TALLER CONTABILIDAD

MAYRA ALEJANDRA PÉREZ SÁNCHEZ

GINA PAOLA RAMIREZ

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ

ESCUELA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
BARRANCABERMEJA
2019
 TALLER CONTABILIDAD

MAYRA ALEJANDRA PÉREZ SÁNCHEZ

GINA PAOLA RAMIREZ

DOCENTE:
LUIS EDUARDO CUERVO GALLE

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ

ESCUELA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
BARRANCABERMEJA
2019
 DESARROLLO

1. Analiza de que cuenta deben hacerse los pagos menores cancelados

en efectivo. Justifica tu respuesta.

El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de
acuerdo con las normas legal Aquellas cajas menores que por necesidades del
servicio deban mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que
su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, podrán mantener en efectivo un
valor que no supere los (5) cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Esta forma de manejo deberá quedar autorizada en la resolución de constitución
del fondo de caja menor.

La reposición de los Fondos manejados en efectivo se realizará en la cuantía de

los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro
presupuestal. Para este fin, el responsable solicitará autorización al ordenador de
la caja menor para girar el cheque respectivo, justificando los gastos mediante los
documentos que soporten las operaciones o gastos efectuados.

2. Cuando se constituye el fondo de caja menor, ¿ que cuentas se

afectan? Y ¿Por qué?

Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante
resolución suscrita por el Representante Legal de la entidad, en la cual se
indicarán claramente los siguientes aspectos:
a) Cuantía.
b) Finalidad.
c) Unidad ejecutora.
d) Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor.
e) Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo a la
normatividad vigente.
f) Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía.
g) Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo.
h) Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor.

3. Explique brevemente que función cumple el desembolso de la caja

menor.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el

reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una
relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos
soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del
pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.
 4. Plantee dos situaciones reales que muestren el correcto manejo de la
caja menor al hacer arqueos y reembolsos.

Cuando hablamos de un arqueo de caja menor hacemos referencia

básicamente a justificar el porqué de los diferentes movimientos que tuvo el
efectivo en dicho fondo. Esto quiere decir que si cuento con un fondo de $400.000
pero gaste del mismo $300.000 debo contar con las facturas y recibos que me
permitan justificar el porqué de esas erogaciones y el restante deberá aparecer en
efectivo como disponible.

a. Creación del fondo: Las personas encargadas de la empresa designan un

monto que está ligado a la cantidad de gastos menores que pueda haber al
interior de las empresa, es decir, que de acuerdo a los gastos de menor
cuantía como por ejemplo pago de buses, pago de taxis, elementos de
aseo y compra de papelería con corte a un mes debemos estimar el monto
que tendrá nuestro fondo de caja menor.
b. Una vez sabemos cuál va a ser el valor que tendrá nuestro fondo de
caja menor: lo siguiente que debemos hacer será designar a una persona
encargada de controlar los flujos de dinero que tenga dicho fondo. A su vez
esta persona deberá presentar los correspondientes soportes de caja
menor y recibir el dinero que se reembolso al fondo.
c. Arqueo de caja menor: Como mencionamos hace un momento no es más
que la relación detallada justificando cada una de las salidas de dinero a las
que hubo lugar en el fondo de caja menor, sin embargo debemos tener en
cuenta que debemos tener en cuenta algunos aspectos que debe
considerar la persona responsable del fondo:
o Cuando le solicitan dinero: las personas externas o internas de la
empresa pueden solicitarle dinero a la persona responsable del
fondo sin embargo estas personas deben contar con una
autorización previa de algún responsable de área para que se pueda
llevar a cabo el desembolso.
o Legalización de facturas: En la mayoría de los casos el dinero se
entrega con un recibo de caja provisional que deberá ser justificado
posteriormente por la persona a la que se le entrego el dinero con
una factura que cumpla con los requisitos legales.
d. Solicitud de reembolso: Anteriormente habíamos mencionado que
deberíamos reembolsar el dinero al fondo cuando se hubiese gastado un
porcentaje determinado, entonces si nuestro fondo de caja menor es de
$400.000 y en cierto momento ya hemos gastado más del 80% del mismo
debemos reintegrarlo con tal de que nuevamente se encuentre al 100%.
 5. ¿Qué comprobante debe respaldar cada pago hecho por caja menor?

Comprobante de pago o de egreso: Llamado también orden de pago o

comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago
de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para
anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia
del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

6. ¿Quién asume la responsabilidad en el manejo de los fondos de caja

menor?
De acuerdo con la normatividad vigente, se designará a un funcionario
responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado
mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante póliza de
manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el
Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor
establecido. Esta póliza puede ser individual o global según las
necesidades concretas de la Entidad y el criterio que se establezca al
respecto. El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y
capacitado para su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe
ser distinto al Jefe de bodega o Almacén, Tesorero, Pagador, Jefe o
responsable de la Contabilidad, o quien desempeñe actividades de control
de la Entidad. Un funcionario no podrá manejar más de una Caja Menor.

7. ¿En qué consiste el arqueo de caja?

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también
para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta
operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja
en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor.