INSTRUCTIVO DE ACTIVOS FIJOS

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Dar a conocer la responsabilidad que tiene

cada colaborador sobre los bienes
asignados, entendiendo su custodia y
OBJETIVO preservación.
Además, el procedimiento a realizar
cuando se hace el mantenimiento,
traslado y dar de baja un activo.

1. Organigrama
2. ¿Que es un Activo Fijo?
3. Placa de inventario
4. Solicitud y entrega de un Activo Fijo
CONTENIDO 5. Responsabilidad
6. Mantenimiento y/o reparación de Activos
7. Activo Fijos: baja y traslado
8. Activos fijos: traslado de personal ó finalización de contrato laboral
9. Formato de entrada de artículos personales

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1
Vicerrectoría
Coordinación Control
Administrativa Almacén
ORGANIGRAMA y Financiera
de Compras de activos

Es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente

permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por
2
administración propia o por contrato (Leasing), necesarios para
el cumplimiento de objetivos institucionales, estos pueden ser:
Televisores, puestos de Trabajo, aires acondicionados, neveras,
Computadores, Monitores para computador, sillas ¿QUÉ ES UN
secretariales, Vehículos. ACTIVO FIJO?
Activos fijos de referencia controlada(RC)
Son aquellos de menor cuantía como: calculadoras, sacapuntas
eléctricos, licuadoras, estantería con entrepaños, etc.

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3
Es una lamina de 2.5 X 4 cm. de color gris, esta se adhiere
con papel contac al activo fijo y sirve para identificar las
PLACA DE diferentes características que pose el activo, registrándolos
INVENTARIO en el modulo de activos del Sistema Iceberg.

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Unidad administrativa genera Coordinación de Administración Coordinación

suministro Ref. 3319 activos compras y Suministros de presupuesto

Acta de entrega Vicerrectoría

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Registro de módulo de activos Administrativa y Financiera

Ver Acta de entrega 4

SOLICITUD Y ENTREGA
DE UN ACTIVO FIJO

El Acta de entrega es un documento donde se registran los datos del activo fijo. Esta debe ser firmada
por la persona responsable del activo.

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RESPONSABILIDAD
5 •Me comprometo a informar oportunamente a la Ext. 339 o al correo
Todos los funcionarios de la
Institución son responsables por:
El debido uso y preservación
de los activos asignados.
La custodia.
Mantenimiento y reparación
de los activos asignados
(procedimiento).
La cláusula de compromiso
•Como colaborador de la Universidad San Buenaventura Cali declaro que los
activos relacionados en el presente documento están bajo mi
responsabilidad, por lo cual les daré un uso adecuado al desempeño de mis
funciones y a la destinación institucional prevista para cada uno de ellos.
controlactivosfijos@usbcali.edu.co, sobre cualquier desplazamiento,
traslado temporal o definitivo de dichos activos mediante la tramitación de
los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que ponga en inminente
riesgo los bienes relacionados.
•Cuando se trata de activos fijos de uso compartido por dos o más
empleados, la dependencia debe definir quién asumirá la responsabilidad
ante la Universidad por la custodia del activo, pero en aquellos casos donde
no es posible esta definición, la máxima autoridad en la unidad o área
asumirá la responsabilidad del activo fijo en cuestión.
•La Unidad de Control de Activos fijos en forma permanente estará
haciendo seguimiento de los inventarios de activos fijos en las dependencias,
previa coordinación con la misma.
•Este tipo de inventarios tiene como objeto determinar el CONTROL del buen
manejo de los activos fijos por parte de cada responsable.
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Se deben hacer los siguientes pasos:

1.
6 Realizar una verificación técnica con el departamento de:
Tecnología (Soporte Técnico), Recursos Físicos, Medios
Audiovisuales o Almacén.
MANTENIMIENTO 2. Si es pertinente el mantenimiento o la reparación se debe
Y/O REPARACIÓN hacer un suministro a la Coordinación de Compras
DE ACTIVOS Suministro REF. No.: 3259
(mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo)

Suministro Ref.: No.: 3313 Mto. Equipo de Oficina

Suministro REF. No.: 3271

(mantenimiento reparación y elementos para sistemas)

En observaciones debe llevar los datos como: número de

inventario, serie, marca y modelo.

3. Almacén solicita el reporte técnico, de un proveedor calificado.

De acuerdo a este, Administracion Compras y Suministro decide
si se manda a reparar o se da de baja

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7
ACTIVOS FIJOS: BAJA

Daño.

Cambio de tecnología.

Perdida o robo.

Su costo de reparación
es muy alto.

Se elaborará un documento ACTA DE BAJA, el cual es requisito para dar de baja al

activo en los registros del Sistema Iceberg Activos.

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7 ACTIVOS FIJOS:
TRASLADO
Para efectuar un traslado, la
persona debe enviar el
formato TRASLADO DE
ACTIVOS completamente
diligenciado, escribiendo el
motivo.

La Unidad Control de Activos procederá a actualizar la información el Sistema Iceberg.

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• El Departamento de Talento Humano informará a la

Unidad de Control de Activos, cualquier traslado de
personal a otra oficina, para hacer los respectivos
descargos de activos que tenga a su nombre en el
8 Traslados de
personal
Sistema Iceberg.

ACTIVOS FIJOS:
TRASLADOS DE • El departamento de Talento Humano informará a la
Unidad de Control de Activos, el ingreso de nuevos
PERSONAL Personal
funcionarios, a estos se les dará la capacitación y
entrega de los activos fijos que tendrá a su cargo.
Ó FINALIZACIÓN nuevo
DE CONTRATO
LABORAL
• El Departamento de Talento Humano informará a la
Unidad de Control de Activos, la finalización del
contrato laboral de la persona, esto con el fin de hacer
Terminación un inventario de los Activos que tiene a su nombre y
de contrato generar el respectivo PAZ Y SALVO.

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ACTIVOS
PERSONALES
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Cuando desee entrar a la
Universidad un Activo
personal como: nevera, tv,
horno microondas etc.
Debe diligenciar el
formato de Entrada de
equipos personales y de
ser posible, anexarle
fotocopia de factura y
enviar esta información a
la unidad de Control de
Activos fijos.

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GRACIAS POR SU
COLABORACIÓN

Cualquier inquietud por favor comunicarse con ALMACÉN. Ext. 339

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