Ventajas de guardar archivos en digital

Cuando comenzamos a ver el archivo digital de documentos como un sustituto del papel, y cuando tenemos
claro que podemos prescindir totalmente de los archivos físicos manteniendo exclusivamente archivos
digitales, es cuando empezamos a ver todas las posibilidades que se abren ante nosotros.
1 – Normalización de archivos
El archivo digital de documentos convierte toda la heterogeneidad de papeles que llegan cada día a nuestra
empresa (facturas, tickets, hojas de gasto) en una base de datos estructurada y homogénea.

2 – Ahorro de espacio, material y recursos

El archivo digital puede remplazar por completo al archivo físico.

3 – Ahorro de tiempo, incremento de eficiencia

Las búsquedas de papeles pueden llevar mucho tiempo, incluso en un archivo bien organizado.

4 – Eliminación de riesgos legales

Como hemos visto, la certeza de tener el archivo bajo control y gestionado a través de una base de datos
elimina la posibilidad de perder documentos.
5 – Acceso inmediato y concurrente a la documentación
Cuando mantenemos un archivo físico de documentos, existe la posibilidad de que varias personas
necesiten acceder al mismo papel en el mismo momento.

6 – Integración con el sistema de contabilidad

Sólo la imaginación puede poner límites a las posibilidades del archivo digital, que permite incluso la
validación de facturas o notas de gasto de forma remota y sin transporte de papel para su firma. La mayoría
de sistemas de información económica modernos están preparados para ello.

7 – Mejora de la sostenibilidad ambiental

Desde hace mucho tiempo y cada vez en mayor medida, la sostenibilidad medioambiental de las empresas
ha pasado a ser, además de un principio esencial de funcionamiento, un argumento de ventas que mejora
nuestra imagen frente al exterior.

Ventajas de archivar físicamente

Por con la tecnología que contamos hoy en día es complicado pensar que tenemos muchas ventajas en
guardar físicamente por lo tanto la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria
para su actividad de negocio, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico,
resolución del problema de localización de documentos. También facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente.
Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,
fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, seguridad y fiabilidad de la información y documentos
de gran valor para la organización.
Desventajas
Cuando un sistema de archivo se hace por área de empresa la desventaja es que la información no está
consolidada en una sola parte, en cada dependencia hay una persona para el manejo del archivo o no hay
nadie.
Se pierde tiempo y se debe contactar a varias personas para obtener la información.