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E-Collaboration

Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

Whitepaper

Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael Pertek, Markus Koller

namics ag, 3. Dezember 2008

namics ag

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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

3. Dezember 2008

Seite 2

Übersicht

1 Abkürzungsverzeichnis

5

2 Zusammenfassung

6

3 Einleitung – Was ist E-Collaboration?

7

4 Nutzen und mögliche Gefahren

14

5 E-Collaboration-Module

20

6 Marktübersicht: E-Collaboration-Systeme

46

7 Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen

49

8 Fazit

57

9 Unternehmen und Dienstleistungen

58

10 Literaturverzeichnis

60

und Dienstleistungen 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Dienstleistungen 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Dienstleistungen 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Dienstleistungen 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Dienstleistungen 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 3

Inhaltsverzeichnis

1

Abkürzungsverzeichnis

5

2

Zusammenfassung

6

3

Einleitung – Was ist E-Collaboration?

7

3.1

Definition

8

3.2

Warum E-Collaboration?

8

3.3

E-Collaboration: Von gestern bis heute

11

4

Nutzen und mögliche Gefahren

14

4.1

Erwarteter Nutzen

14

4.2

Mögliche Gefahren?

17

5

E-Collaboration-Module

20

5.1

Erste Generation: Basis-Module

20

5.1.1

E-Mail

20

5.1.2

Kalender

22

5.1.3

VoIP/Telefon

23

5.2

Zweite Generation: Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt

25

5.2.1

Instant Messaging

25

5.2.2

Presence Awareness

26

5.2.3

Dokumentenmanagement

28

5.2.4

Projektmanagement-Tools

29

5.2.5

Desktop Sharing, Whiteboards und Online Meetings

30

5.3

Dritte Generation: Social Software und Web 2.0

32

5.3.1

Tagging, Tag-Clouds und weitere

32

5.3.2

Wikis

35

5.3.3

Blogs

38

5.3.4

Social Bookmarking

39

5.3.5

Profile und Social Networking

41

5.3.6

RSS-Feeds (Reader)

44

6

Marktübersicht: E-Collaboration-Systeme

46

6.1

Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server 2007

46

6.2

IBM: Lotus Quickr/Connections

47

6.2.1

Sonstige Anbieter: Open Source

48

7

Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen

49

Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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Seite 4

7.1

Strategie

50

7.2

Anforderungsanalyse

51

7.3

Fachkonzept

55

8

Fazit

57

9

Unternehmen und Dienstleistungen

58

9.1

Unternehmensinformation zu namics

58

10

Literaturverzeichnis

60

zu namics 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zu namics 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zu namics 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zu namics 58 10 Literaturverzeichnis 60 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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1

Abkürzungsverzeichnis

CTI

Computer Telephony Integration

DM

Dokumentenmanagement

GUI

Graphical User Interface

IM

Instant Messaging

KKK (CCC)

Kommunikation, Koordination, Kooperation

(Communication, Coordination, Cooperation)

PA

Presence Awareness

PM

Projektmanagement

RSS

Really Simple Syndication

SWOT-Analyse

Strengths, Weaknesses, Opportunities und

Threats-Analyse

VoIP

Voice over IP

WYSIWYG

What You See Is What You Get

Voice over IP WYSIWYG What You See Is What You Get 2008 namics ag Martin Hornstein,
Voice over IP WYSIWYG What You See Is What You Get 2008 namics ag Martin Hornstein,
Voice over IP WYSIWYG What You See Is What You Get 2008 namics ag Martin Hornstein,
Voice over IP WYSIWYG What You See Is What You Get 2008 namics ag Martin Hornstein,
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2

Zusammenfassung

In der heutigen Wissensgesellschaft wird die Kommunikation,

Koordination und Kooperation (KKK 1 , =E-Collaboration) zwischen

Mitarbeitern, immer wichtiger. Addiert man den Aspekt der Komplexität

von Projekten hinzu, liegt die Notwendigkeit von professionellen E-

Collaboration-Systemen, welche die Menschen in der Zusammenarbeit

unterstützen, auf der Hand. Nur mit Hilfe von Software, die KKK

unterstützt, werden die steigenden Anforderungen im Bezug auf

Effektivität und wirtschaftliche Effizienz erfüllt.

Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit den heutigen Modulen der E-

Collaboration, erklärt, welche Gefahren und Möglichkeiten in der E-

Collaboration stecken, stellt aktuelle Anbieter vor und liefert eine

Einführungsmethodik in drei Phasen: von der Strategie zur

Anforderungsanalyse bis hin zur Konzeption eines E-Collaboration-

Systems.

1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995)

1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 7

3 Einleitung – Was ist E-Collaboration?

Ziel der E-Collaboration ist es, mit Hilfe von webbasierten Informations-

und Kommunikationslösungen kollaborationsintensive Prozesse zu

optimieren. Der Schwerpunkt dieser Systeme liegt dabei auf denjenigen

Prozessen, an denen viele Personen gemeinsam arbeiten und somit ein

hohes Mass an Kommunikation erfordern.

Dynamisches Intranet

Die zuvor statischen Intranets mit fixem Inhalt werden durch den Einsatz von E-Collaboration- Werkzeugen zunehmend zu Zusammenarbeits- Plattformen für die Mitarbeiter und entwickeln sich dadurch dezentral dynamisch vom statischen Intranet zum „Intra- Workspace“.

E-Collaboration-Tools werden heute zunehmend in die

Unternehmensintranets und Mitarbeiterportale eingebunden. Damit ebnen

sie den Weg für die bis dato meist statischen Plattformen mit allgemeinen

Informationen hin zu dynamischen Intranets, die nicht als einfache Informationsplattformen, sondern als Arbeitsinstrumente für die

Zusammenarbeit von Mitarbeitern benutzt werden. Das zukünftige

Intranet ist also kein Intranet im herkömmlichen Sinne mehr, sondern wird

in Zukunft der „Intra-Workspace“ für jeden Mitarbeiter sein. Diese Idee

erinnert gleichzeitig wieder an das schon etwas ältere Thema „Knowledge Management“, nur dass es diesmal durch die Existenz von

adäquater Kollaborationssoftware auch eine reale Chance gibt, die

theoretischen Ansätze in die Praxis umzusetzen. Insbesondere das

zentrale Thema der „Externalisierung von implizitem Wissen“ 2 wird mit

den neuen E-Collaboration-Tools stärker in den Fokus gerückt.

Diese neue Transparenz von implizit vorhandenem Wissen könnte in

einem solchen zukünftigen Intra-Workspace besser denn je gewährleistet

sein, da die Verteilung des Wissens und der Zugang zu diesem Wissen im

Unternehmen bei Zuhilfenahme von E-Collaboration-Tools im Mittelpunkt

steht. Dieser neue Workspace besteht heute aus Werkzeugen, welche

schon seit längerem im privaten Einsatz sind und nun ihren Weg in die

Geschäftswelt finden, getreu dem Slogan: „Business follows private use“.

2 Vgl. (I. Nonaka, 1997)

follows private use“. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
follows private use“. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
follows private use“. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
follows private use“. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
follows private use“. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 8

3.1 Definition

Nach der Auswertung mehrerer Definitionen in Büchern, Zeitschriften und

Webseiten ist die folgende Definition von Sieber wohl die treffendste:

„Als E-Collaboration-Anwendungen bezeichnen wir die Gesamtheit

aller Informations- und Kommunikationssysteme, die zur Steigerung

der Produktivität in der Teamarbeit geeignet sind. Nutzen Teams

derartige Anwendungen, so betreiben sie E-Collaboration (…).“ 3

Im Vergleich dazu haben Teufel, Sauter, Mühlherr und Bauknecht bereits

im Jahr 1995 das Forschungsgebiet 4 rund um die heutige E-Collaboration

so definiert, dass „(…) Individuen in Arbeitsgruppen oder Teams

zusammenarbeiten und wie sie dabei durch Informations- und

Kommunikationstechnologie unterstützt werden können (…)“, um „(…) die

Effektivität und Effizienz der Gruppenarbeit zu erhöhen“ 5 .

Im Zentrum dieser beiden Definitionen steht also damals wie heute die

Teamarbeit, welche durch E-Collaboration produktiver gestaltet werden

soll.

3.2 Warum E-Collaboration?

Diese berechtigte Frage stellen sich nicht nur Unternehmen. Im Zuge

seiner Dissertation hat Daniel Stoller-Schai 6 diese Fragestellung

aufgenommen und die Antwort in vier Blöcke unterteilt, wobei diese das

Potential hervorheben, welches in E-Collaboration steckt (1.), die Fakten

der heutigen Wissensgesellschaft aufzeigen (2.), die Notwendigkeit von

E-Collaboration erklären (3.) und die Konsequenzen dieser Abfolge

darlegen (4.).

3 (Sieber, 2006 S. 7).

4 Das Forschungsgebiet trägt den Namen „Computer Supported Cooperative Work“ (CSCW). Mehr dazu siehe (Teufel, et al., 1995).

5

(Teufel, et al., 1995 S. 17).

6

Vgl. (Stoller-Schai, 2003 S. 5ff).

 

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Seite 9

Kommunikationsmittel schaffen 3. Dezember 2008 Seite 9 Warum E-Collaboration Aufgrund der örtlichen

Warum E-Collaboration

Aufgrund der örtlichen

Trennung von Mitarbeitern

und komplexer,

kollaborationsintensiver

Prozesse wird E-

Collaboration immer

wichtiger.

Abbildung 1: Warum E-Collaboration? 7

Um die Frage des „Warum“ zu beantworten, sticht aus der Abbildung die folgende Feststellung heraus (3.1): „Komplexität erfordert

Kollaboration 8 “. Je grösser das Projekt bzw. die Firma ist, desto

wichtiger ist es zu kommunizieren: Eine kleine Firma mit fünf Mitarbeitern

hat kaum Probleme, effektiv und effizient auf direktem 9 Wege zu

kommunizieren. Jeder weiss ziemlich genau was der andere weiss und

kann. Um der Informationsdivergenz bei einer steigender Anzahl von

Mitarbeitern entgegenzutreten können E-Collaboration-Instrumente eingesetzt werden, welche es erlauben, die Produktivität auf hohem

Niveau zu halten. Tritt eine örtliche Trennung der Mitarbeiter aufgrund z.B.

der Unternehmensgrösse oder unterschiedlicher Standorte ein, wird die

Kommunikation über das Web bzw. Internet (Telefon und E-Mail) noch

wichtiger. E-Collaboration soll die angesprochene direkte Kommunikation

nicht ersetzen, sondern eine Möglichkeit bieten, so gut wie möglich

(effizient hinsichtlich der Zeit und Kosten und effektiv hinsichtlich der

Kommunikation) über Distanzen zu kommunizieren.

7 Vgl. (Stoller-Schai, 2003 S. 5).

8 Im Kontext dieser Arbeit wird folgender Zusammenhang zwischen Kollaboration und E- Collaboration gesehen: Die Notwendigkeit der Kollaboration mündet in der heutigen Zeit in der E-Collaboration mit Hilfe computergestützter (webbasierter) Kollaborationslösungen.

9 Hierbei ist eine Besprechung „face-to-face“ gemeint, also ohne E-Collaboration-Hilfsmittel. 2008 namics ag
9
Hierbei ist eine Besprechung „face-to-face“ gemeint, also ohne E-Collaboration-Hilfsmittel.
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Seite 10

Nachfolgend sollen zwei Diagramme an konkreten Beispielen die

wachsende Notwendigkeit von E-Collaboration nach bestimmten Kriterien

zeigen:

von E-Collaboration nach bestimmten Kriterien zeigen: Abbildung 2: Beispielhafte Indikatoren für den Einsatz von
von E-Collaboration nach bestimmten Kriterien zeigen: Abbildung 2: Beispielhafte Indikatoren für den Einsatz von

Abbildung 2: Beispielhafte Indikatoren für den Einsatz von E-

Collaboration- Werkzeugen

Die beiden gezeigten Grafiken zeigen typische Faktoren wie Flugkosten

und Anzahl Niederlassungen, welche für E-Collaboration relevant sind.

Kombiniert man nun die Flugkosten mit der Anzahl der Projekte in einem

Graphen, werden ab einem bestimmten Punkt E-Collaboration-

Werkzeuge allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll.

allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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3.3 E-Collaboration: Von gestern bis heute

Um eine einfachere Übersicht über die E-Collaboration-Werkzeuge zu

ermöglichen, ist es sinnvoll, diese in drei Generationen zu unterteilen:

Die erste Generation der Kollaborationswerkzeuge bestand aus E-Mail,

Telefon sowie dem Kalender, die schon seit langem im Einsatz sind.

Diese begründeten zwar die Anfänge der E-Collaboration, wurden jedoch

zu dieser Zeit noch nicht unter diesem Überbegriff zusammengefasst.

Drei Generationen

1. E-Mail, Telefon und Kalender

2. Instant Messaging,

DMS und

Projektmanagement

3. Web 2.0, Social Software Komponenten

In der zweiten Generation nahm man sich Werkzeuge zur Hilfe, die

bereits teilweise im privaten Bereich benutzt wurden: Instant Messaging

(Chat) zur Ad-hoc-Kommunikation, Presence Awareness (Information

darüber, ob die Kollegen verfügbar sind), Dokumentenmanagement-

Systeme (DMS) zur Sicherung und Bereitstellung von Daten,

Projektmanagement-Tools zur Vorbereitung, Planung und Durchführung

von Projekten, Desktop Sharing, um anderen Benutzern Dinge auf dem

eigenen Bildschirm präsentieren zu können, sowie Whiteboards, die das

gemeinsame Arbeiten an Dokumenten durch Text-, Kommentier-,

Highlighting- und andere Editierungstools online ermöglichen. Viele dieser

Werkzeuge der ersten beiden Generationen werden heute bereits

erfolgreich in Unternehmen eingesetzt, und haben sich bewährt.

Die dritte Generation bietet nicht nur neue Werkzeuge, sondern auch

ganz neue Ansätze der Arbeits- und Denkweise bezüglich Verbreitung

und Nutzung des Wissens und deren Potenzial innerhalb einer

Gemeinschaft (z.B. einer Firma). Wie auch schon in der vorigen

Generation, sind auch in dieser einige Werkzeuge vertreten, welche

bereits seit längerem im privaten Einsatz sind. Die hierzu vorhandenen

Werkzeuge werden unter dem Schlagwort „Social Software“ geführt.

Hierbei steht primär der soziale Aspekt im Mittelpunkt: Um Fragen zu

beantworten, Informationen zu finden oder auch Wissen transparenter zu

machen, sind alle gefragt, die thematisch etwas beisteuern können.

Vertreter dieser dritten Generation sind:

» Blogs und Wikis als Tagebuch respektive Wissensdatenbanken,

» Social Bookmarking – Erfassen, freies Verschlagworten und Publizieren

von eigenen Bookmarks,

» Social Networking – Aufbauen eines Netzwerks unter den Mitarbeitern mit

Profilen (analog zu z.B. Xing),

unter den Mitarbeitern mit Profilen (analog zu z.B. Xing), 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
unter den Mitarbeitern mit Profilen (analog zu z.B. Xing), 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
unter den Mitarbeitern mit Profilen (analog zu z.B. Xing), 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
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unter den Mitarbeitern mit Profilen (analog zu z.B. Xing), 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,

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» RSS-Reader, um sich automatisch über wichtige Änderungen informieren

lassen zu können, sowie

» Tags (Schlagworte, welche für jegliche Inhaltsobjekte wie z.B. für Bilder,

Word-Dokumente, Blogbeiträge, etc. frei – d.h. ohne Taxonomie –

vergeben werden können)

Hierzu ein Beispiel: Viele Unternehmen setzen mittlerweile

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ein, um ihre Daten strukturiert

für möglichst viele Mitarbeiter zugänglich zu machen. Dabei gibt es viele

Dokumente, an denen mehrere Personen miteinander arbeiten. Um aber

miteinander an einem Dokument arbeiten zu können, müssen diese

verschiedenen Personen Absprachen treffen, Aufgaben koordinieren und

Diskussionen führen, damit sie das gemeinsame Ziel möglichst effizient

erreichen können. Ein DMS bietet zwar einerseits die Möglichkeit zur

Ablage der Daten, unterstützt aber andererseits nicht die kollaborativen

Prozesse, die zur Erstellung und Bearbeitung der Daten notwendig sind.

Hier fehlte es bis dato an integrierten Lösungen mit E-Collaboration-Tools,

die die Menschen und deren individuelles Wissen so vernetzen, dass sie

ernsthaft miteinander arbeiten können, auch wenn sie physisch nicht im

selben Raum sitzen und sich direkt austauschen können.

Natürlich wurden die Instrumente der „älteren“ Generationen nicht durch

die neuen verdrängt, sondern alle Generationen ergänzen sich

gegenseitig. Die beste E-Collaboration-Lösung wird diejenige sein, die

alle vorhandenen Werkzeuge der drei Generationen möglichst optimal

ineinander verzahnt. Diese Integration wird sich aber nicht nur durch die

Integration

Wichtig bei einem guten E- Collaboration-System ist die starke Integration der einzelnen Module untereinander.

Werkzeuge der zweiten und dritten Generation ziehen, sondern auch

durch die der ersten. Gerade bei diesen akzeptierten Systemen der ersten

Generation – wie z.B. E-Mail und Kalender - ist es wichtig, eine gute

Integration von Werkzeugen der neueren Generationen zu schaffen, um

einen Grundstein für die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Werkzeuge zu

ermöglichen.

In der nachfolgenden Abbildung sollen alle genannten E-Collaboration-

Werkzeuge übersichtlich dargestellt werden:

Werkzeuge übersichtlich dargestellt werden: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Werkzeuge übersichtlich dargestellt werden: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Werkzeuge übersichtlich dargestellt werden: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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Seite 13

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 13 Abbildung 3: Aktuelle E-Collaboration-Werkzeuge Alle diese

Abbildung 3: Aktuelle E-Collaboration-Werkzeuge

Alle diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben.

diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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4 Nutzen und mögliche Gefahren

Wird die Einführung eines die tägliche Arbeit nachhaltig verändernden

Systems im Management einer Unternehmung diskutiert, sind mit

Sicherheit unter den Kriterien des „Für“ und „Wider“ neben dem

monetären Aspekt folgende zwei zentrale Fragen von Bedeutung:

- Welchen Nutzen versprechen wir uns mit der Einführung des E-

Collaboration-Systems?

- Welche Gefahren bestehen nach der Einführung des E-Collaboration-

Systems?

4.1 Erwarteter Nutzen

Stellt man sich eine Liste der zu erwartenden Vorteile zusammen, die

durch den Einsatz von E-Collaboration-Systemen ermöglicht werden,

stellt man sehr schnell fest, dass es zweifelsohne ein finanzielles

Kriterium gibt:

- Einsparung von Reisekosten durch die Nutzung von

Kommunikationsmitteln, und der daraus resultierende „Return on

Investment“ (ROI) durch die genannte Einsparung.

Nutzen

Neben der Einsparung von Reisekosten und einem guten ROI ermöglicht E- Collaboration u.a. optimierte und transparente Prozesse sowie ständige Weiterbildung.

Durch die Nutzung von Kommunikationsmitteln (Chats, Audio- und

Videokonferenzen, Whiteboards zur Koordinierung) als Ersatz von Reisen

ergibt sich ein beträchtliches Einsparungspotential: Durch heutige Video-

Conferencing-Systeme können z.B. Besprechungen in Ton und Bild in

guter Qualität abgehalten werden. Ist es also möglich, die Anzahl der

Reisen durch E-Collaboration-Werkzeuge zu verringern, kann die

Zeitspanne bis zum „Break Even“ attraktiv sein.

Neben diesen direkt messbaren Kriterien gibt es noch einige weitere

Verbesserungen, welche es durch den Einsatz von E-Collaboration-

Systemen gibt. Diese Verbesserungen zielen sehr stark auf die

kollaborationsintensiven Prozesse innerhalb des Unternehmens, die

Kultur im Unternehmen sowie den Unternehmenszusammenhalt ab. Als

Beispiel wird hierfür die Aufweichung der Problematiken in der „Principal-

Agent-Theorie“ oder auch „Agenturtheorie“ aufgeführt.

Agent-Theorie“ oder auch „Agenturtheorie“ aufgeführt. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Agent-Theorie“ oder auch „Agenturtheorie“ aufgeführt. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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Basis dieser Theorie ist die Annahme, dass alle Wirtschaftssubjekte in

Ihrer Entscheidungsfindung eingeschränkt sind und prinzipiell von einer

asymmetrischen (ungleichmässige) Informationsverteilung auszugehen ist

und sowohl Principal als auch Agent dies für individuelle Zwecke zu ihrem

Vorteil nutzen.

Principal-Agent-

Problematik

Durch E-Collaboration- Werkzeuge wird die

Principal-Agent-

Problematik aufgeweicht:

Offene Kommunikation verhindert Information

Hiding.

Offene Kommunikation verhindert Information Hiding. Ein Beispiel hierfür ist das klassische Arbeitsumfeld, in

Ein Beispiel hierfür ist das klassische Arbeitsumfeld, in dem der

Arbeitnehmer (Agent) sehr gut weiss, auf Grund welches Know-Hows

und Erfahrungswissen er für seinen Arbeitgeber und sein Umfeld

(Principal) besonders wichtig ist. Dieses nicht dokumentierte und physisch

nicht greifbare Wissen bringt ihm bei seiner Leistungserbringung einen

individuellen (Verhandlungs-) Vorteil gegenüber seinem Auftraggeber; er

bestimmt, in wie weit der Principal über seine individuelle Kompetenz

Kenntnis hat.

Hingegen verfügt der Auftraggeber und das Umfeld ebenfalls über

eigenes Know-How und attraktives Wissen, welches dem Agent per se

nicht frei zugänglich ist und somit oftmals zu einer

Informationsabschottung aus taktischen Gründen führt, um einen

Wissenshandel betreiben zu können. Die Principal-Agent-Theorie

versucht Auswege aus diesen Konflikten zu finden, um den

wirtschaftlichen Gesamtnutzen aller Beteiligten zu maximieren. Im

Hinblick auf diese asymmetrische Informationsverteilung ist somit eine

optimale Lösung für Problemstellungen immer mit hohen Kosten

(Agenturkosten 10 ) verbunden um diese Agenturprobleme zu minimieren,

10 Agenturkosten können sein:

zu minimieren, 1 0 Agenturkosten können sein: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zu minimieren, 1 0 Agenturkosten können sein: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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zu minimieren, 1 0 Agenturkosten können sein: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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d.h. alle Informationen gleichmässig und adäquat zur Verfügung zu

stellen.

Für beide Seiten wird dieses gezielte Zurückhalten von Information gemeinhin als „Information Hiding“ bezeichnet.

E-Collaboration löst diese Problematik nicht auf, hebt aber den

institutionalisierten Informationsaustausch auf ein spürbar höheres

Niveau, d.h. mehr und vor allem attraktives Wissen wird für alle

gleichermassen zugänglich gemacht und reduziert das Bedürfnis eigene

Wissensreservoirs geheim zu halten, oder Agenturkosten zu generieren.

Treibender Faktor bzw. Lösungsansatz hierfür ist die Unternehmenskultur,

welche diesen Austausch einerseits unternehmensweit lebt und honoriert

und andererseits die digitalen Mittel für eine einfache und effiziente

Collaboration zur Verfügung stellt.

Weitere Beispiele für Verbesserungen durch E-Collaboration sind:

-

Produktivitätserhöhung in Projekten durch bessere Kommunikation,

 

Koordination und Kooperation

 

-

Verbesserte Projektverwaltung: Erhöhte Kontrolle durch Transparenz

 

-

Informationen werden durch das Tagging von Objekten besser

gefunden

-

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da durch den Einsatz von z.B.

 

Wiki, Blogs und Foren ein neues Gefühl des Zusammenhalts durch

Mitsprache und offene Kommunikation entsteht

 

-

Die Wissensteilung wird durch E-Collaboration-Werkzeuge gefördert:

 

Man gelangt schneller an die Informationen, die man benötigt

Steuerungs- und Kontrollkosten zur Verringerung des Informationsdefizites seitens des Principals

Garantiekosten; sind die Aufwände des Agenten um aktiv und Informationsasymmetrien zu verringern (ohne institutionalisierte Werkzeuge)

Residualkosten; die Abweichung des erreichten Ergebnisses vom Idealzustand

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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

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Seite 17

- Ständige Fortbildung der Mitarbeiter durch die von Wiki und Blogs

gegebene Transparenz: Mitarbeiter werden dazu animiert, ihr Wissen

zu erweitern und zu teilen

- Durch die Analyse der komplexen, kollaborationsintensiven Prozesse

während der Einführung eines Systems können diese Prozesse

optimiert werden

- Ein Schwerpunkt wird auch auf Social Bookmarks, Social Networks

und Mitarbeiterprofile gesetzt: Experten und Expertisen (Inhalte) in

bestimmten Gebieten lassen sich schneller finden, was sich positiv

auf die Projektarbeit auswirkt

- Der Spass an der Arbeit durch neue, interessante Werkzeuge wird

Optimierungspotential

Mit Hilfe von E- Collaboration Werkzeugen wird die Kommunikation offener. Ständiges Lernen und eine höhere Zufriedenheit sind nur zwei der vielen Potentiale.

geweckt

Im Mittelpunkt dieser Verbesserungspotentiale steht natürlich die

Optimierung der betrieblichen Prozesse durch geeignetere

Kommunikationsmittel. Blogs, Wikis, Foren und Messaging-Systeme

runden die tägliche Arbeit durch deren geschickten Einsatz ab: Kurze

Rückfragen an den Kollegen werden schneller beantwortet, wenn diese in

Form einer kurzen Chat-Nachricht erstellt wird, anstatt in einer E-Mail-

Inbox zu landen. Handelt es sich um Zusammenfassungen oder längere

Schilderungen ist dagegen immer noch eine E-Mail das geeignetste Mittel

(im Falle der Kooperation mit anderen Mitarbeitern natürlich auch ein Blog

oder Forum).

Durch den Einsatz von E-Collaboration-Werkzeugen ergibt sich aber, wie

bei jeder Einführung neuer Werkzeuge, eine Einarbeitungszeit für die

Mitarbeiter. Diesen muss die Nutzung und der Mehrwert der neuen

Werkzeuge vermittelt werden.

4.2 Mögliche Gefahren?

Wie sich implizit aus der obigen Liste entnehmen lässt, erfordert der

effektive Einsatz von E-Collaboration-Systemen eine signifikante

Änderung sowohl der Unternehmenskultur als auch der individuellen

Arbeitsweise: Will man E-Collaboration wirklich in vollem Umfang nutzen,

ist eine Öffnung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens

notwendig. Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem

Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Diese beinhaltet z.B. auch ein Unternehmens-Blog, in dem 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

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Seite 18

praktische Erfahrungen, Tipps und allgemeine unternehmensrelevante

Themen unternehmensweit ausgetauscht werden. Die Mitarbeiter

tauschen aber nicht nur mit Hilfe von Blogs und Wikis ihre Erfahrungen,

sondern teilen z.B. auch „hot links“ des Internets/Intranets zu

entsprechenden Themen.

Dieser Schritt zur Öffnung der Kommunikation ist für ein Unternehmen

sowie auch der einzelnen Mitarbeiter nicht immer einfach: Neben der

allgemeinen Scheu vor Neuem laufen diese nun die scheinbare Gefahr,

das mühsam angeeignete Wissen mit anderen Mitarbeitern zu teilen und

sich somit „entbehrlicher“ zu machen (Stichwort: „Information Hiding“). Ist

ein solches „Gärtchen-Denken“ vorhanden, können E-Collaboration-Tools

helfen, diese Denkweise aufzuweichen oder sogar aufzubrechen. Aber

immer gilt: Ein Tool alleine löst keine Probleme. Fokussiert man sich auf

diese scheinbare Gefahr vergisst man, dass das Teilen des eigenen

Wissens auch wieder zurückgegeben wird: Letztendlich stützt sich jeder

Mensch auf gemachte Erfahrungen – seien es eigene oder fremde. Durch

die oftmals starke Vernetzung verschiedenster Themengebiete ist es oft

schwer, einen Überblick über das gesamte Gefüge zu erhalten, wenn

jeder sich nur in seinem eigenen Themengebiet bewegt. Hierbei greift die

offene Kommunikation der E-Collaboration: Gemachte Erfahrungen und

Tipps werden Kollegen verfügbar gemacht. Auf diese Weise schafft man

nicht nur einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes, sondern auch

für sich selbst. Man profitiert von anderen Menschen und steigert seinen

eigenen Wert im aktuellen Unternehmen sowie für potentielle zukünftige

Herausforderungen. Grundvoraussetzung ist, dass sich möglichst viele

Mitarbeiter daran beteiligen.

Gefahren?

Die klassischen Gefahren

für Mitarbeiter und

Management sind nicht so

gross wie oft befürchtet.

Neben diesen Befürchtungen der Mitarbeiter hat auch das Management

seine Bedenken hinsichtlich der Öffnung der Kommunikation: Ein

klassisches Beispiel wäre hierbei die Eskalation einer Diskussion

innerhalb eines Blog-Beitrages oder ein „an den Pranger stellen“ eines

Mitarbeiters. Diese scheinbaren Gefahren können z.B. dadurch verhindert

werden, dass ausgewählte Personen den Umgang in solchen Foren nach

der Einführung vorleben 11 . Als weitere wichtige Massnahme ist jeder

Kommentar eines Mitarbeiters sichtbar mit seinem Namen

11 Ein interessanter Artikel dazu ist in der November 2007-Ausgabe des Harvard Business Review mit dem Titel: „8 Ways to Build Collaborative Teams“ erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007)

erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

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Seite 19

gekennzeichnet. Somit ist ein anonymer Beitrag nicht möglich und man

steht mit seinem guten Namen für den erstellten Inhalt.

Nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern auch im Management besteht die

Befürchtung, dass zum einen wichtige Gespräche mit sensiblem Inhalt

dokumentiert werden können, oder auch oftmals sehr viel privat gechattet

wird. Durch eine entsprechende Verschlüsselung und Deaktivierung der

History-Funktion kann ersteres Bedenken ausgeräumt werden (wobei

man für sensible Gespräche typischerweise keinen Chat benutzt – ein

persönliches Gespräch ist sicherlich die bessere Lösung). Das zweite

Bedenken lässt sich letztendlich nicht ausräumen: Es finden definitiv auch

private Gespräche statt. Allerdings hat auch hier die Erfahrung gezeigt,

dass diese innerbetrieblichen Gespräche auf der einen Seite die

Mitarbeiter besser zu einem „Team“ formen und auf der anderen Seite

schweift das Gespräch nach einer gewissen Zeit wieder auf

geschäftsrelevante Themen zurück. Zudem noch einmal zur Erinnerung:

Innerhalb der Logik der E-Collaboration ist eine offene und rege

Kommunikationskultur gewollt.

Ein weiteres klassisches Bedenken ist, dass man früher die Erfahrung

gemacht hat, dass der Aufbau eines Intranets sehr mühsam ist und es

nach einer Weile einfach einschläft, da die Aktualität des Inhalts nach

einiger Zeit oft stark nachlässt. Diese Gefahr besteht bei einem „Intra-

Workspace“ nicht mehr, da der E-Collaboration-Gedanke jeden

Mitarbeiter animiert, selbst etwas beizutragen. Durch die Verteilung der

Last minimiert sich der Aufwand zur Erstellung von Inhalten und auch die

schwindende Aktualität der Inhalte kann somit eliminiert werden.

Letztendlich bleibt natürlich ein gewisses Restrisiko. Beispielsweise

müssen Offenheit und eine gewisse Umgangsart vorgelebt werden und

gepaart mit geschickten Einschränkungen und Transparenz der Autoren

einhergehen.

Aufgrund der starken Diversifikation in der Unternehmenslandschaft

(Branchen und Strukturen) sind die zu erwartenden Risiken und

Umsetzungsschwerpunkte sehr unterschiedlich. Hinsichtlich dieser

individuellen und unternehmensspezifischen Unterschiede, sollte vorab

eine ausführliche Analysephase und Vorgehensplanung erfolgen. Zudem

sieht ein E-Collaboration-Konzept für ein KMU mit 20 Mitarbeitern anders

aus als für multinationale Unternehmen.

Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 20

5

E-Collaboration-Module

Wie bereits eingangs vorgestellt, werden die heute vorhandenen Module

in die drei genannten Generationen unterteilt. Diese Module sollen in

diesem Kapitel vorgestellt werden. Die nachfolgenden Module werden

nicht auf Basis einer Software vorgestellt, sondern wurden mit Absicht

gemischt um einen breiteren Überblick zu erhalten. Ziel der E-

Collaboration-System Anbieter sollte es natürlich sein, diese Module in

einem Paket zu vereinen. Ein Anwendungsbeispiel soll zudem das

Verständnis zum Nutzen des jeweiligen Moduls fördern.

5.1

Erste Generation: Basis-Module

Die erste Generation besteht aus Werkzeugen, welche in Unternehmen

bereits standardmässig im Einsatz sind. Diese bestehen in erster Linie

aus einem E-Mail-Programm, aus einem Kalender sowie einem Telefon.

5.1.1

E-Mail

Ein E-Mail Programm ist heute nichts Neues mehr. Die bekannten

Funktionalitäten eines E-Mail Programms müssen sicher nicht mehr

genannt werden. Viel interessanter ist jedoch die Integration von E-

Collaboration-Funktionalitäten in diese bestehenden Features. Die

nachfolgende Abbildung zeigt IBM Lotus Notes 8 mit einer „Sidebar“, die

mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann.

die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 21

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 21 Abbildung 4: Lotus Notes 8: E-Mail Ansicht Die auf der

Abbildung 4: Lotus Notes 8: E-Mail Ansicht

Die auf der rechten Seite positionierte „Sidebar“ beinhaltet out-of-the-box

folgende Plugins:

- Sametime Contacts (Instant Messaging),

- Day-At-A-Glance (Kurzübersicht der wichtigsten Termine),

- Feeds (externe Daten übersichtlich anzeigen),

- Activities (ToDo’s für Einzelpersonen und Gruppen).

Die zusätzlichen Module (MyWidgets) in der Sidebar, können seit Lotus

Notes 8.01 selbständig z.B. durch Google Widgets erweitert werden und

ermöglichen somit noch mehr personifizierte Informationen in das

Programm zu integrieren.

Anstatt mit einem weiteren Fenster zur Verwaltung der Chat-Kontakte zu

arbeiten, kann nun mit Hilfe dieses Plugins Chats, Voice Chats und Video

Konferenzen gestartet werden.

Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 22

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 22 Abbildung 5: Sametime: Übersicht über Chat-Kontakte Die

Abbildung 5: Sametime: Übersicht über Chat-Kontakte

Die „Day-At-A-Glance“-Ansicht ermöglicht es, eine kleine, aber

übersichtliche Liste der für den aktuell gewählten Tag vorhandenen

Termine zu erhalten. Schreibt man z.B. gerade eine E-Mail oder arbeitet

in einem anderen Fenster von Lotus Notes, erhält man schnell und

bequem eine Übersicht über die anstehenden Termine durch die

Informationen in der ständig geöffneten Sidebar.

Anwendungsbeispiel

Versenden von Kurz-Nachrichten auf elektronischem Wege. Durch

entsprechende Verschlüsselung auch für sensible Daten geeignet.

5.1.2

Kalender

Der Kalender ist ein weiteres Herzstück der Basisapplikationen, mit denen

täglich gearbeitet wird. Auch hier macht die Integration mit anderen Tools

keinen Halt. Die Zusammenarbeit z.B. mit Hilfe von Gruppenkalendern ist

ein Ansatz, um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren.

um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 23

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 23 Abbildung 6: Microsoft Outlook 2007: Kalender-Ansicht Mit

Abbildung 6: Microsoft Outlook 2007: Kalender-Ansicht

Mit Hilfe der genannten Gruppenkalendern lassen sich Personen einer

Abteilung oder eines Projektes zu einer Gruppe zusammenfassen, um

eine schnellere Übersicht über die für die Gruppe relevanten Termine zu

erhalten.

Anwendungsbeispiel

Planung und Übersicht über eigene Termine. Zusätzlich können

Gruppenkalender erstellt werden und die Kalender anderer Personen zur

Planung eingesehen werden. Somit können z.B. Projektteams einfacher

koordiniert werden.

5.1.3

VoIP/Telefon

Voice over IP (VoIP) ist ein viel strapaziertes Thema und hat auch schon

seit längerer Zeit den privaten Bereich erobert. Anstatt über

Festnetzleitungen mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren,

mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren, 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren, 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren, 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren, 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren, 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 24

ermöglicht VoIP die Telefonie über das Internet durch höhere Bandbreiten

und entsprechende Angebote durch die Telefonanbieter.

Zusätzlich zu günstigen Gesprächen vom Festnetz via VoIP besteht die

Möglichkeit, kostenlos (meist von PC zu PC, jedoch gibt es auch VoIP-

Telefone) mit Hilfe eines Headsets in sehr guter Qualität zu telefonieren.

eines Headsets in sehr guter Qualität zu telefonieren. Abbildung 7: Skype 1 2 : Instant Messaging

Abbildung 7: Skype 12 : Instant Messaging

In diesem Bereich ist Skype eines der bekanntesten Tools, welches

neben dem Fokus auf IP-Telefonie auch simultane Videoübertragung und

Chatten ermöglicht.

IBM und Microsoft bieten im Rahmen von Sametime (IBM) und dem Live

Messenger (Microsoft) ebenfalls Tools zur Audio- und Videotelefonie

mittels VoIP an.

Anwendungsbeispiel

Günstiges/kostenloses Telefonieren über das Internet. Nutzung über

den PC sowie mit entsprechenden Telefonen auch ohne diesen

möglich. Ermöglicht eine bessere Qualität sowie einfache Kopplung von

Audio und Video.

12 http://www.skype.com

von Audio und Video. 1 2 http://www.skype.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
von Audio und Video. 1 2 http://www.skype.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
von Audio und Video. 1 2 http://www.skype.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
von Audio und Video. 1 2 http://www.skype.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
von Audio und Video. 1 2 http://www.skype.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

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Seite 25

5.2

Zweite Generation: Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt

Die nächste Generation der E-Collaboration-Werkzeuge steht unter dem

Credo der engeren und noch effizienteren Zusammenarbeit. Die durch E-

Mail, Kalender und Telefon erreichte virtuelle Zusammenarbeit wird durch

diese Generation von Werkzeugen weiter ergänzt und sehr gut erweitert.

Egal ob kurze Nachfragen an einen Kollegen mit Hilfe eines Chats gestellt

werden können oder man gemeinsam an Dokumenten arbeitet, die Tools

der zweiten Generation vereinfachen die tägliche Zusammenarbeit

erheblich.

5.2.1

Instant Messaging

Der vielleicht bekannteste Vertreter aus dem privaten Bereich ist wohl

Skype, mit dessen Programm man kostenlos mit anderen Mitarbeitern

unabhängig von deren Standort zu einer sehr guten Qualität telefonieren

kann (ein Screenshot wurde bereits im Abschnitt „Instant Messaging“

vorgestellt). Ein weiterer, stark verbreiteter Vertreter ist ICQ (von „I seek

you“):

stark verbreiteter Vertreter ist ICQ (von „I seek you“): Abbildung 8: ICQ 1 3 : Freies

Abbildung 8: ICQ 13 : Freies Instant Messaging-Programm

Anwendungsbeispiel

Ad hoc Nachfragen können über eine örtliche Trennung schnell gestellt

13 http://www.icq.com

Trennung schnell gestellt 1 3 http://www.icq.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Trennung schnell gestellt 1 3 http://www.icq.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Trennung schnell gestellt 1 3 http://www.icq.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Trennung schnell gestellt 1 3 http://www.icq.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Trennung schnell gestellt 1 3 http://www.icq.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 26

und beantwortet werden. Im Gegensatz zu E-Mail eine direktere

Kommunikationsmöglichkeit und mit der „Presence Awareness“-

Funktionalität ausgestattet.

Natürlich bieten z.B. Microsoft und IBM ihre eigenen integrierten Instant

Messaging Lösungen an. IBM’s Lösung nennt sich Sametime; Live

Messenger ist der Titel, unter dem die Applikation von Microsoft geführt

wird.

All diese Instant Messaging Programme bieten eine „Presence

Awareness“-Funktion an, welche im nachfolgenden Kapitel separat

beschrieben wird, da sich diese Funktionalität auch auf weitere Bereiche

ausserhalb des Instant Messaging ausdehnen lässt.

5.2.2 Presence Awareness

Der etwas unglückliche Name, der aus dem Englischen in das Deutsche

übernommen wurde, ist nicht wirklich sprechend. Letztendlich verbirgt

sich hinter „Presence Awareness“ die Funktionalität, überall wo Namen

von Mitarbeitern auf einer Webseite auftauchen (E-Mail, Kalender usw.),

darüber informiert zu werden, ob diese online, beschäftigt oder offline

sind.

zu werden, ob diese online, beschäftigt oder offline sind. Abbildung 9: Sametime: Presence Awareness Die Presence

Abbildung 9: Sametime: Presence Awareness

Die Presence Awareness wird meist über simple Icons dargestellt, welche

für den jeweiligen Status des Mitarbeiters stehen. In der nachfolgenden

Tabelle werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert:

werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden die Presence Awareness-Symbole von Skype erläutert: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 27

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 27 Abbildung 10: Presence Awareness Symbole Der jeweilige

Abbildung 10: Presence Awareness Symbole

Der jeweilige Status kann selbst eingestellt werden. Jedoch können die

drei Stati „Online“, „Away“ und „Not available“ auch automatisch durch

das Programm gesetzt werden lassen: Verlässt man den Rechner,

wechselt der Status nach ein paar Minuten auf „Away“ und später auf „Not

available“. Zusätzlich können in der Statusmessage weitere Informationen

z.B. über den aktuellen Aufenthaltsort vermittelt werden (siehe Abbildung

9).

Sinn und Zweck ist es, bei Rückfragen stets den aktuellen Aufenthaltsort

und die Verfügbarkeit im Falle von Fragen bzw. Anliegen informiert zu

sein. Es ist beispielsweise mit Lotus Notes in Kombination mit Sametime

möglich, den Presence Awareness Status durch die Software automatisch

auf „Do not disturb“ setzen zu lassen wenn im Kalender ein Meeting

eingetragen ist.

Anwendungsbeispiel

Möchte man einen Kollegen erreichen, ist es wichtig zu wissen, ob dieser

gerade erreichbar ist oder nicht. Die Presence Awareness sollte überall

dort gegeben sein, wo Namen von Mitarbeitern auf Webseiten oder in

Programmen angezeigt werden.

auf Webseiten oder in Programmen angezeigt werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
auf Webseiten oder in Programmen angezeigt werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
auf Webseiten oder in Programmen angezeigt werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
auf Webseiten oder in Programmen angezeigt werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
auf Webseiten oder in Programmen angezeigt werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 28

5.2.3

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement soll Dokumente versionssicher zentral zur

Verfügung stellen. Anstatt Dokumente auf dem eigenen Rechner zu

speichern und somit anderen Mitarbeitern unzugänglich zu machen

werden diese zentral abgelegt. Arbeiten mehrere Personen zusammen an

einem Dokument, kann es vorkommen, dass eine Änderung

vorgenommen wurde, die rückgängig gemacht werden soll. Hierbei hilft

die Versionierung weiter: „Checkt“ man ein Dokument „aus“ (das

Dokument wird auf den lokalen PC geladen, geöffnet und auf dem Server

zur Editierung gesperrt), wird beim „Einchecken“ (das Dokument wird

wieder zurück auf den Server kopiert und die Sperre wird aufgehoben)

eine jeweils neue Version des Dokuments angelegt.

eine jeweils neue Version des Dokuments angelegt. Abbildung 11: Microsoft SharePoint 2007: Document Library

Abbildung 11: Microsoft SharePoint 2007: Document Library

Zusätzlich können allgemein benötigte Dokumente als Vorlagen

(Templates) zur Verfügung gestellt werden. So können z.B. ständig

benötigte Rechnungsvorlagen immer aktuell aus dem

Dokumentenmanagement-System bezogen werden.

Neben dem Web-Zugang (Upload der Dokumente über den Browser)

können über einen dem Windows-Explorer ähnliches Tool

Ordnerstrukturen angelegt und Dateien hochgeladen werden.

Anwendungsbeispiel

angelegt und Dateien hochgeladen werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
angelegt und Dateien hochgeladen werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
angelegt und Dateien hochgeladen werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
angelegt und Dateien hochgeladen werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
angelegt und Dateien hochgeladen werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 29

Zentrale Speicherung von Dokumenten und Dateien zur versionssicheren

Bearbeitung durch mehrere Personen. Mit Hilfe von Workflows (z.B.

Dokumenten-Review) können Prozesse mit Hilfe von DMS abgebildet

werden.

5.2.4

Projektmanagement-Tools

Die Unterstützung zum Management von Projekten vereinigt viele

Komponenten in sich: Neben Dokumentenmanagement (um

projektbezogene Dokumente zugänglich zu machen) oder News-

Verteilung über neue Informationen zum Projekt gibt es auch oftmals eine

Kapazitäten- und Budgetplanung. Abgerundet werden diese Funktionen

durch Wissens- und Diskussionsplattformen wie Blogs, Foren und Wikis.

In der nachfolgenden Abbildung finden sich auch einige Komponenten

wieder, welche bereits vorgestellt wurden (Tasks, DMS, Kalender):

welche bereits vorgestellt wurden (Tasks, DMS, Kalender): Abbildung 12: Microsoft SharePoint 2007: Team Site Die in

Abbildung 12: Microsoft SharePoint 2007: Team Site

Die in der Abbildung gezeigte Team Site bietet out-of-the-box eine

Dokumenten-Library (Dokumentenmanagement), einen Team-Kalender,

Team-Tasks sowie eine Plattform für Diskussionen.

Zusätzlich zu diesen Features können weitere Funktionen durch

Customizing und Programmierung hinzugefügt werden.

Anwendungsbeispiel

und Programmierung hinzugefügt werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Programmierung hinzugefügt werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Programmierung hinzugefügt werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Programmierung hinzugefügt werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Programmierung hinzugefügt werden. Anwendungsbeispiel 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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3. Dezember 2008

Seite 30

Bei der Arbeit in (Projekt-)Teams wird ein zentraler Ort für die

projektbezogene Kommunikation, Koordination und Kooperation benötigt.

5.2.5 Desktop Sharing, Whiteboards und Online Meetings

Desktop Sharing ist schon seit geraumer Zeit Bestandteil der

kollaborativen Arbeit. Ziel ist es mit Hilfe von meist webbasierten

Applikationen über eine örtliche Trennung hinweg z.B. den lokalen

Desktop einer anderen Person zu zeigen. Ein häufiges Einsatzszenario ist

beispielsweise die Präsentation von PowerPoint Folien oder auch

Besprechung von Dokumenten, die nicht verschickt werden sollen.

Zusätzlich zum Desktop Sharing kann auch die Steuerung des Partner-

PCs für kurze Zeit übernommen werden, um Hilfestellung bei PC-

Problemen zu leisten.

werden, um Hilfestellung bei PC- Problemen zu leisten. Abbildung 13: Webex 1 4 : Desktop Sharing

Abbildung 13: Webex 14 : Desktop Sharing

Whiteboards stellen eine Erweiterung des Desktop Sharings bzw.

Document Sharings dar: Mit Hilfe von Schreibwerkzeugen können z.B.

14 http://www.webex.com

Schreibwerkzeugen können z.B. 1 4 http://www.webex.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Schreibwerkzeugen können z.B. 1 4 http://www.webex.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Schreibwerkzeugen können z.B. 1 4 http://www.webex.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Schreibwerkzeugen können z.B. 1 4 http://www.webex.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Schreibwerkzeugen können z.B. 1 4 http://www.webex.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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3. Dezember 2008

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Textpassagen annotiert, hervorgehoben oder auch Bilder hinzugefügt

werden. Somit kann ein Dokument besprochen und die entsprechenden

Ergebnisse für alle sichtbar und nachvollziehbar festgehalten werden.

Wie auch in anderen Bereichen bieten IBM und Microsoft ihre eigenen

Lösungen für diesen Bereich an: IBM Lotus Sametime und bei Microsoft

der Live Communications Server.

In Verbindung mit der Presence Awareness kann – im Sinne der

Integration der verschiedenen Komponenten untereinander – nach dem

Klick auf den Namen einer Person abhängig von dessen Verfügbarkeit

z.B. ein so genanntes Instant Meeting (das Online-Meeting wird sofort

gestartet und wird nicht geplant) gestartet werden.

sofort gestartet und wird nicht geplant) gestartet werden. Abbildung 14: Sametime: Start von anderen Tools aus

Abbildung 14: Sametime: Start von anderen Tools aus einem Chat heraus

Falls die beteiligten Personen während eines Chats merken, dass sie mit

Schreibmitteln nicht weiter kommen, können sie ein Voice Chat

(Kommunikation über ein Headset mit Hilfe von VoIP) starten. Sollte dies

nicht genügen können sie ein Instant Meeting beginnen und bei Bedarf

noch die Videoübertragung aktivieren.

Anwendungsbeispiel

Bei örtlicher Trennung kann eine Präsentation online gehalten werden.

Die Teilnehmer können zudem mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen das

Dokument gemeinsam bearbeiten.

Whiteboard-Funktionen das Dokument gemeinsam bearbeiten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Whiteboard-Funktionen das Dokument gemeinsam bearbeiten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Whiteboard-Funktionen das Dokument gemeinsam bearbeiten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Whiteboard-Funktionen das Dokument gemeinsam bearbeiten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Whiteboard-Funktionen das Dokument gemeinsam bearbeiten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 32

5.3

Dritte Generation: Social Software und Web 2.0

Die dritte Generation bietet nicht nur neue Werkzeuge, sondern auch

ganz neue Ansätze der Arbeits- und Denkweise bezüglich Verbreitung

und Nutzung des Wissens und deren Potenzial innerhalb einer

Gemeinschaft (z.B. einer Firma). Die hierzu vorhandenen Werkzeuge

werden unter dem Schlagwort „Social Software“ geführt. Hierbei steht der

soziale Aspekt im Mittelpunkt: Um Fragen zu beantworten, Informationen

zu finden oder auch Wissen transparenter zu machen, sind alle gefragt,

die etwas beisteuern können. Vertreter dieser dritten Generation sind z.B.

Blogs und Wikis als Tagebuch respektive Wissensdatenbank, Social

Bookmarking (Erfassen, Taggen und Publizieren von eigenen

Bookmarks), Social Networking (Aufbau eines Netzwerks unter den

Mitarbeitern (analog zu Xing) mit Profilen als Gelbe Seiten), RSS-Reader

(um sich automatisch über wichtige Änderungen informieren lassen zu

können), sowie Tags.

5.3.1

Tagging, Tag-Clouds und weitere

Tags sind grundsätzlich nichts anderes als Schlagworte. Im Gegensatz

zur automatischen oder im Rahmen einer Taxonomie vorgegebenen

„Verschlagwortung“ von Inhalten, sind die Benutzer aber beim Tagging dazu angehalten, Schlagworte selbst zu definieren. Dafür wird häufig –

als Gegensatz zur Taxonomie - der Begriff „Folksonomy“ verwendet. Die

Folksonomy hat u.a. den Vorteil, dass die Qualität der Schlagworte (und

somit die Qualität der Suchergebnisse nach dem Indexieren dieser

Schlagworte) steigt.

Bei der automatischen Verschlagwortung durch ein Computerprogramm

besteht das Problem, dass häufig vorkommende Worte nicht zwingend

ein gutes Merkmal für den Text sind. Worte, die nur wenige Male

vorkommen, können dabei umso wichtiger sein. Dies kann nur die Person

wissen, welche den Text verfasst hat. Ein kurzes Brainstorming nach dem

Schreiben des Textes, um entsprechende Tags zu finden reicht aus. Oft

sind drei Tags genug.

Bei der vorgegebenen Verschlagwortung wird dem Benutzer ein Set von

möglichen Schlagworten zur Auswahl vorgegeben. Diese Taxonomie

(vom System vorgegebene Kategorien) wurde zuvor meist von einem

zentralen Gremium definiert und schränkt die Wahl für den individuellen

Benutzer stark ein.

die Wahl für den individuellen Benutzer stark ein. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Wahl für den individuellen Benutzer stark ein. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Wahl für den individuellen Benutzer stark ein. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Wahl für den individuellen Benutzer stark ein. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Wahl für den individuellen Benutzer stark ein. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Tags haben innerhalb von E-Collaboration-Werkzeugen eine zentrale

Bedeutung, da sie überall verwendet werden können: z.B. für Bilder, alle

weiteren Arten von Dateien, Profile, Blog-Einträge und Kommentare, Wiki-

Seiten und vieles mehr (siehe hierzu Abbildung 15).

Wiki- Seiten und vieles mehr (siehe hierzu Abbildung 15). Abbildung 15: Verwendung von Tags in

Abbildung 15: Verwendung von Tags in E-Collaboration-Objekten

Sind ausreichend Tags z.B. in einem Wiki vorhanden, lässt sich ein

thematisches Stimmungsbild der Seite mit Hilfe einer Tag-Cloud

(Abbildung 16) bilden. Das System generiert die Tag-Cloud, in dem es die

vorhandenen Tags visuell darstellt: Je öfter ein Tag benutzt wurde, desto

grösser erscheint es in der Tag-Cloud. Klickt man auf einen solchen Tag,

gelangt man zu allen Beiträgen, welche mit diesem Tag versehen wurden.

Damit aber noch nicht genug: Wer hatte nicht schon einmal das Problem,

ein Stichwort zu einer Thematik zu wissen, jedoch nicht das Richtige? Mit

Hilfe von Tag-Clouds werden auch verwandte Tags angezeigt. Sucht man

z.B. nach dem Begriff „connections“, schlägt das System verwandte Tags

vor (siehe Abbildung 17).

schlägt das System verwandte Tags vor (siehe Abbildung 17). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
schlägt das System verwandte Tags vor (siehe Abbildung 17). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
schlägt das System verwandte Tags vor (siehe Abbildung 17). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
schlägt das System verwandte Tags vor (siehe Abbildung 17). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
schlägt das System verwandte Tags vor (siehe Abbildung 17). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,

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schaffen 3. Dezember 2008 Seite 34 Abbildung 16: IBM Lotus Connections: Tag-Cloud 1 5

Abbildung 16: IBM Lotus Connections:

Tag-Cloud 15

34 Abbildung 16: IBM Lotus Connections: Tag-Cloud 1 5 Abbildung 17: Lotus Connections: Associated tags Als

Abbildung 17: Lotus Connections:

Associated tags

Als weiteren Pluspunkt unterstützen Tags und deren Auswertung die

Suche nach Mitarbeitern aus relevanten Themengebieten. Beschäftigt

sich ein Kollege mit bestimmten Themengebieten, schreibt dieser auch

Texte dazu und vergibt dazu Tags. Klickt man auf den Tab „People“ erhält

man nun zum eingegebenen Suchbegriff (in der nachstehenden

Abbildung wurde nach „connections“ gesucht) eine Liste derjenigen

Personen, die diese Tags am häufigsten benutzt haben (und sich somit

am stärksten mit dem Thema beschäftigen).

Anwendungsbeispiel

Übersicht über das „thematische Stimmungsbild“ eines Bereiches. Durch

Suche nach einem Tag entsprechende Flexionen eines Worts sowie

Inhalte schneller gefunden werden. Sucht man nach einer Person, die für

einen bestimmten Themenbereich zuständig ist, findet man diese durch

die von der Person in ihren Beiträgen vergebenen Tags.

15 (IBM, 2008)

in ihren Beiträgen vergebenen Tags. 1 5 (IBM, 2008) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
in ihren Beiträgen vergebenen Tags. 1 5 (IBM, 2008) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
in ihren Beiträgen vergebenen Tags. 1 5 (IBM, 2008) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
in ihren Beiträgen vergebenen Tags. 1 5 (IBM, 2008) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
in ihren Beiträgen vergebenen Tags. 1 5 (IBM, 2008) 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,

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schaffen 3. Dezember 2008 Seite 35 Abbildung 18: Lotus Connections: Tag related people Diese

Abbildung 18: Lotus Connections: Tag related people

Diese Weiterentwicklungen haben den Anschein, nicht wirklich bedeutend

zu sein. Bedenkt man jedoch, dass nicht nur grosse Unternehmen damit

kämpfen, die Mitarbeiter und deren Wissen näher zusammen zu bringen,

ergibt sich eine ganz neue Perspektive: Personen mit bestimmten Skills

treten durch diesen neuen Ansatz aus der Masse heraus und weisen sich

selbst durch gute Beiträge als Spezialisten aus.

5.3.2

Wikis

Wikis dienen zur Dokumentation des Wissens innerhalb eines

Unternehmens. Jeder Mitarbeiter kann seinen Teil beitragen. Seien es

wissenswerte Dinge rund um das „daily business“ oder auch Tipps zu

speziellen Themen. Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl

Wikipedia:

Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl Wikipedia: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl Wikipedia: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl Wikipedia: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl Wikipedia: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Der bekannteste Vertreter eines Wikis ist wohl Wikipedia: 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

2008 namics ag

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schaffen 3. Dezember 2008 Seite 36 Abbildung 19: Wikipedia 1 6 : Übersichtsseite vom

Abbildung 19: Wikipedia 16 : Übersichtsseite vom 21.02.2008

19: Wikipedia 1 6 : Übersichtsseite vom 21.02.2008 Abbildung 20: Einsatz eines Wikis im businessrelevanten

Abbildung 20: Einsatz eines Wikis im businessrelevanten Kontext,

Beispiel namics ag

Hierfür legt ein Mitarbeiter eine neue Seite innerhalb des Wikis mit einer

Themenbeschreibung an. Mit Hilfe eines „What You See Is What You

Get“-Editors (WYSIWYG) können Texte innerhalb einer Webseite wie in

Word erfasst werden. Daher kommt auch die Bezeichnung dieser

Editoren: Man sieht nach der Formatierung sofort, wie der Text später

16 http://www.wikipedia.de

sofort, wie der Text später 1 6 http://www.wikipedia.de 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
sofort, wie der Text später 1 6 http://www.wikipedia.de 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
sofort, wie der Text später 1 6 http://www.wikipedia.de 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
sofort, wie der Text später 1 6 http://www.wikipedia.de 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
sofort, wie der Text später 1 6 http://www.wikipedia.de 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 37

aussieht 17 . Natürlich darf hierbei auch das Vergeben von Tags für die

erstellten Seiten nicht fehlen.

Vergeben von Tags für die erstellten Seiten nicht fehlen. Abbildung 21: Atlassian 1 8 Enterprise Wiki:

Abbildung 21: Atlassian 18 Enterprise Wiki: Neue Seite erstellen

Die zuvor erstellten Inhalte können aber nicht nur durch den Autor selbst

geändert werden: Jeder kann Veränderungen an den Inhalten

vornehmen, um diese zu verbessern oder zu aktualisieren. Dass dies

funktioniert stellt Wikipedia eindrucksvoll unter Beweis.

Ein Wiki ist also eine Wissensdatenbank, welche durch die Mitarbeit von

Menschen im Unternehmen lebt.

Anwendungsbeispiel

Das gemeinsame Arbeiten an z.B. Spezifikationen, Dokumentationen

oder auch einer Ideensammlung wird durch ein Wiki unterstützt.

Zusätzlich können auch „Best Practices“ dort hinterlegt werden und von

jeder Person weiterentwickelt werden.

17 Ein WYSIWYG-Editor ist nicht in allen Systemen vorhanden. Teilweise muss man HTML- ähnlichen Code benutzen, um den Text zu formatieren. Erst nach dem Speichern der Änderungen werden diese Formatierungen sichtbar.

18 http://www.atlassian.com

Formatierungen sichtbar. 1 8 http://www.atlassian.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Formatierungen sichtbar. 1 8 http://www.atlassian.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Formatierungen sichtbar. 1 8 http://www.atlassian.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Formatierungen sichtbar. 1 8 http://www.atlassian.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Formatierungen sichtbar. 1 8 http://www.atlassian.com 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 38

5.3.3

Blogs

Im E-Collaboration-Kontext lässt sich ein Weblog mit einer Art Tagebuch

oder Journal vergleichen. Fragen und tagesaktuelle Geschehen für die

Firma können hier publiziert werden. Oftmals beschäftigt sich ein Blog mit

einem speziellen Thema. Möchte man mehrere verschiedene Themen

unterbringen, ist es ratsam die Themen auf mehrere Blogs zu verteilen

(Beispiele: Interne News, Internet News, Brainstorming usw.). Diese Blogs

werden übersichtlich dargestellt, um eine bessere Übersicht zu erhalten

und nennen sich dann „Multiblogs“, da mehrere Blogs auf einer Seite

zusammen gefasst werden.

da mehrere Blogs auf einer Seite zusammen gefasst werden. Abbildung 22: Multiblog-Übersicht 1 9 Solch ein

Abbildung 22: Multiblog-Übersicht 19

Solch ein Blog hat das Ziel der informellen Unternehmenskommunikation.

Informationen und Wissenswertes können schnell und unkompliziert

kommuniziert werden.

Das Schreiben eines neuen „Blogposts“ unterscheidet sich kaum vom

Erstellen eines Wiki-Eintrags: Ein Thema sowie der entsprechende Text

werden z.B. mit Hilfe eines WYSIWYG-Editors eingegeben. Natürlich

dürfen die Tags für den Eintrag und die Kommentarfunktion ebenfalls

nicht fehlen.

19 Hinter den jeweiligen Posts ist die Anzahl der Kommentare zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben.

zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zum jeweiligen Thema in eckigen Klammern angegeben. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 39

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 39 Abbildung 23: Wordpress: Blog-Post schreiben Nach der

Abbildung 23: Wordpress: Blog-Post schreiben

Nach der Veröffentlichung kann jeder einen Kommentar zu diesem „Post“

abgeben und z.B. Verbesserungsvorschläge zum Thema machen.

Anwendungsbeispiel

Kommunikationsmedium für ein gesamtes Unternehmen zur

Informationsteilung. Interne News, Brainstorming oder Neuigkeiten nach

Themengebieten finden hier ihren Platz.

5.3.4 Social Bookmarking

Verknüpft man den Aspekt des „Social“ mit gewöhnlichen Bookmarks,

kommt etwas eher Ungewohntes dabei heraus: Die eigens angelegten

Bookmarks zu bestimmten Themen werden nicht mehr nur im Browser

lokal gespeichert, sondern werden der Gemeinschaft zur Verfügung

gestellt, indem die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert

werden.

die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
die Bookmarks in einem zentralen System gespeichert werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 40

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 40 Abbildung 24: del.icio.us 2 0 : Social Bookmarking Wird

Abbildung 24: del.icio.us 20 : Social Bookmarking

Wird ein solches Bookmark angelegt, kann dies natürlich auch „getagged“

werden, um es z.B. für die Suche besser auffindbar zu machen oder auch

aus diesen Tags eine Tag-Cloud erstellen zu können.

Der Nutzen der Social Bookmarks liegt darin, dass wichtige bzw.

wissenswerte Links für jeden verfügbar sind und nicht nur für einen

eingeschränkten Benutzerkreis. Analog zu einem Wiki soll mit Hilfe von

Social Bookmarks eine Art URL-Datenbank aufgebaut werden.

Die in IBM Lotus Connections beinhaltete Social Bookmarks-Komponente

„Dogear“ ist ein gutes Beispiel für Social Bookmarking im Enterprise-

Kontext. Bookmarks werden unternehmensweit zur Verfügung gestellt. Es

entsteht ein Kontext, in welchem die für die im Unternehmen arbeitenden

Personen die „wichtigsten“ Bookmarks ersichtlich sind, also quasi ein

Ausschnitt aus dem gesamten Internet, welcher die für das betreffende

Unternehmen wichtigsten Webpages und Websites beinhaltet.

20 http://www.del.icio.us

und Websites beinhaltet. 2 0 http://www.del.icio.us 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Websites beinhaltet. 2 0 http://www.del.icio.us 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Websites beinhaltet. 2 0 http://www.del.icio.us 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Websites beinhaltet. 2 0 http://www.del.icio.us 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
und Websites beinhaltet. 2 0 http://www.del.icio.us 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 41

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 41 Abbildung 25: IBM Lotus Connections: Dogear Einstiegsseite

Abbildung 25: IBM Lotus Connections: Dogear Einstiegsseite

Wie bereits vorgestellt ist hier auch eine Tag-Cloud verfügbar, um URL’s

schneller zu finden.

Anwendungsbeispiel

Wissenswerte Links nach Themengebieten werden nachvollziehbar

gespeichert. Jede Person kann darauf zugreifen und schnell die

Informationen finden, die benötigt werden. Durch das „Tagging“ von

Bookmarks werden diese schneller gefunden.

5.3.5 Profile und Social Networking

Mitarbeiter-Profile sollen im Unternehmen nicht mehr nur einfach die

Kontaktdaten des Mitarbeiters zur Verfügung stellen, sondern einiges

mehr leisten: Mit Hilfe der Presence Awareness und der Visualisierung

der Vernetzung des Mitarbeiters im Unternehmen sowie durch erweiterte

Kontaktinformationen (Skype, ICQ, Yahoo!-Messenger, Windows Live

Messenger etc.) wird die Palette der Informationen erweitert. Zudem wird

die „Report Chain“ oft dargestellt: Sie zeigt an, wo der Mitarbeiter sich

hierarchisch im Unternehmen befindet, um schneller einen Überblick über

Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten.

Überblick über Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Überblick über Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Überblick über Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Überblick über Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Überblick über Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

2008 namics ag

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Seite 42

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 42 Abbildung 26: Lotus Connections: Beispielprofil aus einer

Abbildung 26: Lotus Connections: Beispielprofil aus einer Präsentation

Lotus Connections: Beispielprofil aus einer Präsentation Abbildung 27: Microsoft SharePoint 2007: Beispielprofil

Abbildung 27: Microsoft SharePoint 2007: Beispielprofil

Zusätzlich zur Zusammenstellung der durch die Person für Inhaltsobjekte

vergebenen Tags können hier weitere Tags zum Profil an sich vergeben

werden. Weitere Tags zu den Fertigkeiten und Interessensgebieten der

Mitarbeiter sollen dabei helfen, schneller Kollegen mit den

entsprechenden Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu

finden.

Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu finden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu finden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu finden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu finden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Fertigkeiten und Interessen durch die Profilsuche zu finden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

2008 namics ag

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Seite 43

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 43 Abbildung 28: Lotus Connections: Profilsuche nach Tags Durch

Abbildung 28: Lotus Connections: Profilsuche nach Tags

Durch die Öffnung der Kommunikationskultur können Mitarbeiter nicht nur

geschäftliche, sondern auch private Kontaktdaten verwalten. Diese Daten

werden aber nur denjenigen Kollegen angezeigt, welche zur Liste der

eigenen Kontakte (z.B. mit dem Tag „privat“) hinzugefügt werden.

Wie bereits angeschnitten, spielt das „Networking“ ebenfalls eine Rolle.

Mit Hilfe des „friend paths“ (klickt man auf eine völlig fremde Person, wird

visualisiert, über welche Personen man diesen Kontakt kennt) kann ein

Mitarbeiter Kontakte z.B. zweiten Grades ansprechen, um gemeinsam an

einem Problem zu arbeiten.

ansprechen, um gemeinsam an einem Problem zu arbeiten. Abbildung 29: Xing 2 1 : „friend path“

Abbildung 29: Xing 21 : „friend path“ - Verbindung zu fremden Kontakten

Die folgende Abbildung zeigt, wie mächtig ein solches Networking-System

sein kann. Mit 140 direkten Kontakten hat man über 10.000 indirekte

Kontakte, die mit Hilfe des Social Networking-Systems kontaktiert werden

können.

21 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC

werden können. 2 1 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden können. 2 1 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden können. 2 1 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden können. 2 1 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
werden können. 2 1 http://www.xing.com ; ehemals OpenBC 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 44

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 44 Abbildung 30: Xing: Anzeige der direkten Kontakte, zweiten

Abbildung 30: Xing: Anzeige der direkten Kontakte, zweiten sowie dritten

Grades

Mit Hilfe dieses Networking-Moduls lässt sich ein Netzwerk von Kontakten

aufbauen, welches bei der Lösung der Probleme während der täglichen

Arbeit sehr hilfreich sein kann.

Anwendungsbeispiel

Suche nach Kollegen mit bestimmten Skills wird vereinfacht. Über

Kontakte von Bekannten lässt sich schneller eine Verbindung herstellen,

als jemanden völlig Fremden ohne einen Bezug zu kontaktieren.

5.3.6 RSS-Feeds (Reader)

RSS-Feeds selbst sind nichts Neues, nur erfreuten sie sich bisher einer

eher geringen Nutzung. Dies soll sich nun ändern: Die meisten Inhalte

eines E-Collaboration-Systems (Wiki-Seiten, Blog-Inhalte, Bookmarks,

Tasks…) lassen sich in einem Feed-Reader anzeigen.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Anstatt jedes Mal die entsprechenden

Seiten aufzurufen, kann man z.B. die fünf neusten Themen des Wikis

oder auch die neuesten Tasks im eigenen Projekt abonnieren. Die Liste

von Beispielen zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen.

zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
zur Nutzung von RSS-Feeds lässt sich beliebig fortsetzen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 45

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 45 Abbildung 31: RSS-Feed mit Inhalten von Spiegel Online Neben

Abbildung 31: RSS-Feed mit Inhalten von Spiegel Online

Neben diesem Vorteil ermöglichen RSS-Feeds auch den einfachen

Einbau von Inhalten in andere Systeme: RSS-Feeds stehen als XML-

Daten zur Verfügung. Diese Daten lassen sich sehr einfach mit Hilfe von

XSLT 22 transformieren. Somit können z.B. News sehr einfach in das

vorhandene Intranet eingebunden werden.

Anwendungsbeispiel

Flexible Informationsstreuung von beliebigen Inhalten. Diese Inhalte

können an beliebigen Stellen auf Webseiten angezeigt werden. Möchte

man z.B. über neue Wiki-Einträge stets informiert sein, abonniert man

sich einen entsprechenden RSS-Feed.

22 XSLT ist eine Sprache zur Transformation von XML. Da XML-Daten in einem baumähnlichen Gerüst mit vorgegebener Struktur vorliegen, können Mit Hilfe von XSLT Daten z.B. verändert oder auch entnommen werden.

von XSLT Daten z.B. verändert oder auch entnommen werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
von XSLT Daten z.B. verändert oder auch entnommen werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
von XSLT Daten z.B. verändert oder auch entnommen werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
von XSLT Daten z.B. verändert oder auch entnommen werden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler,
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E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

3. Dezember 2008

Seite 46

6 Marktübersicht: E-Collaboration-Systeme

Die nachfolgend aufgeführten Hersteller mit ihren E-Collaboration-

Lösungen sollen einen Kurz-Überblick über die momentan am Markt

vorhandenen Lösungen geben.

6.1 Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) ist eine integrierte Suite

mit Serverfunktionen, die dazu beitragen können, die Effektivität einer

Organisation zu verbessern. Hierzu zählen umfassende Content

Management-Funktionen, unternehmensweite Suchläufe, Beschleunigung

gemeinsamer Geschäftsprozesse und ein-

fache, Bereichsgrenzen überschreitende

gemeinsame Datennutzung für einen

besseren Einblick in die Unternehmens-

abläufe.

Steckbrief: Microsoft Corporation

» Unternehmen: Microsoft Corporation

» Website: www.microsoft.com

» Hauptsitz: Redmond (USA)

» E-Collaboration-Produkt: MOSS 2007, Office Communications Server (OCS), Office 2007

» Kundenauswahl: Stadt Zürich, RTC, ABB, Daimler, Swisscom, UBS

2007, Office Communications Server (OCS), Office 2007 » Kundenauswahl: Stadt Zürich, RTC, ABB, Daimler, Swisscom, UBS

Office SharePoint Server 2007 unterstützt

alle Intranet-, Extranet- und Webanwen-

dungen im gesamten Unternehmen inner-

halb einer einzigen integrierten Plattform,

sodass sich separate fragmentierte

Systeme erübrigen. Darüber hinaus stellt

dieser Kooperations- und Content

Management-Server für IT-Fachleute

und Entwickler die Plattform und die Tools

bereit, die für die Serververwaltung, die

Erweiterung von Anwendungen und die Interoperabilität benötigt werden.

Der Funktionsumfang von MOSS 2007 ist sehr gross und kann

tiefgreifend „customized“ sowie durch Programmierung angepasst

werden. Out-of-the-box ermöglicht MOSS 2007 zusammen mit dem Office

Communication Server (OCS), welcher für die Kommunikations-Features

zuständig ist, ein breites Spektrum der Kollaboration,

Dokumentenmanagement und Content-Organisation. Eine der vielen

Stärken ist die starke Integration der verschiedenen Office 2007-

Applikationen in MOSS: Man kann z.B. einen Blog-Beitrag aus Word 2007

schreiben und diesen direkt in SharePoint veröffentlichen.

schreiben und diesen direkt in SharePoint veröffentlichen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
schreiben und diesen direkt in SharePoint veröffentlichen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
schreiben und diesen direkt in SharePoint veröffentlichen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
schreiben und diesen direkt in SharePoint veröffentlichen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
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Seite 47

schaffen 3. Dezember 2008 Seite 47 6.2 IBM: Lotus Quickr/Connections Die

6.2 IBM: Lotus Quickr/Connections

Die Collaboration-Lösungen von IBM richten sich hauptsächlich an

mittelständische und grosse Unternehmen.

IBM bietet durch die Kombination von Lotus Notes 8 (E-Mail, Kalender),

Lotus Sametime (u.a. Messaging, Voice

und Video), Lotus Connections (Enterprise

Collaboration) und Lotus Quickr (Team/

Projekt-Collaboration) ein breites Spektrum

zur unternehmensübergreifenden

Kommunikation.

Steckbrief: IBM Corporation

» Unternehmen: IBM Corporation

» Website: www.ibm.com

» Hauptsitz: Armonk, N.Y. (USA)

» E-Collaboration-Produkt: Lotus Connections, Lotus Quickr, Lotus Sametime

» Kundenauswahl: weltweit tätige Firmen und SMBs, z. B. in den Bereichen Automobil, Finanzen, Netzwerk- ausrüster, Telecoms, Regierungen

weltweit tätige Firmen und SMBs, z. B. in den Bereichen Automobil, Finanzen, Netzwerk- ausrüster, Telecoms, Regierungen

Hinsichtlich des Funktionsumfanges deckt

IBM ebenfalls alle Bereiche ab: Die

Komponenten können meist

systemübergreifend benutzt werden, um

z.B. Dateien aus Lotus Quickr in Lotus

Notes per E-Mail zu verschicken. Die

Stärken der Lotus-Familie liegen vor allem

darin, dass die E-Collaboration-Module

aller drei Generationen vertreten sind und

gut gelöst wurden.

drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
drei Generationen vertreten sind und gut gelöst wurden. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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6.2.1 Sonstige Anbieter: Open Source

Im Open Source Bereich gibt es eine Vielzahl frei zugänglicher E-

Collaboration Tools. Die Anzahl ist beträchtlich und der jeweilige

Entwicklungsstand der unzähligen Tools nicht immer auf den ersten Blick

erkennbar. Meist liegt hier die Krux in der Intergration der verschiedenen

Einzeltools. Zurzeit verfügt wohl Alfresco (www.alfresco.com) mit der

Enterprise Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite.

Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Edition 3.0 über die ausgereifteste E-Collaboration Suite. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 49

7

Evaluation drei Phasen

Zur möglichst optimalen Durchführung einer Einführung von E-

Collaboration-Modulen muss zuerst analysiert werden, welche Module im

Unternehmen benötigt werden. Zur Vereinfachung dieses komplexen

Prozesses der Analyse hat namics eine Einführungsmethodik entwickelt,

welche Schritt für Schritt von der Erfassung der Strategie über die

Durchführung einer Anforderungsanalyse bis hin zum Fachkonzept alle

notwendigen Schritte abdeckt:

in

von

E-Collaboration-Modulen

notwendigen Schritte abdeckt: in von E-Collaboration-Modulen Abbildung 32: E-Collaboration Einführungsmethodik: 3 Phasen

Abbildung 32: E-Collaboration Einführungsmethodik: 3 Phasen

Im Teilbereich der E-Collaboration-Strategie wird die Ausgangssituation

des Unternehmens analysiert (strategische und operative Ziele). Das Ziel

ist, die geschäftskritischen Collaboration Cases 23 abzubilden und zu

priorisieren.

In der Anforderungsanalyse werden anhand der bereits erstellten

Collaboration Cases beteiligte Mitarbeiter bzgl. ihres Arbeitsverhaltens

befragt, um herauszufinden, welche Prozesse vorhanden sind und mit

welchen Werkzeugen gearbeitet wird.

Das Fachkonzept 24 beschreibt, was das zukünftige System leisten soll.

Die in der Anforderungsanalyse erfassten Werkzeuge werden auf ihre E-

Collaboration-Tauglichkeit überprüft, bewertet und evtl. durch neue

Werkzeuge ersetzt. Danach werden die Funktionen der neuen Werkzeuge

anhand der abzubildenden Prozesse genau beschrieben. Neben der

23 Collaboration Cases sind collaborations-intensive Business Cases. Nur diese Cases, welche einen starken Fokus auf Kollaboration besitzen, können durch E-Collaboration- Werkzeuge optimiert werden.

24 Auch Konzept oder Konzeption.

optimiert werden. 2 4 Auch Konzept oder Konzeption. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
optimiert werden. 2 4 Auch Konzept oder Konzeption. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
optimiert werden. 2 4 Auch Konzept oder Konzeption. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
optimiert werden. 2 4 Auch Konzept oder Konzeption. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
optimiert werden. 2 4 Auch Konzept oder Konzeption. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Seite 50

Definition der Prozesse, Funktionen, Rechte und Rollen, wird das

Interface 25 in einem Prototyp aufgebaut.

7.1

Nachfolgend

vorgestellt werden.

sollen

diese

drei

Phasen

der

Einführungsmethodik

Strategie

Die Kernfrage in dieser Phase besteht darin, den Ist-Zustand einer Firma

zu erfassen und die für E-Collaboration relevanten Collaboration Cases

seitens des Kunden zu identifizieren und in Bezug auf die

Unternehmensstrategie zu priorisieren.

Wie in der nachfolgenden Abbildung gezeigt, sind in der Strategie fünf

Teilschritte vorgesehen. Die Strategie beginnt mit der Definition der

Zielgruppen (1.) und der Erfassung der Ausgangssituation (2.). Des

Weiteren werden Collaboration Cases erstellt (3.), konsolidiert (4.) und

entsprechend ihrer Wichtigkeit priorisiert und evaluiert (5.).

ihrer Wichtigkeit priorisiert und evaluiert (5.). Abbildung 33: Evaluationsmethodik: Strategie 2 5 Ein

Abbildung 33: Evaluationsmethodik: Strategie

25 Ein Interface ist die grafische Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI).

Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Präsentationsschicht, mit der der Benutzer arbeitet (GUI). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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Der wichtigste Schritt der Strategie-Phase besteht aus der Erstellung und

Priorisierung der Collaboration Cases, welche geschäftskritisch für das

Unternehmen sind. Diese werden durch die beteiligten Personen und

Aktivitäten bzw. Ziele charakterisiert. Die an den Cases beteiligten

Mitarbeiter werden in der Anforderungsanalyse zu ihrem Arbeitsverhalten

befragt, um so eine Übersicht über die Prozesse und die darin genutzten

Werkzeuge zu erhalten.

7.2

Anforderungsanalyse

Wie bereits in der Übersicht über die Einführungsmethodik vorgestellt,

stehen in dieser Phase die Collaboration Cases im Mittelpunkt, um die

Anforderungen des Unternehmens aufzunehmen, zu analysieren und zu

bewerten.

Die nachfolgende Grafik gibt den Ablauf der einzelnen Schritte innerhalb

dieses Teils wieder:

Ablauf der einzelnen Schritte innerhalb dieses Teils wieder: Abbildung 34: Evaluationsmethodik: Anforderungsanalyse Da

Abbildung 34: Evaluationsmethodik: Anforderungsanalyse

Da die Collaboration Cases mit einer Kontaktperson versehen wurden,

können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen

können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
können aufgrund dieses Wissens die zu befragenden Personen 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael

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identifiziert werden (1.). Diese Personen werden im nächsten Schritt

anhand ihrer Arbeitsweise interviewt (2.). Diese Interviews sollen nicht nur

Rückschlüsse auf die Prozesse der Mitarbeiter geben, sondern auch auf

die im Unternehmen eingesetzten Werkzeuge (3.). Den Abschluss bildet

die Konsolidierung und Evaluation (4.), in der die erhaltenen

Informationen aufgearbeitet und bewertet werden.

Die folgenden Techniken werden für die Evaluation und Konsolidierung

eingesetzt:

Mentales Modell,

SWOT-Analyse und

Portfolio-Analyse.

Im Mentalen Modell 26 werden den Aktivitäten in den Prozessen die dazu

eingesetzten Werkzeuge gegenübergestellt.

die dazu eingesetzten Werkzeuge gegenübergestellt. Abbildung 35: Mentales Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path,

Abbildung 35: Mentales Modell

26 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff).

Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas
Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas
Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas
Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas
Modell 2 6 Vgl. (Adaptive Path, LLC, 2004 S. 133ff). 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas

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Seite 53

Mit Hilfe dieses mentalen Modells können nicht nur Aktivitäten (obere

Hälfte) und Werkzeuge (untere Hälfte) gegenüber gestellt werden,

sondern auch fehlende Werkzeuge für Aktivitäten (vgl. obige Abbildung,

Aktivität 2, roter Kasten) sichtbar gemacht werden. Zudem werden

überflüssige Aktivitäten bzw. Werkzeuge erkennbar gemacht (vgl.: obige

Abbildung, Aktivität 4, roter Kasten).

Als weiterer Punkt werden die Stärken, Schwächen, Möglichkeiten und Gefahren der vorhandenen Werkzeuge mit Hilfe der SWOT-Analyse 27

aufgezeigt, und anschliessend mit den auf dem Markt vorhandenen E-

Collaboration-Werkzeugen funktional und technisch durch das Hinzuziehen der Portfolio-Analyse 28 verglichen:

das Hinzuziehen der Portfolio-Analyse 2 8 verglichen: Abbildung 36: Portfolio-Analyse Die Portfolio-Analyse gibt

Abbildung 36: Portfolio-Analyse

Die Portfolio-Analyse gibt einen Aufschluss darüber, wie weit entwickelt

die Kunden-Werkzeuge sind (Ist-Analyse; vgl. Abbildung). Als weitere

Eigenschaft vergleicht diese die Kunden-Werkzeuge mit aktuellen E-

Collaboration-Tools (Soll-Analyse), um den Unterschied bzgl. der

technischen und funktionalen Qualität des Ist- und des Soll-Zustandes

aufzuzeigen. Als Beispiel soll eine einfache Suche (orangener Kreis) mit

27 Vgl. (Piercy und Giles, 1989). 28 Diese Analyse ist ähnlich der von der Boston Consulting Group vorgestellten Portfolio- Analyse, besitzt aber andere Dimensionen.

Portfolio- Analyse, besitzt aber andere Dimensionen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Portfolio- Analyse, besitzt aber andere Dimensionen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael
Portfolio- Analyse, besitzt aber andere Dimensionen. 2008 namics ag Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael