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ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

Realizar el análisis y la descripción de puestos de trabajo de los siguientes cargos:

Contador General
Asistente Contable
Auxiliar Contable
Contador General
Administrador General
Asistente Administrativo
Auxiliar Administrativo

Manual de descripción de puesto

Nombre del puesto: Contador general

Resumen del puesto:

Tener capacidad de liderazgo, iniciativa y responsabilidad para el desempeño del cargo, así como criterio
y sentido común para realizar un análisis contable que incidirá en el mejoramiento continuo en la
administración de los proyectos.

Jefe inmediato: gerente general

Funciones y responsabilidades

1. Elaborar y supervisar los registros diarios de las operaciones financieras.


2. Mantener actualizado el Plan General de Cuentas del Centro
3. Elaborar la Proforma del Presupuesto, para aprobación del Directorio.
4. Realizar el control presupuestario, reforma y liquidación del presupuesto del Centro de Transferencia
de Tecnologías.
5. Elaborar y presentar reportes contables requeridos por su jefe inmediato.
6. Evaluar y controlar la ejecución de los presupuestos de los proyectos y programas cuando éstos sean
solicitados e informar a su inmediato superior.
7. Generar reportes e informes económicos-financieros que soliciten sus superiores o los directores de
proyectos y posibiliten así la correcta toma de decisiones.
8. Revisar y difundir las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por los Organismos de
Control Superior.
9. Disponer al personal a su cargo realice la revisión y depuración de Saldos Contables sin analizar.
10.Realizar las constataciones físicas de los bienes adquiridos por la institución
11.Revisar los roles de pagos mensuales al personal contratado por la institución
12.Llevar el control y realizar el arqueo de los fondos rotativos asignado a los Proyectos y Programas a
cargo de la institución
13.Presentar los Estados Financieros anuales, semestrales o mensuales según la política de la empresa.
14.Revisión de las conciliaciones Bancarias.
15.Cumplir otras tareas asignadas por su jefe inmediato sus superiores; y,
16.Las responsabilidades que estuvieren descritas en el Manual Operativo, planificación de objetivos y
requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la institución

Características:

Tener un título universitario en contabilidad o administración de empresa y experiencia de 1 o 2 años en


un puesto similar, además de conocimiento en computación.es necesario que sea una persona
responsable, organizada con el dinero con habilidades administrativas, organizativas y de comunicación

NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Contable

Resumen del puesto:

Tener capacidad de liderazgo, de iniciativa y alta responsabilidad para el desempeño del cargo, así como
capacidad de comunicación, criterio y sentido común para realizar un análisis contable que incidirá en el
mejoramiento continuo en la administración financiera del Centro de Transferencia de Tecnologías

Jefe inmediato: Contador general

Funciones y responsabilidades

1. Aplicar los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad durante el proceso de revisión de la


documentación, previo el registro y pago de valores que pertenecen a los proyectos
2. Realizar periódicamente análisis para la depuración de cuentas con saldos acumulados de
periodos anteriores.
3. Elaborar reportes financieros y efectuar el análisis correspondiente a fin de entregar informes
confiables a los diferentes Unidades de la institución.
4. Registrar mensualmente las Notas de Debito
5. Realizar asientos de diario de inversiones.
6. Elaboración mensual de conciliaciones bancarias del módulo de Proyectos que maneja la
institución
7. Realizar la revisión y registros de asientos contables y ajustes necesarios para el cierre de los
Estados financieros de los proyectos de la institución
8. Realizar justificaciones de cuentas por pagar y cobrar de la institución.
9. Revisar las cuentas de participaciones.
10. Revisar la disponibilidad de los Proyectos.
11. Liquidaciones de Proyectos.
12. Revisar y registrar en los diarios de ajuste para las liquidaciones de los viáticos y pasajes
verificando que se cumplan lo establecido por la ley.
13. Realizar la revisión y el análisis de cuentas contables para efectuar los registros de regularización,
y/o subir mensualmente la información a la página Web.
14. Responder por el archivo de los comprobantes, que respalden los hechos económicos de los
proyectos y demás correspondencia relacionados con los mismos.
15. Guardar la confiabilidad de la información que se genera en el sistema de la institución.
16. Atender llamadas telefónicas concernientes a los proyectos y programas tanto de clientes internos
y externos.
17. Otras que sean requeridas por sus superiores
18. Las responsabilidades que estuvieren descritas en el Manual Operativo, planificación de objetivos
y requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la institución
19. Realizar otras tareas asignadas por su jefe inmediato superior

Características:

Tener un título universitario en contabilidad o en carreras afines a la empresa, además de conocimiento


en computación y en registros de procesos contables .es necesario que sea una persona responsable,
organizada, activa y con habilidades administrativas, interpersonales y de comunicación

Nombre del puesto: auxiliar contable

Resumen del puesto:

Contribuir con los procesos y procedimientos contables y financieros, con el fin de brindar información
contable comprensible, útil, pertinente, confiable, veraz y oportuna para la toma de decisiones

Jefe inmediato: Contador general

Funciones y responsabilidades

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos,
que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
2. Recibir la documentación de gastos y verificar que contenga el soporte a las operaciones, y que la
documentación sea legible y sin alteración
3. Codificar los diversos documentos contables de acuerdo al Manual de Cuentas de la institución y
realizar el registro de los asientos de diario, ajustes, reclasificaciones y otros movimientos de
naturaleza contable.
4. Mantener actualizados los archivos de comprobante y otros documentos de naturaleza contable y
mantener el control consecutivo de los documentos
5. Mantener actualizados los registros auxiliares asignados de aquellas cuentas del sistema contable.
6. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y elaborar las notas contables de ajuste
7. Participar en reuniones y levantar minutas
8. Ingresar, controlar y supervisar las Altas, Bajas, Traslados y Traspasos de Bienes en las distintas
Unidades y regionales de la institución, de acuerdo con los procedimientos de la política de activos
fijos.
9. Actualizar y controlar los registros del activo fijo.
10. Efectuar y controlar la marcación con código de barras de los Bienes de Activo Fijo, sean estos
antiguos o nuevas incorporaciones.
11. Controlar la asignación de los bienes a los colaboradores mediante el correspondiente registro de
Entrega, recepción de Activo Fijo tarjeta de responsabilidad
12. Controlar los Bienes Inventaríales que sean enviados en préstamo, reparación o mantención.
13. Efectuar recuentos físicos periódicos de los activos fijos según política.
14. Llevar el control y registro de todos los activos fijos de la institución y sus proyectos, soportado con
el expediente de adquisición
15. Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en
el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente
a su superior inmediato.
16. Elaborar informes relativos al Activo Fijo que hayan sido solicitados por el Jefe de Contabilidad.
17. Otras actividades asignadas por la jefatura de contabilidad

Características:

Tener un título universitario en contabilidad o en carreras afines a la empresa, además de conocimiento


en computación y en registros de procesos contables .es necesario que sea una persona responsable,
organizada, buena presentación, buenas relaciones interpersonales, disposición para trabajar como parte
de un equipo, activa y con habilidades administrativas, interpersonales y de comunicación
Nombre del puesto de trabajo: Administrador General

Resumen del puesto: Administrar y controlar las actividades administrativas relacionadas con los ingresos
y egresos de la empresa, efectuando los análisis financieros que le permitan obtener los índices de
rentabilidad generados por los centros de costo y de los gastos generados

Jefe inmediato: Gerente General

Funciones y responsabilidades:

1. Participar, en coordinación con la Dirección y Gerencia General, en las fases de programación y


formulación del presupuesto anual de acuerdo a las necesidades de la empresa.
2. Realizar sistemáticamente el registro de los movimientos generados por las pólizas de ingresos,
egresos y flujo del efectivo, registrándolas en el centro de costo que corresponda.
3. Asegurar la disponibilidad de recursos para el pago de las obligaciones y presentar propuestas de
racionalización de gastos en el marco de las disposiciones presupuestarias vigentes.
4. Analizar periódicamente los estados de cuentas de la empresa, efectuando de manera preliminar
las conciliaciones bancarias con el propósito de emitir informes sobre la situación financiera de la
empresa.
5. Preparar adecuadamente la documentación fiscal para el buen cumplimiento de las obligaciones
fiscales, verificando que los pagos se realicen oportunamente a fin de evitar recargos por
desfasamientos.
6. Verificar que los pagos de las facturas a proveedores se realicen de manera oportuna verificando
que las negociaciones sobre precio, calidad y condiciones de entrega se hayan cumplido de
conformidad.
7. Autorizar los cheques y transferencias bancarias que sean necesarios de acuerdo a los
compromisos de pago contraídos por la empresa.
8. Participar en el sistema de gestión de calidad, cumpliendo de manera efectiva con los procesos
que se le asignen.
9. Proporcionar el seguimiento efectivo a la cobranza verificando las facturas pendientes
10. Actualizar periódicamente los seguros de las unidades
11. Mantener actualizados los Centros de Costo, estimando periódicamente los resultados de la
rentabilidad por cada segmento de operación contratado con los clientes.

Características:

Un Administrador de Empresas es una persona con visión, capaz de aplicar y desarrollar los conocimientos
de la planeación, organización, dirección y control empresarial, a fin de lograr los propósitos de la
Institución en la cual presta sus servicios. Esta carrera forma a los estudiantes para tomar decisiones que
orienten efectivamente a las empresas y los recursos de que disponen hacia objetivos estratégicos como
la innovación, la competitividad y la generación de valor económico y social.

Se pueden destacar cuatro cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de
decisiones:

 Experiencia
 Buen Juicio
 Creatividad
 Habilidades Cuantitativas

Nombre del puesto de trabajo: Asistente administrativo


Resumen del puesto:

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio

Jefe inmediato: Administrador General

Funciones y responsabilidades:

1. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.


2. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
3. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
4. Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones
varias.
5. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
6. Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores,
pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento
o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y
otras asignaciones especiales.
7. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
8. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
9. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
10. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance
a justificar, caja chica, etc.
11. Realiza registro contable.
12. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
13. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar
14. Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los
avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
15. Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
16. Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y
Programación Presupuestaria.
17. Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y
caja chica.
18. Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
19. Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
20. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia
de los mismos.
21. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
máquinas y/o equipos de la dependencia.
22. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
23. Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
24. Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
25. Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
26. Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.

Características:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja
periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

Nombre del puesto de trabajo: Auxiliar Administrativo

Resumen del puesto:

Ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas. Realizan una gran variedad de
funciones administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información; fotocopiado;
archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico.

Jefe inmediato: Subgerente Administrativa Y Financiera.


Funciones y responsabilidades:

1. El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos,


fotocopiado, archivado, atención al teléfono, registro de los mensajes y gestión de los artículos
de papelería y otros materiales. También suelen realizar sustituciones en recepción o en la
centralita telefónica.
2. Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o miembro del
personal. También pueden gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.
3. Control y actualización de registros. Actualmente, la mayoría de las empresas utilizan bases de
datos informatizadas para desarrollar esta función, aunque puede ser necesario el registro de
información cumplimentando formularios o escribiendo notas.
4. Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos importantes estén
debidamente registrados y almacenados. Posteriormente, pueden encontrar la información a
petición de otros miembros del personal.
5. Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las ausencias del
personal, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso por gastos y derechos a
vacaciones.
6. Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos financieros de la
administración de la oficina, como la preparación de facturas y el cálculo del coste de los pedidos
de los clientes. Pueden encargarse de calcular los salarios sobre la base de las hojas de asistencia
de los empleados, la deducción de impuestos, el seguro de enfermedad y las cotizaciones a la
seguridad social.
7. Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o de voz grabada
(transcripción de audio).

Características:

Los auxiliares administrativos trabajan en despachos y oficinas, contribuyendo al buen funcionamiento de


los sistemas administrativos y de información de la empresa. Generalmente trabajan bajo la supervisión
del administrativo o de un superior jerárquico.

Además debe de tener los siguientes conocimientos:

1. Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.


2. Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de
cálculo, bases de datos, etc.)
3. Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
4. Tener capacidad de síntesis.
5. Saber trabajar en equipo.
6. Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o las
fotocopiadoras.
7. Tener habilidades comunicativas orales y escritas.
8. Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.