Sie sind auf Seite 1von 27

Semana 6: Procesos de la dirección de proyectos

Proyectos informáticos
Ing. Fernando Campero
Setiembre 2018
Procesos de la dirección de proyectos

▪ Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre si, que


se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso
se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que se pueden
aplicar y por las salidas que se obtienen.
▪ El director de proyecto ha de tener en cuenta los activos de los procesos de la
organización y los factores ambientales de la empresa
Factores ambientales de la empresa
▪ Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no
están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el
proyecto.
▪ Ejemplos
La cultura, estructura y gobierno de la organización.
La distribución geográfica de instalaciones y recursos.
Los estándares de la industria.
Los recursos humanos existentes.
El clima político.
EL sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS).
Activos de los procesos de la organización
▪ Son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las
bases de conocimiento específicos de la organización que pueden
utilizarse para ejecutar o gobernar el proyecto.
▪ Ejemplos
Cronogramas completados.
Datos sobre riesgos y valor ganado.
Lecciones aprendidas.
Auditorias finales a proyectos.
Archivos de proyectos anteriores.
Grupos de procesos de la dirección de proyectos
▪ Existen 5 grupos de procesos en la dirección de proyectos ( Iniciación, Planificación,
Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre).
▪ Estos grupos tienen dependencias bien definidas.
▪ Son independientes de las áreas de aplicación y del enfoque de las industrias.
▪ Estos grupos están vinculados por entradas y salidas especificas.
▪ El resultado de un proceso es la entrada de otro proceso.
Grupo de procesos de Inicio
▪ El grupo de procesos de Inicio esta compuesto por aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de proyecto existente al obtener
la autorización para iniciar el proyecto o fase.
▪ Se define el alcance inicial.
▪ Se comprometen los recursos financieros iniciales.
▪ Se identifican los interesados internos y externos que va a ejercer alguna
influencia sobre el resultado global del proyecto.
▪ Se selecciona el director del proyecto.
▪ Se aprueba el acta de constitución del proyecto.
http://www.proyectum.lat/2015/03/25/grupo-de-procesos-de-inicio/
Relación entre las áreas de conocimiento y los
grupos de proceso
Desarrollar el acta de constitución del proyecto
¿ Qué se incluye en un acta de constitución del proyecto ?

▪ Titulo y descripción del proyecto(¿Qué es el proyecto?).


▪ Director del proyecto asignado y nivel de autoridad.
▪ Caso de Negocio.
▪ Recursos pre-asignados.
▪ Interesados.
▪ Requisitos conocidos de los interesados.
▪ Descripción del producto/entregables.
¿ Qué se incluye en un acta de constitución del proyecto ?

▪ Supuestos.
▪ Restricciones.
▪ Objetivos medibles del proyecto.
▪ Requisitos de aprobación del proyecto.
▪ Riesgos de alto nivel del proyecto.
▪ Patrocinadores del proyecto.
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto

▪ Título y descripción del proyecto (¿Qué es el proyecto?)


Actualizar el sistema de nómina
Somos una organización multinacional grande con más de 20 .000 empleados, por lo que la gestión
de los recursos humanos es fundamental para nuestro éxito. A fin de compensar a nuestros
empleados con más eficiencia , tenemos la intención de reemplazar o actualizar los sistemas de
nómina de los empleados para reflejar de un mejor modo la naturaleza cambiante de nuestra fuerza
de trabajo.
Los empleados ahora trabajan en diversos lugares (oficinas y hogares) de todo el mundo, trabajan
simultáneamente para múltiples unidades de negocio y tienen muchos más horarios laborales
diferentes que antes . Los sistemas actuales de nómina regionalizados no están integrados, son poco
flexibles y, para su mantenimiento, se requiere bastante tiempo manual clerical. La presentación de
los informes y análisis corporativos consolidados de los distintos sistemas también son muy costosos
e ineficientes.
Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Director del proyecto asignado y nivel de autoridad (¿A quién se le ha
dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y
aprobar cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.?)

Jan Navratil será el director del proyecto y tiene la autoridad para seleccionar
a los miembros del equipo y determinar el presupuesto final del proyecto.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Caso de negocio (¿Por qué se está realizando el proyecto? ¿Sobre qué
base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este
proyecto? Describe el propósito y la justificación del proyecto) .
Este proyecto se está realizando para prevenir una disminución en satisfacción
del cliente en el futuro.
Esperamos que al mejorar la satisfacción del cliente se incrementen las
ganancias de la compañía en el primer año, por lo menos en $200.000 debido a
una reducción de las llamadas de servicio. Como un beneficio extra, esperamos
que el proyecto genere ideas sobre cómo mejorar la satisfacción del cliente
mientras se resuelve este problema.
Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto

▪ Recursos pre-asignados (¿Cuántos o de cuáles recursos se va a disponer


para el proyecto?)
▪ Steve Peterson y Rich Conniff ya se están dedicando al proyecto debido a su
experiencia en sistemas informáticos de este tipo. Los demás recursos serán
seleccionados por el director del proyecto.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Interesados (¿Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto {influir
en el proyecto] hasta la fecha?)
▪ Los interesados incluyen a Jason Craft, que representa Control de Calidad,
Mary Cookinham de Servicio al Cliente y Eric Rudolf de Mercadeo. Estos
recursos se encuentran disponibles para asistir al proyecto según los vaya
necesitando el director del proyecto.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Requisitos conocidos de los interesados (Requisitos relacionados con el
alcance, tanto del proyecto como del producto)
Con este documento se encuentran adjuntas las especificaciones detalladas
para el sistema existente y los requisitos que este debe cumplir. Se espera que
este proyecto no cambie el modo en que el sistema afecta los requisitos
existentes, aparte de los relacionados con la velocidad del ingreso de pedidos.
El proyecto debe incluir la utilización de los datos disponibles de Control de
Calidad.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Descripción del producto/entregables (¿Qué entregables específicos
del producto se desean y cuál será el resultado final del proyecto?)
1. Un informe que especifique lo que puede ser cambiado, cuánto costará cada
cambio y la disminución de tiempo prevista que tomará ingresar un pedido como
resultado de cada cambio. Se necesitan pocas palabras en el informe, pero debe
ser creado electrónicamente y debe ser acordado con los representantes de
Control de Calidad, Servicio al Cliente, Mercadeo y también con el equipo del
proyecto.
2. Es necesaria una lista de las interacciones con nuestros clientes para completar
los cambios.
3. Una estructura de desglose del trabajo, a entregarse en las siguientes dos
semanas, que especifique lo que se incluirá en el proyecto; y una semana más
tarde, una lista de riesgos del proyecto.
Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Supuestos (¿Qué se considera verdadero o confiable en la situación? ¿De
qué creemos que se trata la situación pero no tenemos suficientes pruebas o
datos?)
Los requisitos existentes del sistema actual (aparte de los relacionados con la velocidad
del ingreso de pedidos) son suficientes y correctos para que un sistema de pedidos en
línea sea cuatro veces más rápido que el sistema actual.
La red actual tendrá la capacidad para admitir los cambios al programa.
No se requiere un hardware nuevo.
Los expertos y desarrolladores actuales sobre la materia cuentan con la experiencia
necesaria para evaluar el problema y recomendar una solución que cumpla los objetivos.
Los recursos internos tendrán tiempo para trabajar en el proyecto, además de trabajar en
sus responsabilidades actuales.
Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Restricciones (¿Qué factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir?
¿Dentro de qué límites o parámetros tendrá que funcionar el proyecto?)
▪ La EDT debe completarse en dos semanas.
▪ El plazo del registro de riesgos es en tres semanas.
▪ El alcance tiene que ver únicamente con mejorar el tiempo para completar un
pedido en línea.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Objetivos medibles del proyecto (¿Cómo se ajusta el proyecto a las metas
estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto apoyan a estas
metas? Los objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad
definida de las restricciones del proyecto).
El objetivo de este proyecto es lograr un 95 por ciento en los índices de satisfacción del cliente en
relación con los pedidos en línea, a través de la reducción del 25 por ciento del tiempo actual que
los clientes pasan ingresando pedidos. El alcance y la satisfacción del cliente son las prioridades
más importantes de este proyecto, seguidas de cerca por el cronograma y los costos.
▪ Resumen del cronograma de hitos: A ser entregado a más tardar el 1 de septiembre de 20XX.
▪ Resumen del presupuesto: $50 .000

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Requisitos de aprobación del proyecto (¿Qué elementos necesitan ser
aprobados para el proyecto y quién los aprobará? ¿Qué determina el éxito?)
▪ Las aprobaciones para este proyecto incluyen:
▪ Los patrocinadores aprobarán la EDT antes de que continúen los esfuerzos
de planificación.
▪ Los patrocinadores aprobarán la lista de riesgos antes de que continúen los
esfuerzos de planificación.
▪ La aprobación final del proyecto será determinada por los patrocinadores.
Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)
Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Riesgos de alto nivel del proyecto (Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto)
▪ Dado que este proyecto analiza la satisfacción del cliente, el proyecto podría ayudar a generar
ideas para mejorar este aspecto, lo que tendría como resultado una mayor retención de clientes.
▪ Ya que tenemos poca experiencia en esta área, si implementamos una solución inadecuada
podemos causar más frustración y retrasos para los clientes, lo que tendría como resultado
pérdidas adicionales de negocio.
▪ Debido a que este problema causa muchos conflictos a nuestros clientes, el retraso del proyecto
podría provocar la pérdida de clientes, poniendo en juego la posibilidad de alcanzar los objetivos
de ventas de este año.
▪ A raíz de que es complicada la evaluación de este sistema, los cambios al sistema pueden afectar
los requisitos que debe cumplir, lo cual afectaría otras funciones del negocio.

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
▪ Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto:

Connor Mulcahy, Vicepresidente Ejecutivo


Kerry Mulcahy, Vicepresidente

Fuente (Mulcahy, R. Gestión de la integración. Preparación para el examen PMP)


Grupo de procesos de Planificación
▪ El grupo de procesos de planificación esta compuesto por aquellos procesos
encargados de establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos
y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.
▪ Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto.
▪ Los cambios que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la
necesidad de reconsiderar uno o mas de los procesos de planificación.

http://www.proyectum.lat/2015/04/08/grupo-de-procesos-de-planificacion/
Grupo de procesos de Ejecución
▪ El grupo de procesos de ejecución esta compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto a
fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
▪ Implica coordinar personas y recursos.
▪ Gestionar las expectativas de los interesados.
▪ Integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección
del proyecto.
▪ En función a los resultados obtenidos se puede requerir una actualización de la
planificación y una revisión de la línea base.
http://www.proyectum.lat/2015/04/22/grupo-de-procesos-de-ejecucion/
Grupo de procesos de Monitoreo y Control
▪ El grupo de procesos de monitoreo y control esta compuesto por aquellos procesos
requeridos para rastrear, analizar, dirigir el progreso y desempeño del proyecto, para
identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes.
▪ Controlar cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles
problemas.
▪ Monitorear las actividades comparándolas con el plan de dirección y la línea base para la
medición del desempeño del proyecto.
▪ Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión de la
configuración de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.
▪ Proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite
identificar las áreas que requieren mas atención.
http://www.proyectum.lat/2015/05/06/grupo-de-procesos-de-seguimiento-y-control/
Grupo de procesos de Cierre
▪ El grupo de procesos de cierre esta compuesto por aquellos procesos realizados para
finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección
de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto.
▪ Se obtiene la aprobación del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el
proyecto.
▪ Se documentan las lecciones aprendidas.
▪ Se actualizan los activos de los procesos de la organización.
▪ Se cierran todas las actividades de adquisición.
▪ Se liberan los recursos del proyecto.
http://www.proyectum.lat/2015/05/20/grupo-de-procesos-de-cierre/

Das könnte Ihnen auch gefallen