Escogí la oficina de la tesorería del distrito para este ejercicio.

La oficina maneja el
siguiente protocolo para la recepción de la documentación (la mayoría de ellas son
cuentas de cobro):

 Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los

datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también
las copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará
en el archivo de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).
 Una vez realizada la revisión se procede a ingresar el documento a través de un
formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción,
tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
 Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.
 La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es
la asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera
el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se
trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo
el pago de la misma).

La comunicación dentro de la oficina se genera de forma interna y externa. Interna

cuando se realiza comunicaciones en general o también individuales hacia los
empleados, esta comunicación se realiza mediante el uso del sistema SIGOB, el cual
funciona como un correo institucional y tiene la respectiva numeración y radicación para
cada oficio que se envíe a cualquier dependencia del distrito.

La comunicación externa se realiza mediante el envío de documentos y

correspondencia. Parte de la comunicación externa también se realiza mediante el
sistema SIGOB.

La comunicación interna se realiza mediante el sistema SIGOB y para que esta

comunicación sea efectiva se utiliza un usuario institucional, a partir de allí se crea un
correo donde se maneja toda la información relacionada de manera muy clasificada es
decir, está clasificada por el tipo de comunicación como: información al personal,
memorándums, comunicación individual por empleado.

Una vez que se tiene la información se procede a mandarla al destinatario que va con
copia a la dependencia del Archivo general distrital (y copia a otros destinatarios si así
se desea) y se activa la opción de correspondencia leída para verificar que la
comunicación haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.
A modo de apoyo, en el siguiente cuadro será mostrada la comunicación dentro de la
empresa en relación a la gestión documental y

Comunicación
dentro de una
empresa

Comunicación Comunicación
Interna Externa

Comunicación Comunicación
interna a traves de externa a traves de
correo electronico correspondencia

Revisión de correspondencia
Mandar email al destinatario Anexos, radicaci ón, fecha, etc.

Recpecion de correspondencia, plantilla

Confirmaci ón de recibido destinatario
de recepci ón

Carta de recibido de documentaci ón

Almacenamiento de documentacion