Definición de costos Es el valor monetario de los recursos que se entregan o prometen entregar, a cambio de bienes o servicios que se adquieren y la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo. Los consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento. b. Componentes de los costos Ésta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto. 1. Materiales: Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. 2. Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. 3. Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos. 4. Mano de obra: Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. 5. Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. 6. Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. 7. Costos indirectos de fabricación (CIF): Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo. Ventajas de los costos Permite el control de las operaciones y de los gastos, de forma veraz, amplia y oportuna Permite la determinación correcta del costo unitario, la fijación de precios de venta y de las normas o políticas de operación o explotación Permite la valuación de artículos determinados Permite la determinación del costo de producción de lo vendido Provee información para la toma de decisiones sobre qué comprar, fabricar o mandar a maquilar, para la planeación y dirección estratégica, la evaluación de proyectos, indicativos para la planeación y control presupuestales, así como de utilidades1 . d. Desventajas de los costos Falta de flexibilidad. Las empresas los determinan en el momento de crear su presupuesto operativo anual. Estos son la base para la creación de los costos estándar. Una vez que comienza el año, una empresa puede experimentar una serie de cambios que influyen en el costo de productos. Por ejemplo, el aumento de los precios del combustible aumenta el costo de todos los materiales utilizados para la fabricación de artículos de inventario, debido a que los costos de transporte son más altos. Impactan en la rentabilidad. Una empresa que utiliza un sistema de costo estándar calcula la rentabilidad de restar el costo estándar de un elemento del precio de venta. Cuando los costos reales varían de los costos estándar, el beneficio calculado presenta una imagen inexacta de la actuación de la empresa. Este mismo efecto se produce cuando la empresa analiza diferentes escenarios de precios. Su costo de operación es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para obtener todos los datos en forma detallada. Existen serias dificultades en cuanto al cálculo costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminación de la orden. e. Aplicación en la empresa de los costos Algunos especialistas afirman que muchos empresarios suelen establecer sus precios de venta con base en los precios de los competidores, sin antes determinar si éstos alcanzan a cubrir sus propios costos. Por eso, una gran cantidad de negocios no prosperan ya que no obtienen la rentabilidad necesaria para su funcionamiento. Esto refleja que el cálculo de los costos es indispensable para una correcta gestión empresarial.
El presupuesto es expresión cuantitativa porque los objetivos deben ser
mensurables y su logro requiere de la asignación de recursos en el tiempo cubierto por el mismo; es formal porque exige la aceptación de quienes son parte de la organización, tanto directivos como subordinados y, finalmente, es el resultado de las estrategias adoptadas porque éstas permiten responder al cómo se ejecutarán e integrarán las diversas actividades de la empresa para alcanzar los objetivos previstos. En esencia, el presupuesto constituye un plan integrado y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones de una empresa para un período determinado y cuya finalidad es alcanzar los objetivos establecidos por la alta gerencia. El presupuesto es una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de u na organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia.
b. Componentes de los Presupuestos
o Ingresos Por ventas Otros ingresos Uso del crédito Aumento de capital social Realización de bienes de activo fijo (venta de inmuebles o bienes del activo fijo) Ingresos varios (regalías, dividendos, venta de patentes, alquileres, etc.) o Egresos Insumos varios (materias primas, materiales auxiliares y de consumo, empaque y envase) Mano de obra Gastos varios de fabricación o Costo de fabricación Materias primas, materiales auxiliares y de envase y empaque Mano de obra Gastos varios de fabricación (Admón. de fábrica, materiales accesorios y de consumo, repuestos, etc.) o Otros gastos de venta Transporte Comisiones o Impuestos Inversión en bienes de capital Regalías Egresos financieros Distribución de utilidades Egresos por descuentos e incobrables c. Ventajas de los Presupuestos Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y se procura la consecución de los mismos. Permite escoger aquellas decisiones que aporten beneficios a la entidad. Da una base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.), las cuales pueden ser replanteadas si después de evaluarlas no son las adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Ayuda a optimizar recursos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias negativas. Conduce la fuerza de trabajo en forma más productiva. Con base en la medición, se hace la evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado, mediante análisis, revisión e interpretación, para la formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que servirá en las decisiones futuras, eficiencia, eficacia y desde luego en un costo óptimo. d. Desventajas de los Presupuestos Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores y a imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo, etc. Es sólo una herramienta de la administración, un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante. Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio el control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto los resultados pueden no ser inmediatos. e. Aplicación en la empresa de los Presupuestos Elaborar un presupuesto permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos siendo un instrumento y una norma importante que sirve como un medio administrativo para la determinación adecuada del dinero representado por los costos e ingresos necesarios en una organización. Del mismo modo, en él también se encuentra la debida utilización de los recursos disponibles, acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo. Definición de Gastos Todos los costos expirados que pueden deducirse de los ingresos. En un sentido más limitado, la palabra gasto se refiere a gastos de operación, de ventas o administrativos, a intereses y a impuestos. b. Componentes de los Gastos Los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas; son elementos de gastos, aquellos que se identifican con su naturaleza económica, estén o no asociados directa o indirectamente con el producto o servicio. Los elementos de gastos son aquellos que se incurren durante el proceso productivo o de servicio, tales como, administración, distribución, ventas y en otras ajenas a las actividades fundamentales de la entidad. Los lineamientos generales del costo establecen como elementos de gastos los siguientes: Materias primas y materiales: Incluye las materias primas, materiales básicos y auxiliares. Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con fines tecnológicos para producir energía, bien estén asociados al proceso productivo, administrativo, de distribución y venta o ajenos a las actividades fundamentales. Energía: Está constituido por todas las formas de energía adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las restantes demandas eléctricas. Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas a los trabajadores, incluyendo el acumulado de las vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales y cualquier remuneración al trabajo que se realice a partir del fondo de salarios. Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos originados por la aplicación de las tasas aprobadas por la legislación financiera vigente que se aporta como contribución al estado y como impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo. Comprende además los pagos por concepto de seguridad social a corto plazo que se realiza al personal de la entidad en los límites establecidos por la ley. Depreciación y amortización: Incluye los gastos de utilización de los activos fijos tangibles sobre la base de la aplicación de las tasas establecidas al efecto a sus valores iniciales (en el caso de la depreciación); y comprende también los gastos por la utilización de los activos fijos tangibles y la distribución alícuota de los valores pagados por ellos. Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos asociados a la entidad que no se identifiquen con los elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse los gastos de personal en comisión de servicios, los impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos comprados, etc. c. Ventajas de los Gastos Ayudan a reconocer los costos y los gastos en los que incurre una organización al realizar sus operaciones le permite determinar de sus ingresos y recursos monetarios qué se destinará para las actividades de producción, administrativas y qué será para reserva, con esta información se podrán realizar los presupuestos en los que verificará la viabilidad de la asignación de recursos de la empresa. d. Desventajas de los Gastos Son desembolsos que prestan beneficios para un solo periodo, no son capitalizables y se muestran en el estado de Ganancias y Pérdidas. En general, todos los desembolsos que tengan que ver con administración y ventas son considerados como gastos. e. Aplicación en la empresa de los Gastos Los gerentes deben mirar la planificación y el control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro. MAPA CONCEPTUAL