Metodología De La Administración

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran ventaja si
queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo optimas para
los recursos con los que contamos.
Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando, separando
las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. Y es que cada
proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las
expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.
Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo persigue
las siguientes claves:
 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos

VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL

DE PROYECTO

Existen muchas más ventajas de trabajar mediante la administración por proyectos. Desde
adaptar de manera ágil tu trabajo al actual mercado tan versátil en el que nos encontramos,
aumentar la calidad del producto, hasta aprovechar las lecciones aprendidas en cada
proyecto. Por ello, destacamos aquí las ventajas a tener en cuenta si estás pensando
gestionar tu trabajo por proyectos.
 Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un proyecto,
tendremos más posibilidades a cumplir con las fechas de entrega de nuestros
productos.
 Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los requisitos del cliente.
Un resultados es satisfactorio también cuando se entrega a tiempo.
 Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los productos son de mayor
calidad.
 Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar competitivo.
  Incremento de la productividad. La administración de proyectos reduce
considerablemente los procesos de trabajo. Con un buen plan y utilizando una
herramienta online diseñada para la administración de proyectos productivos,
llegaremos a planificar rutas de trabajo verdaderamente optimizadas y ajustadas a
la realidad de nuestros contratiempos y recursos disponibles. Sinnaps, por ejemplo,
calcula la mejor ruta de trabajo para todo el equipo, según la relación de las
actividades, su duración y ciertos requisitos de cada tarea.
 Aumento de la cantidad y oportunidad para innovar. Gracias al control mejor de los
tiempo de ejecución y a las rutas de trabajo optimizadas, las empresas tienen más
recursos para invertir en innovación y aumentar también su producción.
 Organización. Cada proyecto tienen su panel de planificación. El que más se utiliza
en la administración de proyectos es el diagrama Gantt. Se trata de una buena
herramienta para visualizar todo el camino de tu ruta de trabajo. Software de
administración de proyectos como Sinnaps, reflejan los caminos críticos de trabajo,
así como los cuellos de botella que puedan existir en el proyecto. Al estar en el
cloud, todo el equipo podrá ver al instante lo que está pasando en la planificación,
las actividades que debe hacer y los recursos que utilizar ellas.
 Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración por proyectos se
basa en el trabajo en equipo, una comunicación fluida y la coordinación adecuada
para que todo se vaya cumpliendo según lo previsto. Los resultados positivos que
genera esta método de gestionar nuestra trabajo, también se contagia en un equipo
más motivado, que ve cómo su trabajo es más productivo a la vez que sus
resultados de mayor calidad. Además, tener tiempo para innovar une más a las
personas que persiguen un mismo objetivo.
 Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de administración de
proyectos también está relaciona al aumento de conocimiento de la actividad
comercial de la empresa. Al poder gestionar el equipo cada una de las partes de un
proyecto, siguiendo una ruta óptima, se conoce mejor el negocio y por ello, se
detectan antes oportunidades de expansión del mismo, como el lanzamiento de
nuevos productos.
 Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de proyectos ayudan a adaptar
mejor la empresa a los cambios del mercado.
 Control de riesgos y gestión de la incertidumbre. El punto anterior nos lleva a
identificar cuanto antes posibles riesgos, para poder actuar rápido. Se toman
decisiones más precisas y cuanto antes. Gracias a las simulaciones de proyectos
de apps como Sinnaps, podemos tener listos los posibles cambios o contratiempos
que puedan surgir. Todo ello, con respuestas mucho más precisas y dirigidas a
cumplir el objetivo exacto del proyecto.

¿CÓMO ADMINISTRAR PROYECTOS?

Para cumplir con estas ventajas, la administración de un proyecto mantiene unas fases de
proyecto consideradas clave para su ejecución con éxito.
Fases de la administración de proyectos
 1. Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para
determinar su viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto?
También lo podemos saber mientras realizamos un plan estimado del mismo en la
propia aplicación de gestión. Sinnaps calcula la duración mínima de tu proyecto,
según tus recursos, la duración de las actividades y la relación entre ellas. Es lo que
se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project Evaluation and
Review Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).
2. Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el
objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que
permitan una planificación efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta
fase además, asignaremos responsabilidades y elaboraremos un plan de
comunicación que permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria para
ir a un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho, en
mercado nos exige una gestión gestión ágil, susceptible a continuos cambios
durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con
planificaciones flexibles.
3. Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar
con las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
4. Monitoreo y control. El seguimiento continuo se hace imprescindibles cuando
hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del
Valor Ganado que hace posible un control continuo de la evolución del trabajo.
5. Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el
objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y
decidir si conviene convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. Si
normalmente seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás
es mejor guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:

1. Identificación de objetivos claros.
2. Selección del equipo de trabajo.
3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.
4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Muchas empresas utilizan aplicaciones que permiten un trabajo rápido, una comunicación
fluida y una descripción de las actividades más destacadas. Son los gestores de tareas.
Estas apps listas las tareas y designan a cada usuario que está involucradas en ellas. Están
las actividades por hacer, las hechas y las terminadas.

Sin embargo, una nueva generación de herramientas para la gestión y administración de

proyectos, se abre paso y revoluciona el mundo del Project Management tal y como lo
hemos conocido hasta ahora. Los directores de proyectos tenían que llevar a cabo cursos
difíciles y muy extensos para poder utilizar herramientas potentes.

(Sinnaps, 2017)
Procesos

Dirigir y Gestionar La Ejecución del Proyecto

Como herramienta se tiene el Sistema de Información de Administración de Proyectos:
Define como se distribuye y almacena la información y proporciona acceso a herramientas
automatizadas tales como el software de control de cronograma, el sistema de gestión de
configuración, el sistema de recolección y distribución de la información. De la información
de los trabajos requeridos en detalle y la programación en el sistema de información de su
ejecución, permite contar con los trabajos programados y con la información de trabajos,
materiales, mano de obra y recursos ejecutados, se obtiene el avance la programación
versus la ejecución de trabajos por tipo de actividad.

Realizar Aseguramiento de Calidad

Auditar los requerimientos de calidad y los resultados de las mediciones de control de
calidad para asegurar los estándares apropiados y las definiciones de operaciones a ser
utilizadas (PMI et al., 2008). Permite validar la calidad del proceso no del producto,
aplicando sistemáticamente lo planeado en la calidad de las actividades para asegurar que
el proyecto emplea todas las políticas, estándares, procedimientos y procesos necesarios
para satisfacer los requerimientos. Como herramienta se tiene: Inspección: Valida que el
trabajo fue hecho correctamente y consiste en medir, examinar y verificar si los productos
entregables cumplen con los requisitos y criterios de aceptación (normas). Auditorias de
Calidad: revisión estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con
las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Confirmar la disponibilidad de recursos humanos y conseguir el equipo necesario que
trabajará en el proyecto. Involucra conocer cuales recursos están preasignados, conseguir
los cargos faltantes, conseguir recursos a través de procesos de contratación. Como
herramienta se tiene: Preasignación: personas específicas conocidas o prometidas con
anterioridad. Negociación: para obtener los equipos de trabajo requeridos. Adquisición de
los servicios requeridos de fuentes externas. Equipos Virtuales: formar equipos de la misma
compañía, que viven en áreas geográficas diferentes, incluye personas con limitaciones
físicas o de movilidad.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Mejorar las competencias, interacción, funcionamiento y el ambiente general del equipo de
trabajo, usando una comunicación abierta y efectiva, desarrollando confianza entre los
miembros, gestionando conflictos de manera constructiva, tomando decisiones y
solucionando problemas de manera alentadora. Como herramienta se tiene: Habilidades
Interpersonales: importantes para el desarrollo del equipo como empatía, influencia,
creatividad, liderazgo (comunicar la visión e inspirar el equipo), toma de decisiones
efectivas (habilidad para negociar e influenciar la organización y al equipo). Actividades de
Construcción del Equipo: facilitan el desarrollo de experiencia para mejorar las relaciones
interpersonales. Reglas de Comportamiento: Establecen expectativas claras acerca del
comportamiento aceptable por parte de los miembros del equipo. Reconocimiento y
Recompensas a comportamientos deseables y que todos los miembros puedan lograr.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Hacer seguimiento al funcionamiento de los miembros del equipo, haciendo
retroalimentación, resolviendo conflictos y gestionando cambios para optimizar la ejecución
del proyecto (PMI et al., 2008). El equipo de gestión observa el comportamiento del equipo,
gestiona conflictos, resuelve problemas y valora el trabajo de los miembros del equipo.
Como herramienta se tiene: Técnicas de Solución de Conflictos: Una gestión de conflictos
exitosa tiene como resultado una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Las
reglas básicas del equipo, las normas de grupo y las prácticas de dirección de proyectos
sólidas, como la planificación de la comunicación y la definición de roles, reducen la
cantidad de conflictos. Registro de Asuntos y Problemas por Resolver: A medida que surgen
polémicas durante el transcurso de la gestión del equipo, un registro escrito puede
documentar quienes son las personas responsables de resolverlas.

Distribuir Información
Implica implementar las comunicaciones del Plan de gestión y verificar que las
comunicaciones son recibidas, efectivas y eficientes. Como herramienta se tiene:
Habilidades de comunicación: incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban
la información que corresponda en el momento adecuado. Sistemas de recopilación y
recuperación de información: permite acceder a los miembros del equipo a información
clave del proyecto mediante sistemas manuales de archivo, bases de datos electrónicas,
software y gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación
técnica.

Gestionar Expectativas de los Involucrados

Implica realizar actividades de comunicación tales como: Gestión activa de expectativas de
involucrados para incrementar las probabilidades de éxito; direccionar preocupaciones que
no se han convertido en problemas aun, usualmente con la anticipación a futuros
problemas; clarificar y resolver problemas que hayan sido identificados. Como herramienta
se tienen los Métodos de Comunicación entre los involucrados:
 Comunicación Interactiva: intercambio multidireccional de información, a través de
reuniones, llamadas telefónicas.
  Comunicación Enviada a los interesados que necesitan conocerla, a través de
cartas, memos, reportes, e mail.
 Comunicación Masiva: envío de grandes volúmenes de información, a través de
sitios de intranet

Gestionar Suministros
El equipo del proyecto recibe las propuestas, utiliza los criterios de selección definidos y
selecciona uno o más proveedores que están calificados como proveedores aptos para
realizar el trabajo.
El propósito del contrato: Definir roles y responsabilidades; suministrar bienes y servicios,
permitiendo a la empresa mitigar o localizar riesgos.
Como herramienta se tiene: Conferencia de Proponentes: Reuniones con prospectos para
asegurar que tienen un claro y común entendimiento de la contratación. Garantiza la
equidad de todos los proponentes.
Publicidad para ampliar posibles proveedores. Desarrollar Listas Calificadas de
Proveedores: permite determinar cuáles proveedores cumplen con criterios de evaluación.
Las 3 metodologías para la gestión de proyectos que más se
utilizan

La gestión de proyectos necesita apoyarse en el uso de técnicas para minimizar errores y aumentar
su eficacia. Entre las metodologías para la gestión de proyectos más comúnmente empleadas se
encuentran: el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Cada una de ellas
cuenta con sus ventajas e inconvenientes, pero todas suponen una gran ayuda a la hora de planificar
y administrar recursos

El Diagrama de Gantt y la gestión de proyectos

El Diagrama de Gantt lleva utilizándose durante cerca de siete décadas y es una de las más famosas
metodologías para la gestión de proyectos. La simplicidad de su estructura y lo manejable de su
planteamiento lo configuran como la herramienta ideal tanto para quienes están iniciándose en la
Dirección de Proyectos como para quienes ya cuentan con una nutrida experiencia en el project
management. El Diagrama de Gantt como metodología para la gestión de proyectos, podría
resumirse así:

 Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen un
proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duración, momento de inicio
y plazo de entrega previsto.
 En este eje de coordenadas también hay espacio para marcar las distintas fases que forman
el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que suponen un hito reseñable
para los participantes en el mismo.
 Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del establecimiento de
prioridades y la detección de dependencias entre actividades.
 Aporta una visión clara y realista de la situación pero requiere e actualización continua para
garantizar su validez.
 Su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios, porque no les
resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya
que incorporar esta metodología complicaría innecesariamente la gestión.
Pert/ CPM, aliados en la gestión de proyectos

Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas, en especial porque
suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama de Gantt. Esta técnica consiste en:

 Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración

para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en
base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten
determinar el tiempo estimado para cada actividad.
 Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos que permite
determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza para cada actividad.
 Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades que se
ejecutan en secuencia y en paralelo.

CPM, el Camino de la Ruta Crítica muestra la trayectoria óptima de un proyecto y sus actividades.
Hallar este recorrido simplifica la gestión del proyecto, sin embargo, basarse sólo en esta
herramienta resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre. Otros aspectos que se deben
conocer acerca de CPM son:

 Conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y sus dependencias
pueden asociarse a un plazo determinado. De esta forma, es posible establecer los recursos
necesarios en cada caso y distribuir las cargas de trabajo.
 Con estos datos se puede visualizar la ruta crítica, que se calculará en función de las
actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero.
 En su aplicación ha de tenerse en cuenta que puede existir más de una ruta crítica y que es
fundamental la actualización.

(Moreno, 2013)
Gestión de proyectos por el Método de la Cadena Crítica

El Método de la Cadena Crítica es el más joven de todas las metodologías para la gestión de
proyectos propuestas y, sin embargo, la más aplaudida por sus excelentes resultados en cuanto a la
gestión de proyectos. Está especialmente indicado para proyectos complejos por su cualidad de
simplificar el seguimiento y control a ejercer. Los aspectos más destacables de esta técnica son:

 Facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.

 Garantiza una efectiva protección de proyecto.
 Su funcionamiento se basa en la detección de las actividades que marcan la duración
máxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como actividades críticas.
 Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la consecución de las
actividades, según el planning inicial y, en su lugar, se establecen amortiguadores de tiempo
que se sitúan en puntos estratégicos.
 Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de alimentación y de
recurso), cada uno de los cuales cuenta con una función de protección distinta, siendo todas
ellas complementarias y necesarias.
 La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la velocidad de
consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga.

(Managem
ent, 2013)
Bibliografía
Management, P. (05 de 05 de 2013). Obtenido de OBS Business School: https://www.obs-
edu.com/int/blog-project-management/administracion-de-proyectos/las-3-metodologias-
para-la-gestion-de-proyectos-que-mas-se-utilizan

Moreno, G. A. (2013). Metodología para la gestión de proyectos bajo los lineamientos del Project
Management Institute en una empresa del sector eléctrico. En G. A. Moreno, Metodología
para la gestión de proyectos bajo los lineamientos del Project Management Institute en
una empresa del sector eléctrico (pág. 139). Bogotá, Colombia : Universidad Nacional de
colombia .

Sinnaps. (04 de 08 de 2017). sinnaps. Obtenido de sinnaps: https://www.sinnaps.com/blog-

gestion-proyectos/administracion-proyectos