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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – REPRESENTACIONES SANTA APOLONIA SAC - 2015

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
(MOF)
REPRESENTACIONES
SANTA APOLONIA
SOCIEDAD ANONIMA CERRADA.

TRUJILLO, JULIO 2014

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Representaciones Santa Apolonia SAC Página 1


INDICE
PAGINA

CAPITULO I ............................................................................................... 4

I. Presentación ………………………….……………...…… ................ 4

II. Finalidad………………………….…………..……...…… ............... 4

III. Alcance ……………………………………………...…… .............. 5

IV. Organigrama……………………………………….....…… ............ 5

CAPITULO II DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES


GENERALES .............................................................................................. 7

LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS…………………..……… .......... 7

DIRECTORIO…………………..…………………………….....…… ........... 11

GERENCIA GENERAL………………………………………..… ................ 12

ASISTENTE DE GERENCIA…………………………………..… ............... 16

AREA DE RECURSOS HUMANOS…………………..…....……… ............ 18

AREA LEGAL…………………..……………………….......……… ............ 22

AREA DE CONTABILIDAD…………………..…....……………….… ....... 24

AREA DE TESORERIA…………………..…....……….……………… ....... 29

AREA DE CREDITOS Y COBRANZAS…………………....……….… ...... 35

AREA DE VENTAS…………………..…....………………………...… ....... 38

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AREA DE LOGISTICA…………………..…....……………………..… ....... 42

AREA DE ALMACEN…………………..…....…………………….… ......... 45

AREA DE SISTEMAS Y FACTURACION……………………...…… ........ 53

UNIDAD DE ASESORIA JURIDICA…………………..….... ...................... 59

PRESENTACION

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CAPITULO I

PRESENTACIÓN

I. Presentación

El Manual de Organización y Funciones de la empresa


Representaciones Santa Apolonia SAC, es un documento de gestión
a través del cual se describen las funciones específicas de los órganos
que conforman la empresa, a efecto que el personal conozca sus
responsabilidades y funciones.
En tal sentido debe constituirse en una fuente permanente de consulta.
El presente documento ha sido formulado por el Área de Control
Interno en coordinación con las demás áreas en el marco de las
disposiciones establecidas en la empresa.
Considerando que toda organización es dinámica, este manual este
sujeto a permanente actualización, como consecuencia de
evaluaciones que impliquen su modificación.

II. Finalidad

El presente Manual de Organización y Funciones, es un instrumento normativo de gestión


administrativa interna, que describe las funciones generales establecidas en la empresa, y

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contempla la funciones específicas a nivel de cargos y puestos de trabajo, líneas de
dependencia, autoridad y de Coordinación.

Tiene como finalidad:

a) Proporcionar información sobre las funciones, ubicación e interrelaciones formales


de los cargos dentro de la estructura general de la Institución.

b) Proporcionar al personal la información formal sobre sus funciones,


responsabilidades, autoridad e interrelaciones formales y evaluar el cumplimiento de
su labor.

c) Proporcionar información para los procesos de simplificación administrativa y


operativa necesarias para la descripción de procesos y procedimientos.

d) Proporcionar perfiles mínimos requeridos de los cargos o puestos, a ser evaluados


durante los procesos de captación o contratación de personal para cubrir plazas
vacantes previstas respectivamente.

III. Alcance
El presente Manual comprende a todos los cargos de la empresa Representaciones Santa
Apolonia SAC y será de conocimiento y cumplimiento de todos los trabajadores de dicha
empresa.

IV. Organigrama
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
REPRESENTACIONES

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SANTA APOLONIA
SAC

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CAPITULO II DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
GENERALES

LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS:

Definición: Es un órgano supremo o superior de la Organización. Es el máximo nivel


jerárquico de Representaciones Santa Apolonia SAC y puede ser convocada con carácter de
“obligatorio” y de “no obligatorio”.

Organigrama Estructural:

Junta General de Accionistas

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) La Junta General de Accionistas estará constituida por la totalidad de los accionistas,


quienes se reunirán en forma ordinaria, cada seis meses por lo menos, con el objeto de
aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior, y el plan de conducción de los
negocios sociales para el próximo ejercicio, documentos que serán presentados por el
gerente de la empresa o el que se designe.
2) La Junta General puede reunirse en forma extraordinaria, cada vez que el interés de la
sociedad así lo requiera, pudiendo comunicar cualquier accionista para la reunión.
3) El Quórum para las sesiones en primera convocatoria se reunirá con la mitad más una de
los accionistas, en segunda convocatoria se realizará con las participaciones que asistan.
4) Cuando se trate de aumento o disminución de capital, emisión de obligaciones,
transformación, fusión o disolución de la sociedad y en general, modificaciones de los

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estatutos y/o escritura social, se requerirá en primera convocatoria, la concurrencia de
accionistas que represente las dos terceras partes del capital pagado; segunda convocatoria,
bastara que concurran accionistas que representen los tres quintos del capital pagado, para
la valides de estos acuerdos, se requiere que las convocatorias se efectúen por citación en
el diario en que se publican los avisos judiciales de la Ciudad de Cajamarca, con una
anticipación de por lo menos tres días para dicha reunión.
5) También podrán tomarse acuerdos válidos de Junta General de Accionistas, si presentes y
reunidos todos los accionistas, están de acuerdo en la agenda a tratar, se formalizará dicha
reunión y se firma la correspondiente acta.
6) Los acuerdos de las Juntas, serán ordinarias o extraordinarias, y aprobadas por el voto
favorable de la mayoría absoluta del capital social pagado, y de los accionistas.
7) La Sociedad llevará un Libro de Actas, legalizado conforme a ley, donde constarán todos
los acuerdos de la Junta, los mismos que se firmarán en las actas de dichas sesiones.
8) Se requiere aprobación de la Junta General y el acuerdo respectivo, obligatoriamente, con
las mayorías que se han establecido en el acápite anterior, para los siguientes casos: I.
Resolver sobre la formación de reservas facultativas.
II. Resolver y disponer investigaciones, auditorias y balances.
III. Modificar la escritura de constitución y/o estatutos de la sociedad.
IV. Aumentar o disminuir el capital y/o Organización de nuevos accionistas a la
sociedad.
V. Modificar la denominación, el objeto y el domicilio de la sociedad.
VI. Crear nuevas sucursales, oficinas y depósitos, etc.
VII. Transformar, fusionar, disolver o liquidar la sociedad.
VIII. Decidir sobre los más asuntos que requiera el interés de la sociedad.
IX. Para los demás actos que la ley determine.
9) Es facultad de la Junta General de Accionistas:
I. Vender, hipotecar, gravar y disponer de los bienes inmuebles de la sociedad,
firmando los documentos, minutas, escrituras y demás documentación pertinente.

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II. Decidir sobre la formación de reservas y distribución de utilidades que deberá
efectuarse en proporción a las participaciones de cada accionistas y a la fecha en
la que debe realizarse el pago.
III. Modificación de la escritura social para aumento o reducción del capital social,
así como la acordad la transformación, fusión o disolución de la sociedad o para
cualquier modificación de la escritura pública y/o estatutos. Para ello se requerirá
una mayoría de los dos tercios del capital social pagado.
10) Señalar el monto de remuneración que deberán percibir la Gerencia – Colegiada.
11) En caso de vacancia, renuncia, ausencia o separación del gerente lo reemplazará el
funcionario que la empresa determine según acuerdo de la junta.
12) Aprobar la elaboración de la Memoria de Representaciones Santa Apolonia Sac del
ejercicio anterior, donde se detalle la gestión de desarrollo y la marcha administrativa de
la institución, incluyendo el balance general, otros estados financieros y el plan de
desarrollo.
13) Establecer los lineamientos de política de gestión empresarial compatible con los intereses
del Desarrollo de un Plan Estratégico Empresarial.
14) Aprobar el Plan Operativo Anual y su respectivo Presupuesto de Operación.
15) Aprobar los Reglamentos, Estructura Orgánica, Manuales de Organización y Funciones y
de Procedimientos de Representaciones Santa Apolonia Sac.
16) Evaluar periódicamente [Sí así lo creen necesario], la ejecución del Plan Operativo Anual,
el Presupuesto y la información contable correspondiente.
17) Administrar o velar por el patrimonio de la Institución.
18) Aprobar el Plan de Adquisiciones de Bienes Muebles e Inmuebles anuales.
19) Autorizar la enajenación y aprobar las bajas de bienes muebles.
20) Resolver la suspensión o separación de personal de Representaciones Santa Apolonia Sac,
previo análisis de las razones de la decisión.
21) Aprobar los sueldos o incrementos de sueldos, gratificaciones, utilidades o premios.
22) Resolver los asuntos no previstos en éste Estatuto dando cuenta a los integrantes.
23) Conducir la ejecución de las actividades y proyectos especiales de Representaciones Santa
Apolonia Sac, así como el cumplimiento y supervisión de la ejecución, de los acuerdos.

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24) Informar formalmente a todos los integrantes de la Junta General de Accionistas, de los
acuerdos tomados, así como actividades desarrolladas con relación a la gestión
administrativa y productiva de Representaciones Santa Apolonia Sac.

Relación de Dependencia: De sus propias decisiones y de la mayoría de los Accionistas.


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Permanente y cuando sé reúnen, más aún
Relación de Coordinación: Directamente con Gerencia la General – Colegiada.

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DIRECTORIO

Definición:
El directorio es un órgano colegiado de la sociedad, elegido por la junta de socios, que cumple
una de las funciones más importantes dentro de la empresa como es encargarse de la gestión
y representación legal para la adecuada administración de la sociedad, sirviendo de nexo entre
los accionistas y la gerencia, y ayudando a ésta a que tome las mejores decisiones que
competan a la sociedad.

Organigrama Estructural:

JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
DIRECT
Funciones Específicas: ORIO
Las funciones que están obligados a asumir son las siguientes:

a. Planificar, organizar, dirigir y controlar la gestión de la empresa.


b. Aprobar los planes y programas a corto, mediano y largo plazo, así como el
presupuesto de funcionamiento e inversiones con cargo a financiamiento con
Recursos Directamente Recaudados, donaciones y otras asignaciones en el nivel que
le confiere la ley y las normas relativas al funcionamiento.
c. Formular el Manual de Organización y Funciones de la empresa, y elevar a la Junta
General de Accionistas para su aprobación.
d. Informar a la Junta General de Accionistas, sobre el funcionamiento de la empresa.
e. Cumplir otras funciones que le autoricen la Junta General de Accionistas.

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Relación de Dependencia: De las Decisiones de la Junta General de Accionistas.
Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Permanente a toda Unidad
Funcional.
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

GERENCIA GENERAL

Definición: Es un órgano de Dirección superior de Representaciones Santa Apolonia Sac, a


cargo del Gerente General designado por la Junta General de Accionistas con duración
indeterminada, y puede tomar decisiones dentro de la gestión de la organización. Lidera las
actividades y acciones que van a ejecutarse.

Organigrama Estructural:

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

GERENCIA GENERAL

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligados a asumir son las siguientes:

1) Representación y administración de todos los negocios y movimientos comerciales e


industriales de la sociedad, teniendo a su cargo las gestiones, actos y contratos propios de
la empresa y sus establecimientos comerciales, estando obligados a presentar las cuentas
sociales y el plan para la conducción de los negocios y movimientos comerciales del
próximo ejercicio dentro de los 80 primeros días del año calendario, en cuya oportunidad
presentarán también el correspondiente balance así como el estado de

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las cuentas, y utilidades obtenidas en el año anterior y su participación, capitalización o
reservas que estimen conveniente, acordada en Junta General de Accionistas.
2) Los Gerentes están autorizados para lo siguiente:
I. Realizar los actos y contratos que sean necesarios para el desenvolvimiento
normal de las actividades de la sociedad.
II. Representar a la sociedad, personalmente en las gestiones que favorezcan a la
empresa, ante las oficinas públicas, policiales, políticas, administrativas,
municipales, para estatales o cualquier otra, en defensa de los derechos e interés
de la sociedad, a cuyo efecto firmarán la documentación respectiva.
III. Representar a la sociedad, ene gestiones, trámites y diligencias judiciales, a cuyo
efecto se le otorga las facultades generales del mandato y las especiales del
artículo décimo del código de procedimientos civiles, pudiendo interponer
recursos de apelación, nulidad y revisión.
3) El gerente están facultados para:
I. Girar, Descontar o Negociar letras de cambio y/o cualquier otro título valor como
cheques, vales, pagares, etc.
II. Solicitar cartas fianzas ante cualquier entidad financiera.
III. Girar cheques en las cuentas de la sociedad, en Trujillo o en cualquier otra ciudad
del territorio nacional.
IV. Girar recibos o cualquier otro documento de crédito, cobrando y recibiendo sus
valores.
V. Abrir y retirar cuentas corrientes y solicitar sobre giros y créditos en forma de
pagarés o en cualquier otra modalidad comercial, bancaria.
VI. Depositar y retirar depósitos, plazos fijos o a la vista, y cobrar por la vía que
juzgue conveniente.
4) Igualmente podrán realizar los siguientes actos:
I. Organizar el régimen interno de las oficinas, centros de trabajo y negocios de la
empresa.
II. Cuidar de la Contabilidad General y Formular las Cuentas y Balances.

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III. Proponer al personal técnico y de servicio de la sociedad y conjuntamente
señalarles las obligaciones y remuneraciones supervigilando su trabajo y tomando
decisiones sobre avisos de despedida de personal que no convenga a la empresa.
IV. Otorgar poderes, sustituir atribuciones a favor de terceras personas, para que
representen y defiendan a la sociedad, con las facultades que estimen necesarias.
5) Formular y aprobar la Cuentas Sociales: Balance, Ganancias y Pérdidas y Propuesta de
Utilidades y su repartición. Las cuales deberán ser puestas a disposición de los
accionistas.
6) Proponer a la Junta General de Accionistas, una serie de actividades y acciones que deban
ser debatidas, como por ejemplo: La generación de nuevos puestos y candidatos para
cubrirlos.
7) Coordinar y evaluar la labor de las Unidades Funcionales de Representaciones Santa
Apolonia Sac.
8) Proponer a la Junta General de Accionistas, proyectos en asuntos de Desarrollo
Tecnológico y Empresarial, así como en la Administración y Economía de la
Institución.
9) Elaborar los planes de desarrollo institucional de corto y mediano plazo.
10) Conformar el Equipo de Trabajo para la elaboración del Presupuesto Anual de
Representaciones Santa Apolonia Sac y presentar a la Junta General de Accionistas para
su discusión y posterior aprobación o modificación.
11) Evaluar e informar periódicamente el cumplimiento del Plan de Trabajo.
12) Elaborar la Memoria de Gestión de Representaciones Santa Apolonia Sac del periodo
anterior.
13) Evaluar y proponer las modificaciones del Estatuto, Reglamento y Manuales de
Organización y Funciones, así como el de procedimientos, conforme al cambio de
escenarios tecnológicos, económicos e institucionales.
14) Planificar, organizar y ejecutar la gestión administrativa, financiera, contable y operativa
de Representaciones Santa Apolonia Sac.
15) Ejecutar las gestiones, actividades y proyectos dirigidos a brindar servicios y apoyo a los
trabajadores, así como a la colectividad de acuerdo a decisiones previas.

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16) Promover, captar y proponer, la Organización de nuevo personal que aporten con su
conocimiento y experiencia al bienestar de Representaciones Santa Apolonia Sac, bajo
un criterio técnico y lógico.
17) Ejecutar actividades que contribuyan a la participación sostenible del trabajador,
motivando la integración entre ellos con fines comunes de cooperación y atención a sus
problemas.
18) Proponer y ejecutar las tareas, actividades y proyectos, dirigidos a apoyar la labor de
todas y cada una de las unidades de la organización.
19) Hacer cumplir las metas, objetivos, respetando la misión y visión definidas por y para
Representaciones Santa Apolonia Sac, todas ellas a través del Planes Estratégicos.
20) Establecer un entorno que promuevan los principios corporativos, generación y/o
incremento de excelencia en los servicios, empleando un equipo humano efectivo y otros
recursos necesarios con calidad, así como con modernas técnicas.
21) Liderar y encaminar a Representaciones Santa Apolonia Sac hacia una Cultura de
Competitividad Empresarial, de manera tal que podamos no solo mantenerla vigente, sino
competitiva.
22) Evaluar el impacto de nuestros servicios prestados con nuestro Cliente y frente a la
colectividad, así como en las instituciones con las que Representaciones Santa Apolonia
Sac se relaciona e interactúa de manera que se pueda mejorar nuestra imagen y el grado
en que estamos siendo percibidos por el entorno.
23) Supervisar permanentemente las actividades y los servicios que vienen siendo
desarrolladas en Representaciones Santa Apolonia Sac, así como la de Fiscalizar el uso
adecuado de métodos, productos y procedimientos que nos garanticen un producto final
en servicios de gran calidad. Teniendo en cuenta los criterios de Seguridad Industrial en
todo momento.

Relación de Dependencia: De las Decisiones de la Junta General de Accionistas.


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Permanente a toda Unidad Funcional.
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

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ASISTENTE DE GERENCIA

Definición: Asiste a la Gerencia General, y en general a la organización en labores múltiples


que la gerencia encargue.

Organigrama Estructural:

GERENCIA GENERAL

A. DE GERENCIA

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligados a asumir son las siguientes:

1) Organizar y ejecutar las actividades de coordinación, comunicación y logística de la


Gerencia General.
2) Asistir a la Junta General de Accionistas para tomar nota de los acuerdos que se vayan
dando.
3) Llevar en forma ordenada la agenda del Gerente General, y realizar las coordinaciones
necesarias para las citas o consultas múltiples.
4) Citar a reuniones de trabajo a la Junta General de Accionistas, a pedido de la Gerencia
General, preparando con anticipación el despacho correspondiente.
5) Tomar dictado y/o elaborar en forma impecable la correspondencia, agilizando los
trámites y despacho de la misma.
6) Mantener los archivos históricos de Representaciones Santa Apolonia Sac en forma
adecuada y oportuna.
7) Recepcionar y registrar la documentación - correspondencia y distribuirlas a las unidades
funcionales pertinentes, una vez revisadas por la Gerencia General.
8) Realizar la acreditación de los trabajadores, como el control de los mismos.
9) Verificar y registrar las ocurrencias del mes.

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10) Coordinar y atender a las visitas de la Gerencia, así como preocuparse por su bienestar
de los mismos. .
11) Realizar demás funciones que le asigne la Gerencia General.
12) Tramites y renovación de cartas fianza, pólizas, seguros u soat.
13) Elaboración de liquidaciones de carta fianzas (Devolución de gastos financieros) de
Molitalia , Protisa,ADM-SAO, Industrias Teal, G.w Yichang, L´Oreal ,Pepsico.
14) Solicitud y seguimiento de Pagarés y Leasing.
15) Control de placas de vehículos
16) Seguimiento de proceso administrativos encargados por gerencia y directivos.

Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia General y Jefatura Administrativa.


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Ninguna.
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

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AREA DE RECURSOS HUMANOS

Definición: La Jefatura de Recursos Humanos es un Órgano Clave de Control y Apoyo para


Representaciones Santa Apolonia Sac, puesto que se encarga de Gestionar a los Equipos
Humanos de Trabajo corporativo basado en sus Principios Corporativos y su Cultura
Organizacional, para hacer de ellos Equipos Altamente Efectivos, Confiables y con Garantía.
Controla las Relaciones que existe con el Personal de la Organización, registrándose todas
las ocurrencias y movimientos administrativos.

El objetivo que se persigue al interior de Representaciones Santa Apolonia Sac es ofrecer al


personal y a su entorno familiar inmediato el mejor ambiente de trabajo, la confianza y la
satisfacción de laborar en una gran organización muy empática y con sinergia. Asimismo a
través de ello se puede lograr el objetivo que se persigue hacia fuera, que es brindar el mejor
personal y más calificado para nuestro cliente, garantizando su desempeño laboral, tanto en
el aspecto axiológico, como técnico y psicológico.

Organigrama Estructural:

GERENCIA GENERAL

JEFATURA DE
RECURSOS HUMANOS

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General, una Política de Tratamiento Socio - Cultural para el


personal que ingresa a laborar, empezando con un Proceso de Inducción, el cual deberá

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de ser planificado y diseñado con las diversas áreas de la organización, implementado en
la Organización, considerando los dispositivos legales vigentes así como políticas.
2) Apoyar al cumplimiento de las metas, objetivos, respetando la misión y visión de
Representaciones Santa Apolonia Sac, todas ellas a través del Planes Estratégicos.
3) Establecer un entorno que promuevan los Principios Corporativos, generación y/o
incremento de Excelencia en los Servicios, con equipos humanos, maquinarias y
productos de calidad, así como modernas técnicas.
4) Liderar conjuntamente con la Gerencia Administrativa, y encaminar a Representaciones
Santa Apolonia Sac hacia la cultura de competitividad empresarial, de manera tal que
podamos no solo mantenerla vigente, sino competitiva.
5) Captar al personal que laborará dentro de Representaciones Santa Apolonia Sac, de
acuerdo a un “perfil axiológico, técnico y psicológico” que obedezca a las necesidades
reales y al tipo de labor que va a desempeñar, esto en coordinación con las unidades
directamente involucradas, quienes definirán en conjunto dichas características, dentro
de un proceso de determinación, convocatoria, selección e inducción de personal.
6) Planificar y realizar todos los trámites formales necesarios para el ingreso del personal
de acuerdo a los documentos requeridos por la Empresa: llenar su ficha técnica con datos
personales y profesionales, considerando su hoja de vida, examen médico, entrega de
expediente con condiciones, firma del contrato y entrega de fotocheck.
7) Verificar la veracidad que los Documentos Personales y demás información entregada
(considerando el cargo), así como fichas y otros documentos de trabajo, los cuales además
deberán ser considerados en su registro y file personal.
8) Registrar toda la información del personal en la base de datos para que puedan ser
considerados por el Sistema de Información a fin de que se le pueda calcular su planilla
y boletas de pagos y generar otros beneficios sociales.
9) Centralizar y registrar todos los movimientos del personal en la empresa. A través de
tarjetas de asistencia y control diario que se centraliza en las planillas de remuneraciones,
así como en File Personal que contiene su ficha técnica y Currículo.

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10) Procesar e imprimir el Libro de Planillas del PLAME, tomando en cuenta número de
horas trabajadas, horas extras, faltas, tardanzas, tasa horaria, bonificaciones, así como
descuentos de ley y los posibles conceptos de cuenta corriente de préstamos y adelantos.
11) Supervisar la elaboración y entrega de Boletas de Pago, constancia de las
Remuneraciones percibidas. En meses normales, así como en Gratificaciones, Utilidades
y Vacaciones.
12) Supervisar y coordinar con la Unidad de Sistemas e Informática a fin de facilitar la
operación del Sistema de Control Mecanizado de Planillas.
13) Elaborar Voucher Contables relacionados a Planillas de Pagos, incluyendo además todos
los conceptos de entrega de dinero por parte de esa unidad.
14) Planificar en coordinación con la Gerencia General, las evaluaciones periódicas así como
definir aquellas que puedan ser permanentes o aleatorias para el personal de
Representaciones Santa Apolonia Sac, de manera que este esté informado.
15) Llevar un control por centros de costos y/o Línea Comercial (que puede ser por
ubicaciones geográficas y/o centros de trabajo), relacionado con pagos y/o gastos de
personal para determinar egresos que se van generando por ese concepto.
16) Motivar y premiar, así como llamar la atención o amonestar, según sea el caso de acuerdo
a las acciones del personal.
17) Llevar el control de las cuentas corrientes (cargos y abonos) por concepto de préstamos
o adelantos al personal el cual además deberá informarse a Contabilidad.
18) Coordinar con la Gerencia Administrativa los planes de capacitación a través de cursos,
seminarios y talleres, que permita la generación y mejora del conocimiento especializado
– técnico, así como de relaciones humanas. Estos cursos podrán ser realizados al interno
o externo y con la presencia de expertos en el tema o solo de personal de la Organización
en temas puntuales.
19) Asimismo en el tema de capacitación coordinar con la Gerencia Administrativa a fin de
que se puedan tener acceso a programas y cursos de capacitación que se brindan.
20) Ejecutar actividades que contribuyan a la participación sostenible del trabajador,
motivando la integración entre ellos con fines comunes de cooperación y atención a sus
problemas.

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21) Elaborar el Plan de Actividades para la Jefatura de RR.HH, supervisando y controlando
la correcta ejecución e informes oportunos de los avances y/o resultados a la Gerencia.
22) Coordinar la preparación de los formularios de declaraciones de impuestos por leyes
sociales.
23) Elaborar r y supervisar la elaboración de las Planillas Previsionales para entregar a las
distintas AFPs.
24) Brindar el apoyo al Personal en los asuntos o problemas de diversas índoles – incluso
familiares - en los que tengan implicancia la Organización.
25) Registrar y analizar los importes pagados por concepto de Planillas, Pago de Impuestos
de ley, así como aportes previsionales a las AFP.
26) Disponer del pago de las Planillas adicionales por conceptos de vacaciones y
gratificaciones.
27) Depositar en el Banco o solicitar la transferencia necesaria por conceptos de CTS de cada
uno de los trabajadores.
28) Liquidar al personal de la Organización de acuerdo a ley cuando cesen las obligaciones
laborales con la misma, así como darle la carta para que pueda disponer de su CTS.
29) Coordinar con ESSALUD y/o la Unidad Médica de la Empresa para llevar campañas de
salud a trabajadores y familiares.
30) Pasados los 3 meses coordinar con ESSALUD para la atención integral del personal y sus
familiares, antes de ello estas coordinaciones deberán hacerse con la Clínica a fin de que
puedan cubrirse alguna emergencia. También merecen una atención especial el tema de
la lactancia materna y la adscripción departamental y subsidios por descansos mayores a
20 días.
31) En el tema de la educación, planificar y desarrollar charlas de prevención y orientación
para familiares y trabajadores en general.
32) En el tema de la Recreación, definir un Programa de fechas importantes en donde se
pueden desarrollar eventos deportivos, sociales, culturales, de confraternidad y otros.
33) Ejecutar las gestiones, actividades y proyectos dirigidos a brindar servicios y apoyo a los
trabajadores, así como a la colectividad. Coordinadas con la Gerencia General.
34) Cualquier otra que le asigne o solicite la Gerencia General y/o Jefatura Administrativa.

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Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia General
Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Ninguna
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales
AREA LEGAL

Definición: Representara a la empresa ante los juzgados y tribunales en todo juicio que este
inmerso esta empresa, será la encargada de resolver los problemas internos y aplicar las
sanciones administrativas correspondientes por faltas al interior de la empresa.

Organigrama Estructural:

GERENCIA GENERAL

ASISTENTE LEGAL

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Intervenir en asesoría de procesos judiciales y acciones legales que la empresa me


designe, suscribir los escritos de defensa por delegación de Gerencia.
2) Elaboración de escritos administrativos y judiciales
3) Realizar trámites legales ante: notaria, sunarp, ministerio de trabajo, poder judicial,
fiscalía, sunat, administrativas, PNP y otros.
4) Elaboración y renovación de contratos al personal.
5) Elaboración de Mutuos al persona, actas de compromisos.

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6) Elaboración de contratos arrendamiento de bienes inmuebles y muebles, compra venta,
mutuos, contratos al personal docente del jardín Markhan kids, contrato de mejoras de
las empresas asociadas.
7) Efectuar el seguimiento y control respectivo de los procesos judiciales de la empresa.
8) Realiza informes legales a gerencia.
9) Absolver consultas legales.
10) Realizar otras funciones afines que le sean asignada.
11) Pago de utilidades al personal de la empresa.
12) Liquidación a trabajadores.

Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia General


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Ninguna
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

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AREA DE CONTABILIDAD

Definición: Es un sistema administrativo de control y apoyo para lograr la gestión efectiva


de la Organización, depende de la Gerencia General. Es la unidad orgánica en donde se
registran todos los movimientos económicos – financieros de REPRESENTACIONES
SANTA APOLONIA SAC, Organización con la intención de determinar la situación real de
la misma.

Como sistema, centraliza toda la información que se maneja colateralmente dentro de los
demás sub sistemas administrativos.

Organigrama Estructural:

GERENTE GENERAL

CONTADOR GENERAL

Funciones Específicas del Contador General:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General, la política contable de Representaciones Santa Apolonia


Sac, conforme al Nuevo Plan Contable General Empresarial definido y adecuado para las
necesidades específicas y de acuerdo a las normas vigentes.
2) Conduce y desarrolla los procesos técnicos del Sistema Administrativo de Contabilidad.

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3) Centraliza y registra todos los movimientos que se dan en la Organización. Primero se
registra en el Sistema Sap Bussines One, luego se imprimen y/o son presentados de
manera electrónica siempre de acuerdo a ley.
4) Registrar toda la información contable en el Sistema Informático e imprimir los reportes
que éste emite, de acuerdo a las necesidades definidas por ley.
5) Llevar al día los Libros Contables, Principales y Auxiliares , los mismos que son
presentados de manera electrónica: Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras ,
Registro de Ventas; así mismo los libros computarizados: Libro Caja y Bancos , Libro de
Activos Fijos, Registro de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Percepciones,
Registro de Retenciones y los exigidos de acuerdo a ley.
6) Emitir para la Gerencia General, informes económicos – financieros en forma mensual y
de acuerdo a las necesidades que se vayan dando.
7) Apoyarse en el Plan de Cuentas, para codificar los Registros Contables. Así como crear
una Clasificación de los documentos para su adecuado registro y control.
8) Elaboración de Voucher Contables para su clasificación y registro posterior en el Sistema
Informático, los cuales serán el insumo para la obtención de los Estados Financieros:
Balance General y Estados de Ganancias y Pérdidas.
9) Verificar que los Documentos Fuentes y/o comprobantes múltiples, tengan los datos
necesarios e imprescindibles para ser considerados en el registro.
10) Proponer en el momento adecuado la realización del inventario físico de la mercadería y
compararlos con el Inventario en el Sistema Informático que llevado y controlado por el
área de almacenes.
11) Realizar los asientos por naturaleza y asientos por destino.
12) Elaboración de los ajustes por inflación y tipos de cambios por los insumos comprados
en moneda extranjera: dólares.
13) Llevar un control por centros de costos y línea comerciales. para determinar los gastos
que se van generando por esos conceptos, de manera que pueda determinarse y
justificarse o no su presencia, frente a una auditoria.
14) Lograr la correcta ejecución de lo planificando, controlando y racionalizando los ingresos
y gastos de Representaciones Santa Apolonia Sac.

Representaciones Santa Apolonia SAC Página 25


15) Llevar el Control de las Cuentas por Pagar o Control de Proveedores, apoyándose en el
Área de Tesorería, así como el Control de Cuentas por Cobrar o Control de Clientes,
apoyándose en el Área de Cuentas por Cobrar.
16) Organizar y dirigir el desarrollo de actividades de las sub unidades, implementando
sistemas operativos y de control adecuados para lograr dinamismo, eficiencia y
productividad en el trabajo.
17) Elaborar el plan de actividades para su unidad, supervisar y controlar su correcta
ejecución e informar oportunamente a la Gerencia General.
18) Elaborar, procesar y analizar los Estados Financieros y otros informes económicos de
acuerdo a los criterios preestablecidos por la Gerencia General .
19) Preparar los formularios de declaraciones de impuestos, tasas y contribuciones que
afecten a Representaciones Santa Apolonia Sac, así como el Cronograma de pagos
respectivos. 20)
21) Brindar el apoyo en los asuntos o problemas que tengan implicancia contable: económica
- financiera y/o tributaria.
22) Llevar un control de Activos Fijos y verificar su ingreso a la Organización, así como su
depreciación y reevaluación de acuerdo a criterios técnicos y tasas pre-establecidas por
ley.
23) Elaboración de la liquidación de impuestos.
24) Elaboración del PDT IGV-Renta mensuales y otras declaraciones.
25) Elaboración del PDT RETENCIONES, PERCEPCIONES, DAOT, RETENCIONES DE
SEGUNDA .ENTRE OTRO EXGIDOS POR LEY.
26) Registrar los importes por concepto de Planillas, así como verificar el pago por concepto
de impuestos de ley, y aportes previsionales a las AFP.
27) Verificar que se cumplan los pagos por concepto de vacaciones, utilidades y
gratificaciones.
28) Realizar un análisis de estados financieros.
29) Cualquier otra que le asigne o solicite la Gerencia General y/o Jefatura Administrativa.

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Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia General Relación
de Autoridad, Supervisión y Control:
Área de Tesorería
Área de cuenta por Cobrar
Área de RRHH

Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

Funciones Específicas del Contador Adjunto:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Consolidar, verificar, analizar la información contable de las áreas competentes para la


elaboración y presentación de los Estados Financieros 2) Presentar el reporte de avance de
impuestos.
3) Declarar los impuestos mensuales de PDT (IGV-Renta), (Percepciones), (Retenciones)
4) Registro y control contable de los Activos Fijos (Adquisición de Unidades de Transporte
(Leasing) y maquinarias)
5) Asistir e informar en temas contables y administrativos al personal del área y de las sedes
Chimbote y Cajamarca
6) Monitorear, supervisar los registros y reportes del personal de contabilidad para la
presentación de la información contable
7) Coordinar y gestionar con el Supervisor SAP para la incorporación en el sistema de los
movimientos ingreso y egreso de caja por conceptos remunerativos
8) Proporcionar información contable y administrativa al Supervisor SAP para la adaptación
de la planilla de remuneraciones en el Sistema.

Representaciones Santa Apolonia SAC Página 27


Funciones Específicas del Asistente de Registro de Compras:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Recepcionar los comprobantes de mercaderías


2) Recepcionar ,revisar y registrar los comprobantes de pago por concepto de gastos de caja
y gastos fijos(alquileres, otros) . XXXXXXXX CLARITA
3) Archivo de documentos
4) Validar registro de gastos fondo fijo
5) Validación de documentos x cuenta
6) Cierre de compras y reporte de avance de impuestos
7) Elaboración y validación de libros electrónicos - compras
8) Emisión de comprobante de retención
9) Reporte y provisión de retenciones para pdt
10) Reporte de saldos por pagar (facturas-letras) sap
11) Validar de saldos con reporte de proveedor
12) Registro y control de pólizas por tipo de seguro (mapfre – soat)
13) Reporte de amortización de pólizas (mapfre – soat)
14) Reporte

Funciones Específicas del Auxiliar de Archivo:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
1) Ordenar, clasificar, archivar y conservar los comprobantes de pago, documentos internos
y libros contables en forma adecuada en el archivo contable.
2) Mantener el archivo contable actualizado, ordenado y limpio.

3) Apoyar en las diferentes labores en el área de contabilidad.

4) Elaborar reporte de ventas para declaración mensual y libros electrónicos.

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5) Elaborar el reporte para declaración de percepciones.

6) Otros reportes solicitados por el Área.


AREA DE TESORERIA

Definición: Es el sistema administrativo de control y apoyo que se encarga de responder y


velar por el recurso económico: dinero de la empresa (entradas - permanencia - salidas),
justificando en todo momento cada uno de los estados referidos. Administra el recurso
económico - financiero de Representaciones Santa Apolonia Sac.

Organigrama Estructural:

CONTADOR GENERAL

TESORERÍA

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer al Contador General, las políticas de Tesorería a ser consideradas en


Representaciones Santa Apolonia Sac, conforme a las políticas de la empresa y a las
dispositivos legales vigentes.
2) Realizar la programación según los requerimientos de las áreas.
3) Programar los pagos que se han divididos de la siguiente manera: i) Programación de
pago de mercadería ii) Programación de pagos de Gastos iii) Programación Obligaciones
Financieras iv) Programación de pagos menús (fondo fijo)
4) Realizar arqueos de caja diario al encargado de caja que es una unidad de ingreso de
dinero por las cobranzas a clientes.

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5) Monitorear y arquear en forma sorpresiva a las diferentes sedes sobre el efectivo que se
maneja en caja.
6) Revisar si las percepciones son emitidas correctamente y conforme a las normas vigentes
y proponer un medio de control para no tener contingencias.
7) Revisar si las retenciones son emitidas correctamente y conforme a las normas vigentes
y proponer un medio de control para no tener contingencias.
8) Apertura cuenta corrientes según las necesidades de las empresas y/o cerrar la misma.
9) Revisar si se cumple con todas las exigencias del seguro proponiendo cambios y mejora
que permitan que cuando exista una eventualidad no se desaproveche el seguro.
10) Reportar en forma diaria y consolidado los saldo de los bancos donde tenemos apertura
da las cuentas corrientes para saber con qué disponibles contamos .Esta información se
reporta a la Gerencia General y Contador General.
11) Reportar en forma diaria y consolidada el saldo de efectivo de todas las sedes de la
empresa.
12) Llevar el control de los saldo de pagos a proveedores de mercadería de todas las
sedes.(reportar).
13) Programar los pagos de los servicios públicos que cuenta la empresa: Agua, Luz,
Teléfono, Internet, Nextel, Rpc , Rpm y otros como arbitrios, alquileres de locales. Esto
mismo estaría en el concepto de programación de pagos de Gastos.
14) Las cobranzas del día que ingresan caja deben ser depositadas en su integridad a las
cuentas corrientes de Representaciones Santa Apolonia Sac.
15) Coordinar con seguridad para que el ingreso a caja por concepto de cobranza se ha
depositado en la cuentas corriente con un máximo de atrasó 24 horas .Es decir por
ejemplo el dinero que ingresa el día lunes debe ser depositado a más tardar al día
siguiente en la mañana.
16) Guardar el dinero que no pueda ser depositado por un tema de monedas, debido a que
los bancos solo aceptan hasta mil soles en monedas.
17) Estas monedas deben seguir el siguiente procedimiento, al realizar el arqueo por el jefe
de tesorería se pondrán en la caja fuerte para su posterior canje con los centros
comerciales. La misma que debe tener la autorización del jefe de tesorería.

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18) Estas monedas también pueden ser canjeadas con cheque y/o depósitos en cuenta .Pero
no hay desembolso sino no habido antes el deposito en las cuentas corriente de santa
Apolonia.
19) Dar prioridad a las obligaciones contraídas según el nivel de importancia e impacto
financiero.

Relación de Dependencia: Depende de la Jefatura Administrativa.


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: De los Sistemas Administrativos.
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

Programador de Pagos
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Programación de Pagos en las distintas áreas de la empresa Representaciones Santa


Apolonia SAC.
2) Pago a Proveedores de Mercadería y/o las de Bancarización.
3) Pago de Planillas de sueldos de los trabajadores de la empresa Representaciones Santa
Apolonia SAC.
4) Recepción y Revisión de las Notas de Crédito otorgadas por los proveedores.
5) Revisión del reporte del asistente de Bancos y del Asistente de Fondo Fijo.

Funciones Específicas del encargado 01 de la unidad de ingreso Las


funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
1) Custodia del dinero que es recepcionado.
2) Recepcionar el dinero de los vendedores por concepto de cobranza según la planilla de
cobranza.
3) Revisar si los billetes no son falsos e emitir un documento de billete falso.
4) Registrar los ingresos en el sistema SAP con sus respectivas cuentas contables.
5) Ir al banco a depositar las cobranzas del día anterior
6) Ordenar los billetes y monedas según las buenas prácticas

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7) La información se debe registrar en línea, si cobro entonces registro.
8) Los únicos motivos de la salida de dinero son por dos concepto i) por concepto de canje
de monedas por billetes que se realiza con las tiendas comerciales ii) por concepto de
canje de un voucher de depósito (Fray) .Por fondo fijo.
9) No pueden existir otros egresos en este nivel de caja ya que todos los pagos se realizan
mediante programación.
10) Comunicar a su jefe inmediato cualquier ocurrencia con la disponibilidad del efectivo
11) Imprimir el libro caja y bancos : Formato 1.1 Movimiento Efectivo
12) Reportar un resumen por cuenta y subcuenta de los movimiento de los caja A
CONTABILIDAD
13) Reportar en forma diaria los siguientes formatos: i) Reporte del cuadre de caja ii) Reporte
de los movimientos por canje; Debidamente firmado,
.

Funciones Específicas del encargado 02 de la unidad de ingreso Las


funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
14) Custodia del dinero que es recepcionado.
15) Recepcionar el dinero de los repartidores por concepto de cobranza según la planilla de
cobranza
16) Revisar si los billetes no son falsos e emitir un documento de billete falso.
17) Registrar los ingresos en el sistema SAP con sus respectivas cuentas contables.
18) Ordenar los billetes y monedas según las buenas prácticas
19) La información se debe registrar en línea, si cobro entonces registro.
20) Los únicos motivos de la salida de dinero son por dos concepto i) por concepto de canje
de monedas por billetes que se realiza con las tiendas comerciales ii) por concepto de
canje de un voucher de depósito (Fray) .Por fondo fijo.
21) No pueden existir otros egresos en este nivel de caja ya que todos los pagos se realizan
mediante programación.
22) Comunicar a su jefe inmediato cualquier ocurrencia con la disponibilidad del efectivo
23) Imprimir el libro caja y bancos : Formato 1.1 Movimiento Efectivo
24) Reportar un resumen por cuenta y subcuenta de los movimiento de los caja A

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CONTABILIDAD
25) Reportar en forma diaria los siguientes formatos: i) Reporte del cuadre de caja ii) Reporte
de los movimientos por canje; Debidamente firmado,

Funciones Específicas del Asistente de Banco:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
1) Ejecutar la programación realizada por el jefe de tesorería.
2) Realizar las órdenes de pago para cancelar las diferentes obligaciones.
3) Realizar los pagos según la programación ya sea mediante transferencia en cuenta
corriente, giro de cheque con la cláusula no negociable, depósito en cuenta.
4) Registrar todos los movimientos de los bancos en el Sistema Sap Business One y realizar
la conciliación bancaria diaria además de la mensual que se reporta al jefe de
contabilidad.
5) Sustentar cada entrada y salida, es decir el movimiento de los bancos de la empresa.
6) Reportar al empezar el día los saldos de todos los bancos al Jefe de Tesorería.
7) Está prohibido girar cheque sin fondos. Para ello es importante la conciliación diaria.
8) Imprimir el libro bancos formato 1.2 Movimiento de cuentas corriente.
9) Reportar un resumen por cuenta y sub cuenta contable al área de contabilidad.

Funciones Específicas del Asistente de Fondo Fijo:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Solicitar con memorándum al jefe de tesorería el dinero requerido.


2) Monto acordado es de S/ 10,000.00 de disponible diario.
3) Es para gasto menús que no superen los S/100.00 .De lo contrario tendría que ir a
programación.
4) Se entiende por gastos menús: Pasajes, menús, tarjetas de teléfono, viáticos, entre otros.
5) Registrar la información de los gastos menús
6) Reportar al jefe de tesorería cualquier desviación
7) Reportar a contabilidad un resumen del movimiento del fondo fijo.
8) Reporta en forma diario su saldo con el que cierra fondo fijo.

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9) Entregar pasajes al personal de la empresa Representaciones Santa Apolonia SAC.
10) Entregar viáticos al personal de la empresa.
11) Pagos de comisiones al personal de la empresa.
12) Girar los cheques con el dinero necesario y depositar en el banco para que no haya
suspicacia.
13) De haber alguna excepción se pide autorización con copia al Coordinador del Área de
tesorería y Jefe de Contabilidad.

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AREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS

Definición: Es el Área que se encarga de recuperar el capital de la empresa de las venta que
se realizaron al crédito, depende de la Contador General de la empresa.

Crédito
La principal función del crédito es la financiación de la producción con anticipación a la
demanda, es decir, unir la propiedad de los recursos productivos con las demandas de sus
productores. El mecanismo de crédito economiza también el uso del dinero, permite un
planteamiento más flexible de los gastos a lo largo del tiempo y actúa como canal recolector
de los pequeños ahorros de la sociedad.

Cobranza
El objetivo principal de Cobranzas es sintéticamente: “cobrar todo en el menor tiempo
posible”, sin perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los
clientes.

Organigrama Estructural:

CONTADOR GENERAL

AREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS

Funciones Específicas:

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Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General y al Contador General la política contable de


Representaciones Santa Apolonia Sac y adecuado para las necesidades específicas y de
acuerdo a las normas vigentes.
2) Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su
registro.
3) Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las
cuentas por cobrar.
4) Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las
cuentas incobrables.
5) Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.
6) Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación
de material bibliográfico.
7) Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.
8) Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
9) Informar a las Gerencias así como a los departamentos
adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.
10) Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al
Departamento.
11) Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.
12) Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente
Administrativo.

Funciones Específicas del Asistente de Cobranza:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Imprimir Reportes diarios de Relación de Documentos Pendientes de cobro por vendedor,


por ruta y zona.
2) Verificar documentos Notas de Crédito que son enviadas del área de Facturación para
luego distribuirlas a cada mesa y por cada vendedor q le corresponda.

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3) Verificar reportes de documentos por cobrar de cada vendedor antes de salir a zona.
4) Descargar en el sistema la cobranza diaria que realiza cada vendedor por zona.
5) Comparar el total general de cada vendedor para imprimir Recibo de Cobranza para
ingresar a Caja.
6) Registrar Cheques que cliente entrega a Vendedor ya sea de Cobertura o Mayorista para
depositar en la fecha de giro indicado; y descargar en sistema.
7) Exportar e imprimir el listado de morosidad de las FF.VV .Detallando cada vendedor.
8) Recepcionar llamadas Telefónicas de clientes u otros.
9) Funciones afines que sean asignadas
10) Imprimir Reportes de Relación de Documentos Pendientes de cobro por vendedor
MAYORISTAS.
11) Imprimir Reportes diarios de Liquidación de Vendedores Mayoristas.
12) Verificar Documentos por día y vendedor y hacer el seguimiento correspondiente en caso
que dicho documento no haya
13) Preparar documentos por Vendedor Mayorista según la fecha que le corresponda.
14) Descargar en el sistema la cobranza diaria que realiza cada vendedor Mayorista y
confirmar con Total General.
15) Actualizar saldos diarios por cada vendedor.
16) Exportar e imprimir el listado de morosidad de cada vendedor mayorista.
17) Entregar listado de Comprobantes de Percepción para ser firmados por clientes.

Funciones Específicas del Asistente de Percepciones:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Ingresar al sistema SAP haber mi información de lo que lita aplica, para poder bajar a
un Excel y ver cuántos documentos necesito para poder trabajar, en el día son máximo
480 y mínimo 400 comprobantes.
2) Generar las percepciones para poder imprimir, luego veo cuantos talonarios voy a
necesitar en el día y desgloso comprobante por comprobante para así poder trabajar.

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3) Imprimir comprobante por comprobante colocando su serie y número correlativo en el
sistema comprobante por comprobante.
4) Desglosar comprobante por comprobante su emisor.
5) Separar la documentación vendedor por vendedor de acuerdo a cada mesa.

Funciones Específicas del Auxiliar de Cobranza:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Por la mañana chequeo los documentos facturas, boletas, notas de crédito y los
comprobantes de percepción los cuales cada vendedor lleva para el día siguiente y así
pueda hacer cobro respectivo.
2) Por la tarde chequeo los documentos de cada vendedor que vuelven después de la
cobranza del día para verificar que la liquidación que hace cada vendedor sea la correcta,
también reviso que todas las notas de crédito y los comprobantes estén debidamente
firmados para luego pasar estos documentos al área de contabilidad.

AREA DE VENTAS

Definición: Es el sistema encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un


producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y
políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

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Organigrama Estructural:

GERENCIA GENERAL

VENTAS

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General, las estrategias de ventas para competir frente a los
competidores.
2) El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:
Elaborar pronósticos de ventas
Establecer precios
Realizar publicidad y
promoción de ventas
Llevar un adecuado control de las ventas
3) El departamento de ventas debe mantener una relación directa con el almacén a fin de
contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.
4) Los vendedores deben tener una relación estrecha con el Área de Crédito y Cobranzas
para evitar vender a clientes morosos. conocer las líneas de crédito, así como el saldo de
cada cliente. No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos,
a menos que sean autorizados por la gerencia general.
5) El Jefe de ventas monitorea el avance y trabajo de los supervisores de la Mesa uno y
mesa dos.
6) El Jefe de ventas propone los descuentos, rebajas y bonificaciones que la empresa
otorgue a sus clientes. Siempre comunicando mediante correo electrónico al Jefe de

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Contabilidad y Jefe de Sistemas para que tomen en cuentan y preparan las cuentas y
procesos en sistema informática.
7) Los descuentos que es un porcentaje que deduce a la venta sólo puede ser aplicado de
manera uniforme para todo los clientes, no pudiendo otorgar descuentos individuales a
los clientes. La política de descuento que así se determine como por ejemplo: descuento
por el área geográfica, por llegar a la cuota, etc. Tendrá que emitirse a una respectiva
nota de crédito.
8) Las rebajas que es el menor valor a total de la factura como una diferencia de precio,
sólo puede ser aplicado de manera uniforme para todos los clientes, no pudiendo otorgar
rebajas individuales a los clientes. Tendrá que emitirse a una respectiva nota de crédito.
9) Las bonificaciones que son la entrega de productos que venda la empresa que bonifique
a sus clientes sobre venta realizadas, lo que significa la nota crédito que es un porcentaje
que deduce a la venta sólo puede ser aplicado de manera uniforme para todo los clientes,
no pudiendo otorgar descuentos individuales a los clientes. La política de descuento que
así se determine como por ejemplo: descuento por el área geográfica, por llegar a la
cuota, etc. Tendrá que emitirse a una respectiva nota de crédito.
10) El jefe de ventas debe dar visto a las nota de crédito por conceptos descuento, rebaja y
bonificación.
11) Preparar la zonificación de donde se realizará las ventas mantiendola actualizada
mensualmente
12) Entregar croquis de a los vendedores de zona que les pertenece realizar las ventas
13) Mantener actualizada la cartera de clientes y presentar un reporte de los clientes que más
nos compran al mes.
14) Realizar capacitaciones diarias sobre técnicas de ventas así como absolver en esas las
dificultades que pudieran presentarse en las zonas de venta.
15) Tener los catálogos de los productos que la empresa distribuye.
16) Autorizar los precios, promociones y/o descuentos con la finalidad de alcanzar mayores
niveles de ventas.
17) Reporta y visar los descuentos otorgados a clientes en formato otorgado por contabilidad.

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18) Repartir entre su equipo de vendedores las cuotas que nuestros proveedores nos
solicitan.

Funciones Específicas del Supervisor de la Mesa 01 :


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Alcanzar las metas de venta asignadas por el Jefe de Ventas.


2) Supervisar a los 18 vendedores a cargo verificando si cumplen con ir a su zona asignada.
3) Conocer a sus principales clientes y visitarlo por lo menos una vez al mes.
4) Supervisar que las promociones y/o descuentos lleguen a los clientes.
5) Reportar a su jefe inmediato un reporte todos promociones y/o descuentos otorgados a
sus clientes
6) Revisar seguimiento diario de los avances de la cuota asignados por el Jefe de Ventas.
7) Informar en forma oportuna a sus vendedores las promociones, concursos (incentivos).
8) Monitorear los saldos por cobrar por vendedor apoyando al área de crédito y cobranzas.
9) Enseñar a los vendedores nuevos la zona la asignada
10) Verificar si los vendedores realizan las visitas programadas a los clientes de la empresa.
11) Reportar a su jefe inmediato cualquier desviación en zona de ventas de su gente asignada.

Funciones Específicas del Supervisor de la Mesa 02 :


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
1) Alcanzar las metas de venta asignadas por el Jefe de Ventas.
2) Supervisar a los 18 vendedores a cargo verificando si cumplen con ir a su zona asignada.
3) Conocer a sus principales clientes y visitarlo por lo menos una vez al mes.
4) Supervisar que las promociones y/o descuentos lleguen a los clientes.
5) Reportar a su jefe inmediato un reporte todos promociones y/o descuentos otorgados a
sus clientes

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6) Revisar seguimiento diario de los avances de la cuota asignados por el Jefe de Ventas.
7) Informar en forma oportuna a sus vendedores las promociones, concursos (incentivos).
8) Monitorear los saldos por cobrar por vendedor apoyando al área de crédito y cobranzas.
9) Enseñar a los vendedores nuevos la zona la asignada
10) Verificar si los vendedores realizan las visitas programadas a los clientes de la empresa.
11) Reportar a su jefe inmediato cualquier desviación en zona de ventas de su gente asignada.

AREA DE LOGISTICA

Definición: Es un Sistema de Control y Apoyo para la Gerencia General efectiva de


Representaciones Santa Apolonia Sac. Esta unidad se encarga de dotar a la Organización de
toda la logística necesaria (mercadería, bienes, productos e insumos) para que pueda
funcionar eficientemente. Se encarga de realizar las adquisiciones más adecuadas a precios
justos y en tiempos muy oportunos de manera tal que la empresa puede operar sin problema,

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es decir facilita a todas las demás áreas de la organización a que puedan funcionar. Para ello
se solicita cotizaciones o proformas a los diferentes proveedores con los que se trabaja, a
partir de las cuales se decide la compra, considerando las mejores condiciones, así como un
análisis de costo/ beneficio. Así también controla los distintos Almacenes de la Empresa,
pues registra y controla la entrada y salida de los productos, así como el inventario.

Organigrama Estructural:

GERENCIA
GENERAL

LOGÍSTICA

Funciones Específicas:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General, las políticas de Abastecimiento y Logística con la que


va a trabajar Representaciones Santa Apolonia Sac, que incluyan las formas y el modo
para cada almacén y de sus productos, así como el grado o nivel de stock que deben
manejar para cada caso.
2) Velar por la conservación y mantenimiento de la infraestructura, la integridad de los
bienes, equipos y patrimonio en general de Representaciones Santa Apolonia Sac,
ejecutando las tareas y usando los medios más convenientes.
3) Consolidar y determinar un Programa de Necesidades de Adquisición bienes, productos
y útiles de oficina, racionalizando los pedidos en coordinación con la Gerencia General,
así como los niveles de stock – mínimo y máximo, de manera que el tiempo de reposición
sea automático - mínimo, sin necesidad de importunar a los accionistas, para hacerlo.
4) Lograr una eficiente administración de los recursos bienes a comercializar, en
coordinación con la Gerencia General.

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5) Para cada adquisición importante, dependiendo de la inversión, preparar el cuadro de
cotizaciones para adquisiciones de Bienes, Activos Fijos o Servicios Profesionales de
terceros, que permita tomar la decisión más adecuada por parte de la Gerencia General.
6) Pedir reportes de los inventarios al Jefe de almacén que tenga que ver con la entrada y
salida de la mercadería de la empresa haciendo uso de sistema informático Sap Business
One.
7) Pedir al Jefe de Almacén de manera mensual un reporte del costo de venta (Es decir de
la mercadería vendida) el mismo que debe ser entregado a más tardar a los 15 días del
mes siguiente que a su vez debe ser entregarse al Jefe de Contabilidad.
8) Pedir al Jefe de Almacenes la impresión mensualmente del Registro de Inventario
Permanente Valorizado (Kardex) a más tardar a los 30 días del mes siguiente por
Sucursal,
9) Llegado el momento – programado o no – se debe realizar un Inventario Físico de manera
aleatoria de los bienes, productos, y útiles de escritorio y/o activo fijos de la empresa con
participación del área de contabilidad, cruzando la información como sea necesaria:
Físico vs Sistema Informático.
10) Se debe programara como mínimo cuatro inventario al año donde se verifique toda la
mercadería. La misma que será de forma trimestral. Pudiendo ser (Marzo, Julio, Octubre,
Diciembre)

11) Lograr la correcta ejecución de los requerimientos, controlando y racionalizando los


gastos de la empresa, por conceptos de adquisiciones, de mercadería mantenimiento y
transportes.
12) Coordinar con el Área de Tesorería, de los bienes, productos e insumos que ingresan al
almacén. Para apoyo al Control de Cuentas por Pagar o Proveedores.
13) Organizar y dirigir el desarrollo de actividades de las áreas, implementando sistemas
operativos y de control adecuados para lograr dinamismo, eficiencia y productividad en
el trabajo.
14) Elaborar el plan de actividades para el área, así como supervisar y controlar su correcta
ejecución e informar oportunamente de los avances a la Gerencia General.

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15) Participar en el Equipo de Trabajo que realiza las negociaciones con los diferentes
proveedores.
16) Apoyar en el control de Activos Fijos y verificar su ingreso a las instalaciones de la
Organización, así como participar en la determinación de la depreciación y reevaluación
en coordinación con el Área de Contabilidad.
17) Cualquier otra que le asigne o solicite la Gerencia General

Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia General


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: Compras
Almacén
Reparto
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

AREA DE ALMACEN

Definición: Es el sistema que salvaguarda la mercadería de la empresa .Por eso debe estar
rotulado ordenado y monitoreado.

Organigrama Estructural:

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GERENCIA
GENERAL

ALMACEN

Funciones Específicas Jefe de Almacen:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General, las políticas de Almacén de mercadería.


2) Proponer el stock mínimos que debe manejarse por cada producto reportando el debido
reporte a la gerencia general y mantenerla actualizada e informado por lo menos una vez
al mes.
3) Elaborar los requerimientos necesarios al área de logística para contar con stock
suficientes para atender a los clientes.
4) Supervisar a los encargados de recepción, preparación y reparto de mercadería.
5) Rotular y mantener en forma ordena y clasificada las existencias de la empresa.
6) Programar, organizar y ejecutar la toma de inventarios físicos por los menos dos veces al
año una a la mitad de año y otra al cierre del ejercicio económico.
7) Realizar conteos aleatorios a cualquier producto de las existencias de la empresa como
mínimo dos veces a la semana e informar el debido reporte a área de contabilidad para
observar las desviaciones de los inventarios.
8) Coordinar y ejecutar la incineración de los productos vencidos y/o deteriorados junto con
el área de contabilidad.
9) Mantener al día los kardex de la empresa de todos los productos de la empresa e
imprimiendo y reportando a contabilidad al cierre del mes.
10) Reportar los saldos finales con los que termina la empresa con su respectiva visto.
11) Reportar el resumen de costo de venta de los productos vendidos su respectivo visto.
12) Reportar en forma mensual los faltantes y sobrantes del mes.
13) Mantener conservado los productos y teniendo en cuenta que los productos deben estar
en parihuelas.

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14) Ningún productos debe salir de los almacenes sin visto del jefe del almacén

Funciones Específicas del Encargado de la Recepción :


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:
1) Recepcionar y verificar la mercadería que se compra
2) Almacenar y conservar en las mejores condiciones la mercadería
3) Verificar los documentos de la mercadería recepcionada
4) Entregar documentos de mercadería recepcionada a responsable de ingreso de mercadería
al sistema SAP
5) Preparar guías de remisión de envió de mercadería por devolución (deterioro y/o vencido)
según proveedor.
6) Realizar un reporte diario de la mercadería recepcionada
7) Efectuar reclamos de mercadería que no están acuerdo con la orden de pedido solicitado
por el área de logística.
8) Elaborar el reporte de desmedros de mercadería
9) Supervisar el estado de vencimiento de los productos almacenados
10) Supervisar el programa de limpieza y desinfección del almacén
11) Impartir al operario de almacén las instrucciones y orientación necesaria para que las
actividades sean efectivas y eficientes.
12) Participar de los inventarios requeridos por la jefatura.
13) Toda mercadería debe documentarse con: Factura y Guía de remisión y guía transportista.
14) Los documentos que se hacen quedar para Santa Apolonia son: Factura: Usuario y
SUNAT, guía remisión: Destinatario y SUNAT y Guía Transportista: Destinatario y
SUNAT, caso el transporte lo realice un tercero.
15) Toda mercadería debe ingresar en buenas condiciones tanto de envase como de contenido
16) Se debe verificar que la cantidad este de acuerdo a la guía o factura del proveedor.
17) No se acepta mercadería con alteraciones físicas especialmente de su envoltura y/o caja
o bolsa.
18) Toda mercadería devuelta debe registrarse con una guia de devolución y adjuntarlo con
el resto de documentos para ser entregado a facturación.
19) Si hubiese faltante de mercadería se hace una guía de faltante

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20) La mercadería debe ser trasladada con el mayor cuidado, evitando su deterioro, para ello
se exige usar los pallets y las stockas.
21) La mercadería se guardará en los lugares previamente asignados, aplicando el sistema
FIFO: primero en entrar, primero en salir.
22) Si hubiera mercadería anterior, se saca delante de la mercadería nueva o se apila sobre
la nueva.
23) Marcar el lote de la mercadería indicando fecha de recepción

Funciones Específicas del Encargado de la Preparación de Mercadería:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Sacar la mercadería según consolidado del día


2) Trasladar la mercadería a la zona de almacenamiento temporal para revisión
3) Para el caso de la mercadería que van a los valles , cargar a las unidades vehículos
asignados para el lugar.
4) Mantener el orden del movimiento de la mercadería, evitando que no se tenga mercadería
sin rotar.
5) Manipular la mercadería evitando el deterioro
6) Elaborar un reporte de productos sin stock
7) Impartir al operario de almacén las instrucciones necesarias para que las actividades de
preparación y carga de mercadería sean eficientes
8) Participar de los inventarios requeridos por la jefatura
9) Verificar que los consolidados concuerden con el número de pedidos y comprobantes de
pago.
10) Sacar la mercadería según los consolidados verificando las cantidades y tipo de
mercadería que piden.
11) Se saca primero la mercadería que ha llegado primero, salvo exista orden superior.
12) Colocar check a la mercadería preparada, colocando su firma y nombre como señal de
responsabilidad de trabajo al finalizar el preparado de mercadería. Las indicaciones
escritas colocadas en la mercaderías

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13) Manipular la mercadería evitando deterioro de la misma, usando para ello los equipos
necesarios como pallets y stockas.
14) Anotar e informar al responsable de almacenamiento sobre mercadería en mal estado,
vencidos y sin stock.
15) Trasladar la mercadería con el mayor cuidado
16) Acomodar la mercadería de tal manera que facilite el chequeo del mismo al momento de
cargar al vehículo de reparto.
17) Evitar mezclar mercadería de consumo humano con mercadería de limpieza y/o
desinfectantes e insecticidas.

Funciones Específicas del Encargado de la Preparación de Mercadería:(operario de


almacén turno día:
1) Guardar mercadería devuelta a su respectivo lugar
2) Preparar mercadería para reparto
3) Apoyar inventarios
4) Apoyar en cargar los vehículos de reparto
5) Chequear la mercadería de reparto
6) Mantener el orden de extraer mercadería: SISTEMA FIFO
7) Recuperar mercadería con envases deteriorados
8) Apoya recepción de mercadería
9) Acondicionar área para almacenar mercadería 10) Mantener el orden y limpieza del
almacén

Funciones Específicas del Encargado de la Preparación de Mercadería:(operario de


almacén turno noche:

1) Preparar mercadería
2) Cargar mercadería a los vehículos de reparto
3) Restituir mercadería faltante al momento del chequeo
4) Almacenar mercadería sobrante al momento del chequeo
5) Mantener el orden de extraer mercadería: SISTEMA FIFO

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6) Respetar la sindicaciones de sacar mercadería
7) Cumplir con las órdenes impartidas por el jefe inmediato
8) Apoyar la ejecución de los inventarios
9) Mantener el orden y la limpieza del almacén

Funciones Específicas del Encargado del Reparto de Mercadería:


1) Entrega de mercadería al cliente
2) Control de mercadería que se carga a los vehículos de reparto
3) Asignación de los choferes, liquidadores y personal de reparto para la ejecución de la
entrega de mercadería
4) Supervisión de reparto
5) Informar al responsable sobre el estado de los vehículos de reparto
6) Capacitar al personal de reparto
7) Supervisar la devolución y/o anulación de los productos devueltos

Funciones Específicas del Encargado del Reparto de Mercadería: Repartidor

1) Cargar y/o acomodar mercadería a vehículo de reparto


2) Entrega mercadería al cliente de acuerdo de acuerdo al comprobante de pago, haciendo
firmar al cliente en señal de conformidad de la entrega
3) Anotar el motivo en el caso el cliente no quiera recibir el producto
4) Efectuar el cobro de los pedidos al contado, conforme indica el comprobante de pago
5) Recoger y/o cambiar la mercadería deteriorada vencida o entregada por equivocación al
cliente previa autorización del jefe de almacén con el respectivo ticket de devolución o
cambio, previa firma y DNI del cliente que entrega y/o recibe la mercadería
6) Descargar la mercadería por devolución al almacén en la zona de verificación de
mercadería devuelta
7) Apoyar al liquidador en el chequeo de la mercadería devuelta
8) Colocar en el archivo del comprobante de pago la razón o motivo el cual se esta
devolviendo la mercadería
9) Limpiar la plataforma del vehículo de reparto al finalizar

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10) Firmar la hoja de control del menú
11) Bajar mercadería del vehículo de reparto
12) Verificar correctamente la dirección del cliente
13) Entregar mercadería al cliente
14) Colocar ordenadamente la mercadería para que el cliente verifique el producto
15) Hacer firmar al cliente el comprobante de pago en señal de conformidad de la mercadería,
dejándolo el original y SUNAT para el cliente y para la empresa la copia archivo, caso
sea una venta al contado con factura y si es con boleta se deja usuario y sunat, para la
empresa se trae el archivo. En caso la venta sea al crédito y con factura se trae original y
archivo dejando archivo al cliente
16) Una vez aceptada la mercadería y firmado el respectivo comprobante de pago por el
cliente no se aceptan devoluciones
17) Toda mercadería no entregada al cliente debe sustentarse su motivo, por ello en los
comprobantes de pago, puntualmente en la copia archivo se debe colocar el motivo del
rechazo o devolución de mercadería
18) Todo recojo de mercadería debe hacerse con autorización del jefe de almacén, contando
además con el documento respectivo de devolución
19) Es responsabilidad del repartidor de la mercadería mal entregada al cliente, asumiendo
sus consecuencias

Funciones Específicas del Encargado del Reparto de Mercadería: Choferes

1) Revisar unidad vehicular asignada para el reparto, e informar al supervisor sobre averías
en caso exista
2) Chequear la mercadería signada a su unidad de reparto según consolidado
3) Cargar y/o acomodar la mercadería para despacho, previa autorización del jefe de reparto
4) Llenar la guía de remisión, en caso la ocasión lo amerite
5) Solicitar el vale de combustible al responsable de almacén
6) Transportar mercadería respetando las reglas de tránsito y cuidando la mercadería
7) Realizar el reparto de acuerdo al ruteo realizado por el liquidador
8) Apoyar en la entrega de mercaderías a los clientes

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9) Informar el estado del vehículo de reparto al responsable de reparto, a la vez el cuaderno
de incidencias del día

Funciones Específicas del Encargado del Reparto de Mercadería: Devoluciones


1) Verificación de Mercadería Devuelta
2) Toda mercadería devuelta debe estar en buenas condiciones tal como salió de almacén
3) Toda mercadería devuelta en malas condiciones que anulen su venta, es responsable el
equipo de reparto
4) Toda mercadería no devuelta almacén, será responsable el liquidador, asumiendo el total
del monto de la mercadería no devuelta
5) La mercadería devuelta una vez chequeado por el personal del almacén, será guardado
por el mismo personal de reparto en un lugar del almacén asignado para las devoluciones
6) No se permite que personal de reparto guarde la mercadería salvo supervisión del
supervisor y /o jefe de almacén
7) Toda mercadería que no se ha entregado al cliente por diversas razones es devuelta al
almacén
8) Toda mercadería que salió del almacén para reparto debe ser devuelta en buenas
condiciones para su venta
9) Toda mercadería que no es devuelta por reparto es responsabilidad del liquidador, por lo
tanto el monto de mercadería no devuelta es asumido por todo el equipo de reparto
10) El monto de la mercadería devuelta en mal estado y que ya no es aceptado por el cliente
es asumido por el equipo de reparto
11) Toda mercadería que es posible de N/C debe ser señalado con el Vº Bº del que revisa la
mercadería, señalando en la copia del comprobante de pago el motivo
12) De igual manera con los comprobante de pago que son anulados debe colocarse el motivo
13) Elaborar ticket de notas de crédito, llenando el formato respectivo
14) El formato debe contener necesariamente el motivo por el cual amerita hacer la nota de
crédito
15) Sellar los comprobantes de pago que ameriten ser anulados

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16) En el sello debe ir la fecha y la firma de la persona que ha verificado la devolución de la
mercadería y ha reconocido el motivo de la anulación
17) El comprobante de pago sellado por anulación debe tener todos sus elementos: usuario o
cliente, sunat y archivo (factura) y usuario y archivo (boleta)
18) Toda hoja de liquidación es revisada a fin de que el monto rendido sea lo correcto
19) En toda hoja de liquidación se debe revisar que los comprobantes de pago devueltos estén
completos tal como figura en la hoja de liquidación
20) En caso falte algún comprobante de pago es el liquidador el responsable, asumiendo todas
sus consecuencias y es el principal responsable de tramitar su solución
21) El responsable de devolución de mercadería notifica a cuentas por cobrar de la pérdida
del documento y coordinara con contabilidad para la emisión y sellado de una copia a fin
de que se pueda cobrar, caso concreto de los comprobantes de pago a condición de venta
de crédito
22) En toda hoja de liquidación debe figurar el monto de la NC a emitir y debe estar
respaldado por la firma del responsable de la devolución de la mercadería
23) Toda verificación de documentos no debe permanecer más de 24 horas en la sección de
devolución de mercadería en caso se demore algún vehículo de reparto, máximo en la
mañana del dia siguiente.

AREA DE SISTEMAS Y FACTURACIÓN

Definición: Es un órgano de Asesoramiento Técnico – Lógico para la Administración


efectiva de Representaciones Santa Apolonia Sac. Es la unidad que se encarga de realizar
todo el Control de la empresa apoyándose en los Sistemas de Información y que a su vez
registran toda la información que le dá vida a la organización como parte de su dinamismo.
Facilita a las demás unidades a que puedan funcionar, pues les presta soporte en el tema de
la información.

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Organigrama Estructural:

GERENCIA GENERAL

SISTEMAS E INFORMÁTICA

Funciones Específicas:

Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Proponer a la Gerencia General estudios, planes y programas orientados al cambio y


adecuación sistemática y sistémica de funciones, estructuras, cargos y procedimientos
para optimizar los servicios y supervisar el cumplimiento de los mismos.
2) Formular y proponer normas y directivas tendientes a optimizar la gestión de los datos y
la información.
3) Proponer una adecuada racionalización de personal, material y espacios de acuerdo a
criterios técnicos (tendido de red) y eficacia para un mejor servicio a los usuarios.
4) Diseñar, normar y organizar el Sistema Informático de Representaciones Santa Apolonia
Sac, como líderes del equipo informático de la Organización.
5) Desarrollar el Sistema de Información Integral de Representaciones Santa Apolonia Sac:
Planificación, Análisis, Diseño, Construcción, implementación y puesta en marcha, así
como la supervisión y monitoreo, con miras a la implementación del Sistema de
Información Gerencial para la toma de decisiones en sus diferentes niveles de la
organización.
6) Planificar, Analizar y Diseñar la información que brindarán los Sistemas de Control, tanto
a nivel de consultas como de reportes finales, pensando empáticamente en los Usuarios

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Potenciales e intercambiando criterios de control y necesidades con ellos, quienes
conocen muy bien la información que manejan.
7) Establecer las políticas que norman las actividades, funciones y procedimientos generales
de la Unidad dentro del contexto de la política general de la Organización.
8) Definir la creación, organización e implementación de un Centro de Información, que de
Soporte de Sistemas de Información a la Organización, planificando la generación y el
uso más adecuado de la información.
9) Desarrollo de Proyectos Informáticos que hagan uso de Tecnología de Punta, Mega
Tendencias, así como el involucrar equipos de trabajo multidisciplinarios, buscando la
asignación eficiente de los recursos económicos con calidad y en las mejores condiciones
para la empresa.
10) Planear en Equipo de Trabajo – Consejo Informático y coordinar las funciones y
procedimientos de la Unidad de Sistemas e Informática con relación a las demás unidades
en condición de usuarias. Apoyándose en los que hacen dicho papel y que intervengan en
dichas actividades; estableciendo políticas y objetivos para lograr que los proyectos
informáticos se efectúen dentro de las mejores condiciones.
11) Establecer contactos y relaciones humanas con usuarios de los sistemas de información
de manera tal que se pueda retroalimentar permanentemente los mismos en beneficio de
la Organización y la calidad de la información para la toma de decisiones.
12)Preparar y prever el backup mensual, trimestral y anual, conteniendo la totalidad de la
información generada por los diversos sistemas de información, la cual será alcanzada y
puesta a buen recaudo a la brevedad, como política de seguridad y contingencia frente a
cualquier problema.
13) Desarrollar un Diagnóstico Estratégico de Sistemas de Información y de Tecnologías de
Información como parte complementaria del Planeamiento Estratégico de Negocios, de
manera que se puedan definir los rumbos que se deben seguir por necesidades
estratégicas. Así como la determinación de Planes de Acción lógicos.
14) Liderar y dirigir, centralizar y sistematizar los procesos técnicos de estadísticas e
informática, asegurando la disponibilidad de información para facilitar la toma de
decisiones por la Gerencia General y de las diversas jefaturas de las unidades.

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15) Controlar y mejorar la capacidad del Servidor proponiendo mejoras para la velocidad de
los registro en el sistema informático.
16) Cualquier otra que le asigne o solicite la Gerencia.
17)
18) Mantener la base de datos actualizadas de proveedores, clientes, productos.
19) Ingresar a la base de datos respectiva la información obtenida para que esta pueda ser
procesada.
20) Presentar informes de la situación de la empresa en cuanto a su relación con proveedores.
21) Ingresos de datos necesarios para obtener la información pertinente de la gestión de
almacenes.
22) Establecer y ejecutar normas de respaldo de la información para el sistema en uso con
el fin de mantener una historia confiable del que hacer de la empresa.
23) Ofrecer recomendaciones técnicas acerca de equipos y programas de la empresa,
(hardware y software
24) Mantener la red o interconexión VPN en perfecto estado y operativa.
25) Mantener actualizado los sistemas antivirus.
26) Realizar el costeo de productos.
27) Revisar los márgenes y precios de los productos.
28) Activar las promociones de los productos en el sistema informático.
29)Crear el código del producto nuevo en el sistema informático y asignarle el precio de
venta.
30) Elaborar reportes de ventas, cobranzas y comisiones.
31) Realizar el análisis de los límites de crédito de los clientes.
32) Revisar los saldos por vendedor para detectar morosidad.
33) Realizar el mantenimiento a los equipos de cómputo.
34) Enviar información de ventas diarias a proveedores.
35) Realizar copias de seguridad de todos los procesos realizados en el día.
36) Cotizar las compras de equipos de cómputo a fin de presentarlos a la Gerencia para que
determine su adquisición.
37) Elaborar las liquidaciones de las promociones de los diferentes proveedores para su
respectivo seguimiento y reconocimiento.

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38) Mantener operativa la carga y descarga Nextel.
39) Autorizar recojo de mercadería por motivos de devolución o falta de pago.

Relación de Dependencia: Gerencia General


Relación de Autoridad, Supervisión y Control: De todas las unidades funcionales.
Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

Funciones Específicas del Administrador del Sistema:

1) Instalación y mantenimiento de cuentas de usuario.


2) Mantenimiento del sistema SAP BO 8.8.
3) Comprobar el buen funcionamiento de periféricos.
4) Reparación y solución de hardware.
5) Monitoreo del rendimiento del sistema.
6) Crear consultas según requerimientos Query Manager.
7) Instalación SAP BO 8.8 (Cliente/Servidor)
8) Crear políticas de copia de seguridad y recuperación.
9) Análisis de requerimientos.
10) Consultoría y soporte SAP BO 8.8.
11) Modelación y programación ligera
12)Administración de Base de Datos 13)
Administrar la estructura de la Base de datos.
14) Administrar actividades de los datos.
15) Administrar el manejador de base de datos SQL.
16) Establecer y manejar el diccionario de Base de Datos.
17) Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos 18) Confirmar la seguridad de la Base de
Datos.
19) Brindar información de acuerdo a consultas pre-requeridas 20)
Generar e informar avances a proveedores.

Funciones Específicas del Asistente de facturación mesa 01:

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Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Descargas Pag. Nextel órdenes de ventas.


2) Revisión pedidos contados y créditos.
3) Generación de Doc. Bol/Fact.
4) Guías de Remisión por Vendedor y zona.
5) Liquidaciones por vendedor.
6) Agrupación General por zona y por vendedor.
7) Reportes Emisores y Doc. Anulados y n/c
8) Mantenimiento de equipos e instalación de Programas o Software.
9) Activación de Bonif. En SAP y Pag. Nextel por Proveedor.
10) Creación de artículos y nuevos Ítems Fact. Proveedor.
11) Ingresos de Mercancía al sistema Entradas Salidas Stock y Otros.
12) Ingresos de Stock e Inventarios por Proveedor.

Funciones Específicas del Asistente de facturación mesa 02:


Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Descargas Pag. nextel órdenes de ventas.


2) Revisión pedidos contados y créditos.
3) Generación de Doc. Bol/Fact.
4) Guías de Remisión por Vendedor y zona.
5) Agrupación General por zona y por vendedor.
6) Reportes Emisores y Doc. Anulados y n/c.
7) Apoyo al Servicio Técnico y Mantenimientos de equipos de cómputo.

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Funciones Específicas del Auxiliar de facturación mesa 01:
Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Descargas Pag. nextel órdenes de ventas.


2) Revisión pedidos contados y créditos.
3) Generación de Doc. Bol/Fact.
4) Guías de Remisión por Vendedor y zona.
5) Liquidaciones por vendedor.
6) Agrupación General por zona y por vendedor.
7) Reportes Emisores y Doc. Anulados y n/c.
8) Apoyo al Servicio Técnico y Mantenimientos de equipos de cómputo.

UNIDAD DE ASESORIA JURIDICA

Definición: Es un órgano de Asesoramiento externo para la Gestión eficiente de la


Organización y de cada una de las empresas que la conforman. Es la unidad que se encarga
de vigilar que todos los asuntos legales – jurídicos se encuentren llevados de la mejor manera
posible.
Organigrama Estructural:

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GERENCIA GENERAL

ASESORÍA JURÍDICA

Funciones Específicas:

Las funciones que están obligadas a asumir son las siguientes:

1) Asesorar a la Gerencia General en los aspectos Jurídicos y Administrativos que le sean


consultados para emitir opinión o ejecución de algún trámite con relación a la
Organización y a sus empresas que lo conforman.
2) La Unidad de Asesoría Jurídica emite opinión sobre la aplicación de las normas legales
y administrativas, atiende los asuntos jurídicos que se le encomienden, recopila la
legislación laboral y sugiere acciones de ser necesarias.
3) Coordinar acciones de defensa legal de la Organización en caso que se vea afectada su
integridad, por dispositivos legales vigentes.
4) Recopilar, evaluar, compendiar sistemáticamente y difundir la legislación que se va
generando y que está relacionada con la Organización.
5) Analizar las normas legales proyectadas y/o aprobadas que involucren a la Organización
y, que deba tenerlas en cuenta, para facilitar la gestión de sus empresas.
6) Elaborar y/o proyectar convenios, contratos, resoluciones, licitaciones y demás
documentos sobre las acciones de la Organización y/o con relación a terceros, así mismo
evaluar y proponer las correcciones de aquellos que hayan sido emitidas por otras
organizaciones.
7) Proporcionar a la Gerencia General en forma oportuna los comentarios y la
interpretación de todas las medidas o leyes relacionadas con la actividad empresarial de
la Organización y de las empresas que contiene.
8) Patrocinar a la Organización en los procedimientos judiciales, administrativos y otros,
dentro de las normas legales vigentes.

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9) Cualquier otra que le asigne o solicite la Gerencia.

Relación de Dependencia: Depende de la Gerencia.


Relación de Coordinación: Con todos los órganos funcionales.

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