Procedimiento Auditoria Interna

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
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Versión: 2.0 Código:PR-004 Responsable: Control de Calidad
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PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para definir los responsables y los requisitos para la

planificación y la realización de las auditorías internas de calidad, a fin de verificar
si las actividades y resultados relacionados con los sistemas de gestión integral se
encuentran conforme a lo planificado y determinan la eficacia de los sistemas de
gestión de ARROZ SENA.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión Integral
de ARROZ SENA.
3. DEFINICIONES
Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión
en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier

otra información que sea pertinente para los criterios de auditoria, y que sea
verificable.
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.
NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas,

las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período
de tiempo cobijado.
Auditado: Organización, proceso o procesos que son auditados.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en

una auditoría.
ELABORO VERIFICO APROBO

Yesica Robayo Avilés Sandra Guevara Andrés Mauricio Sánchez
SUP. DE GESTION INTEGRAL DIRECTORA DE CALIDAD GERNTE DE PLANTA
Fecha 07- 04- 2013 Fecha 07-04-2013 Fecha 07-04-2013
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Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias, que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una No conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el

equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de
la auditoría.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en
las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas
administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser
utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las
expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita.
Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.
Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo
una auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad

con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
Hallazgo mayor: Resultado de la evaluación de la auditoría interna de calidad en

el que el plan de acción de mejoramiento implica cambios en los procesos del
sistema de gestión de la calidad.

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Hallazgo menor: Resultado de la evaluación de la auditoría interna de calidad en

el que el plan de acción de mejoramiento implica la correcta aplicación del los
procesos.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Observación: Es una falta de evidencia para poder calificar si es conforme o no

conforme el sistema de Gestión de Calidad con la Norma.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de Auditorias: Descripción de actividades y de los detalles acordados de

una auditoria.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.
4. RESPONSABLES
GERENTE GENERAL.
 Aprobar el programa de auditorías internas
DIRECTOR DE CALIDAD.
 Conocer el presente procedimiento.

 Revisar el plan de Auditorías y sus modificaciones o actualizaciones.
 Incluir los informes en la revisión por la Dirección.
SUPERVISOR DE GESTION INTEGRAL
 Elaborar y actualizar el presente procedimiento.

 Planificar las auditorias del SGI
 Revisar los informes de las auditorías internas.
 Determinar las medidas a tomar para enfrentar las no conformidades.

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RESPONSABLE DEL PROCESO:
 Conocer y aplicar el presente procedimiento.

 Atender con la mejor disposición las auditorias según lo planificado.
 Implementar las correcciones o acciones correctivas que permitan eliminar
las causas de las no conformidades encontradas en las auditorias.
5. GENERALIDADES
El Director de Calidad, mediante un análisis de competencias, es responsable de

la selección de los funcionarios que pertenecen al equipo auditor, los cuales son
autorizados por el gerente general, teniendo en cuenta que cumplen con los
siguientes criterios:
Educación: Mínimo Bachiller.
Formación: Haber aprobado el curso como Auditor Interno de calidad o tener

conocimientos y habilidades en auditorías internas de calidad. Haber asistido a la
sensibilización del Sistema de gestión de la calidad y a la capacitación en
estructura y fundamentos básicos de la norma ISO 9000:2008.
Experiencia: Mínimo un año en la Organización o experiencia en auditorías

internas, conocer las costumbres sociales y culturales de la Organización, así
como su tamaño y estructura.
Habilidades: Habilidad en la preparación de informes, facilidad en la comunicación,

puntualidad y buen manejo del tiempo, buen entrevistador, escucha y observa.
Revisa documentos, registros y datos.
Compromiso: Tener compromiso con el sistema de gestión de la calidad así como

con las actividades de las auditorías internas. Como requisito principal para
asegurar la objetividad e imparcialidad en las auditorías internas, el auditor líder
debe de asegurarse que los auditores internos no auditen su propio trabajo.
El plan de auditoria incluye los siguientes datos:
 Nombres del equipo auditor y/o auditor líder

 Objetivo: Qué es lo que se va a lograr con la auditoría

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 Alcance: Extensión y límites de la auditoría, tales como comunicación,

áreas, actividades, procesos y periodo de tiempo empleado en la auditoría
 Área a auditar
 Nombre del auditado
 Fecha, hora y lugar donde se realizará la auditoría, así como la duración
estimada de la misma
 Criterios de la Auditoría: Referencia frente a la cual se compara el
cumplimiento de políticas, procedimientos o requisitos
 Documentos de Referencia: Se definen como aquellos recursos adicionales
los cuales proporcionan claridad al cumplimiento de requisitos tales como
normas, leyes, reglamentos, acuerdos, entre otros.
 En el caso que el auditado objete algunas de las disposiciones del Plan de
Auditoría, estas deben ser comunicadas al auditor líder, en un lapso de
tiempo no mayor a dos (2) días hábiles, a fin de resolver las diferencias
antes del inicio de la auditoría.
 Los documentos entregados al equipo auditor deben corresponder a la
versión vigente y deben estar implementados, difundidos y controlados.
6. NORMATIVIDAD APLICABLE
Norma Técnica ISO 9001:2008
Norma Técnica ISO 14001:2004
Norma Técnica ISO 18001: 2007
Norma Técnica ISO 19011
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION

1 Elaborar y Gerente general El representante de la Dirección elabora
aprobar el Representante el programa anual de auditorías internas
programa de de la Dirección utilizando el formato programa de
auditorias auditorías internas , se establecen los
objetivos, alcance y criterios del
programa de auditorías internas, (las
auditorías internas se realizaran dos
veces al año)
El gerente general aprueba el programa
para las auditorias
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2 Seleccionar al Director de Seleccionar al equipo auditor de acuerdo

equipo calidad a lo establecido en los criterios de
auditor educación, formación, experiencia,
habilidades y compromiso asegurándose
de su objetividad e imparcialidad
3 Informar al Supervisor de Informar al responsable del proceso la
auditado Gestión Integral fecha y hora de la auditoria mínimo con
una semana de anticipación
4 Preparar las Equipo auditor Preparan Listas de Verificación de

listas de y/o auditor acuerdo al área asignada para la
Verificación. líder auditoría interna utilizando el formato
lista de verificación para auditorías
internas
Esta lista corresponde a preguntas
claves o guía para comprobar que
cumple con lo estipulado en la
documentación y en los requisitos de la
norma ISO 9001, en esta lista se
escriben las inconsistencias encontradas
en los documentos, las cuales se
examinan durante la ejecución de la
auditoría a fin de tener puntos claros y
aspectos precisos de la auditoría y tener
el control del tiempo dispuesto para la
misma.
5 Solicitar la Equipo auditor Solicitar los documentos a auditar del
documentación y/o auditor Sistema de Gestión Integral al proceso
líder respectivo o al programa, a fin de
conocer las actividades que se realizan
en la empresa y la secuencia de
ejecución de las mismas.
6 Elaborar el Equipo auditor Elaborar el Plan de Auditoría, el cual es
plan de y/o auditor entregado al Auditado y al Cliente de la
auditoria líder Auditoría, cinco (5) días hábiles antes de
la auditoría según el cronograma
programado para las mismas.
7 Reunión de Equipo auditor Desarrollar las auditorias utilizando las
apertura y/o auditor técnicas aprendidas en curso de
líder formación de auditores internos:
Reunión de Apertura: El equipo auditor
y/o auditor líder deben asistir de forma

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puntual a la reunión donde se abre

formalmente la auditoría y donde se
deben tener en cuenta los siguientes
pasos: Presentar a los integrantes del
equipo auditor Revisar el alcance,
criterios y objetivos de la Auditoría Dar
un resumen de los métodos y
procedimientos que van a ser usados
para la realización de la auditoría
Establecer los canales oficiales de
comunicación entre el equipo auditor y
auditados, que permitan crear y
consolidar el ambiente adecuado para el
desarrollo de la auditoría
Confirmar la disponibilidad de recursos
necesarios para los auditores
Confirmar que se mantenga la
confidencialidad necesaria
Aclarar y reconfirmar cualquier detalle
del Plan de Auditoría
8 Desarrollo de Equipo auditor Ejecución de la Auditoría: Corresponde a
la y/o auditor la comprobación de las actividades de la
auditoria líder lista de verificación mediante entrevistas,
revisión de documentos y registros,
observaciones de actividades y
condiciones del área auditada. El equipo
auditor y/o auditor líder han de escribir
todas las observaciones que van
resultando de las comprobaciones
realizadas, para decidir cuáles serán
incluidas en el informe de auditoría , las
no conformidades se documentan de
forma clara y precisa y deben estar
respaldadas por la evidencia
correspondiente mediante un muestreo
apropiado ya que solo la información
que es verificable puede constituir
evidencia de la auditoría.
9 Reunión de Equipo auditor Reunión de Cierre: El equipo auditor y/o
Cierre y/o auditor auditor líder se reúne con el Director de
líder Calidad y con los responsables de los
procesos auditados a fin de:
Informar los resultados obtenidos
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durante la ejecución de las auditorías

recordando en alcance de la misma.
Notificar las conformidades y no
conformidades halladas.
10 Elaborar Auditor líder El auditor líder, informa al Gerente sobre
informe de la los resultados finales de la auditoría con
auditoria el fin de determinar la eficacia del
Sistema de Gestión Integral y precisar si
cumplen con lo planificado, con los
requisitos de la norma ISO 9001 y los
requisitos del sistema de gestión integral.
Todas las observaciones, oportunidades
de mejora y no conformidades
encontradas durante la auditoría deben
quedar consignadas en el Informe de
Auditoría; el auditor líder entrega el
Informe de Auditoría al cliente de la
Auditoría, donde se consignan las
no conformidades y observaciones
encontradas, este informe debe ser
firmado por el equipo auditor, el auditor
líder y el auditado e incluye los
siguientes datos: Nombre del equipo
auditor y/o auditor líder Fecha de la
auditoría Procesos auditados
Responsables de las actividades o
procesos Objetivos, alcances y criterios
Numeral auditado según la norma ISO
9001: 2008, ISO 14001:2007 y OHSAS
18001:2007. Hora de inicio y duración de
la auditoría Descripción de los hallazgos
y no conformidades encontradas
Nombre, cargo y firma de la persona
auditada Firma de los auditores
El informe de auditoría debe emitirse en
un plazo máximo de cinco (5) días
hábiles, después de su ejecución
11 Realizar las Responsable del Determinar e iniciar de forma inmediata
acciones proceso las acciones correctivas y preventivas
de mejora necesarias para corregir la no
conformidad y la causa de la misma,
siguiendo las actividades establecidas
en el procedimiento de Acciones
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correctivas y preventivas dejando como

evidencia el registro acciones correctivas
y preventivas, es necesario estipular con
claridad los compromisos en tiempos y
acciones; una copia de este formato
debe ser entregado al Supervisor de
Gestión integral para el seguimiento
correspondiente. Para la generación de
los reportes de acciones correctivas el
responsable del proceso tiene máximo
cinco (5) días hábiles.
En este momento se da por cerrada la
auditoría y se continúa con el
seguimiento a las acciones de mejora
12 Seguimiento a Auditor Realizar el seguimiento a las acciones
las que se definieron en la fecha
acciones de establecida, verificando el
mejora cumplimiento del plan de acción para
eliminar la no conformidad según el
procedimiento de acciones correctivas y
preventivas
13 Cierre de la no Auditor Se autoriza el cierre de la no
conformidad conformidad si las acciones correctivas
fueron eficaces. Se archivan los registros
originales en una carpeta como lo indica
el procedimiento para control de los
registros

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8. DIAGRAMA

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11 de 11
9. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
 Programa de auditorías internas

 Plan de auditoria
 Listas de verificación
 Informe de Auditoría
 Procedimiento de Acciones correctivas y preventivas
 Registro acciones correctivas y preventivas
 Plan general de mejora
 Procedimiento para control de registros
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

1.0 07-04-2013 Versión Inicial
2.0 22-06-2013 Se realiza la integración de los tres sistemas de
gestión, ya que este procedimiento aplica para todos
estos (SGC, SGA Y SG SySO).
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Yesica Robayo Sandra Guevara Andrés Sánchez
Yineidy Mendez
Jaime Zambrano
Cargo: Supervisores de Director de Gerente
Gestión Integral Gestión Integral
Firma:


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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

Establecer la metodología para definir los responsables y los requisitos para la

Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.

NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas,

Auditado: Organización, proceso o procesos que son auditados.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en

ELABORO VERIFICO APROBO

Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el

Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad

Hallazgo mayor: Resultado de la evaluación de la auditoría interna de calidad en

ELABORO VERIFICO APROBO

Hallazgo menor: Resultado de la evaluación de la auditoría interna de calidad en

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Observación: Es una falta de evidencia para poder calificar si es conforme o no

Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

Plan de Auditorias: Descripción de actividades y de los detalles acordados de

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

 Aprobar el programa de auditorías internas

 Conocer el presente procedimiento.

SUPERVISOR DE GESTION INTEGRAL

 Elaborar y actualizar el presente procedimiento.

ELABORO VERIFICO APROBO

RESPONSABLE DEL PROCESO:

 Conocer y aplicar el presente procedimiento.

El Director de Calidad, mediante un análisis de competencias, es responsable de

Educación: Mínimo Bachiller.

Formación: Haber aprobado el curso como Auditor Interno de calidad o tener

Experiencia: Mínimo un año en la Organización o experiencia en auditorías

Habilidades: Habilidad en la preparación de informes, facilidad en la comunicación,

Compromiso: Tener compromiso con el sistema de gestión de la calidad así como

El plan de auditoria incluye los siguientes datos:

 Nombres del equipo auditor y/o auditor líder

ELABORO VERIFICO APROBO

 Alcance: Extensión y límites de la auditoría, tales como comunicación,

Norma Técnica ISO 9001:2008

Norma Técnica ISO 14001:2004

Norma Técnica ISO 18001: 2007

Norma Técnica ISO 19011

N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION

2 Seleccionar al Director de Seleccionar al equipo auditor de acuerdo

4 Preparar las Equipo auditor Preparan Listas de Verificación de

ELABORO VERIFICO APROBO

puntual a la reunión donde se abre

durante la ejecución de las auditorías

correctivas y preventivas dejando como

ELABORO VERIFICO APROBO

ELABORO VERIFICO APROBO

9. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

 Programa de auditorías internas

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION