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O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NAS INSTITUIÇÕES PRIVADAS DE


ENSINO SUPERIOR - IES: O IMPACTO DA PORTARIA MEC 1224/13

Article · December 2016

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1 author:

Daniel Flores
Universidade Federal Fluminense
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Preservação Digital Sistêmica - PDS (Active Digital Preservation - ADP) orientada à Modelos, Normas, Padrões e Requisitos e com a ininterruptibilidade
da Cadeia de Custódia e de Preservação View project

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O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NAS
INSTITUIÇÕES PRIVADAS DE ENSINO SUPERIOR
- IES: O IMPACTO DA PORTARIA MEC
1224/13

Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM


05 de dezembro/2016, UNINTER - Curitiba - PR
Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A -
Documentos Arquivísticos Digitais:

Referências:
FLORES, Daniel. O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NAS INSTITUIÇÕES PRIVADAS DE
ENSINO SUPERIOR: O IMPACTO DA PORTARIA MEC 1224/13. Palestra. Curitiba -
PR. 61 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material
elaborado para a Palestra na UNINTER, PR. 05 de dezembro de 2016.
Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso
em: 05 de dezembro de 2016.

Citação com autor incluído no texto:


Flores (2016)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2016)
O Documento
Arquivístico no
Contexto das IES
O documento arquivístico

O documento arquivístico, produzido ou recebido


em decorrência das atividades ou funções da
entidade ou pessoa;
Se digital, ademais de particular, tem suas
especificidades e complexidades, na gênese,
gestão e preservação (A AUTENTICIDADE).
Fonte de Prova, Orgânico, Original, Único …
Se de valor Permanente, configura crime sua
destruição ….
Princípios e Procedimentos:

❏ Fonte de Prova;
❏ Patrimônio Documental Arquivístico;
❏ Declaração de Interesse Público e Social (Lei 8159, Res.
17 Conarq);
❏ Portarias 1224 e 1261 do MEC (Atividades FIM, inclusive
não PÚBLICAS);
❏ CPA e CPAD (Com. Própria de Avaliação e de Avaliação
de Documentos);
❏ Avaliação de Documentos, a CPAD e a TTD;
❏ O DIGITAL;
❏ A Lei de Acesso à Informação - Lei nº 12.527/2011;
❏ A relação Interdisciplinar Arquivo, Biblioteca, Museu, TI,
etc.;
Portaria MEC nº 1.224,
de 18 de dezembro de 2013
Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES)
previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996,
todas as normas constantes no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições
Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim
das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela
Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no
Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no
ANEXO I desta Portaria.
● Código de Classificação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-fim
das Instituições Federais de Ensino Superior
● Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-fim
das Instituições Federais de Ensino Superior
Portaria MEC nº 1.261,
de 23 de dezembro de 2013

Determina a obrigatoriedade do uso do


Código de Classificação e a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo relativos às Atividades-Fim das
Instituições Federais de Ensino Superior,
aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo
Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas
IFES e dá outras providências.
No Ciclo de Vida Completo:
Ambientes e Plataformas
SIGAD: SL ou não, SIE, SEI, SIDOC,
SIGAD-Aer; etc.

Plataforma de Preservação /
Arquivo Permanente:
Archivematica, RODA...

Plataforma de Acesso:
ICA-AtoM, DSpace,
Archivist Toolkit

Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto


com o SIGAD (Nota Técnica nº 03/2015 do
ARQUIVO PERMANENTE
Conarq)
11
Gestão:
Os SIGADs
e-ARQ Brasil

● e-ARQ
○ Especifica os requisitos para um
Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos
(SIGAD);
○ Gestão, Corrente e Intermediário;

● SIGAD
○ Sistema desenvolvido para
realizar as operações técnicas da
gestão arquivística de
documentos.
Sistemas em pesquisa atualmente:
contemplação e-ARQ Brasil (Gestão)

Nuxeo DM
KnowledgeTree
Agorum Core
Alfresco
Archivista Box
Maarch
Owl Intranet
Archivist ToolKit
OrfeoLIBRE
Outros SIs que foram estudados ou estão em
tratativas: contemplação e-ARQ Brasil (Gestão)

➔ SIE - Sistemas de Informações para o Ensino (Diário de


Classe, Afastamentos, Resoluções e Portarias; Licitações)
- UFSM;
➔ SEI - Sistema Eletrônico de Informações - Tribunal
Regional Federal 4a. Região;
➔ SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração
e Contratos - SIGED - UFRN;
➔ SPED - Sistema de Protocolo Eletrônico - Portal do
Software Público;
➔ SIGADAer;
➔ LightBASE - Portal do Software Público; integrado ao
➔ GoldenDOC - Framework Gestão Documental
(Adm.Pública) - Portal Software Público;
Os Sistemas de Negócio
que Incorporam as
funcionalidades do SIGAD
Sistemas de Negócio
Cenários de uso de RDC-Arq
em conjunto com o SIGAD

Na idade permanente:
Os documentos digitais
em idade permanente
têm que ser
mantidos e preservados
por um RDC-Arq, de
maneira a apoiar o
tratamento técnico
adequado, incluindo
arranjo, descrição e
acesso, para assegurar
a manutenção da
autenticidade e da
relação orgânica desses
documentos.
Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq 18
O RDC-Arq é O ARQUIVO PERMANENTE
DIGITAL quando o Archivematica for o PIPELINE
do Ambiente de Preservação e Acesso,

No Corrente e Intermediário é componente do


SIGAD
Cadeia de Custódia
RDC-Arq’s AIP DIP
SIP
SIGAD’s Repositórios Plataformas
AIP
GestãoDOC Arquivísticos de Acesso
Digitais
AIP
OR
DUT R IDOR
PRO M I N I STRADO CO N S U M
AD
e-ARQ Res. 43 CONARQ: Acesso e Difusão:
Brasil/Moreq-JUS: Arquivo Permanente Digital, e ISAD(g), NOBRADE,
Gestão de Documentos Corrente e Intermediário para Docs. ISDF, ISDIAH, LAI Lei
- Somente Idades Complexos e Longas Temporalidades 12.527, EAD, EAC,
Corrente e Intermediária: TRAC Auditoria e Certificação ISO EAG
16.363, OAIS ou SAAI, Metadados ICA-AtoM, AtoM,
Nuxeo DM, KTree, METS, Empacotamento BAG-It
Alfresco, SIE, SIE-Gad?, ArchivistToolKit,
SEI, SIGAD-Aer, Archivematica, RODA, ContentDM, SepiaDES

DAD’s
2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM)
21
Cadeia de Custódia dos Documentos Arquivísticos
Analógicos
(Instituições Arquivísticas)

Gestão de Documentos:
(produção, tramitação, utilização e
arquivamento até a sua destinação final)

Arquivo Arquivo Arquivo


Corrente Intermediário Permanente

Valor histórico, probatório


Eliminação ou informativo: arranjo,
preservação, acesso e
difusão

Adaptação baseada na obra de: Sir Hilary Jenkinson, 1922:


(Elaboração: FLORES, D., 2010)
22
DIGITAIS:
● RDC-Arq onde?
● Storages onde?
● Bancos de Dados onde?
● Custódia onde?
● Matrizes Digitais onde?
● Trilhas e Metadados de
Autenticidade, onde?
● Quando temos uma
Companhia de
Processamento de Dados
do Estado?

23
Existe todo um aparato legal:
● Lei 8159/91 (Arquivos) - Art. 25 - Ficará sujeito à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
● Lei 5433/68 (Microfilmagem) - Art. 2° - Doc.
Históricos;
○ Dec. 1799/96 - Art. 13 - Permanente;
● Lei 12527/11 (LAI) - Autenticidade/Integridade;
● ...
Novo Código de Processo Civil, que entrou em vigor neste
ano (2016):
● Ele admite quaisquer documentos a serem usados como
prova no processo civil (desde que obtidos licitamente);
● Se o documento for falso, cabe a um dos envolvidos arguir
a falsidade, o que pode levar ao exame pericial (vide arts.
430 a 433 da Lei 13.105/2015 novo CPC);
● Caso seja usada a imagem de um documento físico
(ANALÓGICO) digitalizado, ele pode ter força probante no
processo, desde que a falsidade não seja arguida e
provada.
As Dissertações e Teses nas IES

As Dissertações e Teses (código 134.334 do Plano de


Classificação do SIGA/Arquivo Nacional) são Documentos
Arquivísticos (de guarda permanente, se eliminadas ou
corrompida sua autenticidade pode configurar crime segundo
a Lei 8.159 Art. 25), devem ser arquivadas e recolhidas em
Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq (de
acordo com a Resolução 43/Conarq e mantendo uma cadeia
de custódia digital), e somente as derivadas de acesso
enviadas via SWORD1 diretamente para os Repositórios
Institucionais, sejam DSpace, Fedora, etc.
(FLORES, D., 2014, p. 18)
37
Assinaturas Digitais no RDC-Arq

Os RDC-Arqs podem adotar assinaturas digitais nos 3


casos abaixo:
1. Para submissão ao repositório, autor ou submissor;
2. Para disseminação (DIP) a partir do repositório para fonte
de prova em um ambiente externo;
3. Para seu armazenamento no RDC-Arq (Archival Storage),
o próprio RDC-Arq pode armazenar objetos assinados
digitalmente. Confirmando assim a origem e a integridade
dos dados.
(PREMIS versão 3 - Cap. da Fixidez e Autenticidade)

38
Sistema de Dupla Checagem para Exclusão (Archivematica)
Arquivo e TI (Responsabilidade Compartilhada) e
pós-custodial

Arquivo Permanente
Digital - Archivematica,
solicitação feita pelo
Arquivista - Administrador.

39
Sistema de Dupla Checagem para Exclusão (Archivematica)
Arquivo e TI (Responsabilidade Compartilhada) e
pós-custodial
Administrador do Storage Service (Servidor na Porta 8000) -
Área de TI, CPD, Informática:

40
A Cadeia de Custódia, conceito jurídico de
guarda, de proteção, principalmente pela
complexidade, especificidade e fragilidade dos
documentos digitais, então, é fundamental e
complementar à Cadeia de Preservação que
está focada nas atividades de produção,
manutenção, avaliação e preservação digital em
todo o ciclo de vida.
41
Os Documentos Arquivísticos Digitais -
DADs são complexos, específicos e
suscetíveis à adulterações não autorizadas;

42
Os documentos, ao imputarem algo à pessoa,
aos cidadãos, aos servidores e gestores, devem ser
mantidos AUTÊNTICOS, senão AUTENTICADOS.

43
Autenticidade e
Preservação Permanente
Presunção de Autenticidade
(Resolução n° 37/Conarq)

Documento autêntico: documento que teve sua identidade


e integridade mantidas ao longo do tempo.
Digital: Documento que mantém sua Cadeia de
Custódia e de Preservação (do SIGAD ao RDC-Arq)
sem interrupções.
Autenticação (Documento Autenticado, Digitalização
Autenticada, Assinatura Digital): declaração de
autenticidade de um documento arquivístico, num
determinado momento, resultante do acréscimo de um
elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida
de autoridade para tal.
45
O recolhimento de Documentos de Caráter
Permanente ao Arquivo Permanente não é
FACULTATIVO;
O lugar de Documentos Permanentes é no
Arquivo Permanente;

46
Ambientes ou Plataformas na
Cadeia de Custódia Digital para
os Documentos Arquivísticos
Modelo da Cadeia de Custódia de Documentos
Digitais seguindo o Modelo OAIS

iv e m a ti ca
-Arq/Arc h
RDC
I G A D t o M
S -A
ICA
Fluxograma dos Pacotes
SIP/AIP/DIP
Repositório Arquivístico Digital Confiável:

Empacotamento dos
SIPs: - Ao receber o pacote SIP, submete-o aos:
- micro-serviços: anti-virus, validação, formatos,
Direto do SIGAD GestãoDOC metadados, etc …
ou - para então gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP;
Memorandos, Ofícios, e-mails,
Submetido
Fotografias, etc. Passa permanentemente por: Pacote AIP
+ - Políticas de Preservação;
Metadados - Estratégias de Preservação;
(.CSV Excel - Dublin Core, - Atualização de Formatos:
METS) - FPR (PREMIS); gerado

Pacote DIP
do
ma
o nfir o
C sã
Dif
u FLORES, Daniel (2015)
para o
ICA-AtoM

Acesso e Difusão dos Documentos Arquivísticos


Descritos, normalizados via Web.
RDC-Arq
Res. 43 Conarq
Repositório arquivístico digital
Um repositório digital de documentos
arquivísticos é um repositório digital que
armazena e gerencia esses documentos, seja
nas fases corrente e intermediária, seja na fase
permanente. Como tal, esse repositório deve:
● gerenciar os documentos e metadados de acordo com
as práticas e normas da Arquivologia, especificamente
relacionadas à gestão documental, descrição
arquivística multinível e preservação;
● resguardar as características do documento arquivístico,
em especial a autenticidade (identidade e integridade) e
a relação orgânica entre os documentos.
51
OAIS model (Archivematica/Artefactual)
O Archivematica (RDC-Arq)

O Archivematica é um sistema de preservação digital


gratuito e de código aberto (em Software Livre) projetado
para manter o acesso a longo prazo para a memória digital.

O Archivematica é desenvolvido e empacotado com o


gerenciador de conteúdo AtoM (ICA-AtoM), sistema baseado
na Web para acesso aos seus objetos digitais promovendo
descrição, difusão e acesso de Documentos Arquivísticos.
(FLORES, D., 2015)
BagIt - LoC (Pacotes, independência do
Sistema de Repositório Arquivístico)

BagIt é uma especificação para empacotar diretórios de


arquivos, hierarquicamente, para armazenamento a longo
prazo ou para a transferência entre ambientes de
armazenamento.
Sua característica mais importante é que ele gera e
registra checksums (somas de verificação de bytes) para
cada arquivo armazenado em uma bag, o que torna muito
fácil de verificar a integridade dos arquivos depois que eles
foram movidos.
O Archivematica armazena os seus AIPs como um Bag,
assim como ingere Bags criadas por outros sistemas.
No Storage Service

Storage Service entities and organization


Archivematica Configuration
Spaces
Local filesystem
NFS
Pipeline local filesystem
LOCKSS
DuraCloud, Amazon S3, Glacier (Cold DATA)
Arkivum
Swift
Fedora
Locations
Pipelines
Packages
Administration
RODA
Repositório de Objetos Digitais Autênticos
O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema
complexo a DGARQ - Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar
documentos eletrônicos de forma controlada assegurando a sua gestão ao longo
do tempo e a sua acessibilização aos usuários.
Este projeto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração
informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o
desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e sólidas e ir
progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores
tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a
organizações que possuam objetos digitais mas não disponham de recursos
especializados nesta área.
O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information
System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projeto InterPARES 2.
A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA.
São utilizados vários esquemas de metadados nomeadamente o EAD
(Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata:
Implementation Strategies), METS (Metadata Encoding and Transmission
Standard), Z39.87.
http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
http://demo.roda-community.org/
RDC-Arq’s AIP DIP
SIP
SIGAD’s Repositórios Plataformas
AIP
GestãoDOC Arquivísticos de Acesso
Digitais
AIP
OR
DUT R IDOR
PRO M I N I STRADO CO N S U M
AD
e-ARQ Res. 43 CONARQ: Acesso e Difusão:
Brasil/Moreq-JUS: Arquivo Permanente Digital, e ISAD(g), NOBRADE,
Gestão de Documentos Corrente e Intermediário para Docs. ISDF, ISDIAH, LAI Lei
- Somente Idades Complexos e Longas Temporalidades 12.527, EAD, EAC,
Corrente e Intermediária: TRAC Auditoria e Certificação ISO EAG
16.363, OAIS ou SAAI, Metadados ICA-AtoM, AtoM,
Nuxeo DM, KTree, METS, Empacotamento BAG-It
Alfresco, SIE, SIE-Gad?, ArchivistToolKit,
SEI, SIGAD-Aer, Archivematica, RODA, ContentDM, SepiaDES

DAD’s
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM)
59
RDC-Arq’s AIP DIP
SIP
SIGAD’s Repositórios Plataformas
AIP
GestãoDOC Arquivísticos de Acesso
Digitais
AIP

e-ARQ Res. 43 CONARQ: Acesso e Difusão:


Brasil/Moreq-JUS: Arquivo Permanente Digital, e ISAD(g), NOBRADE,
Gestão de Documentos Corrente e Intermediário para Docs. ISDF, ISDIAH, LAI Lei
- Somente Idades Complexos e Longas Temporalidades 12.527, EAD, EAC,
Corrente e Intermediária: TRAC Auditoria e Certificação ISO EAG
16.363, OAIS ou SAAI, Metadados ICA-AtoM, AtoM,
Nuxeo DM, KTree, METS, Empacotamento BAG-It
Alfresco, SIE, SIE-Gad?, ArchivistToolKit,
SEI, SIGAD-Aer, Archivematica, RODA, ContentDM, SepiaDES

DAD’s
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM)
60
Repositório Digital Confiável (Cert./Audit.)
TRAC, Nestor, Magenta, Drambora, etc.

Uma forma de atestar a confiabilidade de


um repositório digital junto à
comunidade-alvo se dá por meio da sua
certificação por terceiros. Para esse fim, o
RLG/OCLC em parceria com o National
Archives and Records Administration –
NARA publicou em 2007, o documento
TRAC - Trustworthy Repository Audit &
Certification: Criteria and Checklist critérios e
um checklist a serem tomados como
referência para a certificação de repositórios
digitais confiáveis. Esse documento serviu
de base para a elaboração da norma ISO
16363: 2012, que lista os critérios que um
repositório digital confiável deve atender. 61
O ACESSO: ICA-AtoM (3 Momentos)

1. ICA-AtoM para Descrição Arquivística;


2. AtoM (ICA-AtoM) para Acesso, Difusão e Descrição;
3. AtoM interconexo ao Archivematica (RDC-Arq) para
a Garantia da Autenticidade, Acesso a Longo Prazo,
Estratégias de Preservação e Manutenção da
Cadeia de Custódia = Arquivo Permanente Digital.
- Os instrumentos de Pesquisa fruto da Descrição
retornam à Cadeia de Custódia em OAIS SIP’s.

62
63
O historiador/pesquisador deverá checar a
autenticidade das FONTES PRIMÁRIAS DIGITAIS:

Com esta autenticação referenciada, o


pesquisador vai ao RDC-Arq (Archivematica e tem
acesso ao AIP, às Matrizes Digitais, aos Metadados
de Gestão)
Considerações finais

❏ As Instituições Privadas de Ensino Superior agora (Portaria MEC 1224/13) tem


que adotar a Classificação do SIGA (Código de Classificação Área Fim) e
Avaliação (Tabela de Temporalidade), além de inserir os documentos FIM que
não constam no Plano e Tabela (vide Res. 41/Conarq);
❏ O Depositário do Acervo Acadêmico (DAA) assume relevância e
responsabilidade de Gestão Arquivística, Preservação e Acesso e deve ter
formação específica para tal;
❏ No tocante aos Documentos Digitais, as IES precisam implementar SIGAD (nas
fases corrente e intermediária), RDC-Arq (obrigatoriamente na fase
permanente, já para os documentos de longa temporalidade e complexos, nas
fases corrente e intermediária - Archivematica ou RODA), assim como adotar
Plataformas Arquivísticas de Descrição, Acesso e Difusão (ICA-AtoM / AtoM);
❏ Necessitamos de uma Cadeia de Custódia (CoC) e da Cadeia de Preservação
(CoP);

78
Obrigado

Prof. Dr. Daniel Flores


Departamento de Documentação UFSM
Pesquisador PQ-2 CNPq
danielflores@ufsm.br
Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e
Patrimônio Documental Arquivístico;
Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos -
CTDE-CONARQ;
http://documentosdigitais.blogspot.com
http://facebook.com/dfloresbr

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