Al observar que Colombia es un país que encuentra en su mayoría empresas de
MiPymes, surge la necesidad de generar sistemas que ofrezcan desarrollo para las mismas, independientemente de su actividad comercial o razón social, con el fin de que puedan convertirse en grandes plataformas que tiene como visión cada organización de este tipo. La disminución de los inconvenientes de las micro, pequeñas y medianas empresas dará el incremento de la productividad, puede ser abordado desde el desarrollo de un prototipo de software ERP que da respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué características son relevantes en una aplicación informática para el apoyo de la gestión de recursos en las MiPyme según el sector?, ¿De qué manera debe gestionar la información para que esté disponible a las personas, según la responsabilidad y el rol que asume en la estructura organizativa?, y ¿de qué forma una solución de este tipo influye positivamente en el incremento de la productividad de las MiPyme? (Romero Reyes, Rico Lugo, & Belandia Barón, 2012). Dada las siguientes incógnitas se puede decir hipotéticamente que mediante el desarrollo de un software que aplica las ERP puede ofrecer mayores soluciones a cualquier campo organizacional e industrial, ya que sus necesidades se ven altamente generadas por la falta de información, tecnología, sistemas integrados mal diseñados e inclusive la producción y calidad en el desarrollo de los productos que se ve intrínsecamente relacionados con las operaciones y procesos, según la actividad ejercida por las mismas empresas. Entonces así, es como la producción y la calidad destacan un papel importante en el desarrollo de las ERP como módulos en función del mismo sistema, dónde inmediatamente se definen problemas mediante los cuales se encuentran inicialmente desde el aprovisionamiento hasta la entrega final del producto, aquí la intervención de un sistema de este tipo ayudará a la empresa en aspectos como: 1. Proveedores, que son inicialmente la base del proceso para las MiPymes y cualquier tipo de empresa, ya que para elaborar los productos se halla la necesidad de obtener materiales o materia prima para la elaboración de los mismos que se ofrecen por cada una de las empresas según su actividad comercial, sin embargo, una de las premisas para estas organizaciones es la cantidad invertida, como la escogencia del mejor proveedor que abastezca según la necesidad de la organización.
2. Demanda, la mayoría de las empresas no cuentan con clientes fieles; la
demanda, es decir, los consumidores, aunque tienen preferencias, no se inhiben de comprar en otros sitios si se les facilita su patrón de compra que depende de diferentes variables como: calidad del producto, higiene, presentación, imagen corporativa, y la más determinante el precio (Romero Reyes, Rico Lugo, & Belandia Barón, 2012), de esto se puede deducir que muchas de las personas que se interesan por un producto según la necesidad buscan de una manera u otra el grado de satisfacción que se percibe dentro del mismo, la decisión de compra, desempeña un papel importante ya que lo que busca el consumidor es sentirse a gusto, sentir que encontró lo que quería y de la manera que lo requería, fijan variables, que en organizaciones de tipo MiPymes se ven afectadas a causa del mal manejo de las operaciones ya sea por falta de las máquinas, equipos, herramientas, falta de capacitación, mala administración de tiempos por procesos, mala distribución final a los consumidores, tecnología y finalmente la pésima administración de la información que puede generar problemas con la documentación y el mismo desarrollo de las actividades mismas.
3. Innovación y tecnología, para estas dos partes las empresas conllevan
debilidades y amenazas que pueden ser un alto índice de la falta de eficiencia durante el desarrollo de los productos, para ello se deben convertir en una oportunidad y fortaleza para las organizaciones. Si una empresa no cuenta actualmente con sistemas innovadores para sus actividades muy difícilmente se verá implicada en el mal procesamiento de la información, de los procesos y de la misma calidad en sus actividades como comerciales e industriales. Para eso los software de control de operaciones, de inventarios, de logística y múltiples sistemas se reflejan como una salida de aquello que se ve estandarizado por una empresa, pues, de esta forma esta caracteriza mucho mejor los procesos productivos y al hacer referencia a la calidad, el aseguramiento es total por que la información de todos estos elementos es depositada, controlada y supervisada en un solo sistema. Una gran premisa para esta parte es la falta de conocimiento por parte de los colaboradores del uso de un software de este tipo, dado que en algunas ocasiones el personal puede variar según a la expectativa o necesidad de la empresa, este puede ser medido mediante índices que permitan observar niveles de eficiencia en los procesos respecto a la necesidad de los mismos.
4. Aseguramiento de la calidad, los sistemas de gestión y aseguramiento de la
calidad observados en ciertas micro, pequeñas y en algunas medianas empresas, no son en realidad un sistema integrado, por el contrario, es manejado en relación a controles al final de la línea de producción (normalmente en el empaque) (Romero Reyes, Rico Lugo, & Belandia Barón, 2012). En ocasiones los operarios no generan buena observación de lo que se encuentra ya disponible y eso puede tomar como debilidad para estas empresas, porque si es el caso, la confiabilidad de los clientes es perdida dado que la entrega de los productos no es la requerida por los mismos, se encuentran productos en mal estado o en condiciones no óptimas para su embalaje. La calidad hace referencia al grado de satisfacción del cliente, pero, la gran pregunta es: ¿Qué afecta a las MiPyme esta falta de calidad y control de la misma dentro de estas organizaciones?, para ello se debe percibir el marco legal, normativo y estándar de cada uno de los procesos que infringen en la norma según la actividad comercial, la falta de conocimiento por parte de los propietarios de estos negocios sobre la documentación o más bien la falta de asesoría es el punto crítico para estas organizaciones, pues según estudios “El 83,72% adolece en absoluto de un sistema de gestión y aseguramiento de calidad en la empresa” (Reyes, 2006). Anteriormente, se definían los aspectos en el que un ERP trabaja, para así definir que su mayor búsqueda es la resolución de esas necesidades productivas en una empresa, ya que este busca tener la información, que se cuente con la mayor disponibilidad de la misma, para cualquier tipo de persona, de manera que, cualquiera de ellas lo pueda interpretar y generar una toma de decisiones hacia sus necesidades como organización. Dichos sistema deben ser íntegros, modulares, adaptables, cuya finalidad es la mejora de la calidad, productividad, mejora del servicio al cliente y reducción de costos (Córdoba Barahona, 2011). Lo que quiere decir es que, elimina datos y operaciones innecesarios direccionado en los procesos, busca la reducción de tiempos y costos de los procesos que intrínsecamente se ven reflejados en el factor de productividad, porque de una manera u otra la participación de dicho software permitiría a una organización tener control de la producción y así mismo de la calidad, que especifique por ejemplo, en qué condiciones se encuentran los materiales otorgados por parte de los proveedores, que proceso debe ser el utilizado, si se usó esa materia prima, como implica esto al inventario y al finalizar contemplar de qué manera debe ser entregado al cliente final sin dejar atrás los requerimientos de calidad, también la logística se fundamenta en los datos que se encuentran potencialmente almacenados a la necesidad de conocer en qué almacén está el producto y en que condición como comúnmente es llamado la trazabilidad de los mismos para generar confiabilidad, disponibilidad de la información y satisfacción al cliente que es lo que toda empresa se propone desde su nacimiento, así pues los módulos se ven de esta manera:
Tomado de (Romero Reyes, Rico Lugo, & Belandia Barón, 2012).