Sie sind auf Seite 1von 65

IN CAE

10545

El control interno
y la etica

Tornado de: Contabilidad Financiera, 5a. edici6n, por Charles T. Horngren, et al. Mexico:
Prentice Hall Hispanoamericana, S. A., 1994. Paginas 353-393.
El control interno
y la etica
OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE

·· · ·· ·· ·· · ·· ···. .·.·.· ····· ·· ··· ::::t<r/ r::~:;:::;::::_~~:::::::::::.::: · :-:·· · ·· ·

1. Descrlbir los elementos.deLcontrolin~~~. \ :;,;, • ?······


2~ .. EXpli~r el.··~a.p~ld~l conrltede auditS~' < H i >)········./·

: ;;;;:;;;;,t:~:~;~~"l~!it~'
5. Explicar los fundamentos en
tnventarlos.
~1 control· ge~· ·~{~~~iyq y deJos
· · ·· · · ··· · ·
6. Incorporar juicios de etica en la to rna de d¢~i~i§~~~: <
Este capitulo se enfoca a los controles contables intemos que detectan y
evi tan los errores y por lo general salvaguardan los activos de una empresa.
El capitulo describe los eiementos de control intemo y los papeles de la
administraci6n y del comite de auditoria. Se proporciona una lista de
verificaci6n de controlintemo, y se considera su aplicaci6n a los sistemas
de c6mputo junto con tlpos especiales de control requeridos para grandes
sistemas de informatica. Este capitulo contiene una secct6n especial que
trata con las normas de etica que son esenciales para el buen control
interno, y en dos apendices se extie~de Ia discusi6n del efectivo y de los
inventarios. · · · ·
Hace Uempo, el control tritemo se consideraba como una responsabi-
lidad del auditor. Sin embargo .. los d~scubrimtentos de pagos secretes y
malversaciones de fondos llevaton al control intemo al frente en Ia forma
de una responsabilidadcentral de Ia alta gerencia. En u11informe reciente
se estim6 que los llamados, crimenes cometidos por prof~sionistas les
costaba a las empresas $67 milinlllones al aiio~ Los buenos sistemas de
control intemo ayudarian en much.o a bajar este costo.
La necesidad de "contar con control iiltemo no esta conftnada a la
prevenci6n del robo. El coritiolintemo tambien trata con la observaci6n de
politicas y proce.dimientos admfufstrativos. ·Por ejemplo, un empleado de
Spectra-Physics hizo que Ia coinparua perdiera $10 millones por enredar o
embrollar los con:tr6les administl'a.tivos sobre el comercio con divisas. Para
tratar de recobrar las per.didas obtenidas durante un trimestre, el empleado
realiz6 transacciones que tban mucho mas alia de los limites autorizados
durante el siguiente trtmestre. En Iugar de recobrar las perdidas, las
negociaciones adicionales agravaron 1a situac16n. Mientras que el empleado
no recibi6 ninguna ganancia personal directa, ~ compaflia tuvo que pagar
un alto precio por Ia violaci6n de. sus politicas.
La necesidad de contar con un controlinterno tambien se extiende a
las organizaciones no lucrativas, que con freeuencia sufren de sistemas
defectuosos. Por ejemplo, un reporte-de lin auditor sobre el Departamento
de Energia de los Estados Unidos de America listaba muc~as de las fallas
en cuanto al control intemo. Los audttores comentaron que el departa-
mento "no tiene un sistema efectivo para el registro, la administraci6n y Ia
d1sposici6n de Ia propiedad del gobiemo". Podemos encontrar otro ejemplo
en el reporte del auditor general de California. En un informe de 285
paginas a Ia Iegislatura. el report6 que veinticinco de las treinta y seis
principales agencias estatales· tenian "por lo menos una debilidad en los
controles internes aplicables a las operaciones financieras". Estas debili-
dades crearon una perdida innecesaria de $24 millones.

354 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


RESUMEN GENERAL DEL CONTROL INTERNO
controllntemo Se re- En su sentido mas amplio. el control intemo se refiere tanto al control
fiere tanto al control adm.in.istrati.vo como al control contable:
administratlvo intemo
como al control contable
interno. 1. Los controles ad.ministrativos incluyen el plan de organizaci6n (por ejem-
plo, el organigrama formal que muestra quien le reporta a quien) y todos
los metodos y procedimientos que facilitan Ia planeaci6n y el control
administrativos de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedi-
mientos para los presupuestos por departamentos, los reportes de de-
sempeiio, y los procedimientos para el otorgamiento de credito a los
clientes.
2. Los controles cory.tables tncluyen los metodos y procedimientos para au-
torizar las transacciones, salvaguardar los acttvos y asegurar Ia precision .
de los regtstros financteros. Los buenos controles contables ayudan a
maxfmizar Ia eficlencia; ayudan a m.itl.imizar el desperdicio, los errores no
intencionales y el fraude.

Nosotros nos enfocamos a los controles internos contables, que


deben proporcionar un aseguramiento razonable en cuanto a

1. La autorizaci6n. Las transacciones se ejecutan de acuerdo a las int~ncio­


nes generales o especificas de la administraci6n.
2. El registro. Todas las transacctones autorizadas se registran en las can-
tidades, periodos y cuentas correctos. No se registran transacciones
ficticias.
3. La salvaguarda. Precauciones y procedimientos que restringen en forma
adecuada el acceso a los activos~ ·
4. La concUtacton. Los registros se comparan contra otros registros y cuen-
tas fisicas llevados de manera independtente. Tales comparaciones ayu-
dan a asegurar que se obtenga otros objettvos de control.
5. La ualuaci6n. Las cantidades registradas se revisan en forma peri6dica
para el menoscabo de los valores y las rebajas necesarias.

Los tres primeros objetivos generales -autorizaci6n, registro y


. ·:: ':'·: :· salvaguarda- estan relacionados al establecimiento de un sistema de
Describir los contabilidad y estan dirigidos ala prevenciDn de errores e irregularidades.
elemento$ del.cor'!tr¢1:
Los dos U.ltimos objetivos -conciliaci6n y valuaci6n- estan dirigidos ala
.. interpo ..
detecciDn de errores e irregularidades.
Debemos agregar un sexto objetivo del control interno: el dejomentar
la eftciencia operativa. La administraci6n debe reconocer que el prop6sito
de un sistema de control intemo es tanto positivo (fomentar la eflciencia)
como negativo (prevenir los errores y el fraude).

f/ sistema contable
sistema contable El El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros. proce-
conjunto de registros,
procedimientos y equipo dimientos y equipo que rutin.arlamente trata con los eventos que afectan
que rutinariamente tra- su desempeiio y posicion financieros. El sistema rilantiene Ia contabilidad
ta con los eventos que de los activos y pasivos de Ia empresa... ·
afectan el desempefto y
la posicion financieros Independientemente del tamaiio o tipo de empresa. e independiente-
de una entidad. mente de que sea una empresa privada ode participaci6n publica. los ad-

Capitulo 8 El control interno y Ia etica. 355


ministradores y los contadores deben estar alertas a la importancia de los
sistemas y controles contables. Los registros contables se llevan por varias
razones. Una raz6n primordial es para ayudar a los administradores a
operar sus entidades de man era mas eficiente y efecttva. Cualquier persona
que constituye una empresa pronto descubrira que es absolutamente
esencialllevar registros. Por ejemplo, las compaiiias de ben llevar registros
. de las cuentas por cobrar a clientes y de las cuentas por pagar a acreedores,
y deben poder trazar los desembolsos y entradas de efectivo a cuentas
individuates. Aun las organizaciones mas simples deben tener algun tipo
de registros. La prueba del costo-beneficio se cumple facilmente. A menos
que se tenga una recopilaci6n ordenada de los registros. se obtiene un caos
intolerable. En resumen. un sistema contable es una sabia inversion en el
negocio.
Los capitulos 3 y 4 proporcionaron un resumen general del coraz6n
del sistema coptable: documentos fuente, registros en el diario, transferen-
cia de tales registros al mayor, balances de prueba, ajustes y reportes
financieros. El enfoque del sistema esta en las transacciones repetitivas.
voluminosas, que cast siempre caen dentro de una de las cuatro catego-
rias siguientes:

1. Desembolsos de efectivo
2. Entradas de efectivo
3. Adquisici6n de bienes o servicios, incluyendo la nomina de los empleados
4. Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios

La magnitud del rnanejo fisico de los registros es a menudo asombrosa .. Por


ejemplo, considere las compailias de telefonos o las compaiiias de taijetas
de credito. Estas deben procesarm.illonesde transacciones diariamente. Sin
las computadoras o los sistemas de procesamiento de datos, las
organiZaciones mas modemas se verian forzadas a detener sus operaciones.
Con demasiada frecuencia, los sistemas son considerados un mal
necesario. Pero los sistemas merecen un estatus mas alto. Los sistemas
contables bien diseilados y bien operados son contribuciones positivas a
la organiZaci6n y a Ia economia.
Siguen siendo asombrosos los avances en Ia tecnologia de las compu-
tadoras. Es probable que Ia descripci6n de un sistema contable especifico
sea historia antigua antes que se acabe de imprimir. Como consecuencia.
este capitulo enfatiza las caracteristicasgenemlesde los sistemas con tables
que perststen independientemente de los programas de computaci6n y
hardware especificos. Nuestro prop6sito aqui no es el de desarrollar las
habilldades de un diseilador de sistemas: el prop6sito es el de familiarizarse
con el alcance y la naturaleza de los sistemas y controles contables. Ningun
administrador presente o futuro puede arriesgarse a no tener una concien-
cia de los atributos principales de un sistema de control interno adecuado.

Responsabilidad de Ia a..dministraci6n
Los capitulos 1 y 5 explicaron que los auditores extemos dan fe de los
informes ftnancteros de una entidad. Sin· embargo, Ia responsabilidad
pri.maria de los estados financteros de una· campania recae sabre la

356 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


administracion. La mayoria de los informes anuales de las compaiiias de
participacion publica de los Estados Unidos de America contienen una
declaracion explicita indicando que la administracion es responsable de sus
informes gerenclales
Declaraciones explicitas estados fmancieros.
contenidas en los infor- Estosinformes gerenciales por Io comun declaran que Ia administra-
mes anuales de las cion es Ia responsable de toda la informacion dictaminada y no dictaminada
companias de participa-
cion publica en donde · contenida en el informe anual, e incluyen una descripcion de la integracion
Ia administracion es y las obligaciones del comite de auditoria, asi como de las obligaciones ~cte1
responsable de toda !a auditor independiente. Estas caracteristicas se destacan en el ejemplo
informacion dictaminada
y no dictaminada que 8-1. que contiene la declaracion de la Corporacion McDonald's, que opera
aparece en el informe. mas de 10,000 restaurantes en mas de cincuenta paises.

Dec/aratoria de practicas corruptas en e/ extranjero y el control interno


En los Estados Unidos de America, los informes publicos de la adecuaci6n
del control interno son una responsabilidad explicita de la administraci6n
Declaratorla de Practl- de acuerdo a la Declaratoria de Pricticas Corruptas en el Extranjero.
cas Corruptas en el E:z:- Este titulo es engaftoso porque las provisiones de la declaratoria pertenecen
tranjero Una ley de los
Estados Unidos de Ame- a los sistemas de control interno de todas las ~ompanias de participaci6n
rica que contiene dispo- publica, aun sino hacen negociosjuera de los Estados Unidos de America.
siciones relativas a los Esta declaratoria no solo contiene prohibiciones especificas contra el
sistemas de control in-
temo de las compaiiias soborno y otras pnkticas corruptas, sino que tambien contiene los reque-
de participacion publica. rimientos ( 1) de llevar registros con tables con detalle y precision razonables
y (2) de mantener un sistema apropiado de controles contables internos.
En general, como parte de practicas administrativas in teligen tes, la rna yo ria
de las organizaciones ya se apegaban a estos requerimientos. Sin embargo.
ahara estas responsabilidades han sido explicitamente codificadas como
parte de la ley federal.
Bajo esta declanitoria, los administradores en general. y no solo los
contadores. se enfocan a los sistemas de control interno. Los consejos di-
rectivos se aseguran de que se este cumpliendo con las disposiciones de
la declaratoria y con los requerimientos de la SEC (Securities and Exchange
Comission; Comision de Valores y Balsa) al (1) obtener la documentaci6n

EJEMPLO 8-1
CORPORACION
McDONALDS
·-~~~~~~!'1j~~~~~~~~fd~~~
~
de los esta.dos financieros y
estados financieros fueron
aceptados e incluyen ciertas
· Ia administraci6n. La informacion

rlltttnrtl:i disenado para tener un::t certeza


las ttan~tcciom!s se ejecuten segun su
sistema de controles esta basado en
Ia responsabilidad y autoridad. Ia
de auditorfa intern a. Las
todos sus empleados deben cump11r
con los prat:;tic~ls de negocios en todo el mundo deben
realizarse de
Ernst&
fifa yen eSteinforme
EJ·consejo cbmite de-auditorfa integrado en su totalidad par
ditectores externos; · directo al comite de auditorfa y en forma
perl6diea se reune con .asuntos cqntables, de auditoria y de reporte financ1ero.

Capitulo 8 El control interno y La etiru 357


del sistema de control interno y (2) al recopilar las pruebas escritas de la
evaluacion y revision continua que hacen los administradores del sistema.
El mayor impacto de la declaratorta ha sido la documentacion obligato ria
de la evaluacion del control interno realizada por laadministra.cii>ny no solo
por los auditores.
Los requertmientos de control interno se extendieron a los adminis-
tradores en el sector publico mediante Ia Declaratoria de Ia Integrtdad
Financiera de los Administradores Federates. Brevemente, la declaratoria
establece que cada departamento ejecutivo debe implementar un sistema
de control interno contable y administrativo que cumpla con las normas
prescritas y que debe presentar un informe anual. basado en una
evaluacion realizada de acuerdo a los lineamientos establecidos, ante el
presidente, el Congreso y el publico. sabre et grado al cuallos sistemas del
departamento cumplen con estas normas.
La documentacion del control intemo debe hacer referenda sistema-
ticamente a (I }las selecciones de costa-beneficia de los administradores en
cuanto al sistema y (2) ala evaluacion de la administracion para decir que
tan bien esta operando el sistema de control interno. Tal documentaci6n
incluye memoranda, aetas de las asambleas en que se discutan conceptos
de control intemo a las que atiendan todos los individuos afectados.
declaraciones escritas de su cumplimiento, diagramas de flujo, manuales
de procedimientos, y similares. Ademas, debe haber un programa escrtto
para la revision y evaluacion continuas del sistema. Por ultimo. debe haber
cartas escrttas por auditores independientes en donde declaren que no
encontraron debilidades relevantes en el control intemo durante. su
auditoria. o que se ·han hecho las mejorias necesarias.

EL COMITE DE AUDITORIA
El primer objetivo del control contable interno es la autorizacibn; las
transacciones·se deben ejecutar conforme a las intenciones de la admi:-
nistracion. Ademas, la administraci6n es la principal responsable de los
estados financieros de una entidad. Esta autoridad y responsabilidad se
extiende bacia arriba al consejo de. administract6n. La mayoria de los
comit6 de auditoria consejos directivos tienen un comite de. auditoria, que supervisa los
Un comite del consejo controles contables intemos, los estados financieros y los asuntos
de administraci6n que
vlgila los controles con- financteros de la sociedad. En efecto. se requiere que aquellas compaftias
tables intemos, los es- que cotizan sus acetones en el Mercado de Valores de Nueva York (New York
tados financieros y los Stock Exchange) cuenten con tales comites. La responsabilidad principal
asuntos financieros de
la sociedad. del co mite de auditoria es la vtgilancia fiscal.
Los comites de. auditoria estan tiptcamente integrados por tres o mas
miembros "extemos" del consejo. AI no ser empleados comunes de la
campania. se considera que son mas tndependientes que los directores
"internos", quienes, en su caracter de empleados, tam bien fungen como
parte de Ia administracion de la sociedad. 1 El comite representa a todo el

I La corporaci6n movil, una gran campania petrolera. cuenta con una lntegraci6n
tipica del consejo de administrac16n. De los dieciocho directores. ocho de ellos tambien son
administradores y diez son directores. "extemos". El comlte de auditoria esta formado por
cinco de los directores externos.

358 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


EJEMPLO 8-2
Auditoria
Organigrama que externa
muestra Ia posicion del Consejode Comitede
comite de auditorfa administraci6n auditorfa
-----------,
I
I
.I
I

Vicepresidente
ejecutivo

Vicepresidente, Vicepresidente. Otros


producci6n mercadotecnia vicepresidentes

Tesorero Contralor

Refaciones Contabilidad
bancarias general

Administraci6n
Presupuestos
del efectivo.

consejo y proporciona un contacto personal y comunicaci6n entre el con-


sejo. los auditor~s externos, los auditores internos. los ejecutivos
financieros y .los ejecutivos operativos. El ejemplo 8-2 ilustra estas
relaciones.
El ejemplo 8-2 solo muestra uno de los arreglu~ posibles. Sabre todo.
observe como el comite de auditoria sirve de enlace principal con el consejo
directlvo, en especial para los individuos que son responsables de Ia

Capitulo B El control interno y !a etica 359


El comite de auditoria del consejo de administraci6n esta integrado por cinco directores externos.
EJEMPLO 8-3 Los miembros del comite son: Paul G. Rogers, Presidente; Albert W. Merck; Vicepresidente; Carolyn
K. Davis, Ph.D.; Charles E. Exley, Jr.; y Jacques Genest, C.C., M.D.
MERCK & CO. El comite de auditoria se reune con los contadores publicos independientes, Ia administraci6n
lnforme del comite de y los auditores internos para asegurar que esten cumpliendo con sus respectivas responsabilidades.
auditorla El comite de auditoria revisa el desemperio de los contadores publicos independientes antes de
recomendar su contrataci6n y se reune con los mismos, en ausencia de Ia administraci6n, para
discutir el alcance y los resultados de su trabajo de auditoria, incluyendo Ia adecuaci6n de los
controles internes y Ia calidad de los reportes financieros. Tanto los contadores publicos indepen-
dientes como los auditores internes tienen total acceso al comite de auditoria.

-~~i~~;~;;::!~li!f.?02 funci6n contable. En el ejemplo 8-2. el gerente de auditoria interna le


reporta directamente (linea continua) a los ejecutivos de contabilidad.
Explicar el papel del quienes, a su vez, le reportan directamente tanto al comite de auditoria
comite de auditorla.
como al vicepresidente ejecutivo. Las lineas punteadas indican que el
comite de auditoria se debe comunicar con y reunir informacion
directamente de los auditores externos y de los auditores internos.
Estas relaciones estan evolucionando. Por ejemplo, el departamento
de auditoria interna a veces le debe reportar directamente al vicepresidente
ejecutivo, o al presidente, o al mismo comite de auditoria. Muchos
observadores creen que el departamento de auditoria interna debe ser
totalmente independiente de los funcionarios financieros.
El comite de auditoria se reune por lo menos dos veces al af10. La
primerajunta se hace tipicamente para revisar el plan anual de auditoria
externa: la segunda, para revisar los estados financieros dictaminados
antes de su publicaci6n. Se pueden celebrar juntas adicionales para (I)
considerar la retenci6n o el reemplazo de los auditores externos inde-
pendientes; (2) revisar el sistema contable de Ia compaiiia, en particular sus
con troles internos; y (3) revisar cualquier asunto especial que smja a partir
de las auditorias internas. Por lo menos una vez al afJ.O, el comite debe
discutir con los auditores independientes sobre su evaluaci6n de la
administraci6n de la sociedad (en'ausencia de estos ultimos). Similarmente,
el comite debe obtener Ia evaluaci6n realizada por los administradores de
los auditores independientes.
Muchas compaflias incluyen un informe del comite de auditoria en
su informe anual. Merck & Co., una gran empresa farmaceutica, incluy6
el informe mostrado en el ejemplo 8-3.

LISTA DE VERIFICACION PARA EL CONTROL INTERNO


Todos los buenos sistemas de control intemo tienen ciertas caracteris-
ticas comunes. Estas caracteristicas se pueden resumir en una lista de
juzgar un sistema d~ verijlcaci.On para el control intemo, que se puede utilizar para evaluar
control interne
utilizando una lista de· cualquier procedimiento especifico para el efectivo, las compras. las
.verificaci6n ·del control ventas, la nomina y similares. Es la lista de vertficaci6n que algunas
intern6~ veces se conoce como principios o reglas o con.ceptos o caracteristicas o
elementos. La siguiente lista de verificaci6n resume Ia guia que puede
encontrarse en muchos de estos sistemas y en Ia literatura de
auditoria. 2
..
2 Para una discusi6n mas extensa. vease A. Ar.ens y J. Loebbecke. Auditing. Sa.
edic16n (Englewood Cliffs. NJ: Prentice Hall, 1991). Capitulo 9.

360 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


1. Personal confiab/e con responsabilidades c/aras
El elemento mas importante para obtener el exito en el control es el
personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a
un sistema, independientemente de lo bien que se cumpla con los otros
puntos de la lista de verificacion. Los procedimientos para contratar,
capacitar, motivar y supervisar a los empleados son esenciales. A los
individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones
que correspondan consuscapacidades, intereses, experiencia y confiabilidad.
Aun asi, muchos patrones utilizan talento de bajo costo que puede llegar
a ser excesivamente caro a Ia larga, no solo por fraude sino por baja
productividad.
La confiabllidad comienza en la parte mas alta de la organizacion. La
administracion operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este
funcionando de Ia manera prevista y para detectar los cambios que deban
implementarse. Ademas, la supervision y evaluaci6n adecuada de los
empleados son esenciales. El sistema contable mas modemo y dinamico
sera deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de
manera consciente.
La responsabilidad significa el trazar las acetones ala partt:: mas baja
de la organizacion como sea factible, de manera que los resultados puedan
relacionarse con individuos. Significa hacer que los agentes de ventas
firmen los comprobantes de venta, que los inspectores inicialicen los
.comprobante$ .de empaque, y que los trabajadores firmen las· tarjetas de
tienipo y las requisiciones. Los supermercados con frecuencia le asignan
· una caja de dinero diferente a cada cajero; asi, los faltantes de dinero se
pueden trazar facilmente a la persona responsable. El impacto psicol6gico
de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los
empleados frecuentemente tienen un mejor desempeilo cuando dehen
explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.
La posibilidad de robo por empleados es un tema que muchos
administradores prefieren evitar, pero se debe tamar en serio. El Instituto
Nacional de Menudeo Masivo (National Mass Retailing Institute) estima que
los minoristas pierden aproximadamente 2% de sus ventas debidas al robo
y a errores. El robo en tiendas forma parte de esto. pero el robo por
empleados ocasiona perdidas mucho mayores que el robo en tiendas. El
instituto estima que una tienda minorista promedio pierde $10 por turno
par empleado. Las tiendas de autoservicio y los restaurantes de alimentos
rapidos son en especial vulnerables al robo por empleados. Tales negocios
necesitan estar en particular interesados por los sistemas de control
intemo.

2. Separaci6n de las obligaciones

La separacion de las obligaciones no solo ayuda a asegurar una


recopilaci6n de datos precisa sino que tambien limita las oportunidades de
hacer un fraude que requeririadel acuerdo de dos o mas personas. Este
elemento extremadamente importante y con frecuencia olvidado puede
subdividirse en cuatro partes:

Capitulo 8 El control interno y La etica 361


1. Separacion de ·za responsq.bilidad. operativa de la responsabilidad de
Uevar registros. Toda Ia funci6n con table debe divordarse de los departa-
mentos operativos. Por ejemplo, los inspectores de productos. y no los
operadores de maquinas, deben contar las unldades producidas:
los oficinistas para el regtstro de lnventartos o las computadoras. y no los
que manejan materiales. deben llevar los registros del inventario perpe-
tuo. lPor que? Porque aquellos que llevan los registros no deberian tener
nada que ganar al falsificar los registros. Aquel que maneja materiales
no debe tener Ia posibilidad de robar rnateriales y cubrir el robo al
registrar Ia entrega de materiales a producci6n.
2. Separacion de la custodia de los activos de la contabilidad. Esta pnictica
reduce Ia tentacion y el fraude. Por ejemplo, no se debe permitir que el
contador · maneje el efectivo, y el cajero no debe tener acceso a las
cuentas del mayor tales como los registros individuales para cada clien-
te. Una persona que tiene obligaciones tanto de contabilidad como d~
manejo del efectivo podria embolsarse el efectivo que recibe y hacer un
registro falso en los regtstros contables.
En un sistema par computadora, Ia persona encargada de Ia custo-
dia de los activos no debe tener acceso a Ia programaci6n ni a Ia captura
de datos. Similarmente, un individuo que maneja de Ia programaci6n o
Ia captura de datos no debe tener acceso a los activos tentadores. En un
ejemplo clasico, uri programador de un banco redondeaba las transac-
ciones al centavo inmediato inferior en Iugar de al centavo inmediato y
hacia que Ia computadora depositara Ia fracci6n de centavo en su cuen-
ta. Por ejemplo, Ia cantidad de $10.057 depositada por un cliente se
convertia en $10.05, y Ia cuenta del programador recibia $.007. Con
millones de transacciones, se hizo enorme Ia cuenta del programador,
3. Separacion de la autorizacion de transacciones de la custodia de los
activos relativos. AI grado en que sea factible, las personas que autorizan
las transacciones no deben tener control sabre el activo relativo. Por
ejemplo. el mismo individuo no debe autorizar el pago de una factura de
un proveedor y tambien flrmar el cheque para pagar Ia cuenta, asi como
tampoco un individuo que maneja entradas de efecttvo no debe tener
autortdad para indicar cuales cuentas por cobrar se deben cancelar por
ser incobrables.
Esta ultima separaci6n de poderes previene Ia malversaci6n de ton-
dos descrita a continuacion: Un contador abre Ia correspondencia, retira
el cheque por $1,000 enviado ·por un cliente, y de alguna manera lo
cobra. Para esconder el robo, el contador hace el siguiente registro en el
diario:

Estimaci6n para deudas incobrables.. ... ............................ 1,000


Cuentas par cobrar ............... ......................................... 1.000
Para cancelar una cantidad que debe un cliente.

4. SeparaciOn de obligaciones dentro de lajuncion contable. Un empleado


no deben poder registrar una transacci6n desde su origen hasta su
trapsferencia final al mayor. La r.ealizaci6n independiente de varias fases
ayuda a asegurar el control de los errores. Aun una campania pequeiia
debe tener alga de separaci6n de obligaciones. Por ejemplo, si solo hay
un contador que gire los cheques y lleve los registros con tables, el dueiio
por lo menos puede flrmar los cheques y conciliar los estados de cuentas
bancarios mensuales.

Un objetivo principal en la separaci6n de las obligaciones es el de


asegurarse de que una persona, actuandopor si sola, no puede hacerle un
fraude a la campania. Es mucho mas dificil, aunque ciertamente no
imposible, para que dos o mas empleados confabulen para hacer un frau de.

362 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS Flr-IANCIEROS


Esta es Ia raz6n porIa cual en los cines hay un cajero que vende los boletos
y un acomodador que los recibe. El cajero recibe el efectivo, el acomodador
guarda los talones de los boletos y el efectivo se com para contra el numero
de talones. Pero suponga que se ponen de acuerdo. El vendedor de boletos
se embolsa el efectivo y da un boleto ficticio. El acomodador acepta el bole to
ficticio y permite Ia entrada. La separaci6n de obl.igaciones por si sola no
previene el robo por confabulaci6n.

3. Autorizaci6n apropiada

La Declaratoria de Practicas Corruptas en el Extranjero enfatiza Ia


autorizaci6n apropiada. La autorizaci6n puede ser general o especifica.
La autorizaci6n general comunmente se encuentra por escrito:· A menudo
fija limites definidos sobre el precio a pagar (para volar par clase turista o
primera clase), sobre el precio a recibir (para ofrecer o no un descuento
sobre la venta), sobre los limites de credito que se otorgaran a los clientes.
y asi sucesivamente. Tambien pueden haber prohibiciones absolutas
{contra el pago de honorarios extras o sobomos o primas por tiempo extra).
La autorizac16n especiflca usualmente significa que un administrador
superior debe perinttir (tipicamente por · escrtto) cualquier desviaci6n
particular de los limites fljados en la autortzaci6n general. Por ejemplo, tal
vez el gerente de la planta, y noel supervisor de torneado, debe. aprobar
el tiempo extra. Otro ejemplo es la necestdad de contar con la aprobaci6n
del consejo administrativo en cuanto a las erogaciones de bienes de capital
por encima de un limite especifico.

4. Documentos adecuados

Los documentos y los registros varian de manera considerable. clesde


documentos fuente como facturas de venta y 6rdenes de compra basta
diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba
de manipulaci6n indebida. Se promueve utilizando el barrido 6ptico de
datos en c6digo de barras, teniendo documentos fuente foliados y
contabilizados, utilizando dispositivos tales como cajas registracloras
y comparttmtentos con Have en las maquinas que escriben facturas. y
diseftando formas para un registro facil.
El registro inmediato es en particular importante en el manejo de
ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados para asegurar el registro
inmediato incluyen las cajas regi&tradoras con seilales o timbres fuertes y
cintas de recopilaci6n, los detectives prtvados, Ia garantia de darles
"recompensas" a los clientes sino les dan un recibo al mom en to de la venta,
y forzando a lo cajeros a que den cambio al fijar precios de $1.99. $2.99
y $3.99 en Iugar de $2, $3 y $4 para los articulos. (Hist6ricamente. tales
precios se adoptaron originalmente para forzar a los cajeros a que dieran
cambios asi como por el impacto psicol6,gico en el cliente potencial.) Los
comprobantes de venta en efectivo deben estar foliados para desalentar el
robo por cajeros. Sin comprobantes foliados. un cajero podria destruir la
copia para Ia empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. Con
comprobantes foliados, se pueden identificar los comprobantes faltantes

Capitulo 8 El control interno y La etica 363


que deben ser explicados por el cajero. En consecuencia, cuando un
vendedor de una tienda hace un error en un comprobante, debe marcarlo
con Ia palabra "cancelado" y guardarlo, mas no destruirlo.

5. Procedimientos apropiados
La mayoria de las organizaciones tienen manuales de procedimientos. que
especifican el flujo de documentos y proporcionan Ia informacion e
instrucciones que facilitan el registro adecuado.
Las revtsiones rutinarias y automaticas son las maneras principales
para obtener los procedimientos apropiados. En una frase. esto significa
hacer Ia casas "por numeros". Asi como las actividades de manufactura
tienden a ser mas eficientes porIa division y especializacion de actividades
repetitivas, las activtdades de registro se pueden hacer menos costosas y
mas precisas. Los procedimientos repetitivos se pueden establecer para
actividades no relacionadas con la manufactura tales como tamar ordenes,
llenar ordenes, cotejo e inspeccion. El uso de reglas generales permite la
especializacion del esfuerzo. la division de las obligacione~ y las revisiones
automaticas de los pasos antertores en la rutina.

6. Salvaguardas fisicos ·
Obvtamente, las perdidas de efectivo, inventartos y registros se minimizan
con el uso de cajas de segurtdad, cerrojos; guardias y acceso limitado. Por
ejemplo, muchas compaiiias (tales como Boeing y Hewlett-Packard)
requieren que todos los visitantes firmen un registro y utilicen un gafete.
Con frecuencia, los empleadDs tambien utilizan gafetes con su nombre que
estan codificados para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso.
Las puertas a las areas de investigacion o a los cuartos de computado·ras
frecuentemente solo se pueden abrtr con Haves especiales o utilizando un
codigo especifico.
Algunas veces, los negocios pequeiios son en particular vulnerables al
robo de activos fisicos. Por ejemplo, las tiendas minoristas utilizan sistemas
de alarma, perros de guardia, guardias de segurtdad, alumbrado especial
y muchos otros tipos de dispositivos de seguridad para proteger su
propiedad.

7. Afianzamiento, vacaciones y rotaci6n de obligaciones

Las personas claves pueden estar sujetas a tentaciones excesivas. Por


tanto, los prtncipales funcionartos, los gerentes de sucursales y los
individuos que manejan efectivo o inventarios deben tener reemplazos. ·se
les debe forzar a que tomen vacaciones y se deben afianzar.
AI rotar a los empleados y forzarlos a que tomen vacaciones se puede
asegurar que por lo menos dos empleados sepan como hacer cada trabajo
de manera que Ia ausencia debida a enferinedad o a que renuncie repen-
tinamente no cause mayo res problemas. Ac;lemas, Ia practica de tener a o t ro

364 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


empleado que en forma periodica realice sus obligaciones desalienta a los
empleados de ii'lvolucrarse en actividades fraudulentas que puedan ser
descubiertas cuando otra persona tenga acceso a sus registros.
La rotacion de las objigaciones se ilustra con la practica cornun de
hacer que los empleados ·encargados de cuentas por cobrar y cuentas por
pagar periodicamente intercambien .sus obligaciones. 0 un ernpleado
encargado de cuentas por cobrar puede manejar las cuentas de la A a la
C durante tres rneses, y luego rotar·a las cuentas de laM ala P durante
tres rneses, y asi sucesivamente.
Por cierto, el acto de ajianzar-es decir, adquirir un seguro contra la
malversacion de fondos-:- no sustituye a las vacaciones, la rotacion de
obligaciones y precauciones similares. Las compailias de seguros solo
pagan cuando se comprueba una perdida; con frecuencia es dificil y costoso
establecer la evidencia.

8. Revision independiente
Todas las fases del sistema deben estar sujetas a reVisiones periodicas
realizadas por personas extemas (por ejemplo, contadores publicos
independientes) y por los auditores intetnos que ordinariamente no tienen
contacto con la operacion que esta bajo revision.
Los auditores tienen un grado de objetividad tal que les permite
detectar las debiUdades pasadas ·por alto por los administradores, quienes
se encuentran inmersos en las operaciones cotidianas. Los auditores
extemos se enfocan a los regtstros contables y a los estados financieros
elaborados a partir de tales registros. Seria demasiado costoso que los
auditores examinaran todas las transacciones, por lo que inspeccionan una
muestra de la transaccion. AI evaluar el sistema de control interno y pro bar
el grado al cual se esta siguiendo, el auditor determina la probabilidad de
que existan errores que no hayan sido detectados. Silos con troles internos
son debiles, existe una mayor probabilidad d~ que se encuentren errores
significativos en los registros contables. Entonces.el auditor debeni escoger
una muestra grande para asegurar que se tendra una certeza razonable de
que los errores existentes se encontraran. Si los controles internos son
fuertes, elauditorpuedeutilizarunamuestramas pequei'laparadesarrollar ·
su conftanza en la precision de los registros contables.
Los auditores intemos son empleados de la compaflia, y casi siempre
son miembros del departamento de contraloria. Ellos se enfocan a la
evaluacion de la union a las politicas y procedimientos de la compaflia. Los
auditores intemos ayudan a diseflar sistemas de control interno al destacar
ciertas debilidades del control interno y ellos evaluan el grado al que se
cumple con los sistemas existentes. Su objetivo principal es el de mejorar
la eficiencia de las operaciones, promoviendo la union a controles tanto
administrativos como contables.
La idea de una revision independiente se extiende mas alla del trabajo
desarrollado por los auditores profesionales. Por ejemplo, los estados de
cuenta bancarios de ben conciliarse con los saldos en los libros. El banco
proporciona un registro independiente del efectivo. Ademas. las conciliacio-
nes bancarias mensuales deben ser llevadas a cabo por un empleado que
no este encargado del efectivo, de las cuentas por cobrar ode las cuentas

Capitulo 8 El control interno y La etica 365


por pagar. Otros ejemplos de revtsiones independientes incluyen los
estados mensuales envtados a los clientes crediticios y las cuentas fisicas
del inventario para revtsar los re~istros perpetuos.

9. Ana/isis de costo-beneficio
Los sistemas altamente complejos tienden a ahorcar a Ia gente en tnimites
burocraticos, impidiendo, en Iugar de promovtendo Ia eficiencia. Ademas.
"el costo de llevar los costos" algunas veces se torna excesivo. Las
inversiones en sistemas mas costosos deben compararse con los beneficios
esperados. Desafortunadamente, los beneficios son dificiles de medir. Es
mucho mas facil relacionar tornos o metodos de producci6n nuevos a los
ahorros en costos en la manufactura que una computadora nueva al ahorro
en costos en el control de inventarios. la programaci6n de la producci6n
y la investigaci6n. Aim asi, se deben realizar esfuei'Zos para medir los costos
y los beneficios de varios sistemas contables. Por ejemplo, la firma de
contadores KPMG Peat Marwick termin6 un estudio de la automatizaci6n
de una oficina para un cliente. Despues de examinar los trabajos de 2.600
profesionales, KPMG Peat Marwick cuantific6la relaci6n de costo-beneficio:
"Una sola inversion de $10 millones resultaria en un ahorro en Ia
productividad igual a $8.4 millones cada aito".
La relaci6n de los costos con los beneficios algunas veces conduce a
Ia utilizaci6n de procedimientos de muestreo. A pesar que muchas
compaiiias implementan procedimientos mas complejos para mejorar el
control intemo. rimy pocas han tornado el camino contrarto. Ellos han
decidido que los mayores costos implicados por el escrutinio adicional no
valen los ahorros esperados por descubrtr errores o ladrones. Por ejemplo,
un fabrtcante de naves espaciales rutinartamente paga las cantidades
indicadas en las facturas sin contar con documentos de apoyo mas que
para las facturas muestreadas de manera aleatoria. Una compaiiia 'de
aluminio envia un cheque en blanco con sus pedidos de compras, y luego
el proveedor llena el cheque y lo deposita.
NingUn marco de control interno es perfecto en el sentido de que
pueda evttar que algun individuo astuto le "gane al sistema" ya sea por
malversac16n directa o produciendo regtstros imprecisos. La labor no
consiste en Ia total prevenci6n del fraude, ni de la implementaci6n de Ia
perfecci6n operativa. sino que Ia labor esta en diseiiar una herramienta
efectiva en cuanto a su cos to que ayude a alcanzar una operaci6n eficiente
y a reducir Ia tentac16n.

EFECTOS DE lAS COMPUTADORAS SOBRE El CONTROLINTERNO


f' osimvo'~~ Los nueve puntos mencionados en Ia anterior Usta de verificaci6n en las
paginas 326-330 son aplicables tanto a los sistemas contables por
Describir como las computadora como a los manuales. Sin embargo, las computadoras
computadoras han
cambiado el entomo
cambian el enfoque del control interno de dos maneras:
del control interno.
1. La computadora se puede utilizar para.' realizar algunas de las funciones
tradicionales de control intemo con mayor eflciencia.

366 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


2. Los controles adicionales se deben colocar en su Iugar para asegurar Ia
precision y conftabtltdad de los datos procesados par la computadora.

Las computadoras cambian el entorno del control


La computadora ha permitido el procesamtento relativamente barato de
volumenes inmensos de datos contables. Aun las compaii.ias mas pequenas
utilizan computadoras para algo de su procesamiento de datos. Sin
embargo, algunas veces ha sido debil el control intemo de las operaciones
computartzadas. Considere un error que un ser humano pueda cometer
una vez al mes. Tal error se repetiria miles de veces al dia si se encuentra
en un programa de computadora que se utiliza para procesar grandes
cantidades de datos. Ademas, los errores que serian obvios al revisar
rapidamente los regtstros hechos en el diarto podrian pasar sin ser
detectados por Ia computadora, son invisibles, ya que estan almacenados
en cintas o discos. Los datos de entrada y de salida se transmiten a traves
de lineas telef6nicas. Sin la segurtdad apropiada. cualquiera con un teh!fono
y conocimientos de computaci6n podria leer y posiblemente cambiar los
registros de la compaiiia. En consecuencia, la computartzaci6n debe ir
acompaiiada de la instalaci6n de sistemas de control interno.
Las computadoras son sorprendentemente precisas. Aqui. el control
interno no se enfoca a los errores cometidos por la computadora.
Invartablemente, la computadora hace exactamente !o que se le ha dicho
(o programado) que haga. Los errores por lo general resultan de que alguien
ha capturado datos err6neos. ha programado incorrectamente Ia computa-
dora, ha corrtdo el programa equivocado o ha pedido los resultados
equivocados.

Tipos de control para sistemas computarizados


Loscontrolesespecializadossonesencialesparalossistemascomputarizados.
La mayor fuente de errores en los sistemas computarizados se encuentra
en Ia captura de datos. Tanto el registro original (por ejemplo. un
comprobante de venta) y la transcripci6n de los datos a una forma que
pueda ser leida por la computadora (por ejemplo, tarjetas perforadas o
captura directa a traves de una terminal remota) son fuentes frecuentes de
errores. Otras fuentes posibles de errores son administradas por los
controles de procesamiento, de salida y generales.
con troles de entrada Los controles de entrada pueden proteger contra la captura de da los
Controles contables in- falsos o err6neos. Tales controles incluyen Ia utilizaci6n de formas
ternos que ayudan a
evitar Ia entrada de da- estandarizadas y la verificaci6n de los datos capturados. Los contadores
tos falsos o err6neos. tambien programan Ia computadora para que verifique que todos los datos
requeridos se hayan incluido en cada documento de entrada. para que
identifique los numeros clave que esten fuera de un rango razonable. y para
controles de procesa- que realice otras revisiones similares. El uso de equipo de barrido <'>pt ico
miento Con troles con- tambien puede limltar los errores de regtstro de datos.
tables internos que es- Los controles de procesamiento · comienza con el diseno y Ia
tan relacionados con
el diseno. Ia programa- programaci6n del sistema, incluyendo la documentaci6n completa. Tam-
ci6n y Ia operaci6n del bien incluyen el control de las operaciones, incluyendo la separacic'm !'
sistema.

Capitulo 8 El control interno y La etim 367


rotaci6n nonnales de las obligaciones . . Por ejemplo, nose debe permitir que
los programadores operen las computadoras. Un consultor en sistemas de
c6mputo coment6 que el tuvo inmensas oportunidades para robar cuando
corria las operaciones computarizadas de un banco importante: "Yo solo
disefle la operacion para el pago de dividendos, escribi el programa para tal
opera cion. y corri el programa en la maquina. La operacion era tan grande
que tenia una tolerancia al error de casi $100,000. Me pude haber pagado
por lo menos la mitad de .esta cantidad a mi mismo, en cheques por
cantidades pequeflas, y nunca se hubieran dado cuenta que el dinero
faltaba."
Los controles de procesamiento tambien se pueden programar en la
computadora. Por ejemplo, los archivos de datos se pueden etiquetar de
manera que solo ciertos programas pued~m leer o cambiar (o actualizar) los
datos.
con troles de salida Loscontroles de salidacomparan la salida de datos contra la entrada
Con troles contables in- de datos, posiblemente mediante el procesamiento manual aleatorio de los
tcrnos que comparan Ia
-;nlida contra Ia entrada datos. Los controles de salida tambien aseguran que solo las personas
:-· ase~uran que solo las autorizadas reciban los reportes. Las computadoras a menudo generan
personas autorizadas literalmente toneladas de datos de salida impresos. Una trituradora de
reciban los inlormes.
papel puede ser una importante herramienta de control para proteger Ia
informacion confidencial.
con troles generales Los controles generales se enfocan a la organizacion y operacion de
Controles con tables in- las actividades de procesamiento de datos. Un buen control interno requiere
tcrnos que estan enfo-
,·ados a Ia organizaci6n de procedimientos bien definidos para desarrollar. probar y aprobar
~· Ia operaci6n de las sistemas y programas nuevos o para cambiar los viejos. El acceso al equipo
actividades relativas al y a los archivos debe estar restringido. Pero el mas importante, como en
procesamiento de datos.
cualquier sistema manual o computartzado, es el control del personaL El
contratar personal confiable y mantener Ia tentaci6n alejada de sus puertas
a traves de controles de sentido comun son objetivos importantes en
cualquier sistema de control intemo.

EJEMPLOS DE CONTROL INTERNO


Esta secci6n discute las consideraciones especificas de control intemo para
el efectivo y los inventarios. Se proporcionan detalles adicionales en el
apendice 8A y en el apendice 88.

Control interno del efectivo

,,; ~;:;~):'::::~:!!~!~!!:}! El efectivo es cast siempre el activo mas llamativo para los ladrones y
malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles intemos para el
Explicar, los efectivo son mucho mas elaborados que para, digamos, los clips y los
fundamentos en el
control def efectivo y escritorios que estan en las instalaciones. Cabe destacar en particular los
de los inventarios. puntos ··siguientes:

1. Como se mencion6 antes, la funci6n de recibir efectivo debe estar


separada de la funcion de desembolsar efectivo. Ademas. los individuos
que manejan efectivo o cheques no deben tener acceso a los registros
con tables.

368 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


2. Todas las entradas de efectivo se deben· depositar intactas cada
dia. Es decir, nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada dia
debe usarse directamente para ntngun otro prop6sito. Por ejemplo, las
ventas en establecimientos minortstas se regtstran en una caja registrado-
ra. Un supervisor compara la cinta de Ia caja registradora que esta bajo
Have contra el efectivo que en efecto se encuentra en el cajon de Ia
registradora. Luego. se depositan todas las entradas de efectivo, y se envia
Ia cirita al departamento de contabilidad para que se utilice como base
para los registros contables. Si el efectivo que se encuentra en el cajon se
utiliza algunas veces para pagarle a los proveedores. se puede decir que
hay una seria debilidad en el control intemo.
3. Todos los desembolsos mayores se deben hacer por media de
cheques foliados. Se deben investigar los cheques faltantes. El Wall Street
Jownal cit6 un ejemplo de buenos controles empleados incorrectamente:
"Un auxiliar de contador estaba bajo 6rdenes estrtctas de anotar cada
numero faltante ... Pero nadie revisaba cuantos cheques faltaban o por
que."
4. Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes. (Esta reco-
mendaci6n tambten es aplicable a las cuentas bancartas personates.) Es
sorprendente el numero de empresas (algunas de tamaiio considerabl~)
que no concilian regularmente sus cuentas bancartas.

El control del efecttvo requiere de procedimientos para manejar tanto


los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organi-
zaciones utiltzan protectores de cheques que perforan o de otra manera
imprtmen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por
grandes cantidades de dinero por lo comun requieren dos firmas.
La moneda es probablemente Ia forma de efectivo mas atractiva. Los
negoctos que manejan mucha dinero en efectivo. tales como establecimien-
tos dejuegos de azar, restaurantes y bares, estan en particular sujetos al
robo y al reporte falso. Por ejemplo, muchos dueilos de pequeilos estable-
cimientos minoristas no registran todas sus entradas de efectivo. un
procedimiento llamado desnatar. (.Para que? Para pagar una menor
cantidad por concepto del impuesto sabre la renta.
Un articulo reciente en el pert6dico report6: "Agentes federates secretos
en Ia ciudad de Nueva York lanzaron un ataque contra Ia economia
subterranea, que anualmente genera miles de millones de d6lares de
ingresos no gravados a traves de transacciones no registradas en los Iibras ...
Segun los testimonios. los establecimientos investigados por estos agentes
tenian ingresos brutos de mas de $5.0 millones de d6lares mientras que
solo declaraban $3.6 millones en sus declaraciones de impuestos.
Como se explic6 en el capitulo 7, un arma basica para las investi-
gaciones realizadas por las autoridades fiscales es Ia pn.ieba de Ia utilidad
bruta. Los agentes saben la utilidad bruta que debe generar un restaurante
para cualquier nivel especifico de ingresos. Sin embargo. los dueilos de los
restaurantes estan conscientes de esta prueba. yen consecuencia, limitan
sus engaiios en forma correspondiente.
La comparaci6n de los resultados reportados contra los promedios no
es infalible. Una tienda exclusiva de ropa en San Francisco pag6 renta en
Ia forma de un porcentaje de sus ventas. Las ventas reportadas para un
aiio reciente ascendieron a $11.2 millones; una auditoria independiente

Capitulo 8 El control intemo y la ettca 369


postertormente revelo que las ventas reales ascendieron a $20.5 millones.
El arrendador siempre comparaba las ventas por pie cuadrado del local con
aquellas realizadas por tiendas similares. No surgi6 ninguna pista que
indicara el engailo. De hecho, el arrendador se refiri6 a las ventas
reportadas por pie cuadrado como "extraordinarias" y a los resultados
reales como "nunca antes oidos".

Control inferno de los inventarios


En muchas organizaciones, se tiene un acceso mas facil a los inventarios
que al efectivo. Por tanto, son uno de los blancos favoritos de los ladrones.
Los comerciantes minoristas deben lidiar con un serio problema
operativo que comunmente se conoce como contracci6n del inventario, una
manera cortes de referirse al robo en tiendas por clientes y a Ia
rnalversaci6n de fondos por los empleados. Como se defini6 en el capitulo
7, la contracciim del inventario es la diferencia entre ( 1) el valor del
inventario que se obtendria sino hubieran hurtos, clasificaciones err6neas,
roturas o errores en el registro y (2) el valor del inventario que se obtiene
al hacer Ia cuentafisica. Diferentes tipos de compaiiias presentan diferentes
niveles de contracci6n del inventario. Considere la siguiente nota al pie de
pagina tornada de un informe anual reciente de Associated Dry Goods, uno
de los mas grandes operadores de tiendas departamentales y de descuento
en el pais: "Los inventarios fisicos se toman dos veces al af10. La contracci6n
del inventario para las tiendas departamentales rninoristas, como porcen-
taje de las ventas al menudeo, fue del2.4% este aiio en comparaci6n con
el 2.1% del aiio pasado. La contracci6n del inventario para las tiendas de
descuento como porcentaje de las ventas al menudeo fue del .4% y .3%,
respectlvamente." Algunas tlendas departamentales han sufrido perdidas
por contracc16n del 4% al 5% de su volumen de ventas. Compare estos
porcentajes con el margen de utilidad neta tipico del 5% al 6%.
Ona empresa de consultoria administrativa ha demostrado lo comun
que se ha vuelto el robo en tiendas. La empresa se concentr6 en una tienda
departamental que esta en el centro de la ciudad de Nueva York. Se
siguieron quinientos compradores, escogidos al azar, desde el momento en
que entraron a Ia tienda basta el momenta en que salieron de la misma.
Cuarenta y dos compradores, o uno de cada doce, se llevaron algo. Robaron
un total de $300 en mercancia, un promedio de $7. 15 cada uno. Se llevaron
a cabo experimentos similares en Boston (1 de cada 20 se robaron algo de
la tienda), en Filadelfia (1 de cada IO)ydenuevo en Nueva York (I de cada
12).
Los expertos en el control de la contracci6n del inventario por lo
general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta
al momenta de la venta. Pero tambien se utilizan Jtros rnedios. Las tiendas
rninoristas han llegado a extremos tales como colocar minusculas etiquetas
sensibles en la mercancia: si el vendedor no las despega o neutraliza. estos
transmisores miniatura activan una alarma en el momento en que el
culpable esta a punto de salir de la tienda. Muchas librerias utilizan un
sistema similar para proteger sus libros. Macy's en Nueva York tiene
vigilancia continua con mas de cincuenta camaras de television. Los
minoristas tambien deben revisar a su propio personal, porque sus

370 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.


empleados son culpables de par lo menos el 30% al 40% de los faltantes
en sus inventarios.
Algunas tiendas hap contratado a actores para que roben alga de Ia
tienda, para que luego sean falsa y calmadamente arrestados. Si los
ladrones potenciales ven estos arrestos, es posible que sean disuadidos.
Tales tacticas han ayudado a reducir los robos par empleados en las
principales cadenas de tiendas minoristas.
El problema del rol:Jo nq esta confina~o a las entidades lucrativas.
Segun el peri6dico de estudiantes de la Universidad Northwestern, anual-
mente se robaban un total de $14,000 en cubiertos, vasos y platos de los
comedores de la universidad. Esto da un total de $4.71 par cada cliente
regul~r. Se levantaron anuncios al final de cada semestre pidiendo que se
regresaran los articulos "tornados en prestamo", pero no tuvieron mucho
exito. El director de servicios alimentarios coment6: "Hace dos aiws.
colocamos anuncios muy bonitos y pusimos cajas para las devoluciones.
Los estudiantes vieron las cajas y se las robaron para empacar sus cosas."
La imponente magnitud de la contracci6n del inventario en estableci-
mientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden
diferir de una industria a otra. Por ejemplo, considere el negocio de los
abarrotes, donde la utilidad neta es aproximadamente el 1% de las ventas.
Se puede ver facilmente por que la responsabilidad primaria del adminis-
trador de Ia tienda es Ia de controlar la contracci6n del inventario y no la
de aumentar el volumen bruto de ventas. El intercambio es claro: Si la
. utilidad oper~tiva es igual al 2% de las ventas, se requiere un aumento de
. $50,000 en las ventas brutas para compensar un aumento de $1 ,000 en
Ia contracci6n.

Contracci6n en los sistemas de inventario perpetuo y peri6dico


La medici6n de la contracci6n del inventario se hace de manera directa en
las compaiiias que utilizan el sistema de inventario perpetuo. La
contracci6n es simplemente la diferencia entre el costa del inventario
identificado mediante una cuen ta fisica y el saldo del inventario que se tiene
registrado. Considere el siguiente ejemplo:

$100,000
$ 80,000
$ 15,000
$ 85,000
$ 20,000
$ 18,000

La contracci6n es igual a $20.000-$18,000 = $2.000. Los registros


en el diario bajo un sistema de inventario perpetuo serian:

Contracci6n del inventario ........................ ::....................... 2,000


lnventario ........................................... ::........................... 2,000
Para ajustar el inventario final al saldo determinado
mediante el recuento fiscal.

Capitulo 8 El control interno y la etica 371


Casto de articulos vendidos .. oooo .... ooo .... o.. oo .. oo .. OO
00000 . . 000 0 0 . . . . 2,000
Contracci6n del inventario Ooooooooooo oooooooooooo ooooo ooo ooo
00000000 0 0 0 2.000
Para cerrar Ia contracci6n del inventario al costa de
articulos vendidoso ·

El costa total de articulos vendidos seria $80,000 + $2,000 = $82,0000


Por definicion, un sistema de inventario pertodtco no tiene un saldo
registrado en la cuenta de inventarioo La contraccion del inventario se
incluye automaticamente en el costo de articulos vendidoso (_Por que?
Porque el inventarto inicial mas las compras menos el inventario final mide
todo el inventario que ha fluido hacia afuera, ya sea que se haya ido a los
clientes, a los que roban en ttendas, a los malversadores o que simplemente
se haya perdido o rota. Nuestro ejemplo mostraria:

Para evaluar la contraccion, necesitamos contar con alguna manera


para estimar lo que deberia serel inventarto final. La diferencia entre est.a
estimacibn y la cuenta fisica es igual a la contraccion del inventario. El
apendice 88 descrtbe como se hacen estas estimaciones. Noes necesarto
hacer registros en el diario.

LA ETICA Y EL CONTROL INTERNO


Las normas eticas de los empleados juegan un papel importante en el
control interno. Las fallas eticas que han sido detectadas por los sistemas
lncorporarjtticios· de' de control interno han producido casos a los que les han dado mucha
etica en Ia toma de
··decisiones. publicidad -desde los corredores de valores que se han beneficiado de
utllizar informacion confidencial, pasando par los ejecutivos en compailias
de ahorros y prestamos que destinan los fondos de Ia campania a sus
propios usos personales, hasta los administradores que mien ten sabre las
expectativas financieras de sus compaiiias mientras se acercan cada vez
mas ala bancarrota. A pesar que tales fallas eticas son raras, existe la
percepcion publica de que son muy comunes. En consecuencia, es
importante para cualquiera que tome decisiones de negocios el reconocer
las dimensiones eticas de tales decisiones. La mayoria de las empresas
reconocen que, a largo plaza, las empresas eticas son las empresas exitosas.
Como dijo Roger Smith, ex-presidente y funcionario ejecutivo en jefe de
General Motors, "La practica etica es, simplemente, un buen negocioo"

Codigos de etica corporativos


Para ayudarle a los empleados a tamar decisiones de etica, la mayoria de
las grandes compaiiias tiene un "codigo de etica corporativo" Por ejemplo, 0

372 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


General Motors ttene un escrtto tttulado "Lineamientos para Ia Conducta
de los Empleados", que incluye lo siguiente:

Seria c6modo tener un escrtto que establectera reglas bien deflntdas que
pudieran apllcarse a todas nuestros asuntos de negoctos. Esto nos
ayudaria a equilibrar \as obllgaciones aparentemente contradtctortas
que le debemos a nuestros accionistas. cllentes. distribuidores.
proveedores. comunidades -y a nosotros mismos y a nuestras fam1lias.
Pero el mundo noes tan claro y ordenado. y el tomar una dectst6n ettca
puede ser difi.ctl. Se ha dtcho con sabiduria que: "Es facti hacer lo que
esta bien: es dtfi.cil saber lo que esta bien." ... En el analists final. cad a
uno de nosotros debe usar su propio ju1c1o y respond erie a su propta
conctencta. Como empleados de General Motors. nunca debemos hacer
algo que nos darla vergtienza tener que explicar a nuestra familia o que
tendriamos miedo de ver en la prtmera plana del pert6dico local. 3

Algunas compaflias ttenen un c6digo mas detallado. algunas con


menos detalles. Los partidarios de los lineamientos generales sostienen que
una Usta detallada de lo que "se debe" y lo que "nose debe" hacer conduce
a una vision legalista de la etlca -cualquier acci6n no prohibida por el
c6dtgo se constdera aceptable. Los partidarios de c6dtgos mas detallados
dicen que los lineamientos generales son trivtalidades que no se pueden
hacer valery que son facUmente ignorados. No extste una respuesta facil.
Independientemente de la forma exacta del c6digo. el apoyo de la alta
gerencia es esencial para tener extto alinfluenciar el comportamiento del
empleado. El c6digo debe estar aprobado por el Consejo de Administraci6n
o por alguien del nivel del funcionario ejecutivo en jefe. y la necesidad de
adhertrse al c6dtgo debe comuntcarse conttnuamente en toda la organiza-
ci6n. Con frecuencia, los empleados ftnnan una declaraci6n de cumplimien-
to cada aiio.

C6digos de etica profesional

Los contadores tienen una motivac16n adicional para comportarse de


manera ettca. Como profesionales, se espera que mantengan estandares
mas altos de comportamiento etico que los otros miembros de la sociedad.
Los profestonales ttenen una experiencia que es dtficilmente juzgada par los
que no son profesionales. Asi como los pacientes no tienen los conoci-
mientos suftctentes como para juzgar a un doctor, los usuaries de Ia
informacion contable generalmente carecen de la experiencia para evaluar
al contador que elabora o dictamina la informacion. Par consigutente. es
importante que el publico le tenga conftanza a los contadores. que puedan
depender de la honestidad, integrtdad y competencia de los contadores.
Para asegurar esta conftanza, las organtzactones profestonales de contado-
res han desarrollado c6dtgos de etica para sus miembros. Tambien cuentan
con procedimientos para revtsar el comportamiento que presuntamente no

3 R. B. Smith, "Ethics ln Business: An Essential Element of Success". Management


Accounting (Junto de 1990). p. 50

Capftulo 8 El control tntemo y la ettca 373


Los contadores por lo comun tlenen altos jefe. Por ejemplo, alguien debi6 haber sos-
estandares etlcos. Ellos constantemente pechado algo antes que Victor Incendy
son incluidos entre los profesionales mas desapareciera en novlembre de 1991. El
contlables. <,Podrian sus propios estanda- era el presidente y fundador de Cascade
res altos hacer que les fuera dificil recono- International, compania operadora de una
cer el fraude? c',Necesitan un entrenamien- cadena de boutiques y tlendas de cosmeti-
to especial los contadores para descubrir cos. A Ia fecha reciente de abril de 1991.
las fechorias tlnancieras? Cascade era considerada como una inver-
La Asociacion Nacional de Examinado- sion s6Hda. El problema era que toda Ia
res Certificados de Fraudes (National Division Jean Cosmetic de Cascade no
Association of Certified Fraud Examiners), existia. Toda Ia division habia sido creada
un grupo de 4,000 miembros con sede en en papel para inflar las utilidades. Ademas,
Austin, Texas. opina que si. La asociacion sin Ia autortzaci6n del consejo administra-
le ensei'la a los contadores a protegerse tivo de Cascade. el Sr. lncendy emiti6 6.8
contra el fraude. Mediante un juego de millones de nuevas acetones de Cascade a
videos, los contadores pueden aprender de prectos por debajo del precio de mercado.
los experlos. Barry Minkow fundo el nego- c',Adivine quien compr6 las acetones? El Sr.
cio de lava alfombras llamado ZZZZ Best lncendy y un amigo cercano suyo. Para
cuando solo tenia 18 afios de edad, yen cuando se descubri6 el fraude. Cascade
dos anos Ia compafiia ya valia $240 millo- solo tenia activos por $7.9 millones y
nes. Minkow explica en el video como tanto pasivos por $14.4 millones. Solo unos
el como su compaiiia eran fraudes. McKinley cuantos meses antes. Cascade habia entre-
Tabor, vicepresidente del First National gada estados financieros dictaminados a Ia
Bank de Crossville. Tennessee. explica que Comisi6n de Valores y Bolsa (SEC) mos-
robarle $125.000 al banco fue Mun juego de trando activos por $65.9 millones y pasivos
nii'los". Y Kay Lemon, una contadora de por $17.2 millones. Parece ser que un
White Electric Supply de Lincoln, Nebraska, 'ntador alerta pudo haber detectado los
comenta que Ia cantidad de $416.000 que >.1gnos del fraude antes de Ia desaparici6n
robo hizo que el cos to de sus alimentos se de lncendy.
hiciera Minsignificante". Entotal, 34 crtmi-
nales sentenciados cuentan sus relatos en
videos con titulos tales como: MRed Flags: Fuentes: P. Pae "Do You Know Me? I Stole
What Every Manager Should Know About MUltons and Here's How". Wall Street
Internal Crime", MBad Paper: Kltlnand Check Journal, (Abril 1. 1991) p. A 1; D. Pearl.
Schemes", y MCookin' the Books: What Every "Cascade May Have Laundered Money Before
Accountant Should Know About Fraud". Chairman Left, Examiner Says", Wall Street
Los contadores deben entrenarse para Journal (Marzo 11, 1992), p. AS; D. Poppe.
reconocer el fraude a todos los niveles de "New FYgures Revealing; Cascade Mes's
una organizaci6n, desde el auxiliar de Worsens", Miami Review (Enero 31. 1992)
contador basta el funcionarto ejecutivo en p. Cl.

es consistente con las normas y para imponer sanciones a quienes violan


estas normas.
Los contadores publicos titulados (CPT) se adhieren al C6digo de Etica
Projesional del Instituto Americana de Contadores PU.blicos Titulados
(American Institute of Certified Public Accountants: AICPA). El c6digo
incluye los amplios principios basicos filos6ficos asi como reglas explicitas
de conducta. Los principiDs fijan el blanco, el estandar ideal que se debe
tratar de alcanzar. Las reglas establecen el estandar minimo: cualquier
comportamiento que este por debajo del estandar minimo sera insatisfac-
torio y dara Iugar a una sanci6n. Los temas con respecto a los cuales
existen reglas de conducta son la independencia, Ia integridad y objetividad.
la competencia, Ia informacion confidendal del cliente, las cuotas con-
tingentes y la publicidad. ··

37 4 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


El Instituto de Contadores Admtntstrativos, que se enfoca a los
contadores en la industria y el gobtemo, ha desarrollado Normas de
Conducta Etica para los Contadores Administrativos. Estas normas son
prtmordialmente prtnclpios basicos -ideales por alcanzar. Las areas
cubiertas por estas normas incluyen Ia competencia, Ia confidencialidad, Ia
integrtdad y \a objetlvidad.

Conflictos eticos

A pesar de los codigos de comportamiento etico corporativos y profesiona-


les, tomar declsiones eticas no es siempre facil. Cuando una acciori es
claramente etic~ y Ia otra altemativa es claramente poco etica, los
administradores y contadores no deben tener diftcultad alguna para escoger
entre ambas altemativas. Desafortunadamente, Ia mayoria de los conflictos
etlcos no son tan detlnidos. Las situaciones mas dificiles surgen cuando
hay una fuerte presion para llevar a cabo una accion que esta en el "limite"
de Ia etica, o cuando dos normas eticas entran en conflicto.
· Algunas veces no se pueden alcanzar dos objetivos eticos al mismo
ttempp. Por ejemplo, el mantener Ia confidencialidad del cliente puede
contiariar los objetivos del CPT de reportar con objetividad y de integrtdad
profesional. Suponga que usted es un CPT que lleva a cabo una auditoria
en un banco local y en una empresa de manufactura que es uno de los
clientes del banco. La empresa de manufactura obtuvo un prestamo de $5 -
millones del banco. Por su auditoria de Ia empresa de manufactura. us ted
sabe que Ia compaiiia esta. en serios problemas financieros y·puede dejar
de pagar el prestamo. El banco aun no descubre esto y todavia tiene el
prestamo porcobrar Ustado como una activo por $5 millones.i,Le debe decir
al banco d~l posible incumplimiento para que pueda reducir su activo y
planear el incumplimiento de pago posible? i,O debe respetar Ia confiden-
cialidad de Ia empresa de manufactura? Ambas decisiones lienen ventajas
y desventajas eticas.
Las acetones que estan en el limite. de la etica tambien pueden
ocasionar problemas. A menudo se escuchan racionalizaciones tales como
"es legal. en consecuencia, debe ser aceptable", o "todo el mundo lo hace"
en tales situaciones. Suponga que us ted es el contador en una division de
una campania grande y que se cierra una venta lmportante justo despues
del cierre del ejercicio fiscal. La gerente de Ia division le ha pedido que
registre Ia venta en el ejercicio actual en Iugar de registrarla el ailo
sigutente. El gerente es sujefe. y us ted cree que ella le dara una evaluaci6n
mucho mejor si cumple con su solicitud. De hecho, ella podria hacerle la
vida dtficil si no cumple con sus deseos. No es probable que alguien se
entere -y ademas, es sencillamente cuestion temporal, y no de registrar
una venta tlcticia. Podria ser claro que registrar la venta durante el
siguiente periodo seria lo etico, pero extste una gran presion para registrarla
durante el periodo actual. Puede que · usted vea muchos beneficios
personales y pocos costas en registrarlo en el periodo actual. Puede que Ia
etica no sea el factor mas lmportante en esta decision.
En resumen, los conflictos eticos son precisamente eso: contlictos. No
existen respuestas faciles. Lo importante es reconocer las dimensiones
eticas de una decision y pesarlas al momenta de formarse una opinion.

Capitulo 8 El control lnterno y la etica 375


Marco de trabajo para los juicios eticos: Un ejemplo
Para pesar cutdadosamente las consideraciones eticas al tomar una
decision, es uill contar con un marco de trabajo. Considere los sets pasos
stguientes:

1. Detenninar los hechos


2. Identiftcar los conflictos eticos
3. Identificar los principios. reglas y valores mas importantes
4. Especificar las altematlvas
5. Evaluar las consecuencias posibles
6. Tomar Ia decision

Ahara aplicaremos estos pasos a la siguiente situaci6n. 4


Sylvia Feldberg era la nueva asistente asignada a la auditoria de
Melman Metals, Inc. AI realizar una parte de la auditoria, Sylvia descubri6
un error en la auditoria llevada a cabo el aiio anterior. El error no era
insignificante, pero no era lo suficientemente importante como para
invalidar el dictamen del auditor del aiio anterior. La persona encargada de
esa parte de la auditoria el aiio anterior, David Williams, es actualmente
el encargado de Ia auditoria global. David ha ascendido nipidamente en la
empresa y ha tenido una excelente reputaci6n con sus su peri ores. Se sabia
que era alga estricto con sus asistentes, en particular si no cumplian con
el itinerario previsto.
Sylvia esta ~atando de decidir que hacer. Ella sabe que David va a
elaborar una forma para evaluar su desempeiio en este trabajo. Tambien
sabe que se paso del tiempo previsto para su trabajo porque tuvo que
investigar el error. l,Cua.Ies son los conflictos eticos? i,Que deberia hacer
Sylvia? Apliquemos el :n;1arco de trabajo de seis pasos.

1. DeterminarzOs hechos. Estos ya deben ser claros par la descripci6n


del caso.
2. Identiflcar los conjlictos eticos. Los conflictos eticos giran en tomo
a los efectos que caus~ en las personas involucradas. Los individuos que
podrian salir afectadosJso~ Sylvia, David, otros contadores que le reportan
a David y la empresa de contaduria. Sylvia podria examinar su integridad
contra la protecci6n de su trabajo y de la reputaci6n de David. Ella podria
juzgar laimportancia de la reputaci6n de David contra los intereses de otros
contadores auxiliares y los intereses de la empresa.
3. Identijlcarlos principios, reglas y valores mas importantes. Entre los
conceptos que se deben considerar, estan la integrtdad, la seguridad del
trabajo, la reputaci6n (de.David y de Sylvia), las obligaciones hacia un
colega, Ia abl1gaci6n de revelar infonm1ci6n importante, la preocupaci6n par
el bienestar de otros, el derecho que tiene la empresa de conocer la
situaci6n, la moral entre miembros del personal, y la lealtad (a si misma.
a los colegas. ala empresa).

4 Adaptact6n del caso "Let Bygones be Bygones" en W. W. May. editor. Ethics in The
Accounting Curriculum: Cases and Readings (American Accounting Association. 1990).

376 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


4. Especificar las altemativas. Existen cuando menos tres altemati-
vas: (a) reportarle el error a David, (b) reportarle el errOJ:; a un administrador
que este un nivel mas arriba que David y (c) corregir el error, poner una
nota en los archivos y no decir nada.
5. Evaluarlasconsecuencias posibles. (a) Si le reporta el error a David.
el puede sancionar a Sylvia o la puede recompensar por su trabajo
cuidadoso y por mostrar ~ntegridad a( reportar el error. Tambien se
mantendra Ia integridad de Sylvia y probablemente causara que el error se
corrija, posiblemente sin tener que notificar a Ia administraci6n de Ia
empresa. (b) Si le reporta al superior de David, se corrige el error pero a
costa de Ia reputaci6n de David. David puede sancionar a Sylvia. y segura-
mente se afectaria su relaci6n de trabajo. Sylvia rhantiene su integtidad y
tal vez los contadores j6venes reciban un trato mas justo. (c) Si corrige el
error pero no dice nada para evitar una confrontaci(>n con David, Sylvia
probablemente quedaria con un sentimiento mezclado de alivio y ansiedad
por darle Ia vuelta al conflicto. La administraci6n puede o puede no
descubrir el error y Ia correccion. Si lo descubren. puede que no hagan
nada, que le aplaudan a Sylvia por su trabajo cuidadoso y por corregir el
error, o que Ia regaiien por no reportarlo. Si no lo descubren, tambien
podrian confrontar a David, quien podria criticar a Sylvia por no reportarle
el error a el.
6. Tomar la decision. Como en Ia mayoria de los conflictos eticos. no
existe una decision que sea evidentemente "la corr~cta. Sylvia debe pesar
las probabilidades de las diferentes consecuencias y Ia importancia relativa
de los principios, reglas y valores involucrados. A pesar que el marco de
· trabajo no conduce a una decision facil, asegura que los facto res relevantes
de la decision sean considerados. Los autores favorecen la decision de
reportarle el error a David. Los auditores deben proteger su integridad. y
Sylvia ttene Ia responsabilidad de evitar que la empresa sea sorprendida d~
mane:·a no muy grata.

Manipulaci6n de las utilidades reportadas


Con frecuencia pensamos en violaciones eticas en donde los administrado-
res hacen un complot para surtir o abastecer sus propias balsas a costa
de Ia compaiiia, otros empleados o accionistas. Sin embargo, muchos
problemas eticos recientes han surgido no por una ganancia personal
directa, sino para cumplir con las expectativas de la alta gerencia en cua n to
al crecimiento y las utilidades.
Si bien muchos administradores no se sienten directamente atraidos
por el efectivo o los inventarios, a(m asi pueden tratar de manipular los
resultados financieros. c!,Por que? Porque las gratificaciones, los aumentos
de sueldo y los ascensos a menudo se ven afectados por las ventas o
utilidades reportadas. Por ejemplo. si alcanzan Ia utili.dad neta presupues-
tada durante un trimestre o aiio especifico, esto puede significar una buena
gratlftcacion.
En forma periodica aparecen ejemplos· de manipulaci6n de \<.1s
utilidades. Por ejemplo, hace algunos aiios varios ejecutivos de la com par"1 ia
H. J. Heinz sintieron que estaban bajo presion para producir un ncci-
miento uniforme en las ganancias de un trimestre a otro. Estos ejecu tin Js

Capitulo 8 El control intemo y La elira 377


pagaban por adelantado los servicios de publicidad cerca del fin de un
trimestre donde se habian obtenido grandes utilidades y cargaban el
desembolso en la forma de un gasto. Despues obtenian los servicios de
publicidad durante el trimestre siguiente. En efecto, tal manipulacion dana
las utilidades del trimestre actual al sobrevaluar sus gastos pero le ayuda
a las utilidades del trimestre siguiente al subvaluar sus gastos.
En un caso que recibio mucha publicidad, E. F. Hutton, una casa de
bolsa, se declaro culpable de dos mil cargos de fraude por girar cheques
por cantidades mayores a las que tenia en sus cuentas de cheques.
Business Week indico que "la alta gerencia de Hutton coloco incentivos
para alentar a sus empleados de nivel medio a aumentar las utilidades por
· el manejo del efectivo, pero olvido implementar sistemas para vigilar el
sobregiro de las cuentas de cheques".
Poco tiempo despues, se revelo la manipulacion de las ganancias en
Boston Company. Esta subsidiaria bancaria de Shearson Lehman Hutton
Inc. es lider en la administracion de fondos para' pensiones, fondos
mutualistas y fideicomisos. Inflaron las ganancias por mas de $30 millones,
principalmente por el diferimiento inadecuado de los gastos. Tal revelacion
causo el despido del presidente de la Boston Company y Ia renuncia de su
funcionario ejecutivo en jefe y de su vicepresidente principal. Business
Week reporto que "algunos clientes y empleados de Shearson creen que
Boston Co. se sintio impulsada por Shearson a producir resultados
extraordinarios durante una epoca en que casi todas las demas unidades
de Shearson estaban en aprietos".
Otro ejemplo comun de manipulacion es el reconocimiento injustifi-
cado ·de los ingresos. Por ejemplo, un articulo del periodico decia: ''Data-
point~ un fabrtcante de computadoras, recientemente revelo que gran parte
de su exito estaba basado en ventas y ganancias aparentemente fantasmas.
Cinco ejecuttvos de mercadotecnia, tres de ellos vicepresidentes, han
renunciado."
La presion exagerada de obtener utilidades no solo induce a la
creacion de ventas ficticias sino que tambien tienta a los ejecutivos de
mercadotecnia a venderle a clientes marginates que nunca pagan.
La mejor·proteccion contra tales manipulaciones es la de prestar
atencion a estos puntos en la lista de vertficacion de control interno: ( 1)
personal conflable, (2) separacion de obligaciones, (3) autorizacion a pro pia-
day (4) reVision independiente. Con respecto a este ultimo punto, los
auditores tipicamente llevan a cabo pruebas de "cierre" de compras yventas
para verificar que los ingresos y los gastos efectivamente se le atribuyan a
los periodos de reporte correctos .
.. Sobre todo, para asegurar un control adecuado, se debe crear una
"conciencia de control" en los administradores en toda la organizacion. Tal
conciencia debe venir desde arriba hacia abajo. A menos que los
administradores principales den mensajes claros y ejemplos de conducta
apropiada, sera poco probable que sus subordinados tomen su responsa-
bilidad del control con seriedad. Una pagina editorial del Business Week
comento: "La administracion intermedia de muchas compaftias esta bajo
una presion excesiva de cumplir con utilidades meta que son ~d~maslado
exigentes. Puede que hayan muchos mas procesamientos a menos que la
alta gerencia adquiera una vision mas real de su empresa."

378 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


RESUMEN DE PROBLEMAS A MANERA DE REPASO

Problema uno
Identtfique las debilidades en el control intemo en cada una las siguientes
situaciones: ·

a. Mike Reynolds realiza todas las compras para Bayside Marine. El ordena
la mercancia. supervisa su entrega y aprueba las facturas para su pago.
b. Winthrop Mudhens, un equipo de beisbol de la liga menor. tiene proble-
mas financieros. Para ahorrar costas, Y. debido a que todos los lugares
son de admisi6n general, el equipo ha despedtdo a los empleados que
rectben los boletos. El vendedor de boletos stmplemente deja que pasen
los aficionados cuando pagan su cuota de admtst6n.
c. El oficinista encargado de cuentas por cobrar abre Ia corrc:-.puudencw. en
la cual rectbe el efectivo y los cheques de clientes quienes compraron
articulos a cuenta corriente. El oflcinista deposita el efectivo y los che-
ques en el banco y hace los registros contables .correspondientes en el
dtarto.
d. Ruth Ann Kilstrom es una empleada dedicada y confiable. De hecho. es
tan dedicada que no ha tornado vacaciones en cinco afios. Su jefe
aprecia su dedtcaci6n porque nadie podria hacer su trabajo si ella se
ausentara.
e. Los empleados de Wing Point Grocery hacen varios trabajos. Cuando el
negocio esta flojo. ellos colocan Ia mercancia en las repisas y realizan
otras labores necesartas. Cuando las cajas registradoras estan ocupadas.
todos deben ayudar a cobrar estando en cualquter caja registradora que
este dispontble. Cada empleado trabaja en un promedio de cuatro cajas
regtstradoras diferentes en un tumo promedio, y cada caja registradora
es operada por un promedio de sets personas diferentes cada dia.

Soluci6n a/ problema uno


a. Una sola persona no deberia realizar todas estas funciones. Reynolds
podria ordenar mercancia ficticia, registrar su entrega y autorizar que el
pago se haga a su propia cuenta (o ala de su complice).
b. No hay ntngun tipo de control para que el vendedor de boletos no deje
pasar a sus amigos sin pagar o para que no se embolse el efectivo sin
entregar el boleto. simplemente dejando que el aficionado pase a traves
~~~L .
c. El oficinista encargado de cuentas por cobrar realiza demasiadas funcio-
nes. El oficinista podria guardarse el efectivo (o falsificar el endoso de un
cheque) y hacer un registro falso en las cuentas. tales como cancelar Ia
cuenta en la forma de una deuda incobrable.
d. Hay por Io menos dos problemas con Ia dedicaci6n de Kilstrom. Primero.
porque nadie mas podria hacer su trabajo. la campania estaria en graves
aprietos si algo le pasara o si presentara su renuncia repentinamente.
Segundo, ella tiene demasiadas oportunidades para cometer un fraude
sin que nadie lo descubra. Si alguien la reemplazara periodicamente. tal
persona estaria en la posicion adecuada para posiblemente descubrir
cualquier fraude.
e. La responsabilidad no esta bien definida. Si ocurre un faltante de efecti-
vo en cualquier caja registradora, seria imposible identificar al empleado
responsable.

Capitulo 8 El control interno y la ctica 379


Problema dos
ui-t articulo en el peri6dico report6:
La suprema corte de justicia federal proces6 a siete ex-funcionarios de
Cenco Inc .. acusandolos de un com plot para sobrevaluar el inventario
que condujo a los acusados a reportar aproximadamente $25 millones
en utilidades falsas. La acusaci6n conslstia en que la sobrevaluaci6n fue
Iograda aumentando el numero de productos mostrados en las tarjetas
para Ia tabulaci6n del inventario y hacienda tarjetas nuevas. Tal
aumento en el inventario disminuy6 el costo de ventas reportado y por
tanto resulto en una cifra mayor reportada en el rubro de utilidades.

Dada esta descripci6n, lSe robaron algunos activos? lCual es el punta


principal en la lista de verificaci6n de control intemo mostrada en este
capitulo que esta dirigido a prevenir tal deshonestidad? Indique como se
pueden lograr tales actos indecorosos y como se espera que se vean
beneficiados los funcionarios deshonestos por tales actos.

Soluci6n a/ problema dQs


Probablemente no se robaron activos en la forma de inventarios. Recuerde
Ia secci6n "Efectos de los errores en el inventario" en el capitulo 7, pagina
288;lasobrevaluaci6ndelinventariofinaltambienprovocalasobrevaluaci6n
de la utilidad neta en el mismo periodo. Los motivos principales fueron
segurtdad en el trabajo (al mostrar una utilidad neta mayor) y avaricia
(porque obtendrian gratiftcaciones administrativas y aumentos de sueldo en
el futuro). En efecto, el administrador que comenz6 el plan tenia un
contrato a cuatro aiios en Cenco, y recibia un sueldo base ·modesto de
$40,000 anuales mas una gratificaci6n que agregaba ell% a su salario por
cada 1% de aumento en Ia utilidad neta de Cenco Medical Health (CMH)
Group. Las utilidades netas aumentaron de manera importante durante la
vigencia del contrato del administrador. El administrador recaud6 una
compensaci6n total que estaba muy· por encima de su sueldo base.
Dos administradores subordinados no contaban con planes de
incentivos mediante gratlftcaciones, pero siguieron eljuego del complot del
inventarto para agradar a su jefe. Se utilizaron varios metodos para
sobrevaluar los inventarios. Por ejemplo, tres cajas de gasas se convertian
en veintitres. Pudieron engaiiar a los auditores con Ia ayuda de facturas
falsas y mentiras. El complot fue descubierto cuando un subordinado se
lo inform6 al tesorero ··de Ia compaiiia. Los tres ejecutivos fueron
sentenciados de uno a tres aiios de prisi6n.
La caracteristica principal que deberia prevenir tal deshonestidad es
Ia separaci.On de obligaciDnes. La confabulaci6n hace que los actos indeco-
rosos sean mas dificilt~s de lograr. No obstante, como se ilustra con el caso
de Cenco, la separac16n de obligaciones no es suficiente para detectar
tnventartos flcticios donde hay confabulaci6n.
Otra caracteristica de Ia lista de vertflcaci6n que se ilustra en este caso
es Ia depersonalconflableconn?sponsabilidad.esclaras. El personal no solo
debe ser competente y honesto sino tambien debe estar adecuadamente
· capacitado y ser supervisado en forma adecuada. La falta de vigilancia de

380 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


la alta gerencia sin duda contrtbuy6 a esta situac~6n desafortunada. Los
supervisores inmediatos deben saber lo suficiente de las operaciones
subyacentes para que puedan detectar cualquier conducta no autorizada
significativa.
Otra caracteristica que ayuda es Ia de revisiOn independiente. Esta es
la raz6n por la cuallos auditores realizan sus propias cuentas fisicas.

PUNTOS IMPORTANTES A RECORDAR


Es muy tentador el delegar las decisiones de control interne a los
contadores. Sin embargo, los administradores eri todos los niveles tienen
una responsabilidad principal en el exito de los controles internes. De
hecho, en los Estados Unidos de Amert.ca existe una ley federal que en
forma explicita hace que la responsabilidad final de la adecuaci6n de los
controles internes de compafiias de participaci6n publica recaiga sobre Ia
alta gerencia. Para facilitar la vigilancia de los controles internes, los
consejos directives nombran comites de auditoria, quienes supervisan los
controles contables, los estados flnancieros y los asuntos financieros
generales de la compaiiia.
Las siguientes caracteristicas generales integran una lista de verifica-
ci6n que puede utilizarse como punto de partlda parajuzgar la efectividad
del control interne:

· 1. Personal confiable con responsabilidades claras


2. Separaci6n de las obligaciones
3. Autorizaci6n apropiada
4. Documentos adecuados
5. Procedimientos apropiados
6. Salvaguardas fisicos
7. Afianzamiento, vacaciones y rotaci6n de obligaciones
8. Revisi6n independiente
9. Analisis de costo-beneficio

Los administradores y los contadores deben reconocer que el papel de un


sistema de control interno es tanto positive (mejorar Ia eficiencia) como
negative (reducir los errores y el fraude).
La lista de vertficaci6n de controles internes es aplicable tanto a
sistemas computarizados como manuales. Sin embargo, los sistemas com-
putarizados cambian el enfasis de los controles internos. A pesar que las
computadoras pueden procesar datos exactamente como se les ha indicado.
los controles aplicados durante la programaci6n y Ia captura de datos son
en particular importantes.
Los sistemas de control para el ~fectivo y los inventarios por lo general
estan bien desarrollados porque estos activos son blancos frecuentes del
robo ode la malversaci6n.
El control interne se mejora a traves de altos estandares eticos en los
empleados. Las compaftias y las organizaciones profesionales desarrollan
c6digos de conducta etica para proporcionar lineamientos. Sin embargo.
existen los conflictos eticos -situaciones donde la alternativa etica no es
clara. Es importante reconocer las dimensiones eticas de una decision. aun
silos valores y las normas eticas no siempre conduzcan a una elecci6n bien
definida.

Capitulo 8 El control intemo y La etica 381


APENDICE 8A: CONTROL INTERNO DEL EFEOIVO
Este apendice describe como las organizaciones controlan el efectivo. La
mayor parte del efectivo se guarda en un banco. En consecuencia, nos
enfocaremos a en tender los estados de cuenta bancarios y las transacciones
bancartas.

El estado de cuenta bancario


El ejemplo 8-4 rnuestra un estado de cuenta bancario real. El forma to global
muestra que el estado corresponde a basicamente una cuenta, #96848602,
entre cientos o miles de depositos bancarios. Juntas, estas cuentas forman
el mayor subsidiario que sirve de apoyo para la cuenta de Dep6sitos. un
pasivo, en el mayor general del banco.
Los documentos de apoyo para los cheques detallado~ en el estado de
cuenta son los cheques cancelados; para los depositos adicionales. las
fichas de deposito. Observe que el saldo minima, $-33.39, es negativo. Esto
indica un sobregiro. que es un saldo negativo en la cuenta de cheques que
se origina porque el banco pago un cheque a pesar que el cuentahabiente
tenia fondos insuficientes disponibles en el momenta en que se presento
el cheque.
A los bancos no les gus tan los sobregiros. Los sobregiros se permiten
como una cortesia ocasional del banco. Sin embargo, rara vez se le da al
cuentahabiente mas de un dia o dos para eliminar el sobregiro hacienda
un deposito adicional. Ademas, el banco puede imponer una cuota ($5o
$1 0) por cada sobregiro si el cuentahabiente es descuidado y sobregira su
cuenta mas de una vez cada aiio o cada dos aiios.
Los bancos con frecuencia proporcionan (cargando una cuota mas
intereses) privilegios de prestamos "automaticos" para los cu~ntahabientes
valiosos. Este arreglo otorga prestamos a corto plazo (de diez a treinta dias
o mas) para dar proteccion contra sobregiros. Es decir, cuando un
cuentahabiente tiene un saldo insuficiente para cubrir sus cheques. el
banco acredita Ia cuenta del cuentahabiente con dinero adicional (un
prestamo "automatico"). De esta manera, se evitan los sobregiros. Ademas.
el cuentahabiente evita cualquier dificultad o el riesgo de que el banco
retrase el pago del cheque basta que se haga un deposito adicional.

Conciliaciones bancarias
El ejemplo 8-5 muestra como funciona una revision independiente de los
saldos de efectivo para cualquier cuentahabiente bancario" (individuo o
entidad de negocios). Primero, observe como se llevan registros paralelos.
El saldo al 31 de diciembre es un activo (efectivo) en los libros del
cuentahabiente y un pasivo (depositos} en los libros del banco. Los
terminos debito y credito se utilizan con frecuencia en la banca. Estos se

382 PARTE DOS ELEMENTOS PRJNCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


EJEMPLO 8-4 SEAFlRST BANI<
Un estado de cuenta UNtvERSt1YBRANCI-t
bancario real 470f.UNI~RSITYWAY NE
SEATILEWA98145
NUMERO DE GUENTA
96848002
PERIODO DEL ESTADO DE GUENTA
21-11-92 AL 18-12-92

RESUMEN DESUS CUENTAS

CUENTA DE CHEQUES

SALDO MINIMOEN CUENTA FIRST CHOICE 96848602


SALDO INICIAL 368.56
DEPOSITOS 5,074.00
RETIA OS 3,232.92
CARGOS/CUOTAS POR SERVICIOS 16.00
SALDOFINAL 2,193.64
SALDO MINIMO AL 9·12-92 -33.39

CANTIDAD
1134.00
561.00
12.00
7.00
i>~JT. 10.00
~~~<
. 16.95
< 96.00
00~12i 1025:00
0&,12 50.00
1S,l2 236.25
17,12 84.72
*if; SALtCiEN tA SECUENC1AOE: CHEOUt::S
..... NUMEROTOTAL DE CHEQUES#= 10 .

Capitulo 8 El control interno y la eticn 383


EJEMPLO 8-5 Registros del cuentahabiente

Saldos de efectivo Efectivo en el banco


(por cobrar del banco)
comparatives, enero de
19X2
Saldo ai1/1/X2 11,000 1/5 2,000
1/15 3,000
1/10 4,000
1/19 5,000
1/24 6,000
1/31 7,000 1/29 10,000
28,000 20,000

Saldo ai31/1/X2 8,000

Registros del banco

Depositos (por pagar)

1/8 2,000 Saldo a11/1/X2 11,000


1/20 3,000
1/11 4,000

1/28 5,000 1/26 6,000


1/31 20*
10,020

Saldo ai31/1/X2 10,980

* Cargo per el servicio de impresi6n de cheques.

Diario general del Debito Credito


Fecha cuentahabiente

5/1 Cuentas por pagar 2,000


Efectivo 2,000
Cheque No.1

10/1 Efectivo 4,000


Cuentas par cobrar 4,000
Ficha de deposito No. 1

15/1 lmpuesto sabre Ia renta


por pagar 3,000
Efectivo 3,000
Cheque No.2

19/1 Cuentas par pagar 5,000


Efectivo 5,000
Cheque No.3

24/1 Efectivo 6,000


Cuentas' par cobrar 6,000
Ficha de deposito No. 2

29/1 Cuentas par pagar 10,000


Efectivo 10,000
Cheque No.4

31/1 Efectivo 7,000


Cuentas por cobrar 7,000
Deposito No.3

384 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


refieren a los registros hechos en los Iibras del banco. Los bancos hacen
credi.tos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depositos
adicionales y hacenctebitos ala cuenta cuando el banco autoriza y cancela
(paga) los cheques. Por tanto, el cheque girado por la cantidad de $2,000
por el cuentahabiente el 5 de enero se pag6 el 8 de enero cuando se
present6 en el banco para su cobra: ~1 registro en el diario del banco seria:

Enero 8 Dep6sitos .. .... .. .. .... ....... ... ... ........... ...... ............. ....... .......... . 2,000
Efectivo .....................................................,..................... 2,000
Para hacer un debito a Ia cuenta del cuentahabiente.

Un saldo de credito en los libros del banco significa que el banco le debe
dinero al cuentahabiente.

El cuentahabiente realiza una conciliaci6n bancaria mensualmente


para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se
concillaci6n bancarla hayan contabilizado. Unaconcillaci6n bancarla es un analisis que explica
Un analisis que explica las dtferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por
las diferencias que pu-
dieran existir entre el el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Las conciliaciones
saldo de efectivo mos- bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el objetivo sigue siendo
trado por el cuenta- el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha
habiente y aquel mos-
trado por el banco. determinada. Utilizando los datos del ejemplo 8-5:

Conciliaci6n bancaria
31 de enero de 19X2
Saldo segun Iibras (tambien llamado sa/do segun e/ registro de revision, sa/do de
registro) $ 8,000
Deducir: Cargos par servicios bancarios de enero no registrados (tam bien incluya
cualquier otro cargo del banco que no se haya deducido aun) * 20
Saldo ajustado (corregido) segun Iibras . ~- 7,980
Saldo segun el banco (tambien llamadosa/do del estado de cuenta bancano, sa/do
del estado de cuenta) $10.980
Sumar: Oep6sitos no registrados par el banco (tambien llamados depositos no
registrados, dep6sitos en tramite), dep6sit6 hecho el31/1. -- 7,000
Total
Deducir: Cheques no cobrados, cheque del 29/1 $17,980
Saldo ajustado (corregido) segun el banco 10,000
$ 7,980

• Observe que los registros nuevas hechos en los Ubros del cuentahabiente son necesarios
para todas las adiciones y deducciones hechas para obtener el sal do ajustado en libros.

Como lo indica la conciliaci6n bancarta, es necesario hacer un ajuste en


los Iibras del cuentahabiente:

Enero 31 Gastos par cargos par servicio bancarios ......................... 20


Efectivo ........................................................................... 20
Para registrar los cargos del banco par Ia impresi6n de cheques .

Este formato comun consta de dos seccione's. La primera secci6n comienza


. ; ...
con los saldos en libros (es decir. el saldo en la cuenta T de efectivo). Los
ajustes se hacen por las partidas que no se registraron en los libros pero
que ya han sido regtstradas por el banco, tales como la deducci6n de $20

Capitulo 8 EL control interno y Ia etica 385


por concepto de cargos por servicio. Nose muestran adiciones en Ia secci6n
Uustrada, pero un ejemplo seria el cobro realizado por el banco de una
cuenta por cobrar del cliente a nombre de Ia campania. La segunda secci6n
comienza con el saldo del banco. Los ajustes se hacen por las partidas que
no han sido registradas por el banco pero que ya han sido registradas en
los Iibras. Despues de los ajustes, cada secci6n debe tener saldos en
efectivo ajustados identicos. Esta es Ia cantidad que debe aparecer bajo el
rengl6n de efectivo en bancos en el balance general del cuentahabiente.

l/ustraci6n de varias transacciones bancarias


Cada aii.o que pasa nos acerca mas y mas a lo que se llama banca sin
papeleo. Por ejemplo, muchos empleados nunca ven sus cheques de paga.
En vez. el patron deposita los "cheques" en las cuentas bancarias de los
empleados. Este es un ejemplo de un deposito "automatico". Si el empleado

EJEMPLO 8-6
RESUMEN DE SUS CUENTAS
Estado de cuenta de
CUENTA DE CHEQUES
Mary Phelan
SALOO INICIAL 1,000.00
DEPOSITOS 3,500.00
RETIROS 3,860.00
CARGOS/CUOTAS POR SERVICIOS 20.00
SALDOFINAL 620.00

386 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


olvtda agregar tal cantidad a su talonario de cheques, los libros del banco
mostrarian un saldo mayor que los libros del cuentahabtente.
Suponga que una empleada, Mary Phelan. tiene una cuenta bancaria
personal. Su patron deposita automaticamente su .cheque de paga semanal
cada Viemes. Su regtstro de cheques (talonario de cheques) para el mes de
marzo se resume de Ia manera siguiente:

Saldo de efectivo conciliado, 1g de marzo de 19X3 $1,000


Adiciones:
Dep6sitos semanales de Ia n6mina: Marzo:
2 500
9 500
16 500
23 500

Dep6sito del cheque recibido por el auto 1,1sado


vendido a su cunado 25 800
Dep6sito del cheque recibido como regalo de cum-
pleanos de sus padres 31 100
Subtotal $3,900
Deducciones:
Cheques girados #291 - #303 1-23 $3,000
Cheque#304 27 60
Cheque#305 30 80
Cheque#306 31 430 3,570
Efectivo en el banco, 31 de marzo de 19X3 $ 330

Su estado de cuenta bancario se resume en el ejemplo 8-6. El cheque por


$800 de su cuil.ado "reboto": es decir, cuando el cheque se present6 en el
banco para su cobro, el banco se neg6 a pagarlo. El banco invirti6 el
deposito de $800 hecho el 25 de m~uzo cobrandoselo de nuevo el 28 de
marzo. Esto hacausadoun sobregiro por$60. Porun arreglo preestablecido
con Mary, el banco automaticarriente le presta suficiente dinero (en
multiplos de $100) para asegurar que su saldo nunca sea menor a $100.
En consecuencia, le otorg6 un prestamo por $200.
El ejemplo 8-7 muestra Ia conciliacion bancaria de las discrepancias
que eXisten entre los libros del bancos y los libros del cuentahabiente.
Suponga que un indiViduo lleva un juego completo de libros pers' .. ales
usando Ia base por acumulaciones. La conciliact6n bancaria conduce a Ia
siguiente partida compuesta en el diario del cuentahabiente:

Cuenta por cobra a su cunado .................................. .. 800


Gasto por cargos por servicios bancarios ................... .
Documento por pagar al banco .................................. .
lngresos por sueldo .................................................... .
Efectivo en el banco ................................................... ..
20
--:ll 500
120 i
Para actualizar y corregir los saldos en varias cuentas
segun se indica en Ia conciliaci6n bancaria mensual

La conciliacion revelo partidas que pertenecian en los Iibras del


cuentahabiente pero que a(m no habian sido registradas. Despues que se
registraron estas transacciones en el registro en el diario arriba men<"iona-
do, el saldo en los Ubros del cuentahabiente de $210 diferia del saldo del
banco de $620 por la cantidad de $410. l,Por que? Porque dos cheques

Capitulo 8 El control interno y Ia t;l im 387


EJEMPlO B-7 Saldo segun los Iibras $ 330
Adiciones:
Conciliaci6n bancaria Dep6sito automatico de Ia n6mina semanal no registra-
de Mary Phelan do, 30 de marzo $500
3 1 de marzo de 19X3 Prestamo automatico del banco no registrado para
cubrir un sobregiro. 700
Subtotal $1,030
Deducciones:
Cheque de su curiado devuelto, con frecuencia llama·
do cheque con Fl (fondos insuficientes) $800
Cargos mensuales por actividad en cheques ____gQ 820
Saldo ajustado (corregido) segun libros $ 210
Saldo segun el banco $ 620
Adiciones:
Dep6sito no registrado hecho el31 de marzo (dep6sito
entramite) 100
Subtotal $ 720
Deducciones:
Cheques no cobrados
#305 $ 80
#306 430 510
Saldo ajustado (corregido) segun el banco $ 210

($430 y $80) y un deposito ($1 00) habian sido registrados por el


cuentahabiente pero aun no llegaban al banco.

Caja chica

Toda·organizaci6n desea un minimo de tramites burocraticos-porejemplo.


evitar procedimientos injustificadamente complicados para desembolsos
menores. Como consecuencia, por lo comun se crean fondos de caja chica
base de anticipoa Es que se contabilizan a base de anticipos. Se inicia un fondo en caja
un metodo para conta- chica para antlcipos.con una cantidad fija de billetes y monedas. Conforme
bilizar Ia caja chica.
se utiltza el dinero, se elaboran recibos o vales de caja chica para mostrar
los prop6sitos de los desembolsos. Cuando el saldo de dinero baja, el fondo
se restaura a su nivel original girando y cobrando un solo cheque por la
cantldad exacta del dinero en efectivo necesario. A continuaci6n se
muestran los registros tipicos en el diario:

Caja chlca .................................................................... 100


Efectivo en el banco ................................................. 100
Para establecer un fonda para desembolsos
menores de Ia oficina. (Se gira un cheque,
se cobra y el dinero en efectivo se coloca bajo
el cuidado de una persona responsable.)

Estampillas ................................................................... 10
Fletes sobre compras ................................................... 40
Gastos de oficina miscelaneos .................................... . 35
Efectivo en el banco ................................................. 85
Para reabastecer el fonda de caja chica y para
registrar los gastos pagados con esos fondos.

Algunos ejemplos de desembolsos de caja chica incluyen cargos especiales


de la administraci6n de correos para certificar o asegurar la corresponden-

388 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FlNANCIEROS


cia, co bros del personal de entregas. y dinero para alimentos que se le da
a un empleado cuando trabaja horas extras .
• Observe que despues de su creacion, nunca se hacen cargos o creditos
ala cuenta de caja chica en si a menos que la cantidad inicial de $100 del
forido aumente o disminuya. Ademas, el efectivo disponible mas los recibos
{o vales) siempre debe ser igual al fondo en caja chica de $100.

APENDICE 88: CONTROL DE INVENTARIOS EMPLEANDO EL METODO


DEL MENUDEO, LAS RAZONES DE COSTOS Y LOS CIERRES

Metoda del menudeo para el control de inventarios


Un metodo comlin para el costeo de inventarios, conocido como el metodo
metodo de lnventarlo de inventarlo al menudeo. o simplemente como el metodo del menudeo,
a1 menudeo (metodo se utiliza a menudo:en.la fonna de un artificio de control. En la siguiente
del menudeo) Un me-
toda comlin de costeo seccion se discutlra ..su papel en la obtencion de un~. .valuacion del
de tnventartos basado inventario (al costo) para su uso en los estados finanderos; por ahora, nos
en los prectos de venta concentraremos en sus .caracteristlcas con respecto al control intemo. A
usados como un artlfi-
cto de control y para contiriuacion se muestra una vision general de como las tiendas de
obtener una valuac16n alimentos uttlizan el metodo del menudeo para controlar los inventarios de
deltnventarlo para su abarrotes a1 nivel de tlenda. Toda la mercancia se contabiliza a,precios de
inclust6n en los estados
financieros. menudeo de la manera· stgutente:

PRECIOSAL
MENUDEO

lnventario, s·de enero (segun una cuenta


sorpresa realizada por los auditores de Ia
sucursat). $ 15,000
Compras (embarques a Ia tienda desde el
almacen de Ia sucursal) 101,000
Cambios adiclonales en los precios al me-
nudeo:
Aumentos (a partir de los precios at me-
nudeo inlclales) 2,000
Rebajas (a partir de los preclos at menu-
deo lnlciales) . (5,000)
(1) Mercancla total que debe contabilizarse - $113,000
Raz6n costa a valor de menudeo $100,000
Ventas (segun registros de las cajas regis-
tradoras)
Contraccl6n permisible (robo en tlendas,
rotura, etc., por lo general igual a un
porcentaje predeterminado de las ven-
tas) 1,000
(2) Deducciones totales $101,000
(1)- (2) lnventario al11 de febrero deberla ser $ 12,000
lnventario at 11 de febrero, segun el re-
cuento flslco 11,100
Contracc16n adlclonal $ 900

La mercancia que se debe contabilizar asciende a un total de $113.000.


6Que le ocurre a la mercancia? La mayor parte se vende. una parte

Capitulo 8 El control interno y La etica 389


desaparece en Ia forma de contracci6n, y otra parte permanece en al
inventario final. Las tabulaciones de Ia caja registradora indican ventas por
Ia cantidad de $100,000. Sino existiera contracci6n alguna, el inventario
final al menudeo deberia ser de $113,000- $100.000 = $13,000. Pero
suponga que Ia contracci6n "normal" permisible es igual al 1% de las
ventas, o $1.000. Por consiguiente, el inventario final es de $13,000 -
$1.000 = $12.000.
La cuenta fisica real proporciona una valuaci6n al menudeo de
$11.100. En consecuencia, la contracci6n equivale a $1.900. que consiste
de Ia contracci6n pennisible de $1,000 y de una contracci6n adicional por
Ia ~antidad de $900 ($12.000- $11.100 = $900).
Si Ia contracci6n del inventario no esta dentro de los limites
predetenninados. por lo generalla responsabilidad primaria recae sabre el
administrador. Aqui hay algunas implicaciones de comportamiento
preocupantes. Para la mayor precision, el metoda del menudeo requiere la
pronta aplicaci6n de los canibios dirtgidos en los precios al menudeo que
son ordenados por los administradores de las sucursales. Por ejemplo. para
ayudar a asegurar un buen desempeilo con respecto al control de la
contracci6n, los administradores de las tiendas podrian tender a retrasar
el registro de rebajas en las etiquetas o podrian tender a sobrevaluar los
precios al menudeo de la mercancia, si es posible. El administrador de Ia
sucursal casi siempre depende de otros medias, tales como visitas sorpresa.
para asegurarse de que las instrucciones de subir o bajar los precios se
esten obedeciendo.
Los sistemas computartzados de cajas registradoras tambien ayudan
a controlar la contracci6n del inventarto. Tales sistemas registran cada
articulo individual que se ha vendido, pennitiendo que la tienda lleve un
inventario perpetuo articulo por articulo. Tal sistema identifica los articulos
que estan desapareciendo, y se pueden aplicar medidas de control
adicionales para tales articulos.

Papel de las razones de costos y de los porcentajes de utilidad bruta


Los inventarios llevados en libros a valores de menudeo son una base
satisfactoria para el control intemo. Sin embargo, los inventarios se
reportan al costo en los estados flnancieros. Por consiguiente, los valores
al menudeo de los inventartos se deben convertir a costas. Esto se logra
mediante aproximaciones, utilizando Ia raz6n del cos to a1 valor de menudeo
en base a un promedio. Consldere los datos de nuestra ilustraci6n:

PRECIOSAL
MENUDEO COSTO

lnventario, 5 de enero (segun una cuenta


sorpresa realizada por los auditores de Ia
sucursal) $ 15,000 $12,300
Compras (embarques a Ia tienda desde el
almacen de Ia sucursaQ 101,000 78,100
Cambios adicionales en los precios al me-
nudeo: ··
Aumentos (a partir de los precios al me- ·
nudeo iniciales) 2,000

390 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


PRECIOSAL
MENUDEO COSTO

Rebajas (a partir de los precios al menu-


deo iniciales) (5,000)
(1) Mercancia total que debe contabilizarse $113,000 $90,400%
Raz6n costo a valor de menudeo 80
Ventas (segun registros de las cajas regis-
tradoras) $100,000 $80.000
Contracci6n permisible (robo en tiendas,
rotura, etc., por lo general igual a un
porcentaje predeterminado de las ven-
tas) 1,000 • 800
(2) Deducciones totales $101,000 $80,800
(1). (2) lnventario al 11 de febrero deberia ser $ 12,000 $9,600.
lnventario. al 11 de febrero, segun el re-
cuento fisico 11 '100
Contracci6n adicional $ 900

El rengl6n indicado con el numero (1) proporciona la base para la raz6n del
costo al valor de menudeo:

$90,400 + $113,000 = .80

Esta raz6n critica5 se utiliza para desarrollar las sigutentes cantidades


clave al costo:

RAZON PROMEDIO
PRECIOSAL DELCOSTOAL
MENUDEO VALOR DE MENUDEO COSTO

Contracci6n permisible $ 1,000 X .80 = $ 800


lnventario, segun el recuento
fisico 11,100x .80 = 8,800
Contracci6n adicional 900 X .80 = 720

Estas cantidades se pueden utilizar en el estado de resultados de una


compaiiia que utiliza el sistema peri6dico de inventario:

Ventas $100,000
Casto de ventas:
lnventario inicial segun cuenta fis1ca $12,300
Compras 78,100
Disponibles para Ia venta $90,400
lnventario final segun cuenta fis1ca 8,880
Costa de ventas (incluyendo $800 de contracci6n
permisible mas $720 de contracci6n adicional) 81,520
Margen bruto (despues de Ia contracci6n de inventario) $18,4808

5 Se tncluyen todos los aumentos como las dtsminuciones en los prectos en este
calcu1o ilustrattvo. Muchos minoristas prefieren excluir las disminuciones porque obtienen
una raz6n de costas mas bajos:

$90,400 + ($113,000 + $5,000 en disminuciones) =.7661


..
Esta raz6n proporctonarla un lnventarlo final "mas conservador". Los partidartos de
este metoda dlcen que se obtlene una mejor aproximaci6n al metoda del costo mas bajo o
demercado.

Cap(tulo 8 El control intemo y la etica 391


Este metodo se utiliza una y otra vez conforme va transcurrtendo cada
periodo. El inventario final de $8,880 se convierte en el inventario inicial
del siguiente periodo de reporte. Luego, las compras se agregan al costa,
y se desarrolla una nueva raz6n de costo a valor de menudeo, y se
aproximan los valores de la contracci6n y del inventario final:

1. Calcular los articulos disponibles para su venta al valor de menudeo y al


costa. ·
2. Calcular Ia raz6n del costa al valor de rilenudeo.
3. Contar el inventario final y valuarlo al valor de menudeo.
4. Convertir el valor de menudeo del inventario final al costa utilizando Ia
raz6n del costa al valor de menudeo.

El costo de Ia contracc16n, que se puede dividir en sus componentes


permisible y adicional, se aproxima utilizando la raz6n del costo al valor de
menudeo. _
Observe que la raz6n del cos to al valor de menudeo es el complemento
de la raz6n de utilidad bruta. En esta ilustraci6n, el porcentaje de utilidad
bruta es 100%- 80% = 20%. En consecuencia, el porcentaje de utili-
dad bruta o su raz6n relativa del cos to al valor de menudeo es un elemento
clave para el control intemo.

Errores de cierre, consignaciones y valuaci6n del inventario


La contabilidad a base de acumulaciones debe incluir una cuenta fisica y
la valuaci6n cuidadosa del inventario pQr lo menos una vez al aiio. Los
error de clerre Falla auditores rutinariamente buscan errores de clerre, que consisten en no
en el registro de tran- hacer el registro de transacciones durante el periodo correcto. Por ejemplo,
sacciones durante el pe-
riodo correcto. suponga que se realiza uninventario fisico el31 de diciembre. Las compras
de inventario por la cantidad de $100,000 llegan ala sala de recepci6n
durante la tarde del 31 de diciembre. La adquisici6n ya se ha incluido en
compras y cuentas por pagar pero se ha excluido de la valuaci6n del
inventario. final. Tal error resultaria en un inventario final subvaluado, un
costo de articulos vendidos sobrevaluado y una utilidad bruta subvaluada.
Por otra parte, si la adquisici6n nose registrara hasta el2 de enero, el error
haria que estuvieran subvaluados tanto el inventario final como las cuentas
por pagar al 31 de diciembre. Sin embargo, el costo de articulos vendidos
y la utilidad bruta serian correctos porque las compras y el inventario final
· estarian subvaluados por Ia misma cantidad.
· El metoda general para registrar compras y ventas se basa en la
conslgnacl6n Articulos ·· transferencia legal de propiedad. ·A contlnuaci6n se mencionan algunos
embarcados para ventas puntos importa.D.tes:
ruturas. en que el titulo
permanece con el em-
barcador (consignador). 1. La propiedad tipicamente cambia de manos cuando el vendedor hace
y que se vuelven Ia res- entrega de los btenes al comprador. Estos tenninos par lo general son
ponsabilidad del recep- destlno L.A.B. Silos termlnos son punta de embarque L.A.B .. Ia propie-
tor (constgnatario). des- dad pasa al comprador cuando se hace entrega de los bienes a Ia
pues de su aceptact6n campania de transporte.
de los mismos. Los arti-
culos forman parte del 2. Algunas veces los blenes se envian a .consignaci6n. Estos son bienes
inventario del constgna- ·que se envian para su venta futura, mientras que el titulo permanece en
clor hasta que son ven- manos del transportador (consignador}, aunque el receptor (consignatario)
clidos. es responsable una vez que acepta el embarque. Aunque tales bienes

392 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


fisicamente estan en otra parte, son parte del inventario del consignador
hasta que se venden. Por ejemplo, suponga que un fabricante de bicicle-
tas envia 20 unidades a consignaci6n a nuevo minorista. Bajo tales
terminos, las bicicletas se incluyen en el inventario del fabricante y se
excluyen del inventario del minorista.

Los auditores tienen especial cuidado con las pruebas de cierre porque
la presion de reportar utilidades a veces hace que los administradores
pospongan el registro de compras hechas de buena fe de bienes y servicios.
Similarmente, los mismos administradores a veces deliberadamente
incluyen 6rdenes de venta a fines del aiio (en Iugar de ventas terminadas
de buena fe) en los ingresos. Por ejemplo, considere el caso de Datapoint.
un fabricante de computadoras pequeiias y de equipo para telecomunica-
ciones. Un articulo del peri6dico report6: "La fuerza de ventas muy
presionada de Datapoint seguia registrando 6rdenes en los libros que
podrian desvanecerse despues del embarque." A un pie de un escandalo
contable, el presidente de Datapoint declar6 un "periodo de amnistia" de
tres semanas durante el cual se podrian borrar los embarques programados
de los Ubros, sin preguntas.
Un articulo similar del peri6dico se referia a las dificultades que estaba
teniendo McCormick & Co., una compaiiia conocida por sus especias: "La
investigaci6n tambien encontr6 que las incongruencias incluian la
contabilizaci6n de las ventas en la compaiiia. En la practica de muchos
aiios, la compaiiia registraba como vendidos los articulos que habian sido
seleccionados·y elaborados para su embarque, en Iugar de esperar hasta
que se hubieran enviado, como es la practica con table acostumbrada."

VOCABULARIO CONTABLE
base de anticipos, p. 388 Declaratoria de Pnicticas Corruptas
comite de auditoria. p. 358 en el Extranjero. p. 35 7
conciliaci6n bancaria. p. 385 error de cierre. p. 392
constgnaci6n. p. 392 informes gerenciales. p. 35 7
control intemo, p. 355 metodo de inventario al menudeo.
controles de entrada. p. 367 p.389
controles de procesamiento. p. 367 metodo del menudeo. p. 389
controles de salida, p. 368 sistema contable. p. 355
controles generales, p. 368

Capitulo 8 El control interno y la elicn 393


MATERIAL DE TAREA
PREGUNTAS,
8-1. "Comunmente se malenuenden las palabras controL intemo. Se ptensa que se refieren a aquellas
facetas del sistema contable que supuestamente ayudan a evttar la malversaci6n de tondos."
i,Esta de acuerdo? <,Por que?
8-2. Diferenciar entre el controL Lntemo contable y el controL Lntemo adminlstrativo.
8-3. c:,Cuales son las cuatro categorias en que se pueden divtdlr las transacctones mas repeuuvns v
voluminosas de Ia mayoria de las organizactones?
8-4. "Las operaciones de negocios serian una marana irremediable sin el papeleo que con frecuencia
se ve con menosprecio." Explique.
8-5. "La responsabilidad primaria del control intemo recae en los auditores extemos." i,Esta de
acuerdo? Explique.
8-6. "La Declaratoria de Practtcas Corruptas en el extranjero regula los actos de compaiiias transnacio-
nales." c!,Esta de acuerdo? Explique.
8-7. c!,Cuales son las dos manera principales para asegurar el cumplimiento de Ia Declaratoria de
Practicas Corruptas en el Extranjero con respecto a los sistemas de control intemo?
8-8. Mencione tres ejemplos de Ia documentaci6n de una sistema de control intemo contable.
8-9. Nombre cinco objettvos de Ia Declaratorta de Practtcas Corruptas en el Extranjero con respecto a
los controles intemos contables.
8-10. c!,Cuai es Ia responsabilidad principal del comite de auditoria?
8-11. "Los sistemas de control intemo tienen objetivos tanto positives como negatives." c!,Esta de acuer-
do? Explique.
8-12. Elabore una lista de verificaci6n incluyendo los factores mas importantes a considerar al juzgar
un sistema de control tntemo.
8-13. "El elemento mas importante para el control exitosos es el personal." Explique.
8-14. c!,Cual es Ia idea esencial de Ia separaci6n de obligaciones?
8-15. La autorizaci6n puede ser general o especifica. Mencione un ejemplo de cada una.
8-16. El control intemo de un sistema computarizado consiste de controles de aplicaci6n y controles
generales. c!,Cuales son los tres tipos de controles de aplicaci6n?
8-17. Brevemente describa como un embotellador de refrescos podria recopilar datos con respecto al
control de Ia rotura de botellas en Ia planta, donde se puede esperar Ia rotura normal.
8-18. El administrador de una sucursal de una cadena nacional de supermercados que venden al
menudeo ha declarado: "Colocamos mucho mayor enfasis cuando evaluamos a los gerentes en
su capacidad de controlar Ia contracci6n del inventario mas que en su volumen de ventas
global." c!,Por que? Explique.
8-19. (,Que es un c6digo de etica corporative? c!,Por que las organizaciones adoptan tales c6digos?
8-20. c!,Por que casi siempre los contadores se adhieren a estandares eticos mas altos que los demas
miembros de la sociedad?
8-21. "Es facil ser etico. Solo identifique Ia altemativa etica y luego, llevela a cabo." c!,Esta de acuerdo?
' Explique.
8-22. "Nuestros administradores saben que se espera que cumplan con las utilidades blanco presu-
puestas. Nosotros no aceptamos excusas. Los buenos administradores siempre encuentran Ia
manera de cumplir con el presupuesto." Discuta las posibles consecuencias de esta politica.
8-23. La presion por obtener utilidades se extiende mas alia de los administradores de companias
lucrativas. Un articulo del peri6dico report6: "La motivaci6n por obtener utilidades, aim en
hospitales no lucrativos. constantemente esta detertorando Ia preocupaci6n tradicional de pro-
porcionarle atenci6n medica a los indigentes." c!,Por que Ia motivaci6n por obtener utilidades
afecta hasta las organizaciones no lucrattvas?

8-24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES EN EL CONTROL INTERNO. La campania


Lorentzen siempre ha tratado de preparar reportes anuales informativos. Hace
algunos anos, Maureen Lorentzen, presidente de Ia compaiiia, escuch6 algo sobre
Ia Declaratorta de Practicas Corruptas en el Extranjero, pero supuso que no
afectaba a su campania. Despues de todo, Ia compaiiia Lorentzen no solo se
abstenia de practlcas corruptas en el extranjero, sino que Ia campania no realiza-
ba operaciones en el extranjero ni ventas de exportaci6n.

Requerimientos: Explique c6mo Ia Declaratoria de Practicas Corruptas en el Extranjero le afecta a


una compaiiia como Lorentzen. c!,C6mo afecta el informe anual de Lorentzen?

394 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


8-25. DEBILIDADES EN EL CONTROL INTERNO. Identlfique las debilidades con respecto al control
intemo en cada una de las sttuaciones siguientes, e indique que cambia o
cambios recomendaria para eliminar tales debilidades.

a. El personal de auditoria intema de MacDougall Aerospace, Inc., le repor-


ta al contralor. Sin embargo, las auditorias intemas se realizan solo
cuando asi lo solicita un gerente de departamento, y los reportes de la
auditoria son documentos conftdenciales elaborados exclusivamente para
el gerente. No se permite que los auditores intemos hablen con los
audttores extemos.
b. El presidente del Northwestern State Bank, un banco de un pequeiio
pueblo del medio oeste, quiere expandir el tamaiio de su banco. Howell
previamente habia trabajado en el departamento intemacional de un
banco londinense. El presidente le dijo que lo consultara si pedian
solicitudes de prestamos grandes, pero- nunca especifico lo que queria
decir por Mgrande". AI final del primer aiio de Howell, el presidente esta
sorprendido y contento con sus resultados. A pesar que ella habia
otorgado varios prestamos mayores que los de cualquier seccion del
banco y no lo habia consultado con el ni con ninguno de los otros, el
presidente no quiso decirle nada porque sus resultados financieros ha-
bian sido muy buenos. El ciertamente no queria molestar a la persona
que era la principal responsable del excelente crecimiento obtenido por
el banco en ganancias.
c. Michael Grant esta a cargo de comprar y recibir relojes para Blumberg,
Inc., una cadena de joyerias. Grant coloca los pedidos, llena los docu-
mentos de recepcion cuando se entregan los relojes, y autoriza los pagos
a proveedores. Segim el manual de procedimientos de Blumberg, las
actividades de Grant deben ser revisadas-por un supervisor de compras.
Pero para ahorrar dinero, el supervisor no se reemplazo cuando el
anterior renuncio hace tres aiios. Nadie parece extraiiar al supervisor.

8-26. OPCION MULTIPLE (CMA, adaptacion) Escoja la mejor respuesta para cada una de las cuatro
preguntas siguientes:

1. c:,Cual de los siguientes procedimientos de control intemo seria el que


con mayorprobabilidad evitaria el ocultamiento de un faltante de efectivo
que resulto de la cancelacion inapropiada de una cuenta comercial por
cobrar?
a. Las cancelaciones deben ser autorizadas por los empleados de ventas
en campo de la compaiiia quienes estan en una posicion adecuada
para determinar Ia condicion financiera de los clientes.
b. Las cancelaciones deben ser aprobadas por el funcionario responsa-
ble despues de revisar las recomendaciones del departamento de
credtto y las pruebas de apoyo.
c. Las cancelaciones deben estar apoyadas en una tabla de antigiiedad
que muestre que solo las cuentas por cobrar que ya vencieron hace
vartos meses se han cancelado.
d. Las cancelaciones deben ser aprobadas por el cajero, quien esta en
una posicion para saber si las cuentas por cobrar efectivamente se
han cobrado.
2. c:,Cual de los siguientes es un control intemo contable efectivo para las
cuentas por cobrar?
a. La funcion de facturacion debe asignarse a personas que no sean
responsables de llevar los registros subsidiarios de cuentas por co-
brar.
b. Solo las personas que manejan entradas de efectivo deben ser res-
ponsables de la. preparacion de documentos que reducen los saldos
en las cuentas por cobrar.

Capitulo 8 El control intemo y la etica 395


c. La responsabllidad de aprobar una cancelacion de cuentas por co-
brar incobrables debe ser astgnada al cajero.
d. Los saldos en el mayor subsidiario de cuentas se deben conciliar con
la cuenta de control en el mayor general una vez al afto, de preferen-
cia al cierre del ejercicio.
3. El control intemo de las entradas de efectivo se debilita cuando un
empleado tambien recibe la correspondencia de los clientes.
a. Elabora las fichas para depositos bancarios para todas las entradas
de efectlvo recibidas por correo.
b. Lleva el fondo de caja chica.
c. Elabora los registros iniciales para las entradas de efectivo.
d. Registra los creditos a las cuentas por cobrar individuates.
4. l,Cual de las siguientes actlvidades sera la que tiene la menor probabili-
dad de fortalecer el control intemo de una compaiiia?
a. Seleccion cuidadosa y capacitacion de los empleados.
b. Separacion de la contabilidad del resto de las operaciones ftnancie-
ras.
c. Tener un seguro contra incendios y robo.
d. Fijar responsabllidades para el desempefio de las obligaciones de los
empleados.

8-27. ASIGNACION DE OBLIGACIONES. La Corporacion Drafting Supply es un distribuidor de varias


lineas populares de instrumentos para dibujar y medir. Esta corporacion le
compra mercancia a varios proveedores y le vende a cientos de tiendas minoris-
tas. A contlnuacion se muestra una lista parcial de las rutinas de oftcina necesa-
rias en la compaftia:

1. Veriftcar y comparar los documentos de compra relatlvos: ordenes de


compra, facturas de compra, reportes de recepcion, etc.
2. Elaborar vales para los desembolsos de efectivo y anexar los documentos
de compra de apoyo.
3. Firmar los vales anteriores para autortzar pagos (despues de examinar
los vales junto con los documentos anexos).
4. Elaborar los cheques para llevar a cabo el paso anterior.
5. Firmar los cheques (despues de examinar la autorizacion del vale y los
documentos de apoyo).
6. Enviar los cheques por correo.
7. Clasiftcacion diaria de la correspondencia que contiene dinero y la que
no contlene dinero.
8. Distribucion de la correspondencia anterior: dinero al cajero, reportes de
dinero recibido al departamento de contabilidad, y el resto a los funcio-
narios correspondientes.
9. Hacer los depositos diarios en el banco.
10. Conciliar los estados de cuenta bancarios mensuales.

El funcionario ftnanciero principal de la compaiiia ha decidido que no mas de


cinco personas se haran cargo de estas rutlnas, incluyendolo, en caso necesario,
a el.

Requerimientos: Elabore una tabla indicando como se le deben asignar estas operaciones a cinco
empleados, incluyendo el funcionario de ftnanzas en jefe. Utllice un renglon para
cada una de las rutinas numeradas y una columna para cada empleado: Funcio-
nario de Finanzas, A. B. C, D. Coloque una palomilla en cada renglon en una o
mas de las columnas. Observe las reglas de Ia lista de verificacion para el control
intemo incluida en este texto, en especial el punto referente a la separacion de
obligactones.

396 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


8-28. CONTROL INTERNO. La Compaiiia Sapporo lleva un control cuidadoso de su tnventario. Un
factor importante en su control interno es la separaci6n de obligaciones. El
personal de compras no esta autorizado para firmar la recepci6n de inventarios
fisicos, y aquellos encargados de los registros del inventarto no llevan a cabo la
cuenta peri6dica del inventario fisico.

Requerimientos: Brevemente describa una irregularidad que probablemente podria ser descubierta
o evitada mediante cada una de las dos separaciones de obligaciones menciona-
das.

8-29. OPCION MULTIPLE: DESCUBRIMIENTO DE LAS IRREGULARIDADES. En las preguntas 1 a la


4, se menciona un procedimiento bien reconocido de control interno. Debe iden-
tiflcar la irregularidad que sera descubterta o evttada mediante cada procedimten-
to. Escriba los numeros 1 al 4 en su hoja de respuestas. Luego coloque la letra
de la respuesta seleccionada junto a los numeros.

1. La cuenta de control del mayor general y el mayor subsidiarios de


cuentas por cobrar se concilian cada mes. Los dos contadores que llevan
estos registros son independientes.
a. Cuando sus amtgos compran mercancia, el vendedor les da un des-
cuento para empleados utilizando el nombre del empleado en el
comprobante de la venta y deduciendo el descuento en el compro- .
bante. Esto va en contra de Ia politica de Ia compaiiia.
b. El contador encargado de llevar el mayor subsidiario de cuentas por
cobrar le carga una venta al Sr. Smith en Iugar deal Sr. Smithe (es
decir, al cliente equivocado). El error se debi6 ala mala lectura del
comprobante de venta.
c. El contador encargado de llevar el mayor subsidiario de cuentas por
cobrar le cargo a un cliente la cantidad de $72 en Iugar de $74, la
cantidad correcta. El error se debi6 a Ia mala lectura del comproban-
te de ventas. Un resumen de ventas a credito de ese dia contiene la
cantidad correcta de $74.
d. Un empleado abre la correspondencia que contiene fondos diversos
sin hacer un registro de su llegada. Estos pagos no se acreditan a las
cuentas de los clientes.
e. El contador encargado del mayor general recibe fondos y cubre Ia
perdida hacienda un cargo a "gastos generales miscelaneos".
2. Tanto los clientes que pagan en efectivo como los crediticios han sido
educados para esperar un comprobante de venta. Los comprobantes
estan foliados. Todos los numeros foliados se contabilizan diariamente.
a. Los clientes se quejan de no recibir los articulos pedidos.
b. Los clientes se quejan de que sus cuentas mensuales contienen
articulos que ya han pagado.
c. Algunos clientes tienen el cambio exacto para pagar la mercancia que
compran. Pagan y no esperan a que les den un comprobante de
venta.
d. Los clientes se quejan de que sus cuentas contienen articulos que no
compraron.
e. Los vendedores destruyen los comprobantes de venta duplicados por
la cantidad de dinero robado.
3. El dependiente de la tienda debe flrmar la recepci6n de articulos recibi-
dos del cuarto de recepci6n e inspecci6n, y no se debe hacer ningun
pago sin la firma del d'!pendiente de la tienda.
a. Los empleados envian requisiciones de compra de materiales. Des-
pues que se reciben los materiales y se elaboran los reportes de
recepci6n, los empleados toman la mercancia para su uso personal.
b. Los empleados envian facturas flcticias y reciben el pago.

Capitulo 8 El control intemo y la etica 397


c. Las facturas se pagan dos veces.
d. Los materiales se sacan del almacen para usos personales en Iugar
de propositos de negocios.
e. El dependiente de Ia tienda toma materiales y los carga a usos de Ia
compaiiia.
4. En Ia taquilla del cine, todos los boletos estan foliados. AI final de cada
dia, el mlmero de folio del primer boleto vendido se resta del mlmero del
ultimo boleto para determinar el numero de boletos vendidos. Se cuenta
el efecttvo y se compara con el numero de boletos vendidos.
a. Se descubre que hay boletos con fecha del dia anterior en Ia caja de
boletos del que reclbe los boletos a pesar que los boletos contienen Ia
leyenda de "Solo es valido en Ia fecha de compra".
b. El que recibe los boletos deja que sus amigos pasen sin boleto.
c. El gerente otorga pases al cine para sus gastos personales. Esto va
en contra de Ia politica de Ia compaftia.
d. La taquilla da camblo de mas.
e. Una revision de prueba de los clientes que entran al cine no coincide
con Ia venta de boletos.

8-30. CONCILIACION BANCARIA SENCILLA. Estudie el apendice 8A. El Hospital Good Samaritan
tienen una cuenta bancaria. Considere Ia slguiente Informacion:

il a. Los saldos al31 de julio: en libros, $49,000; en el estado de cuenta del


banco, $28.880.
b. Entradas de efectivo al 31 de julio que ascienden a $10,000 fueron
regtstradas y luego depositadas en Ia caja noctuma del banco. El banco
no incluyo este deposito en el estado de cuenta correspondlente a julio.
c. El estado de cuenta del banco incluia cargos por servicios por $120.
d. Los pacientes le habian dado al hospital algunos cheques sin fondos que
ascendian a un total de $14,000. El banco marco los cheques con las
letras FI y los regreso junto con el estado de cuenta, despues de cargarle
la cantidad de $14,000 al hospital. El hospital no hlzo ningun registro de
la devolucion de estos cheques.
e. Los cheques girados por el hospital que aun no se han cobrado son por
un total de $4,000.

Requerimientos: 1. Elabore una concillaclon bancaria al 31 de julio.


2. Elabore los regtstros en el diario del hospital que sean necesarios seg11n
la Informacion anterior.

8-31. FONDO DE CAJA CIUCA. (Otra altemattva es el 8-32.) Estudie el apendice 8A. El 1 de julio de
19X2. el tesorero de Ia Compaftia Holtzer establecio un fondo fijo para Ia caja
chica de $150 al gtrar un cheque al "portador" contra Ia cuenta de cheques
regular del banco. La recepclonista de la oflcina cobro este cheque, y de ahi en
adelante fue Ia responsable del fondo. El 30 de julio, habia Ia c~ntidad de $43 en
efectivo en el fondo junto con los sigutentes "vales" (recibos flrmados por cada
desembolso) de caja chlca: tartfas de limusinas al aeropuerto, $22; estampillas.
$13; articulos para Ia oflcina. $35; cargos de envio de mercancia que llego, $17;
y "dinero para cenar" para dos secretarias que trabajaron basta tarde, $20.

Requerimientos: 1. Elabore los registros en el diario para (a) Ia creacion del fondo de caja
chlca y (b) el reembolso del fondo el 31 de julio por los pagos hechos
contra el mismo.
2. Suponga que se reabastecio el fondo el 31 de julio. c!,Donde apareceria
su saldo en los estados financieros?

398 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


3. Suponga que el saldo de efectivo en el fondo solo era de $38 en Iugar
de $43 antes de su reabastecimtento. Haga un comentario breve.
4. Suponga que en algun momenta durante el mes de diciembre de 19X2,
el tesorero decidio reducir el fonda por la cantidad de $100. Elabore el
regtstro en el diario para esta transaccion.

8-32. FONDO DE CAJA cmCA PARA ANTICIPOS. (Otra alternativa es el 8-31.) Estudie el apendice
8A. La Facultad de Administracion de Stanford creo un fondo de caja chica para
anticipos de $120 el 2 de enero.
Durante enero, se hicieron los siguientes desembolsos tomando dinero de la
caja chica:

Kilometraje en el autom6vil a 25¢ por kil6metro para


que Ia secretaria entregue unos documentos a Ia
oficina del alumnado en San Francisco, viaje
redondo de 80 kil6metros. $20.00
Dinero para cenar para el empleado encargado de Ia
correspondencia que trabaj6 horas extras 9.00
Cargos de Ia oficina de correos para asegurar Ia
correspondencia 4.50
Pagos al personal de entrega 22.40
Compra de posters especiales 12.75
Total $68.65

Requerimientos: Elabore los registros en el diario para:


1. La creacton del fonda el 2 de enero.
2. El reabastecimiento del fondo el 31 de enero.
3. La reduccion del fonda de $120 a $90 el 15 de febrero.

8-33. METODO DEL MENUDEO Y CONTRACCION DEL INVENTARIO. Estudie el apendice 88. Las
siguientes cifras pertenecen a la Tienda de Regalos Nadir para el periodo de dos
meses de junto a julio de 19X2:

il Ventas
Aumentos adicionales en el precio
$170,000
10,000
Compras (al precio de venta)
lnventario al 12 de junio de 19X2:
$ 80,000

Rebajas en el precio 25,000 Precio al costa 93,000


Compras (precio al costo) 42,000 Precio de venta 160,000

Requerimientos: 1. lft. que cantidad deberia ascender el inventarto al 31 de julio de l9X2,


al precio de menudeo utilizando el metoda de tnventarto al menudeo
convencional?
2. Suponga que la contraccion permisible es del 2% de las ventas. El
inventario fisico a precios al menudeo al31 de julio asciende a $50,000.
lft. cuanto equivale Ia contraccion adicional del inventarto?

8-34. COSTO A VALOR AL MENUDEO. Estudie el apendice 88. Refierase al problema anterior. Calcu-
le la razon del costa al valor de menudeo. Calcule el valor al costa del inventarto
final para su inclusion en los estados financieros.

8-35. PAPEL DEL COMITE DE AUDITORIA. En una decision reciente de la corte, se le pidi6 a una
sociedad de los Estados Unidos de America que delegara ciertas responsabilida-
des a su comite de auditoria, mientras que a la administraci6n se le pidi6

Capitulo 8 El control intemo y La etica 399


1. Que consultara con sus auditores independientes antes de decidir cual-
quier cuestlon o politica contable significativa o relevante.
2. Que retuviera a sus auditores independientes para que estos llevaran a
cabo revisiones trimestrales de todos los estados financieros antes de su
publicacion.
3. Que llevara a cabo auditorias internas, y que el personal encargado de
tal labor le reportara directamente al comite de auditoria (los auditores
internes le deben reportar al comite de auditoria cada trtmestre).
4. Que retuvieran o despidieran a auditores independientes e internes.
5. Que consultaran con los auditores independientes con respecto a sus
revisiones trtmestrales de los estados financieros.
6. Que revisaran todos los estados fmancieros corporativos y divisionales
mensuales y Ia carta del auditor a Ia administracion.
7. Que recibieran reportes trimestrales sobre las deficiencias en el control
interne elaborados por los auditores independientes.
8. Que revisaran y aprobaran todos los reportes a los accionistas y a la
Comision de Valores y Bolsa (SEC) antes de su difusion.

La corte tambien dictamino que el comite de auditoria deberia estar integrado por
al menos tres directores externos que no tuvieran tratos de negocios con Ia
empresa a excepcion de los honorarios para directores y de los reembolsos de
gastos.

Requerimientos: a. Elabore un organigrama parcial de Ia organizacion para ilustrar estos


requerimientos. Utilice recuadros para el comtte de auditoria, los audi-
tores independientes, los auditores internes. el vicepresidente de fman-
zas, y el consejo de administracion. Conecte los recuadros apropiados
con lineas, utilizando lineas continuas para representar Ia responsabi-
lidad directa, y lineas punteadas para representar Ia informacion y
comunicacion. Coloque ntimeros sobre las lineas que correspondan a
los ocho puntos especificados por Ia decision de Ia corte.
b. Identifique los elementos principales de la lista de verificaci6n de con-
trol interne del capitulo que parezcan ser los mas relevantes en el
diseiio de este sistema.

8-36. USO DE TARJETAS DE CREDITO. Un miembro del profesorado utilizo una tarjeta American
Express para hacer varias compras. Al revisar su estado de cuenta mensual. ella
compar6 la copia original con el duplicado de una compra de gasolina que hizo
en una tienda de autoservicio local. El original mostraba una compra por Ia
cantidad de $14.25; la cantidad en el duplicado se habia aumentado a $19.25.

Requerimientos: (.Quien obtuvo Ia cantidad adicional de $5? (.C6mo se puede mejorar el sistema
para evitar este tipo de robo?

8-37. MALVERSACION Y USTA DE VERIFICA.CION DE CONTROL INTERNO. (Otra alternativa es el


8-38.) La Compaiiia Cranium Products fabrica una variedad de protectores de
cabeza para deportes, que le vende a ctentos de distribuidores y minoristas.
Un Mempleado encargado del efectivo" de Ia compaiiia procesa todas las
entradas de efectivo que se reciben por correo (la mayoria en forma de cheques
de los clientes que hacen compras a cuenta). El abre la correspondencia, y envia
todas las cartas adjuntas y las notas de remisi6n que muestran las cantidades
recibidas de cada cliente o de alguna otra fuente al departamento de contabilidad.
El departamento de contabilidad utiliza las cartas y las notas de remision para
hacer los registros apropiados en las cuentas. El empleado encargado del efectlvo
envia el dinero y los cheques a otro empleado. quien hace los depositos en el
banco diariamente, pero no tiene acceso a los registros contables. El departamen-

400 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


to de contabilidad, que no ttene acceso al efecttvo ni a los cheques, concilia los
estados de cuentas mensuales del banco.
El gerente de ventas tiene autoridad para otorgar credito a los clientes por
devoluctones y rebajas en ventas, y el gerente de credtto ttene autoridad para
dectdir cmindo se deben cancelar las cuentas incobrables. Sin embargo, una
auditoria rectente revelo que el empleado encargado del efectivo falsifico las
firmas del gerente de ventas y del gerente de credtto en algunas formas que
autorizaban rebajas en ventas y cancelaciones de deudas incobrables en ciertas
cuentas. Estas formas se envtaron al departamento de contabilidad. donde se
registraron en los libros y se transfirieron a las cuentas del mayor de los clientes
correspondientes.

Requerimientos: I. (.Como pudo haber utilizado estas falsificaciones el empleado encargado


del efecttvo para cubrir la malversacion de fondos que realizo? Suponga
que no se puso de acuerdo con ning~n otro empleado. Sea especifico.
2. Vea la lista de verificacion de control intemo del capitulo, y brevemente
describa cualquier procedimiento diferente que se debio haber seguido
en Cranium Products.

8-38. MALVERSACION DE ENTRADAS DE EFECTIVO. (Otra altemativa es el 8-37 .) La Compaiiia


Leboe es un pequeiio mayorista de equipo para hacer ejercicio. Solo tiene unos
cuantos empleados.
El duefio de Ia Compafiia Leboe, que tambien es el presidente y gerente
general, deposita diariamente los cheques de los clientes en la cuenta bancaria de
Ia compaiiia y llena todos los cheques gtrados por Ia compafiia. El presidente
tambien concilta el estado de cuenta mensual del banco con los libros al recibir
el estado de cuenta en el correo.
La asistente del presidente de la Compafiia Leboe presta servtcios secreta-
riales, que incluyen tomar dictados. mecanografiar cartas y procesar toda Ia
correspondencia. tanto la que llega como la que sale. Cada dia. Ia asistente abre
Ia correspondencia que llega y le da los cheques envtados por los clientes al
prestdente. La asistente separa los vales adjuntos a los cheques y los envia al
contador. junto con cualquier otra nota de remision que venga incluida con los
cheques.
El contador rapidamente hace los registros correspondientes para acreditar
las cuentas de los clientes por sus remtsiones. A partir de estas cuentas. el
contador elabora los estados mensuales para envtarselos por correo a los clientes.
Los otros empleados forman parte del personal de comercializacion y alma-
cenamiento.

Requerimientos: Para los robos descritos a conttnuacion. explique brevemente como cada uno
pudo haberse ocultado y cua.Ies son las precauciones que recomendaria para
evttar el robo y su ocultamiento:
I. La asistente del presidente toma algunos de los cheques envtados por los
clientes, falsifica el endoso de la compaiiia, deposita el cheque en una
cuenta bancaria personal y destruye los vales de los cheques y cualquter
otra nota de remision que se haya anexado con tales cheques.
2. Se hace exactamente lo mismo que en el paso anterior. pero los vales y
las notas de remision se envian intactos al contador.

8-39. EVALUACION DEL SISTEMA DE NOMINA. (CPA. adaptado) La Compafiia Maryland SaVings and
Loan ttene cien sucursales. Cada sucursal ttene un gerente y cuatro o cinco
subordinados. quienes son contratados por el gerente. Los gerentes de sucursal
elaboran la nom.ina semanal, incluyendo sus propios salarios. y le pagan a sus
empleados uttlizando el efecttvo dtsponible. El empleado firma Ia hoja de nomina.
para confirmar que ha recibido su salario. Las horas trabajadas por el personal
contratado por horas se insertan .en Ia hoja de Ia nomina a partir de las tatjetas
de tiempo elaboradas por los empleados y aprobadas por el gerente.

Capitu.ID 8 El control intemo y la etica 401


Las hojas de Ia nomina semanal se envian a las oficinas de Ia matriz junto
con otros estados y reportes contables. La oficina matriz compila los registros de
salarios de los empleados y elabora todos los informes de salartos federates y
estatales a partir de las hojas de nomina semanales.
Los salarios se ftjan en Ia oficina matriz utilizando tablas de evaluacion del
puesto. Un comite de salartos de Ia oftcina matriz aprueba todos los ajustes de
salarios, ascensos y transferencias de empleados de tiempo completo, en base a
las recomendaciones de los gerentes de sucursal y los supervisores de area. Los
gerentes de sucursal notifican al comite de salarios de nuevos empleados de
tiempo completo y de los despidos o renuncias. Los empleados de medio tiempo
y temporales se contratan sin notiftcar al comite de salartos.

Requerimiento: En base a su revision del sistema de nomina. l,COmo podrian malversarse los
fondos para Ia nomina?

8-40. REVELADO DE PELICULA FOTOGRAFICA. (W. Crum) Escriba en menos de una pagina sobre
las areas posibles donde se deban implementar controles internos en el negocio
que se describe brevemente a continuacion. Tenga en mente el tamafto de la
empresa y no sugiera controles que sean imposibles de montar en una empresa
de este tipo. Haga cualquier suposicion razonable de las responsabilidades y
politicas de la administracion que no se hayan indicado expresamente como
sigue.
Usted tiene un negocio de revelado de peliculas fotogratlcas en Glendale.
con diez empleados que conducen sus propios automoviles sets dias a Ia semana
para ir a aproximadamente cuarenta lugares cada uno, donde se recogen los
rollos que se van a revelar. Las rutas cubren todas las secciones de Los Angeles.
Los conductores traen los rollos un dia y regresan los rollos revelados dos o tres
dias despues. Las tiendas le pagan a los conductores por los cargos correspon-
dientes a los rollos recogidos en su tienda, menos un porcentaje por su trabajo
como agencia. El conductor luego lleva el efectivo a la oficina en Glendale, donde
se revelan todos los rollos y se hacen los registros en los libros. Hay de sets a diez
empleados en Ia oficina de Glendale, dependiendo del volumen de trabajo. Usted
administra Ia oftcina y cuenta con un auxiliar de contador de tiempo completo.
Los conductores de rutas reciben salarios mensuales segun las millas de la ruta
cubiertas.

8-41. FERIAS ESTATALES Y DEL CONDADO. La entidades no lucrativas pueden tener varias formas.
Por ejemplo, las ferias estatales y del condado por lo general son fuentes impor-
tantes de ingresos porque el estado se queda con un porcentaje de las apuestas
hechas en las carreras de caballos. En aftos pasados. los carnavales concursaban
para obtener el derecho de actuar en Ia feria. El ganador estaria dispuesto a
pagarle a Ia feria un porcentaje mayor de alguna medida de sus ingresos genera-
dos por los juegos mecanicos. los juegos y los puestos de comida.

Requerimientos: 6Cuales son los tipos principales de problemas de control interno que surgen de
tales acuerdos de porcentaje de ingresos? 6Cual es(son) el(los) punto(s) mas
criticos en la lista de veriftcacion de control interno del capitulo en estos casos?

8-42. EVALUACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Del San Francisco Chronicle:

El problema de cuotas del transbordador faltantes fue pacifica -y abiertamente-


resuelto ayer durante una junta del comite de finanzas del Distrito del Golden Gate Bridge.
Tan solo hace una semana, el tema ocasiono una disputa furiosa en la que el gerente
del puente, Dale W. Luehring, fue llamado dos veces un mentiroso y donde habian prospectos
de una junta cerrada que trataria con asuntos personates.
Pero ayer, despues de una semana de investigaciones, la junta resulto ser publica
despues de todo, y un abogado, Thomas M. Jenkins, revelo que el total de los boletos robados
del transbordador ascendia a $26.20.

402 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


La controversia empez6 cuando el auditor Gordon Dahlgren se quej6 de que habia un
"problema" en la auditoria y que no habia sido informado de que cuatro niftos se robaron
$13.75 en boletos el28 de febrero. El presidente del comite, Ben K. Lere, de San Francisco,
pidi6 que se llevara a cabo una investigaci6n completa.
Jenkins dijo que Ia situaci6n era complicada porque se permitia que los niri.os menores
de 5 aftos subieran al transbordador sin boleto, pero a partir del 1° de mayo, todos tendrian
que tener un boleto para poder hacer una auditoria mas preclsa.
En segundo Iugar, Jenkins explic6 que se habia demostrado que la "caja de segurtdad"
donde se depositaban los boletos no era segura (lo que result6 en dos robos por un total de
$26.20 en boletos) pero que ya se reemplaz6 por otra.
Se decidi6 que en el futuro, todos los robos de efectivo o boletos deberian ser reportados
de inmediato a Ia policia de caminos de California o a Ia policia local. al teniente del puente
en turno, al gerente general, al oficial de segurtdad, al auditor-contralor y al gerente de
transite.
Ademlis, los empleados deberian hacen un informe escrito complete dentro de un plazo
de 24 horas y presentarlo ante el presidente de lajunta de distrito. el presidente del comite
de auditoria de finanzas. el auditor-contralor. el abogado, el gerente de trfmsito del cami6n.
el gerente de transito sobre agua, el capitan de cuotas, y el jefe de administraci6n y
segurtdad.

Requerimientos: i,Cual es su reaccion ante este nuevo sistema? Explique, prestandole especial
atencion a los criterios aplicables para evaluar un sistema de control interne.

8-43. ROBOS EN LOS CASINOS. Un articulo del Wall Street Journal reporto que habian desaparecido
aproximadamente $7 millones en monedas de 25 centavos de las maquinas de
monedas de cuatro casinos de Argent Corporation a lo largo de un periodo de 18
meses. Las monedas pesaban cerca de 150 toneladas, y la probabilidad de
haberle pagado tal cantidad a los jugadores de las maquinas de monedas era de
uno en 3,875,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,
000,000,000, un evento muy poco probable, porno decir que totalmente impro-
bable. La desaparicion fue parte de la mayor operacion de desnatado de todos los
tiempos. El desnatado consiste en tamar parte de los ingresos obtenidos por
juegos de azar antes que se puedan contar para propositos ftscales.
El control interne es en particular importante en los casinos. Hay medidores
en las maquinas de monedas que registran las ganancias pagadas a los clientes.
Despues de vaciar las maquinas, las monedas se llevan de inmediato a un cuarto
donde se cuentan. Las monedas se pesan en este cuarto y se regresa una porcion
a las casetas de cambia.

Requerimientos: (.Cuales son los puntas en Ia lista de veriftcacion de control interne del capitulo
que son en particular importantes con respecto a las operaciones de las maqui-
nas de monedas? (.Como se pudo haber robado una cantidad tan grande de
dinero de las maquinas de monedas?

8-44. DESHONESTIDAD Y JUEGOS DE AZAR. Un articulo del periodico hablaba sabre Ruth Mishkin,
una empleada de confianza de Communications Group, una empresa de relacio-
nes publicas de Boca Raton, Florida. Ella habia trabajado nueve aiios en Ia
compaiiia. Sus jefes Ia habian puesto a cargo de pagar las facturas, de saldar las
cuentas bancarias y de manejar otras labores relativas a Ia administracion del
efectlvo.
Cuando Mishkin se ausento unos dias por enfermedad, Ia compaiiia descu-
brio que habia estado tomando fondos de Ia compaiiia durante aiios. En total, la
viuda de 60 aiios presuntamente robo aproximadamente $320,000 para alimen-
tar su habito de jugar juegos de azar. Citaron al presidente de Ia compaiiia, quien
dijo, "Nosotros pensamos que nada mas jugaba cartas con sus amigas".
Los incidentes como este destacan las debilidades en los controles internes,
y con frecuencia se taman pasos preventives solo despues que se ha cometido un
crimen.

Capitulo 8 El control intemo y la ettca 403


Requerimientos: t.Cuales son los controles intemos que hubteran detenido a Mishkin de cometer
el robo? t.Cuales son los controles internos que hubteran ayudado al
Communications Group a detectar el robo antes?

8-45. DESHONESTIDAD DE LOS EMPLEADOS. Considere los siguientes articulos del peri6dico reales
con respecto a Ia deshonestldad:

a. En una pequefia compafiia de manufactura. los supervisores tenian


acceso a las taijetas de tiempo y repartian las formas W-2 cada afio. Los
supervisores se robaron $80,000 cada afio en cheques de paga para
trabajadores fantasmas.
b. Un gerente de una sucursal de un centro de copiado donde habia
mucho trabajo tenia su propia libreta de notas de remisi6n. Era com(m
recibir trabajos de $200 a $300. El gerente rob6 dinero en efectivo
simplemente dandoles una nota de su libreta a los clientes en Iugar de
una de las formas foliadas de Ia compafiia.
c. Un agente de compras recibi6 pequefiisimas comisiones confidenciales
por botones, cierres y otros articulos utilizados en una compafiia de
prendas de vestir exitosa. El agente se htzo rico, y a la compafiia le
cobraron la cantidad adicional de $10 millones.

Requerimientos: Especifique el control o los controles que hubieran sido utiles para evitar cada
una de las situaciones listadas.

8-46. DEBILIDADES EN EL CONTROL INTERNO. Identifique las debilidades en el control interno para
cada una de las siguientes situaciones:

a. Rodney Williams fue contratado por D. A. Mount para trabajar en el


departamento de contabilidad de Mount Electronics and Appliances du-
rante las vacaciones de verano. Williams es una estrella del futbol ame-
ricana en la universidad local. y el ofrecimiento de un trabajo durante el
verano es una de las maneras en que Mount apoya al equipo. Despues
de una semana de entrenamiento, Williams fue asignado a las labores de
abrir Ia correspondencia que contenia cheques enviados por los clientes.
registrar los pagos en los libros y llenar Ia ficha de deposito del banco.
b. Jim Sanchez es el gerente de una franquicia local de una cadena tmpor-
tante de tlendas de autoservicio que abren las veinticuatro horas del dia.
Sanchez esta contento de que ha podido mantener los costos por mano
de obra bastante por debajo del promedio para tales tiendas. El por lo
comun opera con un solo empleado en Ia tienda. No ha otorgado ningun
aumento de sueldo en cuatro afios. El pierde muchos empleados, pero
siempre encuentra a alguien para reemplazarlos.
c. Martha McGuire opera una gasolineria de Exxon. Ella ha observado que
los que atlenden pterden mucho tiempo adicional caminando desde las
bombas de gasolina basta Ia caja registradora de adentro despues de
cada venta. Para ahorrar ttempo. McGuire ha colocado una caja de
dinero con Have junto a las born bas y le ha dado una llave a cada una
de las personas que atiende a los clientes. El efectivo y los vouchers de
las taijetas de credito se colocan en la caja, y al final del dia se cuentan
y se registra el total en Ia caja regtstradora.
d. Lazlo Perconte confia en sus empleados. El gerente que antes ocupaba
su puesto compr6 p6lizas de seguros de fidelidad para todos los emplea-
dos que manejaban efectivo. Perconte decidi6 que tales p6ltzas represen-
taban una falta de confianza, par lo que dej6 de comprarlas. Ademas, el
dinero ahorrado le ayudaria a Perconte a cumplir con su presupuesto
para ese afio.

404 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


8-47. SOBREVALUACION DE LOS RESULTADOS. Saxon Industries, Inc., vendia fotocopiadoras para
oficina antes de comenzar con los tnimites para declararse en bancarrota.
Forbes report6 que el inventarto de Saxon se habia sobrevaluado cuando
menos por la cantidad de $100 millones de un inventarto total reportado de $120
millones. Un estudio noticioso report6 que los motives posibles pudieron haber
sido "el de inflar las ganancias o aumentar la capacidad de pedir prestamos de la
compaftia".
Con respecto a las manipulaciones, Forbes se refirt6 a los metodos de
inventarto de Saxon como "no UEPS ni PEPS sino jPrestol"

Requerimientos: 1. c,C6mo se mejoraron los resultados reportados con esta sobrevaluaci6n?


Sea especifico.
2. c,C6mo se logran tales sobrevaluaciones? i,C6mo se evitan? Sea especi-
fico.

8-48. CONTRACCION DEL INVENTARIO. Jose Chavez, dueiio de la Compaftia Handy Hardware, esta
preocupado por el control de su inventarto. En diciembre de 19X2, instal6 un
sistema computartzado de inventarto perpetuo. En abrtl, su contador le proporcio-
n6 la siguiente informacion para los tres prtmeros meses de 19X3:

Ventas $350,000
Costo de artfculos vendidos 295,000
lnventario inicial (segun cuenta ffsica) 60,000
Compras de mercancfa 315,000

Chavez le habia pedido a la empresa de contadores pliblicos que habia contrata-


do que realizara una cuenta fisica del inventarto el 111 de abril. El inventarto
reportado por los CPT fue de $55,000.

Requerimientos: 1. Calcule el inventarto final mostrado en libros seglin el nuevo sistema de


tnventarto perpetuo.
2. Proporctone el registro del diarto para conciliar el inventarto en libros con
la cuenta fisica. c,Cual es el costo de articulos vendidos correcto corres-
pondiente a los tres prtmeros meses de 19X3?
3. c,Sus calculos hacen resaltar las areas a las que Chavez debe prestar
atenct6n? i,Por que?

8~49. RACER TRAMPA CON LOS INVENTARIOS. El Wall Street Journal report6: "Hacer trampa con
los inventartos es una manera comlin en que las empresas pequeiias dismtnuyen
el impuesto sobre la renta ... Por ejemplo, un fabrtcante de prendas de vestir de
Nueva York, evade una fuerte cantidad de impuestos subvaluando el inventarto
de su empresa en un 20% en su declaraci6n de impuestos. El esconde aproxima-
damente $500,000 de un inventarto de $2.5 millones."
El articulo concluia: "Cuando es tiempo de pedir prestado, los dueiios de las
empresas por lo general quieren que sus utilidades y actives se vean gordos." El
fabrtcante de prendas de vestir utiliza un ejerctcio fiscal diferente para los estados
financieros que le envia al banco: "Despues de rebajar el inventarto al 31 de
diciembre, el aumenta su valor seis meses despues cuando termtna el ejercicio
fiscal. De esta manera, le paga menos al Servicio Fiscal Intemo e imprestona a su
banquero. Algunos descrtben este metoda de inventarto como LQMDLG -lo que
me de la gana."

Requerimientos: 1. A una tasa delimpuesto sobre la renta del 30%, i,Cual seria la cantidad
de tmpuesto federal sobre la renta que esta evadiendo el dueiio seglin el
articulo del per16dico?

Capitulo 8 El control Lntemo y la etLca 405


2. Considere el siguiente afto. lPor cuanto tendria que estar subvaluado el
inventario final para evadir la misma cantidad de impuestos?

Utilice la siguiente tabla y calcule las incognitas:

(en d61ares)
REPORTE HONESTO REPORTE DESHONESTO

Prlmeralio Segundo alio Prlmeralio Segundo alio

lnventario inicial 3,000,000 ? 3,000,000 ?


Compras 10.000,000 10,000,000 1o.ooo.ooo 1o.ooo.ooo
Articulos disponibles para su
venta 13,000,000 ? 13,000,000 ?
lnventario final 2.soo.ooo 2.soo.ooo 2,000,000 ?
Costo de artfculos vendidos 10,500,000 ? 11,000.000 ?
Ahorros en el impuesto sobre
Ia renta@ 30%* 3 11501000 ? ? ?
Ahorros en el impuesto sobre
Ia renta para los dos alios
juntos ? ?

* Este es el efecto sobre el impuesto sobre Ia renta solamente del costo de artfculos vendidos.
Para resumir y simplificar el analisis, se supone que los gastos de venta y operatives son iguales en
ambos alios.

8-50. ETICA E INFORMACION DEUCADA. (Adaptacion de un caso Elaborado porT. H. Rowley y


publicado en Ethics in the Accounting Curriculum. editado por W. W. May
y publicado por American Accounting Association) Greg Schwartz, un auditor
interne de la Compaftia Ajax Products, esta estudiando medio tlempo para obte-
ner un posgrado. A Greg y otra estudiante de posgrado, Linda Stephens, les han
asignado la tarea de producir una base de datos para la clase de sistemas
informaticos contables. La compaftia de Greg tiene una licencia local para un
sistema de administracion de bases de datos en una red de area local (RAL).
Linda es una estudiante de tiempo complete que no cuenta con acceso a1 nece-
sario sistema de administracion de bases de datos.
Greg invita a Linda a trabajar en su oficina despues de horas habiles para
que termine su proyecto. El Ia recibe en el mostrador de seguridad, firma su
tatjeta de identificacion y la lleva a su oficina. Linda ha estudiado comunicacio-
nes de datos y esta ansiosa por adquirir algo de experiencia. Greg le describe a
Linda como accesar el sistema de administracion de bases de datos en la RAL.
Primero teclea su identlficacion de usuario y su contrasefta para poder accesar la
RAL. y luego deja que Linda teclee los comandos para comenzar a operar el
sistema de administracion de bases de datos. Linda malentiende las instruccio-
nes de Greg y por equivocacion, teclea un conjunto de caracteres traspuestos. La
computadora responde con el mensaje "lCodigo de Acceso?_." Greg le comenta
que nunca habia tenido que hacer eso antes y se acerca a la computadora y
teclea su contrasefta. La pantalla de la computadora centellea y luego aparece el
colorido logotipo de la compaftia encima de las palabras "Bienvenido a1 Sistema
Ejecutivo de Informacion de la Compaftia Ajax". Instintivamente, Linda presiona
la tecla de retorno y la pantalla de la computadora muestra un menu listando
diez archivos y programas disponibles, incluyendo titulos tales como "Presupues-
tos", "Planes" y "Prestaciones".
Greg le comenta que no esta familiarizado con ese menu y le ptde a Linda
que recuerde lo que tecleo al comenzar a trabajar. Ella le contesta, "Lo que tu me
dijiste que tecleara". Por curiosidad, Greg selecciona "Prestaciones", y despues de
un memento, aparece una Usta de los funcionarios principales de la compaftia en
la pantalla, junto con un resumen de sus salarios y paquetes de prestaciones,
mas un renglon correspondiente a Ia gratificacion proyectada para el afto en

406 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


curso. Greg se sorprende mucho al ver las gratiftcaciones considerables y reco-
rriendo el archive rapidamente, reconoce que el total de la categoria de gratiftca-
ciones para los doce ejecutivos asciende a un numero grande de sets digitos.
Debido a que AJAX es una compaiiia prlvada, ninguno de estos datos se revela-
rian al publico. Lo que sorprendio y perturbo a Greg es que la campania recien-
temente anuncio un plan para el recorte de su fuerza laboral que resultaria en
un recorte de fuerza laboral del sets porciento durante las proximas semanas.
Greg le dice a Linda, "Y esta es la campania que ostenta su Codigo de Etica en
publico, con un functonarto ejecutivo en jefe que constantemente habla de la
honestidad, la integridad y lajusticia." Greg recupera el equilibria en un memen-
to y comenta, "Creo que este no es el sistema que queremos. El teclea "ADIOS" y
sale del sistema ejecutivo de informacion. De regreso en la indicaci6n del sistema
RAL, teclea los comandos que le habia descrlto a Linda y entra a la version RAL
del sistema de administracion de bases de datos que necesitaban. Los dos
trabajan durante vartas horas desarrollando la base de datos, luego se salen del
sistema y se van a casa despues de salvar el archivo.
En su casa esa noche, Greg reflexiona sobre lo que habia visto y sobre el
hecho de que Linda, quien era ajena a Ia campania, tambien habia visto Ia
informacion. Si el reporta la falla en el sistema de seguridad de la computadora,
sospecharan que el ha visto informacion conftdencial. Si no reporta la falla,
alguien mas podria tener acceso a informacion delicada y tomar ventaja de ello.
Greg tambien sabe que Ia bitacora de auditoria del sistema operative RAL mostra-
ra que acceso el sistema ejecutivo de informacion. El es el responsable de revisar
la bitacora y de reportar cualquier acceso no autorizado e intentos de acceso.
Tampoco sabe de cierto si su acceso al sistema ejecutivo de informacion es en
realidad una falla del sistema de seguridad. Auditoria interna rutinartamente
cuenta con acceso a todas las aplicaciones y datos debido a su trabajo. El
tambien conoce cuando menos a dos de los trabajadores que llevan mucho
tiempo en la campania que seran despedidos debido al recorte de fuerza laboral.
Greg tambien se pregunta como aplicaria el Codigo de Etica dellnstituto de
Auditores Internos en este caso. El recuerda que el Codigo sugiere que los
auditores internos deben ser leales a su patron. Sin embargo, los auditores
internos deben evitar acetones que violen Ia ley. Ademas, el sabe que un auditor
interno debe abstenerse de revelar informacion para su beneficia personal o en
una manera que vaya en peJ.juicio de su patron.

Requerimientos: i.Cuales son los conflictos eticos? 6Que debe hacer Greg?

8-51. LA ETICA Y LAS OPERACIONES INTERNACIONALES. (Adaptacion de un caso en Ethics in the


Accounting Curriculum., edttadd por W. W. May y publicado por American Accounting
Association) Matjorie Singer es una asociada principal de una gran empresa d~
CPTs que tiene aftliados extranjeros en vartos paises. Los clientes de los aftliados
en el extranjero incluyen empresas con sedes en otros paises, asi como operacio-
nes que son de Ia propiedad o que son controladas por corporaciones transnacio-
nales estadunidenses. MaJ.jorle esta trabajando en su oficina un dia cuando
recibe una Hamada de Peter Slater, asociado de una filial en el extranjero.

Peter: MaJ.jorle, yo pense que deberia aclarar un asunto con Ia Oficina Nacio-
nal en los Estados Unidos que involucra una de sus corporaciones
transnacionales.
Marjorie: Esta bien, dime que esta pasando.
Peter: Bien, tu sabes que los negocios por aca no son exactamente iguales
que en los Estados Unidos. Nuestra situacion aqui es que si no se
'lubrican' ocasionalmente las ruedas, no pasa nada. Como podras
adivinar con este preambulo, tenemos una transaccion que hemos
identiftcado como un pago en efectivo de $300,000 a una figura poli-
tica. La administraci6n de nuestro cliente insiste que podria calificarse
como un 'pago lubricante' bajo Ia Declaratorla de Practicas Corruptas
en el Extranjero y no como un 'pago ilegal'.

Capitulo 8 El control intemo y la etica 407


Marjorie: c!,Cmil es tu opinion?
Peter: Yo creo que se podria constituir como un sobomo, pero esto es deba-
tible, y, como es tiptco en este tipo de situaciones, hay muy poca
evidencia contundente. De hecho, a uno de los administradores de
nuestro cliente 'se le fue la lengua' y explico la naturaleza del pago, lo
que aparentemente desagrado bastante a sus colegas. Si nosotros
presiomiramos a este cliente, es posible que no continuaran con la
representacion. Sin embargo, esto no nos haria muy populares con los
principales administradores.
Marjorie: c!,Estan disponibles procedtmtentos alternatives para recaudar suficien-
te evidencia de manera que pudieramos esclarecer la naturaleza del
pago?
Peter: Realmente no; tenemos que respetar la confidencialidad de nuestro
cliente. Ademas. en cualquter caso, dudo que el aparente receptor
reconoceria haber recibido el pago. Ten en mente que esta es una
operaci6n de muchos millones de dolares, por lo que el pago de
$300,000 es literalmente alga que se les cayo en el bote.
Marjorie: Te escucho, pero como tu bien sabes. la relevancta toma otra dimen-
sion cuando estamos tratando con la Declaratoria de Practicas Corruptas
en el Extranjero. Ese es en especial el caso debido a las implicaciones
de ilegalidad desde un punta de vista monetarto, penal y de reputa-
ci6n.
Peter: Puede surgtr un problema grave si presionamos, porque el unico
fundamento en que nos apoyamos es la declaracion del administrador,
que bien podrian contradecir sus colegas. Ellos pueden argumentar
que el no estuvo tnvolucrado y que en realidad no sabia de lo que
estaba hablando.
Marjorie: (,Que te dice tu 'tnstinto'?
Peter: Si el 'nerviostsmo' es un criteria, desde mt punta de vista estamos
parados al borde del precipicto.
Marjorie: Supongamos lo pear. Supon que el cliente declara que es meramente
una perdida de $300,000 y que se desconoce la naturaleza de la
perdida. Ademas. sup6n que se descubre a la larga, c!,entonces d6nde
quedamos nosotros?
Peter: Bueno, nuestro trabajo en papel documenta la explicacion del admi-
ntstrador sabre el prop6sito real del pago. Aunque documentartamos la
retracci6n del cliente. definitivamente hay un 'hoyo negro' evtdente. La
pregunta seria que quten debe ser informado del faltante de $300.000
y/o las especulaciones con respecto a su naturaleza.
Marjorie: Entiendo par que llamaste; este es un 'verdadero enredo'.

Requerimientos: c!,Cuales son los conflictos eticos? (,Que debe hacer Matjorie?

8-52. PRESION POR OBTENER UTILIDADES. El Wall Street Journal declar6 que "Datapoint Corp.
report6 sus primeras perdidas trimestrales en cast una decada, lo que parcial-
mente reflejaba la retracci6n de aproximadamente $15 millones en ingresos
generados durante trtmestres anteriores por practtcas dudosas en ventas." Data-
point es un fabricante de pequeftos sistemas de informatica y equtpo para teleco-
muntcactones.
Un articulo del peri6dico indicaba que Datapoint estaba tratando de explicar
la tasa inusualmente alta de devoluct6n de sus productos durante meses recien-
tes. y esto condujo a la investigacion de las practicas de ventas de su division de
comercializaci6n nacional. Empleados actuales y anteriores de Datapoint aftrma-
ron que ciertos funcionartos del departamento de mercadotecnia estaban decidi-
dos a conttnuar una cadena de records en utilidades que habia durado treinta y
nueve trtmestres. Los functonartos recurrteron a practtcas crectentemente
cuesttonables para registrar los regtstros. Sus metodos eventualmente cobraron
su precto.

408 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


Las practlcas incluian el envio de equtpo de computacton a los clientes que
no habian cumplido con los requertmtentos de credtto de Datapoint, y los ejecu-
tlvos utllizaban su propio dinero para pagar las cuotas de almacenamtento para
que los distribuidores aceptaran los embarques para los que ya no tenian Iugar,
yen una ocasi6n, mandaron un embarque a un cliente imagtnario "solo para
sacar el embarque de la puerta y registrar el ingreso".

Requerimientos: i,Sobre cua.Ies de los puntos especificos de Ia lista de verificacion de control


tnterno se deberia concentrar Datapoint para evttar Ia recurrencia de estas prac-
ticas cuestionables de comercializacion?

8-53. MANIPULACION DE LAS UTILIDADES. A lo largo de esta decada, Ia Compafiia H. J. Heinz tenia
un objetivo que anuncio en publico: buscar un aumento en las ganancias a una
tasa constante y consistente. Por ejemplo, un tnforme anual de Heinz decia: "... Ia
tasa compuesta anual de crectmtento ha stdo del 11.7% durante los 10 ultimos
aftos y del 14.0% durante los U.ltimos cinco afios, lo que es consistente con los
objetlvos financieros de la compafiia de obtener una tasa compuesta de creci-
mtento en las utilidades por accion del 10% al 12% anual."
Poco despues de publicar el informe anual, Heinz revelo que varios adminis-
tradores habian realizado "un intercambio de utilidades" durante los ultimos siete
afios. Estas practicas resultaron en la transferencia inapropiada de $16.4 millo-
nes en utilidades antes de impuestos al ejercicio fiscal mas reciente. Un articulo
en el periodico reporto que "el propostto de estas practicas era el de suavtzar los
aumentos en ganancias para crear la apartencia de un crecimiento consistente y
ordenado".
Para su informacion. "intercambto de utllidades" y "transferencia inapropiada"
se refieren a hacer registros de manera que las utilidades que corresponden a un
periodo de reporte se reportan durante un periodo de reporte diferente.

Requerimientos: Dada esta descrtpcton, i,la administracton robo algun activo? Identifique por lo
menos una manera de difertr falsamente las utllidades a un periodo futuro.
i,Cua.Ies de las caracteristicas de Ia lista de verificaci6n de control interno estan
dirigtdas a evttar la practica que usted describio?

8-54. COCINADO DE LOS LIBROS. En The Accounting Wars (Macmillan, 1985), el autor Mark Stevens
presenta un capitulo sobre "Cocinado de los libros, haciendo malabartsmos con
los numeros y otros trucos del negocto". El etta a Glen Perry, un ex-contador en
jefe de Ia Division de Ejecuci6n de Ia Comision de Valores y Bolsa (SEC): "Las
compafiias juegan juegos con sus reportes financieros por muchas razones, la
mas comun es Ia intensa presion que se ejerce sabre Ia administracion corpora-
ttva para producir un flujo ininterrumpido de reportes de ganancias crecientes."
Stevens luego lista los "diez terribles fraudes contables -tacticas utilizadas para
representar tncorrectamente los estados financieros corporatlvos-" de Perry:

1. Reconocimiento de ingresos antes que se realicen


2. Reconocimiento de rentas a clientes como si fueran ventas
3. Inclusion de cantldades fictlcias en los inventarios
4. Cierres tncorrectos al final del a:fio
5. Aplicaci6n incorrecta del metodo UEPS
6. Creaci6n de transacciones fraudulentas al fin del afio para aumentar
las ganancias
7. Falta de reconocimiento de perdidas mediante cancelaciones y rebajas
8. Practlcas contables inconsistentes sin revelarlas
9. Capitalizaci6n o diferimiento inapropiado de gastos
10. Inclusion de ganancias inusuales en los ingresos operattvos

Capitulo 8 El control tntemo y la etica 409


Requerimientos: Suponga que usted es el gerente divisional de una sociedad grande. Brevemente
expltque como utilizaria cada uno de estos diez metodos para manipular las
utilidades. Sea especifico.

8-55. CONCILIACION BANCARIA DIRECTA. Estudie el apendice SA. El Pueblo de Pennington tiene
una cuenta de cheques en el Kitsap National Bank. El saldo de efectivo del
Pueblo al 28 de febrero de 19X1 era de $30,000. El saldo de depositos en los
ltbros del banco al28 de febrero de 19X1 tambien era de $30,000. Las siguientes
transacciones ocurrteron durante el mes de marzo:

NUMERO
FECHA DE CHEQUE CANTIDAD EXPLICACION

1/3 492 $11,000 Pago de honorarios previos por consultoria


6/3 493 8,000 Pago de cuentas por pagar
10/3 12,000 Cobro de impuestos por cobrar
14/3 494 14,000 Adquisici6n de equipo en efectivo
17/3 16,000 Cobro de honorarios por licencia por cobrar
28/3 495 9,000 Pago de cuentas por pagar
30/3 496 21,000 Pago de intereses sobre bonos municipales
31/3 24,000 Cobro de impuestos por cobrar

Todas las entradas de dinero se depositan en un sistema noctumo de deposito


despues del cierre del dia habil municipal. Por tanto, el banco no registra los
depositos hasta el dia siguiente.
El 31 de marzo, el banco hizo un cargo al Pueblo de Pennington de $95 por
servicios bancartos miscelaneos.

Requerimientos: 1. Elabore los regtstros hechos en el diario del banco para el cheque 493
y el deposito del 10 de marzo.
2. Elabore los registros en el diarto para todas las transacciones que
ocurrieron en marzo en los libros del Pueblo de Pennington.
3. Transftera todas las transacciones de marzo a las cuentas T para el
efectivo en cuenta bancaria del Pueblo y para Ia cuenta de deposito del
banco. Suponga que solo los cheques 492-494 se cobraron durante
marzo, y que cada uno tom6 cuatro dias en ser autorizado.
4. Elabore una conciliacion bancarta para el Pueblo de Pennington, al 31
de marzo de 19Xl. Las tres ii.ltimas transacciones del Pueblo de
Pennington durante marzo no habian afectado los regtstros del banco al
31 de marzo. c,Que partida de ajuste se requiere en los Itbros del
Pueblo de Pennington al 31 de marzo?
5. c.Cual seria el saldo de efectivo mostrado en el balance general del
Pueblo de Pennington al31 de marzo de 19X1?

8-56. CONCILIACION BANCARIA SEMI-cOMPLEJA. Estudie el apendice BA. Anne Smythe tiene una
cuenta bancaria personal. Su patron deposita autoinattcamente su cheque de
paga cada viemes. El talonario de Ia chequera de Ia empleada para octubre se
resume de Ia manera siguiente:

Saldo de efectivo conciliado, 30 de septiembre


de 19X1 $100
Adiciones:
Dep6sitos semanales de Ia n6mina: Octubre
3 800
10 800
17 800
24 800

410 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


Dep6sito de un cheque recibido por una deuda
adquirida en un juego de azar 25 600
Dep6sito de un cheque recibido por ganar un
concurso del cereal 31 400
Subtotal $4,300
Cheques girados #325 - #339 1-23 $3,300
Cheque#340 26 70
Cheque #341 30 90
Cheque#342 31 340
Efectivo en el banco, 31 de octubre de 19X1

El estado de cuenta del banco se resume en el ejemplo 8-8. La nota FI significa


"fondos insuficientes". El cheque que deposito el 25 de octubre reboto: por un
convenio predeterminado, el banco automaticamente le presta suficientes fondos
(en multiples de $100) para asegurar que su saldo nunca sea menor de $100.

Requerimientos: 1. Elabore la conciliacion bancaria de Smythe, al31 de octubre de 19Xl.


2. Suponga que Smythe lleva un juego personal de libros usando Ia base
de acumulaciones. Elabore Ia partida compuesta en el diario necesaria
debido a la conciliacion bancaria.

8-57. CONCILIACION BANCARIA. Estudie el apendice SA. American Building Maintenance Industries

il
es la compaiiia de servicios de limpieza mas grande del mundo. La mayoria de
sus veinticinco mil empleados limpian estructuras tales como los edificios del
Bank of America. La compaiiia tiene muchas sucursales a lo largo de los Estados
Unidos de America y en otros paises.
Una sucursal en Chicago tiene una cuenta de cheques en un banco local. El
saldo de efectivo en los libros de Ia sucursal era de $6,000 al 30 de junto: el
estado de cuenta del banco mostro un saldo por $6,400.
A continuacion se presenta informacion adicional:

a. La sucursal tenia dos cheques que no habian sido cobrados al 30 de


junio: #704 por $500 y #706 por $200.
b. El banco habia anexado al estado de cuenta un cheque por $2,000 de
un cliente de Ia sucursal. Estaba marcado Fl. y el banco habia restado
esta cantidad del saldo de Ia sucursal.
c. La sucursal habia enviado un deposito de $1 ,200 por correo el 29 de
junio, pero esto no estaba indicado en el estado de cuenta de junto.
d. La sucursal pidio un prestamo de $3,000 del banco el 30 de junto. El
banco habia heche un credito en la cuenta de deposito de Ia sucursal en
esa fecha. Sin embargo, Ia transaccion no se habia registrado en Ia
sucursal.
e. Cargos por servicios bancarios miscelaneos de $100 estaban indicados
en el estado de cuenta del banco. La sucursal no los habia registrado.

Requerimientos: 1. Elabore una conciliacion bancaria al 30 de junio. (El saldo correcto es


$6,900.)
2. Elabore los registros en el diario que tiene que hacer el American Building
Maintenance Industries dada Ia informacion anterior.

8-58. CARGOS POR SERVICIOS BANCARIOS. Estudie el apendice SA. U.S. News and World Report
contenia el siguiente reportaje sabre el repentino aumento en las cuotas banca-
rias: "Muchos bancos estan experimentando con un nuevo sistema para fijar
precios por servicios de cuentas de cheques. Por ejemplo, Girard de Filadelfia le
da a cada cuentahabiente un credito mensual en base al saldo promedio de su
cuenta. Cada vez que giran un cheque, el banco le resta 30 centavos del credito

Capitulo 8 El control intemo y la etica 411


. ':,- .:..
EJEMPLO 8-8
I RESUMEN DE SUS CUENTAS
Estado de cuenta
SALDO INICIAL 100.00
bancario de Anne DEPOSITOS 4,800.00
Smythe RETIROS 3,970.00
CARGOS/CUOTAS POR SERVICIOS 25.00*
SALDOFINAL 905.00

SALDO MINIMOAL28-10 -80.00

* $10.00 por un cheque devuelto; $15.00 al mes en


cargos por servicios.
·; :· .. .

····..·.· .... : )•

pennisible. Si el credito se acaba, Girard cobra una comisi6n por el servicio igual
a la diferencia entre el credito inicial y el cargo total por seiVicio en cuenta de
cheques."
Suponga que Kinney Shoe Store tenia una cuenta de cheques en Girard. El
saldo promedio de su cuenta durante marzo fue de $2,000. El 1Q de abril. Girard
hizo un credito ala cuenta de Kinney igual al2% del saldo promedio de $2,000.
Luego le cobr6 30 centavos a Kinney por cada uno de los 200 cheques que giro
durante abril.

Requ~rimientos: 1. Elabore los registros en el diario que probablemente hizo Girard para
estas transacciones.
2. Elabore los registros en el diario que probablemente hizo Kinney en sus
libros para estas transacciones.

412 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


8-59. REGISTROS BANCARIOS CONTRA REGISTROS EN LIBROS. Estudie el a pendice 8A. The Mead
Corporation. principalmente una compaiiia de productos forestales. lista Io si-
guiente en sus activos en millones circulantes y pasivos circulantes:

1R DE ENERO

1992 1991

Como parte de los


actives circulantes:
Efectivo y equivalentes de efectivo $ 24.6 $ 21.1
Como parte de los pasivos
circulantes:
Cuentas por pagar:
Comerciales 237.8 261.4
Filiales 28.5 28.1
Cheques no cobrados 81 102.6

Es poco comun encontrar una cuenta en el pasivo titulada "Cheques no cobra-


des".

Requerimientos: 1. La mayoria de las compantas tienen cheques que a(m no han sido
cobrados a cualquier fecha de balance general. i,Por que es poco comun
tener un pasivo para cheques no cobrados?
2. Suponga que examin6 la cuenta de "efectivo y equivalentes de efectivo"
en el mayor general de Mead. i,Cwil es el saldo que encontraria al 1Q de
enero de 1992? i,Al 111 de enero de 1991?
3. i,Por que cree que Mead report6 los cheques no cobrados como un
pasivo?

8-60. METODO DEL MENUDEO Y CONTRACCION DEL INVENTARIO. (Sugerido por W. Crum) Estu-
die el apendice 88. Los siguientes datos corresponden al departamento de jardi-

il neria de una tienda Kmart grande a precios de venta al menudeo:

Ventas netas $1,900,000 Transferencia de llegadas a otras


Descuentos otorgados a sucursales $ 26,000
empleados, iglesias, etc. 19,500 Transferencia de salidas a otras
lnventario inicial 900,000 sucursales 8,000
Compras netas 2,068,000 Aumentos adicionales al precio 10,000
Rebajas al precio 79,000

Requerimientos: 1. i,Cual deberia ser el inventario final a precios de menudeo utilizando el


metoda de inventarto al menudeo convenctonal y suponiendo que no hay
tolerancia para perdidas (contracci6n)?
2. Suponga que la contracci6n estimada es del 1o/o de las ventas. i,Cual
deberia ser el inventarto final a precios de menudeo? Suponga que la
raz6n de costas es del 62% -es decir, el costo deltnventario final es
aproxtmadamente igual al 62% del precto de menudeo. i,Cual deberia
ser el tnventarto final al costa? De nuevo. suponga una contracci6n del
uno par ciento.
3. El inventarto fisico final real a precio de menudeo es igual a $950,000.
i,Cual es la contracct6n total al menudeo? i,Al costa? Elabore una sec-
cion del estado de resultados utiltzando Ia utilidad bruta generada par
ventas. Suponga que ellnventario inicial al costa fue de $580.000 y que
las compras netas aplicables (incluyendo los efectos de las transferen-
cias) al costa ascendieron a $1.280,000.

Capitulo 8 El control intemo y La etica 413


8-61. CONTROL DE UN INVENTARIO DE ZAPATOS PARA VENTAS AL MENUDEO. Estudie el apendice

il 8B. Athletic Shoes, Inc., report6 un inventario final de zapatos que parecia ser
signtficativamente menor de lo usual a pesar que no habia ninguna desviaci6n
aparente de las cantidades usuales de inventario inicial. compras y ventas. Se
sospecha robo por empleados. Los datos reportados incluian lo sigutente:

lnventario inicial Compras


A precios al costa $ 60,000 A precios al costa $110,000
A precios al menudeo 120,000 A precios al menudeo 210,000
Ventas 200,000 Rebajas en el precio 25,000
Aumentos adicionales al precio 5,000 lnventario fisico final, al menudeo 108,700

El departamento de auditoria de la compaiiia descubrt6 que los regtstros comple-


mentarios de la mercancia mostraban un total aritmeticamente incorrecto por las
compras hechas a precios de menudeo. El total correcto es de $220,000.

Requerimientos: 1. Utilice los datos corregidos y suponga que la contracci6n del inventario
permitida es del 0.5% de las ventas. Calcule el faltante en inventa-
rio aparente.
2. Calcule el faltante en inventario aparente utilizando la cifra corregida
correspondiente a las compras hechas a precios de menudeo.
3. Suponga que el error aritmetico para determinar el total de compras a
precios de menudeo se habia hecho a prop6sito para ocultar el robo de
mercancia equivalente a Ia misma cantidad. Utilizando una raz6n del
costa al valor al menudeo del 55%, calcule el costa estimado del inven-
tarto que pudo haber sido robado.
4. Vea la lista de vertficaci6n de control intemo del capitulo. Explique
brevemente las precauciones que deberian emplearse para evitar tales
robos por empleados y su ocultamiento.

8-62. METODO DEL MENUDEO Y CONTRACCION DEL INVENTARIO. Estudie el apendice 8B. Safeway

il

Stores es una gran cadena de alimentos. Sus ventas en 1992 rebasaron los $15
mil millones. Safeway utiliza el metoda del menudeo para el control de sus
inventarios en muchas de sus operaciones. Suponga que los siguientes datos
pertenecen al departamento de abarrotes de una de sus tiendas para un periodo
dado (a precios de menudeo):

lnventario inicial $200,000 Ventas $1,040,000


Aumentos en el precio 30,000 Compras 1,020,000
Rebajas en el precio 50,000

Requerimientos: 1. Utilizando el metoda de inventario al menudeo, calcule el valor al menu-


dec del inventarto final (segim los datos anteriores).
2. Suponga que la contracci6n permisible equivale al 1o/o de las ventas. El
inventarto fisico a precios de menudeo al 31 de diciembre asciende a
$142,000. Calcule la contracci6n adicional.
3. Considere los siguientes datos adicionales (al costa): inventarto inicial.
$150,000: compras, $690,000. Calcule la raz6n del costa al valor de
menudeo. Calcule el valor al costa del inventario final para su inclusion
en los estados financieros.

414 PARTE DOS ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


WAL*MART

!'···~~¥
Requerimiento8: ·..·•• · ·

2~ Suponga que Walf'Mart utiltza un. sistema periodico de inventarto y c:-l


metoda delm*ntideo para el (;()n:trol del tnventario. Las compras de
mercancia dt1tante elej¢rdcio fi§calde 1992 ascendieron a un total
de$36;362,002iOOO.La r8Z6ndelcostoalvalor de menudo fue de. 78
yla ¢oritraccl61l rt9flrtM ~ lgutil at il% de las ventas. Calcule {a) el
costo de ventas antes deJa contraction. (blla contraccion permisible.
(d la contrapc.l6n adic~onaly d) ~1 costo total de ventas tncluyendo
toda Ia contraceiot:k · . · · · ····.·. · ·. ··· · · ··.· . ·· · ·

8-64. DECLARACION. REvELACION 0 1lE8CU8RIMIENT6~ "E$tudie el apendice 8B para responder .


el requeriip:iehto 2; Selecdcme un~ comp~ma tninorista o una compaftia de
productos p~~ .elcppsbtqiCJ()t delaUst~d~ compal'iia$.di$ponible del Compact
diSCLDSlJRE ~~.~::::;i~~~~~1~~=~~t!:~~~!~ %:'~~:!~~~:.~rticulos vendidos (o costo

Requerimientos: ····~; sl!.Po'riga qft~ ~ti ritiri:i~~~iilu~ ~~ sistemb d.ti.tri:ventario perpetuo••·• ·


Stipong~ q~~ s~ ljijee 'llii c:arg() c;l¢! 1% del costo de articulos vendidos
• •... (<i costa de .veritas) pop I~ co}itra~Cion. del ii1ventario~. Elabore. un
. . registro resu#J;id:~ ¢J:i etdlar~~ qy¢ fegisfie el ~osto df! los articulos que
. . · . realrilent~ ~~ vf!~~h~rol) y i,J,J:! #~g,stt9 en eF diario que reconozca la
· · coritiilccion del]nve:ritartot> ·.· · ··· · . ·.·...·.·. · ··· ··.·...
2~· · ·~~~~~~=··~~~~~~·~:!i~~~·.·~~~it~~d~~:~e;~:S~:J~o·:. ~~~~~:!~~;· .
· •··•· · general esta basado en eLrecuentri fisiCo>Una estimacion de Io que

· · · · ·•••··•.· · ~!~r:d~~rie!~··b~~n~~~g~ri~;~~f!•·cbn~'!cr:;,~:~::;::l•··~~. ~~~~.~~~·····


· ···del ihventarto final basad() en d recuento flsico; Calcule Ia cantidad
·•·••••.·.· rionnat•de.contracct6ny lacoritl;acdonadiclonal. y ~l;:tb():fe.el re~stfu•.·.
·. · · · eli;
porelcoptracci(jp. < . . . ...el
diaffo p~ti_;j:econrieer ·. ..c(;,~tq · .. artic\ilds
. .. .....·....de .·. .vendiqosy
. . ... el cargo

Capitulo 8 El control intemo y la etica 415