SISTEMA DE GESTION DE ACTAS PARA LAS

PARROQUIAS DEL MUNICIPIO DE CUCUTA

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SISTEMA DE GESTION DE ACTAS PARA LAS
PARROQUIAS DEL MUNICIPIO DE CUCUTA

GLADYS MARTINEZ MONCADA

VIRGINIA GUTIERREZ

BLIMER ALEXIS NAVARRO PEREZ

TRABAJO PRESENTADO A

ANDRES LEONARDO CASTELLANOS

INGENIERO DE SISTEMA

INSTRUCTOR

SENA (SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE) CEDRUM

FICHA 578644

CUCUTA

2013
 CONTENIDO PAG

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………. 5

OBJETIVOS………………………………………………………………………… 6

Objetivos generales………………………………………………………………… 6

Objetivos específicos……………………………………………………………… 6

JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………… 7

Marco teórico………………………………………………………………………. 8

QUE ES EL BAUTISMO………………………………………………………… 9

Requisitos de trámite sacramental del bautizo:……………………………….. 9

CONFIRMACION………………………………………………………………….. 10

Requerimiento para tramite de sacramento……………………………………… 10

MATRIMONIO………………………………………………………………………… 11

Requisitos para el trámite del matrimonio…………………………. 11

DEFUNCION………………………………………………………………………… 12

REQUISITO PARA ACTA DE DEFUNCION……………………………………… 13

ACTAS……………………………………………………………………………… 14

RECIBO DE CAJA DE LA PARROQUIA………………………………………….. 15

SISTEMA DE GESTION PARROQUIAL…………………………………………… 16

RESUMEN DEL HARDWARE Y SOFTWARE…………………………………….. 18
CUESTIONARIO INFORME PARROQUIAL……………………………………. 19
DIAGRAMA DEL BAUTIZO…………………………………………………………. 22

TRAMITE PARA COPIA DE ACTA DE BAUTIZO……………………………… 23

TRAMITE PARA EL SACRAMENTO DE LA CONFIRMACION…………………. 24

TRAMITE PARA COPIA DE ACTA DE CONFIRMACION……………………….. 24

TRAMITE PARA EL SACRAMENTO DEL MATRIMONIO……………………….. 25

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TRAMITE DE COPIA DE ACTA……………………………………………………. 26

TRAMITE DE DEFUNCION………………………………………………………… 27

AGRADECIMIENTOS……………………………………………………………… 28

CONCLUSIONES…………………………………………………………………… 29

ANEXOS……………………………………………………………………………… 30

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 INTRODUCCION

A medida que la sociedad va siendo dominada por la tecnología, y más en

particular por las tecnologías de la información y de la comunicación, una constante
sociología a tener siempre presente es el cambio, producido por el continuo avance
de la ciencia que hace indispensable introducir la variable tecnológica en el
desarrollo de las organizaciones y los procesos administrativos de éstas.

En el marco de los sistemas de información, entendidos como un conjunto de

elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio cuyos componentes son:

Tramites de solicitud de partidas Requisitos que realmente ira a tener en la base de

datos de un futuro software necesario para que el sistema de información pueda
operar Y un sistema de información que realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información;
El presente informe muestra el diseñó un Sistema de Información Pastoral y las
especificaciones y requerimientos necesarios para el posterior análisis y desarrollo
del sistema, cuyo fin es agilizar los procesos en los despachos parroquiales, para
que esta organización social se provea de este sistema y pueda integrarse a las
nuevas tecnologías que le permitan agilizar los procesos de atención a los
feligreses, tener su base de datos actualizada y contar con las herramientas
necesarias para llevar los registros mas organizados, seguros y de forma
automatizada y digital.

El hecho de que los registros anotados se realicen a través de procesos manuales,

causa demoras a los usuarios. Una rutina propia de los despachos es: Solicitar el
registro a través del número del folio en el cuál se anotó, redactar a máquina el
acta la cual posteriormente debe ser firmado por el párroco. Esta rutina se complica
cuando el usuario desconoce la identificación del folio donde se encuentra la
información, en este caso, el usuario debe esperar la revisión de todos los libros
para poder verificar la existencia del registro solicitado.

Este informe muestra los requisitos y tramite que llevan los feligreses, para tramitar
un acta o partidas a solicitar de forma clara precisa y grafica, tiene anexos del
formato y tipo de papel con el cual las parroquia autentican, legaliza, verifican las
actas de partidas ya sea de bautizo, matrimonio, defunción y confirmación.

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un informe especifico, de los requerimientos de trámite de actas

sacramentales (bautizo, confirmación, matrimonio y defunción), conocer la gestión
que llevan la(o) secretaria(o) de la parroquia, y las actividades que ejercen con los
equipos que posee la iglesia, para el posterior análisis de los mismos en la
creación del modelo conceptual del sistema a desarrollar.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• crear un informe único para parroquias católicas de los requisito de trámites de

partidas sacramentales

• Diseñar un modelo lógico con diagramas sobre procedimiento de solicitud de

actas.

• indagar sobre los procesos que se llevan en el despacho de la parroquia.

.
• Recolectar de manera optima y precisa la información necesaria que me permita
armar un modelo lógico y conceptual del sistema utilizando las diferentes
herramientas de recolección de datos y las necesidades planteadas en las
especificaciones de requisitos del sistema según la norma IEEE.

• Dimensionar los requerimientos de hardware y software.

• Facilitar la gestión de información parroquial a través de la integración de

Un informe.

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 JUSTIFICACIÓN

En las dos últimas décadas, la tecnología han permitido crear informe

evolucionado, de las necesidades de lleva a mejorar un ámbito de trabajo más
complejo y fácil a realizar; logrando efectos profundos en la humanidad.

Nuevas formas de comunicar, de hacer negocios y de prestar servicios, acercando

de manera rápida y precisa el manejo de información, de lo cual se logran
beneficios cualitativa y cuantitativamente importantes en todos los sectores, y que
hacer de la sociedad.

Los nuevos recursos y metodologías disponibles especialmente aquellas referidas

al concepto orientado a objetos, proveer a las parroquias de un informe que les
permita modernizar sus servicios, a través del secretario los datos son claros de la
realidad de actividad parroquial; procesos de impresión de las partidas
sacramentales

Para las parroquias el uso de la tecnología es limitado, y sienten el poder de las

nuevas tecnologías para la administración de recursos humanos

Por lo anterior, surge la necesidad de implementar el sistema de información de

los requisitos de trámites de las actas sacramentales (bautizo, confirmación,
defunción) donde se podrán administrar todos los datos que se manejan en papel
en los despachos parroquiales.

El Sistema de Informe Pastoral permitirá mejorar el manejo de los registros que se

podrán buscar de forma inmediata e imprimir actas según el formato especificado
para cada una de las actas, poder sacar estadísticas mucho más fáciles y por
supuesto, poder ingresar y consultar y/o pedir un acta de cualquiera de los
registros que la persona contenga en la parroquia La programación de servicios
religiosos y misas es otra alternativa con la cual podrá contar un informe más
claro.

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 MARCO TEORICO

PARROQUIA NUESTRA SEÑORA DE LAS ANGUSTIAS

FECHA DE CREACIÓN: 26 de mayo de 1.966

DIRECCIÓN: Calle 22 No. 19-35, barrio Santander – Colombia, Cúcuta
TELÉFONO: 5824943
PATRONA: Nuestra Señora de las Angustias
FIESTA PATRONAL: 15 de septiembre
BARRIOS O SECTORES QUE LA CONFORMAN: Santander,
Galán, San José, Magdalena, Gaitán, La Aurora,
Nuevo, Las Colinas y Alfonso López.
HORARIO DE EUCARISTÍAS: Lunes a sábado: 5:00 y 6:00 p.m...

Domingos: 6:00, 8:00 y 10:00 a.m.; 5:00 y 6:30 p.m.

GRUPOS ECLESIALES: 46

DIRECCION ELECTRONICA: pquiaangustias15@hotmail.com

PARROCO: Jesús Martin Vega Gelvez

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 QUE ES EL BAUTISMO

Es considerado uno de los

siete sacramentos en los
cuales un cristiano
católico necesita vivir,
para alcanzar la buena
nueva que Dios nos
prometió. El bautismo es
el primer sacramento en
el que un individuo goza
de los privilegios de Dios,
limpiando el pecado
original, el cual es el
producto de la
desobediencia de los
primeros padres. El bautismo, da el privilegio a los individuos hijos de Dios, y
miembros de una iglesia donde es venerado Dios.

Requisitos de trámite sacramental del bautizo:

*registro civil original

*fotocopias de las cedulas de ciudadanía de los padres

* Fotocopias de las cedulas de ciudadanía de los padrinos

*nombres de los abuelos paternos y maternos

*Valor de la misa $35000

*diezmos de los padrinos

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 CONFIRMACION

Con el sacramento de la confirmación, la persona acepta

voluntariamente la fe de Cristo.
Esto significa que, cuando eres mayor y recibes la confirmación,
aceptas ser católico.
- la confirmación es el sacramento en el que dios te da su espíritu
santo.

REQUERIMIENTO PARA TRAMITE DE SACRAMENTO DE LA CONFIRMACION

Los siguientes documentos son requeridos para la confirmación:

*Partida de bautizo

*Fotocopias de las cedulas de ciudadanía de los padres

*Fotocopias de las cedulas de ciudadanía de los padrinos

*valor de la misa $35000

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 MATRIMONIO

El matrimonio se define
como la alianza por la
cual, - el hombre y la
mujer - se unen
libremente para toda la
vida con el fin de
ayudarse mutuamente,
procrear y educar a los
hijos. Esta unión -
basada en el amor –
que implica un
consentimiento interior
y exterior, estando
bendecida por Dios, al
ser sacramental hace
que el vínculo conyugal
sea para toda la vida.
Nadie puede romper
este vínculo

REQUISITOS PARA EL TRÁMITE DEL MATRIMONIO

*Partidas de bautizo y confirmación de la pareja

*registro civil original de la novia y el novio

*fotocopias de la cedulas de ambos

*diploma del curso prematrimonial (cuando llevan, poco tiempo de noviazgo)

Cuando están de unión libres y llevan más de 5 años no lo exigen

*2 fotos reciente fondo azul de la pareja

* Fotocopia cedula de los padrinos

* Registro civil original y acta de bautizo si tienen hijos

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 DEFUNCION

Las defunciones en nuestro país al igual que otros trámites tienes que ser
debidamente registrados ante las autoridades del registro civil de la zona donde se
produjo el acontecimiento de deceso posteriormente esta información pasa a la
Dirección Nacional de Registro Civil es en esta entidad donde se centraliza toda la
información referente a muerte El Instituto Nacional de Estadística es el encargado
de la difícil tarea de analizar e investigar sobre las cusas de mortalidad en el país,
en una entrevista realizada en dicho instituto se nos informo que la bases de una
investigación para luego proceder a la realización de estadísticas a nivel país son
las siguientes:

Causas de muerte

Muerte natural

Con o sin violencia

PRE causa epidemiológicas

Post causas epidemiológicas

Medio ambiente

Condición social

En el artículo No.52 se presentan los pasos a seguir en una inscripción de la

partida de registro de defunción con los siguientes datos:

Numero de Oficialía de Registro Civil

Numero de partida, Folio y numero de libro

Nombre del oficial de Registro Civil

Nombres y apellidos del difunto, sexo, lugar del fallecimiento, estado civil,
nacionalidad, numero de cedula de identidad, dirección del ultimo domicilio,
profesión y el ultimo oficio que tenia.

- Nombres y apellidos del cónyuge -Nombres y apellidos además de la edad

de los hijos

Nombres y apellidos de los padres del fallecido

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 Causas de fallecimiento

Nombres y apellidos del medico que certifico el fallecimiento

Identidad de las personas que dieron a conocer el fallecimiento

Articulo No 68 dice “. Si fállese una persona desconocida o se encuentra un

cadáver cuya identidad no sea posible comprobar se expresara en la inscripción
respectiva:

El lugar de la muerte o en el lugar que fue encontrado el cadáver

El sexo, edad aparente y señales o defectos de conformación que le distinguen

El tiempo probable de la defunción

El estado del cadáver y la posición en el que fue encontrado

El vestido y otros objetos que tuviese sobre si o se hallasen en las

inmediaciones y que pueden ser útiles para su identificación los cuales habrá de
conservar al efecto el encargado de Registro o la autoridad judiciales su caso.

REQUISITO PARA ACTA DE DEFUNCION

Certificado medico(es el mas importante, verificar la causa de la muerte)

Fotocopia de ciudadanía

Tramite funerario

Misa exequial $ 80000

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 ACTAS BAUTIZO

CONFIRMACION

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 MATRIMONIO

RECIBO

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 SISTEMA DE GESTION QUE POSEE LA PARROQUIA

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 Resumen del hardware y software

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 FORMULARIO

CUESTIONARIO INFORME PARROQUIAL

NOMBRE: Pbro. Jesús Martín Vega Gelvez

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1. ¿quien maneja los registros parroquiales? El secretario

2. ¿La persona que genera los documentos (Partidas) tiene manejo básico de
sistemas?

__X_ Si

___No

3. ¿La parroquia ya tiene sistema de gestión documental? ___X__si

___ No
4-¿Clases de partidas?

X Partida de Bautizo

o Partida de Primera Comunión

X Partida de Confirmación

X Partida de Matrimonio

X Partida Acta de Defunción:

X Otras: Constancias

5. ¿Que tipo de documentación generan? Actas y constancias

6. ¿Quienes intervienen en el proceso? * El párroco * el secretario *el usuario

7. Que son partidas: actas

8. ¿Como se llevan los registros de actas y partidas de la parroquia?

_X_ Libros de registros

__Formularios archivados

__Formato de registro

_X_ Otro software

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9. ¿Como se lleva el registro y la documentación de las partidas?
Por medio de Libro, Folio y Marginales

10. ¿Tiempo de gestión de entrega del documento?

__2 días

__3 días

__5 días

Cuanto dura:24 horas

11. ¿Las partidas que entregan poseen logos?

_X_ si

__no

12. ¿Los datos requeridos son los mismos para todas las partidas?

__si

_X_ no

13. ¿Cuales datos son y Porque?

Varían de acuerdo a cada sacramento

14. ¿las partidas poseen algún sello de autenticación, y cuales son?

Hoja común con estampilla y número de serie

15. ¿Las partidas poseen numeración específica?

_X_ si

__no

16. ¿Que firma se utiliza para la elaboración de las partidas?

_X_ Manual
_X_ Digital
__Todas las anteriores

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Alguna otra____

17. ¿Cual es el horario de atención al publico que se maneja?

En la mañana 10 - 12amEn la tarde 2 - 6 pm

18. ¿El formato y el papel de impresión es igual par todas las partidas?
Es a nivel de Diócesis porque es unificado

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 DIAGRAMA DEL BAUTIZO

Tramite para el sacramento del bautizo

1. 2.

3.

1. Solicitante (feligrés, familiar padre etc...) llega al despacho parroquial tramita

los documentos, datos requeridos:

A.)Registro civil original

B.)Fotocopia de la cedula de los padres

C.)Fotocopia de los padrinos

D.) Diezmo de los padrinos

2. gestora realiza las siguientes actividades:

A.)Verifica:

Documento

Datos

B.)Registra los documentos y datos en

Libro

Folio

Marginal

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c.)Agenda con el padre la programa la fecha de la ceremonia de bautizo

d.)Certifica la fecha de la ceremonia

3.) legalizador: aprobar la fecha y de celebrar la misa

TRAMITE PARA COPIA DE ACTA DE BAUTIZO

1. 2.

3.

1. SOLICITANTE: entrega los documentos y cancela un valor de $6000 por una

copia del documento sacramental

2. GESTORA:

-recibe y busca en el libro y se encuentra registrado

-ingresa los datos al software

-imprime y el padre firma la variabilidad del documento

-sino aparece actualiza el libro de los datos correspondiente, o le dice que no se

encuentra en esta iglesia

3. EL LEGALIZADOR: firma la verificabilidad del documento

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TRAMITE PARA EL SACRAMENTO DE LA CONFIRMACION

1. 2. 3.

1. EL USUARIO entrega los documentos para el trámite del sacramento y cancela

el valor de $35000

2. GESTOR revisa los documentos, registra en el software y agenda la fecha de la

ceremonia

3. LEGALIZADOR: autorizar la fecha y de celebrar la misa

TRAMITE PARA COPIA DE ACTA DE CONFIRMACION

1. 2.

3.

1. SOLICITANTE entrega los datos, y cancela $6000 por la copia de acta de

confirmación

2. GESTOR: revisa los datos dando por el solicitante, busca en el software e

imprime el acta y entrega el acta hasta la legalización del documento por el
legalizador

3. LEGALIZADOR: firma el acta

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TRAMITE PARA LA CEREMONIA DEL SACRAMENTO MATRIMONIO

1. 2. 3.

1. SOLICITANTE: entre los documentos:

*Partidas de bautizo y confirmación de la pareja

*registro civil original de la novia y el novio

*fotocopias de la cedulas de ambos

*diploma del curso prematrimonial (cuando llevan, poco tiempo de noviazgo)

Cuando están de unión libres y llevan más de 5 años no lo exigen

*2 fotos reciente fondo azul de la pareja

* Fotocopia cedula de los padrinos

* Registro civil original y acta de bautizo si tienen hijos

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2. gestor verifica los documentos, lo registra en el libro, ingresa al sistema, y
agenda la fecha

3. legalizador autoriza la fecha, y celebra la misa

TRAMITE PARA COPIA DE ACTA

1. 2. 3.

1. SOLICITANTE entrega los datos como la fecha del matrimonio y el nombre,

cancela $6000 por la copia de acta

2. GESTOR revisa, busca e ingresa los datos al sistema e imprime

3. LEGALIZADOR firma la verificabilidad del acta

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 TRAMITE DE DEFUNCION

1. SOLICITANTE: entrega los documentos, datos del difunto y cancela $80000

Certificado medico(es el mas importante, verificar la causa de la muerte)

Fotocopia de ciudadanía

Tramite funerario

Misa exequias $ 80000

2. GESTOR: verifica, registra agenda e imprime el acta

3. LEGALIZADOR celebra la misa y autentica el acta

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 AGRADECIMIENTOS

Agradecer a las personas que nos brindaron la información para recopilar el

informe como:

Párroco: JESUS MARTIN VEGA GELVEZ

SECRETARIO YEISON LIRDARTE

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 CONCLUSION

•El informe de gestión parroquial es recopilar los procesos de actividades que

realizan los usuarios para trámites de actas sacramentales

•Manejo de información eficientemente sin tener que esforzarse en cómo

administrar el sistema.

•El diseño planteado para el desarrollo del sistema de información con diagramas
de flujos de los requerimientos para realizar un plan de acción de desarrollo de los
componentes que posee las actas.

•servicio de informe eficaz y eficiente para agilizar consultas, reportes y registro

de información de acuerdo a las necesidades establecidas por la iglesia católica y
la feligresía.

•Manejo de sesiones y creación de validaciones en el sistema con acta

sacramentales con diagrama de flujo

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 ANEXOS

LA PARROQUIA NUESTRA SEÑORA DE LA ANGUSRIAS

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 PADRE JESUS MARTIN VEGA GELVEZ

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ADSI Páá giná 39
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 GLOSARIO

FOLIO: Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos
similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio.

MARGINAL: Es el numero que se le asigna a cada acta

MARCO TEORICO: es el grupo central de conceptos y teorías que uno utiliza

para formular y desarrollar un argumento (o tesis). Esto se refiere a las ideas
básicas que forman la base para los argumentos, mientras que la revisión de
literatura se refiere a los artículos, estudios y libros específicos que uno usa
dentro de la estructura predefinida. Tanto el argumento global (el marco
teórico) como la literatura que lo apoya (la revisión de literatura) son
necesarios para desarrollar una tesis cohesiva y convincente.

SACRAMENTO: Palabra que indica los ritos que tienden a hacer partícipes de
la divinidad a los fieles de una religión. El sacramento presupone la
convicción de que sea posible superar la distancia existente entre el hombre y
la divinidad y la convicción de que ello sea posible mediante un rito.

INMEDIACIONES: Inmediación es la cualidad de inmediato, permite referirse

a aquello que sucede enseguida (sin ningún tipo de tardanza) o que resulta
muy cercano o contiguo a algo o alguien.

GESTION DOCUMENTAL: es el conjunto de normas técnicas y prácticas

usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

SOFTWARE: Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte

lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los
componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas

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específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados
hardware.

DIOCESIS: una Diócesis es, según el Concilio Vaticano II, “una porción del
Pueblo de Dios, que se confía a un obispo para que la apaciente con la
cooperación del presbiterio, de suerte que (...) constituye una iglesia
particular, en que verdaderamente está y obra la Iglesia de Cristo, que es una,
Santa, Católica y Apostólica”.

UNIFICADO: El formato de salida unificado es una variación del formato de

contexto. Se considera mejor que el de contexto porque la salida es más
compacta que en el de contexto ya que omite líneas de contexto
redundantes.

DIAGRAMA: Un diagrama o gráfico es un tipo de esquema de información

que representa datos numéricos tabulados

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