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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

1.0 Definição de Eventos

◆ É uma forma infinita de acontecimentos ligada à necessidade e criatividade do homem,

o qual visa à informação e a intercomunicação.

◆ É um conjunto de atividade profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o

seu público alvo, através do lançamento de produtos, da apresentação de uma empresa,
pessoa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem.

◆ É uma ação profissional através da pesquisa, do planejamento, da organização, da

coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir o seu público
alvo com medidas concretas e resultados projetados.

◆ Evento é a soma de ações realizadas com o objetivo de alcançar resultados definidos

junto ao seu público alvo.

2.0 O Organizador de Eventos

O organizador de eventos não é um profissional específico de uma profissão, porém as

experiências mostram que este profissional deve estar ligado às áreas de comunicação,
como Turismo, Marketing, Relações Públicas.
Existem algumas características fundamentais as pessoas que pretendem atuar nesta área,
como por exemplo:

◆ Segurança, auto-estima, liderança, bom-senso, educação, tolerância, iniciativa,

criatividade, dinâmica, ser organizado, ser bem relacionado, saber lidar com imprevistos,
cultura geral, e estar atento aos detalhes.

2.1 Onde atuar na área de eventos ?

◆ A área de eventos é muito ampla, e a cada dia vem demonstrando um crescimento cada
vez maior, abrindo espaços para os organizadores e serviços ligados a este segmento.
O profissional de eventos poderá atuar em: empresas, agências organizadoras de eventos,
centro de convenções e feiras, hotéis, agências de promoção e marketing, empresas
culturais e esportivas.

3.0 Evolução Histórica

Observando a história do homem detectamos que ele sempre viveu situações de eventos,
como descobertas, conquistas, lutas, crescimento populacional, etc.. entretanto as raízes das
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grandes reuniões advém das civilizações grega (L`Agora Assembléia Política) e romana (O
Fórum Político e Religioso).

O primeiro congresso oficialmente registrado foi o Concílio de Nice, em 325 d.c., seguido
do Concílio de Constantinopla, em 381 d.c.

Somente em 1681 tem lugar em Roma o Primeiro Congresso de Medicina Geral, evento de
cunho não religioso , pois até em tão a grande maioria dos eventos reuniam apenas bispos e
doutores em teologia.

A primeira conferência diplomática ocorre em 1815, conhecida como Congresso de Viena.

Após o fim da Segunda guerra mundial (1939-1945), as reuniões internacionais se

multiplicaram, porém se intensificam de fato, depois de 1945, quando surge a consciência
da importância econômica para uma cidade ou região da possibilidade de candidatar-se à
sediar reuniões internacionais.

Este novo ramo econômico é chamado de Turismo de Congressos, fenômeno que se iniciou
na Europa, chegando à América posteriormente.

A industria de congresso propicia o crescimento e influi de maneira decisiva na expansão

do turismo que é a terceira maior força geradora de divisas no mundo.
O mercado que trabalha ligado a eventos tende também a expandir, pois independente da
sazonalidade e de crises econômica , as pessoas se reúnem sempre para trocar experiências
e adquirir mais conhecimentos ou para obter soluções para seus problemas.
A retração da área de congressos pode surgir em locais estratégicos de conflitos e guerra ou
em país com economia instável, mas sempre a transferência para outros países, que por sua
vez tendem a elevar sua taxa de incidência de eventos.

Os Benefícios proporcionados pelo turismo de congresso são visíveis , tais como:

◆Valorização do turismo em grandes cidades;
◆solucionar o problema de alguns núcleos garantindo o nível de desempenho que
mantivessem o equilíbrio da rentabilidade de seus centros comerciais e de investimentos
durante o ano

◆Tal importância econômica reside no fato de que um congresso ou convenção acarreta

uma cadeia de ações, as quais envolve diversos setores do mercado dentre os quais,
hotelaria, agências de viagens, companhias aéreas, restaurantes, comércio e serviços
complementares (tradução simultânea, recepção, recursos áudio-visual, e outros).

A idéia de que é rentável investir em congressos internacionais foi defendido em 1966, por
ocasião do “4º Congresso Internacional sobre a Organização de Congressos”.
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O grande êxito do Turismo de Congressos no mundo são decorrentes devido a rapidez das
informações tecnológicas e científicas, cada vez mais os homens têm a necessidade de se
reunir periodicamente para confrontar suas opiniões.

Em decorrência disto, o número de eventos de todas as espécies, vem crescendo,

proporcionando ao turismo um campo de ação vasto e atraente.

O SURGIMENTO DOS EVENTOS E DO TURISMO DE EVENTOS NO BRASIL

Anterior à chegada da Família Real ao Brasil, segundo registros do Ministério da Industria

e Comércio, eram realizadas algumas feiras que possuíam características semelhantes às
que ocorriam na Idade Média. Isso é, elas aconteciam em locais abertos, onde os
comerciantes armavam suas barracas para vender os seus produtos.
As feiras geralmente aconteciam aos domingos ou em dias santos, em paralelo aos festejos
religiosos. Nessas feiras, sempre havia a figura do cego cantador, o tirador de quadras, o
poeta popular, os contadores de histórias e os mais diversos tipos de personagens.
A feira mais famosa que acontecia nesses moldes era a do Largo da Glória, no Rio de
Janeiro, que mais tarde deu origem a um mercado.
Esse tipo de feira, com o passar do tempo, foi sendo aperfeiçoado até apresentar a forma
das atuais feiras que ocorrem nos grandes pavilhões de feiras e exposições.
O primeiro evento que se tem conhecimento, ocorrido em espaço destinado à realização de
eventos, foi um Baile de Carnaval em 7 de fevereiro de 1840. Esse baile aconteceu nos
salões do Hotel Itália, depois da proibição do entrudo, o percussor do Carnaval. Naquele
mesmo mês e ano, o Café Neville, também no Rio de Janeiro, anunciava os seus bailes.
Até então, o Braisl não tinha nenhuma experiência em organizar eventos técnicos e
científicos, feiras e exposições. Para adquirir conhecimentos em termos técnicos e
organizacionais no assunto, começou a participar das Feiras Internacionais.

4.0 Classificação de Eventos

4.1 Em relação ao público:

◆ ​Eventos Fechados – realizado para público claramente definido, pela identidade e

interesse pelo assunto. Ex:. Semana de Turismo.

◆ ​Eventos Aberto por Adesão – São propostos e sujeitos a um público que pode aderir
ou não ao evento. Ex. Simpósio de Medicina, Exposição Agropecuária.

◆ ​Eventos Aberto em Geral​ – Aquele que atinge todas as classes. Ex.: UD, Fenasoft.
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4.2 Em relação ao porte:

◆ ​Pequeno​ – com até 200 participantes;

◆​Médio​ – com até 500 participantes
◆​Grande ​– com mais de 500 participantes;
◆​Mega​ – acima de 1000 participantes.

4.3 Em relação a data:

◆ ​Data Fixa – Evento com data de realização invariável, de acordo com as comemorações
cívicas, religiosas e outras. Realizam-se, anualmente no mesmo dia, com
periodicidade determinada. Ex.: Comemorações 07 de setembro, padroeirosc das
cidades.
Ex.: Periodicidade fixa – Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo.

◆ ​Data Móvel – Evento que sempre se realiza, porém em data variável, segundo o
calendário ou os interesses da organização promotora. Ex.: Carnaval.

◆ ​Data Esporádica – Evento de realização temporária, que acontece em função dos fatos
extraordinários, porém previstos e programados. Ex.: Morte do Papa, Posse do
Reitor.

4.4 Em relação a área de interesse:

◆ ​Artístico – ligado a quaisquer das áreas artísticas como musicais, shows, exposições de
pintura, lançamentos de livros, concursos de dança, espetáculos teatrais;

◆ ​Científicos​ – relacionados aos assuntos de ordem científica, normalmente acadêmicos.

◆ ​Cívico ​– comemorações ligadas a pátria;

◆ ​Cultural ​– trabalha os diferentes aspectos da cultura, em carater promocional ou

institucional;

◆ ​Esportivo​ – eventos envolvendo esportes em geral;

◆ ​Folclórico – apresenta os hábitos, costumes, lendas e tradições de um determinado país

ou região.

◆ ​Institucional – não tem objetivo de venda, busca sim, criar ou firmar um conceito
acerca de um produto ou empresa.
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◆ ​Lazer​ – estes eventos buscam propiciar diversão e entretenimento aos participantes.

◆ ​Político​ – temas ligados a partidos políticos ou a política como um todo;

◆ ​Promocional ​– trata da promoção de imagem ou de venda de um produto, entidade ou

pessoa;

◆​Religioso​ – relacionada a qualquer religião, independente de qual seja o credo;

◆ ​Social ​– objetiva somente o encontro e a confraternização entre participantes.

◆ ​Turístico – ligado aos aspectos turísticos de um determinado país ou região, com a

realização de viagens ou não.

5.0 Tipologia

O tipo de cada evento é definido de acordo com atividades que serão realizadas ,
juntamente com o objetivo do mesmo. A seguir estudaremos os tipos de eventos mais
usados atualmente:

◆​Concursos

Caracteriza-se pelo espírito de competição podendo ser aplicado a diversas áreas: artístico,
cultural, desportivo, científico, etc.
Deve ser coordenado por uma comissão organizadora que tenha conhecimento sobre a área
em questão, que estabelecerá: nome do concurso, critério de avaliação, número de
participantes, número de premiação, critério de desempate, publicação e duração,
composição do júri, prêmios oferecidos e regulamento a ser seguido.

◆​Torneio

Evento em geral de caráter esportivo, caracteriza-se pela competição. Deve possuir uma
comissão organizadora tal qual os concursos.

◆​Desfile

Evento que se classifica normalmente na categoria promocional e lançamento de produto,

geralmente é promovido por confecções. As condições básicas para o seu sucesso são:
escolha adequado do local, dos convidados, dos manequins, dos produtos e uma excelente
divulgação.
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◆​Leilões

Consiste na venda pública de objetos a quem der maior lance, partindo de um valor
determinado. Necessita da presença de um leiloeiro oficial.

5.1 Encontros

São eventos com porte e duração variável, nos quais as pessoas se reúnem com a finalidade
de discutir temas de interesse comum.
A seguir os mais diversos tipos de encontros:

◆ ​Congresso

São reuniões promovidas por entidades associativas visando debater assuntos que
interessam um determinado ramo profissional, normalmente é realizado em vários dias,
com a inclusão de outros encontros dentro deste , constitui-se num evento de grande porte.
Os congressos podem ser:
● Regionais
● Nacionais
● Internacionais
Os congressos podem ser divididos em congressos técnicos e congressos científicos:

◆​Congressos Científicos : São aqueles promovidos por entidades médicas, odontológicas

ou ligadas a outros ramos das ciências naturais. Os temas dos congressos científicos podem
ser de duas categorias:
● Os oficiais – são as sessões que apresentam temas oficiais
constantes na programação, com a participação plena de
todos os congressistas.
● Os livres – são as sessões reservadas aos congressistas
regularmente inscritos no congresso, que queiram
apresentar trabalhos, desde que estes sejam relacionados
ao tema oficial, sendo abertas à participação dos demais
congressistas.

◆​Congressos Técnicos​: São promovidos por entidades ligadas ao ramo da ciências exatas
ou sociais. Basicamente estes congressos se desenvolvem através de sessões de comissões
ou grupos de trabalho, divididos em tantos quantos se fazem necessários.
Estes grupos de trabalho, discutem cada qual o tema que lhe for destinado, cabendo a cada
um a apresentação de sua recomendação, que será ligada a sessão plenária da qual
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participam todos os congressistas, essas recomendações são submetidas a apreciação do

plenário, que no final votará pela sua aprovação ou não. Uma vez aprovadas, estas
recomendações se tornarão conclusões do congresso, que serão encaminhadas às
autoridades competentes, como pronunciamento oficial da classe.

Um documento conhecido como ​“anais do congresso”​, registrando estas conclusões, bem

como os trabalhos apresentados devem ser entregues ao final do evento.
Todo congresso deve Ter um regulamento e um regimento das sessões de trabalho e que
seja aprovado pela comissão organizadora.

◆​ Convenção

Reuniões promovidas por entidades empresarias, industriais e partidos políticos, geralmente

são eventos anuais. Todas as convenções buscam a integração de pessoas pertencentes a
uma determinada empresa ou partido político, submetendo-se a certos estímulos coletivos
para que possam agir em defesa dos interesses da referida empresa ou partido.

◆​ Conferência

É o tipo de evento que se caracteriza pela apresentação de um tema informativo (geral,

técnico ou científico) por autoridade competente no assunto em questão, para um grande
número de pessoas.
A conferência é uma reunião bastante formal, exigindo a presença de um presidente de
mesa que coordenará os trabalhos. Não são permitidas interrupções e as perguntas deverão
ser feitas no final da apresentação, por escrito ou microfone aberto.
A videoconferência, ainda é pouco utilizada no Brasil, porém tende-se a popularizar-se nos
próximos anos.

◆​ Palestra

Reunião menos formal que a conferência, caracteriza-se pela apresentação para um

pequeno grupo que já possui noções sobre o assunto.
Após a apresentação poderá ser aberta para questionamento dos ouvintes, ou até mesmo
durante a apresentação, caso o palestrante desejar.

◆​ Ciclo de Palestras

Uma série de palestras pronunciadas por professores ou especialistas, todas abordam a

mesma área de interesse, mas sobre assuntos diferentes.

◆​ Seminário
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A exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O assunto
exposto é de conhecimento da platéia. Tem como objetivo fornecer e somar informações de
temas já pesquisados. Divide-se em três fases:

● Exposição ​– orador previamente convidado, realiza uma pesquisa e leva a sua

contribuição para o grupo.
● Discussão – o assunto em pauta é debatido e detalhado em todos os seus
aspectos.
​Conclusão – quando um coordenador, polarizando as opiniões dominantes, propõe à
aprovação do grupo às recomendações finais do seminário.

◆​ Mesa Redonda

Reuniões de pequenos grupos de técnicos e/ou conhecedores de assuntos específicos para

debate, treinamento no sentido de obter conhecimentos e esclarecimentos.
Participa um coordenador como elemento moderador. Os participantes da mesa apresentam
seus pontos de vista (com tempo limitado), o moderador orienta a reunião, observa temas e
horários mas não pode emitir opinião.
A mesa redonda pode ser ​aberta com a participação da plenária com perguntas orais ou
escritas, ou ​fechada​, onde não é permitida a manifestação da platéia.

◆​ Simpósio

É um tipo de reunião derivado da mesa redonda, possuindo como característica: ser de alto
nível e contar com a participação de especialistas de grande renome.
A diferença fundamental é que os expositores não debatem entre si, tendo como finalidade
realizar um intercâmbio de informações.
Após a apresentação , a platéia participa com perguntas à mesa.

◆​Painel

É outro tipo de reunião derivado da mesa redonda, tem como objetivo reproduzir as
informações de um pequeno grupo para um grande grupo assistente.
Há debate entre os painelistas, sob a coordenação de um moderador, cabendo a platéia o
comportamento de expectadora , sem formular perguntas a mesa.

◆​Fórum

Reuniões sem limitação de número de participantes, permite aos expositores debaterem

com liberdade seus pontos de vistas sobre o tema ou temas em pauta, a platéia poderá
participar com questionamentos a mesa.
O objetivo é obter as maiores informações sobre o assunto, em busca de um consenso geral.
O coordenador colhe as opiniões e apresenta uma conclusão representando a opinião da
maioria. Poderá ter a duração de um ou mais dias.
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◆​Debate

É a discussão de dois oradores que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema, é
possível realizar debates com mais de dois participantes.
Existe a necessidade de um moderador para coordenação do debate. Pode ser aberto ao
público ou transmitido em veículo de mídia, entretanto, a platéia não participa com
perguntas.
◆​Colóquio

É a exposição de um tema em reunião fechada, que tem por objetivo esclarecer e tomar
decisões, sob uma coordenação específica.

◆​Semana

É a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual os

participantes pertencem a uma mesma categoria profissional com o objetivo de discutir
temas relacionados com a classe.
É necessário uma comissão organizadora, e tem duração de vários dias.

◆​Workshop

São encontros onde há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objeto (produto)
que gerou o evento. Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude.

◆​Oficina

É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada na área educacional e o

workshop na área comercial/empresarial. Pode também fazer parte de eventos maiores.

◆​Conclave

Caracteriza-se pelo caráter religioso e para o qual são trazidos temas de ordem ética e
moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante à dos
congressos. As conclusões podem ser adotadas.

◆​Jornada

São encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente

assuntos de interesse do grupo. É promovido por entidades de classe, com duração de
vários dias. As conclusões podem servir de diretrizes para a classe.
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◆​ Entrevista Coletiva

É um tipo de encontro no qual o expositor (entrevistado) faz uma rápida explanação, e é

questionado pelos representantes da imprensa (jornalistas) Dependendo do entrevistado as
perguntas são previamente submetidas a sua apreciação ou da assessoria de imprensa do
mesmo.

◆​Brainstorming

É um tipo de encontro no qual as pessoas se propõem a apresentar idéias acerca de um

problema. Normalmente essa reunião poderá ter uma fase criativa e outra avaliativa.
Normalmente existe um coordenador que fará a apresentação do problema, depois todos
participam com o lançamento de idéias e o coordenador em conjunto com os participantes
fazem a seleção de idéias e a síntese.

5.2 Exposições, Feiras e Mostras:

◆​Exposição

É fixa, visa apenas divulgar. O expositor irá adquirir o espaço físico que será transformado
em ​stand e estará, juntamente com outros expositores participando do evento. Nas
exposições de artistas plásticos, geralmente individuais, o espaço poderá ser conseguido
sem despesas. Convencionou-se chamar de ​vernissage a abertura de exposições de artes
plásticas.

◆​Mostra

É pequena, circulante e visa somente divulgar. É a única forma de expor que circula, isto é,
pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo.

◆​Feira

É ampla, fixa e visa vender. Neste caso o espaço do stand é bastante dispendioso, pois
trata-se de um evento destinado a venda de produtos. É a forma de expor mais
freqüentemente organizada.

5.3 Encontros de Convivência

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Consiste em reunir pessoa para um momento de descontração, integração ou até mesmo

negócios, no qual um serviço de buffet atende de acordo com o tipo de encontro.

◆​Coquetel

É um encontro no qual as pessoas circulam servidas por garçons ou servindo-se de uma

mesa estrategicamente colocada.
Salgadinhos variados e bebidas constituem o cardápio do coquetel ​“ party”, se acrescido
de um prato quente é o coquetel ​“souper”​, todo o cardápio servido em uma mesa é o
coquetel ​“buffet”.

“ Coquetel deve ter 4S – Surgir, Saudar, Sorrir e Sumir” - Marcelino de Carvalho, Livro
Guia de Boas Maneiras.

◆​Banquete

É um encontro suntuoso e solene com considerável número de pessoas. Destaca-se dos

anteriores pela qualidade dos serviços, coberturas, baixelas, talheres e decoração.
Os banquetes podem utilizar diferentes serviços:

● Serviço Empratado – Servir o prato à mesa, já montado na cozinha. É um

serviço simples e rápido , facilitando o trabalho dos garçons e melhor
apresentação do prato.
● Francesa​ – Neste serviço o garçom serve o cliente direto da bandeja.
● Buffet ​– Consiste da mesa montada com pratos quentes e frios. O êxito deste
tipo de serviço depende da escolha do cardápio correto e da apresentação dos
diversos pratos.

◆​Churrasco

É um evento popular, no qual os convidados não se preocupam muito com a etiqueta. Seu
cardápio é basicamente carne, saladas, bebidas e frutas. Geralmente tem duração de um dia
inteiro e é mais utilizado para confraternizações empresariais.

◆​Happy-Hour

É uma reunião de final de tarde, na saída do trabalho, geralmente promovida por bares,
restaurantes e hotéis, mas que pode ser oferecida pela própria empresa em seu ambiente
físico.
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O cardápio é semelhante ao de um coquetel, onde podem surgir brincadeiras e pequenos

jogos.

◆​Brunch

É oferecido em substituição ao café da manhã e almoço, no meio do dia ,“​Breakfast e

lunch”.
Muito hotéis oferecem este tipo de serviço, é um tipo de encontro muito apropriado para
reuniões empresariais no período da manhã.

◆​Coffee-Break

É oferecido no intervalo de eventos, em mesa devidamente decorada e estratégicamente

colocada, no qual os convidados podem se servir de uma variedade de salgado, doces,
sucos, chás, café, água e etc.

◆​Almoço Network

Consiste em um almoço-reunião, no qual se discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-se

o restante do tempo para fechamento do assunto.

◆​Café da Manhã

São encontros profissionais em que, entre a exposição dos assuntos de interesse dos
convidados, é servido o café de maneira que não atrapalhe a dinâmica dos trabalhos.

5.4 Outros eventos

◆​ Lançamento de Pedra Fundamental

◆​ Inauguração de Espaço Físico

◆​ Inauguração de Retratos, Bustos e Estátuas

◆​ Posses

◆​ Outorga de Títulos

◆ ​Evento esportivo
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◆​ Excursões

◆​ Lançamento de Livro

◆​ Lançamento de Produto

◆​ Dias Específicos

◆​ Rodadas de Negócios

6.0 Briefing

O “Briefing” é uma ferramenta de extrema importância para o organizador de eventos,

independente do tipo de evento que estiver realizando.
“Briefing” é um questionário aplicado pelo organizador ao contratante do evento, onde
constarão perguntas fundamentais para a realização de um planejamento e do evento.
A baixo apresentaremos um modelo de “briefing”, porém cada organizador deverá formatar
o seu, adaptando suas perguntas às suas necessidades.

MODELO PARA BRIEFING

I- Empresa contratante:
Razão Social:
Endereço:
Fone: Fax: e-mail:
Contato: Cargo: Departamento:
Segmento de atuação da empresa:
Produto e/ou linha de produtos ou serviços:
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II – Eventos:

◆ Objetivo principal do evento: (comemoração, convenção de vendas, congresso

científico, confraternização, lançamento de produto, treinamento, outros).

◆​ Data da realização e período.

◆​ Público alvo do evento.

◆ Perfil do Público-alvo: (sexo, faixa etária, escolaridade, nível sócio-econômico, grau

hierárquico)

◆ Número total de participantes.

◆ Qual a origem geográfica dos participantes.

◆ Existe um local determinado para a realização do mesmo:

( ) sim ( ) não
Caso afirmativo. Onde?

◆ Existe um programa do evento.

◆ Inclui hospedagem

◆ Quais os meios de transportes utilizados.

◆ Qual a tipologia do evento

◆ Há um tema definido:
Caso afirmativo: anexar logotipo, peças, etc.
Caso negativo: que material será criado em função do tema, cores especiais.

◆​ O que será oferecido aos participantes: (refeições, atividades, brindes, serviços).

◆ Qual a categoria de hotéis a ser utilizado.

◆ Quem são os convidados Vips: ( qual o diferencial de serviços e as honras oferecidas)

◆ Qual a verba prevista.

◆ Existe uma comissão organizadora: (quem são os contatos, definir as responsabilidades

de cada comissão e o responsável)

◆ Idioma oficial do evento.

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◆​ Como será feita a divulgação: (veículos a serem usados, folhetos , convites, cartazes)

◆ Equipamentos

◆ Materiais

◆ Serviços: (tradução simultânea, buffet, jantar, coquetel, outros)

◆ Recursos humanos:

◆ Para esse evento existe a contratação de outros prestadores de serviços como: (agência
de propaganda, serviços gráficos, assessoria de imprensa, agências de turismo, banco
oficial, assistência médica hospitalar, seguro, outras).

PLANEJAMENTO

A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade, por isso o

planejamento deve procurar englobar os aspectos reais e potenciais relacionados direta e
indiretamente com o evento, de forma minuciosa.
O planejamento é o primeiro esforço organizacional englobando todas as etapas de
preparação e desenvolvimento do trabalho.
O sucesso de um evento depende de um planejamento detalhado e bem feito.
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1. Definição de Objetivos

O planejamento de um evento esta ligado aos objetivos que se deseja alcançar ou seja, é o
que se pretende alcançar com o evento.

2. Local

O local adequado para a realização de um evento, é o local que mais se adapta ao perfil dos
usuários e do eventos.
O organizador não poderá considerar somente o espaço físico, mas também a própria
localização geográfica em que se encontra, analisando os seguintes aspectos:

● Condições econômicas dos participantes

● Facilidades de acesso
● Condições turísticas
● Infra-estrutura de hospedagem e alimentação
● Concentração de público-alvo.

3. Data

A fixação da data do evento assume uma grande importância e deve ser analisada, não
somente no contexto da área geográfica em que vai ser realizado o evento, mas também em
termos nacionais. No caso de eventos muito diferenciados, a análise deve ser levar em
conta o próprio calendário internacional de eventos.
Uma data mal fixada, coincidindo com eventos semelhantes ou com outros de natureza
cívica ou religiosa, pode determinar o fracasso do evento.

4. Temário

O temário consiste na fixação dos assuntos que serão abordados no evento.

Deve observar as seguintes características:
● Clareza: ser de fácil entendimento o objetivo do assunto.
● Atualidade: ser atual e de interesse geral
● Antecedência: ser divulgado com antecedência para garantir a participação dos
interessados.

Todo temário de evento deve apresentar um tema central que servirá de linha mestra para o
desenvolvimento do mesmo.

Tema Central – é a idéia básica que norteará o desenvolvimento do temário. A escolha de

um tema central facilita o desenvolvimento do temário como um todo, resumindo tudo que
será discutido e analisado durante o evento.

5. Programa
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O programa consiste na distribuição, por data e horário , de todas as atividades a serem

desenvolvidas durante o evento. Nele deve constar todas as atividades relacionadas não só
como temário, mas também com as atividades de lazer, sociais e culturais.

6. IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS PARTICIPANTES

Devemos identificar as peculiaridades do público-alvo ou participantes potenciais, para

saber quem são, o que faz, onde vive, quanto ganha e outras informações de suma
importância para o organizador de eventos.
De um modo geral, o público pode ser classificado nos seguintes segmentos:
● participantes (potencial e atuais);
● expositores (potenciais e atuais);
● convidados especiais;
● autoridades;
● veículos de comunicação
● fornecedores;
● público em geral.

7. Estratégias de Comunicação

A estratégia de comunicação consiste na adequação de linguagem, mensagem e meios que

serão utilizados para atingir, com eficácia os segmentos determinados.
7.1 ​Mensagem: recomenda-se que as mensagens a respeito de um mesmo evento
guardem, entre si, uma relação de harmonia, isto é, que sejam elaboradas dentro
de uma mesma diretriz. A mensagens mais eficientes são aquelas que possuem
chamadas claras,
curtas e de imediata compreensão.
A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que estejam diretamente
ligadas aos objetivos do evento, sejam concebidas com a mesma diretriz e utilizem a
linguagem correta.

7.2 Meios de Comunicação: ​a escolha dos veículos de comunicação deve

considerar o tipo de evento, sua abrangência e segmentação, por isso, cada tipo
de público exigira meios de comunicação adequados ao seu perfil.

Os meios de comunicação podem ser resumidos em :

⬂ Jornais, revistas, rádios e TV – ​para tais meios destinam-se dois mecanismos: a

assessoria de imprensa e a inserção de anúncios. A assessoria de imprensa enviará
sugestões de pauta, press-releases, agendará entrevistas coletivas, sempre que necessário e
tais matérias aceitas pelos editores e jornalistas, serão divulgadas gratuitamente nos
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veículos. Os anúncios ou matéria paga, serão inseridos quanto os objetivos do evento e a

definição de público o exigirem e houver disponibilidade financeira.
⬂ Cartazes – ​uma das ​formas mais usadas na divulgação de eventos, por ser objetivo e
mais barato.
Deve ter a linguagem clara e objetiva, mensagem rápida e direta, além de um visual
atraente e criativo. O cartaz busca despertar atenção daqueles que passam por ele
normalmente de maneira rápida.
⬂ Folhetos – ​divulga apenas as mensagens básicas e na maioria das vezes, é entregue aos
potencialmente interessados, de forma direta.
⬂ Folder – ​normalmente é enviado aos potenciais participantes com a programação do
evento, com datas, horários, atividades previstas e participantes convidados ou palestrantes.
⬂ Mala-direta – ​é como se costuma chamar a remessa via correio, de folhetos, folders,
circulares, a um público especialmente selecionado para este fim (mailing list). Trata-se de
uma forma de comunicação muito dirigida.
⬂ Painéis e out-doors – ​usado normalmente para eventos com tema de domínio coletivo e
quando o público alvo seja a comunidade como um todo ou uma fatia significativa dela.

Uma estratégia de comunicação bem estruturada deverá contar com a utilização de diversos
meios, com um cronograma bem definido de forma simultânea e sucessiva.

8. Planejamento Financeiro

Basicamente, o planejamento dos recursos financeiros de um evento pode ser definido

como o esforço de previsão, de organização e controle das entradas e saídas dos recursos
financeiros. Para tanto, existem dois aspectos básicos:
● Previsão – as fontes de receitas devem ser analisadas criteriosamente, assim como os
itens de despesas, devem ser claramente identificados;
● Organização e controle – deve-se realizar esforços para harmonizar o fluxo de caixa,
isto é, as entradas e saída, de modo que o disponível seja suficiente ao longo do tempo.
Por outro lado , em função da previsão das receitas e despesas, é importante estabelecer as
alternativas, bem como os critérios de prioridade e hierarquia das criatividades.
Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes fontes:
✔ recursos preexistentes ​– verba que a entidade promotora destina para as despesas
iniciais;
✔ taxa de inscrição/ ingressos
✔ ​doações ​– que são contribuições provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, que podem
assumir as seguintes formas: dinheiro, materiais de consumo do evento, serviços
(impressão, buffet, alimentação, hospedagem, anúncios e outros.)
✔ ​patrocínio – uma organização pública ou privada assume a responsabilidade total ou
parcial dos custos da organização do evento;
✔ ​auxílios governamentais – esta fonte pode ser de origem federal, estadual e municipal,
onde o órgão envolvido financiam algum tipo de serviço ou material do evento, tais como:
estadias, passagens, cartazes, folhetos, publicação de anais, etc;
✔ ​eventos paralelos – são atividades que poderão ser desenvolvidas antes e durante o
evento, podendo significar uma fonte de renda;
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✔ ​venda de espaço impresso – o organizador poderá oferecer esses espaços para

empresas que tenham interesse em divulgar seus produtos ou serviços para o público alvo
do evento.
✔ ​merchandising – é a venda de materiais diversos, voltados para o público consumidor.
É de fácil aceitação pela possibilidade de seu uso (camisetas, bonés, chaveiros, cinzeiros,
calendários e outros).

Planejamento Financeiro – busca planejar dentro de um determinado espaço de tempo, as

entradas e saídas de numerário, de forma que o disponível seja, ao longo do período de
organização, suficiente para cobrir despesas, Deve-se adotar também um critério de
prioridade de despesas.
Além da previsão e do planejamento financeiros, é necessário lançar mão de outros
mecanismos como controle de livro caixa, processo de pagamento, balancetes de
verificação, aplicações, prestação de contas, para que se tenha um perfeito controle da vida
financeira do evento.

Despesas de um evento​ – o custo total de um evento pode ser dividido da seguinte forma:

custos de organização(planejamento, coordenação, recursos humanos.......................40%

criação, lay out, arte final e impressão.........................................................................10%
correio.............................................................................................................................2%
buffet.............................................................................................................................15%
material do participantes.................................................................................................3%
transporte e estadia de convidados...............................................................................10%
centro de convenções....................................................................................................10%
programação social e turística........................................................................................5%
reprodução de trabalhos..................................................................................................3%
diversos...........................................................................................................................2%
Os percentuais apresentados acima servem apenas como base de distribuição de receita,
devendo ser analisado a cada evento, de acordo com os objetivos do mesmo.

9. Serviços

A contratação dos serviços profissionais para um evento deve ser realizada após uma
criteriosa seleção, ou seja, com apresentação de referências pessoais e profissionais,
documento de identificação, endereço e telefones comprovados. Tudo o que for acertado
entre as partes deverá estar assegurado através de um contrato de prestação de serviços
específico para esse fim.
O Organizador deverá apresentar pelo menos três orçamentos de empresas diferentes para
que o contratante escolha o que mais lhe convir, é função do organizador de eventos
informar sobre cada fornecedor e dar referencias de outros eventos.
Abaixo estão listados alguns serviços que podem ser utilizados na organização de um
evento.
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● Decoração / imprensa /cerimonial /buffet/ fotografia / mestre de cerimonias/

iluminação e som / tradução e interpretação/ seguranças /(criação, lay-out, arte-final e
fotolito).

A prestação de serviços de segurança, assistência médica, seguro de saúde e de vida,

serviços pessoais, são itens que oferecidos pelo evento, o enriquecem e proporcionam
maior “status”. Estes serviços estão muito intimamente ligados a recepção, uma vez que
por ela passam todos aqueles que vêm participar de qualquer evento.

10. Instalações

● Recepção:
O serviço de receptivo de um evento é considerado o “cartão de visitas”. É o primeiro
contato do participante com o “clima” do evento.
O receptivo pode ter postos de atendimento em aeroportos, hotéis e nos locais onde
acontecem as atividades do evento.
Em qualquer caso, é imprescindível demonstrar alegria pela presença do participante, a
importância dessa presença e o desejo dos organizadores, de que ele encontre o evento,
motivos de grande satisfação.
Características pessoais das recepcionistas como simpatia, eficiência, alegria interior,
paciência, raciocínio rápido, são fundamentais ao trabalho de recepção.
Outros fatores de organização determinam o bom andamento deste serviço: escolha e
montagem do local apropriado , placas de informação e indicação, quadro de informações
importantes, uniformes, treinamento de recepcionistas, entre outras.
● Secretaria:
È um local onde deverá funcionar toda a organização do evento, enquanto o mesmo está
acontecendo, a entrada é restrita aos funcionários do evento.
A secretaria deverá estar equipada com: fax, telefones, micros, internet e materiais de
escritório, pois a mesma funcionará como um “QG”.
● Sala VIP:
Esta sala deverá estar preparada para receber os convidados vips, palestrantes, autoridades e
imprensa.
Normalmente, é preparado um buffet, que ficará montado durante todo o evento, em alguns
casos contratamos garçons para servir aos convidados ou até mesmo uma recepcionista que
estará servindo e informando os participantes.
● Local do evento:
O local do evento deverá estar preparado para receber os participantes com conforto, bom
gosto e infra-estrutura.
O local deverá ter o número de lugares de acordo com a quantidade de pessoas, banheiros
próximos , acesso facilitado, acesso para deficientes físicos.
Deverá existir a preocupação de decorar o espaço de acordo com a tipologia e tema do
evento para que as pessoas possam entrar no “clima” do evento.
Essas decorações costumam causar um impacto benéfico aos participantes.
● Hotéis:
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Ao elaborar o planejamento de hospedagem de um evento o organizador deverá levar em

consideração a condição sócio-econômica e cultural dos participantes.
Resumidamente, o planejamento de hospedagem segue o seguinte roteiro:

⇨ escolha de hotéis – após visitas serão selecionados aqueles que atendam as características
dos participantes.
⇨ reserva antecipada ou bloqueio – diante da expectativa do número de participantes,
serão negociados e bloqueados um determinado número de apartamentos nos diversos
hotéis, que serão confirmados pelos participantes interessados ou liberados pela
organização do evento, em data previamente estabelecida.
⇨ confirmação de reserva – os participantes serão informados do custo das diárias dos
hotéis selecionados, suas características físicas e orientados com relação a data limite e
procedimento para confirmação de reserva.

11. Transportes

A organização de um evento tem que buscar meios que facilitem a participação dos
interessados. O oferecimento de condições de transporte favoráveis em um país como o
Brasil, constitui fator determinante de participação.
A organização do evento deverá contratar empresas especializadas em aéreo e terrestre,
tanto para cargas quanto para passageiros.
● Aéreo
● Terrestre(rodoviário/ferroviário)
● Grupal
● Coletivo
● Individual / estacionamento

13.Planejamento de Atividade Sociais e Turísticas

As atividades sociais e culturais paralelas de um evento, assumem grande parte da

responsabilidade pelo “clima” que se deseja obter para os participantes e para o evento.
Tais atividades podem ser dirigidas somente aos participantes, somente aos acompanhantes
ou aos dois públicos conjuntamente.
Para cada um dos casos deverá ser planejada uma programação específica de acordo com o
perfil do público.
Os programas sociais e culturais mais comuns em eventos são: coquetéis, shows, teatros,
city tour, saídas para compras, jantares, almoços e passeios noturnos.
São as atividades que se desenvolvem paralelamente aso evento. Ao efetuar o planejamento
destas atividades deve-se tomar o máximo de cuidado para que as mesmas não
comprometam o evento.

14.Planejamento de recursos Humanos

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Deverá ser determinado o número e a função das pessoas que serão envolvidas nas etapas
do pré-evento, trans e pós-eventos.
Após definido cada função os profissionais deverão ser treinados e informados sobre o tipo
de evento e as atividades que estarão acontecendo, informar os direitos e deveres de cada
área e pessoa, bem como assinar contrato com todas as informações detalhadas.

15.Recursos Audiovisuais

O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as

características do evento e as necessidades dos participantes e oradores, estabelecendo em
função destas análises, quais equipamentos serão necessários.
Os recursos audiovisuais em geral, são: serviços de som, projetores diversos, e telas de
projeção, serviço de iluminação, sistema de tradução simultânea, vídeo e televisão,
computador, mapas, modelos, maquetes quadros negros e brancos com pincéis e giz,
painéis indicativos e informativos.

16.RECURSOS MATERIAIS

Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de
operacionalização do evento. Temos:

⇨ Material de expediente – papel, circulares, envelopes, canetas, lápis, e todo material

de secretaria que se possa necessitar.
⇨ Material de participante – compreende tudo que vier a ser distribuído aos
participantes, como pasta, brindes, crachás, tickets de estacionamento, bloco de
anotações, etc...
⇨ Equipamentos – telefone, fax, xerox, micro computador, máquinas de escrever, telex,
calculadora, etc...
Recomenda-se que os materiais de expediente e de participante mantenham uma unidade
visual entre si e com o material de divulgação, ou seja, em tudo deve ser aplicada a marca e
as cores do evento, auxiliando assim, o processo de fixação da imagem do evento.

17. Chek List

É um instrumento básico, necessário e imprescindível, a uma eficiência e correta

organização de atividades. É o retrato fiel do evento. podemos definir também o chek list
como a lista das atividades e procedimentos que deverão ser realizados para a efetivação
do evento.
O Check-list é a relação de providências, tarefas ou necessidades do evento. Existem
diversas formas de apresentação do check-list, como por exemplo reunir as necessidades
por ordem alfabética, ou também pode ser organizado por grupos de atividades, setores de
organização ou para cada circunstância específicas, como check-list de secretaria, de
plenário, de programação social, de local e outras.
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18. Cronogramas

É a distribuição ordenada das atividades e providências, dentro de um determinado espaço

de tempo com datas previstas, para início e término de cada tarefa. O cronograma
estabelece também responsabilidades de execução. O acompanhamento e avaliação
constante do cronograma evita e previne erros durante o processo.

19. Estrutura Administrativa

● Identificação das funções;

● Distribuição das funções;
● Detalhamento das funções.

20. Avaliação

Avaliar é fundamental para o aprimoramento de uma organização. Periodicamente os

trabalhos desenvolvidos para um evento devem ser avaliados, através de reuniões com o
grupo envolvido.
A base para tais avaliações está no cronograma, que determina tarefas e estabelece
responsabilidades.
A opinião das pessoas que compõem o grupo de trabalho também é muito importante, ao
final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliar os resultados obtidos.
Importante também é a avaliação que os participantes fazem do evento através de respostas
a um questionário, cujo resultado de tabulação indicará até que ponto os objetivos iniciais
foram atingidos. Este questionário não será identificado e abrangerá todas as áreas de
organização: transporte, hospedagem, recepção, secretaria, materiais e outros.

21. “CLIMA” DO EVENTO

É o espírito, a alma do encontro. Um aspecto totalmente subjetivo que presente nos

participantes condicionará atitudes e opiniões com relação às atividades do evento.
Resumindo, o “clima” é a forma como desejamos que os participantes sintam-se no evento.
Este “clima” não será determinado por um único aspecto, mas sim, pela somatória de todos
os fatores que compõe a organização. Na exteriorização de atividades subjetivas, de reações
inconscientes, todas de ordem física, intelectual e principalmente emocional.
Atividades criativas, cartões de boas vindas, esquema de recepção e serviços pessoais, e
outros, colaboram na determinação do “clima” favorável.

ETAPAS DO PLANEJAMENTO
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As etapas do processo de planejamento são:

1. PRÉ EVENTO

É a etapa inicial onde são definidas todas as atividades a serem desenvolvidas.

● Identificação de locais e formalização de reservas dos locais para o eventos;

● Detalhamento do projeto;
● Definição de responsabilidades;
● Planejamento de definição de todas as necessidades iniciais(pessoal, material,
equipamentos ou serviços especializados);
● Serviços a serem contratados;
● Preparação de mailing e envio de correspondências;
● Orçamento básico;
● Estabelecer estratégias de Marketing , venda e comunicação;
● Cronograma básico;
● Confecção de impressos;
● Materiais para os participantes;
● Montagens e instalações;
● Equipamentos;
● Serviços de sinalização;
● Decoração;
● Sala de imprensa;
● Serviço de vigilância e segurança;
● Turismo transporte e estadas
● Serviços de apoio logístico
● Pessoal para coordenação operacional;
● Programação social;
● Serviços de tradução simultânea;
● Expositores, estandes;
● Pessoal;

2. TRANS EVENTO

É o transcorrer da atividade, é a aplicação das determinações previstas no Pré Evento, onde

todos os itens do eventos são acompanhados através da aplicação do check list por área.
É a etapa decisiva do evento, onde está inserida a coordenação executiva, o controle
financeiro, técnico administrativa e social do evento.
● Secretária do evento;
● Serviços de recepção;
● Sala VIP;
● Sala de imprensa;
● Instalações físicas no local;
● Material de secretária;
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● Equipamentos audiovisuais;
● Apoio logístico;
● Aeroporto;
● Hotel;
● Social;
● Transporte;

2. PÒS EVENTO

Após o acontecimento do evento vem a confrontação dos resultados obtidos com os

esperados e desejados.

● Fechamento das atividades;

● Avaliação técnica, administrativa e dos participantes;
● Prestação de contas;
● Elaboração de relatórios
● Correspondências ( agradecimentos);
● Identificação de aspectos negativos e positivos,
● Portfolium

SERVIÇOS TURÍSTICOS PARA EVENTOS

⇨ AEROPORTO:

A recepcionista que exerce sua atividade neste setor deverá receber cordialmente os
visitantes e convidados, auxiliá-los no desembarque de bagagens, indicar e encaminhá-los
ao meio de transporte que os levará ao hotel, estar apta a dar qualquer informação e
resolver imprevistos.
Para executar bem sua função, ela deverá estar com: listagem dos visitantes esperados,
planilha de vôos aguardados, crachá de identificação com nome e evento, placa de
identificação com o nome do visitante, ficha telefônica, algum dinheiro, relação de hotéis
(nomes, endereços e telefones) que hospedarão os participantes, falar fluentemente o
idioma dos convidados ou possuir identificação dos idiomas que fala, informações sobre o
evento (folhetos), informações úteis e de emergência (telefones do hotéis alternativos,
pronto-socorro, polícia, bombeiros, endereços de restaurantes ou lanchonetes próximas,
farmácias, etc), mapa da cidade, telefone do local do evento, nome dos organizadores,
informações turísticas e históricas da cidade.
OBS: Um bom Guia Turístico, geralmente possui a maioria dos dados acima.

⇨ HOTEL:

A recepcionista que ficar no hotel terá como atribuição: recepcionar os visitantes, alojá-los
de acordo com as reservas, providenciar o envio das bagagens aos quartos, resolver
qualquer imprevisto, como mal-estar, perda de bagagens ou troca de quarto, auxiliá-lo
durante sua permanência no evento, fazendo ligação com os setores: aeroporto, social e
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transporte, informá-los sobre horários dos eventos, avisando-os minutos antes da partida
para o Centro de Convenções. Para o seu bom desempenho, ela deverá ter: balcão ou mesa
de informações identificada, relação dos participantes hospedados em seu hotel, relação de
participantes hospedados em outros hotéis, material sobre o evento, informações sobre os
setores, aeroporto, social e transporte, programação noturna da cidade, mapa da cidade, e
informações turísticas principais, telefones e endereços úteis.