Sistema de producción

Por sistema de producción se refiere a una serie de elementos organizados,

relacionados y que interactúan entre ellos y que van desde las máquinas, las
personas, los materiales hasta los procedimientos y el estilo de management.1
Todos esos componentes relacionados hacen que las materias primas o
información que entre en el proceso sea transformada y llegue a ser un producto o
servicio terminado teniendo un resultado de calidad, costo y plazo. 2 El sistema de
producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la
descripción, la ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Los
administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la función
de operaciones y los sistemas de transformación que se emplea en la empresa. De
la misma manera los sistemas de producción tienen la capacidad de involucrar las
actividades y tareas diarias de adquisición y consumo de recursos. Estos son
sistemas que utilizan los gerentes de primera línea dada la relevancia que tienen
como factor de decisión empresarial. El análisis del sistema permite familiarizarse
de una forma más eficiente con las condiciones en que se encuentra la empresa en
referencia al sistema productivo que se emplea.

Clasificación de sistemas de
producción[editar]
Existen diferentes sistemas productivos, pero en la vida real es difícil encontrar un
tipo en estado puro, porque suelen ser sistemas híbridos.3 Tradicionalmente, se
distinguen los siguientes tipos de procesos productivos:
Producción por proyectos[editar]
La producción por proyectos se emplea por lo general cuando en el proceso
productivo se obtiene uno o pocos productos con un largo periodo de fabricación.
Parte a través de una serie de fases, no se puede iniciar nueva fase, si no se ha
concluido la anterior. La empresa solamente tiende a producir después de haber
recibido un encargo o pedido de sus productos.
Producción por lotes[editar]
En la producción por lotes se pueden encontrar 3 tipos:

1. Producción por lotes en talleres o a medida. En este caso el proceso de

obtención del producto, requiere un pequeño número de operaciones poco
especializadas, las cuales son realizadas por el mismo trabajador o por un
grupo de ellos, que se hacen cargo de todo el proceso. El lote suele ser de
pocas unidades de un producto y normalmente es diseñado por el cliente.
2. Producción batch (lotes). Se caracteriza por la producción del producto en
lotes. Cada lote del producto pasa de una operación o centro de trabajo a
otro. En este caso el proceso de obtención del producto requiere más
operaciones y estas son más especializadas, con lo que difícilmente un
 mismo operario podría dominarlas todas. Se denomina también
configuración por proceso.
3. Producción en línea. El Flujo en línea se caracteriza por una secuencia lineal
de las operaciones. El producto se mueve de una etapa a la siguiente de
manera secuencial y de principio a fin. Se trata de la fabricación de grandes
lotes en pocos productos diferentes, pero técnicamente homogéneos,
usando para ello las mismas instalaciones.

Sistemas de producción en empresas prestadoras de servicios[editar]

Cuasi-manufactura[editar]
La característica distintiva de este esquema es que la producción de bienes ocurre sobre la línea de
producción con ninguna participación del cliente en la producción.
Esta situación es la que se vive en los puntos de comidas rápidas en donde se puede enfocar la
producción al producto o por procesos, dependiendo de la naturaleza de los bienes a producir. En
este caso se presenta un predominio de los bienes físicos sobre los servicios intangibles.
Cliente como participante[editar]
Esta situación se presenta en casos como los cajeros automáticos, las estaciones de gasolina, los
almacenes por departamento. La característica distintiva de este esquema es el elevado grado de
participación del cliente en el proceso de generación del servicio.
Cliente como producto[editar]
Ejemplos de este esquema son las clínicas médicas y las salas de belleza. Estos esquemas
presentan un servicio personalizado y un elevado grado de contacto con el cliente. La característica
distintiva de este método es que el servicio se da a través de una atención personal al cliente.

Clasificación por tipo de proceso de los sistemas de producción[editar]

1. Sistemas continuos
Los sistemas productivos de flujo continuo son aquellos en los que las instalaciones se uniforman en
cuanto a las rutas y los flujos en virtud de que los insumos son homogéneos, en consecuencia puede
adoptarse un conjunto homogéneo de procesos y de secuencia de procesos. Cuando la demanda
se refiere a un volumen grande de un producto estandarizado, las líneas de producción están
diseñadas para producir artículos en masa. La producción a gran escala de artículos estándar es
características de estos sistemas.
2. Sistemas intermitentes
Las producciones intermitentes son aquellas en que las instituciones deben ser suficientemente
flexibles para manejar una gran variedad de productos y tamaños. Las instalaciones de transporte
entre las operaciones deben ser también flexibles para acomodarse a una gran variedad de
características de los insumos y a la gran diversidad de rutas que pueden requerir estos. La
producción intermitente será inevitable, cuando la demanda de un producto no es lo bastante grande
para utilizar el tiempo total de la fabricación continua. En este tipo de sistema la empresa
generalmente fabrica una gran variedad de productos, para la mayoría de ellos, los volúmenes de
venta y consecuentemente los lotes de fabricación son pequeños en relación a la producción total.
El costo total de mano de obra especializado es relativamente alto; en consecuencia los costos de
producción son más altos a los de un sistema continuo.
3. Sistemas modulares
Hace posible contar con una gran variedad de productos relativamente altos y al mismo tiempo con
una baja variedad de componentes. La idea básica consiste en desarrollar una serie de componentes
básicos de los productos (módulos) los cuales pueden ensamblarse de tal forma que puedan
producirse un gran número de productos distintos (por ejemplo, bolígrafos).
4. Sistemas por proyectos
El sistema de producción por proyectos es a través de una serie de fases; es este tipo de sistemas
no existe flujo de producto, pero si existe una secuencia de operaciones, todas las tareas u
operaciones individuales deben realizarse en una secuencia tal que contribuya a los objetivos finales
del proyecto. Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la dificultad que representa la
planeación y control administrativo.
2 Aprovisionamiento
Ir a la navegaciónIr a la búsqueda
El aprovisionamiento es la acción de encontrar, adquirir o comprar bienes, servicios u obras
de una fuente externa, a menudo mediante una subasta o una licitación. El proceso se usa
para asegurar que el comprador recibe los bienes, servicios u obras al mejor precio posible,
cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, plazo, y ubicación.1 Las empresas y
los organismos públicos a menudo definen los procesos de aprovisionamiento para promover
la competencia justa y abierta, a la vez que minimizan los riesgos, como el fraude y la
connivencia.

Visión general[editar]
Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como entrega, transporte, beneficio
marginal y fluctuaciones de precio. El aprovisionamiento generalmente implica tomar
decisiones de compra bajo condiciones de escasez. Si se dispone de datos suficientes, la
buena práctica aconseja emplear métodos de análisis económico como coste-
beneficio o coste-efectividad.
Debe hacerse una distinción importante entre análisis sin riesgo y aquellos con riesgo. Cuando
hay riesgo, ya sea en los costes o en los beneficios, debería emplearse el concepto de valor
óptimo (best value, un método de valoración2 del Gobierno federal norteamericano que tiene
en cuenta más factores que el precio, y que no debe confundirse con la política Best Value del
Reino Unido, totalmente distinta).

Aprovisionamiento directo y aprovisionamiento Indirecto

TIPOS

Aprovisionamie Aprovisionamie
nto directo nto indirecto

Mantenimiento,
reparación,
Materias primas Servicios y
suministros
y bienes bienes
operativos
manufacturados capitales
y subcontrataci
ón
 Cantidad Grande Baja Baja

Frecuenc Relativamente
Alta Baja
ia alta

Específico de la
Valor Bajo Alto
industria
CARACTERÍSTIC
AS
Naturalez
Operacional Táctica Estratégica
a

Instalaciones
Crudo en la de
Lubrificantes,
Ejemplos industria del almacenamie
repuestos
petróleo nto de
petróleo

Las actividades de aprovisionamiento se dividen a menudo en dos categorías distintas: gasto

directo e indirecto. El gasto directo se refiere al aprovisionamiento relacionado con la
producción, que abarca todos los elementos que son parte de productos acabados, como
materias primas, componentes y piezas. El aprovisionamiento indirecto no está relacionado
con la producción. El aprovisionamiento directo, que se enfoca a la gestión de la cadena de
suministro, incide plenamente en el proceso de producción de las empresas manufactureras .
En cambio, el aprovisionamiento indirecto se refiere a recursos operativos que una empresa
compra para permitir sus operaciones. El aprovisionamiento indirecto comprende una amplia
variedad de bienes y servicios, desde objetos estandarizados como suministros de oficina y
lubricantes de maquinaria, hasta productos y servicios complejos y costosos, como equipo
pesado, servicios de consultoría y subcontratación.3

Temas[editar]
Comparación de aprovisionamiento, suministro y adquisición[editar]
El aprovisionamiento es un componente del amplio concepto de suministro y adquisición.
Típicamente el aprovisionamiento se considera de una naturaleza más táctica (el proceso de
comprar físicamente un producto o servicio), mientras que suministro y adquisición se
entienden más estratégicos y generales.
El Instituto de Gestión del Suministro (ISM por sus siglas en inglés) define suministro
estratégico como el proceso de identificar fuentes que podrían proporcionar los productos o
servicios que la organización necesita adquirir.[1] El término aprovisionamiento solía reflejar el
ciclo completo de compra, y no solamente los componentes tácticos. ISM define
aprovisionamiento como una función organizativa que incluye desarrollo de especificaciones,
análisis de valor, búsqueda de mercado del proveedor, negociación, actividades de compra,
administración de contrato, control de inventario, tráfico, recepción y almacenamiento. Compra
(purchasing) se refiere a la función primordial de una organización que es responsable de la
adquisición de los materiales, servicios y equipamiento requeridos.
La estadounidense Universidad de Adquisición para la Defensa (DAU por sus siglas en inglés)
define aprovisionamiento como el acto de comprar bienes y servicios para el Estado.4 DAU
define adquisición como la conceptualización, iniciación, diseño, desarrollo, prueba,
contratación, producción, despliegue, apoyo logístico, modificación y desecho de armas y
otros sistemas, suministros o servicios (incluida la construcción) para satisfacer las
necesidades del Departamento de Defensa en misiones militares.4
Por tanto adquisición y suministro son conceptos mucho más amplios que aprovisionamiento.
Existen múltiples modelos de negocio de suministro y modelos de adquisición.

Proceso de adquisición[editar]
El proceso de adquisición revisado para los grandes sistemas en la industria y la defensa se
muestra en la siguiente figura. El proceso se divide en una serie de fases durante las cuales la
tecnología se define y va madurando en conceptos viables, que posteriormente se desarrollan
y preparan para producción, después de la cual los sistemas se implantan sobre el terreno.5

Modelo del proceso de adquisición.5

El proceso permite que cualquier sistema entre en él en cualquiera de las fases de desarrollo.
Por ejemplo, un sistema que usara tecnología no probada entraría en las fases iniciales del
proceso y seguiría un periodo prolongado de maduración tecnológica, mientras que un
sistema basado en tecnologías maduras y probadas podría entrar directamente en desarrollo
de ingeniería o, concebiblemente, incluso en producción. El proceso en sí mismo comprende
cuatro fases de desarrollo:5

 Desarrollo del concepto y la tecnología: pretende explorar conceptos alternativos basados

en valoraciones de necesidades operativas, preparación de la tecnología, riesgo y precio.
 Desarrollo del sistema.
 Demostración del sistema.
 Uso sostenible y desecho del sistema al final de su vida útil. Durante esta fase se llevan a
cabo todas las actividades necesarias para utilizar y mantener el sistema de la manera
más eficiente posible.
Modelos del negocio de suministro[editar]
Los encargados del aprovisionamiento se dan cuenta, cada vez con más frecuencia, de que
sus decisiones siguen un "continuo" desde simples transacciones de compra hasta
colaboraciones estratégicas comprador-suministrador más complejas. Para estos encargados
es importante emplear el modelo de suministro que mejor se ajuste a cada situación
comprador-vendedor. Hay siete modelos en este continuo: suministrador básico, suministrador
aprobado, suministrador preferido, modelo de servicios basado en el rendimiento, modelo de
negocio blindado, modelo de servicios compartidos y asociación de accionistas.

 El modelo de suministrador básico se fundamenta en la transacción. Normalmente hay un

precio establecido para productos y servicios individuales, para los cuales hay un amplio
rango de opciones estándar en el mercado. Típicamente esos productos o servicios están
disponibles de inmediato, con poca diferenciación entre las ofertas.
 El modelo de suministrador aprobado utiliza un enfoque basado en la transacción, en el
que los bienes y servicios se compran de proveedores precalificados que cumplen ciertos
criterios de rendimiento o de otro tipo.
 El modelo de suministrador preferido también utiliza un modelo económico basado en la
transacción, pero la diferencia clave es que el comprador ha escogido una relación con su
proveedor en donde este proveedor tiene la oportunidad de añadir valor al negocio del
comprador facilitándole alcanzar sus objetivos estratégicos.
 El modelo de servicios basado en el rendimiento es, generalmente, un acuerdo formal a
largo plazo con el proveedor que combina un modelo de contratación relacional con un
modelo económico basado en la producción. Busca impulsar la rendición de cuentas del
proveedor para acuerdos basados en la producción a nivel de servicio o para objetivos de
reducción de costes.
 El modelo de suministro blindado es una relación híbrida que combina un modelo
económico basado en el resultado con un modelo relacional de contratación. Las
empresas que llegan a este tipo de acuerdos buscan crear valor a largo plazo tanto para
el comprador como para el proveedor.
 El modelo de servicios compartidos es típicamente una organización interna basada en
subcontratación cercana. Con este enfoque a menudo se centralizan los procesos en un
órgano (SSO) que cobra a las unidades de negocio o los usuarios por los servicios que
emplean.
 La asociación de accionistas crea una entidad legalmente vinculante. Puede adoptar
diversas formas, desde comprar a un suministrador (una adquisición) hasta crear una filial,
pasando por asociaciones para compartir acciones (joint-venture) o acuerdos de
cooperación.
Programas informáticos para el aprovisionamiento[editar]
Los programas informáticos para aprovisionamiento, a menudo etiquetados
como aprovisionamiento electrónico (e-procurement software), gestionan el proceso de
compra electrónicamente o mediante computación en la nube (cloud computing). Como
muestra Investigación de la red de aprovisionamiento ,6 hay más de cien programas de este
tipo disponibles hoy en día. Son un importante elemento de la cadena de suministro que
ayuda a las organizaciones a gestionar eficientemente su ciclo de compras y maximizar el
beneficio en cada pedido.

Televisión y radio sobre aprovisionamiento[editar]

Procurement TV, establecido en 2015, es un medio de comunicación cuyo propósito es
difundir diariamente vídeos con noticias y tendencias sobre aprovisionamiento. Otros difusores
públicos de esta información incluyen El arte del aprovisionamiento, y Radiobitácora
Ciclo vital del aprovisionamiento[editar]
La mayoría de las organizaciones piensan sobre su aprovisionamiento en términos de ciclo
vital. Diferentes consultoras y expertos han desarrollado varios marcos. Algunos de los pasos
más comunes incluyen:

 Identificación de la necesidad/Análisis de requerimientos: paso interno que supone la

plasmación de los objetivos de negocio en una estrategia a corto plazo (3 a 5 años) para
la categoría de gasto general, seguida por la definición de la dirección técnica y las
especificaciones de lo que se pretende.
 Análisis externo del mercado a nivel macro: una vez que una organización ha definido
las especificaciones, debe mirar hacia fuera para valorar el mercado general.
 Análisis de costes: es la acumulación, examen y manejo de datos de costes. Es
importante para que la organización decida si fabricar o comprar.
 Identificación de proveedores: se trata de encontrar proveedores que puedan
proporcionar el producto o servicio en las condiciones deseadas de precio,
especificaciones técnicas, plazos de entrega y especificaciones sociales (por ejemplo, una
organización puede buscar un proveedor que permita la sindicación de sus trabajadores).
Hay muchas fuentes de proveedores potenciales. Un buen sitio donde buscarlos es una
feria sectorial. Otro buen sitio es Internet. Los programas informáticos de
aprovisionamiento incorporan a menudo un catálogo de proveedores para bienes y
servicios estandarizados.
 Selección de un proveedor: cuando se han identificado varios proveedores, la
organización normalmente llevará a cabo un proceso para seleccionar al que le resulte
más ventajoso. Estos procesos son variados y pueden incluir, de menor a mayor grado de
concreción: solicitud de información, solicitud de soluciones, solicitud de
propuestas, licitación o solicitud de precio. También, fuera de la escala de concreción, y
en respuesta a situaciones especiales, pueden incluir una solicitud de asociación. Algunas
instituciones emplean un servicio de notificaciones (en el que normalmente quien desea
ser proveedor se inscribe a través del sitio en Internet de la organización) para aumentar
la competencia en la oportunidad escogida. Estos servicios pueden, bien ejecutarse
directamente desde un programa de licitación electrónica (e-tendering), o bien como
notificaciones separadas desde un sistema externo. En este paso la organización puede
contactar directamente con los proveedores, para consultar referencias de calidad del
producto o servicio. También para investigar los requerimientos de cualquier servicio
suplementario, como instalación, mantenimiento o garantía. Pueden examinarse muestras
del producto o servicio, o hacerse pruebas. La organización debería llevar a cabo análisis
de riesgo, del coste total de propiedad y de coste-beneficio antes de seleccionar al
suministrador final.
 Negociaciones/Contratación: incluyen frecuentemente plazos de entrega, precio,
disponibilidad y customización. Los detalles se plasman en una orden de compra o, más
formalmente, en un contrato.
 Gestión de la logística y el rendimiento: la preparación del suministrador, la expedición
del producto o servicio, el transporte, la entrega y el pago se llevan a cabo según los
términos del contrato. Puede incluir también instalación de los nuevos equipos y formación
del personal de la organización para que aprenda a usarlos. La organización debería
evaluar el rendimiento del producto o servicio mientras es consumido. La tarjeta de
valoración del proveedor es una herramienta habitual para este fin. Cuando el producto o
servicio se acaba, y se plantea la necesidad de renovarlo, la organización revisa su
experiencia con el proveedor. De acuerdo con esta revisión determina si considera otros
proveedores o sigue con el mismo.
 Gestión de la relación con el suministrador: las organizaciones con bienes o servicios
más estratégicos que requieren coordinación constante con el suministrador pueden
utilizar un proceso de gestión de la relación con el proveedor. Las relaciones
de subcontratación estratégica deberían poner en pie procesos de gobernanza formales.
Rendimiento del aprovisionamiento[editar]
La empresa Ardent Partners publicó en 2011 un amplio informe sobre el mundo del
aprovisionamiento en ese momento. Recogió la experiencia, actuación y perspectiva de unos
250 jefes de aprovisionamiento y otros ejecutivos de esta área. El informe incluye los
principales indicadores comparativos (benchmarks) que los líderes del aprovisionamiento
emplean para valorar el éxito de sus organizaciones. Este informe halló que el departamento
promedio de aprovisionamiento gestiona el 60,6 % del gasto total de la empresa. Esta medida,
comúnmente llamada "gasto bajo gestión" se refiere al porcentaje del gasto total de la
empresa (que incluye todos los gastos directos e indirectos) que una organización de
aprovisionamiento gestiona o en el que influye. El departamento promedio de
aprovisionamiento también obtuvo unos ahorros anuales del 6,7 % respecto al último ciclo
reportado y consiguió un grado de cumplimiento de los contratos del 62,6 %.7

Aprovisionamiento de las organizaciones públicas[editar]

El aprovisionamiento de organizaciones públicas (estados, provincias, ayuntamientos y
organizaciones internacionales, como el Banco Mundial y otras), también conocido en español
por "licitación pública" o "contratación pública" es un sector importante de la economía. En
2013 supuso el 16,3 % del PIB de la Unión Europea.8

Aprovisionamiento público verde[editar]

En la contratación sostenible o contratación pública verde, las entidades contratantes incluyen
aspectos ambientales en las condiciones de la licitación. El objetivo es reducir el impacto de la
contratación en la salud humana y el medio ambiente. Estas condiciones pueden obligar a
usar materiales reciclados, a restaurar la cobertura vegetal de una zona en la que se han
efectuado obras, etc.9
La Comisión Europea ha adoptado su Comunicación sobre licitación pública para un mejor
medio ambiente, donde propone que los Estados Miembros alcancen el objetivo político de
50 % de aprovisionamiento público verde para 2010.10

Alternativas a la licitación tradicional[editar]

Un enfoque que ha ganado peso en la industria de la construcción y economías en desarrollo
es la selección en planificación, (SIP por sus siglas en inglés) que permite a los
desarrolladores de proyectos y compradores de maquinaria hacer cambios significativos en
sus requerimientos con relativa facilidad. La SIP también permite a vendedores y contratistas
responder con mayor exactitud y competitividad como resultado de los mayores tiempos de
guía que les otorga.
Una investigación11 de la Universidad de Tennesse muestra que los métodos de solicitud de
soluciones y solicitud de asociación están adquiriendo fuerza como alternativas viables para
seleccionar proveedores estratégicos de manera más colaborativa –especialmente para
la subcontratación.
Fraude[editar]
Reconociendo el impacto negativo del fraude en el aprovisionamiento, la OCDE ha publicado
ha publicado en español los Lineamientos para combatir la colusión entre oferentes en
licitaciones públicas12.
El fraude en el aprovisionamiento puede definirse como la obtención de una ventaja indebida,
la evitación de una obligación o la provocación de un daño al erario público durante los
procesos de contratación pública, por parte de funcionarios públicos, contratistas o cualquier
otra persona involucrada en el proceso.13 Un ejemplo es el soborno, en el que un agente
tramposo de un determinado suministrador paga a un agente tramposo del comprador para
que sea seleccionada la oferta de ese suministrador, a menudo a un precio inflado. Otros
fraudes en el aprovisionamiento son:14

 Colusión entre algunos de los proveedores, o todos, para reducir la competencia.

 Que un agente del comprador proporcione indebidamente a uno solo de los posibles
proveedores información importante que le dé ventaja sobre los otros.
 Cobro de facturas infladas por productos o servicios que son efectivamente
proporcionados u obras que efectivamente se realizan, pero cuyo precio de mercado es
sustancialmente inferior.
 Cobro de facturas falsas por productos o servicios que no son proporcionados u obras que
no se realizan. Para estos fines suelen usarse empresas fantasma, sin actividad real, cuyo
único papel es emitir facturas.
 Sustitución de materiales de buena calidad por otros de baja calidad sin el consentimiento
del cliente y cobrando el mismo precio. Este tipo de fraude suele ocasionar
derrumbamientos de edificios cuando sobreviene un terremoto.
 Uso de contratos de "fuente única" sin la justificación adecuada.
 Uso de estándares de precalificación innecesarios para excluir indebidamente a
suministradores capaces.
 Fraccionamiento de un contrato grande (sometido a licitación pública) en los suficientes
pequeños (que pueden adjudicarse directamente) para evitar las revisiones y la publicidad
a las que están sujetas las licitaciones de envergadura.

2.1.2 Control de calidad

El control de calidad es el conjunto de los mecanismos, acciones y herramientas realizadas
para detectar la presencia de errores1.
La función principal del control de calidad es asegurar que los productos o servicios cumplan
con los requisitos mínimos de calidad. Existe primordialmente como una organización
de servicio, para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniería del producto y
proporcionar asistencia al departamento de fabricación, para que la producción alcance estas
especificaciones. Como tal, la función consiste en la recolección y análisis de grandes
cantidades de datos que después se presentan a diferentes departamentos para iniciar una
acción correctiva adecuada.
Todo producto que no cumpla las características mínimas para decir que es correcto, será
eliminado, sin poderse corregir los posibles defectos de fabricación que podrían evitar esos
costos añadidos y desperdicios de material.
Para controlar la calidad de un producto se realizan inspecciones o pruebas de muestreo para
verificar que las características del mismo sean óptimas2. El único inconveniente de estas
pruebas es el gasto que conlleva el control de cada producto fabricado, ya que se eliminan los
defectuosos, sin posibilidad de reutilizarlo.

Mejora de la calidad[editar]
El proceso para mejorar el nivel de rendimiento.
Pasos
1 Probar la necesidad de mejora.

1. Identificar los proyectos concretos de mejora.

2. Organizar para la conducción de los proyectos .
3. Organizar para el diagnóstico o descubrimiento de las causas.
4. Diagnosticar las causas.
5. Probar que la solución es efectiva bajo condiciones de operación
6. Proveer un sistema de control para mantener lo ganado.
Asi podrá lograr una progreso puntual, ahora bien, instaurar un sistema de producción o de
operaciones es la mejor manera de mejorar la calidad continuamente, para esto existen
modelos como los basados en lean manufacturing o monozukuri3.

2.1.3 La estructura organizacional funcional

Publicado el 17 de Marzo 2017 a las 4:23 PM

La estructura funcional es la forma de organización

empresarial más tradicional. Es una estructura jerárquica
donde cada empleado tiene un superior y los equipos son
agrupados por especialidades: ingeniería, marketing,
producción, ventas, etc
Esta forma de organización tiene su origen en 1920, cuando Henry Ford y después Frederick
Taylor desarrollaron las teorías de la división del trabajo y la administración de empresas. Si
bien durante buen tiempo este tipo de estructura fue muy útil en términos de eficiencia en los
procesos vinculados a la producción de bienes de producción masiva, en la actualidad es
considerada como un modelo a seguir para una eficiente dirección de proyectos.
Cuando una organización emplea una estructura funcional, la división del trabajo es agrupada
por las principales actividades o funciones a realizarse, como son las ventas, el marketing, los
recursos humanos, la contabilidad, etc.
Se trata de una estructura vertical en la medida que cada grupo funcional dentro de la
organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la
organización. Así, un vicepresidente de Finanzas tiene a su cargo el trabajo de todo el equipo
agrupado en el departamento de su especialidad.
Dentro de las divisiones funcionales de una organización, los empleados tienden a desarrollar
un conjunto especializado de tareas y por lo general sus integrantes comparten la misma
profesión. Así, el departamento de contabilidad estaría integrado únicamente por contadores.
Si bien esto facilita la eficiencia operativa de cada grupo, también puede conducir a la falta de
comunicación entre los diversos grupos funcionales dentro de la organización, haciéndola
lenta, inflexible y burocrática.
Una organización funcional es más adecuada para la producción de bienes y servicios
estandarizados en gran volumen y a bajo costo. Por otro lado, las organizaciones funcionales
son susceptibles de desarrollar mejoras en eficiencia para la integración vertical de sus
actividades, de tal modo que los productos puedan ser distribuidos y vendidos rápidamente y a
bajo costo.

Estructura funcional
La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual
especializado en determinadas áreas. Esto significa que la organización no cumple con
el principio de unidad de mando':
· Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento.
· Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
· Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible
en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
· Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos cargos
especializados.
· Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.

Descripción[editar]
En una estructura funcional, la división del trabajo en una organización se agrupa por las
principales actividades o funciones que deben realizarse dentro de la organización de ventas,
marketing, recursos humanos, y así sucesivamente.
Cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la parte
superior hasta la parte inferior de la organización. Por ejemplo, un Vicepresidente de
Marketing llevaría a toda la gente de marketing, agrupados en el departamento de marketing.
Los empleados dentro de las divisiones funcionales de una organización tienden a realizar un
conjunto especializado de tareas, por ejemplo, el departamento de ingeniería estaría integrado
únicamente con los ingenieros. Esto conduce a la eficiencia operativa dentro de ese grupo. Sin
embargo, también podría conducir a una falta de comunicación entre los grupos funcionales
dentro de una organización, lo que hace la organización lenta e inflexible.
En su conjunto, una organización funcional es más adecuada, para un productor de bienes y
servicios estandarizados en gran volumen y bajo costo. La coordinación y la especialización
de las tareas se centralizan en una estructura funcional, lo que hace producir una cantidad
limitada de productos o servicios eficientes y predecibles.
Por otra parte, mejoras en la eficiencia puede ser realizadas en las organizaciones funcionales
para integrar verticalmente sus actividades y que así los productos se vendan y distribuyan de
forma rápida y a bajo coste. Por ejemplo, una empresa pequeña podría empezar a hacer los
componentes que requiere para la producción de sus productos en lugar de adquirirlos de una
organización externa.

Ventajas[editar]

1. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que

cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función.
2. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible,
pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización.
3. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos
interferencias.

Desventajas[editar]

1. Subordinación múltiple: Dado que cada subordinado responde por sus funciones ante
muchos supervisores, cada uno especialista en una determinada función, y dado que
hay funciones que se superponen, existe el peligro de que el subordinado busque la
orientación del especialista menos indicado para solucionar un problema.
2. Tendencia a la competencia entre los especialistas: como los diversos cargos son
especialistas en determinadas actividades. Tienden a imponer su punto de vista y su
enfoque a la organización en los problemas que surgen. Esto conduce a la pérdida de
la visión de conjunto de la organización.
3. Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización: la competencia y la
pérdida de la visión de conjunto de la organización, puede llevar a divergencias y a
multiplicidad de objetivos que pueden ser opuestos.

¿Qué es el ciclo de compra

El ciclo de compra es el proceso por el que pasa un consumidor
potencial antes de tomar la decisión de efectuar una compra o
conversión final.

Este proceso se representa normalmente mediante un embudo o

funnel. En la parte ancha del embudo se encuentran todos aquellos
usuarios potenciales susceptibles de comprar el producto, mientras que
en la parte más estrecha se encuentran aquellos usuarios que finalmente
acaban efectuando la compra.
De esta forma vamos representando las fases por las que pasa el
usuario antes de efectuar una compra o descarga en nuestro site.

¿Por qué tengo que conocer el ciclo de compra?

Por tanto, el objetivo final es que el funnel se parezca más a un

cilindro que a un embudo, es decir, que acaben convirtiendo el máximo
número de personas que han iniciado el ciclo de compra. Esto no es una
tarea fácil, de hecho es casi utópica, por eso debemos trabajar en
nuestra estrategia de lead nurturing.

Y esto se consigue optimizando el contenido dependiendo de la fase

del ciclo en la que se encuentre el usuario. Y es que, conociendo el
ciclo de compra de tus clientes podrás preparar una estrategia de
contenidos más efectiva y orientada a llevar a los usuarios al final del
funnel de compra.
Si quieres saber más sobre cómo darle al usuario el contenido perfecto
en función a su ciclo de compra, no te pierdas este post.

Registro documental de compras

Proceso documental
Ir a la navegaciónIr a la búsqueda
El Proceso Documental es el conjunto de operaciones a que son sometidos
los documentos en una unidad de información, para que a través de las mismas la información
que contiene el documento pueda llegar al usuario que lo necesite.

Fases del proceso documental[editar]

Son las operaciones que conducen a la formación de los depósitos documentales de
una biblioteca. Consta de tres pasos:

 Selección: selecciona los documentos que van a formar parte de una biblioteca para lo
que es necesario que se conozcan los documentos y los recursos económicos y humanos
con los que puede contar. La función de este paso es poner a disposición de los usuarios
aquellos documentos que les pueden ser útiles.
 Adquisición: adquirir los documentos que se han seleccionado. Lo más habitual es que
esta adquisición se haga mediante compra. Se pueden adquirir libros también mediante
canje.
 Donaciones: la donación de documentos por parte de una persona o una biblioteca.
Tratamiento documental[editar]
Es el resultado de aplicar técnicas normalizadas a un conjunto documental con el fin de
hacerlo más controlable y utilizable. El tratamiento comprende dos fases:

 'n o incluso para generar un producto que le sirva como sustituto. El documento tiene dos
partes: el contenido del documento y el soporte que es la parte extensa del documento.
 El análisis externo y una descripción bibliográfica sirven para hacer esta descripción. Se
recogen aquellos elementos del documento que hacen posible su identificación dentro del
conjunto de todos los documentos de una colección. Esta descripción de los elementos
externos del documento se hacen siguiendo unas normas y tiene varias etapas: examen
del documento, determinación del tipo de documento que es para saber que normas
aplicar, y decisión del nivel
Difusión de la información[editar]
Se define como la operación que consiste en hacer llegar a los usuarios la información que
responda a sus necesidades.

Document Centric BPMS[editar]

En el marco de la disciplina de Gestión de procesos de negocio, los procesos documentales
se automatizan mediante los llamados Document Centric BPMS, es decir, herramientas de
gestión de procesos de negocios especializadas en procesos donde el documento es la
unidad principal de información.

Gestión documental
La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una
organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo
plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas
de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Desarrollo de la gestión documental[editar]

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una
larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez
más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos
benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de
información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento
de soporte papel o electrónico.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia
de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados
Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato
bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para
sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado
de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental:
desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más
sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los
flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde
bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos,
bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
Diferencias de terminología entre el inglés y el
español[editar]
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y
latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión
documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en
español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre
todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que
es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está
refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro
lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras
que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión,
archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países
hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los
archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En
la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de
archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que
el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no
sólo a los administrativos o de archivo.
La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones,
representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de
conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones,
gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la
información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de
información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y
valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. más información
consultal con el Ing. jaynor

¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o

sistemas de gestión de documentos
electrónicos?[editar]
Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records
management que tanto puede significar sistema de administración de documentos
electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de administración de documentos de
archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en
"records management".
En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema
electrónico de administración de documentos, subentendiéndose que muchos de ellos
permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir
a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.
Un sistema de administración de documentos electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El
término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido
(CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y
relacionado con el término Digital Asset Management
Flujo del Sistema de Gestión Documental[editar]
Bases de Datos[editar]
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un
fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es
cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del
contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas
opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene
información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que
una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.
Hardware[editar]
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados,
son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.
Software[editar]
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación
que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes[editar]
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información
por Internet.
Usuarios[editar]
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de
los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios
registrados en el Sistema.
Administradores[editar]
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Procesos de la Gestión Documental[editar]

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.
Inventario permante y su valoración
Valuación de inventarios
Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial como un mal
necesario para garantizar la continuidad de la producción, sin embargo la gestión empresarial
actual está necesitada de una adecuada gestión y control de los inventarios, donde debe
primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la
continuidad de todo el flujo en la cadena logística que permitan absorber el impacto de la
variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del
cliente y la eficiencia de la entidad.
La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un buen
manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados
o falta de artículos para la venta. Así mismo, un buen inventario significa una buena
producción porque se puede tener disponible toda la contabilidad de inventarios.
La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

 El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.

 Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto
es vendido.
La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base
específica para valuar los inventarios en términos monetarios. A continuación se presentarán 4
métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las
empresas:

 Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario
están individualmente identificadas
 Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en
entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos
(costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que
entraron a formar parte de los inventarios.
 Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para
calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que
entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este
método no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más
reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una
nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las
nuevas salidas.
 Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular
el costo promedio unitario de los artículos.
El primer paso para poder crear una valuación de inventarios utilizando costo promedio es
sacar el costo unitario del inventario final. Este se calcula a través del total de costos
acumulados -costos totales menos el inventario final- entre el total de unidades equivalentes.
Dentro de los costos están: los de productos en proceso, inventario inicial, de materiales,
mano de obra, gastos de producción, e indirectos.
Ese costo unitario se desglosa en una cédula de aplicación del costo, y el costo final del
inventario debe de ser igual al número total de unidades equivalentes por el costo promedio de
cada unidad. Cada vez que se efectúe una compra nueva se debe re calcular el costo unitario
promedio. Este nuevo costo surge de dividir el saldo monetario entre las unidades existentes,
por lo cual las salidas del almacén que se realicen después de esta nueva compra se valuarán
al nuevo costo y así sucesivamente.

 Los inventarios de mercancías se pueden llevar tanto por el sistema perpetuo o por el
sistema periódico, en el primero, el inventario se afecta cada vez que compramos y/o
vendemos mercancías, mientras que el segundo no se registran los movimientos del
inventario sino, que al final del periodo contable se procede a un conteo físico para
calcular la existencia en el negocio.
APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para
la fijación del costo de mercancías en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000 Cantidad
total 40 Unid. $ 550.000 Ventas periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid.
Promedio ponderado
Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. *
$13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en
existencia.
PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario final
queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.
UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario final
queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS
El impacto de la valuación de los inventarios a partir del uso de diferentes fórmulas de
medición, considerando el incremento o reducción de los precios el impacto que tiene en los
estados financieros, también afecta a los indicadores que derivan de ellos. Algunas personas
consideran mejor el método de últimas entradas, primeras salidas (UEPS) para el análisis de
rendimiento, ya que presenta una mejor medida de la utilidad. Mientras que, para analizar los
activos y la posición financiera, el método de primeras entradas primeras salidas (PEPS) es el
utilizado.
La aplicación de diferentes técnicas para determinar el costo del inventario tiene un impacto
directo en el importe reconocido como impuesto a las ganancias durante un periodo contable.
En periodos donde los precios se incrementan, el método de primera entrada, primera salida
(PEPS), ocasiona que el ingreso del periodo sea mayor, por lo tanto, el impuesto también lo
será, en comparación con el método de inventario promedio ponderado. Bajo la aplicación de
la técnica identificación específica, el importe de impuestos durante un periodo dependerá de
los inventarios que hayan sido dados de baja en ese periodo.
Para los individuos de la entidad que tiene la responsabilidad de ejercer como gerentes,
normalmente les conviene reportar ingresos elevados cada periodo, ya que es común que
ellos reciban beneficios a partir de este indicador. Utilizando la técnica de identificación
específica, el ingreso puede ser manipulado, para reportar ingresos elevados cada periodo. Al
contrario, el método de primera entrada, primera salida (PEPS) y el de costo promedio
ponderado no ofrecen esta libertad, causan impactos diferentes en la utilidad del periodo
Las ganancias por el mantenimiento del inventario en la entidad durante periodos algunas
veces prolongados es eliminada a través de la implementación del método de última entrada,
primera salida(UEPS)

El inventario permanente. Obligaciones,

ventajas e inconvenientes.
Las compañías pueden elegir entre sistemas de inventario permanente o
periódico en función de determinadas variables que el presente artículo
analiza. Muchos negocios optan en implementar un sistema permanente
porque permite tener acceso a cantidades y valores de inventario en
tiempo real. Pero sin embargo, existen determinados factores que en
caso de no tener previstos pueden generar daños importantes para la
empresa.

Las compañías pueden elegir entre sistemas de inventario permanente o periódico en función
de determinadas variables que el presente artículo analiza. Muchos negocios optan en
implementar un sistema permanente porque permite tener acceso a cantidades y valores de
inventario en tiempo real. Pero sin embargo, existen determinados factores que en caso de no
tener previstos pueden generar daños importantes para la empresa.

¿Qué es el inventario permanente y el inventario periódico?

Un sistema de inventario permanente es una serie de procesos contables que permiten

determinar el valor y la cantidad de mis existencias en cada momento. Para determinar las
cantidades y su valoración se utilizan cuentas contables de variación de existencias (donde se
registran fecha de compra, valor de compra, cantidad de compra, fecha de salida, valor de salida
y fecha de salida de inventario). El problema radica en la valoración del stock resultante de todos
los movimientos puesto que las compras se realizan con diferentes fechas y precios. Para
solventar esta situación se utilizan criterios de valoración de stock como el precio medio
ponderado, el FIFO, el LIFO etc...

Más sencillo de gestionar resulta el sistema de inventario periódico, que como su nombre
indica, la valoración del stock se realiza mediante un control cada determinado tiempo a través
de un conteo físico para realizar cierres contables periódicos, lo que se conoce como recuento
de inventario.

¿Está mi empresa obligada a trabajar con un sistema de inventario permanente?

En España, cuando las ventas brutas de una empresa durante el ejercicio anterior hayan sido
mayores a mil quinientas (.500) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) deben trabajar con un
sistema de inventario permanente registrando unidades y valoración del mismo. Tomando como
referencia el valor UIT 2013 (.700), toda empresa con una facturación en 2013 superior a
5.550.000€ está obligada a trabajar con un sistema de inventario permanente durante el 2014.

Ventajas de la utilización un sistema de inventario permanente

Información fiable y precisa. Un sistema de inventario permanente ofrece una información real
y al instante de los valores de stock permitiendo tomar decisiones de calidad basadas en la
precisión del dato. Permite tener siempre disponible información actualizada sobre la
correspondencia entre el stock de almacén y el inventario teórico.

Control exhaustivo de los costes. El sistema inventario permanente permite conocer el coste de
la venta de cada transacción al instante.

Menor y mejor reparto de esfuerzos. Los esfuerzos para controlar el inventario no se centran un
uno o varios días sino que se distribuyen a lo largo de todo el año. Esto permite repartir mejor
las cargas de trabajo en el almacén y facilita los cierres mensuales, trimestrales o anuales.

Inconvenientes de la utilización un sistema de inventario permanente

Sistema costoso y complejo. Para poder trabajar con inventario permanente es necesario
disponer de una herramienta ERP que soporte los movimientos de cada transacción. Este tipo
de sistemas suponen una mayor inversión.

La formación. Formar a los empleados para que estén capacitados para gestionar este tipo de
herramientas (su manejo supone cambios constantes en la contabilidad general) también
supone una inversión.

Sistemas tecnológicos de control de stock. Trabajar con un sistema de inventario permanente

fiable requiere de la utilización de sistemas de códigos de barras o TPV que permitan
automatizar los movimientos del stock en tiempo real. De poco sirve llevar una contabilización
de existencias en tiempo real si los movimientos en el almacén, planta o punto de venta no se
actualizan de forma constante en el sistema

Proceso
proceso está definido como la sucesión de actos o acciones realizados
con cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad, así como
también al conjunto de fenómenos activos y organizados en
el tiempo. Según el diccionario de la real academia española esta palabra es
definida como la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al
conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial. El término proceso está relacionado a varios ámbitos con
concepciones diferentes, tenemos que en las ciencias para la biología, es
el nombre dado a la prolongación de un órgano, una estructura o un
tejido que sobresale del resto.
Para la química, es un conjunto de operaciones químicas y/o físicas en
donde ocurre algún tipo de reacción química transformando una
materia inicial en producto final distinto.Existen procesos
naturales (fotosíntesis, reproducción, digestión, envejecimiento), y procesos
artificiales (sulfatación, producción de polímeros).
Un proceso educativo es el proceso donde el ser humano aprende a vivir y
a ser, desarrollando sus conocimientos y valores. En la informática,
un proceso es una serie de operaciones lógicas y aritméticas ejecutadas
por el computador para gestionar datos suministrados y obtener
resultados determinados.

En el campo empresarial y económico, el proceso es una secuencia de

actividades humanas, que transforman un conjunto específico de
insumos en uno de rendimientos. Se pueden encontrar al proceso
productivo, en donde el resultado es un producto o servicio; y al proceso de
negocio, en éste se llevan y concluyen tareas de manera lógica como
trasferir mercancías, efectuar negociaciones, etc.

Con respecto a lo industrial, un proceso de fabricación es el conjunto de

transformaciones que se realizan sobre una materia prima hasta obtener el
producto final determinado.

Por último, se tiene en el sentido jurídico y penal, como el procedimiento

o actuación efectuada por un Tribunal y ante él, para la reclamación y
prosecución de los derechos, como también la determinación de la
culpabilidad en un delito y aplicación de la pena correspondiente a los
culpables.

finalmente, en la rama de la informática, un proceso es un concepto manejado

por los sistemas operativos, dicho proceso está compuesto por las
instrucciones de un programa las cuales están destinadas a ser ejecutadas
por el microprocesador, su estado de ejecución en un momento dado, su
memoria de trabajo y otras informaciones.

Control (procedimiento administrativo)

El Control es una de las etapas que forman el proceso administrativo, más precisamente la
última etapa. La palabra “Control” según las referencias filosóficas viene del
francés controle que a su vez viene de “contre role”, es decir “contra el rollo”, donde “Rollo” se
refería a un rollo de papel que era un duplicado del original y en tiempos medievales este
segundo rollo era usado para comprobar la autenticidad del original. Este método era llamado
“contra rotulus” en latín.
El Control en un término general consiste en cerciorarse o verificar que todo esté ocurriendo o
se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso de
administración con las instrucciones emitidas y los principios establecidos. Y con esto poder
saber si es necesario tomar acciones necesarias para eliminar los errores o desviaciones que
puedan presentarse en el proceso.
También la definición de control se puede ver de dos formas:
 La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, en donde controlar significaría
verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a lo que se desea.
 La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar es dominar, y tal
dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión.
Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a partir de la comparación
entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las
desviaciones entre si.

Objetivo[editar]
Su objetivo es que todo se realice como lo planeado y organizado, tomando en cuenta las
órdenes dadas, para así identificar los errores y desvíos de dicho plan y lograr corregirlos.
Control y Dominio difieren en forma sustancial. Ejemplo: cuando se ordena a un niño que deje
de deslizarse por la baranda de la escalera para bajar desde su habitación se le Domina;
cuando se le construye un tobogán paralelo adjunto a la mencionada baranda para que baje
deslizándose sin peligro se Controla el suceso. La implicación de 'dominio' es discrecional, la
implicación de 'control' es sistemática.

Importancia[editar]
El control es de suma importancia ya que hasta el mejor plan puede ser desviado y no se
puede cumplir como es deseado, es tan importante ya sea para mantener el control de los
planes que se deben cumplir como también para vigilar los cambios de ambiente y como se
desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral, el control nos puede servir para: crear y
obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos o servicios
que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.

Procesos[editar]

 Establecimiento de estándares e indicadores: Se encarga de que todos los resultados

coincidan con los planeado.

 Medición y detección de desviaciones: Mide la ejecución y los resultados mediante

unidades de medida, con la final de detectar desviaciones.

 Medición de resultados: Para este proceso se necesitan tener indicadores los cuales
permiten medir las actividades.

 Comparación de los resultados con los estándares: Compara los resultados de la

medición con los estándares.

 Evaluación de resultados y toma de acciones: En este proceso el control se encarga

de evaluar todas las actividades de las organizaciones y comprar dichos resultados con
los estándares definidos, para así lograr los objetivos propuestos.

 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Se encarga de revisar las

actividades realizadas para evaluar los resultados e implementar la toma de decisiones.
Tipos[editar]

1. Controles Informales: Los cuales están determinados por:

 La cultura organizacional.
 Los estilos de comportamiento individual.
 Las pautas del entorno global y el sector, para conocer las oportunidades y
amenazas que allí surgen.
2. Controles Formales: Los cuales están compuestos por:
 Los sistemas de información que la Organización tenga implementados.
 El tipo de la estructura organizacional.
 La planificación estratégica de la Organización.

Ventajas[editar]

 Permite descubrir y localizar las fallas y los errores a tiempo.

 Ayuda a mantener la disciplina de los subordinados, que los jefes están obligados a
mantener.
 Permite establecer el grado de responsabilidad del personal culpable de la falla o la
irregularidad.
 A través del control, los altos funcionarios o directivos se mantienen permanentemente
informados de todo lo que acontece en la institución.

Etapas[editar]
Establecimiento de Estándares: Un estándar es una unidad de medida que sirve como
modelo o patrón sobre el cual se efectúa el control y son el parámetro sobre el que fijamos los
objetivos de la empresa. Los entandares no deben solamente limitarse a establecer niveles
operativos de los trabajadores, también deben abarcar las funcione básicas y áreas clave de
resultados, los cuales serían:

 Rendimiento de Beneficios: Es la utilidad que obtenemos de comparar esta con la

inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
 Posición en el Mercado: Son estándares que se utilizan para determinar la aceptación
de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para dicho
efecto.
 Productividad: Esta se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas
que conforman la empresa obteniendo sobre la base de las estándar horas-maquina,
horas-hombre.
 Calidad de Producto: Ésta se establece para verificar la superioridad referente a la
calidad de nuestro producto en comparación con el de la competencia.
 Desarrollo del Personal: Es el estándar enfocado al elemento humano, concerniente a
su desenvolvimiento en la empresa, sobre la base de los programas de desarrollo.
 Evaluación de la actuación: Este determina los límites de productividad del elemento
humano en la empresa.
Medición de los Resultados: En esta etapa se miden los resultados contra lo que se está
ejecutando aplicando unidades de medida las cuales deben ser definidas acorde a los
estándares establecidos con anterioridad. Para llevar a cabo lo anterior es necesario
apoyarnos de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control
resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que
fluya por los canales idóneos de la comunicación.
Al realizar la medición y obtención de la información arriba señalada, es conveniente comparar
los resultados medidos con los estándares previamente fijados, obteniendo así las posibles
desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las unidades de medida
normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado,
horas-máquina utilizada.
Corrección: Es cuando detectamos alguna falla en el proceso y debemos verificar donde está
el mal, como sucedió, quien es el responsable y así tomar las medidas de corrección
pertinentes.
En la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con los estándares, es
conveniente hacer el ajuste o corrección correspondiente. Normalmente las tendencias
correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar
a cabo el proceso conviene conocer si la desviación es un síntoma o una causa. Podemos
ejemplificar lo anterior cuando un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un
indicio de que algo se ha ejecutado mal sobre la base de lo planeado, la primera actitud para
contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el número vendedores
o someterlos a capacitación, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala
calidad del producto o si el proceso de comercialización ha sido muy raquítico.
Retroalimentación: Es el proceso mediante el cual la información que se obtiene en el control
se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Esto dependerá mucho de la
calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación surta efecto en el
proceso y en las actividades.

Clasificación[editar]
De acuerdo a la oportunidad con que se practica:

 Previo o a priori: Es cuando el control se realiza antes que la acción se cumpla. Este tipo
de control suele ser criticado ya que dicen que le resta dinamismo a la acción y les quita la
iniciativa a las personas.
 Posterior: Es cuando el control se realiza después de que la acción se haya cumplido.
Este control se basa en un conjunto de normas que el personal debe conocer, aceptar y
respetar y estén dispuestas a cumplirlas; si el personal sabe que lo van a controlar hace
que realicen mejor sus labores haciendo que se esmeren en ser más dinámico y ágiles.
De acuerdo a la cobertura de la materia que se controla:

 Total: Este tipo de control se aplica a toda la materia, a todos los actos, hechos y
personas.
 Selectivos: Este control se aplica únicamente a una parte de la materia, hechos, actos y
personas; esta forma es de bajo costo y debe ser sorpresivo, es decir, que las personas
no se enteren que las están controlando.
De acuerdo a la forma de operar:

 Automático: Este control se efectúa por sí solo a través de máquinas computarizadas y

programas de automatización.
 Por resultados: Control realizado después que la operación termina.
De acuerdo con el tiempo de práctica:

 Permanente: Control que se ejerce todo el tiempo que dura la actividad de un servicio.
 Intermitente: Control que se ejerce en intervalos regulares, ejemplo, cada 4 horas, e
irregulares, ejemplo, cada semana y luego cada mes, etc.
De acuerdo a la relación que existe entre el organismo y quienes ejecutan el control:

 Interno: El control es practicado por funcionarios que pertenecen al propio organismo.

 Externo: El control practicado por personas ajenas al organismo.

Tipos de almacenamiento
Tan importante como tener un buen producto es saber cómo y en dónde
almacenarlo de la mejor forma para que conserve sus características y tenga
mayor alcance en la cadena de valor. Descifremos juntos los tipos de
almacenamiento y cuál o cuáles son los más convenientes para su negocio.
Desde el mismo momento en que apareció el comercio, la ley de oferta y
demanda hizo que fuera necesario tener un stock (mercancía almacenada)
suficiente para atender los volúmenes propios de las dinámicas comerciales. Es
así como entre mayor cantidad de un producto es vendido, mayor debe ser el
stock que lo respalde. Hoy en día todo es susceptible de ser almacenado, desde
cosas obvias como los alimentos o materias primas hasta cosas intangibles como
la información o el aire, sin olvidar “productos” menos convencionales como los
biológicos: sangre, órganos o incluso esperma.

Existe gran variedad de almacenes y son muchos los factores a tener en cuenta al
momento de decidir cuál de estos será la opción adecuada. No es lo mismo
almacenar comida que implementos deportivos, productos de belleza o vehículos.
Si somos más estrictos y exactos, hay características distintas y recomendaciones
de manejo propias para cada “familia” de productos; por ejemplo, los alimentos
podríamos clasificarlos en subgrupos teniendo en cuenta sus cualidades
perecederas: enlatados, granos secos, cárnicos o verduras frescas, solo por
mencionar algunas.

A continuación, encontrará una guía práctica sobre los tipos de almacenamiento y

lo que debe tener en cuenta a la hora de almacenar mercancía: de qué manera
hacerlo, ventajas y desventajas y cuándo es aconsejable o no hacerlo.
TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Teniendo en cuenta el producto y sus características podemos determinar el

grado de protección ambiental que requiere, ya sea en un recinto controlado,
cubierto o descubierto.

ALMACENAMIENTO CUBIERTO

Es el que ofrece mayor protección a los elementos y materiales que allí se

almacenan, ya que es posible controlar diversas variables tales como humedad,
temperatura, iluminación y muchas otras que influyen directamente en la
preservación y vida útil de los productos. Los hay de ladrillo, cemento,
lonas especializadas, paneles metálicos e incluso en materiales que ayudan a
preservar la temperatura, como las resinas y el icopor.

ALMACENAMIENTO DESCUBIERTO

Como su nombre lo indica son aquellos que se encuentran al aire libre y sin
ningún control especial fuera de la seguridad, pues allí se almacenan productos
que por su naturaleza no se ven altamente afectados por la condiciones climáticas
o ambientales: automóviles, algunos materiales de construcción y por norma
general productos no perecederos. Generalmente, estos depósitos se encuentran
demarcados con cintas reflectivas y delimitados por cercas, vallas, rejas y lonas,
ubicados a la intemperie. En algunos casos suele utilizarse protección adicional
directamente en el embalaje de los productos, como plásticos, lonas especiales y
cualquier elemento de propiedades anticorrosivas.
Otro factor importante a la hora de elegir el tipo de almacén más adecuado es la
clase de material que se va a almacenar, determinando la naturaleza del producto
y su papel en el proceso productivo.

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS

Es el almacenamiento primario dentro de la cadena de producción y

generalmente está situado lo más cerca posible a la planta de producción o lugar
de transformación.

ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

También llamados semielaborados, es donde se guardan aquellos elementos que

ya han sufrido un proceso de ensamble o fabricación pero que aún se encuentran
en una etapa intermedia del mismo, sirviendo como enlace entre las distintas
fases de la línea de producción. Deben estar situados al interior de la fábrica ya
que manejan tiempos de espera muy cortos para su uso. Deben estar siempre
disponibles.

ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS

Es el más común y el que tiene mayor valor para la compañía, puesto que
custodia el producto de su actividad económica. La cantidad de productos
almacenados allí es directamente proporcional a los lineamientos, proyecciones
de la empresa y demanda de los mismos por parte de los consumidores; por lo
tanto, debe garantizar una disponibilidad constante y una alta rotación de

inventario.

ALMACENAMIENTO DE ACCESORIOS

En este almacén se depositan todos los elementos que sirven como material
auxiliar en el proceso de fabricación del producto principal o los accesorios y
demás aditamentos que se puedan llegar a requerir.

ALMACENAMIENTO DE REFACCIONES

Este almacén está destinado para responder a las necesidades posventa de la

compañía. Es allí donde se almacenan todos los repuestos necesarios para el
mantenimiento del producto.

ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS

Es el dedicado a los planos, registros, bocetos y demás diseños necesarios para la

fabricación de los productos, además de guardar todos los documentos de orden
legal y contable de la compañía, todo
lo referente a información. Los costos
de distribución del producto también juegan un papel importante a la hora de
definir o escoger un tipo de almacenamiento. Es por eso que hay que tener muy
en cuenta cuál es su papel en la logística de este proceso.

ALMACENAMIENTO DE PLANTA O CASA MATRIZ

Es el que se encuentra más cerca de la planta de producción. Sus objetivos son

reducir los costos de transporte y manipulación, ser el poseedor del stock
principal y distribuir a los almacenes regionales.

ALMACENAMIENTO REGIONAL

Está dispuesto por zonas en lugares estratégicos para lograr la distribución del
producto en menos de un día. En promedio, el almacén debe tener la capacidad
técnica para recibir mercancía desde las plantas de producción en camiones
grandes, de gran tonelaje y, eventualmente, distribuir a los almacenes más
pequeños, de venta directa o minoristas.

ALMACENAMIENTO DE PLATAFORMA
Básicamente puede cumplir funciones del almacenamiento regional pero es más
pequeño y su principal enfoque es aumentar el nivel de servicio al cliente
disminuyendo el stock. El nivel de mecanización, las técnicas de manipulación y
el equipamiento juegan un papel crucial en el uso que se pueda hacer de uno u
otro almacén, puesto que no todas las mercancías se pueden ni se deben
almacenar con ciertas herramientas o equipos mecánicos.

ALMACENAMIENTO EN BLOQUE

Para este tipo de almacenamiento debe tenerse en cuenta la resistencia de la

mercancía a apilar, ya que se forman columnas por referencias. Debe aplicarse un
coeficiente de 1.5 con relación a la resistencia de la base para garantizar la
estabilidad de la columna. Se recomienda para productos que manejen pocas
referencias pero muchas cantidades, por ejemplo cubetas de leche, detergentes,
ladrillos o bloques de construcción, entre otros.

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL

Son aquellos en los que se cuenta con carretillas elevadoras de mástil retráctil
para el almacenamiento de la mercancía, nunca superando una altura de 8 metros
en su punto más alto. El último de los factores decisivos para elegir el almacén
más adecuado para su compañía tiene que ver con el régimen jurídico del lugar
como tal, ya que dependiendo de la elección que se haga se derivaran gastos
mayores o la exención de ellos.

ALMACÉN PROPIO

Es el más tradicional de todos pero ha venido decayendo frente a otras opciones

más rentables en cuanto a explotación del inmueble, puesto que implica hacer
parte del negocio el complejo físico y el terreno, asumiendo gastos que no
necesariamente están relacionados con la actividad económica de la compañía.

ALMACÉN ALQUILADO Y RENTING

Estas dos son las opciones más utilizadas porque no necesitan de una inversión
inicial y sus costos varían en relación con las necesidades del negocio. El renting
por su parte, asume servicios de mantenimiento y contempla tiempos de uso más
prolongados.

ALMACÉN EN LEASING

El leasing es otra clase de arrendamiento en el que se alquila el inmueble para

terminar comprándolo al final del contrato por un valor que se estipula por ambas
partes al momento de firmarlo.