FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
PROYECTO GRUPAL

CASO:
ENCUADERNADORA S.A.

INTEGRANTES:

YEISSON HERNEY RAMOS CASTRO Cod: 1711030255

LUZ DERLY BAQUERO ALONSO Cod: 0921070851

ZAMIR HUMBERTO MOJICA BARRERA Cod: 1711022830

LUIS EDUARDO AREVALO CHIGUASUQUE Cod: 1711020369

PEDRO ELIAS MACHADO ALVAREZ Cod: 1621025424

JOHN EDWARD PEREZ JIMENEZ Cod: 1711020484

JORGE GABRIEL RODRÍGUEZ TOVAR Cod: 1110012570

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

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CONTENIDO

I. INTRODUCCION ....................................................................................................................... 3
II. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................. 4
III. OBJETIVOS ESPECIFICOS ...................................................................................................... 4
IV. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................... 5
V. METODOLOGÍA........................................................................................................................ 6
VI. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA ..................................................................... 7
VII. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA ...................................... 8
VIII. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS ................................................................ 10
IX. IMPLEMENTACIÓN DE ALTERNATIVAS .............................................................................. 11
X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ............................................................................... 12
 Conclusiones: ........................................................................................................................ 12
 Recomendaciones: ................................................................................................................ 12
XI. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 14
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I. INTRODUCCION

Este trabajo es realizado con el fin de diagnosticar la situación problema de la

empresa y buscar las mejores soluciones oportunas para que exista un buen
funcionamiento de esta sin que se vea alterado su correcto funcionamiento
siguiendo todos los conocimientos adquiridos en este módulo y así poder buscar
las mejores herramientas para la negociación con clientes y proveedores,
generando un crecimiento en su productividad.
Podemos observar que la situación que está teniendo todo el personal a nivel
nacional de las empresas que laboran con la caña ha ocasionado problemas en la
compañía “La Encuadernadora” debido a que uno de los proveedores que surte de
materia prima se encuentra también en paro, lo cual ha imposibilitado la
adquisición de materiales para la elaboración del producto.
Esta problemática ha llevado a los dirigentes de la empresa a buscar posibles
soluciones pues sus competidores en el mercado escolar de los diferentes países
a los que surte sus productos están desplazándolos y esto les ha generado
grandes pérdidas.
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II. OBJETIVO GENERAL

 Identificar los factores y aspectos que debía enfrentar la empresa “La

Encuadernadora” para de esta manera diagnosticar adecuadamente una
solución a la falta de materia prima esencial para su principal producción y
la afectación que esto implica dentro de la organización. De esta manera
poder tomar las medidas correctivas necesarias para garantizar la
normalidad de la operación.

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Definir cuáles son las problemáticas que se encuentran en la empresa “LA

ENCUADERNADORA S.A.

 Identificar cuáles son las decisiones que se pueden tomar en la compañía

para dar solución a estas problemáticas.

 Relacionar las decisiones tomadas y la estrategia o táctica operativa de

acuerdo con el diagnóstico de la situación con herramientas correctivas y
así obtener mejoramiento en el proceso de abastecimiento.

 Establecer programas de seguimiento a las necesidades que involucren la

producción.
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 Evaluar las opciones de diferentes proveedores para las compras

realizadas por la empresa.

 Buscar alternativas para evitar la falta de materia prima.

IV. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con el concepto de este caso en una empresa, las compras y el

aprovisionamiento siempre son las que le permiten obtener y organizar los
materiales y servicios que se necesitan en el área de fabricación y por supuesto
teniendo en cuenta la cantidad correcta para la utilización, cabe afirmar que en lo
posible sea con el menor coste para dicha inversión, previo a esto especificando
con total seguridad todo lo que tiene que ver con las expectativas sin olvidar la
satisfacción del cliente final.
Cuando hablamos de la logística basándonos en el aprovisionamiento nos
referimos al proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden
ser materias primas, materiales, partes, etc., como ya se mencionó desde los
proveedores hasta el cliente final. Se debe tener en cuenta que el
aprovisionamiento es una actividad que ofrece productos, bienes y/o servicios
para el pleno desarrollo de producción de toda empresa que desarrolla procesos
logísticos, dicho esto existe la necesidad que su diseño sea flexible y en excelente
sincronización con los sistemas de producción, control y reducción de costos,
todos estos siendo factores importantes.
Ya conociendo y teniendo en cuenta lo mencionado, al analizar la problemática
que tiene esta empresa es muy importante identificar, estimar y elaborar las
posibles soluciones para que así todos los procesos de producción sigan su rumbo
normalmente sin afectar la operación y claramente muy importante sin afectar
ventas pues, así como está la mayoría de las industrias tienen fechas de
temporadas en donde hay mucho crecimiento en las ventas y producción.
Cada solución acarrea un efecto en cadena pues para dar solución a la
problemática planteada no solo afecta a la compañía, si no que a su vez será
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significativo para todo el personal en esta fábrica y para las empresas proveedoras
de materia prima y sus empleados, cada decisión que se tome o se apruebe
tendrá como objetivo mejorar en muchos factores el fortalecimiento logístico para
evitar debilidades de operación.

V. METODOLOGÍA

El aprovisionamiento es aquella función logística empresarial que proporciona

insumos, repuestos y materiales a las áreas de la empresa, mediante la empresa
va expandiéndose, su aprovisionamiento crece también, entonces, si existe algún
punto de quiebre en la ruta de aprovisionamiento, los puntos posteriores se verán
afectados y retenidos; ocasionando consecuencias inmediatas, en ingresos y
reputación y misiones empresariales.

En el caso planteado de “La encuadernadora” podemos apreciar una rotura en la

línea de aprovisionamiento, por parte de su mayor proveedor “Papelitos S.A”, que,
a causa de un paro de actividades realizado por sus trabajadores, se queda sin
completar las provisiones necesarias, para que La encuadernadora pueda
completar el proceso de fábrica de diversos productos de papel.

Mediante el análisis de compras y aprovisionamiento, La encuadernadora

estudiando variables, creando procesos, contactando proveedores e indagando
sobre materia prima de alto y bajo costo, toma una decisión conveniente, para así
gestionar adecuadamente los recursos disponibles, brindando opciones y
soluciones inmediatas al problema, con profusa cautela, con prioridad para la
misión productiva, implementará el modelo adecuado a resolución de este
problema, ya que está en juego la reputación, ingresos y temporada de
competencia alta, si la decisión no es asertiva y se ofrece un producto que
disminuya su calidad, podría perder credibilidad en su producto, además, de los
quiebres en procesos internos, reflejaría una notable desventaja en la
competencia de empresas encuadernadoras.
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VI. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

La Encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y

distribución de productos de papelería escolar; que cuenta con una gran gama de
productos y presencia directa en 12 países. Sus productos son hechos a base de
cartón y papel, la mayor ocupación de la plata de producción se presenta entre los
meses de agosto a enero.

El principal proveedor de la empresa es Papelitos S.A. quien fabrica el papel a

partir del bagazo de la caña de azúcar, considerado como un recurso alternativo
amigable con la naturaleza.

Debido al paro Nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca, Risaralda y

Cauca que empezó el 15 de septiembre del 2008, se presentaron los siguientes
problemas relevantes tanto para la compañía:

1. Carencia de bagazo de caña: siendo la materia prima principal, genera la

disminución en la producción de papel necesario para elaboración de los
productos escolares.

2. Disminución en el abastecimiento de papel: ocasiona que se deban parar

algunas máquinas bajando la producción

3. Despido de 700 trabajadores temporales: al parar las máquinas habrá trabajo

sólo para personal de planta hasta que la planta tenga que cerrar por falta de
insumos incrementando los despidos.
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4. Creación de un plan de medidas preventivas: dichas medidas generan sobre

costos, afectación en la calidad del producto y ponen en peligro la imagen de la
compañía.

5. Incertidumbre financiera: parar con la producción genera disminución en los

márgenes de ganancia de la compañía e incertidumbre en el cumplimiento de las
obligaciones financieras y de personal.

VII. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA

Frente a una problemática de tal magnitud, lo más conveniente para la empresa es

tomar una decisión acertada de solución, y para esto, se deben plantear todas las
alternativas posibles, junto con el pro y contra de cada una.
 Realizar una inversión extranjera:

Para poder cubrir la demanda es necesario conseguir un nuevo proveedor, ya

que la encuadernadora solo cuenta con uno, y un proveedor extranjero podría
cumplir con la demanda.
 Pro: Al conseguir un nuevo proveedor, no solo se cubriría la demanda,
se podría innovar en productos y en servicio, creando nuevos diseños
para aumentar el número de clientes.
 Contra: Ya que la fábrica de material no es local, el envío y llegada de
producto podría tardar, por situaciones de transporte y
aprovisionamiento, ocasionando atraso en producción. Además, los
costos de compra podrían incrementar.

 Fabricar el material en el extranjero:

Una solución puede ser comprar el material ya en su etapa final en otro país,
pero también se podría realizar la inversión para producir desde otro país,
manteniéndose fiel al producto, y hasta mejorándolo.
 Pro: Al tener producción en otro país, no solo se cubre la demanda
nacional, la empresa podría adquirir reconocimiento en ese país, a nivel
internacional.
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 Pro: Los costos serían acomodados al bienestar de la empresa,

conservando el margen de utilidad y los costos ya establecidos.
 Contra: Esta solución no es ajena a los problemas logísticos que se pueden
presentar también con la compra de material, es decir, atraso de entrega en
el producto
 Contra: Al poseer la fabricación en otro país, se generaría baja actividad o
suspensión de actividades de trabajadores locales, esto llevaría a una baja
de mano de obra, recorte de personal y despidos.

 Realizar inversión de aprovisionamiento temporal:

El paro es temporal y aunque puede que tome mucho tiempo en solucionarse,
tendrá que hacerlo, por ende, una situación temporal podría ser un
aprovisionamiento temporal, así se ocasionen sobrecostos, ya sea de material
extranjero o local, y así cumplir la demanda de momento.
 Pro: Satisfacción de necesidad y cubrimiento de demanda, la empresa
puede generar más inversión, pero no obtiene pérdidas, y no debe invertir
en mano extranjera.
 Pro: Esta solución no solo se aplicaría para este caso, se preverían
situaciones similares en el futuro, creando un plan de solución de
emergencias de este tipo.
 Contra: Sobrecostos, la empresa tal vez no invierta en mano extranjera,
pero si debe incrementar la inversión local, igual es un costo no previsto en
los procesos logísticos, adicionalmente, se incrementaría la mano de obra.
 Contra: Desperdicio de materia prima. Es obvio que se tiene que hacer un
análisis de abastecimiento previamente, pero si la demanda cambia por
temporada u algún otro factor, la inversión estará hecha, y se podría
desperdiciar material.
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VIII. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS:

Para poder implementar cualquiera de las soluciones planteadas es necesario

evaluar y contrastar la decisión más acertada que deba tomar la encuadernadora.

Pro: Innovación,
cubrimiento de
demanda.

Alternativa planteada Contra: Atraso en

#1. producción,
incrementación de
costos.

Pro: Expansión
empresarial,
reconocimiento
internacional.
Criterios de Alternativa planteada
#2.
evaluación.
Contra: Atraso en
entrega de producto y
recorte de personal.

Pro: Cubrimiento de
demanta, no hay
Alternativa planteada pérdidas, prevención de
#3. problemáticas futuras.

Contra: Sobrecostos, en
mano de obra e
inversión, desperdicio
de materia prima.
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IX. IMPLEMENTACIÓN DE ALTERNATIVAS

 Realizar una inversión extranjera: se debe cotizar con varios proveedores a

fin de escoger el que mejores precios ofrezca para no incurrir en
sobrecostos que puedan afectar el precio del producto final. Así se podrá
abastecer del papel necesario para cumplir con los pedidos. La persona
encargada de las compras internacionales debe ser una persona preparada
para conseguir la mejor negociación.
Lo que si se debe tener en cuenta es que los precios del papel en el exterior
son más costosos, así que se debe decidir si se incurre en una subida de
precios o se disminuyen las utilidades de la empresa.
Por otro lado, el tiempo de llegada del papel puede extenderse teniendo en
cuenta el transporte y la nacionalización.

 Fabricar el material en el extranjero: se realizarían las compras de producto

terminado en el Perú que ya es una empresa conocida y que tiene el
producto con un precio un 3% más económico; lo que permitiría disminuir
los costos con respecto a producto terminado conservando el margen de
utilidad y se cumpliría con los pedidos.
El inconveniente con dicha solución es que se le estaría entregando
información de todos los productos de la empresa a la competencia y puede
ser perjudicial.
La calidad del producto no sería la misma generando una caída de imagen
de la empresa perdiendo clientes que pueden ser potenciales.
Se perderían muchos empleos ya que no se necesitaría personal de
producción.

 Realizar inversión de aprovisionamiento temporal: considerando que la

crisis debe ser temporal, ya que tan pronto el gobierno negocie con los
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productores de caña se llegarán a soluciones y el levantamiento definitivo

de las protestas; se puede negociar con proveedores pequeños un
abastecimiento de papel que permita cumplir los compromisos con los
clientes.
Así mismo se evita el despido de los trabajadores, sobrecostos al traer
papel del exterior y acudir a la producción de los productos en otro país.
Se puede reutilizar papel o disminuir los desperdicios aumentando el
rendimiento y cumpliendo la demanda.

X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

 Conclusiones:

 El incremento de costos está ligado a diversos factores, que en cada

peldaño aumenta más el costo de fabricación y entrega, partiendo del paro
de corteros de caña, la materia prima de elaboración, que prácticamente
representa más de la mitad sobre los costos finales de producción, y
además la tasa de cambio implica un valor más alto en costos, la demanda
es necesaria de satisfacer, pero el cliente final deberá estar en la
disposición de adquirir o no el producto con un valor más alto, debido a los
factores que afectan a esta temporada.

 Recomendaciones:

 Es necesario contar con el contacto y confianza de más de un proveedor,

ya sea extranjero o local, o en su defecto, contar con más apoyo de
suministro para el proveedor principal, todo a visualización futura, previendo
situaciones similares posteriores, evitando sobrecostos de
aprovisionamiento precipitado por satisfacción de demanda.

 Para satisfacer la demanda de la temporada, es posible realizar inversión

en importación de almacenamiento, creando vínculos de negocios con
proveedores extranjeros, y como se mencionó anteriormente, innovar con
las alternativas de solución extranjera.
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 Elaborar estrategias de prevención para situaciones de este tipo, y las que

se puedan prever, realizando una actualización constante en inventarios,
estableciendo el abastecimiento necesario por temporada y así evitar los
sobrecostos que puedan traer consigo cada temporada de venta.
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XI. BIBLIOGRAFÍA

http://psistemicocataykt.blogspot.com/2010/05/caso-la-encuadernadora-sa.html
http://pensamientosistemicojueves.blogspot.com.co/2010/05/soluciones-caso-la-
encuadernadora.html
https://nalidaju.wordpress.com/2010/05/29/solucion-contraproducente-1-ingenio-la-
dulzura/
https://www.youtube.com/watch?v=mpeG88e1f3c
http://www.catalogodelogistica.com/temas/Compras-y-aprovisionamientos,-
nuevos-retos-en-la-gestion-del-abastecimiento+99844
http://idnews.idaccion.com/gestion-de-compras-y-aprovisionamiento-para-la-
competitividad-empresarial/