ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTONO LABORAL

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3
INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Estudiante
Germán Andrés Ramón Sánchez
Código: 1030543747

Presentado a
Femando Blanco Rubio

SENA

FECHA
septiembre de 2018
Informe administración documental.

Paso a paso para la recepción, radicación, registro, distribución, embalaje de los documentos.

La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe garantizar que ésta
sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos que necesita. Norma ISO
15489-1

RECEPCIÓN
El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de
administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios
de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del
Programa de gestión Documental.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 15 Parágrafo 3. La correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 12. Supresión de autenticación de documentos
originales y uso de sellos en ventanilla única.
Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el registro.
La ventanilla única.
El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.
La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico necesario para
desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y controlar el trámite de las
comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna, externa y por medios
electrónicos; que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios internos
y externos a la Institución, además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre
las comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre
información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva,
celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y guardando estricta
reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso.
Las principales funciones de la Ventanilla única son:
Recibir documentos
Verificar la información de los documentos
Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
Radicar
Registrar
Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las
solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. Puede realizarlo a través del
aplicativo SGD adquirido por la Institución, implementado a partir de septiembre de 2011.
Etapas del proceso de recepción
La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las comunicaciones que conciernan
a la entidad, para legalizar su radicación y distribución, verificar si amerita su radicación y,
en caso de que no sean para la institución deberán ser devueltas al remitente.
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como
correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los
anexos anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en
buen estado. Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
Revisar que este firmado, verificar anexos
El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma permanente,
atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos tales como acciones
constitucionales, derechos de petición, tutelas, demandas, embargos, documentos contables
como facturas, recibos de servicios públicos.
El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo en cuenta el
horario institucional:
En la mañana 8:00 a 12:00 m.
En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.
Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás documentos de
carácter informativo como plegables, publicidad, no se radican. Para control de su recepción
se registra su información en el formato Registro de Libros revistas y publicaciones recibidas.
Clasificación
Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de
comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:
 Comunicación oficial

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas
aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Este grupo se denomina
documentos radicables.

 Comunicaciones personales

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas las
comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no
el cargo del funcionario”. Éstas no generan trámites para las instituciones.
Apertura: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales
para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

Radicación e impresión de rótulo

“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad
que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el
documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación del documento. (Ver anexo SGD Registro
y radicación de comunicaciones (final de este documento)
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este
rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD).
Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación oficial en la
Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada, con el fin de
velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de
recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando
con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Radicación de fax:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se
escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se
continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones
oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.
Generalidades para la radicación de comunicaciones:
Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y académicas, su
recepción, radicación y distribución, se hará únicamente a través de la ventanilla única.
Todas las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los docentes y estudiantes
de los diferentes programas académicos diurnos y nocturnos de la UCEVA tales como
peticiones, quejas, y reclamos (PQRSFs), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos
de Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos
formas de realizar el proceso. La primera es a través del Link de la Institución donde existe
el formato PQRSFs, el cual se puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través
de un oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de 8:00 a
12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m.
Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las Facultades y que por
su importancia ameritan ser tramitados, deberán imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única
de la Institución para la correspondiente radicación.
La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de recibo, número de
anexos, el nombre completo y claro de quien recibe el documento.
Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en las respectivas
Facultades.
Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia labora fines de semana,
las solicitudes que sean presentadas por estudiantes y docentes el día sábado, se recibirán en
esta oficina y serán enviadas el primer día hábil de la semana siguiente a la Ventanilla Única
para su radicación y respectivo trámite.
La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que indica que
es de propiedad de la organización. Este sello se denomina como el sello radicador y puede
ser aplicado manualmente, mecánico o sistematizado. En él se indica un número según el
orden que fue recibido, la fecha y quién lo recibió, además le permite al remitente estar
pendiente de la respuesta y en qué serie se encuentra archivado.

El sello radicador se utiliza en las entidades para radicar las comunicaciones oficiales.
Registro de documentos
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran los siguientes datos:
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
Asunto
Número de folios y anexos
número de radicación
DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega
de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno
para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega
local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes
(local extendida, nacional e internacional)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las
comunicaciones oficiales.
En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Distribución de documentos internos enviados

Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD,
sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento
impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por
el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el
formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de
radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.

Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería
externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única
Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:
La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle,
o en carpetas, por dependencias
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace
entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato
para verificación y control del recibido en la Ventanilla única.

Distribución y envío de documentos externos

Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del
aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional.
La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su distribución,
los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus
anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato Comunicaciones
enviadas al medio externo.
La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a lo
estipulado en la producción documental de la institución (código de serie documental,
radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).
La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos: número
de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo,
ciudad del destinatario, anexos).
La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para el envío
a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para el control de
entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de mensajería.
La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los documentos
y da por concluido el trámite de entrega.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las
comunicaciones, numeración de actos administrativos.
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Recepción de solicitud o trámite:

Identificación del trámite.
Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta
Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante la Unidad
Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página web en el link PQRSF,
o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en la Ventanilla Única Institucional,
en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la dependencia competente, electrónica y
físicamente, con copia a la Secretaría General, para el control institucional del trámite.
Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas y
facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y llevarse a
la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.
Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser diligenciadas en lo
posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.
Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
Nombres completos del solicitante o su representante.
Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario
y/o apoderado.
Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificará el
cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo en cuenta el tipo de
manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser resueltas dentro de los siguientes
plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4 de 2009.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar al pago
previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al peticionario que tiene
cinco días calendario para la cancelación de dichas copias en la Tesorería de la Institución,
una vez el peticionario presente el recibo de pago se procederá a su entrega dentro de los
cinco días hábiles siguiente.
Procedimiento:
La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra dependencia.
Todas las PQRSF’s –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben
atenderse, en los términos definidos anteriormente.
Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el
documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.
El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta,
analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste
la revisa y procede a firmarla.
Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos
externos o internos según sea requerimiento.
Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.
CONSULTA
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural
etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario
a obtener copia de los mismos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre dependencias
o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes y si la persona
interesada desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a los
funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.
Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca, procede
de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:
El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido (tipo documental,
serie o Subserie, fecha).
Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central proceden a
ubicar la información solicitada.
En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de los archivadores.
En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.
Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos (descripción documental)
para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo documental solicitado.
Ubicada la documentación requerida se diligencia el formato Control préstamo de
documentos. Si el documento o carpeta, está disponible en el Archivo Central y es requerido
físicamente, se hace el préstamo a través del mensajero interno, anexando el formato de
control de préstamo de documentos.
Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y se envía a través
del correo institucional.
En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el solicitante se
debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará entrega de la información.
Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante como quien hace
entrega de la carpeta.
En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se ubicará la Guía de
AFUERA; esto nos indica que esta información se encuentra fuera de la dependencia.
El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres días, si el
solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el espacio de tiempo
solicitado.

Despacho de documentos:
Dentro de los procesos que debe cumplir un documento se encuentra el de trámite de
despacho o envío, una vez culminada su etapa de producción, donde la unidad de
correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún contratiempo
Pasos en el Despacho de Documentos

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le corresponde a la

unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

Elaboración
Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y
especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación.

En la elaboración del documento, tanto administrativo como comercial, se deben reflejar los
criterios citados por la guía técnica 185 (ICONTEC) y las Normas Técnicas
correspondientes, referenciando un encabezado completo y lógico en el cuál se visualice
claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición, su objetivo y un contenido
preciso.

Firma

La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo, escrito

o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su
expedición.

En las empresas es necesario acogerse a los manuales de procedimientos y calidad, para

identificar a las personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de
cada área y dar paso a su circulación interna o externa.

Traslado de documentos

El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la unidad
de correspondencia, para ser enviado a su destino final. Para ello, se cuenta con la ayuda de
una persona encargada internamente de realizar este proceso, también llamada “patinador”,
pero cuando la correspondencia debe cumplir con su ciclo externamente, se cuenta con la
colaboración de la mensajería o empresas especializadas en envíos de correspondencias.

Es entonces que el traslado de documentos, tanto interno como externo, debe cumplir con los
respectivos procedimientos para registrar su salida, mediante un formato diligenciado según
las políticas de la compañía, su empaque en sobres, bolsas o cajas según el tipo de documento,
la compilación de éstos, anexos y copias respectivas, si requiere de soportes.

Embalaje o empaque

El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar
la calidad de un producto. Pero cuando se habla de la gestión documental se entiende por
empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se
guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la
entrega al destinatario.
El término de embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de documentos o
acervos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus propiedades antes de
iniciar el recorrido, durante y al final de su entrega
El envío

En primera medida, se necesita tener claridad la forma de envío que se desea realizar, en qué
nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que
garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su
contenido ni esencia. Por ello, además de tratar de escoger la mejor forma de empaque,
empresa para el envío y el servicio, se debe realizar una verificación de las tarifas que implica
realizar esta gestión, ya que se debe ser consciente que acudir a este medio requiere tener un
fondo que solvente los costos de la unidad de correspondencia

BIBLIOGRAFIA
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-
internacional/GEStexto1(CS).pdf
Norma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos
SENA. (s.f.). Administracion Documental en entorno Laboral . Capítulo IV.
Comunicaciones Oficiales como Elemento Esencial para la Administración
Documental Obtenido de FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de
Aprendizaje.
SENA. (s.f.). Fundamentos basicos de Administracion Documental. Recibo y despacho de
Documentos. Material compilado por Mary Luz López Hernández. Instructora
Archivista. SENA Regional Antioquia. 2003. Obtenido de
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
Unidad central del valle del cauca. Programa de gestión documental. Manual de procesos.
Proceso 3. Gestión y trámite. Tuluá 2014. Obtenido
www.uceva.edu.co/.../TRANSPARENCIA/Manual_de_procesos_de_Gestion_Docu
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