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Plan de mejoramiento proceso de gestión del efectivo de la empresa Inversiones Amm

Sas. Ubicada en el municipio de Cajicá Cundinamarca.

Carlos Fernando Rodríguez León

Proyecto de grado presentado para optar al título de técnico profesional en procesos

contables

Universitaria Virtual Internacional

Chía, Cundinamarca

2.018
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TABLA DE CONTENIDO

Introducción ........................................................................................................................ 4

Planteamiento del problema ................................................................................................ 5

Descripción del problema. .............................................................................................. 5

Formulación. ................................................................................................................... 7

Sistematización del Problema. ........................................................................................ 7

Objetivos ............................................................................................................................. 8

Objetivo General ............................................................................................................. 8

Objetivos Específicos ...................................................................................................... 8

Justificación......................................................................................................................... 9

Marcos de referencia ......................................................................................................... 10

Marco Teórico ............................................................................................................... 10

Administración Financiera ........................................................................................ 10

Planeación Financiera ............................................................................................... 13

El capital de componentes trabajo ............................................................................ 20

Marco Conceptual ............................................................................................................. 22

Marco Temporal ................................................................................................................ 25

Marco Espacial .................................................................................................................. 26

Metodología ...................................................................................................................... 27

Tipo de Estudio ............................................................................................................. 27

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Método de Estudio ........................................................................................................ 27

Método de recolección de Información......................................................................... 28

Fuentes de Información ............................................................................................. 28

Diagnostico ....................................................................................................................... 29

Caracterización .............................................................................................................. 29

Análisis DOFA .............................................................................................................. 30

Análisis Interno ......................................................................................................... 30

Análisis Externo ........................................................................................................ 31

Análisis de impacto ................................................................................................... 32

Factores Claves de Éxito (FCE) ................................................................................ 33

Estrategias FO FA DO DA ........................................................................................... 33

Estrategias de Mejoramiento ......................................................................................... 35

Recomendaciones .............................................................................................................. 36

Bibliografía ....................................................................................................................... 37
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Introducción

El proceso de gestión de efectivo es vital en toda empresa ya que es uno de los activos

más importantes el cual se le debe de prestar mucha atención en términos de planeación y

control, para disminuir el riesgo de iliquidez, contar con medios de inversión segura y de fácil

realización, para minimizar la pérdida del valor por revaluación, y asegurar la proyección en los

flujos de caja, estos procesos de planeación y control en las pequeñas empresas generalmente no

se implementan o si se tienes son de forma poco técnica, lo que hace que la administración tenga

poco control y se exponga a un alto riesgo de iliquidez y por ende perder oportunidades e

inclusive quebrar la compañía por falta de efectivo para funcionar.

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Planteamiento del problema

Descripción del problema.

Las microempresas y pequeñas empresas que en Colombia “representan el 90% de las

empresas del país” (El Espectador, 2018, pág. Web) y estas empresas sobre todo las

microempresas que por lo general son la que mayor riesgo de quiebra presentan, por la ausencia

o mala gestión del efectivo, por lo general estas empresas no cuentan con áreas establecidas de

contabilidad y tesorería, y muy pocas adquieren servicios externos de asesorías contables y

administrativas, esto conlleva a que los administradores y/o propietarios conviertan el dinero de

la empresa en dinero de bolsillo personal, poniendo en grave riesgo de iliquidez a las empresas.

Como se planteaba anteriormente, una de las principales causas de quiebra de las

empresas es la mala gestión del efectivo, es por ellos que se debe prestar importancia a estos

procesos y se requiera implementar procedimientos necesarios para gestionar el efectivo, para

evitar malos manejos, y exponer a la empresa a situaciones de insolvencia, contrarrestar las

pérdidas o fugas de dinero, saber cómo actuar en determinados momentos de liquidez o iliquidez,

tener alternativas claras y legales de inversión y financiación sin exponer la empresa a problemas

judiciales, y sobre o todo garantizar la operatividad de la empresa, porque si una empresa no

cuenta con recursos para operar está destinada a la quiebra.

Hoy en día las normas legales para el sector empresarial, se han venido desarrollando y

con ello han creado nuevas responsabilidades a las empresas, como lo ha sido la implementación
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de normas contables y financieras NIIF, el sistema de gestión y seguridad en el trabajo (SG-

SST), sistema de protección de datos, y demás obligaciones que requieren no solo de recursos en

su implementación, sino también de un mantenimiento y desarrollo de estos procesos, para así

poder dar cumplimiento a las normas y contar con los soportes y certificados exigidos para poder

tener relaciones comerciales con las demás empresas.

La empresa Inversión Amm Sas, es una empresa nueva constituida en el año 2.016 pero

que ha tenido un crecimiento bueno y estable y proyecta seguir con este ritmo a un mediano

plazo, sin embargo este crecimiento y las nuevas necesidades legales hace que cada vez sea más

difícil y más costosa la administración, y hace pensar en la necesidad de tener un proceso de

gestión de efectivo establecido, para contar con herramientas e información para tomar

decisiones en la planeación de la implementación y puesta en marcha de los nuevos procesos

exigidos, y poder si seguir operando sin riesgo de ser sancionado por incumplimientos y/o perder

clientes por no contar con los requisitos exigidos.

Por lo tanto es trascendental implementar un proceso de gestión de efectivo, inicialmente

se debe de realizar un diagnóstico a la empresa, para evaluar que debilidades tiene la empresa

para fortalecerlas, y que amenazas acechan a corto y mediano plazo y prepararse para

enfrentarlas, como aprovechas las oportunidades que ofrece el mercado financiero, estableciendo

políticas de manejo del efectivo, procesos de planeación como presupuestos de efectivo, estudio

de alternativas de financiación y de inversión de fácil realización, procedimientos de control de

cajas y bancos, y consolidando lo anterior en el proceso de gestión de efectivo de la empresa

Inversiones Amm sas.

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Formulación.

¿Cuál es la incidencia del proceso de gestión de efectivo orientado a la planificación y

control del efectivo en la empresa? ¿Qué alternativas se puede implementar para logra un

adecuado proceso de gestión de efectivo?

Sistematización del Problema.

¿Qué incidencia tiene la implementación del proceso de gestión de efectivo en la empresa

Inversiones Amm Sas.?

¿Cuáles son los factores del entorno que la empresa toma como referencia en su proceso

de gestión de efectivo?

¿De qué modo incide la falta de un proceso de gestión de efectivo en la empresa

Inversiones Amm Sas?

¿Cómo el proceso de gestión de efectivo puede ser una alternativa a los problemas de

planeación y control del efectivo de la empresa?

¿Por qué la empresa requiere un proceso de gestión de efectivo?

¿Para qué va a servir el proceso de gestión en la empresa?

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Objetivos

Objetivo General

Formular un plan de mejoramiento del proceso de gestión de efectivo de la empresa

Inversiones Amm Sas.

Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico del área financiera de la empresa Inversiones Amm Sas.

 Plantear estrategias de mejoramiento para el área del proceso de gestión de

efectivo.
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Justificación

El proyecto se basa en la formulación un plan de mejora del proceso de gestión de

efectivo en la empresa Inversiones Amm sas, y se enfoca en reconocer una problemática de

carencia planeación y control del efectivo o capital financiera en las pymes del país, y que con

los cambios normativo que se han venido implementando en los últimos años están agudizando

esta problemática, forzando a estas empresas, a la informalidad, a la liquidación de su actividad

comercial, y en los mejores casos a replantear sus procesos y es ahí donde cobra importancia este

proyecto toda vez que este análisis debe iniciar en el principal activo de la empresa que es el

efectivo, como recurso para poder solventar todos los procesos de la empresa y dar cumplimiento

con sus obligaciones, y poder seguir desarrollando su actividad económica.

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Marcos de referencia

Marco Teórico

En este capítulo se ilustrara algunas teorías acerca de la administración del efectivo y

algunos de sus componentes, para resaltar sus aspectos más relevantes.

Administración Financiera

Es el conjunto de funciones consistentes en planear las finanzas de la empresa, obtener en

condiciones óptimas los fondos que requiere su actividad, cuidar que los mismos se inviertan

adecuadamente, recomendar las mejores estrategias de crecimiento, y controlar la debida

implementación del plan financiero, para así contribuir de manera eficaz y eficiente el logro de

los objetivos de obtención de utilidades de la empresa.

Consiste en maximizar el patrimonio de los accionistas de la empresa a través de la correcta

consecución, manejo y aplicación de los recursos financieros que requiera la misma.

Por otro lado, la Administración Financiera se apoya en los siguientes elementos:

a) Políticas, decisiones y acciones ejecutivas.

b) Maximización del valor actual de la empresa.

c) Contribución al desarrollo del medio socioeconómico del país.

d) Equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Maximizar el capital contable, patrimonio de la

empresa a largo plazo
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Pagar el mejor salario a trabajadores

Conforme al poder adquisitivo

de consumidores
Estrategias y políticas de la competencia nacional
e internacional

Preservar el medio ambiente (ecológico)

Y las necesidades del Estado para

proporcionar servicios públicos eficientes
y oportunos a la colectividad

TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Recopilación de datos significativos

Análisis financiero

Planeación financiera

Control financiero

Toma de decisiones acertadas

 Recopilación de datos significativos

Tiene por objeto reunir antecedentes, datos, conceptos y cifras importantes, oportunas, veraces y

suficientes en cantidad y calidad, internos y externos de una empresa, para tomar decisiones y

lograr objetivos preestablecidos.

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 Análisis financiero

Tiene por objeto estudiar y evaluar el pasado económico financiero de una empresa, para tomar

decisiones y lograr objetivos preestablecidos.

 Planeación financiera

Tiene por objeto estudiar, evaluar y proyectar el futuro económico-financiero de una empresa,

para tomar decisiones y lograr objetivos preestablecidos.

 Control financiero

Tiene por objeto asegurarse que los recursos sean obtenidos y aplicados eficientemente al

estudiar y evaluar simultáneamente los conceptos y las cifras reales proyectadas y variaciones,

para tomar decisiones y lograr objetivos preestablecidos.

 Toma de decisiones acertadas

Técnica de la Administraci6n Financiera, que tiene por objeto elegir la mejor alternativa

relevante para solución de problemas en la empresa y el logro de los objetivos preestablecidos en

condiciones de certidumbre, riesgo conflicto o incertidumbre.

La responsabilidad del administrador financiero

La tarea del administrador financiero consiste en adquirir y usar fondos con miras a maximizar el

valor de la empresa. A continuaci6n se describen algunas actividades específicas que intervienen

en dicha responsabilidad.

1. Preparación de pronósticos y planeación

El administrador financiero debe interactuar con otros ejecutivos al mirar hacia el futuro y al

determinar los planes que darán forma a la posici6n futura de la empresa.

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2. Decisiones financieras e inversiones de importancia mayor

Una empresa con éxito observa un incremento rápido en las ventas, lo cual requiere de

inversiones en planta, equipo e inventarios. El administrador financiero debe ayudar a determinar

la tasa óptima de crecimiento en ventas y también debe ayudar a decidir sobre los activos

específicos que se adquieran y la mejor forma de financiar esos activos. Por ejemplo: ¿deberá la

empresa financiarse con instrumentos de endeudamiento o de capital contable? Y si se endeuda,

¿deberá ser a corto o largo plazo?

3. Coordinación y control

EI administrador financiero debe interactuar con otros ejecutivos para asegurarse que la empresa

sea operada de la manera más eficiente posible.

4. Forma de tratar con los mercados financieros

EI administrador financiero debe tratar con los mercados de dinero y de capitales, porque toda

empresa se ve afectada por los mercados financieros generales, de los cuales se obtienen los

fondos, se negocian los valores de una empresa y se recompensa o se castiga a los inversionistas.

(Bravo & Mondargon, 2003, págs. 14-15)

Planeación Financiera

La planeación financiera es un aspecto que reviste gran importancia para el funcionamiento y,

por ende, supervivencia de la empresa. Su objeto es el de proporcionar una especie de “mapa de

carreteras” para la orientación, coordinación y control de las decisiones, a fin de que la compañía

alcance los objetivos que se ha trazado. Son dos los elementos clave en el proceso de planeación

financiera: la planeación del efectivo y la planeación de las utilidades. La primera consiste en la

elaboración de presupuestos de caja. Sin un nivel adecuado de efectivo – y pese al nivel que
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presenten las utilidades – la empresa está expuesta al fracaso. La planeación de utilidades, se

obtiene por medio de los estados financieros proforma, los cuales muestran niveles anticipados

de ingresos, activos, pasivos y capital social. Los presupuestos de caja y los estados proforma

son útiles no sólo para la planeación financiera interna; si no que también, forman parte de la

información que exigen los prestamistas tanto presentes como futuros. Antes de pasar al estudio

de los procedimientos de elaboración y uso de tales estados, se analizará la relación que guardan

los planes financieros a corto y largo plazo.

EL PROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA

El proceso de planeación financiera comienza con los planes financieros a largo plazo, o

estratégicos, que a su vez conducen a la formulación de los planes de operaciones y presupuestos

a corto plazo. En términos generales, dichos planes y presupuestos son guías operacionales para

alcanzar los objetivos a largo plazo de la empresa. Aunque este capítulo se concentra

principalmente en los planes y presupuestos a corto plazo, no estarán de más algunos

comentarios en torno a los planes a largo plazo.

PLANES FINANCIEROS (ESTRATEGICOS) A LARGO PLAZO

Los planes financieros a largo plazo (estratégicos) se refieren a las decisiones financieras de

largo plazo y la estimación por anticipado de los efectos financieros de tales decisiones. Este tipo

de planes suelen cubrir periodos de dos a diez años, pero especialmente de cinco años, los cuales

son sometidos a revisión a medida que se recibe nueva información. Por lo general, las empresas

con grados altos de incertidumbre operativo o ciclos de producción relativamente cortos, o

ambas cosas, tienden a echar mano de horizontes de planeación más reducidos. Los planes
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financieros a largo plazo se concentran en los gastos de capital, actividades de investigación y

desarrollo, decisiones de mercado y comercialización y las fuentes más importantes de

financiamiento. En esto quedaría también incluida la culminación de proyectos ya iniciados,

líneas de productos o negocios y todo tipo de posibles adquisiciones. Tales planes tienden a

utilizar como punto de apoyo los planes y presupuestos de utilidades anuales.

PLANES FINANCIEROS A CORTO PLAZO (OPERATIVOS)

Los planes financieros a corto plazo (operativos) se refieren a las decisiones financieras a corto

plazo y los efectos financieros anticipados de tales decisiones. Este tipo de planes suelen abarcar

periodos de uno a dos años. Los insumos más importantes son el pronóstico de ventas y diversas

formas de información acerca de las operaciones y las finanzas de la empresa. Los resultados

clave comprenden, por su parte, ciertos presupuestos de operaciones y de efectivo y los estados

financieros proforma. El proceso de planeación financiera a corto plazo se presenta en el

diagrama de flujos de la Figura 6.1. Sus elementos son el pronóstico inicial de ventas, la

distribución del presupuesto de caja, el estado de resultados proforma y el balance general.

FIGURA 6.1. Proceso de Planeación Financiera a Corto Plazo (operativa) El insumo clave del

proceso de planeación financiera (operativa) a corto plazo es la predicción de ventas, a partir de

la cual pueden estimarse los planes de producción, programas y costos. Tales estimaciones son:

insumos del estado de resultados pro-forma y del presupuesto de caja, los cuales, con

información adicional, se emplean para elaborar el balance general proforma

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Partiendo del pronóstico de ventas, se desarrollan los planes de producción, los cuales consideran

el tiempo necesario para convertir a las materias primas en productos terminados. Con base en

ellos, se pueden estimar la mano de obra directa requerida, los gastos de fábrica y los costos de

operación. Una vez que se han efectuado estas estimaciones, puede pasar a elaborarse tanto el

estado de resultados proforma como el presupuesto de caja. El balance general proforma, por

último, habrá de tener como insumos básicos el estado de resultados proforma, el presupuesto de

caja, el plan de gastos de capital, el plan de financiamiento a largo plazo y el balance general

actual. En lo sucesivo, nos concentraremos en los productos clave del proceso de planeación
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financiera a corto plazo; el presupuesto de efectivo o de caja, el estado de resultados proforma y

el balance general proforma.

PLANEACION DE EFECTIVO: PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja, o predicciones de efectivo, permite a la empresa planear sus necesidades

de efectivo a corto plazo. Suele atenderse prioritariamente a la planeación del superávit y del

déficit de efectivo. Una empresa que espera un superávit de efectivo puede planear inversiones a

corto plazo (valores negociables); si, por el contrario, se espera un déficit, debe buscarse un

financiamiento a corto plazo (documentos por pagar). El presupuesto de caja proporciona al

gerente administrativo una perspectiva clara del tiempo que la empresa requiere a fin de obtener

las entradas y salidas de efectivo esperadas durante un periodo determinado.

Por lo general, el presupuesto de caja cubre un periodo de un año, si bien cualquier periodo

puede ser aceptable. Este se divide normalmente en intervalos, cuyo número y tipo depende de la

naturaleza de la organización del negocio. Cuanto más estacionales e inciertos resulten los flujos

de efectivo de una empresa, tanto mayor será el número de intervalos. Debido a que muchas

empresas se rigen por pautas estacionales en la administración del efectivo, suele presentarse el

presupuesto de caja sobre una base mensual. Por otra parte, las empresas con pautas más estables

en sus flujos de caja pueden utilizar intervalos de tiempo trimestrales o anuales. Si el presupuesto

de caja se elabora con base en periodos mayores de un año, serán pocos los intervalos de tiempo

por determinar debido a la dificultad e incertidumbre que entraña el predecir las ventas y otros

renglones relativos al efectivo.

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Pronostico De Ventas

El Insumo más importante del proceso de planeación financiera a corto plazo y, por lo tanto, de

todo presupuesto de caja, es el pronóstico de ventas. Consiste en la predicción de las ventas de la

compañía sobre un período determinado, y es por lo general el departamento de ventas el

encargado de proporcionarlo a la gerencia administrativa. Con base en tal predicción, el

administrador financiero estima los flujos de efectivo mensuales que resultarían de los ingresos

por las ventas proyectadas y por producción, por inventario y por los desembolsos que implican

las ventas. Asimismo, determina el nivel de activos fijos requerido y el modo del financiamiento,

de haber alguno, que se necesita para apuntalar el nivel planeado de producción y ventas. La

predicción de ventas puede basarse en un análisis de información ya sea interna o externa, o por

una combinación de ambas.

1) PREDICCION EXTERNA. La predicción externa se apoya en la relación que puede

observarse entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos clave, como

el producto nacional bruto (PNB), nuevos proyectos de habitación y el nivel de ingresos

personales. No es difícil encontrar predicciones que incluyen este tipo de indicadores. La lógica

que subyace a este método consiste en que las ventas de una empresa están a menudo

estrechamente ligadas a determinados aspectos de la actividad económica total nacional, de ahí

que la predicción de la actividad económica proporcione una perspectiva de las ventas futuras.

2) PREDICCION INTERNA . La predicción interna se basa en una encuesta, o consenso, de

las predicciones de ventas obtenidas por los conductos internos propios de la empresa. Por lo

general, se pregunta a los agentes de ventas de la compañía qué cantidad de unidades de cada
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producto esperan vender en el año venidero. Las predicciones resultantes se recopilan y se

contabilizan, para que luego el gerente de ventas ajuste los datos de acuerdo con su propio

conocimiento y experiencia en los mercados, o con base en la habilidad del entrevistado para

predecir aspectos de este tipo. Por último, pueden hacerse ajustes en función de factores internos

adicionales como la capacidad real de producción.

3) PREDICCION COMBINADA. Las empresas se valen por lo general de una combinación de

datos de predicción externos e internos al elaborar la predicción de ventas final. La información

interna proporciona perspectivas para esperar un nivel determinado de ventas, en tanto que la

información externa sirve para incorporar los factores económicos generales al conjunto de

ventas esperadas. La naturaleza del producto que fabrica la compañía puede afectar también la

combinación y tipos de métodos que se empleen.

Elaboración del Presupuesto de caja

La Tabla 6.1 presenta el formato general del presupuesto de caja. Se estudiarán por separado

cada uno de sus elementos.

ENTRADAS DE EFECTIVO . Las entradas de efectivo comprenden todos los renglones de los

que puede resultar cualquier tipo de influjo de efectivo durante un período financiero

determinado. Ejemplos de entradas de efectivo son las ventas al contado y el cobro de las cuentas

pendientes.
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TABLA 6.1

(Ocampo Florez, 2009, págs. 151 - 157)

El capital de componentes trabajo

¿Por qué el estudio de los flujos de dinero de una compañía implica el estudio del capital de

trabajo? ¿Por qué este análisis esencial en la gestión cotidiana en una PyME?

Cuando una compañía se inicia es importante contar con recursos líquidos (dinero) que permitan

atender las erogaciones necesarias para operar. Estas necesidades financieras son relativamente

imperceptibles: primero, porque se realizan con recursos aportados por el emprendedor; segundo,

porque se trata de pequeñas cuantías, si se comparan con las necesidades que demanda la

operación del negocio.

Dentro de las necesidades del negocio, es importante tener claro dos aspectos:

• Si los recursos de dinero fluyen dentro de la empresa, atendiendo todos aquellos requerimientos

que hacen posible la operación, esto es, una estructura de activos representados en materias

primas, cartera, entre otros, como resultado de la definición e implementación del proceso

productivo, del proceso de ventas y del proceso de financiación (recaudación del producto

vendido y la cobertura de necesidades de efectivo), en este caso tendríamos que:

Procesos + Inversiones = Ventas Recaudadas + Fuentes financiación.

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• Si las existencias de dinero exceden las necesidades planteadas por el negocio. En este caso es

pertinente resaltar que es tan importante tener herramientas para gestionar la necesidad de

financiación, como tenerlas para administrar la disponibilidad dada por los recursos excedentes.

La disponibilidad se refiere a la oportunidad para disponer de dichos fondos en un período de

tiempo estimado, sin menoscabo de su poder de compra, mientras puedan ser invertidos

eficientemente, en principio, por encima de la tasa de inflación.

Estos dos aspectos son de vital importancia en la gestión del dinero necesario para poder

financiar el proceso productivo. Cuando los recursos aportados por los inversionistas se

depositan en una cuenta corriente o a través de cualquier otro instrumento, pasan a ser propiedad

de la empresa. Es obligación del administrador utilizarlos de manera que beneficien a la empresa,

garantizando su disponibilidad y eficiencia, en otras palabras, protegiendo el poder de compra

del dinero invertido temporalmente. (Vargas Arévalo, 2016)

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Marco Conceptual

Efectivo: comprende lo relacionado con los recursos que la empresa mantiene con una

disponibilidad inmediata, tales como caja y saldos en entidades financieras.

Equivalentes al efectivo: comprende las inversiones a corto plazo de gran liquidez,

fácilmente convertibles en importes de efectivo, los cuales se encuentran sujetos a un riesgo poco

significativo de cambios en su valor. (Varón, 2018)

Gestión: Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la

consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a

cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo

cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u

organizar una determinada cosa o situación. (Pérez Porto & Merino, Acerca de nosotros

Definición.de, 2008)

Planeación: es la acción y efecto de planear o planificar. Es el proceso y resultado de

organizar una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores internos y externos orientados

a la obtención uno o varios objetivos. También se utilizan conceptos similares como

planeamiento o planificación.

El concepto de planeación se utiliza en diversos ámbitos como en el mundo de la

empresa, la política, la economía o la educación. Este término se utiliza en algunos países de

Hispanoamérica, especialmente en México. (Significados.com, 2017)

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Control: La palabra control proviene del término francés contrôle y significa

comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al

dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema. (Pérez Porto, 2008)

Administración: Administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas,

negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.

Administración es una palabra procedente del latín, administratione, que significa

dirección, gestión o gerencia, donde el prefijo ad- significa dirección, tendencia, hacia, y el

vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinación.

Este término también proviene del latín ad-ministrare, que significa servir, o ad manus

trahere, que significa gestionar o manejar. De esta forma, el término administración se refiere al

funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al

servicio de otros. (Significados.com, 2017)

Capital: Se denomina capital al elemento necesario para la producción de bienes de

consumo y que consiste en maquinarias, inmuebles u otro tipo de instalaciones. Así, los llamados

bienes de capital son aquellos bienes destinados a la producción de bienes de consumo. Estos

tienen que tener el suficiente grado de efectividad para satisfacer necesidades y generar rédito

económico.

Existen distintos tipos de capital: el capital circulante, que es aquel que se agota en la

producción y debe ser repuesto; el capital fijo, que tiene un desgaste a largo plazo y no se agota

en la producción; el capital variable, que es aquel que se intercambia por una labor, es decir, el
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salario que se paga a los empleados; y finalmente, el capital constante, que corresponde a la

inversión hecha en maquinarias, materias primas, etc. (Duarte, 2008)

Análisis DOFA: DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una

herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su

negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las

características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis DOFA

tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en

diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de

productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc. Muchas de las

conclusiones, obtenidas como resultado del análisis DOFA, podrán serle de gran utilidad en el

análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñe y que califiquen para ser

incorporadas en el plan de negocios.

El anális DOFA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su

negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de

manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del

entorno. (Ayala Ruiz & Arias Amaya, 2008)

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Marco Temporal

Este proyecto de plan de mejora del proceso de gestión de efectivo comprenderá un

término de dos semanas del día 6 de agosto al 14 de septiembre de 2.018.

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Marco Espacial

El proyecto se desarrollara en la empresa Inversiones Amm sas, con domicilio en el

municipio de Cajicá Cundinamarca, que se encarga de prestar servicios de apoyo a la agricultura,

y construcción y mantenimiento de obras civiles, esta empresa carece de una planeación

estratégica y este proyecto es el primer acercamiento a una organización administrativa.

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Metodología

Este proyecto se realiza en dos fases:

Una primera etapa de diagnóstico del área financiera utilizando el método de análisis

DOFA, donde se analiza los factores internos y externos que intervienes en el proceso de gestión

de efectivo de la empresa.

Y la segunda fase se establece unas estrategias de tipo FO FA DO DA, y de acuerdo a

estas se elabora un plan o estrategias de mejoramiento definiendo su propósito, plan de acción,

responsable y frecuencia de aplicación.

Tipo de Estudio

El Método más apropiado para el tipo de estudio de investigación propuesto será el

“descriptivo” en la medida en que se medirán las variables y situaciones que logren identificar

las causas del problema y con ello establecer el plan de mejoramiento.

Método de Estudio

El método inductivo deductivo es el más apropiado para realizar el proyectos.

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Método de recolección de Información.

Fuentes de Información

Para obtener información para realizar el proyecto se tomara principalmente información

primaria de la empresa, como entrevistas con el representante legal y contador de la empresa.

Adicionalmente se podrá tomar información secundaria como puede ser informes y

estados financieros y algunos documentos de la empresa.

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Diagnostico

Caracterización

La empresa a la cual se le realizo él estudió se llama Inversiones AMM SAS, es un una

empresa por acciones simplificadas con un único accionista, que su ves es el representante legal,

la empresa tiene como objetos social prestar servicios de apoyo a la agricultura, construcción y

mantenimiento de obras civiles y demás actividades complementarias, su dominio principal es el

municipio de Cajicá Cundinamarca, sus planta de personal es muy variable en cuanto al número

ya que dependerá de los proyectos en ejecución, sin embargo en el último año ha mantenido un

promedio de 35 empleados.

Sus servicios principales son fabricación y mantenimiento de estructuras de camas de

cultivo de flor tipo exportación, y fabricación y mantenimiento de estructuras de cubierta de

cultivos de flores, la empresa presta sus servicios en la sabana de Bogotá principalmente, sus

servicios se realizan a través de contratos de servicios fijos, es decir se terminan cuando se

realiza el total la labor contratada, no se acostumbra la renovación de estos contratos si hay

nuevas necesidades se realizan nuevos contratos.

La empresa es de un solo accionista como se menciona anteriormente, y como consta en

el registro de cámara de comercio y este a su vez es el gerente, la empresa por su tamaño cuenta

con muy poca infraestructura administrativa básicamente su organigrama se estable con él en la

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cabeza y los operarios en la base y en el medio un contador público externo, es decir con

contrato por prestación de servicios.

Accionista unico - Gerente

Contador externo

Colaboradores

Fuente propia

Análisis DOFA

Análisis Interno

Fortalezas:

 Alta velocidad de respuesta en toma de decisiones y ejecución de pagos

 Bajo costo de gastos administrativos

Debilidades:

 Ausencia de políticas generales del manejo del efectivo

 Carencia de un proceso de planeación y control del efectivo

 Falta asignación de personal para procesos de control del efectivo

 Ausencia de manuales de procedimientos

 Insuficiencia de procesos de control y verificación.

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 Carencia de información para la administración del efectivo.

 Ausencia de planes de mejoramiento

 Precaria infraestructura tecnológica.

Análisis Externo

Oportunidades:

 Desarrollo teórico de la gestión de efectivo

 Programas y herramientas ofimáticas específicas para la gestión del efectivo

 Medos de comunicación rápidos para la obtener de información.

 Amplia oferta de Personal capacitado.

 Capacitación financiera gratis o de bajo costo por parte de bancos y Cámaras de comercio.

Amenazas:

 Impuestos y altos costos de administración de los bancos.

 Altas tasas de interés y difícil acceso a crédito bancario.

 Inestabilidad económica del país.

 Devaluación del peso.

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Análisis de impacto

Se evaluará cada concepto de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades y se

dará una valoración del impacto, con el objetivo de seleccionar los factores clave de éxito (FCE).

Nivel de impacto
DEBILIDADES
alto medio bajo
Ausencia de políticas generales del manejo del efectivo. X

Carencia planeación y control del efectivo. X

Falta de personal capacitado X
Ausencia de manuales de procedimientos. X

Carencia de comunicación y control gerencial X

Precaria infraestructura tecnológica. X
Ausencia de planes de mejoramiento. X

nivel de impacto
FORTALEZAS
alto medio bajo
Alta velocidad de respuesta en toma de decisiones y
X
ejecución de pagos.
Bajo costo de gastos administrativos X

nivel de impacto
AMENAZAS
alto medio bajo
Altas tasas de interés y difícil acceso a crédito bancario. X
Impuestos y altos costos de administración de los
X
bancos.
Inestabilidad económica del país. X
Devaluación del peso. X

nivel de impacto
OPORTUNIDADES
alto medio bajo
Medos de comunicación rápidos para la obtener de
X
información.
Capacitación financiera gratis o de bajo costo por parte
X
de bancos y Cámaras de comercio.
 33

Desarrollo teórico de la gestión de efectivo X

Programas y herramientas ofimáticas específicas para la
X
gestión del efectivo
Amplia oferta de Personal capacitado. X

Factores Claves de Éxito (FCE)

Del análisis anterior los siguientes conceptos se seleccionaron como Factores clave de

éxito (FCE), debido a su alto impacto son fundamentales para el éxito o fracaso del proceso de

gestión de efectivo.

Matriz de impacto

nivel de impacto nivel de impacto

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
alto medio bajo alto medio bajo
Alta velocidad de respuesta en
Medios de comunicación rápidos
toma de decisiones y ejecución X X
para la obtener de información.
de pagos.
Nivel de impacto nivel de impacto
DEBILIDADES AMENAZAS
alto medio bajo alto medio bajo
Ausencia de políticas generales Altas tasas de interés y difícil
X X
del manejo del efectivo. acceso a crédito bancario.
Carencia planeación y control del
X
efectivo.
Falta de personal idóneo X

Estrategias FO FA DO DA

Al confrontar las diferentes categorías en la matriz de impacto se procedió a realizar el

análisis DOFA, donde se plantean diferentes estrategias que son de gran importancia de

implementación que se deben de tener en cuenta para mejora el proceso.


OPORTUNIDADES
1. Medios de comunicación
rápidos para la obtener de
información.
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO
1. Alta velocidad de 1. Desarrollo de Presupuesto de
respuesta en toma de flujos de caja.
decisiones y ejecución 2. Implementación de
de pagos. infraestructura tecnológica.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO
1. Ausencia de políticas 1. Implementación de un sistema
generales del manejo del de información.
efectivo. 2. Creación área de financiera.
2. Carencia planeación y 3. Asesoría calificada interna o
control del efectivo. externa.
3. Falta de personal idóneo
34
AMENAZAS
1. Altas tasas de interés y difícil
acceso a crédito bancario.
ESTRATEGIAS FA
1. Establecer convenios
bancarios para inversión y
crédito.
2. Obtener diferentes medios de
pago diferentes que al
contado.
ESTRATEGIAS DA
1. Definición de políticas de
manejo del efectivo.
2. Elaboración de manuales de
procesos.
 35

Estrategias de Mejoramiento

N RESPONSAB FRECUENCI
ESTRATEGIA PROPÓSITO PLAN DE ACCIÓN
o. LE A
Analizar la cartera para proyectar los
Desarrollo de Presupuesto Planificar los ingresos y salidas de
1 ingresos y programar los pagos de acuerdo Gerente Mensual
de flujos de caja. dinero mensualmente.
al grado de importancia.
Contar con equipos y programas Elaborar los flujos de caja, formatos de
Implementación de
2 adecuados para obtener administrar arqueo y auditoria, con indicadores de Gerente Anual
infraestructura tecnológica.
la información gestión.
contar con fuentes de financiación
Establecer convenios de fácil adquisición, rápida respuesta Evaluar las dientes alternativas que ofrece
Asesor
3 bancarios para inversión y y bajo costo, e inversiones de corto los bancos y seleccionar la que cumpla con Anual
financiero
crédito. plazo, fácil realización y altos todos o mayor parte del propósito.
rendimientos
Obtener diferentes medios Contar con diferentes medios de Analizar los diferentes servicios que
Asesor
4 de pago diferentes que al cobro y pago que reduzcan el ofrecen los bancos y seleccionar los que anual
financiero
contado. manejo de efectivo. mejor contribuyan al propósito.
elaborar un sistema de información
Implementación de un para tener actualizado al área Definir los diagramas de información en Asesor
5 Anual
sistema de información. financiera para realizar control en cada proceso. financiero
los cobros y pagos
Analizar la necesidad de planta de personal
Creación área de Contar con personas capacitadas y
6 para el área y estructura de acuerdo a las gerente Anual
financiera. responsables de los procesos.
responsabilidades.
contar con asesoría actualizada e
Asesoría calificada interna idónea que ayuda a guiar los buscar alternativas de asesoría y
7 Gerente Anual
o externa procesos y proponga planes de contratarla de acuerdo a la necesidad
mejoramiento
Establecer los principios básicos del
Definición de políticas de Formulación de políticas de acuerdo a los
8 área financiera para su Gerente Anual
manejo del efectivo. análisis administrativos.
funcionamiento
Elaboración de manuales definir las labores, funciones y Analizar los puestos de trabajo para definir Asesor
9 Anual
de procesos conductos regulares de los procesos sus procedimientos. financiero
 36

Recomendaciones

Una vez finalizado el análisis de la problemática e con la información obtenida, se

plantea las siguientes recomendaciones:

Es necesario asignar recursos para crear y estructurar el área financiera de la empresa

como un primer paso de organización administrativa, donde se pueda establecer los responsables,

los proceso y se puedan ejecutar sistemáticamente la gestión del efectivo.

Es importante que la gerencia evalué y comprenda las necesites del sistema de gestión del

efectivo, y decida realizar las inversiones correspondientes para que pueda ver como se beneficia

la empresa y le ayuda a darle un estabilidad a la misma.

Así mismo es importante contar con personal capacitado y tener una asesoría confiable en

los procesos, para garantizar que los mismos se ejecuten correctamente y los que las decisiones

sean más acertadas y oportunas.

Y por último es la gerencia la encargada de tomar la iniciativa de capacitarse en este

tema, para que pueda comprender más fácilmente la importancia e implicaciones que tiene un

proceso de gestión del efectivo dentro de la compañía.

 37

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