PLAN LEGAL

PROGRAMA
EMPRENDE CON EQUION
Tabla de contenido
PLAN LEGAL ..................................................................................................................................................................................... 3

Introducción .................................................................................................................................................................................... 3

Paso a paso para la Transformación de Persona a Natural a Persona Jurídica en el Registro Mercantil. ..................................... 3

Marca ............................................................................................................................................................................................... 5

Paso a paso del Registro de Marca ............................................................................................................................................. 5

Contrato de Trabajo ........................................................................................................................................................................ 6

Obligaciones del Empleador en el Contrato de Trabajo ............................................................................................................. 6

1. Pago de salarios y auxilio de transporte ..................................................................................................................... 6

2. Uniformes y elementos de protección ....................................................................................................................... 7

3. Seguridad social integral ............................................................................................................................................. 7

4. Pago de parafiscales.................................................................................................................................................... 9

5. Prestaciones sociales. ................................................................................................................................................. 9

Contrato de prestación de servicios .............................................................................................................................................. 11

Recomendaciones legales ............................................................................................................................................................. 11

Anexos ........................................................................................................................................................................................... 13
 PLAN LEGAL

Introducción
El Plan Legal se redacta como una herramienta de consulta de las obligaciones laborales y
comerciales que deben asumir los empresarios al momento de fortalecer o acelerar su
empresa; adicionalmente, constituye una guía de los conceptos legales básicos para el
adecuado desarrollo de la actividad comercial, en especial con lo relacionado a la protección
de la propiedad industrial, contratación laboral y comercial.

Paso a paso para la Transformación de Persona a Natural a Persona Jurídica

en el Registro Mercantil.
Una vez se tenga definido el tipo de persona jurídica; si es como Sociedad Comercial
(Sociedad por Acciones Simplificada -SAS-, Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad
Comandita, etc.) o Entidad Sin Ánimo de Lucro (Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones)
deberán seguirse los siguientes pasos:

1. Verificar que el nombre de la empresa y del establecimiento de comercio que se quiere

registrar no tenga homonimia en la página www.rues.gov.co

2. Elegir los códigos CIIU que más se adecuen a las actividades desarrolladas por la
Sociedad o Entidad Sin Ánimo de Lucro –ESAL- (Máximo 4 códigos).

Para facilitar la búsqueda de dichos códigos, las Cámaras de Comercio han diseñado
portales web que permiten encontrar el CIIU adecuado mediante la digitación de
palabras clave. A continuación se relacionan dos links donde podrán encontrar
ágilmente el CIIU requerido:
- Cámara de Comercio de Casanare: http://cccasanare.co/formalizacion/consulta-ciiu/

- Cámara de Comercio de Bogotá: http://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/

- Cámara de Comercio de Medellín: http://virtuales.camaramedellin.com.co/consultas/ciiu.html
3. Reunir los siguientes documentos y llevarlos a la Cámara de Comercio del domicilio de
la Sociedad o Entidad Sin Ánimo de Lucro:

- Diligenciar e imprimir el Pre Rut desde la página de la DIAN (Debe tener la marca “para
trámite en cámara”)
- Diligenciar el formulario de matrícula persona jurídica y establecimiento de comercio,
al igual que el anexo DIAN (Los cuales debe firmar el representante legal o apoderado,
si se hace por intermedio de Abogado, que debe contar con poder especial, donde
conste que tiene facultad para firmar formularios)
- Fotocopia de la cedula de los socios y de las personas nombradas1 ampliada al 150%
- Acta de constitución firmada por la totalidad de los socios y Estatutos firmados por el
Representante Legal.
- Carta de aceptación de cargos, donde las personas manifiesten expresamente que
aceptan los nombramientos de representante legal principal o suplente, gerente,
tesorero, revisor fiscal, etc.
- Los dos últimos documentos deben presentarse personalmente en la cámara de
comercio, o en su defecto, autenticarlos previamente en notaria o juzgado.
- Quien entregue los documentos en la Cámara de Comercio deberá llevar
la cédula original, bien sea un socio, el mensajero o un apoderado.

4. Se debe adjuntar la compraventa del establecimiento de comercio para que la

propiedad del mismo pase de la Persona Natural a la Persona Jurídica que se está
creando. De esta forma, se conserva la antigüedad en el registro del establecimiento.

5. Diligenciar, firmar y entregar en el mismo acto, el formato de cancelación como persona

natural

6. En máximo 15 días hábiles, la Cámara de Comercio entregará el Registro Mercantil con

un NIT provisional. Para hacer definitivo el NIT se debe hacer lo siguiente:

- Abrir una cuenta bancaria a nombre de la Sociedad o ESAL en la entidad de su

preferencia.

1
Las personas nombradas pueden ser socios de la empresa o terceros, por ejemplo: El representante legal,
revisor fiscal o miembros de la junta directiva de ser el caso.
 - Llevar el certificado de apertura de cuenta y el Registro Mercantil a la DIAN para que
les asienten el NIT definitivo y les expidan la resolución de facturación. Este trámite
también se puede realizar de manera virtual, a través de la página web de la DIAN.

7. Entregar en la Cámara de Comercio la Resolución que deja en firme el NIT. A partir de

ese momento, se entenderá que la Sociedad o Entidad Sin Ánimo de Lucro tiene
personería jurídica independiente de los socios individualmente considerados.

Marca
Se refiere a cualquier signo que tenga la capacidad de distinguir productos o servicios en el
mercado y que sea perceptible por los sentidos (Visual, auditiva, olfativa o sensitivamente)
Se puede incluir como marca las palabras, imágenes, símbolos, logotipos, retratos, escudos,
combinación de colores, la forma de los productos o su empaque.

En la memoria de los consumidores, la marca representa el origen empresarial de los

productos y su calidad, siendo esta, una de sus principales funciones.

Paso a paso del Registro de Marca

1. Una vez definido el nombre, logo y colores de la marca que se quiere registrar, se debe
hacer el estudio de antecedentes marcarios para verificar que dicha marca no se parezca
literal, fonética o figurativamente a otra ya registrada. Dicho estudio lo puede realizar
directamente el interesado, o solicitarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Realizar la búsqueda del código internacional de productos y servicios NIZA2 que más se
adecue a las actividades desarrolladas por la empresa en la página principal de la
Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI):
http://web2.wipo.int/classifications/nice/nicepub/es/en/edition-
20150101/taxonomy/?lang=esen

3. Ingresar a la página de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co y

registrarse en la Oficina de la Propiedad Intelectual para obtener nombre de usuario y
contraseña.

2
NIZA Es una clasificación internacional de productos y servicios que se aplica para el registro de marcas.
4. Radicar la solicitud on-line de registro de marca anexando los siguientes documentos en
formato digital: Formato número 6 de la Superintendencia para la reducción de tasas y
poder autenticado en caso de actuar como Apoderado. Para las marcas figurativas o
mixtas, se debe anexar un archivo con el logo. Para las marcas tridimensionales, se debe
anexar un arte donde se pueda apreciar la tridimensionalidad. Y para las marcas
sonoras, su representación gráfica (pentagrama) y el sonido en medio magnético.

5. Las tasas de registro para el 2018 fueron establecidas por el decreto 61064 de 2017. A
continuación se relaciona el link donde se encuentran las tasas vigentes en el 2018 para
el registro de marca y demás signos distintivos (Tenga en cuenta que las tasas cambian
anualmente):

http://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Normativa/Resoluciones/Resolucion-
61034_de_2017.pdf

6. Una vez radicada la solicitud on-line, el tramite puede durar entre seis y nueve meses,
luego de los cuales, la SIC decide, mediante Acto Administrativo, si otorga o no el
registro de marca.

CONTRATACIÓN

Contrato de Trabajo
Es un acuerdo de voluntades en el cual, una persona natural se obliga a la prestación
personal de un servicio, bajo continua supervisión, cumpliendo órdenes y recibiendo por su
labor, una remuneración.

Obligaciones del Empleador en el Contrato de Trabajo

1. Pago de salarios y auxilio de transporte
El salario se puede pactar libremente entre el trabajador y el empleador, siempre que se
respete el mínimo legal establecido anualmente por el gobierno nacional, que para el 2017
comprende los siguientes valores:

Auxilio de Transporte: $ 88.211 Salario Mínimo Mes: $ 781.242

Salario Mínimo Día: $ 26.041 Salario Mínimo Hora: $ 3.255

¿Cómo se deben pagar las horas extra?

Horas Extras Valor Definición

De 6:00 a.m. a 9:00 p.m. = Valor Hora
Ordinaria $4.069
Ordinaria+25% de recargo
De 9:00 p.m. a 6:00 a.m. = Valor hora
Nocturna $5.897
ordinaria+75% de recargo
Los días domingo de 6:00 a.m. a 9:00 p.m. =
Dominical y Festivo
$6.510 Valor hora ordinaria+75% por festivo+25%
Ordinaria
recargo diurno
Los domingos de 9:00 p.m. a 6:00 a.m. =
Dominical y Festivo
$8.138 Valor hora ordinaria+75% por festivo+75%
Nocturna
recargo nocturno
**Valores vigentes para el año 2018

2. Uniformes y elementos de protección

Se deben entregar al trabajador que devengue menos de dos salarios mínimos ($1’562.484),
una dotación de zapatos y vestido de labor con los respectivos implementos de seguridad
3 veces al año (una dotación cada 4 meses), aunque para efectos prácticos, se pueden
entregar todas las dotaciones del año juntas.

3. Seguridad social integral

Tiene por objeto garantizar el derecho irrenunciable a tener una calidad de vida acorde a la
dignidad humana mediante la protección de las contingencias que lo afecten. Se compone
de 3 elementos:

AFP – Administradora de Fondos de Pensiones  Ampara al trabajador contra

contingencias de vejez, invalidez y muerte. Se cotiza el 16% mensual del valor del salario,
que para efectos del salario mínimo en el 2018 son $ 124.998 divido de la siguiente manera:
La empresa aporta el 12% y el empleado el 4%.
EPS - Entidad Promotora de Salud  Protege al trabajador de contingencias de
enfermedad, accidentes o maternidad. Se cotiza el 12,5% mensual del valor del salario, que
para efectos del salario mínimo en el 2018 es de $ 97.655 dividido de la siguiente manera:
La empresa aporta el 8,5% y el empleado el 4%.

ARL – Administradora de Riesgos Laborales  Ampara al trabajador contra accidentes

laborales y enfermedades profesionales. El empleador cotiza un porcentaje del salario de
acuerdo a la siguiente tabla de riesgos:

CLASE DE
TARIFA ACTIVIDADES
RIESGO
Financieras, trabajos de oficina, administrativos,
I 0.522%
centros educativos, restaurantes.
Algunos procesos manufactureros como fabricación
de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales,
II 1.044%
almacén por departamentos, algunas labores
agrícolas.
Algunos procesos manufactureros como la
III 2.436%
fabricación de agujas, alcoholes y artículos de cuero.
Procesos manufactureros como fabricación de
IV 4.350% aceites, cervezas, vidrios, procesos de galvanización,
transportes y servicios de vigilancia privada.
Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejo de
V 6.960%
explosivos, construcción y explotación petrolera.

**Valores vigentes para el año 2018

4. Pago de parafiscales
Son de pago exclusivo del empleador en los siguientes porcentajes:

Sena – Servicio Nacional de Aprendizaje 2%

Entidad estatal encargada de la preparación e instrucción de
trabajadores para enriquecer la industria Colombiana.

ICBF – Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 3%

Es un establecimiento público de orden nacional que se encarga
principalmente de la atención a la niñez desamparada.

Cajas de Compensación Familiar 4%

Son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio
familiar y brindar recreación y bienestar a los trabajadores y su
núcleo familiar.

Sin embargo, algunas empresas se pueden exonerar del pago de los parafiscales
cumpliendo ciertos requisitos tributarios.

5. Prestaciones sociales.

Cesantías: Es un ahorro obligatorio que se le hace al trabajador para cuando este cesante
laboralmente, o si la relación laboral está vigente, para compra o mejora de vivienda o
educación propia y de su núcleo familiar. Se consigna en un fondo de cesantías una vez al
año en Diciembre. Son el pago de un mes de salario por cada año de trabajo ininterrumpido.
Las fracciones de año se liquidan utilizando la siguiente fórmula:

Salario mes x Número de días trabajados

360
Intereses a las Cesantías: Es el 1% mensual sobre el valor de las cesantías pagaderos a más
tardar el 14 de febrero del año inmediatamente siguiente al que se generaron las cesantías.
Se calcula proporcionalmente utilizando la siguiente fórmula:

Valor Cesantías x Número de días trabajados x 0.12

360

Prima: Es una parte de las utilidades que el empleador comparte con el trabajador. Esa es
la razón por la cual, los trabajadores domésticos no reciben prima, pues se entiende que en
un hogar no hay utilidades sino gastos. Son quince días de salario por cada 6 meses de
trabajo, pagados en Junio y Diciembre respectivamente. Para el cálculo de la prima por
fracciones inferiores a los 6 meses se utiliza la siguiente fórmula:

Salario mes x Número de días trabajados en el semestre

360

Vacaciones: El trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada
año de trabajo ininterrumpido, con el fin de recuperar su fuerza normal de trabajo. En caso
de terminación del contrato, las vacaciones se liquidan proporcionalmente utilizando la
siguiente fórmula:

Número de días trabajados x Salario mes

720

Factores que constituyen salario: todo lo que recibe el trabajador en contraprestación

directa por su servicio, como prima, sobresueldo, bonificaciones habituales, horas extras,
porcentaje sobre ventas o comisiones y valor del trabajo en días de descanso obligatorios.

Factores que NO constituyen salario: las sumas que recibe el trabajador de forma ocasional
o por mera liberalidad del empleador, como primas extralegales, bonificaciones o
gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de
economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de
representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.
Tampoco constituyen salario las prestaciones pactadas por el empleador y el trabajador,
como alimentación, habitación, vestuario, primas extralegales de servicios, vacaciones o
navidad.

Nota: El auxilio de transporte solo se tiene en cuenta para la liquidación de la prima y las
cesantías; las demás prestaciones sociales se liquidan únicamente con el salario base del
trabajador.

Contrato de prestación de servicios

Este contrato se ha establecido para las profesiones u oficios liberales, o sea aquellas en las
que la persona realiza su trabajo con autonomía e independencia, en su tiempo y con
herramientas de su propiedad. Se celebra por el tiempo estrictamente indispensable para
lograr los objetivos propuestos.

No constituye relación laboral entre los contratantes y por tanto no obliga al pago de
prestaciones sociales. Sin embargo, el contratante se obliga a verificar el pago de la
seguridad social del contratista.

La afiliación del trabajador a la ARL será responsabilidad del contratante, pero el pago debe
llevarlo a cabo el contratista. Los trabajadores independientes que tengan contrato de
prestación de servicios con vigencia superior a un mes, deberán incluir dentro de su pago
mensual de aportes a Seguridad Social lo correspondiente por concepto de Riesgos
Laborales, conforme al porcentaje establecido a la actividad que realice.

Recomendaciones legales

 Es importante realizar la formalización empresarial integralmente, en otras palabras, no

basta con la obtención del Registro Mercantil, de Marca e INVIMA, sino que es necesario
acatar las normas y reglamentos técnicos propios de cada actividad empresarial e
 implementar la Responsabilidad Social Empresarial como pilar fundamental del
crecimiento empresarial.

 Toda vez que la obligación de pago de la Seguridad Social en Pensión nunca prescribe, y
que a veces se hace necesario probar el pago por dicho concepto ante las
Administradoras de Fondos de Pensiones, es de vital importancia guardar copia
magnética de los pagos a la seguridad social de los trabajadores.

 Se recomienda dejar constancia por escrito de los contratos civiles y comerciales

realizados, de la consignación de salarios, entregas de uniformes y elementos de
protección, pagos a la seguridad social, entre otros. Esta constancia es importante para
efectos probatorios en posibles controversias jurídicas.

 Es de vital importancia leer minuciosa y detenidamente cada contrato antes de firmarlo,

de forma que se puedan realizar observaciones y cambios antes de cerrar el negocio.
Así las cosas, se evitan reprocesos y se tendrá mayor claridad y confianza a la hora de
contratar e invertir.

 Anexar a las hojas de vida de los trabajadores el tipo de sangre y tres contactos con
números telefónicos de familiares en caso de emergencia o accidentes laborales.

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Desde hace algún tiempo, en Colombia se han venido implementando normas que buscan
la promoción de la salud y la seguridad, mediante la prevención de riesgos en el trabajo
evitando accidentes y enfermedades laborales.
Mediante el Decreto 1075 de 2015, se agrupó toda la reglamentación existente al respecto
y se alineó con normas internacionales.

El SG-SST consiste en la implementación de políticas preventivas dentro de las

organizaciones, mediante un sistema lógico que se desarrolla por etapas y permite que haya
un mejoramiento continuo en las políticas adoptadas, enfocadas a que los accidentes e
incidentes por falla en la prevención del riesgo afecten el desempeño de la empresa,
estados financieros o situación legal de la empresa; además la adopción de estas políticas
permiten que los empleados cuenten con mejores condiciones laborales y que puedan
desarrollar sus actividades en ambientes más seguros.

Las principales obligaciones de la organización son:

1. Implementación del SG-SST
2. Verificar que sus proveedores y contratistas cuenten con SG-SST
3. Documentar las actuaciones del sistema que permitan soportar su existencia y
los resultados que arroje su implementación

La implementación de esta normativa aplica para todas las organizaciones, independiente

si pertenecen al sector público o privado, su forma de contratación de personal, es decir, si
son consorcios o uniones temporales, Entidades Sin Ánimo de Lucro, o empresas que
contratan a sus colaboradores por intermedio de figuras civiles, comerciales o
administrativas.

Las multas derivadas de la no implementación del SG-SST, pueden ser el cierre definitivo o
temporal de la empresa o de una de sus áreas, así como una multa de hasta 500 SMLMV.

Anexos
Como apoyo para la aplicación de los anteriores conceptos, se anexan los siguientes
documentos:

 Modelo de Contrato de Trabajo

 Modelo de Contrato de Prestación de Servicios
 Acuerdo de Confidencialidad
 Modelo Contrato de arrendamiento de local comercial
 Código de Ética y Buen Gobierno
 Estatutos Para la Constitución de una SAS

Nota: Cabe resaltar que dichos documentos son minutas generales, que los empresarios
deberán adecuar de acuerdo a las necesidades puntuales de cada contratación.