AUDITORIA TRIBUTARIA RUBRO RETENCION EN LA FUENTE, CONTRATOS DE

EDUCACION, ALCALDIA MUNICIPIO DE RICAUTE - NARIÑO

FLORES IBARRA NATHALY DEL PILAR

CHARFUELAN RUANO CLAUDIA PATRICIA
GETIAL TOBAR LUIS ALFONSO
LEITON CORDOBA MARITZA DEL CARMEN
YANDUN PINCHAO LEIDY ZULEIMA

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR CUN

IPIALES- NARIÑO
CONTADURIA PÚBLICA
2019

1
AUDITORIA TRIBUTARIA RUBRO RETENCION EN LA FUENTE, CONTRATOS DE
EDUCACION, ALCALDIA MUNICIPIO DE RICAUTE - NARIÑO

PRESENTADO POR:
FLORES IBARRA NATHALY DEL PILAR
CHARFUELAN RUANO CLAUDIA PATRICIA
GETIAL TOBAR LUIS ALFONSO
LEITON CORDOBA MARITZA DEL CARMEN
YANDUN PINCHAO LEIDY ZULEIMA

PRESENTADO A:
MG. JANETH PEREIRA

TRABAJO DE: AUDITORIA TRIBUTARIA

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR CUN

IPIALES- NARIÑO
CONTADURIA PÚBLICA
2019

2
ALCALDIA MUNICIPIO DE RICAUTE -
NARIÑO PT IN
CONTRATOS DE EDUCACION, hecho fecha:
ANTICIPOS RETEFUENTE por: 11/05/19
revisado fecha:
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO por: 25/05/19
a 31 de diciembre de 2018
papeles
n° de
de trabajo pagina

Carta de presentación CP 4
Carta de aceptación CA 5,6,7,8
Carta de compromiso CC 9,10
Memorándum de planeación de auditoria MPA 11,12,13,14
Balance general BG 15
Importancia relativa IR 16
Analitica de retencion en la fuente
D 17
Planeación de los procedimientos de auditoria D-1 18
Cedula de ajuste D-2 19
Cuestionario de control interno D-3 20,21
Narrativa de activos fijos D-4 22,23,24
Cedula de deficiencias de control interno D-5 25
Cedula de elección de muestra D-6 26
Prueba de eficacia de control interno de adiciones D-7 27,28

3
 PT: CP 1/4

Ipiales, 10 de mayo de 2019

Doctor:
Pepito Pérez
ALCALDE MUNICIPIO DE RICAUTE - NARIÑO

Cordial y atento saludo.

Estimado doctor a continuación le presentamos nuestra propuesta de servicios

profesionales para la auditoria de control interno sobre la información financiera referente
al rubro de impuestos tributarios causados en la entidad por el periodo culminado en
2018. Con esta propuesta esperamos confirmar el entendimiento de las responsabilidades
como auditores de esta empresa.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA
El objetivo de nuestra auditoria será; Analizar cada uno de los movimientos financieros
con respecto al rubro de RETENCION EN LA FUENTE, examinar que los valores
correspondientes a la cuenta retención de la compañía están debidamente clasificados y
mostrados de acuerdo a sus condiciones, Juzgar la correcta valuación y registro, en los
libros de contabilidad de la entidad, a 31 de diciembre de 2018.

ALCANCE DE LA REVISION
Nuestra auditoria será realizada de acuerdo con las NIA. Dichas normas requieren que
planifiquemos y realicemos la auditoria al fin de poder obtener una seguridad razonable de
que el rubro de retención en la fuente se encuentre libre de aseveraciones inadecuadas
significativas, ya sean causadas por errores o irregularidades. Sin embargo debido a las
características de los fraudes que pueden ocurrir en cualquier empresa, particularmente
aquellos que implican la ocultación, adulteración y falsificación de documentos. Por
consiguiente una auditoria ejecutada de acuerdo con NIA, está diseñada para obtener una
Seguridad razonable pero no absoluta, de que el rubro de retención en la fuente está libre
de aseveraciones inadecuadas significativas. Así mismo una auditoria no está diseñada
para detectar errores o fraudes que sean inmateriales con relación a este rubro.

4
 PT: CP 2/4

Una auditoria incluye obtener un entendimiento suficiente del control interno de la

compañía para planificar la auditoria y para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance
de los procedimientos de auditoria hacer desarrollados.
RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION
La administración de la empresa es responsable de los estados financieros; la
administración tiene la responsabilidad entre otras cosas de: diseñar, implementar y
mantener el Control interno relevante para la preparación y presentación razonable de
estados Financieros, que estén libres de representaciones erróneas de importancia relativa,
debido ya sea a fraude o error; seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas; y
efectuar Estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

INFORMES A ENTREGAR

Como parte de nuestra revisión se estaría entregando a la entidad el día 25 de mayo de 2019
lo siguiente:

- Nuestro dictamen de auditoria sobre el rubro retención en la fuente.

- El rubro retención en la fuente auditado y las notas revocatorias a dicho rubro.
- Una carta de observaciones y sugerencias para el mejoramiento de los
procedimientos de contabilidad y controles internos relacionados con el rubro de
retención en la fuente.

PERSONAL DE AUDITORIA QUE PARTICIPARA EN EL TRABAJO

Para llevar a cabo la auditoria al rubro retención en la fuente de la entidad el equipo de

auditoria estará conformado por las siguientes personas:

NOMBRE PUESTO EXPERIENCIA NIVEL ACADEM

Luis Alfonso Getial Socio a cargo Socio a cargo de Lic., contador

auditorías a público y auditor,
empresasde carácter maestría en
publico por más de administración
10 años financiera.
Nathaly Flores Gerente de auditoria Gerente de auditoria Contador público y
Ibarra dentro de la empresa auditor
por 5 años

5
 PT: CP 3/4

Maritza Leiton sénior Experiencia Contador público y

adecuada que auditor
requiere la
asignación

Claudia Charfuelan asistente Experiencia Noveno semestre en

adecuada que la carrera de
requiere la contador público y
asignación auditor
Leidy Yandun asistente Experiencia Noveno semestre en
adecuada que la carrera de
requiere la contador público y
asignación auditor

TIEMPO Y HORARIOS
De acuerdo a la estimación de horas invertidas, la auditoria al rubro de RETENCION EN
LA FUENTE se llevaría a cabo en 15 días hábiles. El inicio de nuestra auditoria a este
rubro iniciara a partir del dia 10 de junio del 2019 en las instalaciones de la alcaldía.
Nuestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo que intervienen nuestros socios y
el personal profesional asignado, así como de los niveles de habilidad y responsabilidad
involucrados. Hemos estimado nuestros honorarios de auditoria en $20.000.000 (IVA
incluido). La cancelación de los honorarios deberán ser realizados de la siguiente manera:
primer pago del 60% al inicio de la auditoria y el 40% al finalizar la revisión.

Si la propuesta adjunta llena sus expectativas, favor confirmar su aceptación con los
términos de la misma firmando una copia de la presente carta.

Atentamente:
Bolaños & asociados
Cra 7 N° 17-27
Ipiales, Ciudad

Lic. LUIS ALFONSO GETIAL

CPA Tarjeta Profesional No. 9707161

6
 PT: CP 4/4

ACEPTACION

NOMBRE:
FIRMA:
FECHA:

7
 PT: CC 1/2

CARTA DE COMPROMISO

Ipiales, 30 de mayo de 2019

DOCTOR.
………………….
ALCALDE MUNICIPIO DE RICAUTE NARIÑO

Cordial saludo:

Con la presente, confirmamos nuestro acuerdo sobre lo convenido para llevar a cabo el
examen del rubro RDE RETENCION EN LA FUENTe , correspondiente al año
terminado en diciembre 31 de 2018, con el fin de expresar nuestra opinión profesional
sobre el rubro a analizar de acuerdo con las normas contables vigentes.
Nuestra opinión se basará en el examen que realizaremos de los libros y registros que
sirvan de respaldo a los estados financieros especificando el rubro de propiedad planta
y equipo, inspección de ciertos activos, revisión del sistema contable, correspondencia
con diversas personas y compañías con las que mantienen negocios y declaraciones de
los empleados y funcionarios.
No revisaremos por completo y en detalle las actividades, sino que haremos pru ebas
selectivas, y el alcance de dichas pruebas dependerá en gran parte de la evaluación que
hagamos del Sistema de Control Interno. Este examen se llevará a cabo de acuerdo con
las Normas Internacionales de Auditoría – NIA.
El propósito de este trabajo es profundizar las operaciones y los resultados de las cifras
para emitir una opinión sobre el rubro de retencion en la fuente, y detectar desfalcos,
fraudes o irregularidades. Por supuesto, estaremos atentos a cualquier indicio de estas
irregularidades e inmediatamente las haremos conocer para los correctivos
correspondientes.

Realizaremos:

1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los

estados financieros.

8
 PT: CC 2/2

2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de

estos activos.
3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas
existentes.
4. Establecer la existencia física de los activos fijos.
5. Determinar si la depreciación del período es razonable.
6. Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron hechos correctamente.
Como parte de nuestro proceso de auditoría, solicitaremos de la administración
confirmación por escrito respecto de las representaciones que nos hagan en conexión con la
auditoria; esperamos la total cooperación de su personal y confiamos en que pondrán a
nuestra disposición cualquier registro, documentación y otra información que se le solicite
en conexión con nuestra auditoria.
Nuestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo que intervienen nuestros socios y
el personal profesional asignado, así como de los niveles de habilidad y responsabilidad
involucrados. Hemos estimado nuestros honorarios de auditoria en $20.000.000
(IVA incluido).
La cancelación de los honorarios deberán ser realizados de la siguiente manera: primer
pago del 60% al inicio de la auditoria y el 40% al finalizar la revisión.
Atentamente:
Bolaños & asociados
Cra 7 N° 17-27
Ipiales, Ciudad

Lic. Angie Bolaños

CPA Tarjeta Profesional No. 9707161

ACEPTACION
NOMBRE:
FIRMA:
FECHA:
referencia técnica: NIA 210

PT: MPA 1/4

MEMORÁNDUM DE PLANEACION DE LA AUDITORIA

9
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
El objetivo de nuestra auditoria será; Analizar que las modificaciones de la cuenta
Propiedad, Planta y Equipo ha sido debidamente registradas, examinar que los valores
correspondientes a la cuenta Propiedad Planta y Equipo de la compañía están debidamente
clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones, Juzgar la correcta valuación y
registro de Propiedad Planta y Equipo, en los libros de contabilidad de la empresa
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S, a 31 de diciembre de 2017.

INFORMACION GENERAL DEL CLIENTE

La empresa Surtidora Universal SAS fue inscrita en el registro mercantil con base a la
escritura pública No 12835 de notaria 9 de Ipiales Nariño el 2 de octubre del 2014, inscrita
el 5 de octubre del 2014 bajo el número 00796602 del libro IX, se constituyó la sociedad
comercial denominada: Surtidora Universal SAS la cual tendrá como objeto principal
comercializar al por mayor y menor electrodomésticos y muebles operaciones propias para
el desarrollo del objeto social.
COMPRA DE MUEBLES Y ENSERES Y VENTAS
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S se dedica a comercializar al por mayor y menor
electrodomésticos y muebles, operaciones propias para el desarrollo del objeto social. Del
total de las ventas realizadas durante el año 2017 según el informe del gerente general el
65% en ventas a nivel regional y el 35% a nivel internacional.
El inventario es comprado en un 100% a colombiana de comercio Corbeta SA

LEGISLACION APLICABLE
La empresa Surtidora Universal SAS para la realización de sus actividades debe cumplir y
respetar con cierta legislación que le aplica entre estas leyes se puede mencionar las
siguientes:

DECRETOS
 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (PARTE PERTINENTE)
 DECRETO 410 DE 1971 (CÓDIGO DE COMERCIO)

PT: MPA 2/4

 DECRETO 624 DE 1989 (LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA)

10
  NORMAS RELATIVAS AL REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES
 RESOLUCION 1016 DE 1989 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.
 DECRETO 1321 DE 1989 IMPUESTO IVA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La asamblea general de accionistas está conformada por 5 accionistas, quienes aportan
bienes y efectivo a la empresa en partes iguales, es decir que la aportación es del 20% cada
uno.
El personal clave de la empresa de la cual se espera su total cooperación para poder llevar a
cabo el trabajo de auditoria al rubro propiedad planta y equipo es la siguiente.
NOMBRE FUNCION
Robert Alejandro vallejo Gerente general
Andrés Figueroa Gerente de compras
Alexandra Rosero Gerente financiero
Carlos Villareal Contador general
Mario Benítez Auxiliar de contabilidad

ENFOQUE DE LA AUDITORIA
ALCANCE
El propósito es examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad Planta y
Equipo de la compañía están debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus
condiciones de la empresa SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S por el periodo del 01 de
Enero al 31 de Diciembre del 2017.
IMPORTANCIA RELATIVA Y UMBRAL DE DIFERENCIA DE AUDITORIA
Para la auditoria hemos determinado la importancia relativa del 2% sobre el monto total de
la `propiedad planta y equipo al 31 de diciembre del 2017 el monto de la importancia
relativa (IR) determinada asciende a $ $1.468.000 la IR representa el monto máximo
que planeamos aceptar como error no corregido a nivel de la propiedad planta y equipo en
su conjunto.
Para el umbral se ha fijado en un 1% sobre el monto total de la propiedad planta y equipo a
31 de diciembre de 2017, el umbral determinado es de $ 734,000 esta cantidad

PT: MPA 3/4

11
representa el monto por debajo del cual consideramos que los ajustes de auditoria no tienen
importancia.

PRUEBAS DE CONTROL
El conocimiento de control interno se realizara por medio de cuestionario para probar la
eficacia operativa de los controles planta y equipo se realizara por medio del muestreo
aleatorio sistemático tomando diez muestras por adiciones y por bajos.
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
Para llevar a cabo las pruebas sustantivas analíticas se buscara respuestas aquellas
diferencias que sobrepasen la importancia relativa planeada en este caso para revisión
analítica preliminar. Así mismo se analizara la cuenta de mantenimiento y mejoras en el
estado de resultados para buscar la presencia de gastos que a nuestro parecer ameriten ser
capitalizados como parte de los activos fijos para el caso de las pruebas de detalle se
inspeccionara la documentación soporté de un 70% de las adiciones y bajas de propiedad
planta y equipo 01 de enero a 31 de diciembre 2017, realizando una inspección física sobre
las adiciones que salgan adicionadas. También se tiene planeado realizar un cálculo global
de depreciaciones la cual se comparara contra lo registrado en los resultados de la empresa
para comprobar la razonabilidad de estas
PERIODO A REVISAR
Según se determinó en la propuesta de servicios profesionales de auditoria externa para el
rubro propiedad planta y equipo el trabajo a realizar será por el periodo 01 de enero a 31 de
diciembre de 2017
PERSONAL DE AUDITORIA QUE PARTICIPARA EN EL TRABAJO
Para llevar a cabo la auditoría al rubro de propiedad, planta y equipo de la empresa
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S., el equipo de auditoría estará conformado por las
siguientes personas:
NOMBRE INICIALES PUESTO
Angie Bolaños AB Socio a cargo
Oscar Mallama OM Socio asesor
Carlos Hernández CH Gerente de auditoria
Maritza Leiton ML senior
Claudia Charfuelan CC Asistente
Leidy Yandun LY asistente

PT: MPA 4/4

12
El equipo de trabajo asignado a la auditoria de la propiedad, planta y equipo cuenta con la
experiencia suficiente en el área en la que opera el cliente. Además ha recibido
entrenamiento relacionado con las Normas Internacionales de Información Financiera y las
Normas Internacionales de Auditoría. La función del socio asesor es verificar que el trabajo
realizado cumpla con los requerimientos de calidad.
HONORARIOS PROFESIONALES
Los honorarios profesionales por la realización del trabajo de auditoría al rubro de
propiedad, planta y equipo ascienden a $ 20.000.000 (IVA incluido) determinados de la
forma siguiente:
NOMBRE HORAS TARIFA POR TOTAL
INVERTIDAS HORA
Socio a cargo 10 $618.000 $6.180.000
Socio asesor 5 $1.030.000 $5.150.000
Gerente de auditoria 15 $412.000 $6.180.000
Senior 20 $67.250 $1.345.000
Asistentes 35 $32.714 $1.145.000
Total honorarios 85 $20.000.000

TIEMPO ESTIMADO PARA REALIZAR LA AUDITORÍA

De acuerdo a la estimación de horas invertidas, la auditoría al rubro de propiedad, planta y
equipo se llevará a cabo en 15 días hábiles en las oficinas de SURTIDORA UNIVERSAL
S.A.S. El inicio de nuestra auditoría al rubro de propiedad, planta y equipo de
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S, iniciará a partir del día 10 del mes de junio de 2018.
INFORMES A ENTREGAR
Como parte de nuestra revisión se estaría entregando a la empresa el día 25 de junio de
2018 lo siguiente:
 Nuestro Dictamen de auditoría sobre el rubro de Propiedad, Planta y Equipo.
 El rubro de Propiedad, Planta y Equipo auditado y las notas reveladoras a dicho
rubro.
 Una carta de observaciones y sugerencias para el mejoramiento de los
procedimientos de contabilidad y controles internos relacionados con el rubro de
propiedad, planta y equipo.
Realizado por - Fecha: Maritza Leiton / Sénior - 01/06/2018
Supervisado por - Fecha: Carlos Hernández/ Gerente de Auditoría – 01/06/2018
Aprobado por - Fecha: Angie Bolaños / Socio – 03/06/2018

Referencia Técnica: NIA 300

SURTIDORA UNIVERSAL SAS PT BG
BALANCE GENERAL

13
 A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
CUENTAS POR COBRAR SOCIOS $ 20.000.000
CLIENTES $ 40.000.000
CAJA $ 50.000.000
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES $ 110.000.000
ACTIVO NO CORRIENTE
TERRENOS $ 30.000.000
EDIFICIOS E INSTALACIONES $ 10.000.000
MOBILIARIO Y EQUIPO $ 8.000.000
VEHICULOS $ 20.000.000
EQUIPO DE COMPUTO $ 15.000.000
DEPRECIACION ACUMULADA -$ 9.600.000
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE $ 73.400.000
TOTAL ACTIVOS $ 183.400.000
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR $ 50.000.000
IMPTO DE RENTA $ 25.000.000
PROVEEDORES $ 23.000.000
TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 98.000.000
PASIVO NO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS LP $ 15.000.000
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE $ 15.000.000
TOTAL PASIVO $ 113.000.000
PATRIMONIO
UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS $ 8.400.000
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 15.000.000
RESERVA $ 10.000.000
CAPITAL SOCIAL $ 37.000.000
TOTAL PATRIMONIO $ 70.400.000
TOTAL PASIVO+ PATRIMONIO $ 183.400.000

REALIZADO POR: Carlos Villareal Gerente general

Fecha: 25/01/18
APROVADO POR: Alexandra rosero Gerente financiero
Fecha: 27/01/18

14
 SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S PT IR
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO hecho por: ML fecha:15/06/17
revisado
IMPORTANCIA RELATIVA por: AB fecha:16/06/17
a 31 de diciembre de 2017

CALCULO IMPORTANCIA RELATIVA

total propiedad planta y equipo al 31 de diciembre de 2017 $83.000.000

total depreciación acumulada a 31/12/17 -$9.600.000
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NETO $73.400.000

porcentaje implementado por la firma para determinar la IR 2%

importancia relativa $1.468.000

MONTO ERROR LIMETE ACEPTADO

propiedad planta y equipo $73.400.000

porcentaje implementado por la firma mínimo 1%

monto de error aceptado $734.000

observaciones:
1. cuando se proceda a realizar el análisis de variaciones se investigara aquellas que superen el monto de
la importancia relativa, sin embargo para las revisiones sustantivas de adiciones y bajas se decide verificar
un 70% de estas por cada elemento de propiedad planta y equipo, debido a que son pocas las adiciones
que superan la importancia relativa con lo cual consideramos no quedaríamos satisfechos para dar
una opinión sobre dicho rubro.

2. se procederá a proponer ajustes por aquellas deficiencias que sobre pasen el monto mínimo de error
aceptable por las otras que sean menor, se reportaran únicamente como recomendaciones en la carta a la
gerencia.

15
 SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S PT D
hecho
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO por: ML fecha:15/06/17

revisado
CEDULA ANALITICA por: AB fecha:16/06/17
a 31 de diciembre de 2017

SALDO A
31/12/17 AJUSTES SALDO A 31/12/17
SEGÚN
NOMBRE DEL PASIVO REF CONTABILIDAD REF DEBE REF HABER REF SEGÚN AUDITORIA
CONTRATOS
EDUCACION BG $30.000.000 $30.000.000
edificios e
instalaciones BG $10.000.000 √ $10.000.000
mobiliario y equipo BG $8.000.000 $8.000.000
vehículo BG $20.000.000 $20.000.000
equipo de
computación BG $15.000.000 D-2 $300.000 $15.300.000
total $83.000.000 $83.300.000

DEPRECIACION
ACUMULADA BG
Terrenos BG -$2.000.000 -$2.000.000
edificios e
instalaciones BG -$1.000.000 -$1.000.000
mobiliario y equipo BG -$1.600.000 -$1.600.000
vehículo BG -$2.000.000 -$2.000.000
equipo de
computación BG -$3.000.000 D-2 -$ 60.000 -$3.060.000
-$9.600.000 ¥ -$9.660.000

CONCLUSION
con base en el resultado de nuestras pruebas de auditoria efectuadas según NIA aplicables y
en nuestra evaluación
del control interno opinamos que las cifras mostradas en la cedula sumaria "D" son
razonables al 31/12/2017
en relación con los saldos según auditoria.

16
 SURTIDORA UNIVERSAL SAS
PLANEACION DE LOS PROSEDIMIENTOS DE AUDITORÍA P.T. D-1 1/1
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Hecho Por ML Fecha: 15/05/18
Al 31 de diciembre 2017
Revisado Por CH Fecha: 16/05/18

Procedimientos Hecho por Referencia

OBJETIVOS

CC, LY PT:CC
PT: MPA
Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en
los estados financieros.

Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre CC, LY PT:CC

PT: MPA
cualquiera de estos activos.

Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las LY PT:CC

PT: MPA
normas existentes
Establecer la existencia física de los activos fijos CC PT:CC
PT: MPA

Determinar si la depreciación del período es razonable LY PT:CC

PT: MPA

Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron hechos LY PT:CC

PT: MPA
correctamente
Verificar que los bienes retirados, abandonados, fuera de servicio o CC PT:CC
PT: MPA
dados de baja, hayan sido adecuadamente eliminados de las cuentas de
activos fijos
PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Realizar pruebas sobre los saldos iniciales cómo es requerido por la LY, CC PT: MPA

NIA 510 para primeras auditorias.

2. Verificar que el monto total del auxiliar de propiedad, planta y equipo CC PT: MPA

registrado al 31 de diciembre de 2017, cuadre con el monto total

registrado en el balance de esta misma fecha.
3. Realizar movimientos de activos fijos del 01 de enero al 31 de CC PT: MPA

diciembre de 2017 y comprobar estos saldos con los estados financieros

a esta fecha
4. Efectuar análisis comparativo de los saldos de propiedad, planta y LY PT: MPA

equipo registrados a 31 de diciembre de 2016 contra el 31 de diciembre

de 2017 explicando las variaciones.

17
 SURTIDORA UNIVERSAL SAS.
P.T. D-2
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Fecha:
CÉDULA DE AJUSTES Hecho Por ML
15/05/18
Fecha:
Al 31 de diciembre 2017 Revisado Por AB, CH
16/05/18

REF. DEBE REF. HABER REF.

1
D Equipo de computación $ 300.000 D

Mantenimientos y Mejoras $300.000

OBSERVACIÓN:
Los ajustes fueron comunicados al Gerente Financiero y a la Gerente General quienes
comentaron
estar de acuerdo por lo que se procedió a ajustar las cuentas de propiedad, planta y
equipo y las
Cuentas de gasto respectivas.

18
 SURTIDORA UNIVERSAL SAS. P.T. D -3 ½
Fecha:
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Hecho Por ML
23/06/18
Fecha:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Revisado Por CH
24/06/18
Al 31 de diciembre 2017
No
ORGANIZACION SI NO
Aplica
Comentario

La empresa tiene definidas las políticas

en cuanto a la depreciación, adiciones,  
retiros, castigos de su PPYE?
Existen políticas que garanticen la
seguridad, preservación y protección de 
la PPYE (pólizas de seguros)?
La organización cuenta con software
adecuados para el objeto social de la 

compañía debidamente legalizados?
Existen políticas definidas para la baja

de activos fijos?
CONTROL INTERNO
Existen políticas en cuanto:
Adquisiciones, transferencias, baja de 
bienes, registro contable?
¿Para los terrenos e inmuebles que se
observados
poseen existe: títulos de propiedad,  físicamente
declaración de pagos de impuestos.?
¿Las adquisiciones de la Propiedad,
planta y equipo estan incluidas en el 
presupuesto de inversión.?
REGISTRO Y CONTROL
¿Cuenta la entidad con registros

auxiliares adecuados?
¿Los registros auxiliares se concilian
periódicamente con el saldo total de 
PPYE?
¿En la propiedad, planta y equipo se
registran correctamente los costos, 
depreciación y ajustes?
¿En el auxiliar de propiedad, planta y
equipo especifica: costos, localización,

fecha de adquisición, vida útil, mejoras y
adiciones?

19
 SURTIDORA UNIVERSAL SAS P.T. D -3 2/2
Fecha:
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Hecho Por ML
23/06/18
Revisado Fecha:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CH
Por 24/06/18
Al 31 de diciembre 2017
Control Interno SI NO No Aplica Comentario

¿Se practica periódicamente


inventario físico?
¿Los bienes poseen número de

identificación?
¿Son los registros efectuados por
funcionarios distintos de aquello que

tienen a su cargo la propiedad planta
y equipo?
¿La persona que registra
contablemente una bajas es diferente 
a la que da de baja del libro auxiliar?
CUSTODIA
¿Los documentos que soportan los
registros de la propiedad, planta y

equipo están: custodiados, protegidos
adecuadamente?

¿Para la conservación y protección

de la propiedad, planta y equipo

existen: instalaciones adecuadas,
medidas de seguridad?

RESPONSABILIDADES

¿Existen tarjetas de responsabilidad? 

¿Existen funcionarios que autoricen

la baja de un activo fijo


NOTA:
Este cuestionario fue contestado por Alexandra Rosero quien se desempeña como Gerente
Financiero de SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S

20
 P.T.
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S
D - 4 1/3

NARRATIVA DE ACTIVOS FIJOS

Fecha:
Al 31 de diciembre 2017 Hecho Por ML 23/06/2017
Revisado Fecha:
CH 24/06/2017
Por

COMPRENDER LOS SUBPROCESOS

Subprocesos:
Adquisición de Activos Fijos
Depreciación de Activos Fijos
Bajas del Activo Fijo
Administración de los Activos Fijos
Mantenimiento de los registros y/o del Archivo Maestro de los Activos Fijos

OBJETIVOS:

Conocer los procedimientos relacionados con la propiedad, planta y equipo que ha implementado la
compañía para llevar a cabo cada uno de los sub-procesos.

1. ADICIONES DE ACTIVOS FIJOS

Para conocer este subproceso nos entrevistamos con Andrés Figueroa quien desempeña el cargo de
Gerente de Compras quien nos comentó lo siguiente:

Según nos indicó, el proceso inicia cuando el Jefe de algún departamento manifiesta la necesidad
de que se realice una compra de algún activo fijo, para lo cual llena la respectiva “requisición de
orden de compra”, la cual se encuentra pre numerada y debe ser firmada por el solicitante. Después
que ha sido llenada y firmada, se hace llegar al asistente de compras quien luego la envía al
Gerente de Compras para analizar si procede o no la compra de dicho bien. Nos comentó que para
las compras de un activo según las políticas, los rangos para aprobación son los siguientes:

Compras de $100.000 a $1.000.000 son aprobadas por el Gerente de Compras y por el

Gerente Financiero
Compras de $1.000.000 a $5.000.000 son aprobadas por el Gerente General y el Gerente
Financiero
Compras mayores a $5.000.000.00 deben ser aprobadas por el consejo de
administración de la compañía debiendo quedar escrito por medio de una acta.

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 P.T.
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S
D - 4 2/3

NARRATIVA DE ACTIVOS FIJOS

Fecha:
Al 31 de diciembre 2017 Hecho Por ML 23/06/2017
Revisado Fecha:
CH 24/06/2017
Por
También nos comentó que las adiciones de activos fijos deben estar presupuestadas. En caso
contrario, si surgiera, deberá aprobarse si la compra de un bien urge y no se encuentra
presupuestada, por el consejo de administración. Si la compra no es de urgencia y no está
presupuestada, se incluye dentro del presupuesto para el próximo año.
Una vez que una compra ha sido aprobada proceden enviar cotizaciones a 3 proveedores de los
cuales se tiene conocimiento que ofrecen el activo que se necesita. Cuando se recibe las
cotizaciones de los proveedores, el Gerente Financiero junto al Gerente de Compras analiza cual
oferta conviene más. Luego que se deciden por un proveedor proceden a emitir la orden de
compra las cuales se encuentran pre numeradas y deben estar firmadas por las personas con
atributos para autorizar compras y se envía la orden de compra al proveedor.

Cuando el bien es entregado por el proveedor este es recibido en recepción por el Gerente de
Compras y por la persona que solicitó el bien momento en el cual verifican que el activo sea el
que hayan solicitado. Asimismo el Gerente de Compras verifica que la factura emitida por el
proveedor corresponda a la Orden de compra en cuanto a cantidad y a la descripción de los
productos solicitados. Si estas no coinciden el bien no se recibe hasta que el proveedor corrija la
factura y/o traigan el activo fijo que originalmente se habían requerido.

Una vez que se recibe el bien es entregado a la persona que lo había solicitado y la factura
emitida por el proveedor es enviada al departamento de contabilidad donde proceden a hacer el
registro contable del activo fijo Adquisición de Activos Fijos. El auxiliar de contabilidad envía
copia de la factura al departamento de tesorería. Donde se procede a emitir el cheque con el cual
se pagará al proveedor. El pago al proveedor se realiza los días jueves de cada semana y son
entregados en recepción. Los cheques pueden ser autorizados por el Gerente General, el
Gerente Financiero y la Gerente de Tesorería, necesitando como mínimo 2 firmas, siendo una
de estas en cualquier caso obligatoria la firma de la Gerente General.

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 P.T.
SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S
D - 4 3/3

NARRATIVA DE ACTIVOS FIJOS

Fecha:
Al 31 de diciembre 2017 Hecho Por ML 23/06/2017
Revisado Fecha:
CH 24/06/2017
Por

2. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Para conocer sobre las depreciaciones de los activos fijos nos entrevistamos con Contador General
quien nos comentó lo siguiente:
La compañía empieza a depreciar los activos fijos desde el día en que estos son instalados y se
encuentran listos para ser utilizados, tal y como aparece en el auxiliar de activos fijos ya que la
fecha que ahí aparece es la fecha de instalación.

3. BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Sobre el proceso de bajas de activos fijos, nos entrevistamos con el Gerente Financiero de la
empresa quien nos comentó lo siguiente: Las bajas de activo en la empresa pueden darse por venta
de un activo, por remplazo de una activo nuevo por uno viejo o bien ya sea porque este se ha
dejado de usar.
Para darle de baja a un activo es necesario que exista una autorización por el Gerente General y
cuando se trata de equipo de computación, esta deberá estar firmado también por el Gerente de
Informática después de realizar el diagnóstico y determinar que el equipo de cómputo se
encuentra inservible. Según indicó la autorización se realiza por una carta en la cual se explica el
motivo de la baja.

En contabilidad para darle de baja al bien, el asistente de contabilidad necesita tener la carta
donde se autoriza la baja, y si este fue vendido, también necesita tener a la vista la factura de la
venta. Luego de que ha obtenido dichos documentos, procede a realizar el registro contable.

4. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Según nos indicó el Gerente Financiero los bienes como equipo de computación, mobiliario y
equipo, son responsabilidad de los usuarios y el personal de seguridad registra a los empleados al
salir para verificar que ningún empleado haya extraído algún bien, sin embargo la compañía no ha
implementado el uso de tarjetas de responsabilidad.
Asimismo nos comentó que cuando es adquirido un activo fijo se le debe colocar un stiker con el
número de código, con el cual se identificara el activo fijo en el libro auxiliar de propiedad, planta
y equipo.

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 SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S P.T. D- 5 1/1

Fecha:
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Hecho Por LY
24/06/18
Fecha:
CÉDULA DE DEFICIENCIAS Revisado Por ML
24/06/18

Al 31 de diciembre 2017

DEFICIENCIA REF. RECOMENDACIÓN

01. La compañía no cuenta con

1. La implementación de tarjetas de responsabilidad y que se indique en
tarjetas de responsabilidad por
D-4 el auxiliar de propiedad, planta y equipo el usuario de los bienes
los empleados que hacen uso de
muebles.
activos fijos.

2. Practicar por lo menos una vez al año un inventario de sus activos

02. La compañía no ha
practicado ninguna vez un
inventario de activos fijos
fijos ya que de esta forma se asegura que los bienes que apareen en el
D-4
auxiliar de propiedad, planta y equipo realmente se encuentran dentro de
las instalaciones de la empresa y en uso.

03. La empresa no cuenta con un

3. Adquirir el programa con sus respectivas licencias legalizadas que
software adecuado para el D-3
ayude al desarrollo del objeto de la empresa y buen manejo de la misma
desarrollo del objeto social.

04. No se encontró pólizas que

garanticen la seguridad, 4 Adquirir póliza de seguro ya que es muy importante que el vehículo
D -3
prevención y protección de cuente con un tipo de seguridad.
PPYE (VEHICULO)

05. La compañía no envió

cotizaciones a los proveedores
5 siempre que se va a realizar una compra de cualquier tipo siempre se
tal como lo indica el manual de D- 4
envíen cotizaciones a por lo menos 3 proveedores.
procedimientos implementado
por la compañía

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 SURTIDORA UNIVERSAL S.A.S
P.T. D-6
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
ELECCIÓN MUESTRA ADICIONES Fecha:
Hecho Por LY
PARA PRUEBAS DE CONTROL 23/06/17
Fecha:
Al 31 de diciembre 2017 Revisado Por ML
23/06/17

SELECCIÓN DE LA MUESTRA
Para Verificación de procedimientos de control en adiciones
SOLUCIÓN:

Tamaño de la población 20
Número aleatorio inicial 2
Tamaño de la muestra 10
Intervalo selección =
2
Población/Tamaño de muestra

Valor
No. Tipo de Activo PS Trabajo Realizado
compra
1 ESCRITORIO DE MADERA $6.000.000
2 SILLAS DE MADERA $200.000
MOSTRADORES
3 METALICO $600.000 PS D-7

4 MESA DE CONFERENCIA $2.000.000 PS D-7

5 JUEGO DE SALA $1.500.000

6 COMPUTADOR HP $1.500.000 PS D-7

7 FOTOCOPIADORA CANON $1.900.000

8 IMPRESORA HP $440.000 PS D-7

9 TELEFONO ATT $180.000

10 AUTOMOVIL MAZDA 232 $20.000.000 PS D-7
ELEMENTOS DE ASEO Y
11 PROTECCION $1.800.000

12 PAPELERIA $700.000 PS D-7

13 INTERNET $330.000
PUNTOS DE ACCESOS A
14 RED INALÁMBRICA $80.000 PS D-7

15 SUPRESOR DE VOLTAJE $80.000

COMPUTADORA
16 PORTÁTIL TOSHIBA $920.000 PS D-7

CÁMARA DE SEGURIDAD
17 ENTRADA PRINCIPAL $200.000

18 SWITCH DE 36 PUERTOS $120.000 PS D-7

UNIDAD DE AIRE
19 ACONDICIONADO $340.000

20 LAMPARAS $7.700.000 PS D-7

Procedimiento Realizado: (Ref. Técnica NIA 530)

En este papel de trabajo se seleccionó las partidas a observar para lo cual se utilizó el muestreo aleatorio sistemático,
el cual consistió en dividir el total de la población entre el número de muestras (20/10 = 2 tomando como punto de
Partida el ítem número 2. El trabajo realizado a las partidas se encuentra en el papel de trabajo D - 7.

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 SURTIDORA UNIVERSAL SAS P.T D-7

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Hecho por LY Fecha:24/06/18

PRUEBA EFICACIA DE CONTROL DE ADICIONES Revisado por ML Fecha:24/06/18

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017

ATRIBUTOS
Valor de REF
No Nombre Activo compra . A B C D E F G H I J K L

n/ n/
MOSTRADORES METALICO $600.000
1 D-6    a  a   
  
n/ n/ 
MESA DE CONFERENCIA $2.000.000
2 D-6     a     a
 
n/ 
COMPUTADOR HP $1.500.000
3 D-6     a    
  
n/ n/ 
IMPRESORA HP $440.000
4 D-6     a    
 a 
$20.000.00 n/ 
AUTOMOVIL MAZDA 232
5 0 D-6     a    
  
n/ n/ 
PAPELERIA $700.000
6 D-6     a     a
 

PUNTOS DE ACCESOS A
$80.000 n/
n/ n/
RED INALÁMBRICA
7 D-6  a
  a     a
 
COMPUTADORA PORTÁTIL n/ n/ 
$920.000
8 TOSHIBA D-6     a     a
 
n/ 
SWITCH DE 36 PUERTOS $120.000
9 D-6     a    
  
n/ 
LAMPARAS $7.700.000
10 D-6     a    
  


A Requisición de O.C. firmada por el solicitante H Se registró contablemente la adición en periodo

B Constancias de cotizaciones enviada
C Orden de compra pre numerada
D O.C. firmada por personal con dichas atribuciones
E Autorizada mediante acta
F Constancia que se recibió
G O.C. coincide con factura emitida por el proveedor
Correspondiente.
I Se encuentra adicionada al auxiliar de activos fijos
J Adición observada físicamente
K Adición se encuentra etiquetada con código tal y
como aparece en auxiliar
L Monto pagado con cheque(s) es igual a la factura

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Procedimiento Realizado:

En este papel de trabajo se procedió a observar las muestras seleccionadas en el PT D - 6 para lo cual se
solicitó la documentación de soporte respectiva, en la cual verificamos que todas las adiciones hayan sido
aprobadas y que los mismos se encontraran físicamente y que la misma haya sido registrada contablemente y
en el libro auxiliar en la fecha que le correspondía. Asimismo comprobamos que los empleados estén
llevando acabo las actividades de control implementadas para la adquisición de un activo

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