TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,

a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

EMPRESA: GRUPO FERS LTDA

Dirección: Cra 11 a 145-55
Representante: Alberto David Cervantes
Tel: 7456434
Cargo: Gerente Ejecutivo
Correo electrónico: albertoc@grupofers.com.co
De: Jefatura de Auditoria
auditoria@grupofers.com.co
Para: Gerente Administrativo
Juan David Valencia
Fecha: marzo 14 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de GRUPO FERS LTDA en los
procedimientos de Operación y Servicio Técnico.
Alcance: Verificar los procedimientos de Operación y Servicio Técnico de la
empresa GRUPO FERS LTDA .

Criterios de Auditoria

 SGC
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativas
 Norma ISO 9001:2008
  Manual de Procedimientos de Servicio Técnico PO-ST-004 Versión
Junio de 2017
 Instructivos de desarrollo de Mantenimientos Preventivos M-ST-001
 Manual de Documentos de Retención y Archivo de Servicio Técnico M-
ST-004
 Manual de Calidad M-ST-001, Versión 01 de Agosto 15 de 2017

Reunión de Apertura:
1 de Marzo de 2019
Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
1 de Marzo de 2019
Hora 5:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace
mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se
están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
Servicios Técnico consignados en cada uno de los documentos relacionados como
criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (5) auditores de
calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador de Servicio al
cliente, Gerente Ejecutivo, Analista de control, el día 1 de marzo del presente año,
con una duración de 7 horas, en las instalaciones de la sucursal Bogotá. Adjunto
lista de Chequeo y procedimiento establecido en el ACI (auditoría y control interno)
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de marzo de 2019. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo
auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar
a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido
el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta
auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de
la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Jefatura de Auditoria
Indicadores

Cumplimiento en Operaciones y contables.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Auditoria y Control interno

Responsable Área: departamento Administrativo

Asistentes:

• Gerencia General
• Asistente de Gerencia
• Jefe de Operaciones
• Asistente de Operaciones
• Jefatura de Auditoria y control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor y control interno
Juan David Correa Jefe de Auditoria firma
Kelly Narváez Asistente Auditoria firma
Yeison Mahecha Asistente de Gerencia firma
AUDITADOS
Andrés López Jefe de Operaciones firma
Angela Pérez Asistente de Operaciones firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail auditoria@grupofers.com.co
Cualquier duda comunicarse al celular: 320-921 9887. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
N° DOCUMENTO REVISADO
1 Manual de Procedimientos de
Servicios Técnicos
2 Instructivos de Servicios Técnicos
3 Manual de Documentos de
Retención y Archivo
4 Manual de Formatos y Registro
5 Manual de Calidad
6 Libros de Registro
OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO
M-ST-002 VERSIÓN 15 DE JUNIO
2015
I-ST-003 Carpetas de Protocolos e
Instructivos
M-DT-004 Libros de Registros
Documentales
M-FR-03 Versión 15 de agosto 2017
M-AM-001 Versión 15 de agosto
2017
Recepción de solicitudes y registros

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o

estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
.

a. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 1 de Marzo de 2019 Auditor(es): Auditores Internos

Proceso auditado: Servicio Técnico Auditado(s): Gerencia Sucursal
N° Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Procedimientos de política de gestión Falta agregar X
costos en financiera implementación de
materiales en procedimiento para
Operacion costos en materiales
operativos
 2 formato único de Cap. Compras No se tiene en X
despachos, Manual control y logística cuenta el formato
de procedimientos único de despachos
y recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización X
organizacionales logística y de la política de
servicio al cliente logística, cuya
última actualización
fue el 18 de Agosto
2018 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2018
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

b. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión de Operaciones y crear un

procedimiento para el manejo de costos y gestión operativa

• Se debe agregar el formato único del manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de Operaciones y servicio al cliente puesto que

no se han agregado los cambios organizacionales del año 2019.
• Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión administrativa y operativa para
crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas
de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
 los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

c. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

d. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.