va $80,00 $480,00
6 computadoras Avr550u
SAM4S ELLIX 40 BLACK
USB AND SERIAL
4 RECEIPT PRINTER $199,99 $799,96
Total costo equipo técnico y artefactos: $ 12.073,80
Costos mensuales
Pago
Servicio Mensual Pago Anual
Pago mensual por el servicio del datacard de
2Mb $480,00 $5760,00
Pago mensual de agua y luz $6000,00 $7200,00
Total $ 12.960,00
Salario por
Cant.empleados Desempeño hora Salario en colones
1 Administrador de red ¢486 344,70
2 Desarrolladores de software ¢11896,82 ¢1903 491,20
Administrador/desarollador
1 de base de datos ¢486 344,70
1 Gerente de proyectos ¢486 344,70
Total ¢3.362 525,30
Gastos administrativos: $100,00
Costo inicial $18457,24
Costo mensual $12960,00

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Determinación de los Requerimientos

Proceso # 1

NOMBRE DE LA TAREA: Consultar Licitación

OBJETIVO DE LA TAREA: El objetivo es poder consultar todos los

registros de las licitaciones que se encuentran
almacenados dentro de la base de datos.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Área Administrativa

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:

Existe una base de datos donde se tienen los registros de todos los datos de los
proveedores, los oferentes y los productos que estos ofrecen. Dentro de este proceso se
permite llevar acabo las siguientes funciones, ver información de la licitación.

Se lleva un registro de:

Productos
Proveedores
Clientes
Oferentes
Licitaciones

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Proceso # 2

NOMBRE DE LA TAREA: Nombres y datos básicos

OBJETIVO DE LA TAREA: El objetivo es almacenar los datos de las

licitaciones para poder llevar un control más
estricto de las mismas.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Archivo

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:

Se genera un nuevo expediente donde se van a ingresar todos los datos de las licitaciones
donde se van a generar un número de expediente y el nombre de la empresa para tener un
orden y saber a cuál oferente pertenece cada licitación.

Proceso # 3

NOMBRE DE LA TAREA: Tipos de empresas participantes

OBJETIVO DE LA TAREA: El objetivo es llevar control de todas los tipos de

empresas participantes.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN proveedores

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Se lleva una base de datos de todos los tipos de servicios que pueden brindar las
empresas participante, con el fin de que los clientes puedan seleccionar el servicio
que más les funcione.

Tipos de empresas:

 Equipo Tecnológico
 Servicios de mantenimiento
 Servicios de instalación
 Servicios de capacitación
 Construcción
 Agronomía
 Equipos de emergencias
 Equipo de limpieza
 Vehículos
 Industrial ligero
 Industrial pesado
 Equipos Eléctricos
 Material Eléctrico

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Proceso # 4

NOMBRE DE LA TAREA: Datos del organismo demandante.

OBJETIVO DE LA TAREA: El objetivo es llevar control de todos los

cambios o devoluciones que se deben de
realizar a los productos o servicios adquiridos
por los clientes.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de quejas

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
El proceso es generar la información de las quejas o demandas de los clientes
con el objetivo de llevar un control de los procesos donde vamos a encontrar el
número de la apelación, nombres de la empresa, puntos del cartel a apelar,
descripción de la apelación.

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 Proceso # 5

NOMBRE DE LA TAREA: Etapas y plazos de la licitación.

OBJETIVO DE LA TAREA: El objetivo es subdividir cada una de las etapas

de la licitación teniendo una estructura más
ordenada y tener en cuenta la forma en la que
se debe de componer una licitación.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Departamento Responsable de la Licitación.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
El proceso es generar una base donde se identifiquen cada uno de los procesos
con lo que se asegura de tener bien almacenados los datos de una manera más
precisa y exacta.

Se lleva un registro de los siguientes procesos:

 Plazo para consulta

 Plazo para absolver consultas
 Plazo para observaciones
 Plazo para absolver observaciones
 Plazo para elevar las observaciones
 Plazo para resolver elevación de las observaciones
 Plazo para notificar al comité
 Plazo para publicar nuevas observaciones al cartel
 Plazo para presentación de nuevas propuestas
 Presentación de propuestas

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Proceso # 6

NOMBRE DE LA TAREA: Antecedentes para incluir en la oferta.

OBJETIVO DE LA TAREA: Analizar primero la oferta para ver qué tan

factible es en nuestro sistema de compras.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Crear una base donde se puedan hacer consultas y búsquedas sobre los
oferentes y los productos que estos mismos ofrecen con el fin ver que tan factible
es el producto que ellos ofrecen y cuanto movimiento tiene en el mercado.

Proceso # 7

NOMBRE DE LA TAREA: Requisitos para contratar al proveedor

adjudicado.

OBJETIVO DE LA TAREA: Analizar la información de los proveedores para

ver qué tan factible es la contratación de los
mismos.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Investigar si la empresa del proveedor está certificada, si se encuentra el día en los
pagos de la C.C.S.S y que no tenga problemas legales para poder tener una perspectiva
de las personas que se contratan para la empresa.

Proceso # 8

NOMBRE DE LA TAREA: Criterios de evaluación.

OBJETIVO DE LA TAREA: Crear una evaluación de para la contratación de

los proveedores y estar seguros que cumplen
con las expectativas de la empresa.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Para determinar el porcentaje correspondiente en el factor de precio, se aplicara una
formula y para la experiencia como distribuidor autorizado, se asignara un 15% a la
empresa con mayor cantidad de años de distribuir el equipo ofertado, se solicitaran
cartas de recomendación para determinar el puntaje correspondiente se solicitaran 3
cartas de recomendación y se asignara un 5% a cada una de las cartas presentadas
y que cumplan con cada uno de los requisitos.

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Proceso # 9

NOMBRE DE LA TAREA: Montos duración y delegación del contrato.

OBJETIVO DE LA TAREA: Analizar el precio, duración y la vigencia del

contrato.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Se genera una base de datos donde se llevara el control de los precios, formas de pago,
vigencia del contrato, plazo y lugar de entrega y adjudicación con el fin de llevar un
control de los pagos y del tiempo de terminación del contrato.

Proceso # 10

NOMBRE DE LA TAREA: Garantías Requeridas.

OBJETIVO DE LA TAREA: Garantizar que se cumplan con las garantías

necesarias para los productos.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

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 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Se mantiene un control sobre las garantías de cumplimiento, timbres y especies fiscales
con el objetivo de cumplir con todos los requerimientos fiscales con los que se deben
de seguir para estar en cumplimiento con las políticas de la empresa.

Proceso # 11

NOMBRE DE LA TAREA: Listado de bienes y servicio requeridos.

OBJETIVO DE LA TAREA: Llevar un control de todos los bienes y servicios

requeridos que existen dentro de la empresa.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Se mantiene punto por punto la lista de la cantidad de bienes y de servicios que se
ofrecen en la empresa de compras por internet con el objetivo de que los clientes
puedan ver los bienes y los servicios que se ofrecen en la misma.

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 Proceso # 12

NOMBRE DE LA TAREA: Requerimientos técnicos y otras cláusulas.

OBJETIVO DE LA TAREA: Generar una garantía por parte de los oferentes

para los clientes.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Unidad de queja

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
Garantizar a los clientes que los productos o los servicios que adquieren en las compras
por internet se cumplen con todas las garantías y llevar un control del plazo de vigencia
de la garantía.

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 Proceso # 13

NOMBRE DE LA TAREA: Documentos y que autorizan la adquisición.

OBJETIVO DE LA TAREA: Es llevar contar y asegurarnos de que nos

aprueben lo que se está proponiendo.

UBICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN Gerencia
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:

Se necesitara aprobación para el proyecto, también se necesita para la instalación y

configuración de los equipos de producción de la unidad técnica designada con estos
se aseguran de que todos los procesos han sido debidamente revisados y aprobados
por los ejecutivos de la empresa.

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