FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LAS ACTIVIDADES DE UNA

COMPAÑÍA INMOBILIARIA”

AUTORES:

FREIRE RÍOS JOSÉ DARÍO

MEJÍA ALAY ÁNGELA ELIZABETH

TUTOR: ING. BOLÍVAR EFRAÍN FRANCO CASTILLO

GUAYAQUIL – ECUADOR

MARZO 2018
 ii

Ficha Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología

Ficha de Registro de Tesis

TÍTULO: Manual de procedimientos para optimizar las actividades de una compañía Inmobiliaria
AUTOR/ES: TUTOR:
Ángela Elizabeth Mejía Alay Ing. Bolívar Efraín Franco Castillo
José Darío Freire Ríos
REVISORES:
Ing. Julio Pacheco Jara, MBA
INSTITUCIÓN: FACULTAD:
Universidad De Guayaquil Ciencias Administrativas
CARRERA:
Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: NO DE PÁGS: 93

ÁREA TEMÁTICA:
Administración y Contabilidad
PALABRAS CLAVES: Inmobiliaria, manual, procedimientos, falencias, optimización, recursos.
RESUMEN
Las empresas inmobiliarias basan sus principales actividades en la compra y venta de bienes inmuebles
como: casas, edificios, departamentos, terrenos, para desarrollo de proyectos de construcción. Además,
ofrecen servicios de intermediación entre propietario y el cliente, asesoramiento inmobiliario, alquiler de
inmuebles, entre otros. Si bien el sector inmobiliario venía con una fuerte alza en su mercado, en los
últimos 2 años ha sufrido un declive significativo a nivel nacional, por lo cual las empresas del sector han
buscado distintos mecanismos para contrarrestar esta situación, lo cual da lugar a que las mismas
descuiden ciertos aspectos organizacionales de suma importancia, como lo son su estructura
organizacional y el control interno. Estos hechos tienden a generar distintas falencias durante el
desempeño de las actividades diarias, siendo las principales la evasión de responsabilidades y el
desconocimiento de tareas. Es por ello que surge el desarrollo de este tema de investigación, debido a que
dichas falencias pueden ser cubiertas con la ayuda de un manual de procedimientos. En la actualidad, un
manual de procedimientos es de suma importancia para cualquier organización, pues con esta herramienta
se pueden mejorar las distintas funciones que cumplen los diferentes departamentos y/o gerencias en el
marco de operación de la empresa, estableciendo procesos claros que ayuden a cumplir con los objetivos
de la misma, aumentando la eficiencia de los trabajadores y optimizando los recursos que tienen a su
disposición.

NO DE REGISTRO (en base de datos): NO DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (Trabajo de tesis):
ADJUNTO PDF SI X
NO

CONTACTO CON AUTORES: TELÉFONO: 0959839185 - 0990323957

Freire Ríos Darío E-MAIL: jdariofr90@gmail.com
Mejía Alay Ángela mejiaangela1994@gmail.com
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE: Secretaria de la facultad
TELÉFONO: 032848487 Ext. 123
CORREO: fca.secretariageneral@ug.edu.ec
 iii

Certificado Sistema Antiplagio

Para los fines legales pertinentes, certifico que la tesis con tema “Manual de procedimientos

para optimizar las actividades de una compañía Inmobiliaria”, perteneciente a los

egresados: Ángela Elizabeth Mejía Alay y José Darío Freire Ríos, según informe del sistema

antiplagio URKUND ha obtenido un 7 %

Ing. Bolívar Efraín Franco Castillo

C.I. 0905121117
Tutor
 iv

Certificado de Tutor

Habiendo sido nombrado, Ing. Bolívar Efraín Franco Castillo, como tutor de tesis de

grado como requisito para optar por el título de Contador Público Autorizado presentado por

los estudiantes:

Freire Ríos José Darío CI. 0929151322

Mejía Alay Ángela Elizabeth CI. 0950267088

TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OPTIMIZAR LAS

ACTIVIDADES DE UNA COMPAÑÍA INMOBILIARIA

Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

Ing. Bolívar Efraín Franco Castillo

C.I. 0905121117
Tutor
 v

Renuncia de derechos de autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de:

Freire Ríos José Darío CI. 0929151322

Mejía Alay Ángela Elizabeth CI. 0950267088

Titulado: Manual de procedimientos para optimizar las actividades de una compañía

Inmobiliaria

Derechos de autoría que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga

uso como a bien tenga.

Freire Ríos José Darío Mejía Alay Ángela Elizabeth

CI. 0929151322 C.I. 0950267088
jdariofr90@gmail.com mejiaangela1994@gmail.com
 vi

Dedicatoria

La vida está llena de retos que sirve de base para entender lo que es la vida y el futuro, uno de

ellos es el desarrollo de la presente tesis, la misma que dedico principalmente a Jehová por

ser esa lámpara en mi vida y ayudarme alcanzar esta meta, por guiarme y darme el

entendimiento que todos los días le pido. A mis padres German y Ángela por ser ese pilar en

mi crianza y mis estudios, sin su apoyo moral y económico difícilmente lo hubiera logrado, a

mis hermanos que de una u otra forma me han animado y ayudado mediante su preocupación

y cuidado.

Ángela Mejía Alay

Dedico este trabajo principalmente a Dios, por darme fortalezas para continuar y haberme

permitido llegar hasta este momento tan importante en mi vida profesional. Y a mis padres y

hermanos, por velar por mi bienestar y educación y ser mi apoyo incondicional en todo

momento.

Darío Freire Ríos

 vii

Agradecimiento

Al maravilloso dador de vida que guía mis pensamientos para tomar mejores decisiones,

Jehová Dios.

A quienes han aportado a la culminación de este trabajo y mi carrera, mis padres, hermanos y

amigos, gracias por su colaboración, ánimo e interés.

Ángela Mejía Alay

En primer lugar, a Jehová Dios por haberme dado fuerzas para superar todo tipo de obstáculos

presentes a lo largo de mi carrera universitaria.

A mis padres y hermanos, por ser mi apoyo y guía para llegar a ser quien soy ahora.

A mis amigos, y a todas las personas que me ayudaron directa e indirectamente con la

realización de este proyecto.

Darío Freire Ríos

 viii

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Tema: Manual de procedimientos para optimizar las actividades de una compañía

Inmobiliaria

Autores: Freire Rios José Darío

Mejia Alay Angela Elizabeth
Tutor: Ing. Bolívar Franco

Resumen

Las empresas inmobiliarias basan sus principales actividades en la compra y venta de bienes
inmuebles como: casas, edificios, departamentos, terrenos, para desarrollo de proyectos de
construcción. Además, ofrecen servicios de intermediación entre propietario y el cliente,
asesoramiento inmobiliario, alquiler de inmuebles, entre otros. Si bien el sector inmobiliario
venía con una fuerte alza en su mercado, en los últimos 2 años ha sufrido un declive
significativo a nivel nacional, por lo cual las empresas del sector han buscado distintos
mecanismos para contrarrestar esta situación, lo cual da lugar a que las mismas descuiden
ciertos aspectos organizacionales de suma importancia, como lo son su estructura
organizacional y el control interno. Estos hechos tienden a generar distintas falencias durante
el desempeño de las actividades diarias, siendo las principales la evasión de
responsabilidades y el desconocimiento de tareas. Es por ello que surge el desarrollo de este
tema de investigación, debido a que dichas falencias pueden ser cubiertas con la ayuda de un
manual de procedimientos. En la actualidad, un manual de procedimientos es de suma
importancia para cualquier organización, pues con esta herramienta se pueden mejorar las
distintas funciones que cumplen los diferentes departamentos y/o gerencias en el marco de
operación de la empresa, estableciendo procesos claros que ayuden a cumplir con los
objetivos de la misma, aumentando la eficiencia de los trabajadores y optimizando los
recursos que tienen a su disposición.

Palabras Claves: inmobiliaria, manual, procedimientos, falencias, optimización, recursos.

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UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

Topic: Procedures Manual to optimize the activities of a real estate Company

Authors: Freire Rios José Darío

Mejia Alay Angela Elizabeth
Tuthor: Ing. Bolívar Franco

Abstract

Real estate companies base their main activities in the purchase and sale of real estate as:
houses, buildings, apartments, land, for development of construction projects. In addition,
they offer intermediation services between owner and client, real estate advice, rental of
properties, among others. Although the real estate sector came with a strong increase in its
market, in the last 2 years has suffered a significant decline at the national level, so that the
companies in the sector have sought different mechanisms to counteract this situation, which
leads to the themselves neglect certain organizational aspects of paramount importance, such
as their organizational structure and internal control. These facts tend to generate different
flaws during the performance of the daily activities, being the main the evasion of
responsibilities and the ignorance of tasks. This is why the development of this research topic
arises, because these flaws can be covered with the help of a manual of procedures. At
present, a manual of procedures is of utmost importance for any organization, since with this
tool can improve the different functions that meet the different departments and/or
managements in the framework of operation of the company, Establishing clear processes
that help meet the objectives of the same, increasing the efficiency of the workers and
optimizing the resources available to them.

Key words: Real estate, manual, procedures, flaws, optimization, resources.

 x

Tabla de contenido

Portada ........................................................................................................................................ i

Ficha Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología ..............................................................ii

Certificado Sistema Antiplagio ................................................................................................ iii

Certificado de Tutor .................................................................................................................. iv

Renuncia de derechos de autor .................................................................................................. v

Dedicatoria ................................................................................................................................ vi

Agradecimiento ........................................................................................................................vii

Resumen................................................................................................................................. viii

Abstract ..................................................................................................................................... ix

Tabla de contenido ..................................................................................................................... x

Índice de Tablas ...................................................................................................................... xiv

Índice de Figuras ..................................................................................................................... xvi

Introducción ............................................................................................................................... 1

Capítulo I ................................................................................................................................... 3

El problema ................................................................................................................................ 3

1.1 Planteamiento del problema ........................................................................................ 3

1.2 Formulación y Sistematización del problema ............................................................. 5

1.2.1 Formulación del problema ................................................................................... 5

1.2.2 Sistematización del problema .............................................................................. 6

1.3 Objetivos de la investigación ...................................................................................... 6

 xi

1.3.1 Objetivo General .................................................................................................. 6

1.3.2 Objetivo específicos ............................................................................................. 6

1.4 Justificación del estudio .............................................................................................. 7

1.4.1 Justificación teórica ............................................................................................. 7

1.4.2 Justificación metodológica................................................................................... 7

1.4.3 Justificación practica ............................................................................................ 8

1.5 Delimitación de la investigación ................................................................................. 8

1.5.1 Delimitación Geográfica ...................................................................................... 9

1.5.2 Delimitación Temporal ........................................................................................ 9

1.5.3 Delimitación Poblacional ..................................................................................... 9

1.6 Hipótesis y Variables ................................................................................................ 10

1.6.1 Hipótesis ............................................................................................................ 10

1.6.2 Variables ............................................................................................................ 11

1.6.3 Operacionalización de las variables ................................................................... 12

Capítulo II ................................................................................................................................ 13

Marco Referencial .................................................................................................................... 13

2.1 Antecedentes de la investigación .............................................................................. 13

2.2 Marco teórico ............................................................................................................ 15

2.2.1 Manuales de Procedimientos ............................................................................. 15

2.2.2 Políticas Organizacionales ................................................................................. 17

2.2.3 Servicios de las inmobiliarias ............................................................................ 18

 xii

2.2.4 Avances tecnológicas en las Inmobiliarias ........................................................ 19

2.3 Marco contextual ....................................................................................................... 20

2.3.1 Historia ............................................................................................................... 20

2.3.2 Ubicación ........................................................................................................... 20

2.3.3 Misión ................................................................................................................ 20

2.3.4 Visión ................................................................................................................. 21

2.3.5 Objetivos ............................................................................................................ 21

2.3.6 Organigrama de inmobiliaria Miril S.A. ............................................................ 22

2.3.7 Funciones actuales de las principales áreas de la inmobiliaria Miril S.A. ......... 23

2.4 Marco Conceptual ..................................................................................................... 25

2.5 Marco Legal .............................................................................................................. 27

Capítulo III ............................................................................................................................... 38

Marco Metodológico y Análisis de Datos ............................................................................... 38

3.1 Diseño de la investigación......................................................................................... 38

3.2 Tipo de investigación ................................................................................................ 39

3.3 Población y muestra .................................................................................................. 39

3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación ............................................................. 40

3.5 Análisis de resultados ................................................................................................ 41

3.6 Análisis general de la encuesta.................................................................................. 50

Capítulo IV............................................................................................................................... 51

La Propuesta............................................................................................................................. 51
 xiii

4.1 Tema .......................................................................................................................... 51

4.2 Justificación............................................................................................................... 51

4.3 Desarrollo de la Propuesta......................................................................................... 51

Conclusiones ............................................................................................................................ 87

Recomendaciones .................................................................................................................... 88

Bibliografía .............................................................................................................................. 89

Apéndices ................................................................................................................................. 93

Apéndice 1 Diseño del cuestionario de la encuesta ............................................................. 94

Apéndice 2. Modelo de Planificación de Proyectos ............................................................. 97

Apéndice 3. Modelo de Presupuesto de Proyectos .............................................................. 98

 xiv

Índice de Tablas

Tabla 1 Operacionalización de las variables ............................................................................ 12

Tabla 2 Manual de Procedimientos en los Departamentos de la inmobiliaria. ........................ 41

Tabla 3 Controles establecidos en los Departamentos de la inmobiliaria. .............................. 42

Tabla 4 Optimización en los Departamentos de la inmobiliaria. ............................................. 43

Tabla 5 Entendimiento del organigrama estructural de la inmobiliaria. .................................. 44

Tabla 6 Flujo de Información de la empresa. .......................................................................... 45

Tabla 7 Frecuencia del monitoreo de actividades según entrevistados ................................... 46

Tabla 8 Conocimiento del puesto de trabajo............................................................................ 47

Tabla 9 Nivel de conocimientos de procedimientos en actividades diarias ............................. 48

Tabla 10 Unanimidad de criterios al enfrentar un problema ................................................... 49

Tabla 11 Flujograma de procedimiento para la planificación del presupuesto. ...................... 54

Tabla 12 Flujograma de procedimiento para la elaboración de estados financieros. .............. 56

Tabla 13 Flujograma de procedimiento para la gestión y recuperación de cartera vencida. ... 63

Tabla 14 Flujograma de procedimiento para la gestión de compras de materia primera y

materiales. ................................................................................................................................ 65

Tabla 15 Flujograma de procedimiento para el control y registro de inventario en bodega. .. 67

Tabla 16 Flujograma de procedimiento para el manejo de remuneraciones y sus niveles. ..... 69

Tabla 17 Flujograma de procedimiento para el reclutamiento y selección de nuevo personal.

.................................................................................................................................................. 71

Tabla 19 Supervisión de Obra.................................................................................................. 76

Tabla 20 Flujograma de procedimiento para el desarrollo de un proyecto inmobiliario. ........ 79

Tabla 21 Flujograma de procedimiento para las principales funciones a cumplirse en el

departamento legal. .................................................................................................................. 86

Tabla 22 Planificación de Proyectos ........................................................................................ 97

 xv

Tabla 23 Presupuesto de Proyectos.......................................................................................... 98

 xvi

Índice de Figuras

Figura 1 Árbol de problema de la Inmobiliaria. ...................................................................... 10

Figura 2 Organigrama de una Inmobiliaria .............................................................................. 22

Figura 3 Manual de Procedimientos en los Departamentos de la inmobiliaria. ...................... 41

Figura 4 Controles establecidos en los Departamentos de la inmobiliaria. ............................. 42

Figura 5 Optimización en los Departamentos de la inmobiliaria. ........................................... 43

Figura 6 Entendimiento del organigrama estructural de la inmobiliaria. ................................ 44

Figura 7 Flujo de Información de la empresa. ......................................................................... 45

Figura 8 Frecuencia del monitoreo de actividades según entrevistados .................................. 46

Figura 9 Conocimiento del puesto de trabajo .......................................................................... 47

Figura 10 Nivel de conocimientos de procedimientos en actividades diarias ......................... 48

Figura 11 Unanimidad de criterios al enfrentar un problema .................................................. 49

Figura 12 Cronograma de Proyectos........................................................................................ 73

 1

Introducción

El presente trabajo de investigación tiene como principal objetivo determinar

procedimientos y procesos a seguir que permitan optimizar las actividades realizadas en una

empresa perteneciente al sector inmobiliario.

Dichos procedimientos se presentan como un conjunto de acciones o pautas que deben

seguirse en los trabajos rutinarios y repetitivos, y que deben desarrollarse en el curso de la

operación de la empresa. Este trabajo busca apoyar al personal perteneciente a esas empresas

inmobiliarias, a tener una guía básica para desenvolverse en el día a día de sus funciones

laborales.

La importancia de este estudio radica en tratar de reforzar las funciones de los distintos

departamentos o gerencias pertenecientes a una organización, siendo las principales, las

responsabilidades y la descripción de los puestos, para ello se escogió como fuente de estudio

a la inmobiliaria Miril s.a., ubicada en la ciudad de Guayaquil dedicada a la ingeniería y

construcción de proyectos inmobiliarios.

En nuestro país, los numerosos trabajos que tratan temas similares, suele abordarse está

temática de distintas maneras, pero sobre todo enfocándose en una empresa en particular. En

el presente trabajo se abarcará procedimientos de las diferentes áreas que por lo general

tienen las compañías que realizan la misma actividad que caracteriza al sector inmobiliario.

En el capítulo 1 se aborda la problemática y su planteamiento, el sustento de la misma, y

del por qué se considera que el manual de procedimientos es viable desde lo teórico,

metodológico y práctico. Además se dan a conocer los objetivos que tiene esta investigación

junto con las variables a estudiar y que ayudarán a corroborar la hipótesis planteada.
 2

En el capítulo 2 se expondrán ciertos antecedentes a esta investigación y su respectivo

análisis de cómo se relacionan con el tema de investigación. También abarcará las leyes que

regulan esta actividad, las normas que rigen al sector inmobiliario y la estructura

organizacional.

En el capítulo 3 se presentará el tipo y diseño metodológico de la investigación a aplicar,

el cual se definió como cuali-cuantitativo. Por otro lado, se establecerá la población y muestra

a utilizar, y se definirá el cuestionario de preguntas para las encuestas, concluyendo el

capítulo con el análisis de los resultados de la misma y por consiguiente la confirmación de la

hipótesis.

El capítulo 4 abarcará en su mayoría el desarrollo de la propuesta, es decir, el desarrollo

del manual orientado a los principales departamentos de la empresa, junto a sus respectivos

diagramas de flujos, además de la respectiva conclusión y recomendaciones.

 3

Capítulo I

El problema

1.1 Planteamiento del problema

En la actualidad el sector inmobiliario crece y se profesionaliza gracias al avance

tecnológico y a los sistemas informáticos que permiten a los demandantes estar al día en las

diferentes actividades de dicho sector, a la vez que obliga a los propietarios estar preparados

para afrontar nuevos retos y generar inversiones. Los mercados inmobiliarios atraen

constantes entradas de fondos por el gran interés de los inversionistas y manteniendo precios

estables, según (Liria S, 2016) menciona “los volúmenes de arrendamiento aumentaron un

8% para el 2015 y un 5% para el 2016” lo que muestra el aumento de ingresos en dichos

años.

En Estados Unidos, las propiedades inmuebles representan la mitad de los activos totales

en el sector privado pues la mayoría de hogares mantiene sus riquezas en su viviendas más

que en activos financieros, en Francia menos de una cuarta parte de hogares es propietaria de

acciones, pero casi un 60% es propietaria de su vivienda.

El sector inmobiliario en América Latina abre grandes oportunidades para el desarrollo de

grandes proyectos de construcción, por el creciente flujo de inversión extranjera y el rápido

desarrollo económico en países latinoamericanos, los motores principales del comercio e

inversión inmobiliaria son México, Sao Paulo, Santiago, Lima y Bogotá pues captan a

grandes inversores de bienes raíces.

 4

En el Ecuador, las principales ciudades que lideran la mayor oferta laboral están las

ciudades de Quito, Guayaquil, Cuenca y Ambato las mismas que en los últimos 10 años han

mantenido un alto desarrollo inmobiliario, sin embargo entre el 2015 y 2016 las reservas de

vivienda cayó un 60% según la Asociación de Promotores Inmobiliarios de Viviendas del

Ecuador, APIVE, y un 40% según la Cámara de Industria de la Construcción indicando un

declive significativo en el sector, parte que influye en esta situación es la falta de control y la

estructura organizativa que mantienen internamente.

Un manual de procedimientos es un instrumento de vital importancia para las

organizaciones de hoy, por medio de ellos, se pueden registrar y transmitir un sin número de

información que permite el mejor funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa, sin

causar distorsiones. Además permite guiar al talento humano a alcanzar los objetivos

propuestos y desarrollar sus actividades sin conflictos.

Así mismo permite programar las actividades por medio de una serie de pasos lógicos y

secuenciales, y que puedan ser controlados dentro de la organización. A la vez que facilita las

funciones de auditoria, concientizar a los empleados y a sus supervisores a que el trabajo se

realice adecuadamente, disminuyendo costos y tiempo, aumentando así su eficiencia.

En el mundo de los negocios prescindir de esta herramienta practica puede causar graves

situaciones tales como: evasión de responsabilidades, desconocimiento de tareas, descuido de

labores asignadas y derechos inherentes a cada puesto; incumplimiento de normas, retraso en

los registros, usurpación inconscientes de labores ajenas, centralización de autoridad y la

oportunidad de cometer fraudes debido a la debilidad de control, entre otras situaciones.

 5

Para la elaboración de los manuales de procedimientos es imprescindible la estructura

organizativa de las empresas, ya que se puede visualizar las diferentes áreas y estratos, la

cantidad de personal, actividades y responsabilidades que integran a una entidad. Las Normas

Internacionales de Información Financiera, NIIF, y las Normas Internacionales de

Contabilidad, NIC, orientan también la función de las áreas por medio de disposiciones

relacionadas en cuanto al registro y preparación de la información financiera, las mismas que

deben observarse para establecer los procedimientos contables, tributarios y financieros

dentro de estos instructivos, manuales o guías.

La falta de un manual de procedimientos retrasa el registro, control y presentación de

información financiera más aun cuando se incorpora a un nuevo personal a la empresa, y

puede impedir que aquella se presente de manera razonable.

Además al no contar con este instrumento, se puede distorsionar el trabajo de control

interno, debido que una empresa carente de manuales que guíen a los empleados en la

realización de sus actividades, causa su debilitamiento, sin embargo a través de un manual de

procedimientos se establecen pasos estructurados y aprobados por la alta dirección,

estableciendo procesos claros y eficientes en cualquier momento, cumpliendo con los

objetivos y estrategias financieras planteadas en la organización. Si el flujo de información se

distorsiona, se vuelve poco comprensible y confiable para la toma de decisiones.

1.2 Formulación y Sistematización del problema

1.2.1 Formulación del problema

¿Un manual de procedimientos optimizará los procesos en las distintas áreas de una

Inmobiliaria?
 6

1.2.2 Sistematización del problema

 ¿Cuál es la mejor manera de conocer los procedimientos que se aplican actualmente

en los principales departamentos de una inmobiliaria?

 ¿Cuál es el curso de acción a seguir para evitar errores en los procedimientos que se

proponga?

 ¿Cómo identificar las ventajas y desventajas de los procesos aplicados?

 ¿Cómo mejorar los procedimientos que se aplican en el registro de sus actividades?

1.3 Objetivos de la investigación

1.3.1 Objetivo General

Diseñar un manual de procedimientos para optimizar las actividades principales en una

inmobiliaria.

1.3.2 Objetivo específicos

 Recopilar información acerca de los procedimientos que se aplican en los principales

departamentos de una inmobiliaria.

 Identificar los principales riesgos que se presentan en las operaciones diarias de una

inmobiliaria en el registro de sus actividades.

 Analizar los principales procedimientos a los que se rige la empresa.

 Elaborar una guía de normas y procedimientos para optimizar las principales áreas de

una inmobiliaria acorde a lineamientos y estándares internacionales.

 7

1.4 Justificación del estudio

1.4.1 Justificación teórica

El presente proyecto de investigación se sustenta en aquellas organizaciones que buscan

frecuentemente como mejorar y actualizar los principales procedimientos aplicados en sus

departamentos, que deben realizarse en base a sus operaciones diarias, y que para lograrlo no

cuentan con herramientas ni lineamientos estandarizados.

En base a lo expuesto, las empresas buscan mostrar los beneficios de la implementación de

un manual de procedimientos para la optimización de recursos y funciones en las principales

áreas de una inmobiliaria, tratando de facilitar la aplicación de estándares de calidad

internacionales ya establecidas. El trabajo que se realiza en este proceso es muy variado y

amplio, abarcando distintos puntos, ya sea en lo operativo, administrativo, contable o

financiero.

1.4.2 Justificación metodológica

La investigación a realizar será de tipo cuali-cuantitativa, es decir, se analizará en detalle

cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo en los diferentes departamentos de una

inmobiliaria, con la finalidad de tratar de plantear soluciones a las debilidades que se

detectaron.

También la investigación será de tipo descriptiva. De acuerdo a (Arias, 2012), ‘’la

investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o

grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento’’, por medio de este tipo de

investigación se describirá las diferentes actividades y responsabilidades de acuerdo al área

de la empresa.
 8

Se aplicarán técnicas de recolección de la información tales como: encuestas, observación

directa y documental, que serán utilizadas en la presente investigación, con el objetivo de

analizar y evaluar los distintos procesos y pasos a seguir en los departamentos de la empresa,

y así incrementar la eficiencia operacional, además de brindar fortalecimiento de la

transparencia en la rendición de cuentas.

1.4.3 Justificación practica

La presente investigación ayudará a mejorar los procedimientos establecidos por un

manual que permita tratar correctamente las tareas que realizan los directivos y trabajadores

en las principales áreas de una inmobiliaria.

La correcta aplicación del manual de procedimientos ayudará también en la optimización

de los recursos, administrándolos adecuadamente, además de servir como un modelo a

seguir para la empresa y también para la sociedad. Por otro lado, la propuesta presentada en

este proyecto tiene como objetivo conseguir que la información de la compañía este siempre

a disposición del personal que la requiera de manera oportuna y sin contratiempos, debido a

que dicha información detalla los lineamientos que sigue la empresa en el registro de las

actividades diarias que ésta realice, ya sean que estén dentro de su ciclo operativo o sean

extraordinarias.

1.5 Delimitación de la investigación

Delimitar un tema consiste en términos concretos especificar sus alcances, delimitar sus

límites del área que se estudia, es decir llevar el problema de investigación a una situación de

difícil solución a una realidad concreta, de manera tal que se refleje con claridad el problema,

las causas y efectos.

 9

De acuerdo a (Chinchilla M., 2015) la delimitación debe especificar tiempo y espacio, y

así “situar el problema en un contexto definido y homogéneo, eso ayudara a no perderse en la

investigación.” En resumen establecer con claridad los siguientes puntos:

a. El espacio está referido al área geográfica y/o espacial en que se va desarrollar la

investigación.

b. El tiempo hace referencia al periodo o lapso del cual trata el estudio.

c. El elemento circunstancial a características de orden particular que serán tomadas en

consideración y sobre las cuales se actuará para obtener la información necesaria para el

desarrollo del trabajo de investigación.

1.5.1 Delimitación Geográfica

La presente investigación se desarrollará en la ciudad de Guayaquil – Ecuador, a la

inmobiliaria Miril s.a..

1.5.2 Delimitación Temporal

El trabajo de investigación abarca un período de seis meses, a partir de Julio del 2017

hasta Marzo del 2018, debido a que la información analizada y el ciclo de producción

observado contribuyen en la realización de los objetivos planteados.

1.5.3 Delimitación Poblacional

La delimitación poblacional se define como las unidades de observación, que es

considerado el objeto de estudio de la investigación, en este caso, el gerente general, el

gerente financiero, el gerente de mercadeo, gerente administrativo, el gerente de proyectos,

supervisor de obras, el contador, jefe de talento humano, jefe de bodega y jefe de compras de

la inmobiliaria Miril S.A.

 10

Por medio del árbol del problema se puede establecer una planificación del proyecto con

el fin de llegar a una propuesta oportuna, ya que permite identificar los aspectos negativos de

una situación estableciendo la relación causa y efecto. Visualizar el problema en forma de

diagrama aporta a un mejor análisis y claridad de la situación.

Personal no capacitado

Falta de Manual de Procedimientos Desconocimiento de procesos

Retraso en el control, registro y presentación de información.

Reportes incompletos, descuido de tareas

Debilidad en el Control interno.
asignadas, evasión de responsabilidades

Demora en la realización de las actividades

Figura 1 Árbol de problema de la Inmobiliaria.

Fuente: Inmobiliaria Miril S.A.

1.6 Hipótesis y Variables

1.6.1 Hipótesis

La elaboración de un manual de procedimientos optimizará las funciones de las principales

áreas de las empresas y personas relacionadas con el sector inmobiliario.

 11

1.6.2 Variables

1.6.2.1 Variable Independiente

Diseño de un Manual de Procedimientos

1.6.2.2 Variable Dependiente

Optimización de funciones de las principales áreas de una inmobiliaria.

 12

1.6.3 Operacionalización de las variables

Tabla 1 Operacionalización de las variables

DEFINICIÓN DEFINICIÓN
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES ITEMS TÉCNICAS INSTRUMENTOS
CONCEPTUAL OPERATIVA

¿El personal conoce

Según (Alvarez, a fondo cuáles son
2013) ‘’libro Procedimientos las
Optimización de Fichas de
especializado que Evaluar los vigentes. responsabilidades Observación
funciones observación
le permite a una procedimientos de su puesto de
Mejoras en los que se aplican Personas trabajo?
organización Cuestionario de
procesos actualmente. responsables de Encuestas
formalizar sus encuestas
operacionales seguir los procesos ¿Cada cuánto
INDEPENDIENTE sistemas de
críticos de la tiempo se da
trabajo y
empresa para capacitación al
Manual de multiplicar la
incrementar personal?
Procedimientos tecnología que le
productividad,
permita Planificación sobre
optimizar tiempo Alcanzar los
consolidar su la aplicación del
y recursos y así objetivos
liderazgo y su manual de ¿La compañía
lograr una mejor operacionales,
posición procedimiento cuenta con un Cuestionario de
gestión. reportes e Encuesta
competitiva’’. manual de encuestas
información y
Evaluación de la procedimientos?
cumplimiento de
aplicación del
obligaciones
mismo.

¿Conoce normas
Proporcionar
DEPENDIENTE Mejorar los Mejorar la Valorar el técnicas
conocimiento
controles y eficiencia en la desempeño de los internacionales que Cuestionario de
sobre los Encuestas
Optimización de administración en gestión de nuevos o mejorados sirvan como encuestas
procedimientos a
las principales los diferentes recursos y tiempo. procedimientos. herramientas para
seguir.
áreas de una procesos mejorar procesos?
inmobiliaria. operacionales.
Nota: Análisis de la Operacionalización de las variables.
 13

Capítulo II

Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

Según (Andrango & Grijalva, 2013), en su investigación tenía por objeto diseñar un

manual de procedimientos administrativos, contables y financieros para la microempresa

“FERRITODO” ubicado en la ciudad de Tabacundo, cantón Pedro Moncayo, provincia de

Pichincha. Una de las principales conclusiones a la que los autores llegaron realizando su

investigación es que debido a la ausencia de un manual de procedimientos para el área

administrativa, contable y financiera en aquella empresa había una deficiencia en el manejo

operacional de la misma.

Este trabajo se relaciona con la investigación en curso, ya que propone un material de

instrucción para mejorar los procesos de las diferentes áreas de la empresa, que incluye el

departamento financiero y contable, a través de una estructura de trabajo que aborda, paso a

paso, los procesos a seguir.

Según (Ramón, 2013) su trabajo tenía por objeto diseñar un manual de procedimientos

contables basados en NIIF e implementación de un sistema de costos por procesos de la

microempresa ‘’ALFARERIA Y LIRIO’’, para el año 2013. Una de las principales

conclusiones a la que los autores llegaron en su investigación es que debido a la falta de un

manual los trabajadores están expuestos a fallas organizacionales, como la duplicidad de

funciones o caer en tiempo ocioso.

 14

Esta investigación se relaciona con el trabajo en curso debido a que propone implementar

políticas de una manera adecuada en la que el personal de la compañía tenga claro los

procedimientos que debe seguir para desarrollar todas las actividades que realice la empresa.

El trabajo de investigación de Morelia M, 2015 titulado Manual de Procedimientos de

Compañía Inmobiliaria Fomento Turístico de Michoacán, México, tiene como objetivo

“conocer el funcionamiento interno en cuanto a la ejecución de actividades, tareas,

requerimientos y responsables de su ejecución que se desarrollan y la vez permite conocer las

limitaciones de las responsabilidades”, lo que permite establecer y mejorar los lineamientos a

observarse, además que facilita la inducción, adiestramiento y capacitación del personal

responsable de cada área.

La relación que existe con el trabajo antes mencionado es conseguir que la empresa tenga

una adecuada segregación de funciones mostrando de manera clara las actividades de cada

procedimiento de las diferentes áreas de la Inmobiliaria, además sugerir un plan de

capacitación continuo para el personal y que esté capacitado para su trabajo.

Automatizar las actividades relacionadas al manejo adecuado de información dentro de la

compañía es el objetivo principal del trabajo de investigación titulado Manual de

Procedimientos para la Inmobiliaria Estatal, elaborado por la coordinación jurídica del sector

público, además que facilita establecer mejores programas de operación y agilizar los

procedimientos administrativos gracias a que establece formalmente los métodos y técnicas

de trabajo. (Cabada N, 2014)

El trabajo mencionado anteriormente resalta algo importante al mencionar que establece

formalmente los métodos y técnicas de trabajo, lo que ayuda al personal a tener claro los

procedimientos que deben seguir dentro de cada departamento y que agiliza las actividades el

mismo objetivo que se espera alcanzar para tener una mejor optimización de recursos.
 15

2.2 Marco teórico

2.2.1 Manuales de Procedimientos

El diseño de un manual de procedimientos incluye todas las actividades de los

funcionarios y trabajadores, tales como sus puestos o unidades administrativas o de cualquier

otra índole que intervengan, especificando su responsabilidad y participación. Muchos de

estos contienen una serie de información, ejemplos de reportes, formularios, carta de

autorización, documentos necesarios, máquinas y cualquier otro dato indispensable para el

eficiente desarrollo de las actividades.

Entre los objetivos que se pueden describir para la cual se crean estos manuales de

procedimientos, según (Azócar A, 2015), son los siguientes:

 Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de

la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su

participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de

las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

 Determinar de forma sencilla las responsabilidades por causa de fallas o errores.

 Facilitar las labores de Auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.

 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles qué deben hacer y cómo

deben hacerlo.

 Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

 Constituir una base para el posterior análisis del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos administrativos y contables.

 16

2.2.1.1 Características de los manuales de procedimientos

Entre las características que diferencian a los procedimientos de otros conceptos, se

mencionan las siguientes:

 Involucra actividades o tareas, determinación del tiempo de ejecución, el recurso

(materiales y tecnológicos) por utilizar, la aplicación de métodos específicos para

lograr eficientemente el desarrollo del trabajo y el control.

 Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí, que pueden o no

pertenecer a un mismo departamento.

 No se caracteriza por ser un sistema.

 Un conjunto de procedimientos que estén determinados para lograr un mismo

fin, puede crear un Sistema.

 Se caracteriza por no ser un método individual de trabajo.

 No se caracteriza por ser un programa informático, ya que estos últimos son un

plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de un período de

tiempo.

 No se caracteriza por ser una actividad específica; ya que estas son tareas que

realiza un empleado como parte de su trabajo.

2.2.1.2 Estructura de los manuales de procedimientos

Existen una serie de lineamientos en cuanto a la estructura de los manuales de

procedimientos, debe contener los siguientes datos:

 17

 Logotipo de la empresa.

 Nombre o razón social de la organización.

 Denominación y extensión (General o específico). De corresponder a una unidad en

particular, debe anotarse el nombre de la misma.

 Lugar y fecha de elaboración.

 Número de páginas totales y la correspondiente a la que está en uso.

 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

 Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, de la unidad

administrativa y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número

debe colocarse guion o diagonal.

2.2.2 Políticas Organizacionales

Directrices que deben ser divulgadas a los miembros de una organización para que éstos

entiendan y cumplan con las responsabilidades que tienen en cada área de la organización.

Además, entre los elementos de las políticas organizacionales se mencionan los siguientes:

 Objetivo

 Alcance

 Responsabilidades

 Lineamientos

 Autorizaciones

También indica que las políticas de una organización generalmente se dividen en 3 grupos

en base a su alcance, entre los cuales tenemos:

 18

 Políticas Generales, abarca todas las empresas que forman un solo grupo

organizacional, es decir, tanto a matriz como sucursales, y que a su vez se

desenvuelvan en el mismo giro de negocio;

 Políticas Específicas, abarca a todas la empresas que forman una organización, pero

con actividad económica diferente y en la que dichas empresas sean necesarias

políticas puntuales, y;

 Políticas Internas, que son normas y lineamientos que abarcan un área específica

dentro de una empresa.

2.2.3 Servicios de las inmobiliarias

El sector inmobiliario ofrece diferentes servicios buscando satisfacer la necesidad social y

el mercado emergente, siguiendo lo que establecen los organismos de control, a continuación

se mencionan los siguientes servicios inmobiliarios:

 Compraventa y alquiler de inmuebles

 Venta de propiedades en general

 Asesoramiento técnico en la construcción

 Construcción de Viviendas, condominios, urbanizaciones, etc

 Corretaje

 Intermediación

 Mantenimiento de instalaciones

 Servicios de consultoría y gestión de inmuebles

 19

2.2.4 Avances tecnológicas en las Inmobiliarias

El desarrollo tecnológico ha abierto el camino a nuevos modelos inmobiliarios y el

incremento de oportunidades de trabajo, aportando a la oferta de mejores servicios, dejando

atrás los planos, las fotografías y maquetas. Entre las tendencias inmobiliarias que se pueden

mencionar, están las siguientes:

 Vidrio inteligente.- este material es capaz de regular la cantidad de luz solar y el

calor regulado por un determinado voltaje, el uso del vidrio inteligente permite

reducir el gasto energético que se destina para mantener las viviendas y

departamentos en ambiente, además ya no habrá necesidad de utilizar cortinas ni

persianas. Según la revista Grupo 1 Construcciones menciona que “es capaz de

adoptar tres estados: luminoso, por lo que permanece completamente transparente a la

luz solar y al calor; fresco, bloqueando el calor, pero dejando pasar la luz visible; y

oscuro, impidiendo el paso tanto del calor como de la luz.” (Gazquez J, 2014)

 Los drones.- el uso de ellos ha sido un gran avance a nivel estratégico y operativo,

permite tomar decisiones sobre el terreno, hacer seguimiento en tiempo real de las

obras y detectar cualquier anomalía y corregirlos.

 Materiales auto reparables.- El desarrollo nuevos elementos de construcción como

es el hormigón y el asfalto mezclada con acero capaces de regenerarse a través de la

inducción de calor, son materiales utilizados en las constructoras últimamente.

 Autocad.- Es el principal software arquitectónico que permite dibujar planos en 2D y

3D presentándolos amueblados y con renders mostrando determinados espacios de la

vivienda, este tipo de diseños aumenta el interés de los usuarios. Otros programas más

utilizados también son: Homestyler, Floorplanner, Buildings y Homebyme

 20

 Cédula Inmobiliaria.- producto informático presentado por el registro de la

propiedad denominada Cédula Inmobiliaria Registral Municipal (CIRM), esta

herramienta contiene datos como el dominio del bien, descripción del inmueble,

movimientos registrales, gravámenes e impedimentos vigentes.

2.3 Marco contextual

2.3.1 Historia

La compañía fue constituida el 26 de Julio de 1994 en la ciudad de Guayaquil provincia

del Guayas, su objeto social es la ejecución de actos de celebración de toda clase de contratos

y convenciones civiles, mercantiles, o societarias que requieran para la promoción y

construcción de urbanizaciones, centros comerciales, o parques industriales, así como

comprar, vender, ingeniería y administración de inmuebles urbanos o rurales para edificarlos,

readecuarlos y arrendarlos o venderlos.

2.3.2 Ubicación

Inmobiliaria Miril S.A. se encuentra ubicada en la provincia del Guayas, ciudad

Guayaquil, en la Av Francisco de Orellana y Miguel H. Alcívar, Centro Empresarial Las

Cámaras.

2.3.3 Misión

Somos una empresa dedicada a la compra – venta y administración de inmuebles urbanos

o rurales para edificarlos, readecuarlos, arrendarlos y venderlos. Cumplimos con eficiencia,

responsabilidad ambiental, equipos de alta calidad y personal profesional los requerimientos

de nuestros clientes. Generando fuentes de empleo, permanencia y crecimiento a la empresa y

al país.
 21

2.3.4 Visión

Ser una sociedad líder en Ecuador en el campo de servicios inmobiliarios, reconocidos

por ser ágil y oportuna, comprometidos con brindar a sus clientes seguridad, eficiencia y

eficacia en cada trabajo realizado.

2.3.5 Objetivos

 Alcanzar el reconocimiento Nacional

 Garantizar la calidad de las obras terminadas en los menores plazos

 Capacitar constantemente y mantener un alto nivel de profesionalismo

 Controlar el impacto del medio ambiente en la ejecución de las obras

 Mantener equipos y maquinarias en buen estado y ejecutar mantenimiento constante.

 22

2.3.6 Organigrama de inmobiliaria Miril S.A.

Figura 2 Organigrama de una Inmobiliaria

Fuente: Inmobiliaria Miril S.A.
 23

2.3.7 Funciones actuales de las principales áreas de la inmobiliaria Miril S.A.

2.3.7.1 Funciones generales de la Gerencia Financiera

La Gerencia Financiera realiza las siguientes actividades principales concernientes a sus

procesos operacionales:

 Registro de la información financiera de una manera ordenada.

 Planificación, elaboración, ejecución, control y liquidación del presupuesto,

considerando ingresos, egresos y estrategias tecnológicas.

 Elaborar, consolidar y analizar los estados financieros de la empresa en base a los

requerimientos y las regulaciones de los organismos de control, de las necesidades

gerenciales y de terceros.

 Buscar fuentes de financiamiento e inversión.

 Colaborar en la elaboración de proyectos financieros de inversiones.

 Controlar los flujos y presupuestos de fondos de la empresa.

 Controlar el pago de nómina a empleados, pago de obligaciones tributarias y legales.

2.3.7.2 Funciones Generales de la Gerencia de Marketing y Ventas

 Conocer el mercado en el que se desenvuelve la empresa.

 Análisis del consumidor y la competencia.

 Preparar los elementos visuales para realizar campañas de publicidad y comunicación.

 Fijar márgenes de precios, incluídos descuentos y promociones.

 Establecer objetivos de ventas y motivar a los vendedores a alcanzar esas metas.

 Establecer políticas de créditos.

 Diseñar estrategias para la recuperación de cartera vencida.

 Coordinar con el Departamento Jurídico.

 24

2.3.7.3 Funciones Generales de la Gerencia Administrativa

 Gestionar las compras para provisionar de materia prima y materiales a los distintos

departamentos.

 Mantener y consolidar relaciones con proveedores.

 Controlar las bodegas y llevar los registros necesarios.

 Organizar al personal y definir responsabilidades y funciones para los distintos

puestos de trabajo.

 Manejar las remuneraciones y sus niveles.

 Diseñar programas para la formación y desarrollo profesional de los empleados.

 Promover la disciplina y el buen ambiente laboral.

 Reclutamiento y selección de nuevo personal.

2.3.7.4 Funciones Generales del Departamento Legal

Es la encargada de dar asesoría y consultoría integral a los proyectos inmobiliarios,

además de las siguientes funciones:

 Realizar estudios de títulos,

 Elaboración de las escrituras y compraventa del terreno donde se llevara a cabo el

proyecto.

 Preparación de los expedientes administrativos,

 Trámites de aprobación de las propiedades, presentación de contratos de reserva

 Obtención de certificaciones ante el Registro Mercantil y Registro de la Propiedad, la

constitución de compañías.

 Además que está involucrada a todo lo referente a la normativa interna de la

inmobiliaria.
 25

2.3.7.5 Funciones Generales de la Gerencia de Proyectos

La Gerencia de proyectos tiene la finalidad apoyar a las gerencias en la elaboración y

sustentación de los gastos ligados a los proyectos de inversión. Sus funciones principales son:

 La planificar los proyectos inmobiliarios, administrar y controlar el flujo de los

recursos para la ejecución de los proyectos

 Elaborar los proyectos a ejecutarse

 Elaborar presupuestos de construcción, de urbanización y presentar a la Gerencia

 Controlar el desarrollo del proyecto y tomar medidas correctivas de ser necesario

 Coordinar con las demás áreas la ejecución de los proyectos

 Controlar el personal a su cargo

 Asesorar a la Gerencia.

2.4 Marco Conceptual

Actividades: Tareas, ejercicios o acciones que son ejecutadas por el individuo gracias a la

capacidad de guiarse por la razón, sus instintos, procedimientos o emoción frente a un

objetivo específico.

Arrendamiento: conocido también como leasing, es un contrato por el cual el

arrendador se compromete a otorgar el uso o goce por un tiempo determinado de un bien al

arrendatario, obligándose a este último a pagar una renta periódica que cubra el valor original

del bien, más la carga financiera y demás gastos estipulados en el contrato. (Taipe M, 2014)

Control Interno: Todas las acciones y procedimientos ejercidas por la gerencia de la

empresa para mantener la veracidad de la información, coordinadas de manera coherente

atendiendo las necesidades de la empresa para la protección y resguardo de los activos, la

ejecución de las tareas en apego a las normas vigentes y el establecimiento de líneas

correctivas que apliquen. (Cuerva Y, 2013)

 26

Delegar: Dar poder, autoridad, funciones y confiar responsabilidades a quien cumpla con

el perfil requerido para que pueda tomar decisiones, afrontar problemas y ejecutar tareas sin

la necesidad de consultar o depender de otros, mostrando una aptitud de liderazgo.

Inmobiliaria: es una empresa que se dedica a la compra-venta de inmuebles, entiéndase

casas, departamentos, oficinas; en la cual generalmente actúa como intermediario entre el

comprador y el vendedor, ganando así una comisión en caso de concretarse la transacción.

Además interviene en la construcción de viviendas edificios, urbanizaciones y sus respectivos

servicios básicos, proyectos inmobiliarios e intermediación (Núñez, 2015)

Procedimientos: Procesos por medio de los cuales se establece un método para el manejo

de actividades presentes y futuras, siguiendo ciertos lineamientos predefinidos para

desarrollar una labor más eficiente y eficaz que facilita la realización de un trabajo de forma

más correcta. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas cada una con

su estructura y etapas diferentes para lograr el mismo objetivo.

Manual: De acuerdo a (Pérez, 2013), entendemos como manual al:

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los

órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren

necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de

referencia los objetivos de la institución’’.

Optimización: Se refiere a la acción de mejorar alguna situación o trabajo realizado, a

esto da a entender que la optimización de recursos es encontrar maneras de maximizar el

rendimiento de los recursos de la empresa por medio de una evaluación y un diagnóstico para

saber que se tiene que mejorar y que se obtengan resultados más eficientes y eficaces en todas

las áreas, y así cumplir con los objetivos establecidos de la empresa en un menor plazo.

(Guerra S, 2015)
 27

2.5 Marco Legal

El reglamento de funcionamiento de las compañías que realizan actividad inmobiliaria,

emitido por la (Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros, 2014), en su Art. 2 indica

que las empresas que realicen actividad inmobiliaria tienen las siguientes obligaciones:

a) Ser propietaria del terreno en el cual se desarrollará el proyecto o titular de los

derechos fiduciarios del fideicomiso que sea propietario del terreno.

b) Contar con el presupuesto detallado de cada proyecto, que deberá estar aprobado por

la Junta General de Accionistas o Socios o el Directorio de la compañía, e incluirá la

proyección de los ingresos necesarios para su desarrollo y sus fuentes, incluido el

financiamiento, así como los costos y gastos que genere el proyecto inmobiliario.

c) Suscribir a través de su representante o representantes legales y en calidad de

promitente vendedora, las escrituras públicas de promesa de compraventa con los

promitentes compradores de las unidades inmobiliarias. En las promesas de

compraventa se deberá señalar, al menos, la ubicación, identificación y características

del inmueble; el precio pactado; las condiciones de pago; el plazo para la entrega del

bien; y el plazo para la suscripción de la escritura pública de compraventa definitiva.

d) Construir, dentro de los plazos establecidos, los proyectos inmobiliarios aprobados y

autorizados por los organismos competentes en materia de uso de suelo y

construcciones, de conformidad con los contratos de promesa de compraventa

celebrados con los promitentes compradores de los inmuebles.

e) Suscribir a través de su representante legal las escrituras públicas de compraventa

definitiva de transferencia de dominio a favor de los promitentes compradores, de los

bienes inmuebles que fueron prometidos en venta.

 28

f) Atender los requerimientos de información que formule la Superintendencia de

Compañías y Valores, así como de los organismos públicos que tienen competencias

legales en materia de vivienda.

g) Cumplir las disposiciones de la Superintendencia de Compañías y Valores,

encaminadas a corregir situaciones que pudieren causar perjuicios a los clientes de la

compañía, dentro de los términos o plazos que el organismo de control establezca.

El reglamento de funcionamiento de las compañías que realizan actividad inmobiliaria

también señala en su Art. 4 los siguientes puntos indicando que deben abstenerse de realizar

lo siguiente:

a) Ofrecer al público la realización de proyectos en terrenos que no sean de su

propiedad, o en terrenos que sean de propiedad de fideicomisos respecto de los

cuales no sea titular de derechos fiduciarios.

b) Invitar al público a participar en proyectos inmobiliarios que no cuenten con las

autorizaciones previas del organismo u organismos públicos competentes en

materias de autorización, regulación y control del uso de suelo y construcciones, o

proyectos que no tengan el presupuesto económico que evidencie legal y

financieramente su viabilidad.

c) Recibir dinero del público para la ejecución y desarrollo de los respectivos

proyectos inmobiliarios, sin contar con las autorizaciones de los organismos

competentes en la materia.

d) Suscribir contratos de reserva o promesa de compraventa por instrumento privado.

e) Suscribir promesas de compraventa respecto de bienes que han sido prometidos en

venta a otros promitentes compradores.

 29

f) Destinar el dinero de promitentes compradores participantes de un determinado

proyecto inmobiliario, a otros proyectos inmobiliarios que desarrolle la compañía,

así como desviarlos a fines distintos al objeto específico para el cual fueron

entregados.

Las compañías que realicen actividad inmobiliaria a través de un fideicomiso mercantil en

el que ostenten la calidad de constituyentes, constituyentes adherentes o beneficiarios

deberán, además, cumplir con las regulaciones dictadas por el Consejo Nacional de Valores.

En la codificación de resoluciones expedida por el (Consejo Nacional de Valores, 2015)

en su Art. 6, Sección II, Capítulo I del Título V indica que en el Registro del Mercado de

Valores se deberán inscribir los negocios fiduciarios o inmobiliarios que directa, o

indirectamente tengan relación con un proyecto inmobiliario cuya financiación provenga de

un tercero. Dicha solicitud de inscripción deberá ser presentada por el representante legal de

la Fiduciaria o Inmobiliaria en un plazo de quince días desde la constitución del negocio

fiduciario o inmobiliario.

La Norma Internacionalidad de Contabilidad 1, (IASB I. -I., 2013)Presentación de

Estados Financieros, establece las bases para la presentación de los estados financieros con

propósitos de información general y que estos mismos puedan ser comparables con ejercicios

anteriores de la misma entidad y con las de otras entidades, además proporciona las

directrices para su estructura y los requisitos mínimos de su contenido, así también, el

reconocimiento, valoración e información a revelar sobre determinadas transacciones y otros

eventos.
 30

La Norma Internacional de Contabilidad 40, Inversiones Inmobiliarias (IFRS, 2012) trata

sobre la contabilización de las propiedades de inversión (terrenos o edificios, considerados en

su totalidad o en parte o ambos) y las exigencias de revelación de información

correspondientes, de los derechos sobre una propiedad mantenida en régimen de

arrendamiento financiero y que se contabilice como un arrendamiento operativo, además se

establecerá para la medición en los Estados Financieros de un arrendador y de las

propiedades de inversión arrendadas en régimen de arrendamiento operativo.

La Ley de prevención detección y erradicación del delito de lavado de activos y del

financiamiento de delitos (Asamblea Nacional, 2016), en el art 5, menciona que: “A más de

las instituciones del sistema financiero y de seguros, serán sujetos obligados a informar a la

Unidad de Análisis Financiero (UAF) a través de la entrega de los reportes previstos “ ”

aeronaves; las empresas dedicadas al servicio de transferencia nacional o internacional de

dinero o valores, transporte nacional e internacional de encomiendas o paquetes postales,

correos y correos paralelos, incluyendo sus operadores, agentes y agencias; las agencias de

turismo y operadores turísticos; las personas naturales y jurídicas que se dediquen en forma

habitual a la inversión e intermediación inmobiliaria y a la construcción; los casinos y casas

de juego, bingos, máquinas tragamonedas e hipódromos; los montes de piedad y las casas de

empeño; …

Los sujetos obligados señalados en el inciso anterior deberán reportar las operaciones y

transacciones económicas, cuyo valor sea igual o superior al previsto en el artículo 3 de esta

Ley.”
 31

El reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno (Dirección

Nacional Jurídica, 2015), en el art. 1 Cuantificación de los ingresos, establece que los

ingresos obtenidos de fuente ecuatoriana o del exterior por personas naturales residentes en el

país o por sociedades, se registraran por el precio del valor transferido o del servicio prestado

o por el valor bruto de los ingresos generados por rendimientos financieros o inversiones en

sociedades.

La NIIF 16 Arrendamientos tiene como “objetivo general que las entidades provean

información a los usuarios acerca de los estados financieros para evaluar los efectos sobre la

situación financiera, el resultado y los flujos de efectivo del arrendatario.” La norma

establece los requisitos con información actualizada de arrendamientos” (IASB, 2016)

Los requisitos para obtener los respectivos permisos municipales para la construcción, de

acuerdo al (Municipio de Guayaquil, 2014), son los siguientes:

Para una obra menor, es decir, construcciones de hasta 60 metros cuadrados, en solares

vacíos y viviendas en determinadas zonas de la ciudad.

 Tasa por servicios técnicos y administrativos (control de edificaciones)

 Solicitud y copia para obra menor, completamente llena.

 Carta notarizada de responsabilidad civil por actos de dominio en caso de que el

solar no se encuentre legalizado.

 Copia de cédula de identidad.

 Copia de certificado de votación del propietario

Para construcciones de más de 60 metros:

 Tasa por servicios técnicos administrativo

 32

 Pagos de los colegios profesionales por diseño, construcción y eléctrico

 Solicitud para permiso de construcción firmado por propietario y responsable

técnico

 Copia de la escritura pública o carta notariada de autorización para construir

otorgada por el propietario, contrato de arrendamiento para casos de terrenos

municipales o carta notariada de responsabilidad civil por actos de dominio.

 Tres copias de planos arquitectónicos a escala 1:50, 1:100, 1:200 con las firmas

de los propietarios, proyectista y responsable técnico con su respectivo sello

profesional.

 Copia del carné profesional del responsable técnico.

 Levantamiento topográfico con la firma de responsabilidad técnica o normas de

edificación si han sido solicitadas previamente.

 Cartas notariadas de responsabilidad técnica sobre estudios de suelo, diseño

estructurales, sanitarios, eléctricos y telefónicos cuando la edificación sea de 3 o

más pisos.

 En edificaciones industriales calificables como de mediano, alto compacto o

peligrosas deberán presentar estudios de impacto ambiental aprobado por la

Dirección de Medio Ambiente.

 Carta notariada de responsabilidad técnica por movimientos de tierra y

estructuras de contención en caso de edificaciones en terrenos con pendientes

iguales o mayores al 10%

 Pólizas de seguros a favor de terceros por un valor no menor del 8%

 33

 Del presupuesto de la obra para edificaciones que tengan 3 o más pisos.

 En caso de moteles, deberá solicitar previamente certificado de factibilidad de

uso del suelo.

 Aprobación del Cuerpo de Bomberos.

 Copia de la cedula de identidad del propietario y responsable técnico.

 Copia del certificado de votación del propietario y del responsable técnico.

Requisitos para la aprobación del estudio de impacto ambiental definitivo:

Oficio dirigido al Director de Ambiente firmado por el Promotor o Representante legal,

adjuntando los siguientes documentos (físico y digital):

a) Estudio de Impacto Ambiental definitivo (exante/expost), firmado por el promotor y

consultor ambiental, adjuntando copia del Certificado de Registro del Consultor

Ambiental calificado ante el MAE, que se encuentre vigente a la fecha de su entrega.

b) Certificado de Intersección actualizado (firmado electrónicamente por el MAE y que

no intersecte con las áreas del SNAP)

c) Consulta de Uso de Suelo actualizado factible para la actividad

d) Registro Único de Contribuyentes (RUC)

e) Copia de cédula de identidad y certificado de votación del promotor o representante

legal

f) Adjuntar copia del oficio de aprobación del Informe de sistematización del Proceso de

Participación Social aprobado.

Para la aprobación de planos arquitectónicos se debe presentar los siguientes documentos:

 34

1. Tasa única de trámite

2. Formulario “Solicitud para trámites del Departamento de Control de Edificaciones”

(F.2002.17.085) firmado por el interesado y el responsable técnico del proyecto.

3. Opcionalmente, copia del documento de normas de edificación correspondiente al lote

motivo de la solicitud, si éste hubiese sido tramitado.

4. Dos copias de los planos arquitectónicos a escala conveniente (1:50,1:100), según

formatos INEN, en cuya tarjeta de identificación se registrará el código catastral del

predio, nombres completos del propietario, proyectista y responsable técnico, número

de la cédula de ciudadanía y número de registro profesional. En los mismos se

graficará al menos las plantas, la fachada principal, una sección longitudinal, y, o

transversal, y la implantación de la edificación respecto de los linderos del solar o

lote.

5. De no haberse obtenido previamente las normas de edificación, deberá presentarse

copia del levantamiento topográfico del terreno, con la correspondiente firma de

responsabilidad técnica.

Procedimiento:

1. Pagar la tasa de trámite en las ventanillas de recaudaciones (bloque noroeste 2,

Palacio Municipal, planta baja) donde recibirá la solicitud correspondiente.

2. Llenar la solicitud a máquina o con letra clara.

3. Adjuntar a la solicitud todos los requisitos indicados, colocarlos en una carpeta y

entregarla en la ventanilla # 52 (bloque sureste 4, Palacio Municipal, planta baja).

 35

4. Una vez aprobados los planos y la correspondiente documentación, la Dirección de

Urbanismo, Avalúos y Registro archivará una copia del expediente aprobado. Esta

aprobación tendrá una vigencia de un año calendario.

Se puede acceder a este servicio de manera online en la página del Municipio de

Guayaquil, siguiendo los siguientes pasos:

 Ir a la página del Municipio de Guayaquil, www.guayaquil.gob.ec

 Dar clic en Servicios en Línea en la opción Trámites ir a Trámites de Edificaciones

 Iniciar sesión con la cuenta de Usuario

 Seleccionar Aprobación de Planos

 Ingresando los datos y documentos que son requisitos se genera un número de

Solicitud, que permite hacer seguimiento al Trámite.

Requisitos para la obtención del servicio

 Ir a la página del Municipio de Guayaquil, www.guayaquil.gov.ec

 Dar clic en servicios en línea en la opción trámites ir a Trámites de Edificaciones.

 Iniciar sesión con la cuenta de Usuario

 Seleccionar Aprobación de Planos

 Previo al ingreso de la solicitud, es necesario contar con los documentos digitalizados

en formatos de archivo pdf o jpg, a colores y los planos que deben ser con formato

.dwg (AutoCAD)

 Se procede a llenar los datos de él o los solicitantes, el o los predios, datos del

proyectista y datos del responsable técnico, Materiales de Construcción, Uso de la

 36

Edificación, datos del plano, documentos a subir como cedula, certificado de

votación, planos, etc.

 Se genera un número de solicitud, el mismo con el que se puede realizar un

Seguimiento.

La Norma Ecuatoriana de Construcción, emitida por la (Cámara de la Construcción de

Guayaquil, 2014), indica todos los pasos a tener en cuenta cuando se realiza una construcción

con un diseño resistente a los sismos, los cuales se detallan a continuación:

La respuesta de una edificación a solicitaciones sísmica del suelo se caracteriza por

aceleraciones, velocidades y desplazamientos de sus elementos, en particular de los pisos en

el caso de edificios.

 La zona sísmica del Ecuador donde se va a construir la estructura: el factor de zona

Z correspondiente y las curvas de peligro sísmico.

 Las características del suelo del sitio de emplazamiento.

 El tipo de uso, destino e importancia de la estructura (coeficiente de importancia)

 Las estructuras de uso normal deberán diseñarse para una resistencia tal que puedan

soportar los desplazamientos laterales inducidos por el sismo de diseño,

considerando la respuesta inelástica, la redundancia, la sobre resistencia estructural

inherente y la ductilidad de la estructura.

 Para las estructuras de ocupación especial y edificaciones esenciales, además de los

requisitos aplicables a las estructuras de uso normal, se aplicarán verificaciones de

comportamiento inelástico para diferentes niveles de terremotos.

 La resistencia mínima de diseño para todas las estructuras deberá basarse en las

fuerzas sísmicas de diseño establecidas en el presente capítulo:

 El nivel de desempeño sísmico.

 37

 El tipo de sistema y configuración estructural a utilizarse.

 Los métodos de análisis a ser empleados.

La memoria de cálculo que el diseñador debe adjuntar a los planos estructurales incluirá

una descripción de:

 los materiales a utilizarse y sus especificaciones técnicas,

 el sistema estructural escogido,

 el tipo, características y parámetros mecánicos de suelo de cimentación considerado

(estipulado en la memoria del estudio geotécnico),

 el tipo y nivel de cargas seleccionadas, bien como sus combinaciones,

 los parámetros utilizados para definir las fuerzas sísmicas de diseño,

 el espectro de diseño o cualquier otro método de definición de la acción sísmica

utilizada,

 los desplazamientos y derivas máximas que presente la estructura.

La memoria de cálculo se acompañará del estudio geotécnico, el cual contendrá como

mínimo:

 una descripción de la exploración geotécnica,

 los resultados de los ensayos de laboratorio de mecánica de suelos,

 la caracterización geotécnica del subsuelo,

 los análisis de los estados límite de falla,

 su capacidad de carga,

 los asentamientos estimados de la cimentación seleccionada durante su vida útil,

tanto ante cargas permanentes como accidentales.

 38

Capítulo III

Marco Metodológico y Análisis de Datos

3.1 Diseño de la investigación

La investigación que se realizará en el presente proyecto será de tipo cuali-cuantitativa.

Cabe mencionar que en el presente trabajo no se realizará una investigación experimental, no

consistirá en la manipulación de variables ni verificar qué resultados se obtendrán como

consecuencia de dichas acciones; más bien se observará como dichas variables actúan sin

ninguna influencia y en base a ello se formará un análisis.

La investigación cuali-cuantitativa consiste en la aplicación de ambos enfoques, tanto

cualitativo como cuantitativo en la investigación. La parte cualitativa ayudará en la

observación y evaluación de los hechos, para así, proponer soluciones a las deficiencias en

los distintos procesos que se manejan en la empresa, lo cual también permitirá examinar las

reacciones y consecuentes soluciones ante una determinada situación o inconveniente.

(Ramírez, 2012)

Por otro lado, la parte cuantitativa ayudará a probar la hipótesis mediante la recolección

de datos, la cual se fundamenta en la medición numérica y de ser necesario un análisis

estadístico, lo que permitirá determinar la fuerza en la relación entre las variables de

investigación, todo en base a una muestra tomada de una población determinada. (Andrade,

2012)
 39

3.2 Tipo de investigación

Al momento de centrarse en el tipo de estudio y el alcance que tendrá, se debe tener en

cuenta que existen varios métodos para realizar una investigación. Entre los tipos de

investigación más conocidos están, la investigación exploratoria, investigación descriptiva,

investigación correlacional e investigación explicativa. Para efectos de este estudio se

aplicará la investigación descriptiva.

Como se había citado antes, este tipo de investigación consistía en la observación de un

hecho o fenómeno y, en base a un análisis, establecer cómo se estructura el mismo.

Aplicando este concepto, se descubrirá la situación actual de la empresa en cuanto a los

procedimientos contables y administrativos que aplica la misma para, en base al diagnóstico,

proponer las soluciones correspondientes.

3.3 Población y muestra

La población o universo poseen características definitorias que concuerdan con una serie

determinada de especificaciones entre individuos de la misma clase que se estudian y dan

origen a datos de la investigación, para tomar decisiones frente a la problemática que se está

estudiando.

De acuerdo a (Castro R, 2014) la “muestra es el subconjunto representativo y finito que se

extrae de la población”, es decir representa una parte del objeto de estudio, los mismos que

deben ser representativos para poder llevar a cabo la investigación. En la presente

investigación los elementos a estudiar son: el gerente general, el gerente financiero, el gerente

de mercadeo, gerente administrativo, el gerente de proyectos, supervisor de obras, el

contador, jefe de talento humano, jefe de bodega y jefe de compras de la inmobiliaria Miril

s.a.
 40

3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación

Se aplicarán técnicas de recolección de la información tales como encuestas, observación

directa y documental. Todas estas herramientas serán utilizadas en la presente investigación,

con el objetivo de analizar y evaluar los distintos procesos y pasos a seguir en la compañía,

para así poder incrementar la eficiencia operacional.

 41

3.5 Análisis de resultados

Pregunta 1 ¿El departamento que tiene a cargo cuenta con un manual de procedimientos?

Tabla 2 Manual de Procedimientos en los Departamentos de la inmobiliaria.

Resultados Total Porcentajes

Si 2 20%

No 8 80%

Total 10 100%

20%
Si
No

80%

Figura 3 Manual de Procedimientos en los Departamentos de la inmobiliaria.

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

El 20 % de los encuestados respondió que “si”, mientras que el 80% respondió que “no”

cuentan con un manual de procedimientos para las diferentes áreas de la inmobiliaria, lo que

indica la necesidad de elaborar un manual de procedimientos para las diferentes áreas de la

empresa que ayude al gerente a cargo a la realización de las actividades.

 42

Pregunta 2 ¿Existen controles establecidos que ayuden a que exista una correcta

segregación de funciones en las distintas áreas?

Tabla 3 Controles establecidos en los Departamentos de la inmobiliaria.

Resultados Total Porcentajes

Si 4 40%

No 6 60%

Total 10 100%

40% Si

60% No

Figura 4 Controles establecidos en los Departamentos de la inmobiliaria.

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

De acuerdo a las respuestas de la encuesta se observa que el 40% de los encuestados

dicen que “si” existen controles establecidos que ayudan a la correcta segregación de

funciones, mientras que el 60% responde con “no”, se puede deducir que existe una debilidad

en diferentes áreas debido que la inexistencia de controles impide un correcto manejo de los

recursos de la empresa, lo que afecta además la productividad.

 43

Pregunta 3 ¿Considera usted que al implementar un manual de procedimientos

optimizará las principales áreas de la inmobiliaria y Por qué?

Tabla 4 Optimización en los Departamentos de la inmobiliaria.

Resultados Total Porcentajes

Si 10 100%

No 0 0%

Total 10 100%

0%

Si
No

100%

Figura 5 Optimización en los Departamentos de la inmobiliaria.

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

El 100% de los encuestados respondieron que “si” optimizará las principales áreas de la

empresa la implementación de un manual de procedimientos, porque es una herramienta que

ayuda a diferenciar y distribuir correctamente las funciones de cada área, evitando así los

conflictos y las fugas de responsabilidad, además ayuda a dejar en claro los niveles de

jerarquía y responsabilidad de cada área de trabajo, facilitando la comunicación.

 44

Pregunta 4 ¿Qué tanto conoce y entiende el organigrama estructural de la empresa y el

de su Departamento a cargo?

Tabla 5 Entendimiento del organigrama estructural de la inmobiliaria.

Resultados Total Porcentajes

Poco Entendible 0 0%
Más o Menos Entendible 2 20%
Entendible 8 80%
Total 10 100%

0%
20%
Poco Entendible
Mas o Menos Entendible
Entendible
80%

Figura 6 Entendimiento del organigrama estructural de la inmobiliaria.

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

De acuerdo a los resultados se concluye que más del 50% de los encuestados si entiende

el organigrama estructural de la inmobiliaria, sin embargo hay pequeñas deficiencias en

algunas áreas que necesitan mejorar ciertas asignaciones en los departamentos de la

inmobiliaria.
 45

Pregunta 5 ¿Qué tan adecuado es el flujo de información en la compañía?

Tabla 6 Flujo de Información de la empresa.

Resultados Total Porcentajes

Muy Adecuado 4 40%

Algo Adecuado 4 40%

Algo Inadecuado 2 20%

Muy Inadecuado 0 0%

Total 10 100%

0%
20%
Muy Adecuado
40% Algo Adecuado
Algo Inadecuado
Muy Inadecuado
40%

Figura 7 Flujo de Información de la empresa.

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis
El 40 % respondió que es muy adecuado, otro 40 % también respondió que es algo

adecuado, mientras que 20% respondió que es algo inadecuado, es un aspecto que se debe

mejorar entre los gerentes y su personal a cargo, esta falencia puede causar discrepancias

entre el personal, distorsión en la información y retraso de la misma, lo que afecta la

productividad de la empresa.
 46

Pregunta 6 ¿Con qué frecuencia la empresa monitorea las actividades realizadas por el

personal encargado de los principales departamentos?

Tabla 7 Frecuencia del monitoreo de actividades según entrevistados

Resultados Total Porcentajes

Muy frecuentemente 2 20%

Frecuentemente 5 50%
Con poca frecuencia 3 30%
No hay control 0 0%
Total 10 100%

0%
20%
30% Muy frecuentemente
Frecuentemente
Con poca frecuencia
No hay control
50%

Figura 8 Frecuencia del monitoreo de actividades según entrevistados

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

Según los resultados, el 20% de los encuestados indicó que el monitoreo de las actividades

que hace la empresa se lo realiza de manera muy frecuente; el 50% dice que los controles se

hacen con relativa frecuencia y el 20% afirma que se realizan en pocas ocasiones. En base a

esto se puede decir que, si bien la empresa tiene planes de control interno, estos no se

concretan con la frecuencia correcta, arriesgándose a no detectar falencias que las distintas

áreas podrían presentar.

 47

Pregunta 7 ¿Conoce usted a plenitud cuáles son las tareas a realizar en su puesto de

trabajo?

Tabla 8 Conocimiento del puesto de trabajo

Resultados Total Porcentajes

Si 8 80%

No 2 20%

Total 10 100%

20%

SI
NO

80%

Figura 9 Conocimiento del puesto de trabajo

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

Apenas el 20% de los encuestados conoce cuales son todas las tareas que le corresponde

realizar en su puesto de trabajo, mientras que el 80% no conoce en su totalidad esas tareas, es

decir que poseen de una manera parcial dicho conocimiento. Esto indica que, si bien los

trabajadores cumplen con sus funciones, al no conocer en su totalidad las mismas existe la

posibilidad de que queden tareas sin realizar provocando las llamadas fugas de

responsabilidad y conflictos de autoridad.

 48

Pregunta 8 Especificar el nivel de conocimiento que posee acerca de todos los

procedimientos correctos a aplicar en cada tarea encomendada.

Tabla 9 Nivel de conocimientos de procedimientos en actividades diarias

Resultados Total Porcentajes

Total Conocimiento 3 30%

Alto Conocimiento 3 30%
Conocimiento regular 4 40%
Bajo conocimiento 0 0%
Total 10 100%

0%
30% Total conocimiento
40% Alto conocimiento
Conocimiento regular
Bajo conocimiento
30%

Figura 10 Nivel de conocimientos de procedimientos en actividades diarias

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

De acuerdo a los resultados, el 30% de los encuestados indica poseer total conocimiento

acerca de los procedimientos a seguir en cada tarea bajo su responsabilidad; otro 30% dice

tener un alto conocimiento y el restante 40% regular conocimiento de dichos procedimientos.

Esto podría no dar problemas al momento de realizar tareas básicas o de un nivel de

complejidad no muy elevado; pero al no poseer total conocimiento ni un manual con el cual

guiarse, podría representar un problema a futuro, sobretodo en funciones con un nivel medio-

alto de complejidad provocando baja calidad en la productividad.

 49

Pregunta 9 ¿Existe unanimidad de criterios en los trabajadores al momento de enfrentar

una determinada situación?

Tabla 10 Unanimidad de criterios al enfrentar un problema

Resultados Total Porcentajes

Si 5 50%

No 5 50%

Total 10 100%

SI
50% 50%
NO

Figura 11 Unanimidad de criterios al enfrentar un problema

Fuente: Inmobiliaria Miril s.a.

Análisis

Ante la unanimidad de criterios al momento de enfrentar una determinada situación, el

50% afirma que aplican criterios similares, mientras que el otro 50% difiere. Esto puede

generar varios inconvenientes a la empresa, debido a que al no poseer criterios e ideas

estandarizadas ante una situación o problema podría provocar conflictos entre los

trabajadores, inclusive entre los gerentes o jefes de áreas, generando caos organizacional y

disminución de la productividad por la toma demorada de decisiones.

 50

3.6 Análisis general de la encuesta

La percepción general de los resultados demostró la necesidad de un instrumento que

cuente con procedimientos coordinados y que apoye a los gerentes de las diferentes áreas de

la inmobiliaria Miril S.A., se observó también que existe debilidad de control sobre los

recursos de la empresa afectando la productividad de la misma, no se coordina capacitaciones

para las nuevas asignaciones que se encarga al personal. Es deficiente el flujo de información

entre el personal de algunos departamentos de la compañía y en muchas ocasiones existe

distorsión de la información. La supervisión de actividades se la realiza con poca frecuencia,

el personal tiene un conocimiento parcial de las tareas asignadas lo que provoca las llamadas

fugas de responsabilidades. Por medio de este análisis general se determina que es de mucha

utilidad implementar un manual de procedimientos para las diferentes áreas de la empresa, de

tal forma que los gerentes y personal a cargo estén más orientados en sus actividades

asignadas y la desarrollen con más eficacia y en menos tiempo.

 51

Capítulo IV

La Propuesta

4.1 Tema

Manual de procedimientos para optimizar las actividades de una compañía inmobiliaria,

en la ciudad de Guayaquil.

4.2 Justificación

Las inmobiliarias en general se enfrentan a diferentes cambios pues cada vez el avance

tecnológico, las nuevas estrategias de marketing, cambios en normas y leyes nacionales,

hacen que las compañías se actualicen y apliquen nuevos procedimientos en diferentes áreas.

De ahí la necesidad de contar con una guía práctica que oriente al personal de los diferentes

departamentos de la empresa, esta herramienta ayuda a ahorrar tiempo y recursos, los

procedimientos bien coordinados y específicos serán de gran ayuda en las actividades que se

realizan a diario.

4.3 Desarrollo de la Propuesta

Por medio del análisis de resultados, se determinó las debilidades en las diferentes áreas

de la Inmobiliaria tales como la necesidad de procedimientos establecidos que guíen las

actividades del trabajador, un plan de control que ayude alcanzar los objetivos establecidos;

el cual se piensa conseguir a través de la implementación de un manual de procedimientos

que contenga lineamientos para la inmobiliaria en general.

 52

Manual de Procedimientos

Gerencia Financiera

Objetivo:

Dirigir, controlar y administrar los recursos financieros de la entidad en forma eficiente.

Alcance:

La administración de los recursos financieros incide las finanzas de la empresa y todas las

repercusiones que ésta traiga servirán para la toma de decisiones.

Responsables:

Gerente financiero, contador y personal contable, asistentes financieros.

Descripción General

a.- Registro de la información financiera de una manera ordenada.

Elaboración de la información: se toman todos los hechos contables que serán

considerados y también se define cómo serán registrados. Este procedimiento se realiza en los

siguientes pasos:

 Identificación y clasificación de los datos: se capturan todas las transacciones y

hechos contables y se los clasifica en grupos o categorías.

 Valoración: se miden y describen los hechos en términos monetarios.

 Registro: se refleja contablemente el flujo de los datos previamente valorados.

 Resumen e informe: se sintetiza la información registrada y se la redacta en un

informe.
 53

b.- Planificación, elaboración, ejecución, control y liquidación del presupuesto

 Receptar propuestas de presupuesto de las distintas áreas.

 Reunir y analizar información necesaria para la elaboración del presupuesto,

especialmente ingresos y gastos del año anterior.

 Preparar y reformular propuestas de distribución de presupuesto para las diferentes

actividades.

 Elaborar el presupuesto operativo de la empresa.

 Controlar la disponibilidad presupuestaria para proyectos de inversión.

 Controlar la aplicación del presupuesto original proyectado así como sus

modificaciones y/o reformas, haciendo comparaciones del gasto proyectado vs el

gasto real.

 Elaborar reportes financieros dirigidos a la Gerencia General.

 Liquidar el presupuesto.
 54

Tabla 11 Flujograma de procedimiento para la planificación del presupuesto.

c.- Elaborar los estados financieros de la empresa en base a los requerimientos y las

regulaciones de los organismos de control, de las necesidades gerenciales y de terceros.

 Obtener la información financiera previamente registrada de manera ordenada.

 55

 Obtener y analizar el balance de comprobación.

 Verificar los saldos y la razonabilidad de cada cuenta.

 Realizar, en caso de ser necesario, las correcciones, reclasificaciones y ajustes

correspondientes.

 Después de haber realizado las respectivas correcciones y ajustes, elaborar los

estados financieros del correspondiente período fiscal, los cuales comprenden:

 el estado de situación financiera;

 el estado de resultado integral;

 el estado de flujo de efectivo y;

 el estado de cambios en el patrimonio

 Además, elaborar las notas explicativas y, en el caso de ser necesario, los anexos de

las cuentas que los requieran.

 Enviar los estados financieros a gerencia general para su aprobación.

 56

Tabla 12 Flujograma de procedimiento para la elaboración de estados financieros.

d.- Buscar fuentes de financiamiento e inversión.

 Gestionar presupuestos destinados para financiación de proyectos.

 Solicitar créditos bancarios. En el país, este crédito podría llegar a cubrir hasta el

33% del costo total del valor del proyecto.

 57

 Negociar la emisión de papel comercial a corto plazo.

 Tramitar la emisión de títulos fiduciarios en caso de proyectos a largo plazo.

 Verificar que el financiamiento sea acorde a las condiciones y capacidades

económicas de la empresa, previamente determinadas en el presupuesto.

e.- Colaborar en la elaboración de proyectos financieros de inversiones.

 Colaborar en proyectos de inversión viables a la realidad financiera de la empresa.

 Llevar seguimiento y análisis a proyectos de inversión ya iniciados.

 Sugerir acciones a seguir en proyectos de inversión asignados.

 Tomar medidas oportunas para evitar riesgos posibles.

f.- Controlar los flujos y presupuestos de fondos de la empresa.

 Analizar y clasificar documentos de ingreso, verificando procedencia y comparando

con los fondos reales.

 Llevar un registro de los fondos que ingresan.

 Distribuir y aprobar los egresos que se efectúen.

 Custodiar el dinero, cheques y documentos pertenecientes a la empresa.

 Realizar arqueos de caja y conciliaciones bancarias con la mayor frecuencia

posible.

 Elaborar y presentar informes acerca de los ingresos y egresos en caja para registro

y control.

g.- Controlar el pago de nómina a empleados, pago de obligaciones tributarias y legales.

 Revisar el rol de pagos junto con la documentación soporte.

 Liquidar los sueldos establecidos en el rol de pagos.

 58

 Dar seguimiento al cumplimiento de todas las obligaciones tributarias de la empresa

en los plazos correspondientes.

 Elaborar las declaraciones del iva, retención a la fuente e Impuesto a la Renta

aplicando correctamente las tasas de impuestos correspondientes.

 Controlar el pago de obligaciones laborales, entre ellas, la del IESS.

 59

Manual de Procedimientos

Gerencia de Marketing y Ventas

Objetivo:

Dirigir el proceso de marketing y ejecutar las políticas planificadas por esta gerencia y

aprobadas por la gerencia general.

Alcance:

Influye en el aumento de las ventas, y por ende, en los resultados de la empresa.

Responsables:

Gerente de ventas, analistas de marketing, asistente de ventas, vendedores, jefe de

créditos y cobranza, asistente de crédito y cobro.

Descripción General

a.- Conocer el mercado en el que se desenvuelve la empresa.

 Realizar estudios de mercado y encuestas permanentemente.

 Analizar las condiciones en las que actualmente se encuentra el mercado.

 Identificar nuevas oportunidades de crecimiento en base al análisis de los

resultados.

 Desarrollar estrategias que permitan aprovechar esas oportunidades de crecimiento.

b.- Análisis del consumidor y la competencia.

 Investigar y analizar la opinión de clientes sobre los bienes y servicios que ofrece la

empresa, sus preferencias y gustos.

 Determinar qué tan efectiva ha sido la publicidad.

 60

 Evaluar distintos métodos para la recolección de información estadística acerca de

la competencia.

 Analizar el rendimiento de la competencia.

c.- Preparar los elementos visuales necesarios para realizar campañas de publicidad y

comunicación.

 Diseñar estrategias y planes de acción a seguir para llevar a cabo la campaña.

 Gestionar el presupuesto necesario para invertir en publicidad.

 Contactar con los medios de comunicación necesarios y de confianza.

 Gestionar la frecuencia con la que se dará a conocer el servicio, y que esté dentro de

las posibilidades económicas de la compañía.

d.- Fijar márgenes de precios, incluidos descuentos y promociones.

 Utilizar la ubicación del producto inmobiliario como principal criterio en la fijación

del precio. Éstos tenderán a elevarse si se ubican en las siguientes zonas y cumplen

con las siguientes características:

Zonas Características

Inmueble ubicado frente a una avenida o

Regeneración Urbana
calle principal.

Inmueble ubicado en una esquina.

Inmueble ubicado junto a un parque o

Zonas de alta actividad comercial
punto de encuentro.

Inmueble ubicado cerca de una playa.

En el caso de departamentos o condominios, tomar en cuenta lo siguiente:

 61

 Número de Piso en que se encuentra ubicado el departamento

 Vista exterior

 Accesibilidad a distintos puntos del edificio, como terrazas, parqueadero o

proximidad a la salida.

Para la reducción de precios o descuentos, hay que tomar en cuenta algunos factores,

entre los principales están el exceso de la oferta y que la situación económica del país se

presente muy frágil. También puede deberse a estrategias de captación de clientes siempre y

cuando no termine afectando significativamente costos y resultados.

e. Establecer objetivos de ventas y motivar a los vendedores a alcanzar esas metas.

 Programar reuniones constantes con el personal de ventas, para que expongan

cuáles son sus objetivos y motivaciones, y si fuera el caso, algún motivo de

problema o preocupación que pueda afectar en su entusiasmo (esto último

personalmente).

 Aplicar planes de premios y comisiones tomando en cuenta las motivaciones de

cada empleado.

 Crear programas de capacitación al personal de ventas.

f.- Establecer políticas de créditos.

 Investigar y evaluar la solvencia del potencial cliente.

 Autorizar créditos a clientes.

 Supervisar los sistemas de control de pagos de los deudores.

g.- Diseñar estrategias para la gestión de cobro de cartera.

 Hacer seguimiento al proceso de pagos de deudores.

 62

 Enviar comunicados de cobranza a los deudores cuyas obligaciones estén por

vencer.

 Realizar llamadas de gestión de cobro.

h.- Diseñar estrategias para la recuperación de cartera vencida.

 Establecer un nuevo plan de pagos o requerir alguna sugerencia de pago por parte

del cliente.

 Dar a conocer al cliente si sus términos de cobro fueron aceptados o no con las

condiciones del caso; o la entrega de un nuevo plan de pagos.

 Si la empresa urge de entrada de efectivo, negociar la cartera.

i.- Coordinar con el Departamento Jurídico.

 Coordinar con el Departamento Jurídico si es viable la toma de alguna acción legal

y remitir los expedientes de clientes en mora considerable.

 63

Tabla 13 Flujograma de procedimiento para la gestión y recuperación de cartera vencida.

 64

Manual de Procedimientos

Gerencia Administrativa
Objetivo:

Administrar óptimamente los recursos materiales y humanos de la empresa mediante

herramientas gerenciales que permitan el desarrollo y crecimiento de la misma.

Alcance

Llegar a influenciar de manera significativa el desarrollo de la empresa, a tal punto de

provocar el aumento de inversiones que posee la compañía y; dependiendo del grado de

crecimiento; hasta la expansión física de la misma.

Responsables:

Gerente administrativo, asistente administrativo, jefe de recursos humanos, asistente de

recursos humanos, jefe de compras, asistente de compras, jefe de bodega, auxiliar de bodega.

Descripción General

a.- Gestionar las compras para provisionar de materia prima y materiales a los distintos

departamentos.

 Mantener constante comunicación con la Gerencia de Proyectos para solicitudes de

compra.

 Cotizar precios para las respectivas compras, en base al presupuesto establecido por

la Gerencia de Proyectos.

 Autorizar las compras necesarias para la realización de proyectos o cubrir alguna

necesidad, a través de órdenes de compras con firmas autorizadas.

 Gestionar y distribuir correctamente la materia prima necesaria para los proyectos

planificados.
 65

 Distribución de recursos necesarios a las demás gerencias.

 Controlar que la bodega cuente con inventarios necesarios.

Tabla 14 Flujograma de procedimiento para la gestión de compras de materia primera y materiales.

b.- Mantener y consolidar relaciones con proveedores.

 Mantener comunicación e intercambio de información sobre proyectos con

proveedores para futuras adquisiciones.

 Gestionar créditos con proveedores de materiales y materia prima.

 Hacer seguimiento y control a los plazos de pagos a proveedores.

 66

c.- Controlar las bodegas y llevar los registros necesarios.

 Recibir los materiales y verificar si coinciden con la cantidad y tipo descritos en la

orden de compra.

 Controlar el inventario manteniéndolo en buenas condiciones de uso.

 Llevar registros de tarjetas de existencias de cada tipo de material para mejor

control, y mantenerlos actualizados.

 Distribuir los materiales de acuerdo a las cantidades que sean especificadas, esto

detallado mediante documento interno o egreso de bodega.

 67

Tabla 15 Flujograma de procedimiento para el control y registro de inventario en bodega.

d.- Organizar al personal y definir responsabilidades y funciones para los distintos

puestos de trabajo.

 Programar y controlar los recursos humanos dándoles a conocer cuáles son sus

responsabilidades en sus puestos de trabajos.

 Dar a conocer la estructura organizacional de la empresa, para que los empleados

conozcan el nivel jerárquico de la misma y a qué autoridad deben reportar.

 68

 Dar a conocer los objetivos, misión, visión y manuales de control interno de la

organización.

 Difundir el reglamento interno de la empresa.

e.- Manejar las remuneraciones y sus niveles.

 Registrar datos de entrada y salida de los empleados, y elaboración de contratos de

trabajo.

 Revisar los días de asistencia de cada trabajador, además de casos especiales, como

por ejemplo licencias o permisos.

 Realizar el cálculo correspondiente de las remuneraciones tomando en cuenta el

punto anterior.

 Aplicar bonificaciones, descuentos, retenciones y aportes al IESS tomando como

base el cálculo del sueldo, además de considerar las horas extraordinarias y

suplementarias.

 Procesar, revisar y aprobar el rol de pagos.

 Enviar oportunamente reportes y documentación soporte a Gerencia Financiera.

 69

Tabla 16 Flujograma de procedimiento para el manejo de remuneraciones y sus niveles.

f.- Diseñar programas para la formación y desarrollo profesional de los empleados.

 Establecer objetivos específicos en cuanto al aprendizaje, ayudando a crear cultura

de desarrollo profesional.

 Definir planes de capacitación para los empleados.

 70

 Reconocer el crecimiento profesional en base a lo que la realidad de la empresa

permita.

g.- Promover la disciplina y el buen ambiente laboral.

 Fomentar la integración entre los empleados mediante actividades sociales, eventos

o reuniones.

 Difundir la lectura del reglamento interno entre el personal.

 Programar charlas motivacionales.

 Decorar los espacios físicos apropiadamente.

h.- Reclutamiento y selección de nuevo personal.

 Realizar convocatoria para vacante y receptar documentación.

 Preseleccionar a los aspirantes en base a su formación, teniendo puntos clave previa

selección.

 Entrevistar a los preseleccionados.

 Aplicar pruebas correspondientes al puesto de trabajo al que aspiran.

 Seleccionar a los nuevos integrantes y hacer seguimiento en el período de prueba.

 71

Tabla 17 Flujograma de procedimiento para el reclutamiento y selección de nuevo personal.

 72

Manual de Procedimientos

Gerencia de Proyectos

Objetivo:

Planificar, administrar, dirigir y controlar adecuadamente los recursos humanos, técnicos

y financieros de la compañía, aplicando habilidades, tecnologías y teniendo en cuenta los

requerimientos técnicos de costo y tiempo, para alcanzar con éxito los proyectos que se

planifiquen.

Alcance

Abarca el desarrollo de un proyecto inmobiliario que involucra en su totalidad la

ejecución de las obras.

Responsables:

Director de proyectos, jefe de control de proyectos, senior responsable de operaciones,

arquitecto, diseñador, ingenieros, fiscalizadores, contratista.

Descripción General

a.- Planificación de Proyectos

 El Gerente de proyectos realizará estudios previos antes de la suscripción del

contrato, lo cual incluye el análisis técnico, económico y administrativo del

proyecto.

 Establecerá los objetivos claros e identificables del proyecto, enfocados a los

diferentes intereses y expectativas de los implicados, a través de un cronograma del

proyecto.
 73

Semanas
Fases Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Estratégica
Operativa
Planificación Seguimiento y
evaluación
Junta de Desarrollo
Fuentes Propias
Financiamiento Aportes de Capital
Créditos Directos
Diseños
Arquitectónicos
Diseño y Adquisición de
Organización Recursos
Planeación de Gestión
de Riesgos
Pruebas
Definición de
Recursos Humanos
Ejecución Adquisición de
equipos
Desarrollo del
Proyecto
Supervisión y control
del proyecto
Seguimiento
Control de Calidad
Visitas de Campo
Administración y
Culminación
cierre del contrato
Figura 12 Cronograma de Proyectos

 Efectuará una planificación para cada proyecto que se vaya a ejecutar, analizando

factores como: riesgos, recursos a emplear: financieros, humanos y tecnológicos,

alcances y costos. A continuación se muestra los puntos básicos en dicha

planificación, y un modelo propuesto que básicamente está formado por las

siguientes fases:

 El Proyecto

 Planificación estratégica

 Planificación operativa

 Seguimiento y evaluación

En el apéndice 2 se presenta el modelo de planificación de proyectos.

 74

b.- Junta de Desarrollo

 El senior responsable de operaciones (SRO) organizará la junta de programa en la

que se toma decisiones y se aprueban asuntos relacionados al desarrolló del

proyecto.

 Por medio de la junta se determina la dirección del programa, su financiamiento y la

supervisión del avance.

 Se explicará aspectos como el alcance, tiempo, calidad, costo, riesgos,

comunicaciones e informes, recursos humanos, adquisiciones y contratos, descritos

en el plan de proyectos, y en el cronograma establecido.

 Se aprobará el plan del programa y determinará los medios para ejecutarlo.

 El SRO será el encargado principal de las decisiones y de definirlas por medio del

acta de constitución del proyecto, la misma que especificará los términos bajo la

cual se llevará a cabo la construcción, finalidad y plazos de ejecución.

 Dispondrá de los equipos necesarios y resolverá asuntos relacionados con el cliente,

proveedor o agente de entrega.

 En caso de necesitar ayuda de terceros, se buscara la opiniones de expertos de otras

agencias para aportar información a puntos de vista como la dirección corporativa,

especialistas técnicos, entre otros.

c.- Financiamiento

 El director de proyectos será el responsable principal de la creación de decisiones

de inversión (IDM) el mismo que se encarga de comprometer fondos para el

proyecto por medio fuentes propias de la empresa, aportes de capital de

inversionistas, créditos puente, créditos directos y asociaciones, previa aprobación

de la gerencia de finanzas y la alta dirección.

 75

 Elaborará un presupuesto que implique las actividades generales del proyecto como

se observa en el apéndice 3.

 El grupo patrocinador representado por los altos directivos, es el responsable de

tomar las decisiones clave de inversión y el control de los mismos.

 Establece el entorno adecuado para el proyecto.

d.- Diseño y organización del proyecto

 El arquitecto será el encargado de realizar los diseños arquitectónicos en base a

estudios, programas, presupuestos y planificación de la obra, además tendrá en

cuenta aspectos claves tales como: el sector, medio ambiente, la optimización de

recursos materiales, energía medio ambientales y económicas.

 Obtendrá el registro de planos arquitectónicos

 El jefe de control de proyectos establecerá los procesos constructivos y la

adquisición de los recursos. Además se asegurará el avaluó de la propiedad y que la

escrituración se estén desarrollando, vigilará que esté libre de gravamen y se

encargará de la gestión de trámites.

 Además el jefe de proyectos revisara la documentación requerida por las

autoridades gubernamentales necesarias para la obra.

 Realizará una planeación de gestión de riesgos, a través de un análisis cualitativo y

cuantitativo de los mismos, al final se establecerá un seguimiento y control de los

riesgos.
 76

e. Pruebas

 El supervisor se asegurará que el progreso del proyecto se ejecute de manera

coherente, cumpliendo con los requerimientos de las normativas legales respecto a

los trabajadores tales como:

 Código laboral

 Seguridad industrial

 Seguridad social

 Verifica que cumpla con los requerimientos técnicos y de acuerdo con el

cronograma pactado y realizará control de calidad.

 Evaluará los informes de ejecución de obras. A continuación se establece una

plantilla básica para este procedimiento.

Tabla 18 Supervisión de Obra

Objetivo de supervisión:
Tiempo Método de
Fecha / Hora Tema Responsables
Asignado Trabajo

 Realizará visitas periódicas de campo.

 El supervisor elaborará un informe detallando: el avance de la obra, registros

fotográficos, memorias, pruebas de laboratorio que se requieran, hallazgos y

observaciones. Este informe se presentara mensualmente al directorio y gerente de

proyectos.
 77

f.- Ejecución de Proyectos

 Se define el número de miembros, perfil y mecanismos de selección. También se

establece las funciones y forma de operar en cada etapa del proyecto. Teniendo en

cuenta el cumplimiento de la Norma ISO 14001

 El Contratista ejecuta el desarrollo del proyecto y aplicación de los estándares

recomendados de gestión, diseño, programas y lineamientos definidos

 Explica la estructura de los planos a los operarios y subcontratistas

 Distribuye los medios materiales que se requieran para cada etapa de la obra.

 Se realizará la señalización correspondiente y visible para cada área de trabajo, en

cumplimiento con el sistema de gestión ambiental.

 Entregará al Jefe de proyectos los datos necesarios para la elaboración de la

documentación del bien.

 En caso de recurrir a prestación de servicios de terceros se definirán criterios de

selección, el tipo de servicios a prestar y la contratación.

g.- Seguimiento y recepción de avances

 El Gerente de Proyectos y el SRO realizarán visitas de campo continuamente para

la supervisión de la obra, indicaran las observaciones y sugerencias respectivas.

 El director del proyecto gestionará con el gerente de proyectos la aprobación de los

avances.

 El gerente de proyectos se asegurara que se realicen las mejoras en las operaciones

y tomara nuevas medidas para que el grupo de proyectos alcancen los resultados

requeridos por el programa.

 78

h.- Culminación del Proyecto

 Se organiza una reunión con el director, gerente de proyectos y constructor para la

inspección del proyecto.

 Después de la aprobación y mejoras observadas por las autoridades, se realiza la

firma de la documentación correspondiente del bien y se legaliza antes de la

entrega.

 Organización de la documentación por parte del departamento legal.

 Se entrega un juego completo de copias de los planos y demás documentos del bien.
 79

Flujograma:
Tabla 19 Flujograma de procedimiento para el desarrollo de un proyecto inmobiliario.

Proyecto Financiamiento Junta de desarrollo Pruebas

Inicio

Gerente de proyectos realiza un análisis técnico,

económico y administrativo del proyecto.

si
Departamento Financiero:
Cumple Aprueba planificación de
objetivo financiamiento para el proyecto

no
Grupo Patrocinador: apoya y
Reestructuran proyecto dictamina el manejo correcto de
la inversión
Junta del programa: toma
decisiones y da aprobación en
asuntos que afectan el progreso
del programa

si Junta del proyecto: toma de

decisiones entre representantes
Cumple de ambos bandos (SRO-cliente)
objetivo sobre accesibilidad y manejo del
mismo

no

Reestructuran procesos
 80

Desarrollo Entrega de avances Recepción de avances Culminación de proyecto

Contratista: ejecuta el desarrollo del

proyecto

Avances
si Manejador del proyecto: entrega
del Director del programa es el
proyecto avances del proyecto
representante del cliente,
gestionando con el gerente de
programa

no

Buscan soluciones
alternas al problema
si
Avances Culminación de proyecto
aprobados

no

Gerente de proyectos
Fin
comunica cambios
 81

Manual de Procedimientos

Departamento Legal

Objetivo:

Brindar servicios de asesoramiento legal, representación en litigios, demandas, elaborar

procesos legales y comprobar que los bienes a transferir se encuentren en condiciones

óptimas, cumpliendo con todas las normativas legales determinando una confiable situación

jurídica.

Alcance

La correcta aplicación de leyes, reglamentos y disposiciones legales de la inmobiliaria es

de cumplimiento obligatorio a las áreas que intervienen, el departamento legal es el

encargado de su ejecución.

Responsables:

Asesor jurídico, abogado, asistente jurídico.

Descripción General

a.- Estudios de Títulos

 El abogado del departamento legal realizará una revisión exhaustiva de la situación

jurídica del inmueble analizando la vigencia del registro del dominio.

 Revisar si mantiene alguna hipoteca, gravamen, prohibición o embargo, pago de

impuestos y si existiera declaraciones públicas, por medio del estudio de las

escrituras e inscripciones de los últimos 10 años.

 82

b.- Trámites de Aprobación y Certificación de Propiedades

 Reunión con el directorio para explicar de la situación legal del bien que se espera

vender o arrendar.

 Da a conocer sus antecedentes y detalles del bien, hasta conseguir la aprobación

para ofertarlos.

 Legalización del acta de constitución del proyecto aprobada y firmada por los

socios.

 Obtendrá el permiso de la construcción en la municipalidad con los siguientes

documentos:

 Acta de registro de planos arquitectónicos

 Certificado de registro de la propiedad

 Acta de recepción de garantías

 Pago de tasas correspondientes

 Licencia ambiental

 Cd con planos estructurales

 Organiza la documentación respectiva que legalice la transferencia del bien, con la

aprobación de los diferentes organismos de control como:

 Escrituras de la propiedad

 Registro de la propiedad sin gravámenes

 Factibilidad de la empresa de agua y alcantarillado

 Factibilidad de energía eléctrica

 Inspeccionará que se realicen los trámites necesarios como son:

Gestión de Suelo

 Captación de suelo
 83

 Topografía

 Verificación catastral y registral

 Análisis de colindantes

 Determinación de afecciones

 Estudio de viabilidad

 Calificación ambiental, evaluación ambiental estratégica

 Estudio de impacto territorial

Urbanización

 Declaración de propiedad horizontal o copropiedad en caso de ser necesario.

 Permiso de habitabilidad

 Gestión urbana

 Acciones posesorias

 Procesos de expropiación

 Procesos de deslinde y amojonamiento

 Procesos divisorios

 Espacio público

 Control de construcciones por la municipalidad

 Recuperación de garantías

 Obtención de avales o fianzas

Urbanismo

 Complejos inmobiliarios

 Conservación urbanística

 Redacción de planes parciales

 84

 El asistente jurídico será el responsable de realizar los trámites respectivos, como

las tasas, impuestos y contribuciones del bien.

 Se revisa que la documentación del bien este completa.

c.- Redacción de contratos inmobiliarios

 El abogado realiza la redacción del contrato del inmueble después de que se acuerde

la transferencia del bien entre las partes. Los mismos que pueden ser de los

siguientes tipos:

 Contrato de compra-venta

 Contrato de promesa

 Contrato de arrendamiento

 Leasing inmobiliario

 Fiducia inmobiliaria

 Contrato de corretaje

 Contratos de intermediación

 Contrato de mandato

 Contrato de comisión

 Seguros

 La redacción de los contratos deben contener puntos clave como la información

personal de ambas partes; que corresponde a cédula, nombres completos, fecha y

lugar; el valor de la propiedad, datos del inmueble que será vendido o alquilado. De

acuerdo al tipo de contrato se especificarán clausulas más específicas.

 En caso que el bien sea alquilado se detallarán más pautas:

a. Duración del contrato

b. Cuota a pagar y la periodicidad

 85

c. Garantía o aval

d. Pago de suministros como agua, luz o teléfono.

 Se realizará una administración de los contratos y seguimiento al cierre de los

mismos.

d.- Programas de Gestión Ambiental

 El departamento legal asegurará el cumplimiento del sistema de gestión ambiental

de las normas ISO 14001.

 Obtener la certificación y aprobación correspondiente para la ejecución de la obra.

 Establecerá un programa de señalizaciones visibles e identificables para los

peatones determinado por la norma.

e.- Asesoría

 El abogado recibe las solicitudes de asesoramiento legal pueden ser consultas

verbales o escritas.

 Mantiene al día una bitácora con las diferentes asesorías legales.

 Responde a las consultas de manera escrita a las áreas de la empresa que lo

soliciten, elaborando un escrito que a la vez guarda como respaldo para el

departamento legal y el solicitante.

 86

Flujograma:

Tabla 20 Flujograma de procedimiento para las principales funciones a cumplirse en el departamento legal.

Estudio de Escrituras Aprobación y Trámites Redacción de Contrato Legalización y Entrega

Inicio

Abogado: Realiza el estudio de títulos y escrituras

del bien de los últimos 10 años.

si
Reunión con el directorio para el
Cumple análisis de la oferta y aprobación.
Requisitos

no
Procede con los trámites,
Realizan mejoras certificaciones de propiedades y Redacción del contrato: Venta de
permisos. del Bien o arrendamiento.

si - Se legaliza el contrato
- Reunión con el cliente: Firmas
Cumple de los contratos de venta o
objetivo alquiler, entrega de la
documentación legal.

no

Reestructura el contrato
 87

Conclusiones

En base a las técnicas de investigación aplicadas se determinó el análisis general de las

principales debilidades de la compañía por medio de un estudio de campo y descriptivo de los

individuos y su entorno, el mismo que estableció la necesidad de un manual que sirva de guía

para el personal de las diferentes áreas de la inmobiliaria.

A través de las técnicas de recolección de información, se identificó desviaciones de

control al usar los recursos de la empresa, las capacitaciones al personal que se coordina son

esporádicas, además de la debilidad que existe en el control interno de la empresa debido a las

fugas de responsabilidades que se originan por falta de conocimiento y preparación previa, de

esta forma el análisis general de los resultados determino las falencias en los procesos

actuales de la compañía, los mismos que representan oportunidades de mejoras que se

encuentran desarrolladas en la propuesta.

Por medio de este estudio se pudo cumplir con el objetivo general planteado al inicio del

trabajo de investigación que era optimizar las diferentes áreas de la Inmobiliaria estableciendo

procedimientos claves que guie al personal a la realización de sus actividades de manera más

eficaz, a través de la identificación de riesgos y procedimientos actuales que se llevan a cabo.

 88

Recomendaciones

Después de aplicar los instrumentos de investigación, analizarlos y describir las

observaciones encontradas se permite realizar las siguientes recomendaciones:

 Realizar un plan operativo anual que permita cumplir con los objetivos propuestos.

 Capacitar constantemente al personal para que conozcan y realicen sus actividades con

grandes estándares de calidad y profesionalismo, a la vez que mejoren sus

conocimientos y competencias personales.

 Implementar y promover el uso del manual de procedimientos para las diferentes áreas

de la inmobiliaria, el mismo que ayudara a realizar las actividades de manera más

eficaz y en menor tiempo, además fortalecerá el control interno de la compañía.

 Supervisar el cumplimiento del manual por parte del personal, estableciendo periodos

de revisiones a fin de mantener actualizados los procedimientos a seguir, como los

tiempos de ejecución.

 Se recomienda realizar este tipo de investigaciones a empresas de otros sectores

económicos, aplicando los instrumentos de investigación más acordes a su actividad

económica.
 89

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 93

Apéndices
 94

Apéndice 1 Diseño del cuestionario de la encuesta

Encuesta al personal clave de la empresa

Pregunta

1. ¿El departamento que tiene a cargo cuenta con un manual de procedimientos?

Si No

2. ¿Existen controles establecidos que ayuden a que exista una correcta segregación de

funciones en las distintas áreas?

Si No

3. ¿Considera usted que al implementar un manual de procedimientos optimizara las

principales áreas de la inmobiliaria y por qué?

Si No

¿Por qué?:

4. ¿Qué tanto conoce y entiende el organigrama estructural de la empresa y el de su

Departamento a cargo?

a. Poco Entendible

b. Más o Menos Entendible

 95

c. Entendible

5. ¿Qué tan adecuado es el flujo de información en la compañía?

a. Muy adecuado

b. Algo adecuado

c. Ni adecuado ni inadecuado

d. Algo inadecuado

e. Muy inadecuado

6. En una escala del 1 al 5, siendo 5 la escala mayor y 1 la escala menor, con qué

frecuencia la empresa monitorea las actividades realizadas por el personal encargado

de los principales departamentos.

1 2 3 4 5

7. ¿Conoce usted a plenitud cuáles son las tareas a realizar en su puesto de trabajo?

Si No

8. Especificar si conoce todos los procedimientos correctos a aplicar en cada tarea

encomendada

a. Total conocimiento

b. Alto conocimiento

c. Conocimiento regular

d. Bajo conocimiento

e. Nulo conocimiento
 96

9. ¿Existe unanimidad de criterios en los trabajadores al momento de enfrentar una

determinada situación?

Si No

10. ¿Cómo mide su departamento la gestión de la empresa?

 97

Apéndice 2. Modelo de Planificación de Proyectos

Tabla 21 Planificación de Proyectos

Fases de Implementación
Preparación Inicio de Ampliación Finalización
Acciones de Acciones
I Sección El proyecto
Justificación del Proyecto
Objetivos
Obtención de
Documentación
Modalidad de Ejecución
Financiamiento
Fecha de inicio y
finalización del proyecto
Zona de influencia
Población objetiva
Organización para la
ejecución
Coordinación
Prestación de
servicios

II Planificación
Estratégica
Estrategia de ejecución
Plan Global de
inversiones
Planificación
Arquitectónica

III Planificación
Operativa

IV Sección Seguimiento
y Evaluación
Indicadores
Participación
Comunicación
Retroalimentación
 98

Apéndice 3. Modelo de Presupuesto de Proyectos

Tabla 22 Presupuesto de Proyectos

Presupuesto del Proyecto

Actividad Cant. Precio Total estimado

Estimada Estimado
Actividades Generales

Preliminares
Adquisición de terreno
Diseño Arquitectónico
Construcción de Infraestructura
temporal

Construcción – Terreno
Replanteo y Topografía
Rasanteo y nivelación
Excavación

Construcción sistema primarios

Agua Potable
Alcantarillado
Energía eléctrica

Construcciones comunales
Construcción de cisternas
Adoquín calle acceso
Área verde
Veredas, parqueos

Imprevistos

Costo Construcción

Cimentación
Excavación
Relleno y compactación
Fundición

Planta baja
Encofrado de cadenas
Encofrado de columnas
Refuerzo de vigas
Contra pisos
 99

Refuerzo de losa
Encofrado de Grada
Desencofrado
Primer Piso
Segundo Piso
Costo de Acabados por Vivienda

Tumbados
Instalaciones sanitarias
Instalaciones eléctricas
Pintura interior y exterior