PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
RELATORIO DEL PROYECTO
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1. OBJETIVO

Difundir a la Organización el conocimiento obtenido con la ejecución del Proyecto, por medio de la
presentación de los factores clave y de los resultados económicos del mismo, mediante el análisis de
los rendimientos obtenidos y de las desviaciones respecto del presupuesto.

2. DESARROLLO

El Relatorio es un documento que resume la información relevante del Proyecto. Deberá tener una
extensión máxima de aproximadamente 25 páginas y los anexos deberán dimensionarse en función
de la importancia de la información incluida. No deberá incluirse en el Relatorio información estándar
que sea de conocimiento de la Oficina Principal tal como copias de cartas, recopilación de informes
mensuales, copias de acta de reunión, copias de documentos de la propuesta, etc.

2.1. Contenido del Relatorio del Proyecto:

En general, el Relatorio deberá incluir los temas señalados en el formulario GYM.SGP.PG.66-F01

– Relatorio del Proyecto. Dicho formato, que se incluye en el CD que acompaña el presente manual,
puede ser solicitado a la Jefatura de Base de Datos del área de Presupuestos. El área de Control de
Gestión de Proyectos, en coordinación con el área de Presupuestos, definirá la información adicional
de utilidad que se deba rescatar. Los temas a desarrollar se listan a continuación. Se recuerda que la
lista no es limitativa:

1. Información General
Además de los datos generales del Proyecto, se deberá incluir las principales complejidades y retos
del mismo, así como los Factores Claves de Éxito.

2. Análisis de Brechas
2.1. Panel de Control Final
2.2. Hoja resumen de última Herramienta de Control de Costos
2.3. Presupuesto vs. Ejecución
2.4. Distribución de Brechas por Causas
2.5. Causas de las Brechas y Recomendaciones

3. Análisis del Cliente y del Contrato

4. Ratios de la Obra
4.1. Comparativo Ratios de Costos
4.2. Comparativo Ratios de Metrados
4.3. Comparativo Ratios de Productividad
4.4. Comparativo de Costo Horario de la Mano de Obra
4.5. Comparativo de Tarifas de Equipos y Ratios de Consumo
4.6. Comparativo de Precios de Principales Materiales (incluyendo combustible)
4.7. IP de la Mano de Obra ( Explicado )
4.8. IP de los Equipos ( Explicado )

5. Procesos Constructivos y Análisis de Costos

Es opcional, sólo en caso se trate de procedimientos nuevos, especiales o poco comunes. Aportes
y recomendaciones. Archivo de Experiencias.

6. Lecciones Aprendidas
Recomendaciones, comentarios, qué se hizo bien y qué se puede mejorar, puntos importantes a
tomar en cuenta, etc.
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2.2. Análisis de Brechas:

El Análisis de Brechas busca fundamentalmente establecer dónde y porqué se han producido

diferencias entre el presupuesto meta y la ejecución del Proyecto, con el objetivo de evitar las
brechas negativas y aprovechar las brechas positivas en el futuro. Se requiere un criterio amplio de
análisis y una actitud autocrítica de las partes en beneficio del conocimiento. El Análisis de Brechas
requiere el desarrollo de las siguientes etapas de trabajo:

A. Recopilación de la Información:
La información a recopilar es la del resultado final del Proyecto, obtenido del último cierre contable
del mismo. Esta información se presentará desglosada en función de la Estructura de Control
utilizada, y representa la información comparable con el Presupuesto Meta para hacer el análisis
de brechas.

B. Determinación de las Brechas:

Sobre la base de la información recopilada se establecerá un análisis cuantitativo a manera de
cuadros comparativos entre lo presupuestado y los resultados finales. De esta comparación se
procederá a identificar las diferencias sustanciales, positivas y negativas, de modo que se justifique
por lo menos el 90% de la diferencia total. Aquellos rubros o partidas donde la diferencia sea
menor (3-5 %) no serán objeto de mayor análisis.

Al realizar los Análisis de Brechas por Rubros debe tenerse en cuenta que el resultado real puede
coincidir con el previsto por una acumulación de brechas positivas y negativas que se compensen
mutuamente. De no contarse con partidas de control que fraccionen los rubros, se deberá tratar
de independizar los parciales de dichos rubros siempre que permitan la comparación con lo
presupuestado.

C. Distribución de las Brechas:

El objetivo de este análisis es identificar el origen y la causa de las brechas con la finalidad
de poder mostrarlas en términos cuantitativos, considerando las brechas tanto positivas como
negativas. El análisis cuantitativo permite identificar las causas más importantes que dieron origen
a las brechas, descubriendo la razón por la cual se produjeron y las acciones correctivas sugeridas
por cada una de éstas. Entre las causas más frecuentes tenemos:

ƒ Variaciones en la composición de la venta

ƒ Variaciones en las cantidades de trabajo y/o insumos por unidad en los ítems de pago (por
ejemplo: m3 de excavación / m de zanja o bolsas de cemento / m3 de concreto)
ƒ Variaciones en los rendimientos / ratios / productividad considerada.
ƒ Variaciones en procedimientos constructivos considerados.
ƒ Variaciones en las condiciones del terreno / sitio / clima / clima social consideradas.
ƒ Variaciones en tarifas / precios de los recursos.
ƒ Variaciones en el plazo.
ƒ Variaciones en la organización / infraestructura / facilidades previstas.
ƒ Gestión contractual / gestión de adicionales.
ƒ Exigencias contractuales no detectadas / mal estimadas.
ƒ Factores externos no previstos.
ƒ Omisiones / duplicaciones.

En el Relatorio del Proyecto se debe mostrar la evolución del presupuesto desde la propuesta. Para
ello se deberán considerar dos partes:

9 Brechas Presupuestales: Son las brechas que resultan de comparar el Presupuesto de la Propuesta
y el Presupuesto Meta. Este análisis fue revisado y validado en la Reunión de Compromisos, y
simplemente deberá ser trasladado al formato del Relatorio.

9 Brechas de Ejecución: Son las brechas que resultan de comparar el Presupuesto Meta y el costo
final del Proyecto. Este análisis corresponde a lo desarrollado previamente en este numeral, y
también deberá ser trasladado al formato del Relatorio.
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El objetivo del Relatorio del Proyecto no es brindar información directa para la elaboración de
presupuestos, como por ejemplo rendimientos de subpartidas específicas. Sin embargo, la
información que contiene (HH y costos ordenados según la estructura de control de costos) podrá
servir para validar los resultados de presupuestos de Proyectos similares.

2.3. Matriz de Responsabilidades

GP GD JBD
1. Preparar el Relatorio del Proyecto √
2. Revisar y aprobar el Relatorio del Proyecto √
3. Archivar el Relatorio del Proyecto y ponerlo a disposición de los
√
usuarios que lo soliciten

GP: Gerente de Proyecto.

GD: Gerente de División.
JBD: Jefe de Base de Datos.

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prácticas

9 Es conveniente ir avanzando con la elaboración del relatorio durante la ejecución del Proyecto
(por ejemplo, cuando se cierra una etapa del Proyecto o cuando ocurre algún hecho particular que
amerite ser registrado) a fin de evitar acumulaciones de trabajo al final del mismo.

3.1. Documentos Relacionados

9 GYM.SGP.PG.65 – Cierre Técnico Administrativo del Proyecto

9 GYM.SGP.PG.67 – Reunión de Cierre

3.3. Anexos

9 GYM.SGP.PG.66-A01 – Modelo de Relatorio de Proyecto – Disponible en CD