UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

NIVEL BASICO

NSAYO DE ACCESS

Actualmente vivimos en un mundo globalizado, dónde lo que abunda es la necesidad de

organizar la información para la toma decisiones, mejorando así la productividad de la
empresa. Periódicamente encontramos software que permite ayudar en esta ardua tarea,
muchos de ellos más complejos y costosos que otros.

Una de las alternativas que existe en el mercado es un programa creado por Microsoft, que
está incluido en Office 2010 y en anteriores versiones llamado Access, que facilita la tarea de
compartir la información y suministra potentes herramientas para organizar y compartir sus
bases de datos para que pueda tomar mejores decisiones.

Fue creado para uso personal y de pequeñas organizaciones, con la posibilidad de crear
ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programa; lo cual le da la
posibilidad de ser tomado en cuenta para la construcción de sistemas complejos que no
requieran gigantescas cantidades de almacenamiento.

Su nueva interfaz heredara de la versión 2007, pero bastante mejorada, es mucho más
amigable e intuitiva que antes. Todas las herramientas que precisas normalmente están al
alcance de un clic de ratón y visualmente detectables.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de
almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos
de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los
datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño
específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar
datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de
acceso a datos.

Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con

mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas
para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado –
ordenar libros, archivar documentación, etc.-.Como todas las modernas bases de datos que
trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos
cuantos clic de mouse sobre la pantalla.
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Access facilita la impresión y distribución de información de varias formas al juntar lo pasos

anteriores es mucho más fácil realizar una base de datos ya que se tiene la información y los
datos necesarios para buscarlos y para meter la información. En sus hojas están se anexan
todos los datos, pero no se analizan de uno a uno sino a todos ellos para encontrar uno en
específico, se filtra la información de la base buscando un dato en concreto e ignorando
todas las demás. Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las
tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo
apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección,
es decir sabríamos los nombres de todas las personas que viven en cada calle y sus
números de teléfonos. O también podría ordenarse por el “campo" número de teléfono, este
tipo de guías se llaman "guías inversas". Son las bases de datos, los filtros, las tablas, los
campos, los índices, las claves y con un poco de imaginación podemos divisar las
posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para
nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales
de pacientes, facturas de una empresa, etc.

La introducción a las bases de datos de Access debe de tener el conocimiento de los objetos
de la base de datos: tablas, formularios, consultas e informes. Las tablas son las unidades de
creación de las bases de datos y es necesario conocerlas previamente y a fondo.

Los formularios facilitan la entrada de datos y hacen más confiable el proceso, Y los informes
permiten mostrar los datos en pantalla o en papel. Tablas y datos Conceptos básicos sobre
tablas: claves, campos y sus propiedades, trabajo en vista de diseño, definición de relaciones
en bases de datos relacionales Funcionamiento de formularios Conceptos básicos sobre
formularios: tipos y partes de formularios, creación y personalización de formularios, formatos
para formularios Informes: Presentación de datos Conceptos básicos sobre informes:
creación, vista previa, personalización y formato. ACCESS se hace realmente necesario al
convertirse en un elemento muy útil cuando la información se facilita para responder
preguntas o realizar una tarea determinada. La información se reúne conforme a la
actualización de datos.

Las bases de datos llegan a convertirse en elementos realmente útiles cuando la información
se emplea para responder preguntas o realizar tareas. Las consultas reúnen la información
conforme la recuperan. Se puede guardar una consulta y volver a ejecutarla para ver los
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cambios de los resultados. Así mismo, se pueden crear consultas que soliciten la información
que sea necesario buscar cada vez que un usuario la ejecute.