2.

GLOSARIO

Almacenamiento: (bodegaje) Conjunto de actividades necesarias para preservar y

custodiar los materiales, equipos y repuestos, y tenerlos disponibles para su
utilización.
Bodega: Existen dos connotaciones: 1. Corresponde al lugar físico tradicional que
permite almacenar los materiales; 2. Corresponde al código del sistema de información
que representa un lugar físico o a una figura para el manejo de materiales en el
sistema de información.
Chequeo: Actividad cuya función básica es verificar que el material recibido cumpla
con las condiciones de suministro pactadas en la orden de compra, en términos de
especificaciones técnicas, cantidad, calidad y demás condiciones de entrega.
Ellipse: Sistema de información utilizado por ECOPETROL S.A. en los procesos de
Mantenimiento, Catálogo, Inventarios y Bodegas
Evaluación de Desempeño de Contratistas: Es la Evaluación de Desempeño del
Contratista en firme, una vez surtido el procedimiento indicado en el numeral 4.1.1.4 del ECP-DEA-
P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas.
Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.
Fecha de Vencimiento: Tiempo establecido para pago de una factura o cuenta de
cobro después de su presentación ante una oficina de la Coordinación de Cuentas por
Pagar (o quien haga sus veces), de acuerdo con la normativa de pago establecidas por
la Empresa.
Gestor de Seguimiento: Funcionario de ECOPETROL S.A. o contratista encargado de
realizar el monitoreo y control de las órdenes de compra a proveedores nacionales
cumpliendo con los procedimientos establecidos para este fin.
Funcionario que Califica: Funcionario de ECOPETROL S.A. encargado de aprobar las
Evaluaciones de Desempeño de Contratistas.
Orden de Compra (Pedido): Documento contractual donde se describe claramente el producto solicitado, la
cantidad, los valores unitarios y las condiciones comerciales y de suministro e instrucciones de inspección y
liberación cuando sea el caso.

Pago: El pago efectivo es la prestación de lo que se debe. Es la satisfacción por parte

de la Empresa de la obligación con el tercero.
Partidas Abiertas: Corresponde a ítems recibidos a satisfacción, total o parcialmente,
y cuya orden de compra no ha sido cerrada definitivamente.
Proveedor: Persona natural o jurídica con la cual ECOPETROL S.A. tiene una relación
contractual de suministro de materiales, a través de una Orden de Compra.
Recibo en Bodega: Actividades cuya función básica consiste en recibir y registrar los
materiales, equipos o repuestos comprados o transferidos.
Remisión: Documento con los que el proveedor hace entrega a ECOPETROL S.A. de
los bienes o materiales solicitados en la orden de compra.
SAP: Habilitador tecnológico utilizado en ECOPETROL S.A. para el manejo integral de
los procesos administrativos y contables, incluidos los registros de compras y cuentas
por pagar.
Usuario: Funcionario de ECOPETROL S.A. que por su función tiene relación con el equipo, materiales o
partes necesarias para la operación de la Empresa.