1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

Mi recomendación sería montar primero los procedimientos operativos ya que si

no hay un procedimiento redactado no se sabe que información tendría además
debe estar aprobado el procedimiento para que no haya modificaciones, seguido
de esto diseñar el procedimiento de control de la información documentada.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la
calidad permitiendo llevar el control de manera minuciosa y documentada como
realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, el alcance
que tiene, responsables de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015
estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos,
como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades.
1. Objetivo:

Documentar el procedimiento de Sistema de Gestión de Calidad para para el control y calidad

de procesos de diseño y manufactura de prendas de vestir de alta calidad de la empresa
Confecciones S.A.

2. Alcance:
Establecer la documentación, procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y
externo que tiene como fin la creación, modificación y actualización de la información que todos
los procesos y procedimiento además de dar a conocer por los coordinadores de cada área al
personal.

3.Responsable:

El responsable de que cada procedimiento y proceso que se ha implementado, socializado

y ejecutado es el coordinador de cada área de la empresa de Confecciones S.A.

3.1 Coordinador de trabajo:

Es responsable de socializar a los líderes de cada área los procesos, procedimientos
implementando el sistema de gestión de calidad.
Asesorar los procesos para la gestión, control y administración de la documentación
del SGC en forma coherente, congruente y consistente.
Revisar los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento

3.2 Asistente:
Todos los asistentes de área son los responsables del estricto cumplimiento de los
procedimientos establecidos en el sistema de gestión de calidad.
Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. Los documentos
permanezcan legibles y fácilmente identificables. Se socialicen los documentos. Prevenir el uso
no intencionado de documentos obsoletos. El control de los documentos en medio magnético,
con el fin de preservar y proteger la información. Mantener una codificación única, según las
directrices que se dan en este documento

4. Definiciones

Instructivo: Estos describen como se realiza una tarea u actividad.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o interactúan para generar un
valor.
Manual de calidad: documento que especifica el Sistema de Gestión Calidad.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de
un proceso o actividad.

5. PRECISIONES

5.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestirse presenta en la siguiente figura, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.
 DOCUMENT mapa de manuales protocolos
política procedimient formatos,
proceso oy y y fichas y
O s instructivos matrices programas guias

5.2 CONDICIONES GENERALES:

5.2.1 CREACION
 Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los
siguientes lineamientos:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada
por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe
ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
 Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales
guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué,
cómo y quién utiliza el formato.
5.2.3DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción.

5.2.4.
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas
o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al

proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto