SISTRADO

MANUAL DEL USUARIO

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

SisTraDo 0.3
Introducción

El sistema Tramite Documentario “SisTraDo 0.3”, es una aplicación desarrollada para

efectuar el registro, control y seguimiento detallado y estricto de todos los expedientes que
se procesan en la institución, tanto externos como internos.

El presente documento constituye una guía práctica para que los usuarios accedan a los
servicios del SisTrado en las mejores condiciones, que les permita navegar ya acceder a los
registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad.

El sistema está diseñado en un entorno grafico permitiendo un manejo fácil y amigable al

usuario.

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 Concepción del Sistema

La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera:

Expediente por Recibir: Son aquellos expedientes que han sido derivados de una oficina a
otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados por esta última. Una vez recibidos
estos expedientes pasan a estar en el estado de Expediente en Proceso.

Expedientes en Proceso: Todos aquellos expedientes que se encuentran registrados y/o

recibidos en una dependencia u oficina y están en la espera de ser atendidos.

Expedientes Archivados: Los expedientes que ya se han atendido y por tanto han pasado
a ser archivados.

Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es
decir controla cuales y cuantos son los expedientes que un usuario u oficina tiene en
proceso, por recibir y archivados.

Gestión Documental Nacional

 La Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General – indica que el

proceso de gestión documentario, comprende de las siguientes frases:

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Para el uso del SISTRADO la municipalidad Distrital de Paucartambo debe de emitir una
resolución en el que Dispone a partir del mes de Setiembre del 2012, el uso exclusivo y
vinculante del sistema de Tramite Documentario – SISTRADO, en las unidades orgánicas de
la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PAUCARTAMBO

GESTION DE DOCUMENTOS EXTERNOS:

GESTION DE DOCUMENTOS INTERNOS:

Características Del Sistrado

 CONSULTAS POR NUMERO DE EXPEDIENTE:

 OBVIA EL USO DEL CUADERNO DE CARGO:

 CORRELATIVOS AUTOMATICOS (POR TIPO Y DEPENDENCIA):
 RELACIONA DOCUMENTOS.
 EXPEDIENTE: CONJUNTO DE DOCUMENTOS, REFERENTES A UN MISMO CASO.

MANUAL DEL USUARIO

APLICATIVO PRINCIPAL:
1) Para iniciar el sistema hacer doble clic en el icono ubicado en el escritorio:

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 OFICINAS – ACCESO DIRECTO

2) Se abrirá la ventana:

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 3) El programa reportara si la conexión con el servidor fue correcta para ello saldrá el
siguiente mensaje:

4) A este mensaje dar aceptar y nos mostrara la ventana de acceso al sistema.

5) Introducir el USUARIO, la CLAVE y el AÑO, las cuales serán provistas por el

Administrador de la base de datos (Posteriormente hacer click en el botón check):
Ejemplo:

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 6) Inmediatamente le mostrara la pantalla principal de nuestro sistema.

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 1.- BUSCAR
DOCUMENTOS 2.- MIS
DOCUMENTOS 11.- CERRAR
SISTEMA
3.- DATOS DEL USUARIO

5.- REGISTRAR NUEVO

DOCUMENTO (INTERNO)
EXPEDIENTE NUEVO

4.- REGISTRAR NUEVO

DOCUMENTO
(INTERNO) 7.- REGISTRAR DOCUMENTO
EXPEDIENTE (EXTERNO)
EXISTENTE CON EXPEDIENTE EXISTENTE

6.- REGISTRAR DOCUMENTO

(EXTERNO)
CON EXPEDIENTE EXISTENTE

9.- DOCUMENTOS
EN PROCESO

8.- DOCUMENTOS 10.- DOCUMENTOS

POR RECIBIR ARCHIVADOS

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1. BUSCAR DOCUMENTO.- Esta opción es usada para buscar un documento por el
número de EXPEDIENTE.
I. Al dar click en la opción BUSCAR, se abrirá la siguiente ventana (ver imagen), en ella
se deberá introducir el número de expediente.

Ejemplo:

II. Posteriormente dar click en el botón buscar, en el cual nos mostrara una ventana
con todos los documentos contenidos por el Expediente.

Ejemplo:
DAR CLICK EN EL BOTON (+) PARA VER RECORRIDO

III. Al dar click al BOTON (+): Indicara el estado del recorrido, el estado del documento,
la oficina que ha recorrido, la fecha y nombre del responsable.

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2. REGISTRAR NUEVO DOCUMENTO.- Esta opción es usada para registrar nuevos
documentos que serán enviados a diversas oficinas, ya sea con (Expediente existente,
Expediente nuevo interno, Expediente interno y/o Externo).

 Al dar click en la opción NUEVO, se abrirá la siguiente ventana (ver imagen), en ellas
nos muestra cuatro opciones.

2.2. REGISTRAR 2.3. REGISTRAR 2.4. REGISTRAR DOCUMENTO

DOCUMENTO CON DOCUMENTO CON CON EXPEDIENTE NUEVO
EXPEDIENTE NUEVO EXPEDIENTE INTERNO EXTERNO
EXISTENTE EXISTENTE
2.1. REGISTRAR
DOCUMENTO CON
EXPEDIENTE
EXISTENTE

2.1. Esta es quizá la opción más usada dentro del uso del SISTRADO, ya que permite
registrar un documento que va estar dentro de un expediente existente (o en
respuesta a un documento con expediente existente).
 Dar click en la primera opción y nos mostrara la siguiente ventana (ver imagen),
aparecerá un mensaje de atención, simplemente cerramos.

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 INGRESAR EXPEDIENTE
EXISTENTE DESLIZAR

INGRESAR ORIGEN:
INTERNO/PERSONAL
SELECCIONE TIPO
DE DOCUMENTO

INGRESAR EL NUMERO DE FOLIOS

SELECCIONE EL (HOJAS), EN CASO DE QUE SEA
ESTADO ENVIADO CON UN FOLDER
ADICIONAL (+) RELLENAR EN EL
ESPACIO VACIO

SELECCIONAR LA OFICINA A
ENVIAR (SI SE DESEA ENVIAR A
MAS DE UNA OFICINA
SELECCIONAR LOS DEMAS
ESPACIOS UBICADOS DEBAJO DEL
MISMO)

 Para terminar dar click en la opción GUARDAR, ubicada en la esquina superior

derecha de la ventana.

NOTA: Si se desea registrar un INFORME DE CONFORMIDAD, no olvide rellenar (el

número de RUC, apellidos y nombres, finalmente el monto).

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 2.2. 0Esta opción te permite registrar un documento con EXPEDIENTE nuevo interno.

SELECCIONE TIPO
DE DOCUMENTO
INGRESAR
ASUNTO INGRESAR EL NUMERO DE FOLIOS
(HOJAS), EN CASO DE QUE SEA
ENVIADO CON UN FOLDER
ADICIONAL (+) RELLENAR EN EL
ESPACIO VACIO

SELECCIONAR EL
ESTADO SELECCIONAR LA OFICINA A
ENVIAR (SI SE DESEA ENVIAR A
MAS DE UNA OFICINA
SELECCIONAR LOS DEMAS
ESPACIOS UBICADOS DEBAJO DEL
MISMO)

 Para terminar dar click en la opción REGISTRAR, ubicada en la esquina superior

derecha de la ventana.

 Para poder elaborar un REQUERIMIENTO, se sigue los siguientes pasos:

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 1. Elegir el origen en este caso INTERNO.
2. En el tipo de documento seleccionar REQUERIMIENTO.
3. Automáticamente al seleccionar esta opción nos mostrara la siguiente ventana
(ver imagen). Seleccionar la denominación ya sea ACTIVIDAD o CONTRATACION
DE PERSONAL, para la mayoría de los casos seleccionar ACTIVIDAD.

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 SELECCIONAR LA
DENOMINACION

SELECCIONAR EL OBJETO PARA

ESTE CASO SELECCIONAR BIENES
O SERVICIOS

REALICE UNA DESCRIPCIÓN

BREVE DEL SUSTENTO DEL
REQUERIMIENTO
SELECCIONE EL NUMERO DE
META

4. Una vez rellenado los campos principales dar CLICK PARA INSERTAR ITEMS.

5. Aquí Podremos introducir los bienes que requerimos (ver imagen).

 Descripción: ingresar los bienes.
 Unidad de medida: Seleccionar la unidad de medida relacionado con la descripción.
 Cantidad: Ingresar la cantidad requerida

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 UNA VEZ RELLENADO LOS
CAMPOS DAR CLICK EN EL
BOTON INSERTAR

SELECCIONANDO ESTE BOTON PODREMOS

Modificar LOS ITEMS INSERTADOS

ESTA OPCION NOS SIRVE

PARA ELIMINAR, LOS ITEMS
INGRESADOS

6. Para actualizar los datos ingresados se cerrara la ventana automáticamente, si desea

introducir más Ítems solo seleccione el botón. y podras ingresar
mas bienes de las cuales requieres. Finalmente cerramos las ventanas luego de
REGISTRAR nuestro requerimiento.
7. Para poder imprimir nuestro requerimiento ingresamos a MIS DOCUMENTOS,
seleccionamos el boton REQUERIMIENTOS, aquí nos mostrara la siguiente ventana (ver
imagen).
2. DAR CLICK EN LA OPCION VISTA PREVIA

3. SI DESEAS PUEDES EDITAR, EL

1. SELECCIONAR EL
REQUERIMIENTO
REQUERIMIENTO

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 8. En esta ventana podemos visualizar el formato de nuestro requerimiento.

FINALMENTE HACEMOS
CLICK EN IMPRIMIR

NOTA: Una vez registrado nuestro REQUERIMIENTO, está ya se encuentra en la

oficina de destino es decir en la SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS.

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 2.3. Esta opción es utilizada para recepcionar documentos externos pero con contenido
de un expediente externo.

INGRESAR EL EXPEDIENTE
ÚNICO DEL DOCUMENTO
EXTERNO

INSERTAR LA INSTITUCION
Y EL REPRESENTANTE DE
LA MISMA

# DE DOCUMENTO SELECCIONAR EL TIPO

DE DOCUMENTO

INGRESAR EL NUMERO DE FOLIOS

(HOJAS), EN CASO DE QUE SEA
INGREASAR ASUNTO ENVIADO CON UN FOLDER ADICIONAL
(+) RELLENAR EN EL ESPACIO VACIO

SELECCIONAR LA OFICINA A
ENVIAR (EL RESPONSABLE Y
SELECCIONAR EL ESTADO CARGO SE GENERAN
AUTOMATICAMENTE AL
SELECCIONAR EL DESTINO DEL
DOC.)

 Para terminar dar click en GUARDAR, ubicada en la esquina superior derecha de

la ventana.

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 2.4. Esta opción es utilizada para recepcionar documentos externos.

INGRESAR LA INSTITUCION Y LA
# DE DOCUMENTO PERSONA QUE LA REPRESENTA

SELECCIONE EL TIPO DE
DOCUMENTO

INGRESAR EL
ASUNTO SESELECCIONE EL ESTADO

INGRESAR EL NUMERO DE FOLIOS

SELECCIONAR LA OFICINA A ENVIAR (EL (HOJAS), EN CASO DE QUE SEA
RESPONSABLE Y CARGO SE GENERAN ENVIADO CON UN FOLDER ADICIONAL
AUTOMATICAMENTE AL SELECCIONAR (+) RELLENAR EN EL ESPACIO VACIO
EL DESTINO DEL DOC.)

 Para terminar dar click en GUARDAR, ubicada en la esquina superior derecha de la

ventana.

3. DOCUMENTOS POR RECIBIR.- Este panel muestra todos los documentos que son
derivados a tu oficina y que están POR RECIBIR es decir que aún no han sido
Recepcionados. (Ver imagen).
 Si deseamos cambiar de estado es decir pasar de POR RECIBIR a EN PROCESO,
seleccionamos el documento y dar click en el botón RECEPCIONAR.

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  Aparecerá la siguiente ventana, seleccionamos el estado EN PROCESO y por ultimo
presionamos el botón GUARDAR.

4. DOCUMENTOS EN PROCESO.- Este panel muestra todos los documentos que se

encuentran en tu oficina y que están EN PROCESO, estos documentos están a la espera
de ser contestados con PROVEIDO, ser ARCHIVADOS, o ser ATENDIDOS con otros

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 documentos haciendo uso de la opción REGISTRAR, como anteriormente se dio a
conocer.

4.1. SELECCIONE EL
BOTON DERIVAR
(PROVEIDO)

4.2. SELECCIONAR EL
BOTON ARCHIVAR

4.3. SELECCIONAR EL
BOTON IMPRIMIR

4.4. SELECCIONAR EL
BOTON IMPRIMIR
REPORTES EN
PROCESO

4.1. Si deseamos enviar un documento con proveído seleccionamos el botón DERIVAR.

SELECCIONAR EL ESTADO

SELECCIONAR LA OFICINA A
ENVIAR (EL RESPONSABLE Y
CARGO SE GENERAN
AUTOMATICAMENTE AL
INGRESE EL PROVEIDO SELECCIONAR EL DESTINO
DEL DOC.)

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  Para terminar dar click en GUARDAR.

4.2. Si deseamos archivar un documento seleccione el botón ARCHIVAR.

ELEJIR SERIE
DOCUMENTAL A

4.3. Imprime reporte de todo el proceso.

REPORTE DE TODO EL
PROCESO

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 4.4. Si deseamos imprimir documentos recepcionados en una fecha determinada
seleccione imprimir reportes de proceso.

SELECCIONE GENERAR SELECCIONE DIA Y MES

5. DOCUMENTOS ARCHIVADOS.- Este panel muestra todos los documentos que son
ARCHIVADOS en tu oficina.

5.1. SELECCIONE AÑADIR

5.2. SELECCIONE VER

DOCUMENTOS

5.3. SELECCIONE
IMPRIMIR

5.4. SELECCIONE
IMPRIMIR ENTREGA DE
CARGO

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 5.1. Para añadir una serie documental a archivar seleccione

5.2. Para poder ver documentos archivados seleccione

5.3. Permite ver documentos dentro del archivador para imprimir seleccione el botón

5.4. Imprimir entrega de cargo

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6. MIS DOCUMENTOS.- Aquí se encuentra nuestro PANEL DE ARCHIVOS EMITIDOS: El cual
nos facilita en la Administración de todos nuestros documentos emitidos, para asi poder
mantener el orden.

7. CAMBIAR CLAVE.- Esta opción permite cambiar la clave de usuario por motivo de
seguridad.

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8. CERRAR SISTEMA.- Esta opción permite salir del sistema.

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