Planificación del evento (parte 1)

¿Qué vamos a ver?

• ¿Cómo planificamos un evento? El plan
estratégico de gestión de eventos
(PEGE): visión, misión, valores y objetivos

• ¿Qué es la organización de eventos?

• ¿Por qué es importante la gestión de un

evento?

• Identificación y evaluación estratégica

en la gestión del evento

• El patrocinio en los eventos

 PLANIFICACIÓN
Visionar el futuro y traza un programa de
acción

ORGANIZACIÓN
Contribuir la estructura material y social de la
empresa
GESTIÓN

GESTIÓN
DIRECCIÓN
Guiar y orientar el personal

COORDINACIÓN
Enlazar, unir y armonizar esfuerzos y actos
colectivos

CONTROL
Verificar que todo suceda de acuerdo a
normas establecidas y órdenes dadas
¿ CÓMO PLANIFICAMOS UN EVENTO?
EL PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DE
EVENTOS (PEGE)

DATOS GENERALES DE LA
EMPRESA
HISTÓRICO DE EVENTOS
DEFINICIÓN DEL EVENTO A
ORGANIZAR
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
OBJETIVOS
PÚBLICOS Y NÚMERO DE
ASISTENTES DESEADO
FECHA Y DURACIÓN DEL
EVENTO
PRESUPUESTO
EVALUACIÓN
Brief: elementos básicos para la gestión del PEGE (Jiménez-Morales, 2016)
PEGE
• Año de creación
• Número de trabajadores
• Misión, visión, valores y objetivos
• Eventos realizados en los últimos meses/años
• Tipología de evento (deportivo, cultural, corporativo…)
• País/ciudad donde se llevará a cabo el evento
• ¿Qué perseguimos con la gestión de la acción del PEGE?
• Directos e indirectos
• Internos o externos
• Funcionales, normativos, de difusión o consumidores
• ¿Cuándo se va a llevar a cabo? ¿por qué?
• Fechas alternativas
• Duración
• Dinero con el contamos para organizar el evento
• Posibilidades de patrocinio, si las hay.
• Análisis situacional, análisis de satisfacción, análisis de impacto
 Misión, visión, valores y objetivo de
un evento
▪ La misión de un evento debe definir en esencia la tipología del mismo a
quién se dirige y cuál es su razón de ser.

▪ La visión se centra e el futuro a largo plazo . Este elemento suele ser

breve, preciso y de naturaleza motivacional . La visión debe ser realista.

▪ Los valores son los principios éticos y de sostenibilidad que deben regir el
evento.

▪ Los objetivos de un evento deben ser elementos a corto plazo, realistas

y ajustados a las necesidades estratégicas del ente organizador , pero
también de los públicos implicados en el acto.
 Misión, visión, valores y objetivo de
un evento
La objetivos puede ser:

✓Específicos

✓Mensurables

✓Cosensuados

✓Realistas

✓Concretos
 CASO 1
Festival de teatro Experimental en
Vigo (Galicia, España)
 CASO 2
Fiesta para el lanzamiento
internacional de un perfume
¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS?
• La organización de eventos es una parte de la admistración de
eventos que consiste en ordenar lo que se planificado previamente .

• Es el proceso por el cual, a partir de unos objetivos de comunicación

estratégica, se diseña y se da forma a un acto, repartiendo los
recursos materiales e inmateriales en diversas acciones que pretenden
conseguir un retorno económico o social.

• La importancia de la organización de actos es la posibilidad de poder

experimentar y transmitir valores tangibles e intangibles asociados a la
identidad corporativa que repercutan positivamente en la imagen
de la marca.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA
GESTIÓN DE UN EVENTO?
• La gestión de eventos es poner en marcha
lo planificado y que todo se desarrolle
según lo previsto.

• Actualemnete, durante la gestión de un

evento se da mucha más importancia a
todo aquello que se puede evocar en el
campo imaginativo, a la simbología y a los
aspectos que los públicos captan de
manera subjetiva y que para ser captadas
deben ser bien comunicadas.
 Eventos autogestionados y
subgestionados

PLAN ESTRATÉGICO DE
GESTIÓN DE EVENTOS Autogestionados Es aquel que organiza la propia
entidad que lo promueve

Es aquel que es organizado por

profesionales que no pertenecen a
Subgestionados la propia entidad sino que son
subcontratados por personal
especializado
 A la hora de gestionar un evento…
¿Qué nos ofrece el mercado?
▪ Agencias/empresas de
organización de eventos
▪ Agencias de comunicación o de
relaciones públicas
▪ Agencias de incentivos , coaching
y outdoor training
▪ OPC (empresas especializadas
en la organización de congresos o
encuentros científica)
▪ Agencias de viajes especializadas
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
ESTRATÉGICA EN LA GESTIÓN DEL
EVENTO
La elección de la estrategia
▪ La estrategia a seguir en la gestión de
cualquier evento es un punto clave
para el desarrollo de la misma

▪ Un plan de gestión de eventos es una

garantía, una forma de rentabilizar las
fortalezas del elemento alrededor del
cual gira el acto en cuestión y minimizar
sus debilidades.

▪ Es recomendable realizar un DAFO antes

de proceder a formular la estrategia a
seguir.
▪ Estrategia de crecimiento

▪ Estrategia de consolización o de estabilidad

▪ Estrategida de recorte

▪ Estrategia combinatoria
EL PATROCINIO EN LA ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
El patrocinio de eventos es una herramienta de comunicación que hace referencia a
algún tipo de protección o acompañamiento que una persona o institución puede
hacer a otra persona o institución para que la segunda alcance objetivos que por su
cuentan no podría lograr tan fácilmente.

Patrocinio tiene que ver con la publicidad que determinadas marcas o empresas
realizan sobre deportistas o artistas para ayudarlas económicamente a poder alcanzar
sus objetivos. En este segundo caso, el patrocinio se vincula mucho más a apoyo
económico y puede muchas veces ser criticado ya que supone la pérdida de la
independencia o autonomía de aquel que es patrocinado al ser apoyado por grandes
empresas.
ELEMENTOS DEL PATROCINIO PATROCINADOR
Toda empresa que aporta
dinero para invertir en la mejora de su imagen

PATROCINADO
Institución o programa que recibe
la aportación económica para llevar acabo el
evento

EVENTO
Escenario donde se desenvuelve el objeto de
patrocinio,
y el nombre de patrocinador es a través de
diversos mecanismo
https://www.youtube.com/watch?v=nrMP
TNrLC6o

https://www.informabtl.com/10-
beneficios-que-toda-marca-recibe-al-ser-
patrocinador/
Factores que determinan el interés
de un patrocinador
Visibilidad del patrocinador

Duración

Prestigio del evento

Posibilidad de establecer contactos

Plan de comunicación externa del evento

Programa de relaciones con los medios y de relaciones públicas

Plan de comunicación interna

 ¿Qué es el dossier de patrocinio de un
evento?

Es un documento donde se recogen todas las

características del evento de manera exhaustiva, así
como los diferentes formatos de patrocinio y su
precio, a fin de que el potencial patrocinador pueda
valorar la conveniencia de aportar capital a un
acontecimiento con fines promocionales.

un dosSier de patrocinio debe ir siempre

acompañado de una carta de presentación
personalizada (quiénes somos y qué vamos a hacer,
objetivos, motivos que nos llevan a considerarlos
como posibles patrocinadores, etc.).
 ¿Qué contiene el dossier del patrocinio
para un evento?
▪ Definición del Proyecto
▪ Objetivos del evento
▪ Descripción del evento
▪ Tipología de público directo e indirecto
▪ Plan de comunicación del evento: comuniación externa e interna
▪ Presupuesto general y necesidades
▪ Oferta económica del patrocinio
▪ Material adicional
▪ Propuesta de medición de resultados
 Ideas para un patrocinio efectivo
▪ Intentar mantener una sola persona de
contacto.
▪ Intentar mantener una actitud empática
patrocinadora
▪ Trabajar la comunicación interna
▪ Facilitar el contacto de los patrocinadores
con las celebrities o asistentes de prestigio en
caso de lo haya.
▪ Destacar la presencia del patrocinador en
todas las oportinidades posibles
▪ Tener en cuenta al patrocinador en los actos
previos al evento
▪ Presentar al patrocinador de manera creativa
y original, en la medida de lo posible
 Ideas para un patrocinio efectivo

▪ Tener presente al patrocinador desde el primer momento en el

que llevamos a cabo una monitorización de medios.
▪ Cuidar a todos los patrociandores , pero especialmente al
principal
▪ Cuidar los derechos y uso del nombre y de la identidad visual del
patrocinador
▪ No prometer cosas que no podemos cumplir
▪ Profesionalidad y rigor en todo momento