República Bolivariana de Venezuela

Instituto Universitario de Tecnología Industrial

“Rafael Loero Arismendi”
Cumaná – Edo. Sucre

MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Integrantes:
Greysi Márquez
C.I: 25.654.890

Cumaná, diciembre de 2016

 INTRODUCCIÓN

La organización en una empresa tiene como finalidad que todos los

elementos integrantes puedan seguir determinados lineamientos por los cuales
deberán regirse para desarrollar el cumplimiento de sus funciones, logrando una
mayor eficiencia y eficacia para el logro de los objetivos.

Para mantener el orden de las funciones en cada uno de los elementos

integrantes, el departamento de organización y métodos diseña una estrategia a
través de la cual las empresas podrán dirigir a sus empleados y así saber si están
cumpliendo con sus labores eficientemente, dicha estrategia es mejor conocida
como manual. En la actualidad, se maneja un manual para realizar cualquier
actividad, y así saber exactamente como debemos desarrollarnos en algún oficio
o labor.

Los manuales son bien complejos en cuanto a su elaboración ya que hay que
seguir una serie de lineamientos para crearlos y un procedimiento adecuado para
una correcta preparación y validación. No puede crear un manual en una
empresa cualquier persona que lo decida arbitrariamente, este debe ser creado
por un comité conformado por la alta gerencia que este integrada por el
representante de mayor jerarquía en cada departamento y así con el aporte de
sus ideas crearlo hasta aprobarlo.

En el siguiente trabajo que a continuación se presenta se desarrollara el tema

referente a los manuales de organización con la finalidad de incrementar
conocimientos en el tema y tener un mejor dominio del mismo, conociendo así
sus funciones, ventajas, desventajas, importancia, objetivos, lineamientos para
su elaboración, etc.
 Definición de Manual de Organización

El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia

y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia,
que ayuda grandemente al proceso de organización.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho se

complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la
estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los
organigramas solamente con su título, pero el manual de organización las
describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones,
deberes y funciones.

Los manuales son una valiosa herramienta técnica que, contribuye a

lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la
empresa, es decir, un documento elaborado sistemáticamente en el cual se
indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la
forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó
separadamente. Duhat Kizatus lo define como:

“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o

instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
La racionalización, ordenamiento y documentación de los distintos
procedimientos operacionales y administrativos de las empresas han permitido,
entre otras muchas ventajas, lograr que las mismas puedan desarrollarse hacia
una mayor productividad.

Hoy en día, la empresa moderna, desde el punto de vista organizacional,

propende la consecución de objetivos concordantes con las grandes políticas de
la alta gerencia, los que retardan su ejecución ante la falta de métodos,
esquemas organizativos y, en definitiva, manuales que estando elaborados se
encuentran obsoletos o bien ha existido ausencia de dichos instrumentos.
 Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la
empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de
sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad;
las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente
contiene gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de
autoridad, etc.

Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción

detallada de las relaciones de organización. Se elaborar ordinariamente con
base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las
descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se
hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función
general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

Importancia de los Manuales de Organización

La importancia de la implementación de los manuales de la organización

y políticas dentro de un organismo es tener una idea más clara de cada proyecto
u objetivo a conseguir en común junto con su equipo de trabajo el cual se
respalda a través de sus valores y políticas de cada organización.

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera

detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.

Ventajas del uso del manual de organización

  Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta,
con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

 La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a

facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institución.

 Los manuales de organización suministran información sobre las

relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

 Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación

de cuadros directivos y empleados.

 Facilita el proceso de inducción del personal y permite el

perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades
del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de
capacitación.

Desventajas del uso del manual de organización

 La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere

tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.

 En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor

dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener
ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es muy
arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo
al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a
aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades
en el seno de la organización.
  Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto
negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus
funciones y además se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa;
contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia,
no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera
es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza
resulte imposible describirlas.

Objetivos del Manual de Organización

Entre los objetivos de la elaboración de Manuales Administrativos

destacan:

 Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

 Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones
operacionales.

 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas.

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la

organización

 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones

de cada área integrante de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los
servicios

 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisión innecesarias

 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas y procedimientos

 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes,

así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y

cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de
sus elementos componentes.

 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con

los demás integrantes de la organización.

 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita

los conflictos inter-estructurales
Lineamientos de un Manual de Organización

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas

universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos
lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

 Recopilación de información

 Interpretación y diseño de la información

 Elaboración del manual

 Aprobación y actualización del manual

 Recopilación de información

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas

del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a
quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos
aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del
documento.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la

organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la
información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras
que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser
recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones
objeto de estudio.
 La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con
el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es
recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante
en cada una de ellas.

 Interpretación y diseño de la información

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que

darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio
del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados,

su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la
información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede
determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilación de información.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información

recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a
los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuración y complemento de información es muy importante para no

elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda
la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por
los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de
ellos.

El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un

borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar
los ajustes necesarios para su mejor comprensión.

 Elaboración del manual

 La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la
metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos
claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y
de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para
una tarea de tipo técnico.

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las

conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del
contenido del mismo.

 Aprobación y actualización del manual

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su

objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los
mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.

órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el

Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité
específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente
de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los
integrantes de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente,

su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.

Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe

realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la
validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por
separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los
responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán
hacer caso omiso a las mismas.
 CONCLUSIONES

Podemos decir en conclusión que el mundo empresarial depende de un factor

de gran importancia para alcanzar el éxito como lo es la organización, una
empresa que no cumpla ningún tipo de reglas, lineamientos o parámetros estaría
directamente destinada al mal funcionamiento y al fracaso. Para que los
trabajadores de una empresa puedan conocer realmente cuál es su función
dentro de la misma, sin que se presenten problemas de malos entendidos en
cuanto a su desempeño, la empresa crea el manual de organización.

Después de analizar todos los puntos expuestos en el contenido se entiende

que dicho manual se crea para que cada trabajador sepa cuáles son las
funciones que debe cumplir y cuáles son las normas, políticas y funciones para
lo cual esta creado su cargo, así este se debe regir por el mismo para no perder
tiempo realizando otro tipo de labor en la cual no tenga porque estar involucrado.

Este es un tema de gran importancia debido a que para la carrera de Recursos

Humanos es fundamental porque son los profesionales de esta rama del saber
los principales encargados de velar por mantener la eficiencia y eficacia de los
trabajadores, cuidando su rendimiento dentro de la misma para que la empresa
siempre mejore y se invierta el factor tiempo de la manera más productiva. Otro
de los aspectos más resaltantes de este tema es que a través de este tipo de
manual se tiene el norte que debe seguir la empresa y se especifica la misión y
visión para lo cual esta creada la misma. Se debe siempre dentro de una
empresa mantener una visión optimista para alcanzar siempre en forma exitosa
los objetivos propuestos.
 BIBLIOGRAFIA

blog.pucp.edu.pe/.../la-importancia-del-manual-de-organizacion-y-funci...
equipo-adm-informatica.blogspot.com/.../la-importancia-de-un-manual-..
https://prezi.com/.../lineamientos-para-la-elaboracion-del-manual-de-org
https://victorzegarra.net/.../la-importancia-del-mof-en-una-certificacion-d.
marciachuqui.blogspot.com/2012/05/importancia-de-los-manuales.html
www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
www.milenio.com/.../importancia-manuales-herramientas-comunicacion-...
www.sct.gob.mx › ... › Normas internas administrativas › Humanos