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Índice.
Introducción ............................................................................................................................................. 6
1.0 Definiciones ........................................................................................................................................ 7
2.0 Desarrollo de la auditoría ................................................................................................................... 9
3.0 Competencia y evaluación de auditores ............................................................................................ 16
4.0 Evaluación........................................................................................................................................... 19
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Formación de Auditores Distribuido por: Películas Mel. S.A., Uruapan 17 Col. Roma 06700 Ciudad de 5
Internos México, Tels.+52 (55) 5207 81 11, 5207 2903, 5533 6616,
ventas@peliculasmel.com.mx
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Competencias.
Esta manual tiene como finalidad, que los usuarios obtengan las siguientes competencias:
Introducción.
Se dice en el argot de calidad: “Qué lo que no se mide, no se puede mejorar”. La auditoría es un mecanismo
para medir o evaluar si el sistema de gestión, sea de calidad, ambiental u otro, está documentado,
implantado y mejorado. La auditoría interna es un requisito que se debe cumplir de acuerdo a las Normas
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 o cualquier otro referido a sistemas de gestión.
Este manual, complementa la información que se muestra en el video. Está basado en la Norma ISO 19011,
“Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión”. La primera parte describe los términos y
definiciones que se utilizan en el proceso de auditoría, para que el participante se vaya familiarizando con
dichos conceptos. La segunda, explica las diferentes etapas de la auditoría, desde el inicio de ésta hasta
las actividades de seguimiento. La tercera parte define las competencias que requiere cumplir la persona
que desea ser auditor, así como el proceso. de evaluación.
El video que se incluye, del mismo nombre, sirve de apoyo explicativo ya que muestra en formato
audiovisual los conceptos mencionados.
Esperamos que sea de utilidad, como un instrumento en la capacitación y mejora de sus procesos.
6 Distribuido por: Películas Mel. S.A., Uruapan 17 Col. Roma 06700 Ciudad de Formación de Auditores
México, Tels.+52 (55) 5207 81 11, 5207 2903, 5533 6616, internos
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1. Términos y definiciones.
AUDITORÍA:
CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Nota: Los criterios de Auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de
la Auditoría.
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA:
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de
Auditoría y que son verificables.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA:
Nota: Los hallazgos de la Auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de
Auditoría u oportunidades de mejora.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA:
Resultado de una Auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
Auditoría y todos los hallazgos de la Auditoría.
CLIENTE DE LA AUDITORÍA:
Nota: El cliente de la Auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos
reglamentarios o contractuales para solicitar una Auditoría.
AUDITADO:
AUDITOR:
EQUIPO AUDITOR:
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Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Nota 1: A un Auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.
EXPERTO TÉCNICO:
Nota 1: El conocimiento o experiencia específico son los relacionados con la organización, el proceso o la
actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.
PROGRAMA DE AUDITORÍA:
Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia
un propósito específico.
Nota: Un programa de Auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y
llevar a cabo las Auditorías.
PLAN DE AUDITORÍA:
ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Nota: El alcance de la Auditoría incluye generalmente una descripción de los lugares, las unidades de la
organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
TIPOS DE AUDITORÍA
La realiza la Organización a sus actividades y procesos, para verificar el cumplimiento con un criterio de
auditoría
La realiza una Organización a sus proveedores para verificar su confiabilidad para suministrarle
productos y servicios
DE TERCERA PARTE:
La realiza un tercero, independiente, para verificar que una Organización cumple con los criterios de
auditoría, generalmente con fines de acreditación o certificación.
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2. Desarrollo de la auditoría
El desarrollo de una Auditoría debería contemplar cuando menos los siguientes elementos:
1. Inicio de la Auditoría;
2. Revisión de la documentación;
6. Finalización de la Auditoría; y
Objetivos de la Auditoría
La determinación del grado de conformidad del SGC, o de parte de él, con los criterios de
Auditoría;
La evaluación de la capacidad del SGC para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales, reglamentarios y contractuales;
La evaluación de la eficacia del SGC para lograr los objetivos especificados; y
La identificación de áreas de mejora potencial del SGC.
Alcance:
Describe la extensión y los límites de la Auditoría, tales como ubicación, unidades de la organización,
actividades y procesos que van a ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la
Auditoría.
Criterios:
Se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir
políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestión, requisitos
contractuales o códigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.
Viabilidad de la Auditoría.
Antes de las actividades de Auditoría in situ, la documentación del auditado debería ser revisada
para determinar la conformidad del sistema, según la documentación, con los criterios de Auditoría.
El Líder del Equipo Auditor deberá preparar un plan de Auditoría que proporcione la base para el
acuerdo entre el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la Auditoría.
Este plan deberá facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la
Auditoría.
El área a auditar;
Los objetivos de la Auditoría;
El alcance de la Auditoría;
Los criterios de Auditoría;
Los documentos de referencia;
Los procesos que van a auditarse;
Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la Auditoría in situ;
La hora y la duración estimadas de las actividades de la Auditoría in situ, incluyendo las
reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor.
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Recomendaciones de su manejo:
Estos documentos de trabajo deberían retenerse al menos hasta que finalice la Auditoría; y
Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deberían ser
guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor.
Se debería realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o, cuando sea apropiado,
con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar.
Durante la Auditoría, el Líder del Equipo Auditor deberá comunicar periódicamente los progresos de
la Auditoría y cualquier inquietud al auditado;
Las evidencias recopiladas durante la Auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo
deberán comunicarse sin demora al auditado;
Cuando las evidencias disponibles de la Auditoría indican que los objetivos de la misma no son
alcanzables, el Líder del Equipo Auditor deberá informar de las razones al auditado para determinar
las acciones apropiadas; y
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la Auditoría que pueda evidenciarse a medida que
las actividades de Auditoría in situ progresan, deberá revisarse con el auditado.
ENTREVISTAS:
REVISIÓN DE DOCUMENTOS
Generación de hallazgos:
La evidencia de la Auditoría deberá ser evaluada frente a los criterios de Auditoría para generar los
hallazgos de la Auditoría;
Los hallazgos de la Auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios
de Auditoría; y
Cuando los objetivos de la Auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la Auditoría pueden identificar
una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor deberá reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la Auditoría en
etapas adecuadas durante la misma.
Éstas deberán revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la
Auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido.
Conclusiones de auditoría.
3. La capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad,
adecuación, eficacia y mejora del sistema de gestión; y
Tipos de no conformidad.
NO CONFORMIDAD:
OBSERVACION:
OPORTUNIDAD DE MEJORA:
Una situación que PUEDE afectar la calidad, pero no es clara violación al Sistema de Gestión de la
Calidad.
Presentar los hallazgos y conclusiones de la Auditoría de tal manera que sean comprendidos y
reconocidos por el auditado, y
Para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un
plan de acciones correctivas y preventivas.
Recuerde que el resultado de su buen desempeño de auditor termina en la elaboración del informe
de Auditoría por lo tanto debe hacerlo con cuidado para que deje una imagen positiva de su trabajo
como auditor.
4. La identificación del Líder del Equipo Auditor y de los miembros del equipo auditor;
5. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de Auditoría in situ;
Aprobación y distribución.
Cuando todas las actividades descritas en el plan de Auditoría se hayan realizado y el informe de la
Auditoría aprobado se haya distribuido;
Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo
acordado y no se consideran parte de la Auditoría. El auditado debería mantener informado al cliente
de la Auditoría sobre el estado de estas acciones;
Deberá verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser
parte de una Auditoría posterior; y
El programa de Auditoría puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo
auditor, que aporte valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debería tener cuidado para mantener
la independencia en las actividades de Auditoría posteriores.
Los Auditores deberán poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los
principios de la Auditoría.
Ético;
De mentalidad abierta;
Diplomático;
Observador;
Perceptivo;
Versátil;
Tenaz;
Decidido; y
Seguro de sí mismo.
EDUCACIÓN:
Preparatoria
EXPERIENCIA LABORAL:
Función técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solución
de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional, compañeros, clientes
y/u otras partes interesadas;
Parte de la experiencia laboral deberá ser en una función donde las actividades realizadas
contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en:
El área de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de la calidad, y
El área de gestión ambiental para auditores de sistemas de gestión ambiental.
El área de gestión de seguridad y salud en el trabajo, para auditores de gestión de seguridad
y salud en el trabajo.
Deberá haber sido obtenida bajo la dirección y orientación de un Auditor con competencia
como Líder del Equipo Auditor en la misma disciplina.
Un Líder del Equipo Auditor deberá haber adquirido experiencia adicional en la Auditoría; y
Esta experiencia adicional deberá haberse obtenido actuando como Líder del Equipo Auditor
bajo la dirección y orientación de otro Auditor competente como líder del equipo auditor
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Proceso de Evaluación
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4. Evaluación
A.- Conocimientos
1.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento
5.- Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son verificables
7.- Resultado de una Auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y
hallazgos
Aseveraciones V F
1.- Los criterios de Auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se
compara la evidencia de la Auditoría.
2.- Un auditor puede auditar su área de trabajo
3.- Los hallazgos de la Auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad
con los criterios de Auditoría
4.- No se puede contratar auditores externos para realizar auditoría internas
5.- Un programa de Auditoría incluye todas las actividades necesarias para
planificar, organizar y llevar a cabo las Auditorías
ACTIVIDADES ORDEN
Inicio de la Auditoría;
Realización de las actividades de Auditoría in situ;
Preparación, aprobación y distribución del informe de la Auditoría;
Revisión de la documentación;
Realización de las actividades de seguimiento de una Auditoría
Finalización de la Auditoría
Preparación de las actividades de Auditoría in situ;
CASOS
1.- Un auditado no está de acuerdo con una No conformidad encontrada por un auditor. Que se debe
realizar:
B.- Habilidades
CASOS
A.- CONFORMIDAD
B.- NO CONFORMIDAD
2.- Cuando el auditor pregunta al Director, acerca de la revisión directiva, éste le muestra los estados de
resultados de la Empresa.
A.- CONFORMIDAD
B.- NO CONFORMIDAD